Ờ I N Ó I Đ Ầ UOutlook là ứng dụng khá toàn diện trong lĩnh vực tố chức học các kỹ năng cơbản Microsoft Office Outlook 2010 cho người co bản của Outlook với phiên bản inơi hiện na>, đồn
Trang 2Ờ I N Ó I Đ Ầ U
Outlook là ứng dụng khá toàn diện trong lĩnh vực tố chức
học các kỹ năng cơbản Microsoft Office Outlook 2010 cho người
co bản của Outlook với phiên bản inơi hiện na>, đồng thời ưình bày nhữỉig cài tiến quan trcng cùa bộ đọc Ún RSS t'eed khả năng đọc và xiiâ"' bản trực 'iếp lêĩi :;á: blog, và mội phương pháp đơn gian hơn nhiều để tổ chức, cộn% ídc và ptiôi hỢp liêti Ihông vđi các iĩiải pháp phía server chẳng hạn như SharePoim
Vđi bô" ciic gổm i3 chuơng Viỉ cáìh Irình bày rỏ ràng theo lừng đề mục, sách sẽ dần dẩn đưa bạn đọc đi ẩâu vào việc vận
uỤỉig tối đu Lấc únn nàng của OutlooK 201U để có ihé’ bắi ilầa
quản lý Ihời gian riêng của mình và cũng để làm việc hiệu quả hơn Ngoài việc linh hoạt irong việc gởi nhận và tổ chức thông
Ún, bạn cũng sẽ học được cách tốt nhất để sử dụng khả năng vốn
*.ó ci’a Outlook lAn-' •■ổ địa chỉ rá nhâi của minh, lén '.K'h ư'^nh
nhann ihòng tin ơ inột dạng (lễ quảu iý hơn sử dụng oanh sách
Shart-Poi/U q>iản lý íôiig V'ệ-: Vi< IIỌ-.' oác pỉiương pháp Khác
nhaii để quản lý ãự luìi irữ, cả ưực ;uyến và ngoại tuyến để có thể làm Việi; lừ <3 tư is i’ ho.íc t* nuil S( r\ci
Sau khi đọc sách này, châc chẮn bạn sẽ Ihẩy ngay nhưng ích lợi mà Ouilook 2010 mang ìai chc c.uôc sống gia đình cũng như cho công việc của ban Chì bằng một chúi thực hành, bạn sẽ nhanh chóng lận dụng dược những tính nãng hữu ích của O utlook vào mục đích riông cùa cá nhân hoặc cho công việc chung của công ty, góp phần nàng cao linh hiệu quả và đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và liền bạc
ỉ _ _ • 2
lá c giá
Trang 4Chướng 1: Những tính nàng mới và cải tiế '1 trong Outlook 2010
hững tính năng mới và cói tiến tronq Outlook 2010
K hông giống n h ư các th à n h p hần tương ứng tro n g bộ OíTice, Out look 2010 khô n g p h ải là m ột công cụ chuyên dụng n h ư Microsoft
W ord nay M icrosoit Excel, m à no là m ột sự k ê t nối chức n án g dược thiếi k ế để giúp) quản ỉý ir.ọi các lửìía cạnh cúa cuộc sống h l n g ngày,
C h ư ơ n g n à y tr ìn h b à y th ô n g tin sa u đây:
9 G ớ i lo i< > u O i t l ỉ o y k
M Xem những tính năng rnới dược rỉưa vào p h iên bản này của sàn phẩm.
* Các ỵêti cầti hộ thống d ề cài đật Outlook 2010
• Khảo sát một i>ồng£iao diện mới
^ Cách đăng kỷ các Joed liSS
M Cách gởi và nhận emaU sù dụng Outlook 2010
# Một danh sách các phim tắt tbitờrig được sử dụng
Ngoài các chức n à n g rõ rà n g là h o ạ t động n h ư em ail Client v à k ết nôl với những dịch vụ In te rn e t (ISP) hoặc m áy E xchange S erver công
ty, Outlook có th ể hỗ trợ tro n g việc quản lý v à hiểu các sô" lượng lớn
th ô n g tin sử dụng m ột h ệ th ố n g p hân h ạ n g mục m àu th ô n g m inh Với những h ạ n g mục m àu này, có th ể đ ánh giá m ột cách trự c quan các
Trang 5lượng th ô n g tin lớn tro n g inbox cho các mục có chủ đề chung, tiế t kiệm cho bạn th ờ i gian v à cuôl cùng tiế t kiệm cho b ạ n tiề n bạc T iệ n ích lịch cải tiế n cho p hép tổ chức các th ờ i biểu h àn g n gày m ột cách tố t hơn,
th iế t lập các cuộc họp với các đồng nghiệp (online hoặc oíĩline) v à theo
dõi dội của b ạ n ở đâu cũng
n h ư đồng bộ hoá dễ d àng với
các th iế t bị xách ta y m à bạn
có th ể m an g th ô n g tin và thời
biểu của b ạ n đi theo k h i ra
ngoài Outlook 2010 cải th iệ n
hơn các phiên b ản trước của
1 ÍqỡÌ
Hình 1.1 Lưu trữ vồ sã' thSng tin vể các contact kể cả một bức ảnh sế.
Trang 6Q uản lý thời gian sứ dụng tinh iuirìg lịch (calendar) vốn cho phép
và n h ìn tboứng qiui bạn di được đến dâu trong khoảng thời gian của một ngày, luẩn hoặc tháng.
• Lịch thời biểu công tnệc của bạn nới hệ thống quản lý tác ini toàn
d iện cho p hép p h â n công các tác vụ ngay tức thì theo thời biểti, từ các email tử các mục lich hoặc tứ các ghi chú Outlook đơn giản Việc Iheo d5i lác I>ụ ỉứ dụ/~g To Dc h a r tnới đĩiợc m m b ữũợ trong hình 1.2 cho phép íùí tiên hoci ngay tức thì công inệc trong ngày của bạn và hợp lỷ boứ cách bạn làm mệc.
* Ghi chép ngay tức thì nhi7ng ý nghĩ của bạn stì dụng các ghi chii Outlook n b ờ đó các đoạn thòng tin nhỏ được ghi chép ở dạnq tự do
m à saii đó có th ếirở th à n h nền tảng của các tác tni email, các cuộc
A n ề fì9 « d By D u « Dat« Today ộ«^
ự p d a t « d N e U p p ỉ o v t m t t v
C o n O p t
j T h è n k y ở u fro m A io jn < l< r S olutions
ị W in 0 o \s ‘ỉ XPSP2 u p đ s te
I Ainaion.co.jk ảỉỉodỉlCi iỉJỉ96»teỉ$im»:ộr«.,
Ị R€' ICS s « c u n ty q ti« 5 fỉo n
Trang 7N hững tín h n õ n g mới tro n g O utlook 2010
Ba tín h n ăn g mới đầy ấ n tượng tro n g Outlook 2010 là tìm kiếm tức
th ì (in s ta n t search), To-Do B a r v à xem trước p h ầ n đ ín h kèm (attach-
m ent) Ngoài những tín h n ăn g mới này, b ạ n cũng sẽ th ấ y nhiều cải tiế n tro n g các tín h n ă n g m à b ạ n n h ậ n r a n h ư là m ột p h ần của Outlook Ví
dụ, các h ạ n g mục m àu (Color categories) th a y th ê M a ste r C ategory
L ist cũ b ằn g h ệ th ố n g m ã m àu đơn giản hơn nhiều nhiữig r ấ t hiệu quả cho việc k ế t nhóm b ấ t kỳ mục liên quan bên tro n g inform ation store.Tìm kiếm tức th ì là m ột cách cực kỳ n h a n h đ ể tìm kiếm qua inbox của bạn; m ột chuỗi tìm kiếm đơn giản b ắ t đầu tậ p hợp k ế t quả tru y v ấn ngay k h i b ạn b ắ t đầu gõ nhập Tìm kiếm tức th ì tậ n đụng công nghệ
W indows D esktop Search n ề n tả n g được cài sẵn vào W indows Vista; nếu b ạn sử dụng W índows XP, b ạn có th ể downloađ add-in W indows
D esktop Search từ http://w w w m icrosoft.com /W indow s/desktopsearch.To-Do B ar cho b ạ n xem tức th ì các h o ạ t động tro n g ngày h iển th ị lịch (calendar), d an h sách tác vụ (task-list) và các cuộc h ẹ n sắp tới mà
có lẽ bạn đ ã lập thời biểu Theo mặc định, T o-D o B a r n ằ m ở p h ía bên
phải m àn h ìn h Outlook chín h v à nó tru y cập th ô n g tin n à y khi b ạn sử dụng Outlook Điều n ày giúp b ạ n khỏi phải chuyển sa n g kh u n g xem
C aỉen d ar hoặc khung xem T ask đ ể xem nhữiig gì xảy r a sắp tới
A ttach m en t preview er có lẽ là m ột tro n g nhíhig lín h n ă n g ít phổ biến n h ấ t nhưng m ạn h n h ấ t tro n g phiên b ản Outlook này B ằng cách
sử dụng a tta c h m e n t preview er, bạn có th ể n h ấp m ột p h ầ n đính kèm thông báo bên tro n g kh u n g Preview và sau đó m iễn là m ột a tta c h m e n t preview er được cài đ ặ t cho loại file đó (ngày càng nhiều loại file luôn được p h á t triể n ), b ạ n sẽ th ấ y m ột p h ần đ ín h kèm b ê n tro n g khung Preview m à khô n g cần p h ải m ỏ riên g nó B ạn cũng n h ậ n m ột thông
