Các căn cứ
Tình hình tin học hóa:
Các dữ liệu lưu trữ lớn
Công nghệ thông tin phát triển nhanh (Thiết bị, các phần mềm ứng dụng, con người, dữ liệu )
Tình hình nghiệp vụ (Tần suất công văn, nguyên nhân trì trệ trong các hoạt động hành chính, )
Dự án này là cần thiết vì hệ thống hiện tại không đáp ứng được yêu cầu hiện tại của công ty và các yêu cầu dài hạn trong tương lai Do đó, việc tin học hóa là điều cấp bách để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Mục tiêu và phạm vi
Mục tiêu dài hạn: Tăng cường năng lực quản lý.
Mục tiêu cụ thể: Giúp công ty
Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên.
Quản lý danh sách các phòng ban
Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban
Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên
Quản lý các thông tin về nhân viên thực tập và thông tin liên quan tới nhân viên thực tập
Quản lý hợp đồng lao động
Quản lý bảng lương nhân viên
Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương, phụ cấp
Thay thế các loại sổ sách
Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng
Lập báo cáo tháng, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả
Phạm vi: Chỉ xây dựng phần mềm, áp dụng tại công ty
Xây dựng phần mềm với các chức năng và tính năng sau:
Chức năng quản lý nhân sự
Thông tin về hồ sơ lý lịch
Thông tin về hợp đồng lao động
Thông tin về tuyển dụng lao động
Thông tin về điều chuyển nhân viên
Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động
Chức năng quản lý tiền lương
Chức năng quản lý hệ thống
Quản lý danh mục dùng chung
Quản lý phân quyền và bảo mật hệ thống
Báo cáo quản lý nhân sự
Báo cáo quản lý tiền lương
Xây dựng CSDL văn bản.
Tổ chức lại quy trình thực hiện Chuyển giao công nghệ.
Hiệu quả dự kiến
- Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác
- Xử lý văn bản dễ dàng: Tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý.
- Xây dựng nề nếp làm việc văn minh, công nghệ.
- Dễ kiểm soát tiến độ và nội dung xử lý Dễ xác nhận trách nhiệm.
- Giảm thời gian làm việc, giảm số nhân viên trong công ty
Dự kiến tiến hành triển khai
Xây dựng đề án khả thi: 1 tuần
Thống nhất thiết kế: 1 tuần
Xây dựng phần mềm: 1 tháng
Chuyển giao công nghệ: 1 tuần Đưa vào vận hành: 1 tuần.
Dự kiến kinh phí
Ngày hoàn thành dự án triển khai không quá 2 tháng
Hệ thống phải hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai hệ thống Chi phí phần cứng không quá 60 triệu
Chi phí xây dựng phần mềm không quá 30 triệu
Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quản lý làm việc của công ty triển khai
Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng được nhu cầu tự động hóa các công việc hiện tại trên 80% số lượng các công việc liên quan
Những hoạt động thay đổi ảnh hưởng về nhân sự tiền lương phải được cập nhật ghi nhận ngay
Hỗ trợ in ấn cho các hoạt động sổ sách, báo cáo
Chỉ có người quản lý phần mềm mới có quyền thay đổi các thông tin về quyền sử dụng của nhân viên
HỒ SƠ NGHIÊN CỨU DỰ ÁN KHẢ THI
Đặt vấn đề
Thực hiện dự án xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương của công ty
Hiện trạng liên quan đến dự án
Để quản lý hiệu quả số lượng lớn nhân viên từ các phòng ban và vị trí khác nhau, công ty cần áp dụng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương thay vì phương pháp truyền thống, nhằm đảm bảo tính chính xác trong công tác quản lý.
Hiện trạng tin học hóa đang phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng của máy móc, mạng lưới và nhu cầu lưu trữ cơ sở dữ liệu Công nghệ ngày càng tiên tiến đòi hỏi người quản lý phải có trình độ cao và kỹ năng tin học vững vàng Do đó, việc tin học hóa các nghiệp vụ trong tổ chức là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu này.
