Tự học các kỹ năng cơ bản microsoft office access 2010 cho người mới sử dụng

Phẩn IV : Trìiih bày cách tạo các mẫu biểu form trong cơ sở dữ líóu Access lứiằin giúp b;Ịii dc uùiis nháp liệu và xem Ihôiig tin mà ban cần hơri ngay ir&ii màn hìiili máv tính.. Hy vọn

T ự h ọ c c á c k ỹ năng cơ b ẳ n

M ic rồ s o ít OFFICE ACCESS 2010

TH.S NGUYỄN CÔNG MINH

Chịu trách nhiệm xuãt bản:

Hoàng Chí Dũng

Biên tập Nguyền Nam

Sửa bản in : Công Sơn

Trình bày ; Thảo Mi

Vẽ bia ; Lẽ Thành

Thực hiện liên kết xuất bản:

CÔNG TY C ố PHÂN VAN HỎA NHÂN VÃN

Ờ I N Ó I Đ Ầ U

M ụ c đ íc h Cii bản của chưdiig irìn h phần m c m M ic ro s o ft Access là

ch o p h ép c á c cá nhân và doanh Iiíỉhiệp quản lý những lượng lớn Ihông

Ún bằng các cơ sở dữ liệu quan hộ Chính vì vậy quyển sách "Tụ học

các kỹ năng cơ bản Microsoịt Offỉce Access 2010 cho người mới sử

bước chùn vào lĩnh vực quản trị dữ liệii Jí qua lá't cả những kỹ nâng cđ bản '.•ủa '.-hướná trinh này

Sách b a o g ồ m những nội d u n ii ch in h sau đây:

Phần I: Gic'fi thịộii những khái niệm cân biín mà người mđi học cấn

đỏ àin viộc tò'i V(;i Accosi,

Irong các bảng Bạn sẽ không Ihổ làm đưỢc gì vđi Access

n í u k h ô n g c ó t h ô i i g IÌ!1 i r o i i Ị c á c ỈKỈng.

i ‘hần III: iliíđiig dẫn clu.m lọc những thôiig tin nià !>ạn muốn xcm

cái.'h sãp xèp và lổ cnức ihòng (in sao cho clc hiểxi hơn

Phẩn IV : Trìiih bày cách tạo các mẫu biểu (form) trong cơ sở dữ

líóu Access lứiằin giúp b;Ịii dc uùiis nháp liệu và xem Ihôiig tin mà ban cần hơri ngay ir&ii màn hìiili máv tính

Phầíi i': Phúiì nay tiitih niiy vC eát h.id bic\i írcpvìri), là cách sáng

lạo đế xom clữ liệii trcii giáy t)ăy là nơi bạn có ihể làm nluìng viêc như in các Iliư mẫii nliãp ihư các số tổng và nhiều sô” liệu khác

Sách dưỢc bô’ cục rõ ràns dẽ hiểu, nôi ciunẹ nêu ngắn gọn kèm hình ánh minh hoạ Hy vọng sách sẽ là tài liệu học lập hừu ích cho bạn đọc Irung quá trình lự học các kỹ năng cd bản của Microsoít Office Access 2010

' T ’ / • "*

Tác gia

Chướng 1: G iới thiệu Access 2010

PHẦN í

Những khái niêm cơ bản

Cbtibìtig 1: G iớ i tb iệ u A cce ss 2 0 1 0 Chương 2: K h ở i đ ầ u , đ in h btiớng Cìnỉơttg 3: Tạo m ột c ơ s ở d ữ liệu t ỉ i các tcìiip la te

theo c á c h ọ u a n b ệ

V

8 Chương 1; Giới thiệu Access 2010

Nbững đ iế m chính;

t t N ắm inĩng Microso/t Access

9 Liệt kê sáỉí loại đối lĩỉợnọ, Access

K 'Hm biểu tnột số kh á i ĩiiệm ihiết yến tỉề cơ sờ d ữ ìíệii

Access l à p h ầ n của bộ M icrosoft OíTice, cho p h ép bảo liíu các cơ sờ dữ liệi'chương tr ìn h q u ản lý cơ s ở dừ liệu M icrosoft, m ộ t th à n h

- các tậ p hợp dữ liệu được sắ p xếp th eo m ộ t câu trú c có’ đ ịn h C ấu trú c của nó là m cho th ô n g tin dễ chọn, p h â n loại v à in b ằ n g n h iề u (lịnh

d ạ n g k h á c n h au Với A ccess, b ạ n có th ể tạ o v à bảo lưu bao n h iêu cơ sở

dữ liệu tuỳ n h u cầu - th ậ m ch í b ạ n có th ể ch ia sẻ ch ú n g với n h ữ n g người

k h á c tr ê n m ạ n g cục bộ hoặc In te rn e t

Access là m ộ t chương tr ìn h đ a n ă n g làm việc với h ầ u n h ư bâ^t k ỳ loại

th ô n g tin M ột cơ sở dữ liệu có th ể đơn g iả n n h ư m ộ t d a n h sá c h các địa chỉ đ ể th a y t h ế íìle c a rd của b ạ n Hoặc, b ạ n có th ể tạ o m ộ t cơ sở dữ liệu

h ầ m rượu có th ô n g tin về m ỗi chai rượu tro n g h ầ m hoặc m ộ t cơ sd dữ liệu sách tồ n k h o với th ồ n g tin về các cuón sách , n h à x u ấ t b ả n , các

k h á c h h à n g v à n h ữ n g đơn đ ặ t h à n g đặc b iệ t A ccess cũng có th ể xử lý các cơ sở đữ liệu phức tạ p chứa n h iều loại th ô n g tin v à n h iề u chương

tr ìn h được tu ỳ biến

M ột cơ sỗ dữ liệu A ccess có th ể chứa các d a n h sá c h rec o rd (b ả n ghi)

K hông g iố n g n h ư các chương tr ìn h b ản g tín h Access- là m cho ih ô n g tin

ở nhiều đ ịn h d ạ n g k h á c n h au dễ h iể n th ị • bao gồm các d a n h sách theo

b ản g chữ cái, các báo cáo đ ã đ ịn h dạng, các n h ã n th ư tín v à các mẫu

b iểu đ iền vào chỗ trố n g

Access 2010 là m ộ t th à n h p h ầ n của bộ chương t r ì n h M icrosoft OÍTice

2010 Profe.ssional v à cũng có s ắ n n h ư là m ột sả n p h ẩ m độc lập riê n g

b iệt C ác p h iê n b ả n trư ớ c của Access đ ã là m ột p h ầ n của các ấ n b ả n Office trước - A ccess 2003 tro n g Oííice 2003, A ccess 2002 tr c n g OfFii:e

M icrosoĩt O íĩice, n ê n việc chia sẻ th ô n g tin với các tà i liệu W ord và

b àn g tín h E xcel th ì dễ dàng

S á u lo ạ i đ ố i tư ợ n g A c c e s s

C/ác cơ sở d ư )iệu A ccess gồm các đòi tượng - n h ữ n g th ứ m à b ạ n tạo,

b iên tâ p v à xoá, m ỗi đô1 tượng có tô n và n h ữ n g xác lậ p riè n g của nó

C ác h ệ th ố n g h ư ớ n g đôl tư ợ ng cho p hép tạo n h ữ n g th ứ n à y m ỗi lầ n m ột

c b ầ n , sử d ụ n g các p h ầ n vốn lắp g hép cùng với nhau

Access cliứa cac loại đô'i iư tỉrg khác n h r u b'ic gồm cúc đô'i tư rn ?

lưa irơ , h iể n th ị và in dử iiệu, cũng n h ư các đối tư ợ ng chứa các chương

trìn h rna b ạ n viế-„ Đầu tiê n , b ạ n liủ dụng cni v ài lưạí dôi tưỢiig, Iihưng

k h i b ạ n tuỳ b iế n cơ sở dừ liệu, r c t cuộc b ạ n có th ể sử d ụ n g tâ^t ca c h ú n ^

B ạn b ắ t đầu với các ta b le (bảng) đ ể lưu tr ữ dữ liệu, form (m ẫu biểu) để

b iồn tậ p dữ liệu t r ê n m à n h ìn h , re p o rt (báo biếu) đ ể in dữ liệu v à query

(niẫu tru y v ấ n ) đ ể chọn v à k ế t hrtp Jừ liệu, s.aư đó ta o các aiacro \'a

module chứa n h ữ n g chương trìn h mò han v iết

P h ầ n n à y sẽ đ ề cập đ ế n từ n g loại đối tượng A ccess: các ta b le querv, form re p o rt, m acro và inodulí*

C á c b;ing đỏ’ luìi ỉr r íd ũ ’ liệu

Các b ạ n g (ta b le ) là nơi b ạn đ ặ t dữ liệu M ộl b ả n g là m ộ t dối iượng

A ccess gôm m ộ t lo ạ t các re c o rd (bán ghi) - d ạ n g đ iệ n tử tư ơng đương

chứa th ô n g tin ở cùng m ột đ ịn h dạng, T ro n g m ộ t d a n h sá c h đỊa chỉ, môi re c o rd chứa th ô n g tin về m ột người, tê n , đ ịa chỉ v à n h ừ n g sự k iệ n

k h ác Mỗi m ẩ u th ô n g tin riê n g lẻ, ch ẳn g h ạ n n h ư tê n , họ hoặc đ ịa chỉ đường được gọi là m ộ t fielđ (trường)

Cơ sở dữ liệu có th ể chứa nhiều bảng M ột cơ sô dữ liệu cửa h à n g sách (ví dụ) có th ể chứa m ộ t b ản g các cuốn sá c h (với tự a đề, n h à x u ất

b ản , g iá v à th ô n g tin k h á c về mỗi cuốn sách), m ộ t b ả n g các n h à cung cấp m à b ạ n m u a các cuốn sách từ đó (với tê n công ty, đ ĩa chỉ, các điều

k h o ả n c h iế t k h ấ u v à th ô n g tin k h ác về mỗi n h à cung cấp) v à có th ể m ột

b ả n g các k h á c h h à n g th ư ờ n g xuyên (với tê n , đ ịa chỉ v à th ô n g tin khác)

10 Chương 1: Giới thiệu Access 2010

H ìn h 1.1 m in h h o ạ m ộ t b ả n g các tê n v à đ ịa chỉ Mỗi h à n g là m ộ t reco rd v à các trư ờ n g được th ể h iệ n tro n g các cột

Hình 1.1; M ột bảng chứa các record (hàng) và trường (cột).

Bảng tính có phải là m ộ ỉ cơ s ở dữ liệu hay ktìông?

K hông hẳn N h iề u ngườt sử d ụ n g chư ơng trình b ả n g tính c h ẳ n g hạn như

M ic ro s o íí E xce l h o ậ c L o tu s 1 ,2 ,3 để lưu trữ c á c d a n h sách re c o rd M ột s ố

ch ư ơ n g trin h b ả n g tính c ó c á c tính năng cơ s ở dữ liệu g iớ i hạ n nhưng

c h ú n g k h ô n g đư ợ c th iế t k ế đ ể làm nhiều ch ứ c n ă n g như m ộ t ch ư ơ n g trình

c ơ sỏ d ữ íiệu B ạn c ó th ể s ử đ ụ n g b ả n g tính đ ể lưu trữ m ộ t d a n h sách địa

c h ỉ v à b ạ n có th ể n h ậ p , biê n tập , xóa và p h à n lo ạ i c á c đ ịa c h ỉ (m ộ t địa chỉ

m ỗi h à n g trên b ả n g tín h ) nhưng in các nhãn thư tín hoặc c á c th ư m ẫu là m ô t công v iệ c q u a n trọ n g C ấ c b ả n g tính khô ng (và khô ng th ể ) n g h ĩ v ề dữ liệu

là cáo b ả n g , re o o rd v à trư ở n g m à ^hay và o đỏ là c á c ỏ (đơp V' c ơ bản c ủ a

m ộ t b ả n g tính) đ ư ợ c sắ p x ế p tro ng c á c h à n g và cộ t Đ ó là m ộ t rnô hình quá hạn c h ế ch o v iệ c q u ả n lý th ò n g tin ph ứ c tạ p - n h ư bạn dã ng hi n g ờ nếu bạn

sử d ụ n g A c c e s s ch o c ô n g v iệ c c ơ sỏ dữ liệ u Đ ố là cò n g cụ Ih ỉch hợ p c h o

cò n g v iệ c này.

