Bài điều kiện thư viện số: MARC 21 và MARC XML

Trong vài thập niên qua chúng ta đã và đang chứng kiến sự bùng nổ thông tin, lượng tài liệu gia tăng nhanh chóng. Thêm vào đó là xu hướng hợp tác hóa, quốc tế hóa diễn ra mạnh mẽ đòi hỏi các cơ quan thông tin thư viện cần đẩy mạnh hợp tác. Để có thể hợp tác và có thể tiếp cận một cách thuận lợi các thông tin thư mục thì vấn đề đặt ra cho các cơ quan thông tin thư viện là phải chuẩn hóa công tác biên mục

BÀI ĐIỀU KIỆN MÔN:

THƯ VIỆN SỐ

ĐỀ TÀI: MARC 21 VÀ MARC XML

MỤC LỤC CHƯƠNG 1 : KHỔ MẪU BIÊN MỤC MARC 21

1.1 Khái quát về khổ mẫu biên mục MARC 21………

1.1.1 MARC là gì ?

1.1.2 Khổ mẫu biên mục MARC 21………

1.2 Cấu trúc khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21………

1.2.1 Cấu trúc biểu ghi………

1.2.2 Chỉ định nội dung………

1.2.3 Các trường cơ bản trong MARC 21………

1.3 Những đặc trưng cơ bản của khổ mẫu biên mục MARC 21…………

CHƯƠNG 2: MARC- XML………

2.1 Tổng quan về XML

2.2 MARC – XML

CHƯƠNG 1: KHỔ MẪU MARC 21 1.1 Khái quát về khổ mẫu Marc 21

1.1.1 MARC là gì?

*Khái niệm

Trong vài thập niên qua chúng ta đã và đang chứng kiến sự bùng nổ thông tin, lượng tài liệu gia tăng nhanh chóng Thêm vào đó là xu hướng hợp tác hóa, quốc tế hóa diễn ra mạnh mẽ đòi hỏi các cơ quan thông tin thư viện cần đẩy mạnh hợp tác Để có thể hợp tác và có thể tiếp cận một cách thuận lợi các thông tin thư mục thì vấn đề đặt ra cho các cơ quan thông tin thư viện

là phải chuẩn hóa công tác biên mục

Năm 1960 cùng với sự cố gắng của tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC

46 và sự hỗ trợ cử Hiệp hội Thư viện Quốc tế (IFLA), quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD được biên soạn ISBD là tập hợp các quy trình trình bày dữ liệu thư mục theo một quy định chặt chẽ cùng với các dấu hiệu dung để xác định chúng Nó phân chia các dữ liệu thư mục thành từng vùng

và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng đó

Trong nỗ lực nhằm chuẩn hóa công tác biên mục, ngoài quy tắc mô tả thư mục ISBD còn có một số quy tắc của những tổ chức khác như AFNOR của các nước nói tiếng Pháp, biên soạn và xuất bản các tập sách hướng dẫn việc ghi chú thư mục Trong các nước nói tiếng Anh có quy tắc mô tả thư mục Anh- Mỹ AACR2( )…tạo thuận lợi cho việc sử dụng mục lục để tìm tài liệu

Những năm 60 của thế kỷ XX, tin học được ứng dụng vào hoạt động thư viện khiến cho nghề thư viện có sự thay đổi cả về lượng và chất hoạt động thư viện gắn với hoạt động thông tin, công tác lưu trữ thông tin gắn với công tác thông tin thư mục, biên mục được tự động hóa Trong quá trình biên mục tự động, những quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD chưa hoàn toàn thích nghi với xử lý tin học Các phương pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải được cấu trúc hóa để máy tính có thể nhận biết được các

dữ liệu thư mục, các chỉ dẫn không những phải tuân theo quy trình chặt chẽ

mà còn phải được trình bày theo một khổ mẫu thống nhất Biên mục đọc máy xuất hiện vào năm 1966 với khổ mẫu MARC đầu tiên của Thư viện Quốc hội

Mỹ

MARC là từ viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh là “ Machine readable cataloguing” Thuật ngữ này có nghĩa là biên mục có thể đọc bằng máy ” còn khổ mẫu biên mục đọc máy được dịch đầy đủ từ thuật ngữ Machine readable cataloguing format Theo giáo trình tin học trong hoạt động thông tin thư viện của PGS.TS Đoàn Phan Tân thì khổ mẫu MARC được định nghĩa là một mô tả có cấu trúc riêng, dành riêng cho các dữ liệu được đưa vào máy tính điện tử