Một số giải pháp kỹ thuật
Mô tả hệ thống với các chức năng hiện có:
Chức năng quản lý nhân sự
Hồ sơ lý lịch là tài liệu quan trọng trong quá trình tuyển dụng, bao gồm thông tin cá nhân và kinh nghiệm làm việc Hợp đồng lao động quy định quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, đảm bảo sự minh bạch trong mối quan hệ lao động Thông tin về tuyển dụng lao động giúp doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp Điều chuyển nhân viên giữa các bộ phận cần được quản lý chặt chẽ để tối ưu hóa hiệu suất làm việc Quản lý các chính sách cho người lao động là yếu tố then chốt trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực Cuối cùng, chức năng quản lý tiền lương đảm bảo rằng người lao động được trả lương công bằng và đúng hạn.
Chức năng quản lý hệ thống
Quản lý danh mục dùng chung Quản lý phân quyền và bảo mật hệ thống Chức năng báo cáo
Báo cáo quản lý nhân sự Báo cáo quản lý tiền lương Các giải pháp kiến trúc: Áp dụng tại công ty
Giải pháp chức năng dự kiến:
Quản lý nhân sự: thêm, sửa, xóa nhân sự, tìm kiếm nhân sự
Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động: thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động, thêm, sửa, xóa hồ sơ lý lịch nhân viên
Quản lý tiền lương: tính tiền lương
Quản lý hệ thống: đăng nhập, đăng xuất và phân quyền
Quản lý báo cáo: in báo cáo quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Giải pháp về môi trường:
Phân tích việc chọn tổ hợp giải pháp tập trung bao gồm Windows, SQL Server 2019 và Winform cho thấy đây là những công nghệ lập trình dễ sử dụng và quen thuộc với đội ngũ lập trình viên trong dự án.
Đánh giá các giải pháp về mặt kỹ thuật và tài chính
Khi lựa chọn giải pháp, điều quan trọng là phải chứng minh tính khả thi của dự án Các giải pháp được đề xuất cần phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Cần phát triển hơn nữa các thế mạnh về phương pháp kỹ thuật, hạn chế những rủi ro và những khó khăn trong dự án.
Hạn chế thấp nhất chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng dự án.
Tính khả thi về mặt tổ chức
Kế hoạch lựa chọn đối tác: tự thực hiện dự án với nhà đầu tư là công ty và khách hàng
Dự kiến thành lập ban quản lý dự án để triển khai
Xây dựng đề án khả thi: 1 tuần
Thống nhất thiết kế: 1 tuần
Xây dựng phần mềm: 1 tháng
Chuyển giao công nghệ: 1 tuần Đưa hệ thống vào vận hành: 1 tuần
Chi phí phần mềm: không quá 60 triệu
Chi phí mua phần cứng, lắp đặt, mạng: 15 triệu
Chi phí làm dữ liệu: 10 triệu
Chi phí quản lý: 20 triệu
Chi phí dự phòng: 30 triệu
Hệ thống quản lý kho hàng cần được số hóa để tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu thời gian và giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin.
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương cần được phát triển và quản lý chặt chẽ, dựa trên bảng phân tích thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Bài viết này trình bày các bước phân tích ban đầu của hồ sơ nghiên cứu khả thi cho dự án, giúp chúng ta hiểu rõ khái quát về các nhiệm vụ cần thực hiện, quy trình triển khai và các khoản chi phí xây dựng cần thiết.
BẢNG DANH SÁCH RỦI DO
Vai trò của việc phân tích rủi ro
Chủ động nhận diện các cơ hội và rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu dự án, từ đó áp dụng các giải pháp thích hợp để tối ưu hóa khả năng khai thác cơ hội và giảm thiểu tác động của rủi ro.
Tiết kiệm chi phí và thời gian cho dự án bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch bằng cách xác định rủi ro ngay từ đầu Việc này giúp phát hiện sớm sự cố, đưa ra giải pháp dự phòng, giảm thiểu chi phí và thời gian thực hiện Hơn nữa, loại bỏ thông tin không chắc chắn giúp ước tính chính xác hơn, từ đó giảm khoản chi phí dự phòng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án.
