Ôn tập môn Quản lý học

Tài liệu ôn tập môn Quản lý học, được thiết kế nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cốt yếu nhất mà một nhà quản lý, dù trên cương vị nào, trong bất cứ tổ chức nào cũng phải có được. Học phần “Quản lý học” gồm những nội dung cơ bản sau:• Tổng quan về quản lý: trong đó giới thiệu về hệ thống xã hội, tổ chức và quản lý hệ thống xã hội; quá trình quản lý và nhà quản lý; sự phát triển các tư tưởng quản lý.• Phân tích môi trường quản lý; đạo đức và trách nhiệm xã hội của quản lý; quản lý trong môi trường toàn cầu hóa.• Quá trình ra quyết định và đảm bảo thông tin cho quyết định quản lý.• Nội dung cơ bản của quá trình quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

QUẢN LÝ HỌC CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ VÀ NHÀ QUẢN LÝ

1 Hệ thống xã hội và tổ chức – đối tượng của quản lý

1.1 Hệ thống xã hội

- Hệ thống xã hội là tập hợp những người hay những nhóm người có quan hệ chặt chẽ với nhau,

ảnh hưởng tác động tương hỗ lên nhau một cách có quy luật.

- Các cấp độ của hệ thống xã hội: cá nhân, gia đình, tổ chức, cộng đồng, ngành, lĩnh vực, xã hội.

- Tính chất:

 Tính nhất thể: sự thống nhất của các yếu tố tạo nên hệ thống và mối quan hệ mật thiết của hệ

thống với môi trường bên ngoài Tính nhất thể của hệ thống xã hội có thể được phát huy nhờ quản lý.

 Tính phức tạp: các hệ thống xã hội được tạo thành từ các bộ phận và các bộ phận này cũng là

những hệ thống có lợi ích, mục tiêu và cách thức hoạt động riêng Sự có mặt của con người là

yếu tố quan trọng nhất trong các hệ thống xã hội cũng làm thể hiện tính phức tạp của các hệ

thống này.

 Tính hướng đích: vấn đề mục tiêu của các hệ thống xã hội là vấn đề phức tạp nhất trong

quản lý Mục tiêu và lợi ích luôn gắn bó chặt chẽ với nhau Mục tiêu luôn xuất phát từ lời ích

và để nhằm đạt được lời ích nhất định Vì vậy để phối hợp được các mục tiêu phải kết hợp được các lợi ích.

Nhận xét: cả mục đích và mục tiêu đều gọi là mục tiêu, mục tiêu có nhiều cấp độ

Theo khung logic:

 Chuyển hóa các nguồn lực:

 Sự chuyển hóa của các nguồn lực bên trong hệ thống xã hội và với mội trường bên ngoài

 Một hệ thống xã hội cần thực hiện bốn chức năng cơ bản đối với các nguồn lực:

1. Thu hút nguồn lực từ môi trường bên ngoài

Mục đích Mục tiêu kết quả Mục tiêu đầu ra Giải pháp Nguồn lực

Môi trường cung cấp

nguồn lực đầu vào

ra

Môi trường nhận nguồn lực đầu ra

- Sản phẩm, dịch vụ

- Con người

- Thông tin

- Công nghệ

2. Duy trì và phát triển các nguồn lực bên trong

3. Đạt được các mục tiêu bên ngoài đặt ra cho hệ thống

4. Đạt được các mục tiêu bên trong hệ thống (tạo ra giá trị gia tăng cho hệ thống)

 Năng lực tạo ra gí trị gia tăng của một hệ thống xã hội thông qua quá trình chuyển hóanguồn lực thể hiện năng suất của hệ thống đó

- Năng suất đo lường số lượng và chất lượng của các đầu ra trong mối quan hệ với chi

phí của các đầu vào

- Năng suất bao hàm hai tiêu chí đáng giá sự thực hiện là hiệu lực và hiệu quả

+ Hiệu lực thể hiện năng lực của hệ thống theo đuổi và thực hiện được các mục đích,

mục tiêu đúng đắn (so sánh kết quả và mục tiêu)

+ Hiệu quả thể hiện năng lực tạo ra kết quả từ việc sử dụng các đầu vào nhất định.