báo em ail vốn có m ột th ô n g báo em ail khác ở d ạng đính kèm b ằn g cách
n h ấp p h ầ n đ ín h kèm , bạn sẽ th ấ y ngay tức th ì nội dung tro n g khung Preview T ấ t cả điều này xảy r a tro n g ra n h giới của kh u n g Preview m à không làm bề bộn desktop, tro n g k h i mỗi p h ần đính k èm được mở riên g biệt M ột tín h n ăng tu y ệt vời khác của việc sử dụng atta c h m en t preview er là m ột số loại nội dung ngấm ngầm hơ n ch ẳn g h ạ n n h ư các script, m acro và ActiveX sẽ kh ô n g h o ạ t động Để sử dụng các scrip t và
m ã, bạn sẽ cần sử dụng ứng dụng bố đ à tạo r a p h ần đ ín h kèm nơi bạn
có sự kiểm so át cao hơn đôl với những gì m à nội dung đó có th ể làm
10 _ C hướng 1: Những tinh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010
Trang 8pPCView^r nỏ 4 $t có í đi’ Irln wct»sife cdu Microscít ĩ^ểu tợn cổ X€m
IpưÓ c m ộ t p lìđ n ^ i r k kế 11 k h ^ r v Ị cíư ơc c ò i ẩ ộ t pP€vífeWfep - v í J ụ n ế u t ọ n
c ố x e m n>ộf l ò i liệ u P D Í * - O ư H o o k s f n í i ^ c L g r t O n lin e n o i IsQn c ó i k ế
dưijệt iề xern cố iổn prcvíewer í>0^ ld)6nq riếu tgn nKỐp lỈPOVvse (op
P ^ e v ie v v e r O n l i n e , l n t e r n € t T x p lo r ê P l ( i i d ĩ v à lự ẩ ổ n q t đ t Ì ổ ư
l ì m L iế m p i* e v ie w e r c d o lỉ^Qi f i U đ é
Mộc jả i vién t j \ ệ i ^ờl ìd.á< -.hj jh ứ j lăng là sự tích hợp n â r g cấp của các cờ low-up với To Do Bar Bâ't cứ những gì m à b ạn đ án h dâu cờ (ílagì để thực h iện tiếp theo sẽ xuất b iện n gay tức th ì tro n g d an h sách tác vụ (task list) To Do Bar, do đó vần rõ rà n g trê n desktop cho đến khi bạn xoá cờ D anh sách tác vụ To Do B ar cũng chứa tá c vụ m à bạn
đã tạo cụ th ể n h ư là m ột p hần của profile công việc h àn g ngàv ícác tác
vụ m à bạn đ ã chỉ đ in h m ột ngày th án g b ắ t đầu v à k ế t th ú c cụ thể) Sự hơp n h ấ t nàv giúp bạn ìuii trữ các ỉoại th ô n g tin khác n h au dưới dạng các tác vụ (m ột Rố dưới d ạng eraail và m ột số dưới d ạn g các cuộc họp) nhưiig cho b ạ n sự gợi ý t ấ t cá chúng với cùng m ột mức độ quan trọng
Sự tid i hợp lớn hơTi nhiều của Outlook 2010 với các giải p h áp server cho phép ví đụ Exchange Sei^ver hỗ trợ b ạ n tố t hơn tro n g việc lập k ế hoạcli hội i h i c chủrig h ỉ r r.hư bang cácỉi (lưa ra thừi g ian tố t n h ấ t chi'j tâ"t cả người th a m dự được yêu cầu đ ể dự m ộ t cuộc họp N goài ra
S h areP o in t S erv er có th ể đồng bộ các lịch của đội, d an h sách tá c vụ và các bản th ảo luận (discussion board) để cho phép h ệ th ố n g đesktop cá
n h â n của bạn tậ n dụng như là m ột công cụ cộng tá c bên tro n g ngữ cảnh cua một, site ShiirfiPojnf
Các feed Reail)' Siinplt' Syndicadon (RSS) trở n é n phô biến hửn với
vièc tạo blog ngyy cAĩsg th ô n g «lụng; n aũ n g feec Iiày ià tra n g vveb dựu
vào XML dược cập n h ậ t lứii rnột blcg post m đi được gởi lên m ột site
bộ doc f(’e«l RỉH.^ sẽ piìán tich ru pHỉvp XML trè n tứìig w e tsite rnã
bạn đáng ký và làrr: cho cỏ să n tấ t cả bài post mới n h ấ t Outlook tận
dụng công nghệ RSS này, cho phép đ ảng ký các feed RSS th ô n g qua khu n g định hướng (N avigaũon Pane) Việc đ ăn g ký m ột feea RSS được
để cập sau tro n g chương này Ngoài ra lích (calendar) đâ được cải tiến
đ áng k ể n h ằm giúp bạn chia sỏ và cộug tá c với những người khác tố t hơn B ạn có th ể gởi m ột sn ap sh o t (ánh chụp n h an h ) của lịch đến các đồng nghiệp đ ể xem lại sau đó nhờ sử dụng m ột tr ìn h duyệt web Nếu bạn th íc h chia sẻ lịch với những người dùng từ xa, bạn có th ể đ ăng ký
m ột dịch vụ lịch In te r n e t và đồng bộ các cuộc h ẹ n với m ột serv er
In te rn e t tru n g tâm Bâ"t kỳ người nào tru y cập In te r n e t đều được phép
th a m gia
Chướng 1; Những tỉnh năng mới và cảỉ tiến trong Outlook 2010 11^
Trang 912 Chương 1: Những tính nàng mới và cải tiến trong Outlook 2010
M ỉ c r o s o B c u n q c ố p d ịc k v ụ ijc l> I n t e r n e t P iê n q c ủ o n é i^ ê n O f f k e o n lin €
Đ ế k i ế t \\^Ể fn c í l i t i ế t >Ề c d c d ị c k v ụ c ó $ d fn» x e m M ỉ p : / /
o H ic e m ic p o s o f l c o m B g n s ê c ồ n i g o m ộ \ t d i l( l io đ n W in c io w s L ìv € I D
i ề 5 J J g n q c ó c < jjc ỉ) v g O H i c e O n l i n e
Các cải tiế n an n in h cho Outlook 2010 chắc ch ắn làm cho nó trớ
th à n h m ột em ail C lient m ạn h n h ấ t và có k h ả n ă n g k h á n g lại mối đe doạ trê n th ị trường Sử dụng T ru st C e n te r mới (m ột giao diện tậ p tru n g cho việc quản lý các xác ỉập an nin h ), b ạ n có th ể dễ đ àng quàn lý các m acro, các xác lập bảo m ậ t add-in Outlook và các p h ần đính kèm.Outlook cũng có m ột b ản cập n h ậ t cho bộ lọc ju n k -em ail vô'n làm cho việc lọc r a các em ail kh ô n g m ong m uốn trở n ê n đ áng tin cậy hơn rứiiều
so với trước và m ột tín h n ăn g đóng dấu bưu đ iện (postm arking) sô vốn cung cấp m ột con dấu số trê n t á t cả em aiì được tạo trê n Outlook 2010
n h ằm đ án h dấu chúng là hợ p lệ trước k ỉũ gởi đi Dấu bưu điện (post-
m ark) n à y khsii th á c việc những sp am m er gởi khôi lượng lớn em ail
b ằng lập tr ìn h từ m ột em ail Client; nếu họ cố làm điều này sử dụng Outlook 2010, m áy tín h của họ sẽ bị chậm đi đ án g k ể do số lượng lớn các p o stm ark sô” m à nó p h ải tạo đến nỗi sp am m er không th ê làm được
kèm , hây giả đ ịn h rằ n g th ô n g báo x u ất p h á t từ người không phải là spam m er, do đó nó có th ể được tự động gởi đến inbox th a y vì foIder junk email
Sau cùng, tìm các gadget Outlook có sẵ n đ ể g ắ n vào W indows V ista Sidebar Các adđ-in th ú vị nhiữig th ậ t sự đơn g iản n à y cho V ista cho bạn có sẵ n chức n ă n g kiểu To Do B ar tr ê n d esktop k ể cả k h i Outlook được th u nhỏ tố i thiểu Để có được các gadget Outlook cho V ista, đi đến http://gallery.m icrosoft.com
C á c y ê u c ầ u h ệ th ố n g O utlook
Outlook 2010 có th ể đứng riê n g lẻ n h ư là m ột p h ầ n của bộ M icrosoít OíTice nhưng nó có các yêu cầu h ệ th ố n g được công bô” rộ n g rã i riêng của nó liên quan đến việc chạy vô số tín h n ă n g của nó B ản g 1.1 trìn h bày các yêu cầu tối th iể u được đ ặ t r a bồi M icrosoft đ ể chạy Outlook 2010; b ạn n ê n xem x é t n h ữ ng nhu cầu n à y là n h ữ ng yêu cầu tốì thiểu chứ kh ô n g p h ả i yêu cầu cho Outlook chạy với h iệu su ất tố i đa M ột bộ
xử lý tố t hơn v à nhiều bộ n h ớ hcfn sè luôn có lợi cho b ạn
Bảng 1.1 Các yẽu cẩu phẩn cứng và phẩn mểm tối thiếu oể chạy Outlook 2010.