*Vai trò

Trong vài thập niên qua MARC trở thành cộng cụ không thể thiếu được của hoạt động biên mục tự động Dó là công cụ cần thiết để chuẩn hóa biên mục, chuẩn hóa việc tổ chức lưu trữ dữ liệu Những chỉ dẫn của khổ mẫu MARC và các dấu hiệu quy ước giúp chương trình đọc biểu ghi và xử lý

dữ liệu đúng yêu cầu, bởi MARC là sự sắp xếp và trình bày theo một quy tắc nhất định, đảm bảo khả năng truy nhập, lưu trữ các dữ liệu và tìm tin bằng máy tính Nghĩa là khổ mẫu biên mục đọc máy được xây dựng giúp các thư viện xây dựng các CSDL về tư liệu thư viện, qua đó tạo nên một bước chuyển biến lớn trong hoạt động quản lý tài liệu và tra tim tài liệu Đây chính

là thành công lớn của quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, gắn với quá trình thực hiện tự động hóa công tác biên mục trong quá trình xử lý thông tin Nếu như trước kia công tác biên mục được diễn ra một cách thủ công và mất nhiều thời gian bởi khi biên mục cán bộ thư viện phải đồng thời thể hiện các thông tin thư mục trên các phiếu

mô tả, đồng thời cũng phải xử lý lại chính những thông tin ấy để tạo lập thư mục thì nay, từ một CSDL các thông tin thư mục chỉ cần được xử lý cập nhật một lần, lưu trữ dưới một hình thức là các thông tin mã hóa, mã sổ trong máy

mà vẫn được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau

Vì vậy, có thể nói biên mục đọc máy đã giải quyết kịp thời những hạn chế: giảm bớt các thao tác trùng lặp, tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện trong việc xử lý tài liệu, quản lý, phổ biến, trao đổi tài liệu Cụ thể là các

MARC được diễn đạt chi tiết thành tờ khai Worsheet, các tờ khai này thể hiện các trường cần nhập tin và các thông tin để nhập máy Khi có tờ khai Worsheet, cán bộ thư viện đưa các dữ liệu mô tả vào các bản khai này đây chính là hoạt động xử lý tiền máy Thông tin sau khi được xử lý tiền máy sẽ được nhập máy với các chương trình đã được tạo lập của máy tính, các thông tin có thể được lưu giữ, hiện hình, in ấn, tra cứu, cập nhật…theo yêu cầu của thư viện, qua đó tạo ra một bước thay đổi căn bản trong việc tìm kiếm tài liệu của bạn đọc Bạn đọc có phương thức mới để có thể tra tìm tài liệu nhanh chóng thuận lợi Hơn nữa việc xây dựng CSDL còn giúp các thư viện có thể trao đổi thông tin thư mục, giới thiệu CSDL của mình trên các mạng thông tin trực tuyến, mở rộng không gian tra cứu cho bạn đọc, bạn đọc có thể tra cứu tài liệu cũng như các thông tin thư mục cần thiết trên một mạng thông tin chung như mạng Interet nếu CSDL đó được kết nối mạng

Tóm lại khổ mẫu biên mục đọc máy MARC là công cụ không thể thiếu được trong quá trình biên mục tự động Khổ mẫu cho phép máy tính sắp xếp và lựa chọn dữ liệu biên mục theo một quy tắc thống nhất Nói cách khác MARC cho phép các thư viện chuẩn hóa các dữ liệu biên mục, tích hợp trao đổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cập và tra tìm tài liệu thuận lợi Chính MARC là một phương tiện thích hợp nhanh chóng đưa các thư viện xích lại gần nhau

1.1.2 Khổ mẫu MARC21

Khổ mẫu MARC 21 được chính thức ra đời từ năm 1997 Là một khổ mẫu biên mục ra đời sau, song bản chất của MARC 21 không hề thay đổi ,

đó là bước phát triển tiếp theo của khổ mẫu MARC

Năm 1964, Thư viện Quốc hội Mỹ bắt đầu triển khai dự án thử nghiệm MARC, nhằm phân phối hàng tuần các băng đọc bằng máy cho 16 thư viện được chọn lọc Các thư viện này xử lý các băng đọc bằng máy qua các phương tiện thiết bị máy tính của bản thân họ, với yêu cầu chung lúc bấy giờ

là sản xuất mục lục bằng máy

Năm 1967, dự án nối tiếp là MARC II được thực hiện với sự tham gia ban đầu của khoảng 50 thư viện đặt mua băng đọc bằng máy Phương án MARC II chính thức ra đời vào năm 1968 đã đưa ra một khái niệm rất quan