Sau k h i b ạ n t h i ế t lậ p các b ản g tro n g cơ sở dừ liệu v à gõ n h ậ p (hoặc

im port) th ô n g tin , b ạ n có th ể p h â n loại các reco rd , chọn các record

p h ù hợ p với m ộ t tiê u c h u ẩn v à sau đó h iể n th ị v à in các record

Việc th iế t k ế p h ù h ợ p các b ả n g - chọn bao n h iêu b ả n g đ ể tạ o v à các trư ờ n g n à o đ ể lưu t r ừ tro n g b ả n g n ào - là ch ìa k h o á cho việc tạo m ộ t cơ

sở dữ liệu lin h h o ạ t v à k h ả dụng C hương 3 của p h ầ n n à y có m ộ t th ủ tục

th eo từ n g bước về việc th iế t k ế cơ sở dữ liệu v à p h ầ n II g iả i th íc h cách tạo các b ả n g v à đ iề n d ữ liệu vào chúng

Các query để chọn dữ liệu

Các q u ery (m ẫu tru y v ân ) là n h ữ ng th a o tá c xử lý dữ liệu đ ể t r ả lời

n h ữ n g n h u cầu d ữ liệ u riê n g b iệt L oại query th ư ờ n g được sử d ụ n g

n h iêu nh â”t giúp b ạ n chọn dữ liệu từ m ộ t bảng, có lẽ đ ể chọn các reco rd nào m à b ạ n m uốn bao h à m tro n g m ột re p o rt B ạ n có th ể tạ o m ộ t query

cho th â y tâ't cả n h ữ n g người tro n g sổ đ ịa chỉ sô n g ỗ (ví dụ) V erm o n t,

hoặc t ấ t cả n h ữ n g người m à b ạ n kh ô n g có só' đ iệ n th o ạ i Đ ể tạ o loại

q u ery n ày, b ạ n n h ậ p tiê u ch u ấ n (criteria) n h ằ m xác đ ịn h n h ữ n g g iá trị nào m à b ạ n m uốn tư ơ ng hợp tro n g các trư ờ n g riê n g b iệ t tro n g các b ản g (ví dụ, VT tr o n g trư ờ n g S ta te đê’ tìm V e rm o n te rs h o ặc k h ô n g có gì tro n g tiưừĩdg P h o n e N u m b er đỏ tin i agưưi k h ó n g cé sô' đ iệ n th o ạ i hoặc

cả hai)

B ạ n cũng có th ể sử dụng các query đ ể k ế t h ợ p th ô n g tin từ n h iều bảng M ột cơ sở dữ liệu cửa h à n g sáeh có th ể lưu t r ữ các tê n tá c giả sách tro n g b ả n g B ooks v à th ò n g tin đ ặ t m u a sá c h tro n g b ả n g P u rc h a se

O rd e rs M ột q u e ry có th ể kéo th ô n g tin từ cả h a i b ả n g n à y - đ ể h iể n th ị (ví dụ) t â t c ả tiể u th u y ế t T e rry P ra tc h e tt m à b ạ n đ ặ t m u a th á n g vừa rồi Các q u e ry cũng có th ể tạo các trư ờ n g tín h to á n (calculated fielđ) bao gồm tổ n g , s ố lượng đếm v à giá tr ị tru n g b ìn h

M ột loại q u e ry k h á c là íiction qu£-rỵ vốn làm m ộ t điều gì đó với các

ro co rd m à b a r c h o r - sac chổp các reco rd tCrbả:if: n à y i e n Ị b ề n ĩ

th ụ c h iệ n m ộ t th a y dối đõl với tấ i cả re c o rd m à b ạ n chọn, xoá các

rc-cord m à b ạ n chọn., Các cro sátab quưry giứp b ạ n p liâ n tíc h th ứ n g tin tro n g các b ả n g b ằ n g cách tóm t ắ t bao n h iêu re c o rd chứa tổ hợp giá trị riê n g b iệt

T h am ch iế u chéo

có lõ bọn sẽ tạo vô số query khi thử nghiệm với cơ sở dữ liệu Phàn III giải thicii cách lạo và ỉử dụug các query tini<)c lííi cá các [oại

C jc fo rm d ể b iê n táp và hiến th ị (lữ liệu

M ột cách dễ d à n g để n h ậ p dừ liệu, đặc b iệ t vào n h iề u b ả n g liê n quan

là sử đung m ộ t form - m ột tà i liệu cơ sử dữ liệu ch u ẩn b iê n th ị th o n g tin từ m ộ t h o ặc n h iề u b ản g tr ê n m àn h ìn h B ạn có t h ể có t ấ t cả sự th ú

vỊ với các form , ví dụ b ạ n có th ể

• biên tập d ữ liộìi hoặc gõ ìibậỊ) các record mới

^ chọn cách trình bày ibôtig Hu cãa bảng Irêìi fo rm

» xá c đ ịn h th ứ tự các mục Xìiẩt hiộn

• nhóm các mục lại i-ới nhau vứi cóc dòng và hộp

• s ù d ụ n g các dcĩỉih sách x ổ xuống (ptiìl-doỉvn ỉisls), n ú t radio m các

loại đ iề n kh iển (contm ì) khác trêìi m à n h ìn h đ ổ nbập và biôn tập

d ữ liệỉt

H ìn h 1.2 m in h h o ạ m ộ t form để n h ậ p các tê n v à đ ịa chỉ cho b ả n g

A d d ress B ooks được m in h h o ạ tr d lại tro n g h ìn h 1.1

12 Chương 1: Giới thiệu Access 2010

Emafl rÃic.-<*ioMf‘5 ,c?rr O T 9 K Cusĩotnet VA'A* ,1 :tl Ct'ỈXO T Oetnpt (D

i4 1 4 M ^ It ỉ**' ’ SI ĩ

Hình 1.2 M ột form thể hiện thông ỉỉn m ỗi lần từ mộỉ record bảng.

N h ư n g tạ i sao dừng lạ i ở đó? Bạn có th ể cài s ẵ n t r í th ô n g m in h vào

các form - lậ p t r ì n h m ột sô' hộp th ô n g m in h (s m a rt box) tự động v iết

h o a n h ữ n g gì b ạ n gõ n h ậ p hoặc kiểm t r a mục n h ậ p dựa vào m ột b ản g

g iá t r ị h ợ p lệ

T h am chlếtt chéo

Sau khi dữ liệu được đưa vào sủii xuât ' nghĩa là bạn sử dụng nó đúng với mục đích đã định ' các íorni ird th àn h đô'i tượng Access được sử dụng nhiều nhấr Các form đuợc tiiực dii, cư sỏ dữ liệu cũng vậy ' do

đó phần IV giải thícK cácli đ ể ihiếi kế, tạo, (.hỉnli sỉía và sử dụng các

b ạ n sử d ụ n g m ộ t q u ery để chọn th ô n g tin xuâ”t h iệ n tro n g re p o rt B ảng

t h i ế t k ế r e p o r t đ ịn h n g h ĩa th ứ tự các reco rd x u ấ t h iệ n , các trư ờ n g nào

xuâ^t h iệ n ở đâu v à các font, kích cỡ font, d ò n g v à k h o ả n g cách nào để

sử dụng

Chương 1: Giới thiệu Access 2010 1 3

Hinh 1.3 M ột report cho bạn đặt dữ liệu Access trên giây.

N goài các n ?p o rt tr ê n g iấy b \n h chường, bạn có tliế tạ o các re o o rt đ ể

in \rér các pliong- bì n h ã n aoặc các m ẫu dơn in k h á c A ccess có cac

r r p o r t w 'z : i r i n h ằ m làm cho việc tạo '.ác rc p o rt lạ m ố t tr ở ỉiê a dễ

dàng Nó cũ n g có th ể in các biểu đồ và c ro ss-ta b u la tio n s (c ro ssta b s) dựa và<j d ừ liệu tro n g cơ sỏ’ dữ liệu

Th am k h ả o chéo

i’hâu y đe cập cách irTu và in tái' leport, biểii dồ v ì cvosstab

C ic m a c rc đ ể tiế t kiệm c á r t h ic t k gô phím

A ccess b ao gồm h a i ngôn ngữ lập tr ìn h riê n g b iệt: m ộ t n g ô n n g ữ cho

hơn Các m acro là n h ữ n g chương tr ìn h tự động h o á các lệ n h m à b ạ n gọi

r a khi^sử d ụ n g A ccess - b ạ n "viết" chúng b ằn g cách yêu cầu A ccess ghi lại nhữ jig th a o tá c gò phím cua bạn tro n g k h i là m rnột đ iều gì đó trê n

m à n h ìn h Ví dụ, bạn có th ể v iế t m ột m acro di ch u y ể n c u rs o r đ ến record cuối cùng tro n g b ả n g Ordej-s b ấ t cứ khi n à o b ạ n mử forni O rd e r

E n try (Cơ hội bạn m uôn b iên tậ p n gay đơn đ ặ t h à n g đầu tiê n là gì?

H ầu h ế t c h ú n g ta có t h ể m uốn biên tậ p đơn đ ặ t h à n g cuối cùng hoặc

n h ậ p m ột đơn đ ặ t h à n g m đi hơn) Hoặc b ạ n có th ể v iế t m ộ t m acro di chuyển c u rso r đến k h o ản g trố n g k ế tiế p tro n g m ột form dự a vào cac mục n h ậ p m à b ạ n đ ã n h ậ p cho đ ế n bây giờ Sau k h i th ự c h à n h tạ o các

m acro, b ạ n có th ể tạo các n ú t (button) tr ê n các form c h ạ y các m acro

b ă n g m ột cú n h â p n h a n h B ạn cũng có th ể yêu cầu form c h ạ y tự động

m ộ t m acro bâ”t cứ k h i nào b ạ n di chuyển đ ến m ộ t trư ờ n g 't^rêii form hoặc n h ậ p đữ liệu vào trư ờ n g - t h ậ t tiệ n lợi

Tham k h âo chéo

Bạn không cần phải là một nhà lập trình để cạo các macro Access giúp bạn viết chúng bằng cách cung câp các raenu lệnh Phần VI giải thích cách tạo các macro tiện lợi và hữu dụng đ ể làm sạch việc nhập

dữ liệu ' và một số mục khác ' một cách tự động

Các m odule đ ể v iế t các chư (*ig trìn h riê n g của bạn

B ây giờ ch ú n g t a đi đ ế n p h ầ n lập tr ìn h n g h iê m túc: các m odule -

m ột th u ậ t n g ữ k h á c cho các chương tr ìn h V isual B asic VBA (V isual

B asic for A p p licatio n s) là m ột ngôn ngữ lập tr ìn h dự a vào n g ô n ngữ BASIC lâu đời; nó đặc b iệ t được đ ịn h hướng đ ể là m việc tro n g Access

v à n h ữ n g chương tr ìn h O íĩice khác Các m acro tô t cho việc t i ế t k iệ m vài th a o tá c gõ p h ím hoặc là m sạch dữ liệu m à b ạ n n h ậ p tro n g m ộ t trư ờ ng, n h ư n g k h i m ọi th ứ tr ở n ê n phức tạ p , b ạ n có t h ể sử d ụ n g VBA

C á c k h á i n iệ m Gơ b ả n v ề cơ sở d ữ liệ u

Có bôn k h á i n iệ m cơ b ả n về các cơ sở dừ liệu B ạ n sẽ tìm th ấ y n h iều

qui tắ c v à hướng d ẫ n q uan trọ n g hơ n qua suô^t sá c h n à y k h i b ạ n k h á m

p h á cách làm việc với n h ữ n g đô'i tượng A ccess k h á c n h a u , n h ư n g b ố n

k h á i n iệ m n à y á p d ụ n g n gay từ đầu b ấ t k ể b ạ n đ a n g sử d ụ n g loại cơ sở

dữ liệu nào:

b iệ n Nơi hạn bfìi irũ thông iin không liên cpian gì đ ế n nơi nó Xĩiất hiện Trong m ột cơ sở d ữ liệu, bạn liỉii trữ thông tin trong các bảng dựa m o cấn trúc của ibõng tin (Đừng bận tâm - chươỉig 3 của p h ả n ỉiàv Qìải tbícb cách cấỉi hình cắìi tn ìccủ a d ứ liệu) M ỗi m ẩìi thông tin

có th ể x iiđ t h iệ n ở nhiâĩi nơi khác ìiban Ví dụ trong m ột cơ sà d ữ liệu cho m ột của hiệu sách tntc tuyến, các tựa sách và tôn của tác giả Xỉiất h iện trên các hoá đơn, cỉơíi miia h à n g và biẽìi nbậìi bảii hàng Nhưng đ ú n g nơi đ ể Ỉìỉỉi trữ các tựa sảch và tôn tác g iả đó là trong bảng Books, khống p h ả i trong bảng Saỉes ba y bảng Pìirchase Orders.