Trang 10Bộ nhớ 256 MB {nhiều hơn như 1GB nếu bạn chạy
'/ĩsta)
K háo s ó t g ia o d iệ n mớỉ
Sự th ậ t giao diện mới cho Outlook 2010 kh ô n g k h ác gì m ấy so với giao diện của Outlook 2003, đặc biệt- khi b ạn xem x é t phưctng p háp rấ t khác được tiế n h à n h tro n g các sản phẩm ch ẳn g h ạn n h ư W ord 2010 với Ribbon mới Tuy n hiẻn, iayout cúa giao điện đ ã th a y đổi m ột ch ú t và bạn n ên chú ý m ột vài bổ sung trưởc khi b ạn b ắ t đầu sử dụng Outlook
Đầu tiên , được đ ặ t ở p h ía bén phái m àn h ìn h là T o D o B a r B ạn có
th ể chuyến đổi nổ, SỪ dụng menu V ie w san g N o rm a l, M in im ỉx e d hoặc Off, v à biỊn có th ể cấu h ìn h chính xác bao nhiêu th ô n g tin xuất
h iện trêr- m à r h ìn h B ạr cũng có th ể thu nhỏ tố i th iể u (m inim ized) hoặc h iể n th ị To Do B ar sử dụng các quân h àm ở p h ần tr ê n cùng của cửa sổ N hững quân hàm (Chevron) cũng x u ất h iệ n tr ê n N avigation
P ane ở p h ía b ên tr á i m àn h ìn h v à làm m ột công việc tương tự, th u nhỏ
tối th iểu hoặc h iể n th ị nó khi được yêu cầu
look chín h kê bên tên folđer hiện được chọn Nếu b ạ n đơn g iản b á t đầu
hợp k ế t quá Các k ế t quẳ tìm ỉciếm sê xuất h iệ n tro n g cửa sổ chín h và tèiỉ foIdrtr được g;a Wng b^lrg (Seaicb lĩtsulls}
Tiếp theo, lịch (caiendar) trông đẹp hon trước n h iều (m ặc dù điều nầy tin h tế) v à quati trọ n g hơn cho bạn truy cập tức th ì các tác vụ d đáy
m àn h ìn h n h ư được m inh hoạ trong bình 1.3
ChUOng 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 Ị_3
Trang 1114 Chường 1; Những tính năng mới và cải tiến trong Oưtlook 2010
th a n h Ribbon của W ord n h ư được m inh ho ạ tro n g h ìn h 11.4, do đó bạn
sẽ sử dụng Ribbon n h ư b ạn thường làm nếu b ạ n v iế t m ột tà i liệu tro n g
W ord, nhưng bây giờ bạn có th ể tru y cập tức th ì đ ến các danh th iếp ,
p h ẩ n đ ín h kèm , chữ ký số và sổ địa chỉ (ad d ress book)
Hlnh 1.4 Word Ribbon được sử dụng khi bạn tạo một thông báo mới.
Với sự xuất h iệ n của khung xem B usiness C ard cho các contact, bạn
có được m ột cách k h ác đ ể h iể n th ị th ô n g tin về các đồng nghiệp, bạn bè
và đồng sự Tuy n h iê n , đây là m ột cải tiế n lớn vì cách th ô n g tin được phơi b ày trô n g r ấ t giống n h ư các d anh th iế p thực với khô n g gian d àn h cho m ột ả n h sô" Điều này cho phép b ạn th ê m m ột bức ả n h của contact hoặc có lẽ m ột ả n h sô" của logo công ty của contact
Giao diện T ask s cũng đã có m ột sự chuyển đổi, bây giờ được gia tă n g bằng tiệ n ích quản lý d an h sách lứiững việc cần làm (to-do list) Thông
Trang 12tin này đưỢc chuyến ngay tức th ì sang To Do B ar đế làm cho nỏ luôn có sẩn.
D à n g k ỷ c á c fe e d RSS
F eed R SS là m ột cách để những n h à xuất b ả n nội dung (chẳng h ạ n
n h ư các blogger) đẩy thông tin của họ lên hệ th ố n g của bạn th ô n g qua
m ột cơ cấu đơn giản Điều này cho phép b ạ n tự động n h ậ n các cập n h ậ t
k h i ch u n g co sẵ n tr ê n website được k ế t liợp Nội dung được cung cáp bởi các feed RSS thường m iễn phí và việc đ ăn g ký m ột feeđ sử dụng feed re a d e r cài sẵn và Outlook th ì dễ dàng
Các w ebsite cung cấp các feed RSS thường có m ột biểu tượng RSS màu cam ớ nơi nào đó trê n tra n g nh ằm biểu th ị sự k iện m à b ạ n có th ể
d ảng ký
đích b ăn g cách chọn biểu tượng RSỔ (trong In te rn e t E xpiorer) v à sau
Jó sao chép URL này sang Clipboard Bây giờ đi dến Outlook, chọn
M ail, n h ấ p p h ải RSS F eeds r.rong N avigation P an e v à sau đc chọn Add
RSS Ư FL vàn hộp n h àp te x t và sau đo n h â p Add B ạn sẽ th ấ y m ột
c ả n h báo nói rằ n g b ạ n n én đáng ký chỉ nội dung m à b ạ n tin cậy và rẳng
h ỏi b ạ n có th ậ t sự m uốn tiế n h à n h hay không Nếu b ạ n chắc chắn, hãy
n h ấ p Yes
Từ bẳy giờ trở đi khi hệ thống đồng bọ sử dụng sen d receive, các
b ảng p o st mới dược dowiiloaJ /à áưực lam uho C6 sẵii oén dưói i-ên cùa f-aed riê n g b iột tro n g N avigatiori Pane
3ế.u đ ả j lả itlỘI \à i le td RS3 lốt n à Jí.n nêii -haui kliảo;
# T.niy cập cảc biiổi (huyết trình Of(ìce Online, nội ciiinịi đào tạo và các
vủu h ó i.i( 'v ii Ir f< tvị-i^íi í'.ìá M tín s o tìụ ii htọ://c,fjịci micnìsoỊi.cotìư dũĩonloa(lifile.as[jX’'ciiSbtid‘^H Xl0l64865ỉ033-
n N hận tin /ĩíc mới •ihắi I'ồ nhữĩig gì Aũress Xịiất hản tạ i hĩĩp:// wu’U‘.apreiĩ.com/ry:ựij>hat‘ỉrìe7v.xmi.
* Xem điền gì đang xá y m trôn th ế íịiới với top lO m iỉờĩ rnẩii tin đến từ lin tức MSNBC tại http://rss.msnbc.msn.com^id'303209ỉ/cievice/rss/ ĩss.xml.
u Đ ọc I>ề W indow s Vista tr ê n blog r iê n g c ủ a n ó t ạ i b ttp v/ /eeds./eedbìịmer.cũrfi‘VứtaBeỵond7heManual.