Mối quan hệ giữa năng suất và hiệu quả

Hiệu lực nhưng không hiệu quả

- Năng suất cao

Hiệu lực và hiệu quả thấp

- Không xác định được mục đích, mụctiêu đúng

- Chi phí cao

Hiệu quả nhưng không hiệu lực

- Không đạt được mục đích, mục tiêuđúng

- Chi phí thấp

1.2 Tổ chức

1.2.1 Khái niệm và đặc trưng của tổ chức

a Khái niệm

- Tổ chức là tập hợp của nhiều người cùng làm một việc vì một mục đích chung trong một hình thái

cơ cấu ổn định (có thể tự tồn tại và tách rời ra với các tổ chức khác)

Cơ cấu của tổ chức (cách thức các thành viên tổ chức được tuyển chọn gia nhập)

Vị thế tạo bởi: chức năng, nhiệm vụ

quyền hạn quyền ra quyết định

quyền định đoạt nguồn lực

trách nhiệm phải đạt được gì

phải trả lời trước ai

lợi ích

- Đều chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng: Ý

thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với “các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng” và “thỏa mãn kháchhàng” là nguồn gốc quan trọng của sức mạnh và lợi thế đối với một tổ chức

- Đều là hệ thống mở: Không có khách hàng trung thành, tổ chức không thể tồn tại.

Quá trình

Phản hồi của người tiêu dùng

- Đều được quản lý: Vai trò của quản lý được thể hiện từ khi xác định mục đích để hình thành một

tổ chức đến vận hành tổ chức nhằm thực hiện mục đích

Môi trường cung cấp

nguồn lực đầu vào

- Sản phẩm, dịch vụ

- Con người

- Thông tin

- Công nghệ

 Tổ chức công: vì nhân dân, cộng đồng

 Tổ chức tư: vì lợi nhuận

- Lợi nhuận có được:

 Tổ chức vì lợi nhuận: hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận, tiền kiếm được chia cho các thành viên

trong tổ chức

 Tổ chức phi lợi nhuận: phần tiền kiếm được dùng để tái đầu tư, xây dựng tổ chức phát triển.

- Các mối quan hệ trong tổ chức có rõ ràng không:

 Tổ chức chính thức: mọi thành viên trong tổ chức được xác định chức năng nhiệm vụ rõ ràng,

cơ cấu tổ chức thể hiện mối liên hệ rõ ràng, cung cấp sản phẩm dịch vụ trong khuôn khổ phápluật

 Tổ chức phi chính thức: không rõ ràng, quan hệ dựa trên sự tự nguyện hoặc sở thích

Các hoạt động của tổ chức thực hiện theo mối quan hệ tương đồng làm xuất hiện các chức nănghoạt động của tổ chức

Chú ý: 5 chức năng cơ bản nhất của tổ chức

 Chức năng marketing

 Chức năng quản lý nguồn nhân lực

 Chức năng tài chính kế toán

 Chức năng sản xuất

 Chức năng nghiên cứu và phát triển

1.2.3 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Mô hình chuỗi giá trị của M Porter

Phântíchmôitrường

Thiếtkếsảnphẩn,dịchvụ

Huyđộngđầuvào

Sảnxuất

Xúctiếnhỗnhợpvàphânphối

Dịc

h vụsaubánhàng

Mục đích:

Thoả mãn lợi ích của các chủ sở hữu

Mục tiêu:

-Thị trường

- Lợi nhuận-Tăng cường sức mạnh nguồn lực-An toàn

Quản lý

Các hoạt động

hỗ trợ

- Nhân lực

- Xây dựng kết cấu hạ tầng

- Kế toán, thống kê

- Hoạt động đối ngoại

- Nghiên cứu và phát triển

- Hành chính tổng hợp

-

Các hoạt động chính

2 Quản lý

2.1 Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý

2.1.1 Khái niệm

- Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ

thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vũng trong điều kiện môi trường luôn biến động.