trọng về trao đổi dữ liệu trên những vật mang tin từ tính Cùng năm đó, Thư mục Quốc gia Anh bắt đầu hoạt động sau khi phát triển hệ thống MARC ở Anh và các băng đọc máy cũng được phân phối cho các thư viện cho đến năm 1969 MARC II đã khắc phục một số hạn chế của MARC I, làm cho khổ mẫu của biểu ghi linh hoạt và mềm dẻo hơn MARC II sử dụng các trường

có độ dài thay đổi, mỗi biểu ghi có thể chứa một khối lượng thông tin rất lớn (6.000) ký tự và một số lượng đáng kể các yếu tố dữ liệu Ngoài các thông tin có trong một mô tả thư mục đầy đủ theo AACR2, còn có thêm nhiều trường nữa như ký hiệu phân loại thập tiến Dewey và ký hiệu phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ(LCC), các chỉ số chủ đề,… Tất cả các yếu tố này đều

có thể sử dụng làm điểm truy cập (access point) MARC II cũng dành chỗ cho các thông tin bổ sung có tính chất cục bộ như ký hiệu xếp giá và phụ chú

về hiện trạng vốn tài liệu của từng thư viện cụ thể

Khổ mẫu MARC được sử dụng cho nhiều loại hình tài liệu như: sách, xuất bản phẩm nhiều kỳ, bản đồ, tài liệu điện tử,… MARC không chỉ thông dụng trong phạm vi hai nước Anh, Mỹ và còn được sử dụng với những cải biên nhất định ở các nước như: Úc, Canada, Pháp, Đức, Ha Lan, Nhật, Nam Phi,…

Sau khi được chỉnh lý vào năm 1968, khổmẫu MARC đã là cơ sở cho

sự ra đời hàng loạt các khổ mẫu quốc gia như CANMARC của Canada, UKMARC của Anh, INTERMARC của Pháp, AUSMARC của Úc, IBERMARC của Tây Ban Nha, UNIMARC do Hiệp hội Thư viện Thế giới (IFLA) soạn thảo, MARC của Mỹ được gọi là USMARC,…

Năm 1997, Thư viện Quốc hội Mỹ và Thư viện Quốc gia Canada đã thống nhất USMARC và CANMARC để tạo thành MARC 21 (Format MARC for 21st century - khổ mẫu MARC dùng cho thế kỷ 21) Từ đó đến nay, MARC 21 đã trở thành khổ mẫu nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi trên thế giới như một chuẩn quốc tế trong lĩnh vực thông tin – thư viện Một khối lượng khổng lồ các biểu ghi theo MARC 21 hiện đang được lưu trữ và trao đổi thông tin qua các mục lục liên hợp của Hoa Kỳ (800 triệu biểu ghi), của mạng OCLC (50 triệu biểu ghi), của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ(20 triệu biểu ghi) Hầu hết các hệ quản trị thư viện lớn và nhỏ trên thị trường đều sử dụng MARC 21 như một lựa chọn chủ yếu Mới đây hệ thống ISSN quốc tế

cũng đã quyết định sử dụng MARC 21 làm cơ sở để biên mục và trao đổi dữ liệu về các xuất bản phẩm định kỳ trên phạm vi toàn cầu

Hai nhóm chịu trách nhiệm chính về MARC 21 là:

- Uỷ ban Thông tin Thư mục Đọc máy (Machine Readable Bibliographic Information committee – MARBI) của ALA

- Uỷ ban Tư vấn về MARC: gồm các đại diện của các thư viện quốc gia, các tổ chức thư mục, các nhóm cung cấp dịch vụ sản phẩm (bán hàng)

Cùng năm 1997, Thư viện quốc hội Mỹ đã ban hành tài liệu “MARC

21 – Những đặc tả cho cấu trúc biểu ghi, bộ mã ký tự và phương tiện trao đổi” Cơ quan ban hành là Văn phòng Phát triển mạng và chuẩn MARC (Office of Network development and MARC standard)

MARC 21 hiện nay gồm 5 phần hoàn chỉnh hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau

để hoàn chỉnh việc biên mục và kiểm soát dữ liệu:

- MARC 21 format for classification data: khổmẫu MARC 21 cho dữ liệu phân loại

- MARC 21 format for holdings data: khổmẫu MARC 21 cho dữliệu

về vốn tài liệu

- MARC 21 format for community information: khổmẫu MARC 21 cho thông tin cộng đồng

- MARC 21 Format for Bibliographic Data (khổ mẫu MARC 21 cho

dữ liệu thư mục, phần này nước ta đang tiến hành ứng dụng)

- MARC 21 Format for Community Information (khổ mẫu MARC

21 cho thông tin cộng đồng)

Ngoài ra còn có các tài liệu hỗ trợ khác như:

- MARC 21 code list for countries: danh mục mã nước

- MARC 21 code list for geographic: danh mục mã các khu vực địa

lý

- MARC 21 code list for languages: danh mục mã ngôn ngữ

- MARC 21 code list for organization: danh mục mã các tổ chức

- MARC 21 code list for relators, sources and descriptive conventions: danh mục mã cho các yếu tố liên quan, nguồn và quy ước mô tả

- MARC 21 specifications for record structure, character sets and exchange media: các đặc tả cấu trúc biểu ghi, chuỗi ký tự và phương tiện trao đổi

Bên cạnh đó MARC 21 cũng không ngừng mở rộng phạm vi ứng dụng

và liên kết Mặc dù trong thành phần của MARC 21 có thêm nhiều thành viên nhưng khổ mẫu thư mục MARC 21 vẫn giữ nguyên vai trò chủ đạo Khổ mẫu này có một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật vì vậy nó thu hút được sự quan tâm của cộng đồng thư viện thế giới nói chung và của các thư viện Việt Nam nói riêng

Để luôn giữ vai trò là khổ mẫu trao đổi có tính chất quốc tế ở thế kỷ

21, MARC 21 luôn có sự thay đổi và hoàn thiện hơn nữa Trong quá trình phát triển, MARC 21 cũng xác định cho mình 3 tiêu chí riêng để phát triển,

đó là:

- Đảm bảo mục đích của khổ mẫu: là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin, không áp đặt những chuẩn lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống và chuẩn trình bày dữ liệu, việc trình bày dữ liệu là quy định riêng của từng hệ thống riêng biệt sử dụng MARC 21

- Cấu trúc của khổ mẫu: đảm bảo 3 thành phần cấu trúc biểu ghi, chỉ định nội dung và nội dung dữ liệu, ứng dụng những chuẩn quốc gia của Mỹ là ANSIZ39.2, ISO 2709, AACR2

- Thông tin lưu trữ trong biểu ghi: mọi thông tin lưu trữ trong biểu ghi MARC được lưu trữ dưới dạng ký tự ASCH Biểu ghi được trao đổi mã hóa theo ký tự trong bảng mã ASCH mở rộng

 Những nguyên tắc trên đảm bảo cho MARC 21 phát triển mà vẫn đảm bảo tính thống nhất và không mất đi khả năng tương thích

1.2 Cấu trúc của khổ mẫu MARC 21

Biểu ghi MARC 21 gồm 3 thành phần cơ bản , được xây dựng theo tiêu chuẩn của quốc gia Mỹ các quy định của MARC 21 được thể hiện cụ thể trong từng phần chính của biểu ghi

Phần I: cấu trúc biểu ghi

- Đầu biểu

- Danh mục

- Các trường

Phần II: Chỉ định nội dung

Bao gồm các ký tự quy ước những chức năng của thông tin dữ kiện:

Chỉ định

Phần III: Nội dung dữ liệu của biểu ghi

Nội dung dữ liệu của biểu ghi là các thông tin được cung cấp từ tài liệu, thông qua tờ khai Worsheet và nhập máy Khi thông tin được đưa vào máy thông tin sẽ được mã hóa Ký hiệu mã hóa của MARC 21 bao gồm các chữ cái, chữ số và các ký tự quy ước

Bản chất của một biểu ghi MARC là một bản thiết kế mà theo đó các

dữ liệu được sắp xếp, biểu diễn theo một quy tắc nhất định, đảm bảo khả năng truy nhập, xuất hay lưu trữ dữ liệu và tìm dữ liệu bằng máy tính điện tử Ngoài ra MARC 21 còn có hệ thống bảng mã hóa ký hiệu được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế có tính chất sử dụng thống nhất, được kế thừa và phát triển từ USMARC bao gồm:

- Bảng mã tên quốc gia

Các trường điều khiển

Trường con và mã trường con Các dấu hiệu phân cách

Chỉ thị thực hiện yêu cầu

Các trường dữ liệu

- Bảng mã các khu vực địa lý

- Bảng mã ngôn ngữ và một số bảng định danh khác…

1.2.2 Cấu trúc biểu ghi MARC 21

Một biểu ghi MARC 21 thường có 3 phần chính: đầu biểu, danh mục

và các trường

Đầu biểu (leader)

Đầu biểu của một biểu ghi MARC 21 bao gồm các phần tử cho phép chương trình xử lý các phần còn lại của biểu ghi (thư mục, các trường…) Đầu biểu là một chuỗi liên tục gồm 24 ký tự ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này được gán cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số hoặc khoảng trống) cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của biểu ghi:

Vị trí 00 - 04 : Độ dài biểu ghi: Độ dài của biểu ghi là số lượng ký tự

của toàn bộ biểu ghi, kể cả những ký hiệu kết thúc trường và kết thúc biểu ghi Do có 5 vị trí, độ dài tối đa của biểu ghi sẽ là 99999 Dữ liệu này thường được máy tính tự động khi chuẩn bị dữ liệu để trao đổi

Vị trí 05 : Trạng thái biểu ghi: Sử dụng các mã sau để chỉ thị tình

trạng biểu ghi như sau:

c = Biểu ghi đã sửa đổi (corrected record)

d = Biểu ghi bị xóa (deleted record)

n = Biểu ghi mới (new record)

Vị trí 06 : Loại biểu ghi

a = Văn bản (bao gồm cả tài liệu in, vi phim, vi phiếu, điện tử đọc được ở dạng chữ viết)

c = Bản nhạc in

d = Bản nhạc viết tay

e = Tài liệu bản đồ in

f = Tài liệu bản đồ vẽ tay

g = Tài liệu chiếu hình hay video ( phim cuộn, phim đèn chiếu (slide), giấy chiếu trong, phim nhựa, băng hoặc đĩa ghi hình…)

i = Băng hoặc đĩa ghi âm không phải nhạc (như ghi âm bài phát biểu, tiếng nói…)

j = Băng hoặc đĩa ghi âm là nhạc

k = Tài liệu đồ họa hai chiều (ảnh, bản vẽ thiết kế,…)

l = Tài liệu điện tử, tài liệu tên nguồn điện tử

m = Tài liệu đa phương tiện (multimedia)

o = Bộ tài liệu (kit), chứa tập hợp chứa nhiều thành phần trên các dạng khác nhau

Vị trí 08 : Dạng thông tin kiểm soát: Không xác định

Vị trí 09 : Bộ mã ký tự sử dụng:

# = Bộ mã ký tự không xác định

a = Bộ mã UCSIUNICODE

Vị trí 10 : Số lượng chỉ thị: Giá tri vị trí này luôn luôn là 2

Vị trí 11 : Độ dài mã trường con: Giá vị trí này luôn luôn là 2

Vị trí 12 – 16 : Địa chỉ gốc phân dữ liệu: Mã này được chương trình

máy tính tạo ra tự động

Vị trí 17 : Cấp mã hóa: Cấp mã hóa cho biết tình hình sử dụng tài liệu khi tạo lập biểu ghi

#= Cấp đầy đủ: Tài liệu được mô tả trong biểu ghi có trong tay khi xử

lý đưa vào cơ sở dữ liệu

1= Cấp 1: Tài liệu được mô tả trong biểu ghi không có trong tay khi

sử lý đưa vào biểu ghi mà chỉ dựa vào nguồn thông tin cấp 2 khác u không

có thông tin

Vị trí 18 : Quy tắc biên mục áp dụng

i = Biểu ghi tuân thủ quy tắc ISBD

a = Biểu ghi tuân thủ quy tắc AACR2 11

u = Không rõ quy tắc mô tả

Vị trí 19 : Yêu cầu về biểu ghi liên kết: Mã cho biết có cần biểu ghi

liên kết hay không

# - Không cần biểu ghi liên kết

Vị trí 20 – 23 : Sơ đồ thông tin về trường: Được chương trình máy

05 C Biểu ghi đã được sửa chữa hiệu đính

06 A Tài liệu mô tả là ngôn ngữ văn bản

07 M Tài liệu chuyên khảo

08 # Kiểu kiểm tra không cụ thể

09 # Vị trí không được xác định, mặc định

10 2 Mã chỉ thị, mặc định

11 2 Mã trường con, mặc định 11-16 00265 Vị trí ký tự đầu tiên của trường đk

17 # Mức độ mã hóa đầy đủ

18 a Quy tắc biên mục AACR2

19 # Không yêu cầu các biểu ghi liên quan 20-23 4500 Sơ đồ các mục trong thư mục: 4500

Như vậy thông qua đầu biểu ta đã có được những thông tin khái quát nhất về biểu ghi thư mục này Đây là một biểu ghi thư mục của tài liệu dạng văn bản (dạng sách), đã được hiệu đính, được mô tả theo quy tắc biên mục AACR2

Đầu biểu là trường đầu tiên của biểu ghi, đầu biểu được máy tính tự động tạo lập sau khi các dữ liệu của biểu ghi được nhập Cũng nhờ đầu biểu này mà máy tính có thể nhận dạng được các ký tự trùng lập theo yêu cầu cùng một số thông tin cần thiết khác ở một số trường điều khiển để tích hợp

và liên kết các biểu ghi khác Trong các dãy ký tự đầu biểu của MARC 21 ta vẫn nhận thấy còn ký tự trống, ký tự không xác định, ký tự này có thể dùng