(G IG O - G a rb a g e in, g a r b a g e o u t) Nếti bạn không ngại tạo một thiết k ế hợp lý tốt cho cơ sở d ữ liệu - và nếĩi b ạ n không c ẩ n Ibậĩi

n h ậ p đúng d ữ liệu - a iố i củng cơ sở d ữ ỉiệtL sẽ đ ầ y rác (thông tin vô nghĩa) M ột cơ sở d ữ liệu được thiết k ế tốt d ễ bảo trì hơn m ột cơ sở d ữ liệu thiết k ế kém, bởi vì mỗi m ẩn thông tin đĩỉợc b(ỉL trữ ch ỉ m ột lần, trong m ột bảng đĩíợc đật tên rõ ràng, với các qui tắc h iện lực hoá thích hợp đi(ợc thiết lập Đúng vậy, nghe có Dẻ p h ả i tốn nhiềit công sức, ỉihỉùìg ưiệc làm sạch một cơ sở d ũ ỉiệìt gồm 10.000 record kbôììg đúng thậm chí đòi hỏi thêm nhiềii công si'ỉc nũ a X em chxtơìig 5 của

p h ầ n II đ ể biết các cách nhằm tránh GỈGO.

u Tách b iệ t d ữ liệu r a k h ỏ i c á c chtíơiig trìn h Nến bạn lạo m ột cơ

sở d ữ liộ ii đ ể chia sỏ íh o ặ cp h ã n ph ố i) với n hữ ng người khác, lưiL t7iì ĩấí cả hảng íroỉỉg mội cư sờ d ữ ỉiệii (back e n d ) rà tắ t cả đối tĩ(ợng khác irong một cơ sở ciữ ỉiệii khác (fm n l end) San đó bạn liên kết

h a i c ơ sở d ữ liệ ii n à ỵ ỉạ i với nhan đ ể ỉà m cho m ọi th ứ ỉà m việc Tách biệt các hảng với mọi thứ khác sẽ b ơ p lý h o á toàn bộ thủ tục n(ờm rà

d ể cập n h ậ t các qỉiery, /orm , report hoặc n h ũ n g thứ khác san đó mà kììón^ x á o írc/n d ĩ 'iệii trot:g ccic ờaiiị.

M S a o liù i sớni v à tìniờtig x u yên Sao hdi d ự ph ò n g cơ sở d ữ liệu mỗi

ngày Nếti m a y m ắ u văìiphòng của bạn đã c6 m ột h ệ thống các bản sao hdt đền đ ặ n vốn bao gồm c ơ sở d ữ ỉiệ ìi của bạn Nến không bãv sao lưti d ự ph ò n g c ơ sở d ữ liệ ìi rào các khoảng thời g ia n đềii đ ặ n nà chắc cbchi tncởc khi thực h iện Ịxii kỳ thav đổi lớn.

Chướng 1: Giới thiệu Access 2010 _ 15

16 Chưđng 2: Khỏi đầu, định hướng

Những đ iể m chính:

M Tìm biểu cứa sổ Access

K Thù nqhĩệm với các cơ sở d ữ liệu m ẫu của Access

M Sử dụnq các p h ầ n tử cứa sổ Access

K Đ ịnh bitớng qua khỉiìig định bĩtònq (Navigation P ane)

t Lam việc í>ới các đối tượng Access và các w izard

M Tiết kiệm các ĩhao tác gõ p h im bằng các p h im tất

J

n r i r ư ớ c k h i b ạ n có th ể là m nhiều điều với Access, b ạ n p h ả i cài đ ặ t

X v à ch ạy chương trìn h

C h ợ y A c c e s s

W indow s th ư ờ n g cung cấp nhiều cách đ ể thực h iệ n m ộ t tá c vụ: khởi

đ ộ n g A ccess k h ô n g là ngo ại lệ C ách p h ổ b iế n n h â 't đ ể khở i đ ộ n g Access

là n h â p S ta r t v à chọn AJ1 P ro g ra m s > M icrosoft OíTice > M icro so íl Of- fice A ccess 2010

M ột cách k h á c đ ể khở i đ ộ n g chương tr ìn h là b ằ n g cách n h ấ p đòi tê n hoặc biểu tư ợng của m ộ t cơ sở dữ liệu A ccess tro n g W indow s E x p lo re r (phương p h á p n à y vừa k h ở i động A ccess vừa m ở cơ sở dữ liệu m à b ạ n

n h â”p đôi) H oặc n h â p đôi b iểu tượng A ccess n ếu nó x u ấ t h iệ n tr ê n desk-

to p W indow s

Chương 2: Khởi đầu, dịnh hướng 17

K hi b ạ n khở i động A ccess mà kn ó n g mớ m ộ t cơ sơ dữ liệu, A.ccess

2010 tr ô n g giông n h ư h ìn h 2A

A ccess 2010 m uốn giúp bạn có sự khỏi đầu v à cửa sổ b a n đầu b ạ n th ấ y cho b ạ n t ấ t c ả loại lựa chọn để b ắ t đầu xây dựng m ộ t cơ sở dữ liệu Chương 3 cùa p h ầ n n à y đề cập đến việc sử d ụ n g các te m p la te (khuôn

m ẫu) cơ sở dừ liệu A ccess đ ể x ây dựng cơ sở dữ liệu riê n g của b ạ n

C hương n à y t r ì n h b à y việc m ở các cơ sở dữ liệu h iệ n có h o ặc m ở m ộ t cơ

sở dư liệu rỏ n g m ới tin h

p h ả i tạo nó N êu bạn m uôn Ih ứ Access n h ư ng ìchông có rn ộ t cơ sở dữ liệu

đ ể là m việc, h à v n h ả y đến p h ầ n sau "Thử n g h iệ m với các cơ sở dữ liệu

m ẫu Access" đ ể th ử n g h iệ m với các cơ sở dữ liệu m ẫu Access

B ạ n có th ể m ở m ộ t cơ sở dữ liệu h iệ n có từ m à n h ìn h G e ttin g S ta rte d hoặc b é n tro n g cửa sổ Access

Thổng báo lũi an ninh kỳ quặc này là ^ì?

N ế u bạn c ố m ở m ộ t c ơ sở đữ íiệu ch ứ a bất kỳ ch ư ơ n g trin h (ơưới d ạ n g các

m a c ro , thủ tụ c V B A h o ặ c c á c action q u e ry đư ợ c g iả i thích tro ng c á c phần

s a u ), M ic ro s o tt m u ố n bạn b iế t rằng bạn đ a n g có m ộ t c ơ hội Lậ p trình

18 Chương 2: Khởi đẩu, định hướng

nh ú n g tro n g b ấ t kỳ là i liệ u sau cùng c ó th ể ch ứ a c á c viru s lâ y nh iễm m á y tính.

Bạn cầ n hiể u m ộ t v à i đ iể u : trư ớ c tiên khô ng g iố n g như tro n g th ế g iớ i th ậ t, tro n g th ế g iớ i m á y tính, v iru s không c h ỉ x ả y ra V iru s là m ộ t chư ơng trình phải đưỢc v iế t bởi co n người, về bản chất, viru s tốn lạ i bởi vì c h ú n g là sin h

v ậ t có th ể tự sin h sản T ro n g m ộ t m á y tính, viru s là những ch ư ơ n g trình do con ng ư ời tạ o ra, đư ợ c v iế t đ ể c ố ý làm nhừ ng điề u xấu và c ũ n g đ ể tự sa o

ch é p

V ậ t thì tại s a o có cả n h báo? cảnh, b á o c h ỉ là m ộ t lờ i tu yê n b ố từ ch ố i khái

q u á t x u ấ t hiệ n b ấ t c ủ khi n à o bạn m d b ấ t kỳ tài liệu ch ứ a b ấ t kỳ m a cro , c á c thủ tục V B A h o ặ c c á c actio n qu ery, T h ô n g báo khô ng b iế t liệu c ơ sỏ dữ liệu c ó ch ử a v iru s h a y kh ô n g T hông báo chỉ ch o bạn b iế t rằng c á c ch ư ơ n g trinh (iiu ộ c loại n a o do ' k n ó n g nnất Ih iễ t la v,rL.s nằrri tro n g c á c c ơ sở dừ liệu.

N ói c h u n g A c c e s s 2 0 1 0 m ở tấ t cả cơ sở dữ liệu nhưng tắ t kh ả n ă n g th ự c thí mã.

N ếu c ơ s à d ữ liệ u bạn m ở lúc bạn th ấ y th ô n g bá o n à y là nội d u n g b ạ n đã dovvnload từ In te rn e t từ m ộ t nguổn xa lạ đ á n g ng hi n g ờ nà o đó, thì c õ th ể bạn m u ốn tã t c ơ s ở dữ liệu c ỏ nội đ u n g và xem q u a n h nó th e o cá c h đó

H o ặ c đ ể an to à n h ơ n , bạ n có th ể đ ố n g c ơ s ở dữ liệu v à th a y v à o đ ó bạn

ph ải tạ o m ộ t c ơ s ở d ữ liệu trố n g m ới, và im p o rt c á c b á n g , q u e ry , fo rm , và

re p o rt vá o nó (n h ư n g k h ô n g có các m a rco h o ặ c m ã V B A ) N ế u c ơ s ở dữ liệu đ ế n từ ng ư ời đ ó tro n g tổ chứ c c ủ a bạn m à bạn tin tư ỏ n g k h ô n g c ố ý làm c h o nó n h iễ m vỉru s, n h ấ p n ú t O ptions trển M e ssa g e B ar, ch ọ n E n ab lé

T h is C o n te n t và n h ấ p O K T u ỳ chọn n à y bật (e n a b le ) nội d u n g c h o đ ế n lần

k ể tiế p bạ n m â c ơ sở d ữ liệ u khi bạn sẽ ph ải lặp lại nhữ ng b ư ớc n à y đ ể b ậ t lại nội d u n g N ếu bạn đ ã tạ o c ơ sở ơữ iiệu và nó ph ải ch ứ a c á c m a c ro , c á c

th ủ tụ c V B A h o ặ c c á c a c tio n qu ery, bạn có th ể ngăn A c c e s s h iể n thị th ô n g

b á o an nin h khi bạ n m ở c ơ s ở d ữ liệu.

N ếu bạn có p h ẩ n m ể m c h ổ n g virus, bạn nên q u é t b ã t kỳ và tấ t c ả {ile m à

b ạ n dovvnioad từ In te rn e t đ ể tìm

v iru s trư ớ c khi bạ n thự c s ự m ỏ

c á c fiỉe n h ư vậ y, N g à y n a y hầu

h ế t v iru s lâ y lan q u a c á c phần

đính kèm e -m a il H ầu như tấ t cả

chư ơng Irình c h ố n g v iru s tự động

Đẻ m ớ m ộ t cơ sơ dừ liệu từ cửa sổ G e ttin g S ta rte d , n h ấ p tê n của nónếu nó x u ấ t h iệ n tro n g d a n h sách các cơ sở dữ liệu được sử d ụ n g g ầ n đây (nằm b ê n phải) N ếu tê n k h ô n g x u ấ t hiện , n h ấ p tu v chọn M ore ở p h ầ n

tr ê n cù n g của d a n h sách các cơ sở dữ liệu được m d g ầ n đ ây, v à sau đó

đ ịn h hư ớ n g s a n g cơ sở dữ liệu

Đè’ m ữ m ộ t cơ sở dữ liệu m ột khi b ạ n th ấ y cứa sò’ A ccess th ò n g thường, hãy l à n ^.hac Tvhữỉig bơr.'c sau đ â ’-;

OtTice B u tto n là n ú t trò n ở góc tr á i tr ê n cùng của t ấ t cả ứng dụngOíTice 2010

2 C h ọ n tê n fìle từ h ộ p th o ạ i o p e n vừa x u ấ t h iệ n

Có th ổ b ạ n cần duy ệt san g nó Sử d ụ n g các b iể u tượng n ằ m p h ía

b ê n t r á i hộp th o ạ i O pen để th ấ y các fo ld er k h á c

nhau-3 N h ấp n ú t o p e n h.oặc n h ấ p đôi tê n file.

Accoss mở cơ sd dữ liệu Nfìu bạ)i chấv m ọ t th ô n g oáo a n n in n gày

hoPDR m i r g xem p h ầ n "Thônị: báD 'Ỗ-; í.n n ir.h k ỳ quặ,ĩ n à y lè gi?"

• • • • • • •

Thủ thuật

Sau đày là m ột sô hướng dần tiệ n lợi vế việc m ở các cơ sở dữ liệu:

^ .V í u biỊì- }.ii,ốji ,nO I'ii, t CỪSỜUŨ liựii ÌÌM tkH 5.'? d ụ n g ^ ầ n đãy, bạn

có th ể m ở m etiii File và chọt! ièn f ì k tư Ị)hici b èii p h ả i m en u Ftlf.

lên JÌỈÍ> cùa mồl Ctísở d ữ liỘH hiện cỏ đ ể m ở nỏ.

Suirt > Aĩỵ Rứceỉii Doctitnenis và chọn/ile.