Tăng cường giá trị cho kế hoạch bằng cách làm cho nó thực tế và có ý nghĩa hơn Việc quản lý rủi ro cần được thực hiện đồng thời với các yếu tố như yêu cầu, thời gian, chi phí, nhân sự và chất lượng Áp dụng phân tích rủi ro cho yêu cầu sẽ giúp làm rõ, đầy đủ và chính xác hơn các yêu cầu dự án Quản lý rủi ro liên quan đến thời gian sẽ cải thiện độ chính xác trong ước tính thời gian, trong khi việc áp dụng quản lý rủi ro cho nhân sự sẽ giúp lựa chọn những nhân sự phù hợp hơn cho dự án.
Hạn chế và loại bỏ những thay đổi không cần thiết trong quá trình thực hiện dự án là cần thiết để kiểm soát yêu cầu về nguồn lực, thời gian và chi phí Đánh giá chi tiết cơ hội và nguy cơ từ các thành phần nhỏ trong dự án, cùng với việc áp dụng quản lý rủi ro cho từng hạng mục, sẽ nâng cao khả năng thành công cho toàn bộ dự án Cần xem xét các yếu tố từ yêu cầu, đối sách phù hợp và môi trường bên ngoài lẫn nội bộ để có cái nhìn toàn diện về cơ hội và nguy cơ Việc quản lý rủi ro một cách toàn diện sẽ giúp loại bỏ nguy cơ và phát huy cơ hội, đồng thời giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về dự án và hoạt động kinh doanh.
Danh sách rủi ro
.Rủi ro trong công nghệ
TT Rủi ro P I E Hành động giảm thiểu rủi ro
1 Phiên bản phần cứng, phần mềm thay đổi trong quá trình thực hiện dự án
Người mua nên yêu cầu phiên bản mới nhất hoặc giải pháp trọn gói
2 Giao diện tới các hệ thống nội bộ và hệ thống bên ngoài có thể không hoàn thành đúng hạn.
1 Bắt đầu sớm, quy định chuẩn kết nối
2 Cập nhật hệ thống cũ lên chuẩn mới.
3 Làm việc ngay với các hệ thống bên ngoài để thống nhất chuẩn.
3 Triển khai thử nghiệm có thể không đầy đủ cho việc xác định đảm bảo hiệu năng khi triển khai diện rộng.
1 Chuẩn bị, kiểm tra và tuân theo kế hoạch thử nghiệm chi tiết, xác định những cấu phần quan trọng và những nghiệp vụ thiết yếu bắt buộc phải thử nghiệm.
2 Chấp nhận thực tế việc triển khai thí điểm sẽ không hoàn hảo và chỉ ra những gì cần sửa trước khi triển khai diện rộng cũng như những việc cần điều chỉnh sau đó.
4 Biện pháp phòng ngừa thảm họa có thể không như mong đợi
Chỉ ra yêu cầu rõ ràng và cụ thể, yêu cầu kịch bản kiểm tra hệ thống phòng ngừa thảm họa.
Rủi ro do con người
Rủi ro P I E Hành động giảm thiểu rủi ro
1 Nguy cơ nhân viên giỏi sẽ rời khỏi dự án giữa chừng vì chênh lệch thu
Tạo ra cơ hội thăng tiến, học tập tại nước ngoài
Lắng nghe cán bộ, đánh giá và áp dụng cải tiến của họ vào công việc
2 Người dùng có thể không muốn sử dụng hoặc từ chối hệ thống mới
Thuyết phục, tập huấn, tuyển nhân viên mới, định kỳ luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban
3 Người dùng có thể không biết cách sử dụng hệ thống mới.
1 Thực hiện đào tạo và hỗ trợ người sử dụng, cung cấp kiến thức về hệ thống mới
2 Biên soạn, tập hợp đầy đủ tài liệu tập huấn.
3 Thường xuyên theo dõi, giám sát việc hiểu và chấp nhận hệ thống mới (thông qua các ứng dụng hỗ trợ, thực hiện khảo sát), điều chỉnh việc tập huấn dựa trên các kết quả đánh giá này.