• Tìm hiểu các p h á t triển nào đang x ả y ra trong Microsoft liên quan
đ ển ồffice Online tại blog đội {Ịỉiản lý tạ i http://blogs.msdn.com/ inside_office_online/rss.aspx.
C hự ơng^:_N jỊữ ng tịnh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 15
Trang 1316 C hưdng 1: Nhũng tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010
O é lẽ I x Ị n ẳ 5 c k ú (ị l( l ii ik ê m m ộ t U e i m ó ỉ , c ó m ộ i iu i) c h ọ n ỉ ề rm p o p l
m ộ t i k ứ q ì i ò đ ư ợ c q ọ i là { iU O P M L F i U O u t l i n « P p o c € 5 5 0 p M o p l u p
L o n q u a q e ( O P M L ) f ũ 6 f á d ữ l i ệ u X M L n ẻ n t đ n<5 3 ư c c s J
t g o lí iỂ n q t i n ( c l t đ n q k q n n k ư c ó c t l o q ) v â í ỉ ì n k t k à n h c o s ỏ c i3 o c ó c ỉee cl m à L>qn đ đ n q k ý M ộ t s ố s iie c 6 c u n q c ố p t i n l ú c c i} o c h ú n q s i}
d ụ n q Itq t l i u ^ t R S S , m ộ t s ố t 6 tl> ế c u n q c đ p O P M L v d m ộ í s ố
c u n q c ổ p c ỗ l i o i R S S đ ư « jc 5 i) d g n q p h ể t i ế n L o n n q à y n0 4, n k ư n q
v ỗ n c ò n m ộ í s é s iie O P M L
T h iềt lậ p m ột tcd k h o ả n PO P3
P h ầ n n à y giải th íc h cách th iế t lập sự tru y cập tà i k h o ản P 0 P 3 Hộp
th o ạ i Account S e ttin g s đã th a y đổi đôi chút so với Outlook 2003, do đó
n ê n xem qua điều n à y đ ể bảo đảm b ạn có th ể tru y cập ISP:
1 C họn T o o ls > A c c o u n t S e ttin g s Điều này sẽ mở r a hộp thoại
Account S e ttin g s được m inh ho ạ tro n g h ìn h 1.5
Hình 1.5 Hộp thoại Account Settings ra't khác vđi các phiẽn bản Irưức của Outlook.
2 Chọn ta b E m a ỉl, và sau đó n h ấ p N e w Điều n à y khởi động A dd
N e w E m a il A c c o u n t W izard và h iể n th ị tra n g được m in h hoạ
tro n g h ìn h 1.6 Từ đây, chọn tuỳ chọn tr ê n cùng (M icrosoít Ex-
change, P 0 P 3 , IMAP hoặc HTTP), v à sau đó n h ấ p N e x t.
Trang 14Chường 1: Những tinh năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 17
ChOMe 4erv«e
Q ) PC V 3 ỈH A P , « r
Corriect b «ri e ntaỂ • a o « ' ỉ ro s/ ỉ-^ỉe*** s«r « ỈISP) e» w u r
O O tM r Corr«:i to « ser\«' ;>?« WAT1 be ^.
Hlnh 1.6 Chạy qua Add New Ẽmail Account Wizard dế thiết lập tà i khuản ISP.
3 T rên tra n g A n to A c c o u n t S e tu p , b ạ n có h a i fcuy chọn B ạn có
th ể yêu cầu Outlook cố tự động cấu h ìn h tà i k h o ản , sử dụng tê n
đ ịa chỉ em ail và passw ord của b ạn N ếu IS P cho p hép điều này,
đ ịa chỉ em ail giông n h ư tê n m iền em ail của b ạ n v à b ạ n đăng
n h ậ p sử dụng địa chỉ em ail làm usernam e; sau đó n h ấ p Next
N ếu diếu n ả j khòng Cu tác dụiife lioậc bạii A ích ừ iir t lập nối kfít
fiíĩ\’r e S e r v e r S«»ttiníTs o r A d d H ío n a l S e r v e r T y p e s , Bạn
ki^iông cần p h ải đ iền vào các chi tiế i tré n m à n h in h này nêu bạn
rh ọ n cấu h ìn h th ô n g tin này h ằng tay Khi h oàn tâ't, n h â p Next.'1 Nếu b ạ n câu h ìu h nôi k ết báng taj', chọn dịch vụ em aii th íc h hợp trê n tra n g C h o o s e E m a iỉ S e r v ic e được m in h hoạ tro n g h ìn h
1 7 T rong trường hợp th iè t lập m ốt dịch vụ P O P 3 , cnọn lựa chọn tậ n trê n cùng, In te rn e t E m ail và sau đó n h ấ p N e x t
Trang 1518 C hương 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010
Hình 1.7 Chọn Internet Em ail để thiết lập một tài khoản P0P3.
5 Bây giờ b ạ n được vêu cầu n h ậ p th ô n g tin tà i kboản d àn h riêng cho IS P , chẳng h ạ n n h ư các tê n sen -er, u sern am e, p assw ord và
đ ịa chi einail M àn h ìn h này queii thuộc \ ừi b ấ t kỳ ngưòi nào dã
sử dụng các p h iên b ả n trước của Outlook 'như dược m in h hoạ tro n g h ìn h 1.8
6 Kiểm t r a xem b ạn đã n h ậ p đúng chi tiế t h a y lứiông b ằn g việc
n h ập T e st Account S ettin g s Điều n ày sẽ cô' đ ăn g n h ậ p vào perver
và gởi m ột th ô n g báo th ử nghiệm sử dụng các chi t i ế t tà i khoản
m à b ạ n dâ xác định N ếu có m ột sự cô’, bạn sẽ th ấ y m ột cảnh báo gợi ý rằ n g việc te s t t h ấ t bại Nếu điều này xảy ra , k iểm tr a kỹ các chi tiế t m à b ạ n đ ã n h ậ p và sau đó liên lạc với IS P đ ể xem có cần th ê m b ấ t kỳ yêu cầu để k ế t nối hay không
7 Khi b ạ n h oàn tấ t, n h ấ p Y es Khi b ạ n th ấ y tr a n g C o n g r a tu la -
tio n , n h ấ p F ìn ỉsh Bây giờ b ạ n sẵ n sàn g b ắ t đầu gởi và n h ậ n
em ail tr ê n In te rn e t
Trang 16Chương 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 19
beir.v .*Re<ure$ r^bvort; corr«íw )
^•ăng cách n h ấ p M ore S ettin g s và sau đó chọn ta b O utgoing S erv er như đi-ự.; m ;n ’i huạ t;o n g hì.iK
J n te r fM ỉt l - n ìả i ĩ ằ e U i i i e b
O »|S' M *c 'V 'CO‘í* ;'T 5t‘\eJ«' ỉiô'1's *•% i * ;av-‘'tỉ íér si
Ĩ.ÌỈS' c ; * ••
n^Ễi^ è $«;o:e A;.y'C'iUàtO'*
o 1-P7 00 :ô ncCH VI^ rwi< e' íerrt TỂH!
H1nh 1.9 Câu hình các xác lập an ninh server cụ thể cho các yẽu cầu của ISP.
Trang 17B ạn cũng có th ể cấu h ìn h cách b ạ n m uốn Outlook xử lý các th ô n g báo được lưu trữ tr ê n m ột se rv e r từ xa n h ư th ế nào H à n h động mặc định là tả i th ô n g báo xuông m áy tín h và xoá nó khỏi se rv e r, n h ư ng nếu
b ạn n h ấp ta b Advanced tr ê n hộp th o ại S e t t i n g s n h ư được m in h hoạ tro n g h ìn h 1.10, b ạ n có th ể đề nghị Outlook đ ể lại m ộ t b ả n sao của
th ô n g báo tr ê n se rv e r tro n g m ột khoảng thời gian được xác lập trước
k h i nó được xoá bỏ B ằng cách này, b ạ n có thời gian đ ể tả i các th ô n g báo san g b ấ t kỳ số Client m à b ạn đòi hỏi
20 _ C hưdng 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010
Hình 1.10 Cấu hình Out
look để giữ iại một bẳn sao
của thống báo trẽn server
chD mỌI khoảng Ihdi gian
được xác lâp.