K hi b ạ n làm việc với cơ sở dữ liêu, th ê m các cửa s ể xuâ't h iệ n bên tro n g cửa sổ A ccess C h ín h xác n h ữ ng gì b ạ n th ấ y p h ụ thuộc vào cơ sở dừ liệu M ột cơ s à dữ liệu đơn g iả n h iể n th ị k h u n g đ ịn h hướng (N avigation

P an e), đưực mô t ả sau tro n g chương này M ột sô' cơ sớ dữ liệu bao gồm các m acro hoặc m odule VBA h iể n th ị tro n g m ộ t form v à làm ẩ n N aviga- tio n P a n e Cơ sở đữ liệu cũng có th ể được lập tr ìn h đ ể làm ẩ n to à n bộ các

th à n h p h ầ n A ccess chuẩn

M ở các f ĩle Access cũ

Access 2010 giới th iệ u m ộ t đ ịn h dạng ílle m ới cho Access T h a y vì tạo các file m db, A ccess 2010 tạ o các file accdb C ác đ ịn h d ạn g fìle m ới cho

p hép tích hỢp với M icrosoíl W indow s S h areP o in t Services 3.0 v à M icrosoft

O íĩĩce O utlook 2010, cho p h ép tạ o các trư ờ ng dò tìm đ a g iá tr ị v à đưa ra

n h ữ n g tín h n ă n g mới

Access 2010 tạ o các file accdb th e o m ặc đ ịn h , n h ư n g nếu b ạ n b iế t người n ào đó có m ộ t p h iê n b ả n A ccess trước c ầ n sử d ụ n g cơ sở dữ liệu của

b ạn , b ạ n có th ể lưu nó b ằ n g đ ịn h d ạ n g A ccess 2002-2003, hoặc b ằn g

đ ịn h d ạ n g A ccess 2000 N h ấ p n ú t OíTice v à chọn S ave As đ ể th â y tuỳ chọn đó B ạ n k h ô n g n ê n sử d ụ n g các tín h n ă n g 2 0 1 0 m ới n ế u b ạ n b iế t

b ạ n cần lưu cơ sở dữ liệu b ằ n g m ột đ ịn h d ạn g k h á c

Access 2010 có th ể m ở các cơ sd dữ liệu dược tạ o tro n g các p h iê n b ả r

A ccess trước Sau đây là n h ữ n g gì xảy r a k h i b ạ n m ở các file Access cù

n h ư vậy:

^ A ccess2 0 0 Ò : yio chi inệc niơ í\'ểíi bạ n ỌOCCÍC irn'ùng t>oci< ăối lìíỢHỊ’

mới sử dụn% các iính ìĩãUQ, mới trong Access 2010, các đổi tượng ão

sẽ không lảni việc irong Access 2003- Nốii khôìig, bạn có IbểcỊiiay í r ’>

nề Access 2003 nếti cần thiết m à không g ặ p vấ n đ ề g i cả.

ẫi A ccess 2 0 0 2 ( O JficeXPy Access 2003 sửclụnq cùng m ột định dạng

không th ể m ờ các file Access 2002 hoặc

2003)-M A ccess 2000: No chì việc rĩiỏ] m ặc dìi đinh d ụ tìg /ile bơi khác Thanh tiên đ ể ghi Access 2 0 0 0 file /o rm a t nhìòig m ọi :hử lùm việc tốt Nốn

bcin ỉạo hât k ỳ đ ố i tượng mới trong fiỉe cũ đ ó 11X»IQ k h i nó m ở trong

Access 2010 chúng sẽ không làm việcìiếii bạn m ờ file cơ sở cỉữ liỘH saii đó t}x>ng Access 2000, ìibiùìg m ọi th ứ kh á c tbĩ lùm viộc.

K íic c e ss 2.0 A c c e ss 95, hoặc A cce ss 97; Khi lần đầỉi mở một tìrìHíi

c á c ịile cơĩiở d ữ liệu định dạng cũ hơn }7ày, Access cho hạn hai lựu chọn:

B ạ n có th ổ b ậ t (eiiablc) cư sở d ữ ỉiộn, ỉtgbĩct là Accưs.s 2 0 1 0 g tữ lile đ ỏ bằníị đ ịn h d ạ n g cũ tbônq tbỉỉờỉiQ, c ủ a nỏ đố b ạ n cồ th ề niủ

lại nó san đó tw ng p h iên bản cũ của Access,

n B ạ n có th ể chuyền đổi (comxĩrt) cơ sở d ũ liệỉi cũ thành định dạng Access 2010 Dó là lựa cbọn của bạn; quyết đ ịn h dựa vào iHệc bạn (hoặc những ngỉỉời khác) sẽ m ở cơ sở d ữ liệu nàyiỉ-onq

p b iô n bản Access cũ.

K lil ìxỊĩì rTiồ m ột cơ sỏ dơ lỉệư được (cnQLled) fron<^ Access 2 0 1 0 , làm việc

c liĩ vói dữ liệ u : I3gn cố ilìế fgo \ìoộc d ìỉn h sửa các đếr tượnq cơ sd liệu ckdnq kgn nkư cóc fopm và reporK M ộ l 5ố íTìodưle V B A cũ kon 5€ kkônq c k q 4 tponq Access 2 0 1 0

Đà m ơ cơ sứ dữ liệu đo!

A ccess là m ộ t cơ sờ dừ liệu đa người clÙRg n g h ĩa ià n h iề u người có th ể

mờ m ộ t cơ sd dữ liệu A ccess cùng m ột lúc C ách th ô n g th ư ờ n g là m ột sô’

m áy tín h tr ê n m ộ t m ạ n g (thường là m ạn g cục bộ tro n g m ộ t v ã n phòng)

chạy A ccess - v à t ấ t cả có th ể m ở cùng m ộ t cơ sở dữ liệu cùng m ộ t lúc

Access th p o dõi a i đ a n g làm điều gì, v à n g ă n người đùng (hầu như) xung:

Acc e ss id ic á người tliu h a l cho íĩếii k}á người tliú nh.Ẳt h o à n t ấ t việc bién tập

Đ ịn h hướng xung quanh

S au k h i m ờ m ộ t cơ sở dữ liệu, bạn sầ n s à n g k h ả o s á t xung q u an h , ở bên tr á i b ạ n sẽ th ấ y N av ig atio n P an e liẽ t k ê các đôi tư ợng tro n g cơ sở

dừ liệu (nếu t ấ t cả n h ữ n g gì b ạ n th â y là m ộ t d ải dọc m àu x a n h dương,

n h ấ p d ả i đó đ ế th ấ y N av ig atio n Pane: n ếu b ạ n k h ô n g th ấ v N avigation

P a n e h o ặc d ải, h ă y nói vứi n h à p h á t tr iể n cơ sở dữ liệu đ ể xem cơ sở dữ liệu áược ấ n đ ịn h sử d ụ n g n h ư th ê nào

Ban có th ể nid các ctỗi iượng Access b:lng cíich n h ấ p đòi ch ú n g (trừ

•jhi b ạ n đ a I.ha} ủổ hộp th o ại N a\'ig aũ o n O pcions đê cho b ạ n n n ấ p đơn

ỉ ể mỉr) hoíiC b ằ n g c á c h rCì '.•húng vàc Mà'.ìgr l.\rn việc.

B ạ n sẽ th ấ y m ộ t ta b tro n g v ù n g iàm việc cho m ỗi đối tư ợng m ờ, n h ằm làin oho việc địi ih hư ớ n g giữa các đối tư ọng iĩKỈr tr ơ n ê n dễ dàng Đ ế đóng Tiột đỏ’i tuỢng m ở, n h ấ p X tr ê n cùng m ộ t dì>ng với ta b đôì tượng k h i đối ượng điíợc kích h o ạ t, hoăc n h ấ p p h ái tab v à chọn Cloae

Thử n g h iệ m v ó i c à c cơ s ỏ dữ lỉệ u m au A c c e s s

\ c j e s s c ó : h p d o v i i l c a ù i n ọ t s ó c ơ ă o c-ữ ! i Ị u d ể c l i O h ạ i i m ộ t t h ứ g ì d ó

đổ vọc sCía tro n g Ichi bạn k h á m p h á cách h o ạ t đ ộ n g của chương trìn h

T iíịm chi chung cc th»'>:ii!p b ii! Iighi r i il.u -iị,'y tưiíng cLo các C(í-SỜ d J hệu của c h ín h b ạ n

Thử n ghiệm cơ sở d ữ liệu N o rth w in d

Cơ sỗ dữ liệu m ẫ u N orthvvind là m ột h ệ th õ n g n h ậ p đơn đ ặ t h à n g m à

i r ộ t công ty thự c p h ẩ m đ ạ t hàn;^ quii bưu đ iện ảo sử dụng đ ể th e o dõi các đơn đặt h à n g , k liá c h h à n g , n h à cung cấp, v à s ả n p h ẩ m C ách duy n h ấ t

đ ể mở cơ sở dữ liệu N orthvvinđ là chọn nó từ cửa sổ O p en in g (có th ể b ạ n

p h ả i đ ó n g A ccess, rồ i mở nó lại) N h ấp S am p le từ T e m p la te C ategory

P a n e n ă m p h ía b ê n tr á i, sau đó chọn N orthvvind từ k h u n g giừa Cơ sở dữ liệu cần m ột tê n tr o n g k h u n g b ê n p h ả i - b ạ n có th ể đ ể lại tê n th e o m ặc

đ ịn h hoặc th a y đổi nó Sau đó n h áp D ow nload đ ể tạo cơ sở dữ liệu

N orthvvind t r ê n m á y tín h

B ạn th ấ y m ộ t m à n h ìn h giói th iệ u (thực sự là m ộ t form) hướng d ẫn

b ạ n n h ấ p n ú t O p tio n s t r ê n M essage B a r và E n ab le c o n ten t (b ậ t nội dung) Sau đó b ạ n th ấ y m ộ t form đ ă n g n h ậ p - chọn m ột tê n đ ăn g n h ập

từ d a n h sách (tê n n à o th ì k h ô n g q uan trọ n g ), v à n h ấ p Login

Cơ sở dữ liệu mở r a - b ạ n có th ể b iế t được bdi vì m ộ t cửa sổ đ ã x u ât

h iệ n với tê n của cơ sở dừ liệu dưới d ạ n g tiêu đề của nó Vậy th ì b ạ n có

th ể làm gì với nó? L àm t h ế nào b ạ n có th ể th ấ y cái gì n ằ m tro n g đó?

P h ầ n tiế p th e o m ô tả cửa sổ này v à cách làm cho nó h iển th ị t ấ t cả

n h ừ n g th ứ tro n g cơ sở dừ liệu

A c c e s s N d v ỉg a tio n Bar, R ibbon v à m en u F ile

N ếu b ạ n dã là người sử Hụng Ací^ess, b ạ n sẽ n h â n r a nợav r ẽ n ? cửa sổ Access 2010 trô n g h o àn to à n k h ác vđi b ấ t kỳ p h iê n b s n A.ccess trước Thực tế, có lẽ b ạ n đ ã đi th ẳ n g đến p h ầ n n à y để x em cách đ ịn h hướng xung q u a n h giao d iện A ccess mới

Ribbon

Đ ầu tiê n b ạ n sẽ lưu ý r ằ n g kh ô n g có m enu T h a y vào đó có các ta b ở

p h ầ n tr ê n cùng của cửa sổ, v à m ột n h ó m các n ú t Sau đây là m ột R ibbon

m ới đ ã th a y t h ế m enu và các th a n h công cụ

M ột só” ta b k h á c n h a u t r ê n Ribbon có s ẵ n , v à được tru y cập qu a các

ta b ở p h ầ n t r ê n cùng của cửa sổ Các ta b H om e, C re a te , E x te rn a l D ata,

và D a ta b a se T ools luôn có sẵ n Có s ẵ n th ê m các ta b k h i các đô”i tư ợ ng cụ

Oau Moâíty Fieiđs

s««d *«e»j ĩ«fl _ $h»t»Pomt S|V«C $nífePởim « PCP ĩmềit Cte*?« M»n*9e

C á c n h ó m

Hìnti 2.2: Các tab hiển thị các ribbon khác nhau, và bên dưới chúng, ttìanh cống cụ

ũ uick Access hiến ỉhj.

R ibbon tr ìn h b à y các n ú t tro n g các n h ó m được g h i n h ã n Đ ây là lý do

tạ i sao to à n bộ sá c h n à y yêu cầu b ạ n (ví dụ) n h ấ p n ú t Excel tro n g n h ó m

E x p o rt của ta b E x te rn a l D a ta trê n R ibbon Đ ể tìm n ú t đó, trư ớ c tiê n

n h ấ p ta b E x te rn a l D a ta đ ể h iể n th ị ta b E x te rn a l D a ta tr ê n R ibbon Sau

đó tim n h ó m E x p o rt ữ giưa R ibbon (các tê n n n õ m n ằ m ó đáy R ibbon, Sau dó tìm n ú t E xcel bên tro n g n h ó m đó.

Sau đ â y là m ô t ả về các loại n ú t m à b ạ n sẽ tìm th ấ y tr ê n từ n g tab

tr ê n R ibbon;

a H om e: N lít đần tiôn íì-ồn tab n à ylà n ú t View, n ú t n à y cbophép bạn

th a v đ ổ i k h u n g x e m c v a đ ổ i ti'Ợ’ỉg đ ư ơ c b ^ ể n fh i C kboảng c á c b từ

Design đ ế n D alsheet cho một bảìig) Cĩ'ing chứa các n ú t được sử

d m ig chủ yéit đ ể x ư lý các reccrcL: định dạnị;, ‘etởĩ tục các record mới tạo các iổng, và chinh tả, cũng n h iíp h â n loại, lọc, ĩ.'à tìm d ữ

Hỗn.