4 Truyền thông rõ ràng về hệ thống mới tới nhân viên, nhấn mạnh việc nhân viên sẽ tham gia triển khai thí điểm để đảm bảo hệ thống mới đáp ứng yêu cầu của họ.
4 Lãnh đạo ở các cơ quan trực thuộc có thể không ủng hộ hệ thống mới
1 Lãnh đạo cấp cao quan tâm thường xuyên tới dự án, thường xuyên gửi những báo cáo tích cực về dự án cũng như mong muốn về dự án tới các cấp lãnh đạo phía dưới.
2 Lãnh đạo cấp cao làm việc với lãnh đạo chính quyền địa phương để đảm bảo truyền thông điệp về dự án mới, đảm bảo sự chỉ đạo cũng như hỗ trợ của chính quyền địa phương trong khi thực hiện, triển khai dự án.
Rủi ro trong quy trình nghiệp vụ
Rủi ro P I E Hành động giảm thiểu rủi ro
1 Quy trình nghiệp vụ có thể thay đổi trong khi triển khai dự án CNTT
1 Ban quản lý cấp cao phải tham gia vào quá trình xây dựng chính sách để đảm bảo hiểu rõ được ảnh hưởng của bất kỳ thay đổi quan trọng nào.
2 Xây dựng các thay đổi cần thiết vào hệ thống thông qua quy trình quản lý thay đổi đã được phê duyệt.
2 Phạm vi và yêu cầu có thể tăng, dẫn đến thiếu kinh phí.
1 Mọi thay đổi về phạm vi sẽ phải qua tiến trình phê duyệt sự thay đổi và phải đảm bảo phù hợp với kinh phí được phê duyệt trước đó.
2 Đặt các mức ưu tiên cho yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật vào tiến trình ra quyết định.
3 Hệ thống có thể không đáp ứng nhu cầu hoặc mong đợi của người dùng
1 Đảm bảo nhân viên ở các cấp tham gia vào việc tái thiết kế quy trình nghiệp vụ và hệ thống.
2 Huy động người dùng vào việc kiểm tra và,
3 Thử nghiệm nhiều chức năng chính
4 Có những yêu cầu 3 3 9 Báo cáo lên ban quản lý dự án những vấn nghiệp vụ đặc biệt mà dự án không thể đáp ứng.
2 2 4 đề này để chỉ ra ảnh hưởng tới quy trình nghiệp vụ và chiến lược kinh doanh.
TẬP YÊU CẦU KHÁCH HÀNG THEO MODULE
Giới thiệu chung
Kinh doanh không thể thành công nếu thiếu nguồn tài chính, nhưng nguồn nhân lực lại đóng vai trò quan trọng hơn Nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ kiến thức, kỹ năng và sức lao động cần thiết để đạt được thành công Trong nhiều doanh nghiệp, chi phí thuê nhân viên thường chiếm ít nhất 50% tổng chi phí hoạt động Do đó, quản lý nhân sự và chi phí lương bổng hiệu quả là yếu tố then chốt để đạt được thành công trong kinh doanh.
Trước đây, khi khoa học chưa phát triển, việc quản lý nguồn nhân lực và thông tin liên quan chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công, dẫn đến tốn thời gian, công sức và dễ xảy ra sai sót Thêm vào đó, các sự cố như tai nạn hay mối mọt cũng có thể xảy ra Vì vậy, việc ra đời của chương trình quản lý nhân sự tiền lương đã trở thành giải pháp hiệu quả để khắc phục những vấn đề này.
Chương trình này cho phép các nhà quản lý theo dõi và điều chỉnh tình hình nhân sự và tiền lương của nhân viên một cách nhanh chóng và hợp lý Ngoài ra, nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả và ổn định hoạt động của công ty.
Mục tiêu của dự án
Tài liệu này mô tả chi tiết các hành vi của hệ thống, giúp các thành viên phát triển dự án và khách hàng hiểu rõ khả năng và quy trình hoạt động của hệ thống.
Yêu cầu về : Thời gian , nhân lực, chi phí
4.4 Mô tả chức năng chính và tính năng
Module 01- Quản lý nhân viên: Giúp nhân viên phòng nhân sự hành chính:
Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên.