để thiết lập những yêu cầu mới nếu có dạng tài liệu mới phát sinh Đây là ưu điểm của đầu biểu MARC 21

Danh mục (directory)

Danh mục của một biểu ghi thư mục MARC 21 là một chuỗi mục có

độ dài cố định theo ngay sau đầu biểu để xác định nội dung của biểu ghi Danh mục được tạo ra bởi máy tính, căn cứ vào biểu ghi thư mục, cho thấy trong biểu ghi thư mục bao gồm các nhãn trường nào, vị trí bắt đầu của trường, độ dài của trường Danh mục không phải là phần hiển thị cho người làm công tác biên mục cũng không phải cho người tra cứu Danh mục chỉ được sử dụng bởi người lập trình máy tính Khác với đầu biểu, nội dung của danh mục chỉ được mã hóa bằng chữ số

Ví dụ: Đoạn tiểu dẫn sau đây trong danh mục

“245003600354250001200390260003700402 ”

Có nghĩa là: trong biểu ghi có trường với nhãn 245, có độ dài là 36 ký

tự và bắt đầu từ vị trí thứ 354 Tiếp theo là trường có nhãn 250, có độdài 12

ký tự và bắt đầu ở vị trí thứ 390 (36 + 354 = 390) Tiếp theo nữa là trường có nhãn 260, có độdài 12 ký tự, bắt đầu từ vị trí 402 (402 = 12 + 390) Như vậy đoạn tiểu dẫn trên trong danh mục có cấu trúc và ý nghĩa như sau:

Nhãn trường Độ dài trường Vị trí ký tự bắt đầu

có các trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu phân loại của TVQH Mỹ, ký hiệu phân loại DDC… các trường này có thể chia nhỏ thành các trường con

Vì tên của trường khá dài nên trong biểu ghi MARC 21 mỗi trường được biểu thị bằng một nhãn trường gồm 3 chữ số

Khổ mẫu MARC 21 có khoảng trên 200 trường, không tính trường con Để tiện trình bày ngươi ta chia chúng vào thành từng khối trường tùy vào chức năng Theo bản MARC 21 đầy đủ cho dữ liệu thư mục MARC 21

6XX : Các trường về truy cập chủ đề, từ khoá

7XX : Tiêu đề bổ sung, trường liên kết

8XX : Vốn tài liệu, nơi lưu trữ,…

9XX : Dành cho thông tin nội bộ

Bên trong các khối trường 1XX, 4XX, 6XX, 7XX, 8XX có dự phòng một số cặp định nội dung Những nội dung sau, ngoại trừ một ngoài ngoại lệ được dành cho 2 ký tự cuối của nhãn trường:

X00 : Tên cá nhân

X10 : Tên tổ chức

X11 : Tên hội nghị

Nếu phân chia theo chức năng có hai khối trường là chính là:

- Trường điều khiển: là các trường chứa mã thông tin được sử dụng trong xử

lý các biểu ghi đọc máy

- Trường dữ liệu: là các trường chứa các thông tin thư mục của biểu ghi

Nếu phân chia theo tính chất có hai khối trường chính là:

- Trường có độ dài cố định: là các trường chỉ chứa một lượng thông tin nhất định đã được mã hóa theo một số lượng ký tự cụ thể, ví dụ như trường đầu biểu chứa 24 ký tự

- Trường có độ dài thay đổi: các trường này quy định số lượng ký tự mã hóa thông tin không cố định Các trường này chỉ xác định độ dài tối đa của trường chứ không quy định độ dài bắt buộc

 Do vậy việc phân chia được kết hợp giữa các hình thức sao cho phù hợp nhất

1.2.3 Chỉ định nội dung

Chỉ định nội dung chỉ ra các yếu tố dữ liệu tạo nên biểu ghi MARC Chỉ định nội dung bao gồm các ký tự quy ước, các ký tự này do người lập trình đặt ra và là quy định riêng của mỗi khổ mẫu MARC khác nhau Những chỉ định này bao gồm: các mã xác định trường, các mã xác định trường con, chỉ thị trường, dữ liệu đi kèm với trường con, mã kết thúc trường con

Nhãn trường: do tên trường quá dài nên MARC 21 quy định mỗi

trường có một nhãn trường, mỗi nhãn trường gồm 3 ký tự Các trường có

nhãn bắt đầu bằng số 0 thuộc nhóm trường 0XX là các trường điều khiển, các chỉ số nhận dạng và phân loại, các trường có nhãn bắt đầu bằng số 1 thuộc nhóm trường 1XX là các trường tiêu đề chính(tên cá nhân, tên tập thể,…)