M C reate: Các n ú t đ ể tạo niột đối tìtợng mới trong cơ sờ d ữ liệỉi.

u E x te r n a lD a ta : C á c tiú tđ ể import d ữ liệĩi hoặc các đối tĩíỢĩigvào cơ

sở d ữ liệii h iện h à n h hoặc Xìuit íexporO df( liệu hoặc các đối tượng

từ c ơ s ở d ĩĩliệ ii h iện hành, kết nổi và đồỉig bộ hoá I^ớiSharePoũn và thii thập d ữ liệìt qua em a il sứ dụng Outlook.

M D a ta b a s e Toóls: Các n ú t m à hầii hết các n h à p h á t triển quan ĩâm nbẩt Cck víii- d ể h iể n rhi edilo^ Visnaỉ Basic, h iến thị ci;à lạo) cắc tnốĩ (ịiiaií iỉệ g ữ ĩ -Í(C búng run ị :o 5(> ílũ Lộn, lun t r ĩ à i v.ệ I >à phâìi Urh c ơ s ở d ữ ìiệ v p h ố i hơpi'âì SQL gĩiải! lý các oảngdược Hêii kếĩ, tạo hoặc qiián lý một dciUibase suntcbboard, m ã boá cơ sớ d ữ liệìi, <ịi'ần ỉý CÍÍC Ad(J-ln.< cơ.sờ cỉữ liệii, vả Iại> inộl ACCDE.

M C ác ta b H g ữ c ã n b bíổn ihị cúc núi đ ổ x ử lý đối tuợng b iệ n hành Ví

r o i cí ic ì i ìi t c h o c a c t a c I’ụ dĩíử c t h ụ c Ỉĩiỏỉí hryng n h ữ n q k o n n g x e m

I t à y

-Vlai nuT cu inụt toOitip m ô I.ả - nó u b ạ u ù ặc con crỏ ch u ọ t t i ê i i a ú t m à

b ạ n sẽ th ấ y tip với tê n của n ú t, m ộ t phím tKt có th ể được sử d ụ n g th a y

n ă n g của nút

Thu nhỏ tô i th iể u Ribbon

B ạn có th ể đễ đ à n g th u n h ỏ tối th iểu (m inim ize) R ibbon đ ể có được

th êm k h ô n g g ia n m à n h ìn h Đ ể th u n h ập tối th iểu , n h ấ p đôi tê n của ta b

h iệ n h à n h , n h ấ n C trl + F l , hoặc n h ấp p h ả i m ộ t ta b và chọn M inim íze

th e R ibbon

N h ấ p b ấ t kỳ ta b hoặc n h ấ n lạ i C trl + F1 đ ể h iể n th ị lạ i R ibbon Tuy

n h iê n , R ibbon sẽ cuộn lê n lạ i sau k h i b ạ n đ ã n h â p m ộ t n ú t B ạn có th ể

sử d ụ n g các p h ím t ắ t (được đề cập ở cuôl chương n à y ) tro n g k h i R ibbon được th u n h ỏ tô l th iểu

Đ ể h iể n th ị lạ i R ibbon, n h â n C trl +F1 h o ặc n h ấ p p h ả i m ộ t ta b và

n h ấ p M in im ize th e R ibbon đ ể xoá dấu kiểm

Chương 2: Khỏi đầu, định hướng _ ^

2 4 C h ư ớ n g 2: K hởi đầu, dịn h hướng

• • • • • • •

Thủ thuật

Nếu bạn th ích Ribbon được thu nhỏ tôi thiểu, có thê bạn muôn ỉuỳ biến Q uick Access T o o lb a r đ ể hiể n th ị nút M inìm ize the Ribbon.

Thay đổi các khung xem đôi tượng

Đối với các đôl tư ợ n g có nliừng k h u n g xem , bây giờ b ạ n có th ể tìm

th ấ y các n ú t V iew d m ộ t sô” nơi Có m ột n ú t View ở vị tr í đầu tiê n tr ê n

ta b H om e, v à d vị t r í đầu tiê n tr ê n ta b ngữ c ả n h của đô'i tượng Để th a y đổi giữa k h u n g x em h iệ n h à n h của k h u n g xem được h iể n t h ị g ầ n đây

n h ấ t, n h ấ p nử a tr ê n của n ú t View (Khi lầ n đầu h iể n th ị m ộ t đôi tượng,

n ú t n à y chuyển đổi giữa k h u n g xem D esign v à k h u n g xem O bject m ặc

d ịn h - ví dụ, g iJ a khuiig xein L a ia á h e tít v a iíhung xem '1'able D esign,

k h u n g xem R ep o rt L ayout v à k h u n g xem Design,)

N ếu b ạ n m uôn h iể n th ị m ột k h u n g xem k h á c của đôl tượng, n h â p ni:a dưới của n ú t V iew đ ể h iể n th ị m ột d a n h sách xổ xuống t ấ t cả tuỳ chọn view từ d a n h sách đó

M ột tu ỳ chọn k h á c là các n ú t view ỏ góc p h ả i dưới cùng cửa sổ Access

- th a n h công cụ n h ỏ n à y h iể n th ị m ột n ú t cho mỗi k h u n g xem có s ẵ n cùa đô'i tư ợ ng mử (C ác T ooltip có sẵ n nếu b ạ n kh ô n g n h ậ n b iế t các nứt) M ột

tu ỳ chọn k h á c nữ a là n h ấ p p h ả i ta b đòl tượng và chọn k h u n g xem m à

b ạ n m uốn

Thanh công cụ Q u ic k Access

Các th a n h công cụ k h ô n g hoàn to à n b iến m ất! Access 2010 vẫn có

m ộ t th a n h công cự n h ỏ (được m in h h o ạ tro n g h ìn h 2.2) xuâ't h iệ n n g a /

p h ía tr ê n R ibbon

T rê n th a n h công cụ là h a n ú t thiíừng được sử đ ụ n g n h iồ u n h ấ t có tliế’ được sử d ụ n g tro n g h ầ u h ế t các ngữ c ả n h tro n g Access;

^ Save: Litìi các thay đổi Síing các dối tì(ợn% hiộìi hành.

^ Undo: Undo ihcio tác có Ibểlítido Sdỉi cùiiq.

K Rcíia- Redo thao tác có tb ề redo san àintị.

C ông cụ Q uick A ccess có th ể đễ d à n g được tuỳ biến N h ấ p n ú t th ứ tư,

m ũi tê n hướng xuống, h o ặc nh â”p p h ả i th a n h công cụ đ ể th ấ y m enu tuỳ

b iế n M ột d a n h sách các n ú t m à b ạ n có th ể th ê m vào th a n h công cụ Quick A ccess h iể n th ị N h ấ p b ấ t kỳ lệ n h (n g h ĩa là, o p e n , Q uick print, )

đ ể th ê m n ú t của nó vào th a n h công cụ N ếu b ạ n k h o n g th a y lệ n h m à b ậ n

m uốn th ê m vào, h ă y x em b ạ n có th ể tìm th ấ y n ú t tr ê n R ibbon hay khô n g , n h ấ p p h ả i v à chọn Add to Q uick A ccess toolbar

N ếu b ạ n k h ô n g th ể tìm th ấ y n ú t m à b ạ n m uốn tr ê n th a n h công cụ

Q uick A ccess ở b ấ t k ỳ nơ i n à o tr ê n R ibbon, th ê m các n ú t vào Quick

A ccess b ằ n g cách làm th e o n h ữ n g bưức sau đây:

i C h ọ n M ore Corr.rr.ancis từ m ẹ ru (\<=t0ĩri? e Qiiick Access toolbar.

A ccess h iế n th ị cửa số C ustom ize Quick A ccess to o lb a r của hộp

th o ạ i A ccess O p tio n s (b ạn cũng có th ể h iể n th ị h ộ p th o ạ i Access

O p tio n s sử dụng n ú t Access O ptions tr ê n m en u OíTice) Xem h ìn h 2.3

F o itn

Ịfr,poi đ s tf tiỉ4 liTỉDOI c* « l ỉp(«ỉ9tnệv(

!ình 2.Z: 11,/ jii}n thanh vông CJ QuiCk Accesắ jử dỊini/ paiiei Cusío.nize cua hụp

thoại Access Options.

2 ơ p h ia b é n tr á i trô n cùng, chọn loại lệ n h m à b ạ n tnuón xem từ

d a n h sá c h xố xuống Choose C om m ands F rom

tìầ i; tiê n là d a n h sách P o p u ỉar C om m anđs C o m m an d s n o t in th e

R ibbon, Ail C oram anđs, M acros, v à O íĩĩce M enu C ũng được liệ t

k ê Ii\ m ỗi ta b cưa Ribboi) Một khi b ạ n đ ã chọn Luỷ chọn Choose

C o m m an d s F ro m , các n ú t từ tuỳ chọn đó x u ấ t h iệ n tro n g họp ben dưới nó

3 C họn th a n h công cụ Quick Access nào m à b ạ n tuỳ b iến ■ chọn từ

đ a n h s á c h xổ xuống C ustom ize Q uick A ccess to o lb a r n ằ m ở p h ía

b ê n p h ả i cửa sổ

C họn từ việc tu ỳ b iến th a n h công cụ Quick A ccess cho t ấ t cả tà i liệu (n g h ĩa là t ấ t cả cơ sở dữ liệu), hoặc chỉ cho cơ sở dữ liệu h iệ n

h à n h

26 C hương 2: Khởi đầu, định hướng

4 T h ê m các n ú t vốn xuâ^t h iệ n ở b ê n t r á i của h ộ p n ằ m b ê n p h ải chứa các n ú t tr ê n th a n h công cụ Quick Access

B ạn có th ể th ê m m ộ t lệ n h b ằn g cách n h ấ p đôi lện h , h o ặc bằng cách chọn v à n h ấ p n ú t Add C hú ý rằ n g b ạ n có th ể loại bỏ m ột

lệ n h r a khỏi hộp b ê n ta y p h ải b ằ n g cách n h ấ p đôi, h o ặc b ằn g cách chọn v à n h â p Remove

5 N ếu cần th iế t, th a y đổi th ứ tự của các n ú t t r ê n th a n h công cụ

Q uick A ccess b ằ n g cách chọn m ộ t lệ n h tro n g hộp b ê n p h ả i và

n h ấ p m ũi tê n hướng lê n hoặc m ũi tê n hư ớ n g xu ô n g x u ấ t h iệ n ỗ

b ê n p h ả i hộp

về các n ú t b a n đầư của nó b ằn g oách Iih âp Iiút R tìset

6 K hi b ạ n h à i lòng với d a n h sách các lệ n h x u ấ t h iệ n t r è n th a n h công cụ Quick A ccess, n h ấ p OK đ ể x em th a n h công cụ m ới được

tu ỳ biến

Điều cuôl cùng m à b ạ n có th ể là m với th a n h công cụ Q uick A ccess

là đi chu v ển nó b ê n dưới R ibbon - h iể n th ị m enu C ustom ize Quick

A ccess to o lb a r v a chọn Show Below th e R ibbon

M enu O ffice File

M ặc dù k h ô n g th ấ y m en u n ào, n h ư ng M icro so ít đ ã k h ô n g h o à n to à n

bỏ m ặc k h á i n iệ m m en u - họ chỉ cẩn th ậ n che g iấu nó M enu Oíĩĩce

B utton - m enu F iie tro n g các p h iên b ả n cũ h ơ n của A ccess - h iể n th ị

b ă n g cách n h â p biểu tư ợng O íĩìce B utton ở góc tr á i t r ê n cùng của cửa sổ Access M enu OíTice B u tton được m in h hoạ tro n g h ìn h 2.4

Hình 2.4: Menu Oíỉice Fíle, hiển

Ihị bằng cách nháp biểu tượng

Oííice ở góc trá i trên cùng của

4 m »« m M*

^ rsA^irv

W*M M U)» 9n« ÌB u»l(» u OMtm rr« •• dM* 4» K V

rifii*w^w>#r»9«ciblidflUMC»

A>«II

N út O p tỉo n s

• I

Chương 2: Khởi đấu, định hướng 27

Ivlenu có b a p n á n quan tro n g : các tuỳ chọn m en u (tro n g cột tr á ij, các

tà i liệu g ầ n đây (tro n g cộr phải), và các nút (ở dướ.i cùng) Đặc b iệ t chú ý

n ú t A ccess O p tio n s đ ể b ạ n b iế t nó nằm ở đ àu k h i cần.