Quản lý danh sách các phòng ban.
Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban.
Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên.
Quản lý các thông tin về tuyển dụng lao động.
Quản lý các thông tin về nhân viên thực tập và các thông tin liên quan đến nhân viên thực tập
Quản lý các quá trình điều chuyển công tác, khen thưởng, kỹ luật….
Quản lý các danh mục liên quan…
REQ01.1: Thông tin nhân viên chính thức
REQ01.1.1: Thêm mới thông tin nhân viên
REQ01.1.2: Sửa thông tin nhân viên
REQ01.1.3: Tìm kiếm thông tin nhân viên
REQ01.1.4: Xóa thông tin nhân viên
REQ01.1.5: Chấm công nhân viên
REQ01.2: Thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.1: Thêm mới thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.2: Sửa thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.3: Tìm kiếm thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.4 Xóa thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.5: Chấm công nhân viên thực tập
REQ01.3.: Các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.1: Thêm các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.2: Sửa các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.3: Xóa các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.4:Tra cứu các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.4: Thống kê danh sách nhân viên toàn công ty
REQ01.5: Thống kê danh sách nhân viên theo phòng ban
Module 02- Quản lý lương nhân viên : Giúp nhân viên phòng kế toán:
Quản lý bảng lương nhân viên.
Quản lý nhật ký lương của nhân viên,
Quản lý các khoản thu nhập và nghĩa vụ của nhân viên
Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương, phụ cấp…
Thay thế các loại sổ sách.
Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng
Lập báo cáo tháng, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả.
REQ02.1: Lập bảng lương cho nhân viên
REQ02.2: Tra cứu lương nhân viên
REQ02.3: Thống kê lương nhân viên
- Quản lí nhân viên: thông tin nhân viên như tên nhân viên, số điện thoại, …
- Quản lí lương nhân viên: thông tin về lương cơ bản, số ngày công,…
‐ Quản lí nhân viên: danh sách nhân viên trong công ty được sắp xếp theo thứ tự mã nhân viên…
‐ Quản lý lương nhân viên: hiển thị được bảng lương nhân viên
‐ Thống kê, báo cáo: hiển thị danh sách nhân viên theo phòng ban; thống kê bảng lương nhân viên theo tháng, năm, quý
- Đủ khả năng xử lí khối lượng dữ liệu lớn
- Giao diện ngưởi dùng: dễ dàng sử dụng
- Phải nhập dữ liệu vào hệ thống mới gây mất thời gian và tiền bạc.
- Mất thời gian để nhân viên quen với hệ thống mới.
Các ràng buộc
Yêu cầu về : Thời gian , nhân lực, chi phí
Mô tả chức năng chính và tính năng
Module 01- Quản lý nhân viên: Giúp nhân viên phòng nhân sự hành chính:
Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên.
Quản lý danh sách các phòng ban.
Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban.
Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên.
Quản lý các thông tin về tuyển dụng lao động.
Quản lý các thông tin về nhân viên thực tập và các thông tin liên quan đến nhân viên thực tập
Quản lý các quá trình điều chuyển công tác, khen thưởng, kỹ luật….
Quản lý các danh mục liên quan…
REQ01.1: Thông tin nhân viên chính thức
REQ01.1.1: Thêm mới thông tin nhân viên
REQ01.1.2: Sửa thông tin nhân viên
REQ01.1.3: Tìm kiếm thông tin nhân viên
REQ01.1.4: Xóa thông tin nhân viên
REQ01.1.5: Chấm công nhân viên
REQ01.2: Thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.1: Thêm mới thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.2: Sửa thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.3: Tìm kiếm thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.4 Xóa thông tin nhân viên thực tập
REQ01.2.5: Chấm công nhân viên thực tập
REQ01.3.: Các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.1: Thêm các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.2: Sửa các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.3: Xóa các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.3.4:Tra cứu các thông tin liên quan đến hồ sơ lý lịch của nhân viên và nhân viên thực tập: dân tộc, tôn giáo…
REQ01.4: Thống kê danh sách nhân viên toàn công ty
REQ01.5: Thống kê danh sách nhân viên theo phòng ban
Module 02- Quản lý lương nhân viên : Giúp nhân viên phòng kế toán:
Quản lý bảng lương nhân viên.