 Một số nhãn trường hay được sử dụng là:

010 đánh dấu số kiểm soát của Thư viện Quốc Hội (LCCN)

020 Đánh dấu số sách theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBN)

100 Đánh dấu tên của tác giả

245 Đánh dấu thông tin về nhan đề (bao gồm cả nhan đề chính,nhan

đề phụ và thông tin về nhan đề)

250 Đánh dấu số lần xuất bản

260 Đánh dấu thông tin về xuất bản

300 Đánh dấu phần mô tả vật lý (như miêu tả sách bao gồm số trang,

khổ, cỡ, minh hoạ)

440 Đánh dấu xuất bản phẩm nhiều kỳ

520 Đánh dấu phần chú giải hoặc tóm tắt

650 Đánh dấu phần đề mục chủ đề

700 Đánh dấu tên của những người liên quan (đồng tác giả, người đính

chính hoặc người minh hoạ)

Ví dụ: nhãn trường 100, xác định nó là trường về tác giả

100 1# $aPirsigRobert M

Trường con và mã trường con: mỗi khối trường lớn đều chứa các

trường nội dung chính, nhưng thực tế là các dữ liệu và thông tin đều nằm trong các trường con của các trường này Khi đó mỗi trường con sẽ được biểu thị bởi một mã trường con Những mã này giúp cho máy tính nhận dạng được mọi đơn vị thông tin tạo nên biểu ghi Như vậy hệ thống có thể tìm thấy một thông tin nào đó mà nó muốn Nói cách khác cấu trúc trường của MARC là cấu trúc hình cây và thông tin nằm trong các tệp cụ thể

Mã trường con thường được mã hóa bởi hai ký tự, một ký tự phân cách và một ký tự nhận dạng yếu tố dữ liệu Ví dụ: $a, $b, $c…trong đó:

- $: chỉ dấu phân cách tiêu chuẩn dùng trong MARC

- Ký tự a, b, c: là ký tự nhận dạng dữ liệu trong MARC 21 các ký tự nhận dạng trường con là các ký tự chữ cái từ a đến z, được sắp xếp thứ tự trình bày cũng theo cấu trúc này Nhưng không phải trường hợp nào các trường con cũng lần lượt là a, b, c… mà các trường con này được quy định theo

ký tự chữ cái cụ thể theo chức năng của các trường

Trong một trường, các trường được trình bày một cách chặt chẽ, giữa các trường con không có dấu ngắt, giữa mã trường con và dữ liệu cũng không có khoảng cách Đối với các trường lặp, các trường mà có thể nhận nhiều giá trị cùng một lúc thì chúng ta dùng dấu % để ngăn cách giữa các dữ liệu các trường lặp viết tắt là R (repeatability), trường không lặp là NR (nonrepeatability)

Ví dụ: trường 240: tiêu đề mô tả bổ sung cho nhan đề thống nhất

$a Nhan đề thống nhất(NR)

$d Ngày ký hiệp ước (R)

$f Năm công bố, năm xuất bản (NR)

$g Thông tin hỗn hợp (NR)

$h Phương tiện (NR)

$k Phụ đề hình thức (R)

$l Ngôn ngữ tài liệu

Dấu phân cách: Các chương trình phần mềm khác nhau dùng các ký

tự khác nhau để hiển thị dấu phân cách trên màn hình hoặc bản in Trong khổ mẫu AACR2, các yếu tố dữ liệu được phân tách bởi các dấu ngắt tiêu chuẩn Trong khổ mẫu MARC, các trường con được phân tách bởi các ký hiệu gọi

là các dấu phân cách, ở đây chúng ta sử dụng $, các ký hiệu khác cũng được dùng như là dấu phân cách

Ví dụ: trong trường thông tin xuất bản, phân phối sau đây, mã trường con là a,b,c và các dấu phân cách giữa các trường con

260 $aCanberra :$bDoc Matrix$c1999

Chỉ thị trường: đôi khi chúng ta muốn máy tính làm việc nhiều hơn

là lưu trữ thông tin,Ví dụ như trường nhan đề, chúng ta muốn chỉ ra khi nào thì nhan đề sẽ được sử dụng như một điểm truy cập thông tin trong mục lục, hay muốn máy tính bổ qua một số ký tự đầu nhan đề khi máy sắp xếp nhan