N o v ig a tio n P a n e

C ửa sổ D ataB ase n ằ m ở đâu? Nó đã được th a y t h ế b ằ n g N avig atio n

P an e (k h u n g đ ịn h hướng) N avig atio n P a n e (được m in h h o ạ tro n g h ìn h 2.5') là b ả r g n iỊu lục -r jn g cơ od dừ lÌỊu T ừ nó, b ạ n cỏ th ể m ở b ấ t kỳ

b ản g , query, form , re p o rt, data-access page (tr a n g tru y cập dữ liệu),

m acro, hoặc m odul, VBA tro n g cơ sở dữ liệu - t ấ t cả đơn g iả n với chỉ th ao tác n h ấ p đôi tê n của đô'i tượng B ằn g cách n h ấ p p h ả i các đô'i tư ợ ng tro n g

N av ig atio n P a n e , b ạ n có th ể mờ đô'i tư ợ ng tro n g ra ộ t k h u n g xem khác,

th a y đổi tê n của m ộ t đô'i tượng, sao chép m ộ t đôl tượng, xoá m ột đô"i tượng, im p o rt h o ặc ex p o rt m ộ t đối tưỢng, im p o rt (n h ập ) hoặc export (xuất) m ộ t đối tượng, làm ẩn hoặc h iể n th ị m ộ t đối tư ợng v à xem các thuộc tín h cúa đôl tượng

Chuyển đổi sự hiến th ị khung định huổng /navlgatícn oane

>ề A c c e ỉ» O b fe c ỉs

(o m H 4^4« r i t > f e ^

Hình 2.5; Navigaỉion Pane liệ i kẽ tất cả thành phẩn trong cữ sở dữ liệu.

Thủ thuật

F11 chuyển đô'i sự hiển íh ị của Navỉgation Pane - nó có th ế được tăng lên thành

m ộ t rib b o n dọc họp màu xanh dương Bạn cũng có th ể chuyển đổi sự hiển th ị băng cách sử đụng mũi tên kép ở góc phải trên cùng của khung địn h hướng.

B ạn có th ể là m cho N av ig atio n P an e h ẹ p hơn h o ặc rộ n g h ơ n b ần g việc rê m ép t r á i của nó

28 Chương 2: Khởi đầu định hướng

Kết nhóm các đối tượng cơ sở dữ liệu

N av ig atio n P a n e h iể n th ị các đối tư ợng tro n g cơ sở dữ liệu tro n g các nhóm Mồi n h ó m có m ộ t tiêu đề v à các đối tượng nhóm có th ể được h iể n

th ị v à được ẩ n b ằ n g cách n h ấ p mũi tê n n ằ m b ên p h ả i tê n nhóm

T heo m ặc đ ịn h N avigation P an e h iể n th ị các đôl tượng cơ sở dừ liệu tro n g các n h ó m đôi tư ợ ng liên quan Đ ể cụ th ể hơ n nó h iể n th ị t ấ t cả

b ả n g v à với m ỗi b ả n g h iể n th ị t ấ t cả đối tư ợ ng liên quan

Alí A:cess Cỉy^cts

Hình 2.6: Menu Navigation Pane cho các tuỳ chọn kết nhóm.

N a v ig a tio n P a n e th ự c r a là h ai m en u h iể n th ị dưới d ạ n g m ộ t d a n h sách - các d ò n g được b ậ t sán g m àu x a n h dưđng là các tiê u đề cho m ỗi

m enu Do đó chọn cách h iể n th ị các đòi tư ợng cơ sở dữ liệu th e o cách sauđây:

1 C họn từ d a n h sách N avigate To C ateg o ry cách b ạ n m u ô n các đô'i

tư ợng được k ế t n h ó m n h ư th ế nào

2 Sử d ụ n g d a n h sách F ilte r By G roup đ ể lọc các đôl tưỢng n ếu b ạ n

k h ô n g m uốn th ấ y t ấ t cả chúng

Chương 2: Khởi đầu, định hướng 29

Đẻ th ả y t ấ t cà đói tuợ ng được p h á n loại th e o loại đối tư ợng (như

b ạ n th ư ờ n g th â y tro n g A ccess 2003), chọn O bject T ype từ p h ần

đầu tiê n của raen u và All Access Office từ p h ầ n dưới cùng của menu

Hiển thị các đô'i tượng được kết nhóm theo bảng (tableì - nghĩa là các tên k ết nhóm giống như các tên bảng và nhóm gồm bâng

và các đôì tượiig được tạo quan hệ với nó troag cư sớ (iừ liệt., Các đỏ'i tượng oó thể

;.uàt h.ệii ỉihiều frcn;' inct nl.ó;n

H irn tbị :ác lối tươn.Ị lược kết nhc'n; theo ngày tạo Các nhóm là Today, LastWeek, TwoW(;eks Ago, L ast M07ith, và Older.Hiển thị các đó'i tượng được kết nhóm theo ngày chỉnh sửa sau cũng Các nhóm, ^ồm

Toca;', L is ; W3ek, TwoWi.eks /.g:ì, L.ìí>t

Month và Oider

Thú Ihuật

Rạn 'ũ n g cn thế c h ọ i' á*:h kết n h Õ P ỉ fá f dối tư ợ rg ')ằ n g c.ich n h íp phái than^ liô u dê cua N aviga tion Páne hoộc vung tàm ừ đáy N avigaíion p.ine và chọn từ menu con Category.

Các tuỳ chọn F ilte r By G roup th a y đổi k h i b ạ n chọn m ột tu ỳ chọn

N av ig ate To C ateg o ry k h á c đ ể liệ t k ê các tu>’ chọn liê n quan Ví dụ, nếu

b ạ n chọn đ ịn h hướng th e o O bject Type, các tuỳ chọn Tilter là các loại đối tượng k h á c n h a u (các ta b le , query, form ) Tuy n h iê n , n ếu b ạ n chọn đ ịn h hướng th e o T a b le s a n d R e la te đ Views, các tuỳ ch ọ n íĩlte r lằ tê n của các

b ản g tro n g cơ sd dữ liệu

30 C hương 2: Khởi đầu, định hướng

Phân loại các đối tưỢng tro n g Navỉgatỉon Pane

B ạn có th ể p h â n loại các đô'i tượng b ê n tro n g m ộ t n h ó m tro n g N avi-

g atio n P a n e b ằ n g cách sử d ụ n g m enu tắ t N h â p p h ả i th a n h tiê u đề của

N av ig atio n P a n e hoặc vùng trố n g ở đ áy N a v ig a tio n P a n e , sau đó chọn từ

m enu S o rt By Sử d ụ n g S o rt By, b ạ n có th ể chọn c ả m ộ t th ứ tự p h â n loại (tă n g d ầ n hoặc g iảm d ần ) v à m ộ t thuộc tín h đ ể p h â n loại th e o (N am e, Type, C re a te d D ate, M odiíled D ate) B ạn cũng có th ể loại bỏ các th ứ tự

p h â n loại tự động Rem ove A utom atic S o rts (lựa chọn cuôl cùng trê n menu)

B ạn có th ể th a y đổi th ứ tự của các n h ó m b ằ n g cách sử dụng h ộ p thoạ:

N av ig atio n O p tio n s được đề cập sau tro n g chương n ày

Chọn kích cỡ và các chỉ tiế t cho các đ ối tượng N a vig a lio n Pane

Đ ể q u y ết đ ịn h m ỗi đối tư ợng h iể n th ị tro n g N a v ig a tio n P a n e n h ư th ế

n ào, b ạ n có th ể chọn từ b a tuỳ chọn N h ấ p p h ả i th a n h tiê u đ ề của

N av ig atio n P a n e hoặc k h o ả n g trố n g ở cuôl N a v ig a tio n P a n e , sa u đó

chọn từ m en u V iew By Sau đó chọn các tu ỳ chọn là:

D etails: H iển thị tên của đối tĩíợng, loại đối tượng, ngàv nó đ ã đìíợc

tạo, và ngày nó được chình sứa lần san cùng.

B Icotv H iểỉi thị một biển tiíợng lớn cho m ỗi đối '.ượHQ, dổthôrn khoảng trống giữa các đối tỉíợng được Hệt kê

t ! List: Đ âv là tnỳ chọn m ặc đinh mà bạn th ấ y tro)iQ các h ìn h qua Sìiốt sách này M ồi đối tượng hiền thị với loại đối tượng mà nó đ ạ i diệĩ

X 'à tên của nó.

Các tu ỳ chọn N avig atio n Pane

N av ig atio n P a n e có th ể là m ột công cụ m ạ n h , v à có m ột h ộ p th o '\i (được m in h ho ạ tro n g h ìn h 2.7) đ ể điều k h iể n cách n ó là m việc Đ ể h iể n

th ị h ộ p th o ạ i N a v ig a tio n O ptions, n h ấ p p h ả i th a n h tiê u đ ề của N avìga- tio n P a n e hoặc k h o ả n g trô n g ở cuối N av ig atio n P a n e , ch ọ n N av ig atio n

O ptions T ro n g h ộ p th o ạ i n ày , b ạ n có th ể là m m ộ t sô' điều:

# ĩ u ỷ b iê n s ự h iế n ih ị nhóm : !>ạ>ì có th ể s ứ dụníị bộp thoại NaviỊịa- lio ỉ Optiovs đ ễ chọn ĩihiéii nhóm CÍỔ h iền thị ivà !àm ẩ n những nhóm khảcj và đ ẻ lạo các khung x e m ỉiiỳ ý

^ Chọn loại hạng mục mà bạn niaốu ttiỲ biến từ d a n h sách Catego- ĩies D a n h sách Groìipssẽ Ihaỵđổi đ ể p h ả n á n h nhóm troìig hạng

m ục đìíợc chọn S ứ d ụ tìẹ các hộơ kiổm đ ề chọn các nhóm đ ể hiển thị - các nhóm sẽ khôììg có một dẩn kiểm sẽ được ẩn.

* DO tb a y đ ổ i th ứ tự các n h o m biéìi th ị k h i b ie n thị irung Tables và

Reỉated Views, chọn một lên nhóm - các m ũi tên hiíớng lên và biỉ'ớng xiiống hiểìi thị Nhấp m ũi lêii thích hợp cho đ ế n khi đối tỉỉỢ ĩigxìiất h iệ n ở ĩn tr í mà bạn miiổn.

• 7 Ỉ » / k iế m c á c đ ố i ttỉỢtig c ơ s ở d ữ liệu: Access 2 0 1 0 có một công cụ

tiện lọi đ ể giúp bạn tìm các đối tìfợng cơ sở d ũ liệu - m ột thanh secirch a ỉa Sarigaiion Pane Hiển thị tbanh searcb bằng cách cbon tiíỳ chọn Shoiv Search Bíir Irèn hộp tooại Navigation Opliotis.

S ử d ụ n g th a n h se a rc h d ể tìm các đối tư ợ ng b ằ n g cách gõ n h ậ p các ký

tự vào th a n h K hi b ạ n gõ n h ậ p , d an h sâch tro n g N av ig atio n P a n e sẽ cập

n h ậ : đê h i í n tlụ cliỉ cac đối tượ.ig- có cấc m ẫu tự tro n g te n của chung \ í

dụ, h'm h 2.8 iDÌnh h o ạ text o rd e r tro n g th a n h sn a rc h v à chỉ các đô^ị tượrig co từ o rd e rs ở nơi nào đó tro n g tê n của ch ú n g m ới h iể n th ị tro n g

Ỉ3 0 «ớệti 8yC oíton«íf Pípor*

Hình 2.8; Thanh search cho phép bạn tìm các đối tượng có order trong tên của chúng.

• M ở c á c d ố i tiểỢiig b ằ n g c á c h n h ấ p eĩơn: Hộp Ihoại Navigation ồp- tioĩis cho p h é p bạn chọn việc có m ở các đối utợtig bằng cách ìibấp đơn hoặc n h ấ p đôi ba y không Theo m ặc đ ịn h là nhấp đôi (doubíe- click).