Quản lý nhật ký lương của nhân viên,
Quản lý các khoản thu nhập và nghĩa vụ của nhân viên
Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương, phụ cấp…
Thay thế các loại sổ sách.
Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng
Lập báo cáo tháng, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả.
REQ02.1: Lập bảng lương cho nhân viên
REQ02.2: Tra cứu lương nhân viên
REQ02.3: Thống kê lương nhân viên
Đầu vào
- Quản lí nhân viên: thông tin nhân viên như tên nhân viên, số điện thoại, …
- Quản lí lương nhân viên: thông tin về lương cơ bản, số ngày công,…
Đầu ra
‐ Quản lí nhân viên: danh sách nhân viên trong công ty được sắp xếp theo thứ tự mã nhân viên…
‐ Quản lý lương nhân viên: hiển thị được bảng lương nhân viên
‐ Thống kê, báo cáo: hiển thị danh sách nhân viên theo phòng ban; thống kê bảng lương nhân viên theo tháng, năm, quý
Các yêu cầu khác
- Đủ khả năng xử lí khối lượng dữ liệu lớn
- Giao diện ngưởi dùng: dễ dàng sử dụng
Ảnh hưởng
- Phải nhập dữ liệu vào hệ thống mới gây mất thời gian và tiền bạc.
- Mất thời gian để nhân viên quen với hệ thống mới.
KẾ HOẠCH BAN ĐẦU
Mục tiêu và phạm vi
Mục tiêu dài hạn: Tăng cường năng lực quản lý.
Mục tiêu cụ thể: Giúp công ty
Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên.
Quản lý danh sách các phòng ban
Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban
Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên
Quản lý các thông tin về nhân viên thực tập và thông tin liên quan tới nhân viên thực tập
Quản lý hợp đồng lao động
Quản lý bảng lương nhân viên
Quản lý nhật ký lương nhân viên
Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương, phụ cấp
Thay thế các loại sổ sách
Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng
Lập báo cáo tháng, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả
Phạm vi: Chỉ xây dựng phần mềm, áp dụng tại công ty
Xây dựng phần mềm với các chức năng và tính năng sau:
Chức năng quản lý nhân sự
Thông tin về hồ sơ lý lịch
Thông tin về hợp đồng lao động
Thông tin về tuyển dụng lao động
Thông tin về điều chuyển nhân viên
Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động
Chức năng quản lý tiền lương
Chức năng quản lý hệ thống
Quản lý danh mục dùng chung
Quản lý phân quyền và bảo mật hệ thống
Báo cáo quản lý nhân sự
Báo cáo quản lý tiền lương
Xây dựng CSDL văn bản.
Tổ chức lại quy trình thực hiện Chuyển giao công nghệ.
Hiệu quả dự kiến
Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác
Xử lý văn bản dễ dàng: Tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý.
Xây dựng nề nếp làm việc văn minh, công nghệ.
Dễ kiểm soát tiến độ và nội dung xử lý Dễ xác nhận trách nhiệm.