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của quản lý

1 Quản lý làm làm gì: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát

2 Đối tượng của quản lý là gì: Theo cách tiếp cận đối tượng quản lý làm xuất hiện các chức năng quản lý theo các chức năng hoạt động của tổ chức

Lưu ý: một tổ chức có bao nhiêu chức năng hoạt động thì có bấy nhiêu chức năng quản lý:

Chức năng quản lý:

 Quản lý Marketting

 Quản lý nguồn nhân lực

 Quản lý tài chính kế toán

 Quản lý sản xuất

 Quản lý nghiên cứu và phát triển

3 Quản lý được tiến hành khi nào

4 Mục tiêu của quản lý là gì: Nhằm thực hiện mục đích của xã hội với hiệu quả, hiệu lực cao bền vững

5 Quản lý được thực hiện trong điều kiện nào: trong điều kiện môi trường luôn biến đổi

2.2 Quá trình quản lý

- Lập kế hoạch: là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý

Bất kỳ kế hoạch nào cũng có hai nội dung cốt yếu:

+ Mục tiêu: đạt điều gì?

+ Phương thức thực hiện: giải pháp, hành động (làm gì?) ; các nguồn lực (bằng gì?)

- Tổ chức: là quá trình đảm bảo nguồn lực cho thực hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất

định

- Lãnh đạo: là quá trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con người để họ làm việc một

cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch

- Kiểm soát: là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá, và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực

hiện theo các kế hoạch

3 Nhà quản lý

3.1 Nhà quản lý và phân loại các nhà quản lý

3.1.1 Khái niệm

 Khái niệm: Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của

những người khác để hệ thống do họ quản lý đạt được mục đích của mình

3.1.2 Phân loại nhà quản lý

1 Theo cấp quản lý

 Nhà quản lý cấp cao: chịu trách nhiềm toàn bộ các hoạt động của cả tổ chức hay một

phân hệ lớn

 Nhà quản lý cấp trung: chịu trách nhiệm quản lý các đơn vị và phân hệ của tổ chức,

được tạo nên bởi các bộ phận mang tính cơ sở

 Nhà quản lý cấp cơ sở: chịu trách nhiệm trước công việc của người lao động trực tiếp

2 Theo phạm vi quản lý

 Nhà quản lý chức năng: Chỉ chịu trách nhiệm một chức năng hoạt động của tổ chức, ví

dụ nhà quản lý marketing, nhà quản lý sản xuất

 Nhà quản lý tổng hợp: chịu trách nhiệm đối với những đơn vị phức tạp, đa chức năng

như tổ chức, chi nhánh

3 Theo mối quan hệ với đầu ra của tổ chức

 Nhà quản lý theo tuyến: chịu trách nhiệm đối với công việc có đóng góp trực tiếp vào

việc tạo đầu ra của tổ chức

 Nhà quản lý tham mưu: sử dụng kỹ năng kỹ thuật để cho lời khuyên và hỗ trợ người lao

động

4 Theo loại hình tổ chức

 Nhà quản lý trong tổ chức kinh doanh

 Nhà quản lý trong tổ chức phi lợi nhuận

 Nhà quản lý trong cơ quan quản lý nhà nước

3.2 Vai trò của nhà quản lý

Các vai trò của nhà quản lý theo Mintzberg

Nhà quản lý

Vị thế - Nhiệm vụ- Quyền hạn – Trách nhiệm - Nghiệp vụ

Vai trò liên kết con người

Nhà quản lý tác động qua lại với những người khác như thế nào Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc – Nhà chính trị

Vai trò thông tin

Nhà quản lý trao đổi và xử lý thông tin như thế nào?

- Người giám sát - Người truyền tin - Người phát ngôn

Vai trò quyết định

Nhà quản lý sử dụng thông tin trong quá trình ra quyết định như thế nào?