Inteííiet r*nviíl Setliíí^
á c ọ c rại ^ O utọ ttn g S g ^ t, Advanced Ser’.'«r Pot t ^*jfTòe*s
n ă n g n à y qua suốt h à n h tr ìn h còn lại của sách này
Gởi m ột em ail có lẽ là m ột tro n g những tá c vụ dễ n h ấ t và hữu dụng
n h ấ t m à b ạ n có th ể thực h iệ n với Outlook - v à có lẽ tác vụ được k ế t hợp
rộ n g rã i n h ấ t với nó M ột khi b ạ n đã cấu h ìn h tà i k h o ản với m ột ISP,
b ạ n p h ải làm n h a n h m ột v ài bước đ ể gdi th ô n g báo đi Các bước sau đây
sẽ hướng d ẫ n b ạ n cách so ạn v à gởi m ột em ail đến b ấ t kỳ người nào m à
b ạ n chọn, bảo đảm b ạ n h iểu các điểm cơ bản:
1 Đ ể soạn m ột em ail mới, tìm n ú t N e w tr ê n th a n h công cụ, n h ấ p
m ũi tê n xổ xuống k ế b ê n nó v à sau đó chọn M a il M e s s a g e từ
m enu B ạn sẽ th ấ y ngay m ột th ô n g báo em ail trố n g mới với
Ư ntitleđ-M essage tro n g th a n h tiêu đề
Trang 182 T ro n g trường T o, bạn có th ể gố nhập địa chỉ em ail của người
n h ậ n m à b ạ n ổn định, hoậc nếu ban đ ã lưu trữ m ột số địa chỉ
em ail tro n g address book, b ạn n hấp n ú t T o đ ể xem d a n h sách này
3 B ạn có th ể th ê m nhiều người nhận vào d a n h sách To b ằn g cách
tá c h b iệ t mỗi người n h ận b ằn g m ột dấu chấm phẩy B ạn cũng có
th ể th ê m các người n h à n c c (^courtesy copy^ vào th ô n g báo
Chường 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 _ 21_
^ ^ B / u : r • irĩ * 4® ĩ t Jxr r Ặt ì %nt n» • Hi^nMidO/tar>{e '
J , t p s ỉm ^ ị I9wln»«(t«nr«
C h p O d * ra • • lr*<N4ỉ< T«Q1 « Zỡ6*)
4 T hêm m ộ t chủ đế vào em aii để n hận a ạ n g nội dung của em aii
cho ngiiời n h ệ n Ri4u' r à v *r^ nôn qupn t ’’ọnp hơn ngèy nav bỏ’
VI các bộ lọc spam tin'1 các diiL hiệu cụ th ể n h ăm n h ậ n dọiỉg spaiĩỉ, m ột tro n g sô đó là th ô n ặ báo có dòng chủ đề trô n g
5 Bây giờ b ạ n có th ế gG n hập thông báo sử dụng t ấ t cả đ ịn h dạng phong phú có sẵn trong W ord để làm cho th ô n g báo trô n g càng chuyên n ghiệp càng tôt
6 N ếu b ạ n muôn thêm các p h ần đính kèm (các tà i liệu, ả n h , bảng tính, ), n h ấ p I n s e r t v ie w trê n menu Ribbon v à sau đó n h ấ p nút chỉ đ ịn h loại p hần đính kèm m à bạn cần gởi đến người n h ận
ch ẳn g h ạ n n h ư A ttach F ile hoặc Picture
7 N h ấp O ptions Views đ ể yêu cầu m ột biên n h ậ n đọc hoặc gởi, do
đó gởi cho bạn m ột th ư báo n h ậ n khi nào người n h ậ n n h ậ n và xem em ail
8 Sử d ụ n g P o rm a t T ex t View để chỉnh sửa d iện m ạo của te x t tro n g th ô n g báo M enu n à y trô n g giông y n h ư m enu đ ịn h dạng
te x t chuẩn tro n g Word
Trang 199 T rở lại khung xem M essage, b ạ n có th ể chọn tà i k h o ản m à bạn muốn gởi em ail sử dụng n ú t Account (nếu nhiều tà i k h o ản được cấu hình); sau đó khi b ạ n sẵn sàng, bạn có th ể n h ấ p Send để gôi
nó đi C họn ví dụ được m in h ho ạ tro n g h ìn h 1.11, chú ý rằ n g có
bốn tà i k h o ản riê n g b iệ t được cấu h ìn h ở đây, tà i k h o ản mặc
Hình 1.11 Chọn tài khoản mà bạn muốn emaíl dược gửi từ dó.
Vì vậy điều gì xảy r a khi b ạ n n h ậ n m ột em ail? Các em ail mới xuất,
h iện tro n g inbox, h iển th ị b ằn g định d ạn g te x t in đậm cho đến k h i b ạ r đọc chúng Đ ể mở m ột em ail, chỉ việc n h ấp đòi nó v á b ạ n có th é md tro n g cửa sổ riê n g của nó B ạn cũng có th ể th ấ y nội dung của email tro n g kh u n g R eading (theo m ặc định kh u n g n à y n ằm ở p h ía bên phải
m àn h ìn h n h ư ng b ạ n có th ể điều chỉn h nó) Nếu b ạ n n h ìn b ê n dưới íolder Inbox tro n g N avigation P a n e n ằm k ế b ên tr á i m à n h ìn h , bạn sẽ
th ấ y tblder J u n k E m aiì nơi bộ lọc J u n k em ail của O utlook sẽ xoá bỏ các
em ail m à nó xem là spam ; bạn có th ể n h ìn vào đây để tìm em ail vốn có
lẽ sẽ bị xoá vô ý dưới d ạng spam ; n h ấp p h ải nó v à chọn J u n k em ail và sau đó chọn Add S en d er to Safe S en d ers L ist Điều n à y bảo đàm rằ n g
bộ lọc ju n k em ail sẽ không n h ầm lẫ n em ail từ người gởi này tro n g tương lai là spam
Khi b ạ n đọc xong m ột em ail, b ạ n có tuỳ chọn đ ể t r ả lời người gởi hoặc chuyển tiế p m ột th ô n g báo đến người khác B ạn có th ể dễ dàng thực h iệ n n h ữ ng h à n h động này C hỉ việc n h â n n ú t th íc h hợp cho Reply, R eply All hoặc Forw ard
Trang 20ú n h n ăn g Outlook Các bảng sau đây, b ảng 1.2 đến 1.9 tr ìn h bày m ột
d i r h s lc h t r à n diện "ề tấ t c i ohím tế t zc sẵn cbo Outlook 2010.