Giảm thời gian làm việc, giảm số nhân viên trong công ty
SƠ ĐỒ PHÂN RÃ DỰ ÁN
Sơ đồ phân rã dự án
Hình 6.1: Sơ đồ phân rã dự án
BẢNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN
10 Bản phân công công việc
17 Bảng ước lượng dự án (LOC)
19 Thống kê theo tiến độ test
20 Quản lý phiên bản code, cập nhật các mốc sản phẩm
2 BA 2 Hồ sơ nghiên cứu dự án khả thi
17 Bảng ước lượng dự án (FP)
3 BA 3 Bảng danh sách rủi ro
6 Bảng phân rã công việc dự án
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
13 Bảng thống kê yêu cầu và sơ đồ thiết kế
4 Tập yêu cầu các khách hàng theo Module
9 Bảng các mốc xuất phẩm
18 Bảng thống kê thực hiện phần mềm
5 Tester 5 Kế hoạch ban đầu
6 Sơ đồ phân rã dự án
11 Kế hoạch phát triên phần mềm
1.2 Đơn vị chủ trì: Công ty LLP 1
1.4 Mục tiêu và phạm vi 1
1.6 Dự kiến tiến hành triển khai 2
2 HỒ SƠ NGHIÊN CỨU DỰ ÁN KHẢ THI 4
2.2 Hiện trạng liên quan đến dự án 4
2.3 Một số giải pháp kỹ thuật 4
2.4 Đánh giá các giải pháp về mặt kỹ thuật và tài chính 5
2.5 Tính khả thi về mặt tổ chức 5
3 BẢNG DANH SÁCH RỦI DO 7
3.1 Vai trò của việc phân tích rủi ro 7
3.2.1.Rủi ro trong công nghệ 8
3.2.2 Rủi ro do con người 9
3.3.3 Rủi ro trong quy trình nghiệp vụ 10
4 TẬP YÊU CẦU KHÁCH HÀNG THEO MODULE 12
4.2 Mục tiêu của dự án 12
4.4 Mô tả chức năng chính và tính năng 13
5.1 Mục tiêu và phạm vi 17
5.3 Dự kiến tiến hành triển khai 18
6 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ DỰ ÁN 19
6.1 Sơ đồ phân rã dự án 19
6.2 Bảng phân rã công việc dự án 19
7 BẢNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN 20
8 BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 21
9 BẢNG CÁC MỐC SẢN PHẨM 22
10 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 23
11 KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM 25
12.2 Giao diện trang quản lý 27
12.4 Giao diện thiết kế kiểu hiển thị 28
12.10 Cập nhật Loại hợp đồng 34
12.11 Cập nhật Trình độ học vấn 35
12.13 Hồ sơ nhân viên chính thức 37
12.14 Hồ sơ Nhân viên thực tập 38
12.15 Hồ sơ hợp đồng lao động 40
12.16 Lương nhân viên chính thức 41
12.17 Lương nhân viên thực tập 42
13 BẢNG THỐNG KÊ YÊU CẦU VÀ SƠ ĐỒ THIẾT KẾ 44
13.1 Bảng thống kê yêu cầu 44
13.2.1 Trường hợp sử dụng người dùng 45
13.2.2 Trường hợp sử dụng tổng quát 46
13.2.3 Trường hợp sử dụng quản lý danh mục 46
12.2.4 Trường hợp sử dụng thống kê – báo cáo 47
12.3.5 Trường hợp sử dụng quản lý thông tin nhân viên 48
12.3.6 Trường hợp sử dụng quản lý lương nhân viên 49
12.3.7 Trường hợp sử dụng quản lý hợp đồng lao động 50
13.3 Sơ đồ hoạt động (activity diagram) 50
13.3.1 Sơ đồ hoạt động đăng nhập: 51
13.3.2 Sơ đồ hoạt động tra cứu thông tin nhân viên: 52
13.3.3 Sơ đồ hoạt động thống kê lương nhân viên: 52
13.4 Sơ đồ tuần tự (sequence diagram) 53
13.4.1 Sơ đồ tuần tự cho đăng nhập 53
13.4.2 Sơ đồ tuần tự cho nhập thông tin nhân viên 55
13.4.3 Sơ đồ tuần tự quản lý chức vụ 56
13.4.4 Sơ đồ tuần tự quản lý lương 56
13.4.5 Sơ đồ tuần tự thống kê nhân viên 58
13.4.6 Sơ đồ tuần tự thống kê lương nhân viên 59
14.1 Vai trò của biểu đồ Gantt 61
17 BẢNG ƯỚC LƯỢNG DỰ ÁN 66
17.1 Ước lượng dự án LOC (Lines of Code) 66
17.2 Ước lượng dự án KF(function point) 66
19 BẢNG THỐNG KÊ THEO DÕI TIẾN ĐỘ TEST 70