Tạo các nhóm tu ỳ ý

T h ay vì sử d ụ n g các h ạ n g m ục m ặc đ ịn h cho các n h ó m N av ig atio n

P a n e , b ạ n có th ể tạ o các n h ó m tuỳ ý riê n g của b ạ n sử d ụ n g h ộ p th o ạ i

N a v ig a tio n O p tio n s, sau đó rê các đối tượng cơ sở dữ liệu vào các nhóm

m ới S au đây là cách thự c h iện ;

1 Đ ể h iể n th ị h ộ p th o ạ i N avig atio n O ptions, n h â p p h ả i th a n h tiêu

đề của N av ig atio n P a n e hoặc k h o ản g trố n g ở đ á y N avigation P an e, sau đó chọn N av ig atio n O ptions

2 T ro n g h ộ p C ateg o ries, chọn C ustom , hoặc tạ o m ộ t h ạ n g mục tuỳ

ý m di b ằ n g cách sử dụng n ú t Add Item b ê n dưới hộp C ategories

3 H ã y chắc c h ắ n h ạ n g mục tuỳ ý m à b ạ n đ ã tạ o được chọn, v à tạo các n h ó m m ới b ằ n g cách sứ dụng n ú t A dd G roup b ê n dưới hộp Group T h a y đổi th ứ tự của các nhóm , nếu cần th iế t, b ằ n g cách sử

k h i n h ó m được chẹn

Q L d ú

-32 Chướng 2: Khỏi dáu, dịnh hướng

H qi^ íiiìố ẳ ể h g n ^ mực Unossiqrk^d O b)ecfs ẩược đ ó n h d đ u k iểm chc ẩến kíii l> 5 n

ẩã qón cóc ẩối iượnq vào các nlióm củo ckúnq.

c Chú ý r ằ n g b ạ n tạo các sh o rtcu t d ẫ n đến các đcíi tư ợ n g (m ũi tê n

sh o rtc u t h iể n th ị với biểu tư ợng loại đối tượng) B ạ n có th ể đổi

Làm ẩn cac dôi tượng

B ạn có th ể làm ẩ n các đôi tượng v à nhóm h o à n to àn , hoặc là m cho chúng k h ô n g có s ẵ n {chúng x u ất h iệ n tr è n m à n h ìn h n h ư n g tro n g suốt)

B ạn có th è’ chọn là m ẩn các đòi tượng m ột cách riê n g lẻ, hoặc b ạ n có th ể làm ẩ n to à n bộ các nhóm Hộp kiểm Show H id d en O bjects tro n g hộp

th o ạ i N a v ig a tio n O p tio n s q u y ết đ ịn h xem các đôl tư ợ n g được ẩ n có h o à n

to à n ấ n h o ặc chỉ tro n g suốt h a y không

C Ị ễ ^ íU

-Chưdng ^ Khỏi đẩu, dịnh hựớng ^

Đ ể l ò m ẩn cóc đếi tượnq, 3đu tiên hiến líij liộ p ilio g i M avlqolion C p lio n s (bủncỊ

tó c h nfiđp píiỏi ttia n ii liêu áề M aviqahon P o n e ) vò sau ẳỏ ckọn M avlqotìon

O p íio n s lòiTi d'n cỏ m ộl ní»óm, nkđp pkỏí tiệư 3ể nkóm vn c liọ n H ld tì B g n cũnq c6 itìế lò in ẩn m ội nhóm bòng cócíi i ù Jụnq liộ p tíiogí M avìqolion O p tio n s

Đ ể K iến lliị Igí n kó m , áótỉli dâu kiếm kộp củo nó fponq hộp llìo ọ i M ovlqolỉon

^ D ổ lả m ẩ n boủìì loíìn (tối íKỢììg ìih ííp p h ả i l ú chọn Oỉỵịect Proper-

Tạo x o ó , đ ổ i tê n , s a o c h é p v à in c á c đ ố i tư ọn g

Qua su ó t sa c h n à y b ạ n n g h e về cách tạo v ã c h ín h sử a các bâng, form ,

re p c rt, v à n h ữ n g đô’i tư ợ ng Access khác sử d ụ n g cửa sổ D a ta b a se M ột sô'

tá c vụ d iẽ n ra th e o cùng m ộ t cách cho t ấ t cà đòì tư ợng A ccess th in h

th o ã n g x u ấ t h iệ n , do đó b ạ n cũng có th ế tim h iểu ch ú n g n gay ở đây

Ểl Tạo tuột đ ố i iượtig: ĩỉiể ii thị iob Create trôn Rihbon và saii đó nhấp

n ú t thích hợp B ạn thườiỉg thấy các Itiỳ chọn đ ể lạo đối h(Ợnq bằng cách chạv một w izard đ ể giúp bạn bieớc qỉia liến trình hoặc bằng cách sứ dạng khíuig x c m Dcsign - một cửa sổ có các x á c tập đ ề thiết

k ế đối tt(ợng.

K X oá m ộtđỐ itiiỢ Ịig: Chọn tíôi 111 'Ợiiq rà ìihấnphim D elete Việc nhấp

iih ấ p p h ả i đối tượng và sciìi cíỏ chọn Delete cũìỉg tương tự nhĩ( vậy Access hỏi bạn cỏ thực sự chắc chắn trước khi xo á bỏ đối tiỉỢiig đi

liệu của nó.

34 Chướng 2: Khòí đầu, định hướng

Đ ổi tê n m ột đ ố i ttíỢng: Shổp lên của đối tượng rà ỉihấìi F2 Hoặc

n h ấ p p h ả i tên t'à cbọỉì Reiưiine ĩlìco một ironq b a i cách, một hộp

x u ấ t h iệ n xim g qnanh tởìì của đối tượng Gõ nhập một tên mới rà

n h ấ n Enter Nbrìtì Esc nếii bạn thav đổi ý định.

Sao c h é p m ột đ ố i tượiig: Chọn dối iượiìg m à bạn m iiốn sao chép

Thủ thuật

Khi bạn tạ o m ộ t form hoặc report, bắt đầu với một bản sao của re p o rt hiện có (thay vì b ắ t đầu cả m ột report mới ngay từ đầu) thì nhanh hơn.

M in tnộí đ ố i íiứựtiỵ: ũ.yọn hoặc mỏ đối Hỉợng ))ià Ixin niỉiổìi ĨH t'á sau

đó n h á ii ClrhP, nhấp iiú tP ìin t ỉrôu thanh cônọ cụ Q nlck Acccss (được m in h bof,i à /ĩôn Irái Irong lồ) boặc cbọti OJfica lỉiitíừn > Print

N ếu bạn mtiốn Ihấy nbũiiĩ^gì bạn sẽ đìtợc Ỉỉitớc kh i ìãníị p h ígiâ'ỵ

n h ấ p Office Bnuon chọh mùi lên n ằ m bên p h ả i ln ỳ chọn Priiit, vò chọn Print Previeu- irKỞc khi ìn

m u ố n khởi độìig /Uces-.v ÍÍỈOCƯVỎ í!'( 'iệii rà f:qciy lập í ức ĨHỞ ;nội đ ci iưựng cụ thổ, bạn có ibổtạo m ộlshvìlait mìuỉou-s d ằ n íĩốn đốiiượ/ig

S h u ricìitcó ih ổ n à m Ir&iì ciưsklop W iiidoivshoậclrâỉi m enn St(ií 1 CỈhỉ

v i ệ c r ò đ ô i tỉíụiig t ừ cừú s ổ D c i ia b í i s c đ ố n d e s k t o p W i ì i d o w s - W in -

doivs tạo shorỉcìit San đo bạn có th ể rê sbonciu n à y đ ế n rnenĩi Starí

n ê u b ạ n mttốìi shoiicn! írêr ineim Staĩi.

T h am k h á o chéo

Bạn có th ể tìm thây thêm thông tii\ về việc in trong chương 2 của phần

V, chương này nói về việc tạo và in các report

S ử d ụ n g c á c w iz a r d

C ách đ â y n h iề u n ăm , M icrosoíl đã p h á t m in h r a các w iz a rd , n h ữ n g chương t r ì n h d ẫ n d ắ t b ạ n qua tiế n trìn h thực th i m ộ t lệ n h th ô n g th ư ờ n g

T h a y vì t r ì n h b à y m ộ t hộp th o ại lổn có vô scí tu ỳ chọn, m ộ t w iz a rd hỏi

b ạ n m ỗi lâ n m ộ t hoặc h a i câu hỏi và sử dụng th ô n g tin m à b ạ n đ ă cung

Chương 2: Khdi đẩu, định hướng 35

cấp irưởc khi để n g h ị n h ậ p thèin thơng tin T â t cầ chương t r ì n h tro n g

M icrosoft Offìce, bao gồm cả Access đều cĩ kèm các w iz a rd

C ác w iz a rd x u ất h iệ n tro n g các hộp th o ạ i đều cĩ k èm n h ằ m p h ả n hồi

lạ i m ộ t lện h Ví dụ, tr ê n ta b C re a te trê n R ibbon, n h â p n ú t M ore tro n g

n h ĩ m F o rm s v à chọn F o rm W izard F o rm W izarđ xuâ't h iệ n n h ư được

m ir h hoa tro n g h ìn h 2.9

w hch fieJds do you vsan? on >cuf fịrm?

You Cđn chũOM om (rxỵe ộoe tdble ot ữ je 'Ỵ

Tibỉê Aiiei.í Êõk

r r s t Nơf7>?

Í A S ị K ỉ t m t

Ù5fTí>a"»y 'Ảdỉrí-íl

| A c r Ế « 2

Oí/

ỉĩ t \

Hinh 2.9; Form W izard dẫn dắt bạn qua tiến trình tạo một form m ới.

l ấ t cá v.zard MicrosoÍL tu á n tn eo cùn^ m ỏt m ẫu là h ỏ i m ộ t io ạ t càu

hĩi T rà Iđi niỗi câu hĩi v à n h ấ p n u t N oxt ở cuối hộp th o ạ i - v á b ạ n đi

lời m à b ạ n (là rlưa ra tr ê n một cửa sơ’ trưưc, n h ấ p n ú t B ack B ạ n cĩ th ể

th ể n h ấ p được) cho d ê n khi bạn cung cáp đu th ơ n g tin đ ể w iz a rd h ồn Lhành cơng viộc của nĩ

tê n kép C họn m ộ t m ục b ằn g cách n h ấp mũi tê n đơn B ạn cĩ th ể huỷ

ch ?n b ằn g cách sử iụ n g các n ú t mùi tên trị thoo hư ớ n g ngược lại,

N h ậ n s ự trọr g iú p

A ccess cung cấp sự tr ợ giúp trực tuyến, v à nĩ cĩ th ể h o à n to à n hữu ích , do đĩ n ê n học cách sử d ụ n g nĩ Để hơi hệ th ố n g A ccess H elp m ộ t câu

h ỏ i, sau đ ây là cách thự c hiện;

1 N h á p dâu hỏi ở gĩc p h ả i p h ía tr ê n của cửa sổ A ccess (hoặc n h â n

F l)

2 Gõ n h ậ p m ộ t sơ từ tìm kiếm tro n g hộp H elp v à sau đĩ n h ấ n

E n te r

Trước tiê n A ccess tìm k iếm tr ê n h ệ thố^ng H elp của nó đ ể tìm các

m ục tư ơ n g hợ p v à sau đó h iể n th ị b ấ t kỳ k ế t quả tìm k iếm tro n g cửa sổ

3 N h ấ p m ộ t chủ đề (topic) đ ể xem th ê m th ô n g tin

B ạn cũng có th ể n h â p biểu tượng cuốn sách tr ê n cửa sổ H elp đ ể th ấ y

k h u n g T ab le o f C o n ten ts

Sau đ â y là n h ữ n g w eb site hữu d ụ n g đ ể b ạ n tìm được các lời giải đáp cho các câu h ỏ i Access:

u M icrosọ/Ì Síip p o rt: sjipport.microsoft.com

R ibbon m à k h ô n g cần đ ế n chuột, làm theo n h ữ n g bước sau đây:

1 N h â n p h ím Alt

N ếu xem ^kỹ, b ạ n sẽ th â y các m ẫu tự x u ấ t h iệ n tr è n R ibbon -

n h ữ n g m ẫu tự n à y tương ứng với các ta b , các p h ầ n của R ibbon, cac

n ú t hoặc các m ục d a n h sách xổ xuông

2 N h ấ n m ẫu tự cho ta b , p h ần , hoặc n ú t m à bạn m uôn và th ê m rác

m ẫu tự sè x u ấ t h iện Tương tự gõ n h ậ p cho đ ế n khi b ạ n đ ă th /c

th i lện h

* Các m ẫu tự không thay đổi, do đó hạn cỏ th ể n h ớ thao tác §õp h ím

thô?ỉg tbỉỉờìig sao cho bạn hoàn thành côll^ I’iệc nhaiỉh hơn.

» Đ ôi khi nhiều kỳ tự được sử dụng cho mộl p h ú n tắt Ví dụ, FFcbo mại

ch ừ ịo n i Chì việc gõ nhập ìibữ iìggì bạn thấv đ ể thực th i lệnh.

Thủ thuật

Các lệnh menu cũ có các thao tác gõ phím mà bạn đã nh ớ có th ể vẫn có tác dụng Hãy th ử chúng trước khi bạn từ bỏ và học trìn h tự mớỉ.