Thông báo trước (với một thông báo inở)
Di :ha\ếu giủa Navigat.ou Pa.ìỄ, C Á C cứa s<
olúuh Outlook và khung Rííading
Di chuvến xung quanh Navigation Pane
Phay đổi íolder
Đi đến Search
Trong khung Reađing, thông báo trước
Trong khuug Reading, page dosvn qua text
Trong khung Reading, page up qua text
Mở rộng hoặc thu hẹp nhỏm
Navigation Pane
Mở rộng hoặc thu gọn nhóm trong inbox
Trường k ế tiếp trong khung Reading
Trường trước trong khung Reading
Khung xem trước trong cửa sổ Outlook chính
Phim tắt
Ctrl 1 Ctrl + 2 Ctrl + 3 Ctrl + 4 Ctrl + 5 Ctrl f G Ctrl 4.7
Ct 1 r («IấJ thanO Ctrl + , (dấu phẩy)
F 6
Các phím mũi tên Ctrl + Y
F3Ctrl + , (đấu phẩy)Spacebar
Shiíl + spacebar
Shiíí ++ (cấu cộng)
hoặc Shiíl + “ (dấu trừ)Mũí tên trái hoặc mũi tên phảiShưi + Tab
Ctrl + Tab Alt + B
Trang 21Di chuyển đến khung xem k ế tiếp Alt + mũi tên phải
trong cừa sổ k ế tiếp Outlook
Bảng 1.3 Các phím tắt liSn quan đến việc tìm kiếm
Tìm một thông báo hoặc mục khác như vậy Ctrl + E
maiỉ, calendar hcặc các mục contact phụ
thuộc vào niodule
Sử đụng tìm kiếm nâng cao (advanced fUe) Ctrl + Shift + F
Bảng 1.4 Các phím tắt cho vi9c tạo các mvc Dutlook
24 Chường 1; Những tính năng mdi và cải tiến trong Outlook 2010
Trang 22Chương 1: Những tính náng mới và cải tiến trong Outlook 2010 25
Trang 232 6 C hương 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010
Tạo thông báo mới từ bết kỳ nơi
nào trong Outlook
Ctrl + Shiíl + M
Bảng 1.7 Các phím ỉắt thường được sử dựng trong Calendar
tên hướng lên
C t r l +, (dấu phẩy)
Trang 24Chọn thời gian mà ^ghy làm việc Home/Encl
+ mũi tên hướng xuống
Dí chuyển cuộc hẹn ỉên/xuỏng Alt + mui tên hướng lên/Alt +
mũi tên hướng xuống
Di chuyếu cuộc hẹn về phía trước một tuần Alt + mui tên hướag xuống
Di chuyển cuộc hẹn trở về một luán Alt + mùi têu hướũg ìêu
Bảng 1 6 Các phím tãt thường đưực SỪ dụng nniếu nhất trong các Contacts
Bàng *ỉ.9 Các; phím tắf thưởng dược sử dụng nhiếú nhấ! ir o ĩiỊỊ các tác vụ
C hư ờng 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010 27
Trang 2528 C hương 1: Những tính năng mới và cải tiến trong Outlook 2010
Chuyển tiếp một tác vụ dưới dạng đính kèm Ctrl + F
Trang 26Chưdng 2: Gởi thông báo ^
Gởi thông báo
^ h ìn h đòng làm việc và tổ chức cải tiến Chương n à y sẽ d ẫ n d ắt bạn qua cách cải tiến việc gdi/nhận với các te m p la te (khuôn m ẫu) và ruìe (quy tắc), các Outlook tích hợp với W indows Live M essenger, và gở- v à n h ậ r íax Chươag bẽ k ế t thuc b ằn g niộv phầLi nói vồ oách '/rijy cập Outlook tữ s» hằnf; rách sứ dụng Outlook Anywherft
S ử d ụ n g c á c c ô n g c ụ go(i v à nhẬn hứti ằeh
Ngcài rihđrig t\n h n 'ìr g rõ ’-ànị' nhấ* ỉà gởi v à n h ậ n em ail, m ột vài
t.ii\h năng Ivổ s jn g ti‘ong Outlook sẽ n àn g cao k h ả n ăn g làm việc cúa bạn Các th ủ tục sau đáy cho phóp bạn làm việc tố t hơ n và n h a n h hơn:
ổ ạ n có iht^ tụ dỌĩiỊiịiủ’ mội nủ*ỉ sao cíiu tửi ùả ihôny, báo etìMil mà bạn gởi đến môi ngiíời tỉb ậ n x á c định.
w tìạn có th ể sữ ÚH/IỀ mộỉ tưniplaie (kbnôn m ã u )đ ề bìtộcsứdụng niộx định dạng ihông báo riôỉig biệt.
# Bạn có th ể làm bết hạn một email đ ể giảm c ấ p sự liê n qỉian của nó SÍIII tnộĩ ngàvthứnq nhất định.
u Bạn có th ể ngăn các ngỉiời nhận sử dụng lệnh Reply to Alt hoặc Forward I>ới một /orm email (uỳ ý.
M B ạn có th ể sử dụng Oĩit Of Ọffice Assistant đ ể gởi một thư p h ả n hồi tự động cho bất /iỉỳ ngtíời nào gởi em aiỉ cho bạn.
Trang 2730 Chưdng 2: Gỏi thông báo
Tự dộng gởi tất cả Emaỉl dến một người nhận xác định
Đôi khi b ạ n có th ể đòi hỏi t ấ t cả em ail được gởi từ hệ th ô n g của bạn
p h ải được tự độiig sao chép san g m ột người n h ận khác Ví dụ, nếu bạn
em ail m à bạn gởi đến các k h á c h h àng cũng được tự động gởi đến n h à quàn lý của b ạn B ằng cách n à y nếu bạn đi nghỉ m át, người q uản lý của bạn có th ể giải quy ết m ột số^ yêu cầu của khách hàng
N hư bạn có th ể tưởng tượng, Outỉook có nhiều cách đ ể h o àn th à n h điều này Tuy n h iên , cách đơn giản n h ấ t để th iế t lập điều n à y là sử dụng m ột quy tắc (rule) vốn c c m ột người n hận xác đ ịn h trê n tấ t cả
em ail Thủ tục đ ể xác lập điều này như sau:
W1vh ;erdf ứrịi) X>YtẨjkrín<(}
Hinh 2.1 Xác nhận bạn muỏn rụle nàv sược áp dụng vào iâ't cả Ihônci báo gởi đi.
4 T rên m àn h ìn h k ế tiếp , chọn C c th e M e s s a g e t o P e o p l e o r
D ỉ s t r ỉ b u t ỉ o n L i s t v à sau đó n h ấp hy p erlin k cho P e o p l e o r
D ỉ s t r i b u t ỉ o n L is t ở p h ần p h ía dưới của hộp th o ại K hi bạn
Trang 28th ấy hộp thoại R u le A d d r e s s , chọn những người n h ậ n được ấn định N liấp OK Trở lại R u ie s W iz a rd , n h ấ p N e x t.
5 Nếu bạn muốn đưa vào b ấ t kỳ ngoại lệ (exception), hãy th êmchúng vào giai đoạn nàv Ví đụ, để sử dụng m ột ngoại lệ để làm cho ru le này hữu dụng hơn, b ạ n có th ể sử dụng m ột d an h sách
p h â n phôi với các em ail cua t ấ t cả b ạ n bè v à gia đ ìn h và tạo m ột
th ể chắc chăn rầ n g chỉ em aii liên quan đ ên công việc sẽ đưọc sao chép san g người quản lý của b ạn K hi b ạ n sẵn sàng, n h ấp
em ail Tư^' aỉtiỏn, vấn đẻ l<jín rihấl vớỉ các d an h sac;h p h á n phố! ]â
chung đưọc gán n h ư m ột thực thé’ dơn tro n g form N e w > M a il M es-
sa ịíe chuẩn; (ĩo dó C;k rg-.íời 'ihận dar.h s íc h p h â r phối &ẽ đ iợ c g'’íi dưới d ạng T o , c c hoặc BCC
Nếu b ạ n muốn xây dựng m ột d anh sách p h ân phôi phức tạ p hcfn với iĩiột sô người n h ậ n trê n trường To, m ột số người n h ậ n trê n trường c c
à thê.Ti m ộ t sò” người n h ậ n nữa trê n triíờng BCC, ban p h ải sử dung
m ộr k h u p g m áu tn ó ĩig bao nơi b ạ n g a n CII th ể n h ư n g người n h ậ n vào
niỗi Lrường
Vhvỉ tụ c sau d ây hướng dẩ.n b ạ n qua ú é n tr ì n h T.ạo m ộ t khuón m ảa
email:
1 B ắ t đáu tạo một ihòng báo aiơi Iik iíliạn Lhường làm
2 Đ iền vào các trường địa chì T o, c c và B C C với những người
n h ậ n nià b ạ n yéu cầu Bạn có th é tuỹ b iến Hmaii b àn g bất kỳ cách nào b ạ n th ích VỚI m ột dòng chủ đề (subject) chuẩn Một số tiêu đề chuẩn trc*ng p h ần th â n th ô n g bóo hoộc m ột danh sách kiểm tr a tỉ mỉ m à bạn sẽ điền vào mồi lầ n b ạ n gdi nó đi (xem
h ìn h 2.2)
3 Khi b ạ n tạ o xong khuôn mẫu (tem plate), n h ấp M ỉc r o s o f t
th o ại S a v e A s T y p e ờ cuôi hộp th o ại S a v e A s, sử đụng danh
sách xổ xuống để chọn Outlook T em plate (*oft) Đ ặ t cho tem -
p ỉate m ột tê n có ý n g h ĩa v à sau đó n h ấ p Save
Chựdng 2: Gài thống báo ^
Trang 2932 C hư ơng 2: Gởi ỉhông báo
Trang 30Chương 2: Gdi thông báo 33
Bày g^iờ niột cửa sc em ail mđi xuất h ièn dựa vào th ồ n g tin m à b a n đã
'ỊÒ n h ậ p trước đó B ạn có th ể th êm b ấ t k.ỳ th ô n g tin mới m à b ạ n đòi
}.ỏi., Jê r.guvêti /ẹ n đxrth dạng chuẩn và các đ ịa chi người nliận
Cán các ngày hết hạn
Đôi khi điều q uan trọ n g là có th ể g án m ột n gày h ế t h ạ n tr ê n m ột
•“m aii quan trọ n g về thời gian v à do đó giảm cấp sự quan trọ n g của tnònj^ háo sau n gày dó K^i miH thônịr báo h ế t h ạ n tro n g iXitiook tiéu
đề th ô n g báo vẫn th ấ y được tro n g íolder Outlook nhưng x u ất h iệ n với
mộw đi^ờug §,ạ'^h xoá - h l ii-ili IC l i iíL !iết hỉ.n T c y n h iẫ ii !jạn v.ir có
th ề m ở và dọc thfing bổo.