đề Vì thế chúng ta cần có các chỉ thị để máy tính nhận biết được yêu cầu và thực hiện yêu cầu đó Các chỉ thị trường đứng ngay sau mã trường, được sử dụng nhằm mục đích cung cấp thêm thông tin về cách xử lý dữ liệu trong trường Các chỉ thị trường trong khổ mẫu MARC 21 được mã hóa bằng hai chữ số từ 0 đến 9 và ký tự “#”

Ví dụ: Trường 245: Thông tin về nhan đề

Chỉ thị thứ 1: Bổ sung tiêu đề mô tả

0 Không bổ sung tiêu đề mô tả

1 Bổ sung tiêu đề mô tả

Chỉ thị thứ 2: Các ký tự bắt đầu không sắp xếp

Số ký tự bắt đầu không xử lý sắp xếp

1.2.4 Các trường cơ bản của MARC 21

*Các trường điều khiển

Các trường điều khiển bắt đầu với nhãn trường 0XX, đó là các trường chứa biến số điều khiển Các thông tin trong trường này đều do máy tính tự tạo ra, các trường này đều không có trường con và chỉ thị Trong biểu ghi của MARC 21 có một số trường tiêu biểu sau: 001, 003, 005, 006, 007, 008

Trường 001: chứa số điều khiển bản ghi, nó có thể là bất cứ số nào

được cung cấp bởi hệ thống cho bản ghi nhập vào

Trường 003: cho ký hiệu của tổ chức có số điều khiển hệ thống được

ghi trong trường 001

Trường 005: thể hiện ngày giờ gần nhất của giao dịch xử lý bản ghi Trường 006: thể hiện các tính chất thêm vào của tài liệu

Trường 007: trường mô tả dạng vật lý cố định của tài liệu

Trường 008: trường này được sử dụng cho các yếu tố có độ dài cố

định.Nó cung cấp mã thông tin về biểu ghi một cách toàn thể và đặc biệt về khía cạnh thư mục của tài liệu Phụ thuộc vào hệ thống của biểu ghi, chỉ có một vài phần tử của trường này có thể là bắt buộc và một vài phần tử có thể trống Một số dữ liệu cũng thể được cung cấp như là giá trị mặc định-nghĩa

là hệ thống có thể mã hoá một số thông tin trong trường này qua việc sử dụng thông tin khác trong biểu ghi

Có 40 vị trí ký tự trong trường 008, đánh số từ 00-39 Các vị trí không xác định có thể chứa đựng các dấu trống (#) hoặc các ký tự lấp đầy Vị trí 00-17 và 35-39 là thống nhất cho toàn bộ các dạng tài liệu, các vị trí ký tự từ 18-34 xác định riêng với mỗi loại tài liệu Dưới đây là nội dung trường 008 dành cho sách:

00-05: Chứa ngày nhập vào tệp tin Nó được cung cấp bởi máy tính và

sử dụng định dạng Năm, Tháng, Ngày (yy,mm,dd), ví dụ 000102 là ngày 02 tháng 01 năm 2000

06: Là kiểu của ngày-tình trạng xuất bản

b = không có ngày; b,c không có ngày liên quan

e = ngày chi tiết

s = một ngày được biết đến/ có thể là ngày xuất bản

m = nhiều ngày

r = ngày in ấn (ngày của lần xuất bản) hoặc ngày xuất bản lần đầu

n = những ngày khác liên quan chưa được biết đến

q = ngày chưa chắc chắn

t = ngày phát hành hoặc sao bản quyền

| = không có mã

07-10: Thể hiện Date 1- năm xuất bản

11-14: Thể hiện Date 2 Date 2 được sử dụng cho xuất bản phẩm

nhiều kỳ hay tác phẩm nhiều phần

15-17: Cung cấp thông tin về nơi xuất bản, sản xuất hay ấn hành Mã

này được lấy ra từ USMarc code list for countries Một số thư viện sử dụng

mã cho bang, tỉnh…hơn là cho nước Một vài nơi sử dụng các mã chi tiết hơn cho các vùng, địa phương

Ví dụ: pk# = Pakistan

cau = California (US)

18-34 : Được xác định đặc trưng cho mỗi loại tài liệu Các vị trí này là

tương đương với các vị trí từ 01-17 trong trường 006 Bảng dưới đây cho thấy các mã chỉ định cho chuyên khảo trong trường 008 và 006

28 11 Xuất bản phẩm của chính quyền

29 12 Xuất bản phẩm của hội nghị

18-21: dành cho minh họa Có 4 vị trí ký tự, cho phép dành cho hơn

một kiểu minh hoạ, ví dụ, bản đồ và đồ thị Nếu chỉ có một kiểu minh hoạ thì ghi mã vào vị trí 18 và nhập vào các vị trí 19-21 các ký tự trống

# = không có minh hoạ