B ản g 2.2 tr ìn h b à y m ộ t d a n h sách t ấ t cả p h ím t ắ t ưa th íc h

^

M ộ t s ố iỉio o fóc 90 pkím nÒ 4 c lìĩ có tác <Jụri 9 ỈPong nliững lìn h kuốnq cụ tk ể - ví

dụ kki Ị>ạn tiê n \ậọ m ội ttiứ q ì áó lìoộc làm việc ỉponq m ộ l loọl ci)o sể nào dó _ _ sácíì nòiị lx jn sẽ t í ế l các pliím nào có ckức nđnq qì và kki

36 Chường 2: Khỏi đáu, định hướng

Chưdng 2: Khởi đẩu, định hướng 37

Bảng 2.2 Các phím tấ! Irong Access

cửa Í3ổ

chọn

sang Clipbo&rd

trong bang, querv, hoặc: forni in.ờ

trong record trưđc

38 Chương 3: Tạo một cơ sở dữ liệu từ các template

Tọo một cơ sớ dữ liệu từ

cóc tcm plote

Những đ iể m chính;

M Tĩm kiếm I’à sứ dụng các tempíate

tẵ Khảo sát m ột íemplatc

M Chỉnh sửa một !<?mpkite theo như cồỉi

ĩ I lạ o m ột cơ sở dữ liệu khô n g p h ả i là việc n h ỏ n h ặ t Nó đòi h ỏ i sự

X h o ạch d ịn h , th iế t k ế , v à công sức Nó cùng dòi hỏi m ộ t sự h iểu

b iế t về cách h o ạ t đ ộ n g của các hệ th ô n g cơ sở dữ liệu: N h ữ n g th ứ n h ư

th iế t k ế cơ sở dữ liệu, các b ả n g , các m ối q uan h ệ m ộ t đôl n h iều , các k h o á

c h ín h (p rira a ry key), k h o á ngo ại (foreign key), các query, form , re p o r t và

n h iều th ứ k h á c m à có lẽ b ạ n đ ã k h ô n g học ồ trường.

V ân đề càn g tr ở n ê n phức tạ p hơn k h i đề cập đ ế n sự p h á t tr iể n cơ sở

dữ liệu, b ạ n thực sự k h ô n g th ể hiểu được m ọi th ứ v à xác đ ịn h m ọi th ứ k h i

b ạ n tiế n h à n h B ạ n p h ả i th iế t k ế các b ả n g m ộ t cách c h ín h xác trước khi làm b ấ t cứ điều gì k h á c bởi vì m ọi th ứ b ạ n làm dựa vào các b ả n g đó Sau

k h i b ạ n tiế n h à n h v à b ắ t đầu tạo m ọi thứ, b ạ n th ư ờ n g k h ô n g th ể dỗ

d à n g th a y đổi ý đ ịn h v à sửa chữa các bản g : T ro n g việc làm n h ư v ậy, b ạ n

có th ể p h á vỡ n h iề u th ứ m à b ạ n đ ã tạ o từ các b ả n g gốc

T ro n g A ccess, m ộ t te m p la te (khuôn m ẫu) là m ột cơ sở dữ liệu t h i ế t k ế

s ẵ n n h ằ m giúp h o à n th à n h m ộ t tá c vụ riê n g b iệ t T e m p la te đ ã có các

b ả n g v à m ộ t sô” đối tư ợ ng được th iế t k ế, được xây dựng, v à s ẵ n s à n g áp

dụng B ạn có th ể sử d ụ n g n h ữ n g đô'i tư ợng đõ n h ư được cung cấp tro n g

te m p la te hoặc b ạ n có th ể tuỳ b iến chúng th e o n h u cầu của ch ín h b ạn

ư u đ iểm của m ộ t te m p la te là b ạn kh ô n g cần p h ả i b ắ t đầu h o à n to à n ngay từ đầu B ạ n có th ể tậ n dụng sự h iểu b iế t của người nào đó đã làm việc suốt n g ày đ êm m ộ t v ài lầ n đê tr á n h n h ữ n g cạm bẫy th ư ờ n g th ấy

N ếu b ạ n vội v ã, m ộ t te m p la te có th ể tiế t k iệm cho b ạ n n h iề u th ờ i gian.

K hi b a n dow n lo ad m ột tem p latP và liAi nó, về cơ b ả n b ạ n tạ o cơ sỗ dữ

ỉiệu riè n g cua m ìn h gióng h ệ t nhu’ te m p la te B ạ n có th ể m ở v à đóng co

sở dữ liệu đó n h ư b ạ n th ư ờ n g làm đối với m ộ t cơ sở dữ liệu m à b ạ n đ ã tạo ngay từ đầu

K hông có quy tắ c nói rằ n g b ạ n p h ải th a y đổi m ộ t cơ sở dữ liệu m à b ạ n

đã tạo từ m ộ t te m p la te N ếu cơ sở dừ liệu đó làm việc tô t cho b ạn , k h ô n g cần làm ^ th ê m n ữ a ngo ài việc d àn h th ờ i g ian sử d ụ n g v à tìm h iểu cơ sở

dữ liệu đó (F iìe H elp đi k èm te m p la tc sẽ đưa r a m ột sô' th ô n g tin hữu dụng)

N ếu cơ sơ dừ liệu m à te m p ỉa te đã tạ o cung cấj) m ộ t sô" (n h ư n g k h ô n g

xem ter.ijilut(j >à m ộ t th ứ t i ế i k iẹn i ^hời g ia n h ơ n là m ộ t dự á n lioàii

<-h\nh T iế t k iệ m tb ờ í g ia n ở rrứ r độ 1? r ó đ ã ]àra p h ầ n lớ n công việc chc

b ạ n - n h ư n g b ạ n p h ả i là m p h ầ n công việc còn lạ i đ ế th a y đổi te m p la te

T h ậ t Idiông m ay, te m p la te kliông p h ả i là m ộ t th ứ t i ế t k iệ m th ờ i gian nhiíU nếu b ạ n k h ô n g b iố t b ạ n đ a n g làm gi Và b ạ n p h ả i b iế t n h ữ n g ^

b ạ n a a n g làm đe' th ự c h jệ n m ôt sư ih a y đổi h iệu qu ả tro n g m ột tem p late

Đó la [)àn c h â t cùa việc quản lý co sở dử liệu

Tim k iềm c á c te m p la ỉe

('á : te m p ỉa le k h ô n g thự.- -ụ U; laự t p ỉiẩn C i ì a A ci:eỉs 20 0 Cb.c ttn -

về việc bỏ lỡ m ộ t cơ hội tu y ệ t vời nào đó C hí là ch ú n g t a k h ô n g có cách

n à o đê b iê t bao n h iê u te m p la te sẽ có s ẵ n vào lúc b ạ n đọc sách này

T h ậm chi chúng ta k h ô n g th ể dự đoán ch ín h xác m ọi th ứ sẽ trô n g như

40 Chương 3: Tạo một cơ sở dữ liệu từ các lemplate

B ắ t đầu b ằ n g cách m ở M icrosoíl OMce Access 2010 Nếu b ạ n đã mở

cơ sở dữ liệu tro n g A ccess, b ạ n sẽ muốn đóng cơ sở dữ liệu đó sao cho bạn chỉ ở tro n g chương tr ìn h Access chứ không phải ở tro n g m ộ t cơ sở dừ liệu

cự th ể Nhâ^p OíTice B u tto n , được m in h hoạ tro n g h ìn h 3.1, v à chọn Close

D a ta b a se n ế u b ạ n ở tro n g m ột cơ sở dữ liệu Nếu b ạ n k h ô n g th ấ y b ấ t cứ

th ứ gì về các te m p la te tr ê n m àn h ìn h , nhấp Office B utton v à chọn New.Sau k h i b ạ n n h ấ p N ew , b ạ n th ấ y các tuỳ chọn tư ơ ng tự n h ư các tuỳ chọn tro n g h ìn h 3.2 C ộ t b ê n tr á i th ể h iện T em plate C ateg o ries v à F rom

M icrosoft O íĩlce O n lin e Các tê n b ên dưới những tiê u đề là tê n của các

h ạ n g m ục N h ấ p m ộ t tê n h ạ n g mục Các te m p la te bên tro n g đó x u ấ t

h iệ n tro n g k h u n g c h ín h n ằ m bên phải

h iể n th ị th ô n g tin về te m p la te Xem qua các te m p la te có s ẵ n v à cố tìm

th ê m m ộ t te m p la te tư ơ ng tự n h ư cơ sở dữ liệu m à b ạ n m uôn tạ o N ếu có

m ộ t sô' te m p la te , h ă y th o á i m ái chọn h ấi kỳ tro n g số đó v à th ử N ếu b ạ n

k h ô n g th íc h nó, b ạ n luôn có th ể quav trở lại và th ử m ột te m p la te k h ác

Npu b ạ n đà quv ết đ ín h chọn m ột tem p late, n h â p m ộ t b iểa iư ợ ng cua

nó B ạn sẽ th ấ y m ộ t tê n fi1e đề nghị trong khim g p h ải Bạn có th ể giữ ]ại

tê n fìlc đó h o ặc đ ặ t cho nó m ột tê n ílỉe m à bạn chọn riê n g , n h ư n g k h ô n g

là m ộ t cơ sở dữ liệu Access N h ấp n ú t Download Đ iều gì xảy r a tiế p theo phu thuộc vào te m p la te m à b ạ n đ ã chọn, nhưng b ạ n th ư ờ n g th ấ y m ột

tr a n g trỢ giup "About T h is Tem plate" cung cấp th ê m th ô n g tin về tem -

p ’a le Có t}>ể t ạ i m j( ’n i:i Ihôr.g tin đ'S ja đẩ th aĩĩi k h ả o sau n ày Ch? việc n h ấ p n ú t P r i n t tr ê n th a n h công cụ ở tr ê n tr a n g trỢ giúp Sau đó b ạ n

có th ổ đ ó n g cửa sổ A ccess H elp và xem tem p late

Bày giờ te m p la te là m ột cơ sở dữ liệu được lưu tr ữ tr ê n m áy tín h

T h o ạ t đầu trô n g nó k h ô n g giông lắm T rê n m à n h ìn h có th ể b ạ n sẽ th ấ y chỉ m ột b ả n g hoặc fo n n Nhưiig đó không p h ải là to à n bộ dữ liệu Còn

n h iề u th ứ nữ a, n h ư b ạ n sẽ th ấ y trong p h ầ n tiế p theo

K hảo s á t m ột te m p la te

N h ư đ ã th a o lu ận tro n g chiíơng' 1 của p h ầ n n áy, m ột cơ sờ dữ liệu

khón;; p h ố i (à ĩnót đỗ’i tưọng đo’n như tà i ìiôu W ord hoặc svorkshoet }Jxoe D iay Viio dó, m ộ t cơ sở dữ liệu AccÊSS là m ột tậ p hợ p gồm nhiều

b ạn đã dow nload, n h â p N avigation P ane ở p h ía b ê n tr á i cửa sổ chương

tr ìn h của A ccess Sau đó n h ấ p tê n tem plato cua k h u n g d ịn h hướng đó và h ọ n C bjeot T ỵpe, n h ư được m inh họa tro n g h ìn h 3.3

Chưởng 3: Tạo một cơ sò dư liệu tử các tempỉate 41_

Hình 3.3; Xem các đõ'i tưựng của templaỉe theo loại.

C ột t r á i h iể n th ị các th a n h có tiêu đề T ables, Q u eries, F o rm s, Re-

p o rts, v à M acros M ỗi th a n h tượng trulig cho m ột loại đôl tư ợ n g Access

N h ấ p bấ^t k ỳ t h a n h đ ể h iể n th ị hoặc làm ẩ n các đôi tư ợ n g thuộc loại nào

đó Các đối tư ợng c h ín h xác m à b ạ n th â y phụ thuộc v ào te m p la te m à b ạ n

42 Chương 3: Tạo một cơ sỏ dữ liệu từ các template

đ ã dow nload H ìn h 3.4 m in h họ a m ộ t ví dụ k h á i qu át B ạn sẽ th ấ y m ột đối tư ợng k h á c tr ê n m à n h ìn h riê n g của b ạ n bởi vì t ấ t cả các te m p la te đều duy n h â t

Đ ể m ồ m ộ t đô'i tượng, n h ấ p đôi tê n nó H ầu h ế t các đối tư ợ ng mở tro n g k h u n g c h ín h n ằ m b ê n p h ả i N av ig atio n P a n e T ấ t cả b ả n g sẽ rỗng

Ý k iế n là n h ậ p dữ liệu riê n g của b ạ n , hoặc í t r a tạo m ộ t số dữ liệu m au

j l £m pio y« eỉ £M<naed

o p e r O p & ỉfii> fiiĩie t

O p p o rtu n i 1 i« i£ rt« n đ e d

A « p o f ts ì

Hình 3.4: Xem các đõ'i tượng trong một cơ sở dữ liệu.

Xem th iế t kế của m ột đối tượng

Các đối tư ợ ng tro n g m ột cứ sd dữ liệu k h ô n g chỉ tự n h iê n x u ấ t h iện Người n à o đó đ à p h ả i tạo r a mỗi đô'i tượng Họ đ ã ià m n h ư vậy qu i

k h u n g xem D esig n của đòl tượng Có h a i cách để đi đ ế n k h u n g xem

D esign của m ột đôi tượng

• NỐII đối tượng đà mở, nhấp p h ả i tcib của nó và chọn Desigii view

n h ư trong ì>i dụ được iniiih họa tnmíị b ìn h -ỉ.5.

* .Vê// m ục đã khô)ìg mở, nhắp p h ả i tôn của nó Ironq Navigatioìì Pane