định, làm theo n h ữ ng bưót sau đây'
2 T rên ta b O p tio n s, trong nhóm M ore O p tỉo n s, n h ấ p m ũi tên nhỏ ở góc pbải dưới cùng để md hộp th o ại M e s s a g e O p tio n s,
n h ư được m in h hoạ tro n g h in h 2.4
Trang 3134 C hương 2: Gỏi thông báo
3 C họn hộp kiểm E x p ú * es A íte i’ v à sau đó chọn ngày th á n g và
th ờ i g ian th íc h hợp cho th ô n g báo để h ế t h ạn N h ấp C lo se
Sử dụng Out Of Office Assistant
N ếu bạn sử dụng E xchange S erver, m ột quy tắ c hữu d ụ n g m à b ạ n có
th ể b ậ t k h i dự đ ịn h di công tá c x a là O u t O f O ffic e A s s i s t a n t Tính
n ăn g này có sẵ n tro n g m enu Tools khi b ạ n sử dụng m ột tà i khoản
E xchange Server Việc n h ấ p nó sẽ cho b ạ n gõ n h ậ p m ộ t th ô n g báo
n gắn m à sẽ được tự động gdi đến b ấ t kỳ người n ào gdi cho b ạ n m ột
em ail khi quy tắ c (rule) được b ật Sử dụng th ô n g báo n à y làm phương tiệ n để cho các đồng n ghiệp v à k h á c h h àn g của b ạ n b iế t k h i nào bạn sẽ quay trở về v ă n phòng v à ai cần liên lạc phòng hờ m ột yêu cầu không
th ể đợi sự tr ở về của bạn
-T u i ị c h ọ n O u t O f O í í i c e A ỉ s i ỉ ỉ o n l c l i ỉ x u đ ỉ l i i ệ n k k i [ x jr ì s ử d g n q m ộ t
i ổ i l( f ) o d n E x c k o n q e S e p v e p
Ngăn những người nhận sử dụng Reply to AM
Có lẽ b ạ n đ ã th ấ y nó vài chục lầ n - m ột th ô n g báo công ty x u ất h iện
và m ột n h â n v iên hóm h ỉn h nào đó quyết đ ịn h sử dụng Reply to All với
m ột số điều giễu cợt vô n g h ĩa n h ư là m ột cách đ ể chứng tỏ họ khôn
Trang 32Chưdng 2: Gôí thòng báo 35
ngoan n h ư thê’ nào Việc gứi tưi tấp rAến hệ th ô n g em ail nay nhaxih chóng có th ể làm đầy các inbox bằng thư rác và chắc chắn đ áng được ngăii cản nếu có thể
Để bảo đảm những người n h ặn khong dễ d àng n h â ìi n ú t Reply to All khi họ gởi m ột em ail đến m ột danh sách p hân phối lớn, b ạn có th ể tạo
m ột form tuỳ ý nhằm gờ bỏ tín h năng này Sau đó bạn sử dụng form
r à y đ ể tạo th ô n g báo công ty của bạn Để làm điều n ày, tiế n h à n h thủ
Hlnh ĩ h Tuỳ biến 'orm thõng *)30 rihyẩn gp bò chức nẳnq Reoly to All
3, N hâp ta b A c tio n s ô phía bén phái (ianh sách có ta b (ở trê n
th a n h addrííss) và sgư đó b ậ t aáng h àn g R e p ly l o A ll n h ư được
m in h hoạ troiig hình 2.6
Trang 3336 Chương 2: G ởi thông báo
ữ e v e io p « t ; A 4 đ * tn )
■ 13 liỉ ^Ibh '
« X
'VId'
5 Bây giờ n h ấp tab P r o p e r t i e s (xem h ìn h 2.7) v à chọn S e n d
F o r m D e f ín ỉtỉo n w ith I te m Khi b ạ n n h ìn th ấ y c ả n h báo nói
rà n g đ ây khô n g p h ả i ià thói quen tố t, h â y bỏ qua nó, tro n g trư ờ ng hợp này th ì không có gì cả, do đó n h ấ ọ OK
Hình 2.7 Gởi định nghĩa dể bảo dảm tính năng Reply to A li dưỢc ỉắt trẽn hệ ttiồng cùa
người nhận.
6 T iếp theo, n h ấp n ú t P u b l ỉ s h trê n Ribbon d p h ầ n tr ê n cùng của cửa sổ th ô n g báo và sau đó n h ấp P u b l ỉ s h F o r m A s
7 T rong hộp th o ạ i P u b l i s h F o r m A s, bảo đảm d a n h sách xổ xuông L o o k I n h iể n th ị P e r s o n a l F o r m s L l b r a r y ; sau đó
Trang 34C hương 2: G ỏi thông báo 37
tro n g hộp te x t D ỉs p ia y N am e, gõ n h ậ p m ột tê n có ý ngh ĩa cho forin tuv ý niói chẳng h ạn íihu R e p lv A ll D is a b le d T rong hộp
te x t F o r m N a m e , gõ n h ập một tê n hệ th ố n g cho form không có các k h o ả n g tr ô n g được đưa vao t i ê u đ ề , c h ẳ n g h ạ n n h ư
N o R e p ly A ll N hấp P u b lis h
T rở về form th iế t kế, nhấp M ic r o s o ít O ffic e B u t t o n
v à c lio n C lo s e
B ây giờ b ạ n đã tạo m ột form thông báo mới m à b ạ n sử dụng lần
k ế tiế p b ạ n muốn gởi đi m ột em ail với chức n ă n g Reply to All được tắ t
Đế' sứ dụng^ ibrin, chọn T o o ls > F o r m s > C h o o s e a F o r m Khi bạn
th ấv hộp tlioại C h o o s e F o rm , như dược m in h hoạ tro n g h ìn h 2.8, mớ
d an li á^cli xú xuỐaẾ' i-^cok Ir /à i.au i t ^họií P e i s o i i a l F o v n is L i'
Trang 35B ật sán g form tuỳ ý (tro n g trường hợp n à y là R e p ly A Il D isa b le d ),
và sau đó n h ấp O pen Bây giờ b ạ n có th ể tạo th ô n g báo n h ư bình
thường và gởi nó đi Khi nó được lứiận, m iễn là những người n h ậ n sử
dụng Outlook, n ú t R e p la y to AU sẽ được tắt.
S ử d ụ n g S e r v e r SMTP (ch ỉ W indow s XP)
Gởi em ail qua E xchange S erv er dễ d àng vì n h à quản tr ị Exchange Server chắc chắn sẽ k ế t nôl với Outlook để serv er th íc h hợ p tự động
xử lý công việc k h i b ạ n n h ấ n Send Nếu b ạ n sử dụng m ột tà i k h o ản ISP
và IS P cung cấp m ột dịch vụ SM TP, họ sê cung cấp cho b ạ n các chi tiế t, đ ịa chỉ và đ ăng n h ậ p tà i khoản của serv er SM TP, lầ n nữ a cho phép Outlook xử lý công việc N hưng điều ^ xảy r a k h i b ạ n bị thách thức về k h ả n àn g k ế t nôl (cách xa E xchange S erv er của b ạn ) hoặc truy cập In te rn e t qua m ột dịch vụ vô”n không cho phép k ế t nối trự c tiếp với
IS P chẳng h ạ n n h ư m ột h o tsp o t W iFi tro n g m ột sâ n bay?