Nhà doanh nghiệp - Người giải quyết xung đột - Nhà đàm phán - Người đảm bảo nguồn lực – Người lập chính sách

3.3 Đặc điểm công việc của nhà quản lý

 Các nhà quản lý làm việc với những nhiệm vụ đa dạng và nhiều khi vụn vặt

 Các nhà quản lý làm việc liên tục, ít khi được nghỉ ngơi

 Các nhà quản lý làm việc với nhịp độ căng thẳng

 Các nhà quản lý làm việc với nhiều phương tiện truyền thông

 Các nhà quản lý thực hiện công việc của họ chủ yếu thông qua mối quan hệ con người

3.4 Các yêu cầu cần thiết đối với nhà quản lý

 Yêu cầu về kĩ năng quản lý

- Kĩ năng kĩ thuật: năng lực thực hiện hoạt động chuyên môn của tổ chức với độ thành thực

nhất định => Có vai trò lớn nhất ở cấp quản lý cơ sở, giảm dần đối với cấp quản lý bậc trung

và có ý nghĩa khá nhỏ đối với cấp cao.

- Kĩ năng con người: năng lực làm việc trong mối quan hệ hợp tác với người khác => Có ý nghĩa quan trọng đối với mọi cấp quản lý.

- Kĩ năng nhận thức: năng lực phát hiện, phân tích, giải quyết các vấn đề phức tạp => Có vai trò nhỏ đối với nhà quản lý cấp cơ sở, tăng dần hơn đối với cấp trung và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với cấp cao.

 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân

- Có ước muốn làm công việc quản lý

- Có văn hóa

- Có ý chí

3.4 Môi trường quản lý

Khách hàng

Nhà cung cấp

Đối thủ cạnh tranh

Nhà nước

Tổ chức

- Tài chính - Marketing

-  NNL - Sản xuất

-  Chiến lược - Cơ cấu tổ chức

-  R&D - Văn hóa

Môi trường quản lý là tổng thể các yếu tố tác động lên hoặc chịu sự tác động của hệ thống

mà nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý

Môi trường bên ngoài của một hệ thống là tất cả các yếu tố không thuộc hệ thống nhưng tác

động lên hoặc chịu sự tác động của hệ thống đó

 Môi trường bên trong hệ thống là tất cả các yếu tố thuộc về hệ thống, có ảnh hưởng tới sự

4 Ví dụ phân tích một doanh nghiệp

 Mục đích?

 Mục tiêu (chỉ tiêu)?

 Thị trường: sản lượng, doanh số, chất lượng

 Thị phần

 Giá trị gia tăng

 Sự phát triển của các nguồn lực

CHƯƠNG 2: QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

1 Tổng quan về quyết định quản lý

1.1 Khái niệm quyết định quản lý

 Quyết định quản lý là phương án hợp lý nhất trong các phương án có thể để xử lý vấn đề

theo mục tiêu và những điều kiện, môi trường của hệ thống trong hiện tại và tương lai.

 Quyết định là tổng thể các mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu nhằm giải quyết một

hay một số vấn đề cho hệ thống nhất định

1.2 Đặc điểm của quyết định quản lý

 Là sản phẩm của hoạt động quản lý

 Chủ thể ra quyết định quản lý là cá cá nhân, nhóm được trao thẩm quyền hoặc được uỷ quyền

 Có phạm vi tác động không chỉ một người mà có thể rất nhiều người

 Liên quan chặt chẽ với hoạt động thu thập và xử lý thông tin

1.3 Hình thức biểu hiện của quyết định quản lý

- Hình thức phi văn bản: ít quan trọng, có phạm vi hẹp, được biểu hiện thành lời nói hoặc các tín

hiệu khác phi văn bản

- Hình thức văn bản:

 Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định

 Văn bản quản lý là các văn bản phản ánh các quyết định quản lý

 Quản lý nhà nước: văn bản luật (do Quốc hội ban hành), văn bản dưới luật

 Quản lý của tổ chức kinh tế - xã hội: quyết định (do cá nhân nhà quản lý ban hành), nghị quyết (do tập thể ban hành)

1.4 Phân loại quyết định quản lý

1 Theo thời gian thực hiện quyết định

Quản lý của các tổ

chức kinh tế - xã hội

2 Theo tính chất của vấn đề cần ra quyết định

 Quyết định chuẩn tắc: (quyết định được lập trình hóa) là quyết định mang tính thông lệ,

nhằm giải quyết những vấn đề rõ ràng, quen thuộc và lặp đi lặp lại

 Quyết định không chuẩn tắc: (quyết định không được lập trình, quyết định riêng biệt) là

quyết định giải quyết những vấn đề phức tạp, mơ hồ, ít thông tin, xuất hiện ngẫu nhiên hoặc xuất hiện lần đầu