K hông cần p h ải sợ, có m ột giải pháp B ạn có th ể sử d ụ n g m ộ t dịcli
vụ cực kỳ í t được sử dụng được đưa vào W indows P ro íessio n al: Dịch vạ SMTP
Sử dụng dịch vụ này bạn có th ể gởi em ail qua ngay PC của ch ín h bạ.ì
m à không cần p h ải chuyển em ail qua serv er của b ấ t kỳ người khá''
B ằng cách n ày, em ail sẽ được gdi trực tiế p đến em ail s e rv e r của người
n h ậ n m à trước tiê n khô n g cần p h ải chuyển qua tru n g gian
N ghe có vẻ th ú vị p h ải không? N hưng có m ột k h u y ế t điểm : nhiều
em ail se rv e r sẽ kh ô n g chấp n h ậ n em ail từ m ột se rv e r SM T P lạ (thực
t ế đây là những gì m à m áy tín h của bạn tr d th à n h ), tin rằ n g chúng có trá c h nh iệm về sự sin h sôi n ả y nồ của spam B ằng b ấ t k ỳ cách nào, tro n g h ầu h ế t các trường hợp bạn có th ể sử dụng hệ th ố n g n h ư vậy nhưng chắc ch ắn sẽ xảy r a là m ột số em ail khô n g th ô n g qua các xác lập chống spam của những người khác
S erver SM TP tr ở thềưih m ột p h ần của In te r n e t In ío rm a tio n S ervices (IIS) vôn là m ột s e rv e r In te rn e t w o rk statio n có k h ả n ă n g host
w ebsite riê n g của b ạn Tuy n h iên , p h ần n ày chỉ giải quy ết em ail và
SM TP về các dịch vụ W eb v à IIS là chủ đề có th ể chiếm đ ầ y các cuốn sách
Là m ột điều tiê n quyết để sử dụng dịch vụ này, có th ể b ạ n m uôn tạo
m ột tà i k h o ản hoặc profile Outlook riên g b iệt m à b ạ n sử dụng cho mục đích này B ằn g cách này b ạ n có th ể dễ d àng chuyển đổi giữa c h ế độ khdi động th ô n g thường (kết nối với E xchange S erv er hoặc IS P ) v à chê'
độ cách xa n h à n à y vôn gỏi q u a h ệ th ô n g riên g của bạn
38 Chương 2: Gòi thống báo
Trang 36Chường 2: Gdi thòng báo _—
Thủ tục đ ể th iế t lập m ột dịch vụ SM TP tr ê n m ột m áy tín h W indows
T x n t; i;o.iỉ.o!e quản lý chu n n , niiầp p h ẻi D ô f a u lt W eb 3 ití
áau đo chọn P r o p e r tie s
t Tậj tru n ^ / i o tab D iie c lo ^ ’j S e c u r ity vu j a j J i Iihâp S d i i in í^nonvmous Access and A uthentication C ontrol HuÝ chọn tuỳ ihj)i A n o n y m o u s A c c tíss vù sau d>> n hấp OK N hấp OK Ìẩĩì nữa đ ể đóng hộp thoại Properties
9 B ây giờ nhâ'p R e la y , chọn O n ty T h e L i s t B e lo w v à sau đó
chọn A llo w A ll C o m p u te r s VVich S u c e s s íu lly A u th e n tic a te
to R e la y , R e g r a d le s s o f th e L ist A b o v e Nhấp OK, và nhâ'p
h ìn h 2.9
Trang 3740 Chương 2: Gỏi thòng Dáo
A d d Ni?w F*m<ìil A c c o t in l
ỉ n t v m e t t-ưtềlẳ ỉe tlin Q S
bư ỉcri beiow (R e o ir ti n0t«Mork connectvỉr)
< &ftcfc Ị tort > 1 I C ar^
Hình 2.9 Hướng dẫn outgoing m ail gởi qua máy iính cục bộ.
11 Sau cùng, n h ấ p M ore S e ttin g s và sau dó chọn tab O u tg o in g
O u tg o ỉn g S e r v e r (SM TP) R e q u ir e s A u th e n tic a tio n , sau đố
chọn L o g O n ư s i n g v à cuối cùng gõ n h ập u sern am e v à pass- word m à b ạ n thường sử dụng để đ ăn g n h ập vào h ệ th ô n g N hấp
OK v à sau đó n h ấ p T e s t A c c o u n t S e t tin g s Việc gởi v à n h ậ n sẽ
quay trở iại th à n h còng nếu bạn đã làm th eo n h ữ ng bước n à y m ột cách chín h xác
12 Sau cùng, n h ấp N e x t v à sau đó n h ấ p F in is h để đóng C h a n g e
£ -m a ỉỉ A c c o u n t W ỉzard.
Nếu bạn th ấ y b ạ n n h ậ n các trục trặ c gởi th ô n g báo (m essage deliv- ery failures) từ n h ữ ng người n h ậ n n h ấ t đ ịn h sử dụng phương p h áp gởi này, em ail của se rv e r chắc chắn tiế n h à n h việc kiểm t r a a n n in h trê n
hệ th ố n g của b ạ n v à n g ăn chặn các nỗ lực gởi của bạn K hông có cách
dễ dàng dể khắc phục điều n ày T hay vào đó, có th ể b ạ n p h ả i th ử gởi
em ail đến tậ p hợp người n h ậ n cụ th ể sử dụng m ột phương p h á p khác chẳng h ạ n n h ư W indows Live M ail (trước đó là H otm ail) hoặc Google Mail
Nếu b ạ n là người th ích c h a t trực tuyến (thường được gọi là gởi thông báo tức thì), b ạ n sẽ h ài lòng k h i b iết Outlook tích hợp th ô n g suốt với clien t gởi th ô n g báo tức th ì M icrosoít mới n h ấ t gọi là W indow s Live
Trang 38C hương 2; Gỏi thòng báo 41
M essenger Đ ày là m ột phần cùa toàn bộ sá n g k iên \Vindow3 Lìve (h ttp ://g et.liv e.com/) vốn bao gồm nhiều tính n ăn g In te rn e t hữu dụng chẳng h ạ n n h ư sự tiếp riô'i của hotm ail được gọi là W indow s Live Mail
và W indow s Live M essenger vốn là m ột site blog cá n h ân H ìn h 2.10
m inh hoạ W indow s Live M essenger
w i(icJow> Liv^ cưn^ i.ổọ Pốl nkiểu ĩiiủ Ihénq c!)? đon (hú<ỉii
l í cêy ỗ bè]i p}.ảl hộp F ijiđ Ã C o n ta c t o r N u m b e r ) n h ư được m inh
Trang 3942 Chương 2: Gởi thông báo
Heb
Genttề
Cviàa Ptnoná
Nếu m ột contact đ ăng n h ậ p vào W indows Live M essenger, b ạ n sẽ
th ấ y m ột biểu tượng m àu x an h lá cây k ế b ên tê n của họ tr ê n b ấ t kỳ
em ail m à b ạ n đ ă n h ậ n từ họ và biểu tượng m àu x a n h lá cây cũng sẽ
x u ất h iệ n tro n g mục contact Outlook của người đó k ế b ê n đ ịa chỉ em ail như được m inh hoạ tro n g h ìn h 2.12
Hỉnh 2.12 Biểu tưựng màu xanh lá cây cho tha'y một contact được úăng nhập vào
Windows Live Messenger.
Trang 40Chương 2: Gởi thông báo 43
lá cây x u ấ t h iệ n trô n m ột em aiì tù người d ù n g đó, b ạ n sẽ th ấ y m ột
th ô n g báo ở p h ầ n trê n cùng cua menu ngữ cản h cho b iế t rà n g người
đùng Online v à có m ặt (available) và bạn có th ể n h ấ p các tuỳ chọn sau
đây: R e p ly w it h I n s ta n t M e ssa g e hoặc R e p ly A ll w ith ỉn s t a n t
M e s s a g e Chọn R e p ly w ith I n s ta n t M e ssa g e sẽ mở một cửa sổ chat
W in d o w s L iv e M e s s e n g e r và cho bạn b ắ t đầu giao tiếp.
S ử d ụ n g W indow s Fox a n d S e a n
Dịch vụ W in d o w s F a x an d S c a n có tro n g W indows V ista cung cấp
để gởi và n h ậ n trực tiêp các bản fax từ Outlook, th a y th ế tiề n th â n có
p h ần k h ò n g đầy đủ (Fax Services; đưực cung cấp bởi W indows XP
Q í í d i :
-D ị c l i v ụ W in íJ c -w s Foj< j n J Ò t j n áư«5C c u n q c ế p fp o n q b a b K U V is Ỉ Q n Ị c ẩ i i ỉ ' U l i í m a t c , Ẹ r U - - p r is < ? v à B u s ' n f s $
Các p h ầ n tiế p theo sẽ đề cập cách sử dụng dịch vụ W indows Fax
^iTid Scan đ ể gĩú va I i h ậ í i v T ự c tlếo các bản fax từ m áy tín h cục bộ Cái’
h ệ th ô n g fax có các h ệ thống fax công ty và thường được cung câp như
là m ột giải p h á p trê n server nhưng bạn có th ể làm b ấ t cứ điều n ày
b ằng cách sử dụng m áy tín h riê n g của b ạn v à m ột h ệ th ô n g có chức