3 Theo mức độ tổng quát hay chi tiết của vấn đề ra quyết định

 Quyết định chiến lược: xác định những mục tiêu tổng quát, những phương thức cơ bản

để thực hiện mục tiêu => toàn diện, lâu dài và ổn định => dài hạn

 Quyết định chiến thuật: xác định những giải pháp và công cụ để thực hiện mục tiêu

chiến lược trong những lĩnh vực hoạt động nhất định, trong thời gian tương đối ngắn,

mang đặc điểm một chiều cục bộ và giai đoạn => trung hạn

 Quyết định tác nghiệp: nhằm xử lý những tình huống cụ thể trong công việc hàng ngày của cơ quan quản lý => ngắn hạn

4 Theo phạm vi điều chỉnh của quyết định

 Quyết định toàn cục: điều chỉnh hầu hết các đối tượng quản lý

 Quyết định bộ phận: chỉ điều chỉnh một hoặc một số các đối tượng quản lý => ít quan

trọng hơn, được đưa ra dựa trên quyết định toàn cục

5 Theo cơ quan ra quyết định

 Quyết định quản lý nhà nước

1.5 Yêu cầu đối với quyết định quản lý

 Tính hợp pháp: được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của người ra quyết định, không trái

pháp luật, được ban hành đúng thủ tục và hình thức, quyết định không đảm bảo tính pháp lý đều bị hủy bỏ

 Tính khoa học: dựa trên cơ sở lí luận

 Tính hệ thống (thống nhất): được ban hành thống nhất theo một hướng tránh mâu thuẫn

 Tính tối ưu: Phương án quyết định tốt nhất với những điều kiện nhất định dựa trên hệ thống

tiêu chí

Hệ thống tiêu chí:

- Hiệu lực: có đạt được mục tiêu không

- Hiệu quả: so sánh giữa lợi ích và chi phí

- Công bằng (về kinh tế, xã hội): đối xử với đối tượng trong hoàn cảnh như nhau là như nhau

- Bền vững

- Khả thi: năng lực huy động nguồn lực với nỗ lực vượt bậc để thực hiện mục tiêu

 Tính linh hoạt: quyết định quản lý phản ánh được tính thời đại, xử lý tình huống linh hoạt,

tránh rập khuôn, máy móc

 Tính cô đọng, dễ hiểu: quyết định phải ngắn gọn, đơn nghĩa, dễ hiểu

 Tính thời gian, đối tượng thực hiện và chủ thể chịu trách nhiệm tổ chức thực thi

1.6 Căn cứ ra quyết định

- Hệ thống mục đích và mục tiêu của hệ thống kinh tế - xã hội

- Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội

- Hiệu quả của quyết định

- Nguồn lực để thực hiện quyết định

- Môi trường quyết định

2 Quá trình quyết định quản lý

Bước 1: Phân tích vấn đề và xác định mục tiêu của quyết định

- Phân tích vấn đề:

 Phát hiện vấn đề

 Quyết định giải quyết vấn đề

 Chẩn đoán nguyên nhân

 Xác định cơ hội, thách thức, điểm mạnh, điểm yếu

- Xác định mục tiêu quyết định

 Xác định mục tiêu

 Lựa chọn tiêu chí đánh giá: hiệu lực, hiệu quả, công bằng, bền vững, khả thi

Bước 2: Xây dựng các phương án quyết định

- Tìm các phương án

- Mô hình hoá

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn phương án quyết định tốt nhất

- Dự báo các ảnh hưởng của các phương án

- Đánh giá các ảnh hưởng: phân tích các chi phí

- Lựa chọn phương án tốt nhất: có thể sử dụng các phương pháp sau

 Phương pháp phân tích lợi ích – chi phí: được áp dụng trong trường hợp ảnh hưởng của

phương án quyết định có thể lượng hóa thông qua đơn vị tiền tệ.

 Phương pháp cho điểm: áp dụng cho trường hợp có nhiều tiêu chí không thể quy về hệ chuẩn