20 QUẢN LÝ PHIÊN BẢN CODE, CẬP NHẬT CÁC MỐC SẢN PHẨM 74
21.1 Giới thiệu về kế hoạch quản lý rủi ro 80
21.2.1 Các lĩnh vực xảy ra rủi ro 80
21.2.3 Phân tích mức độ rủi ro 82
21.2.4 Kế hoạch phòng ngừa rủi ro 86
22.1 Lý do kết thúc dự án 90
22.2 Thống kê lại dữ liệu 90
22.5 Kiểm điểm sau khi bàn giao 91
23.2 Quản lí Lương Nhân viên 92
23.4 Quản lý hợp đồng lao động 95
24.1.1 Tổng quan về hệ thống 99
24.2.1 Sơ đồ tổng quan dự án 99
24.2.2 Xác định yêu cầu và phân tích thiết kế 100
24.2.3 Sơ đồ thiết kế giao diện 100
24.2.4 Sơ đồ lập trình và test sản phẩm 101
24.2.5 Sơ đồ tích hợp kiểm thử 101
24.3.1 Quản lí thêm mới người dùng 102
24.3.2 Quản lí đổi mật khẩu 102
24.3.3 Quản lí cập nhật tôn giáo 103
23.3.4 Quản lí cập nhật dân tộc 103
24.3.5 Quản lí cập nhật chức vụ 104
24.3.6 Quản lí cập nhật phòng ban 105
24.3.7 Quản lí cập nhật loại hợp đồng 106
24.3.8 Quản lí cập nhật trình độ 107
24.3.9 Quản lí cập nhật ngoại ngữ 107
24.3.10 Quản lí Hồ sơ nhân viên chính thức 108
24.3.11 Quản lí Hồ sơ nhân viên thực tập 109
24.3.12 Quản lí Hồ sơ hợp đồng lao động 110
24.3.13 Quản lí lương nhân viên chính thức 111
24.3.14 Quản lí lương nhân viên thực tập 112
Hình 5 1: Quy trình lập kế hoạch 16Hình 5.2: Vòng đời của một dự án
Trong bài viết này, chúng tôi trình bày các giao diện quan trọng của dự án, bao gồm sơ đồ phân rã dự án (Hình 6.1) và các giao diện người dùng như giao diện đăng nhập (Hình 12.1), trang quản lý (Hình 12.2), giao diện đổi mật khẩu (Hình 12.3), giao diện thay đổi thiết kế (Hình 12.4), giao diện thêm mới người dùng (Hình 12.5), giao diện cập nhật tôn giáo (Hình 12.6), giao diện cập nhật dân tộc (Hình 12.7) và giao diện cập nhật chức vụ (Hình 12.8) Những hình ảnh này giúp người đọc dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về chức năng của từng phần trong dự án.
Bài viết này mô tả các giao diện quan trọng trong hệ thống quản lý nhân sự, bao gồm giao diện cập nhật phòng ban, loại hợp đồng, trình độ học vấn, và ngoại ngữ Nó cũng trình bày hồ sơ nhân viên chính thức, thực tập và hợp đồng lao động, cùng với thông tin về lương cho cả nhân viên chính thức và thực tập Ngoài ra, các trường hợp sử dụng như quản lý danh mục, thống kê báo cáo, quản lý thông tin nhân viên và quản lý hợp đồng lao động cũng được đề cập để hỗ trợ việc quản lý hiệu quả trong tổ chức.
Bài viết trình bày các sơ đồ hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý nhân sự, bao gồm sơ đồ đăng nhập, tra cứu thông tin nhân viên, thống kê lương, và quản lý chức vụ Các hình ảnh từ 13.8 đến 13.16 mô tả quy trình tuần tự cho từng chức năng, giúp người dùng dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống Những sơ đồ này không chỉ hỗ trợ trong việc nắm bắt thông tin mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
1.1 Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương
1.2 Đơn vị chủ trì: Công ty LLP
Tình hình tin học hóa:
Các dữ liệu lưu trữ lớn
Công nghệ thông tin phát triển nhanh (Thiết bị, các phần mềm ứng dụng, con người, dữ liệu )
Tình hình nghiệp vụ (Tần suất công văn, nguyên nhân trì trệ trong các hoạt động hành chính, )
Dự án này là cần thiết vì hệ thống hiện tại không đáp ứng yêu cầu hiện tại của công ty và cũng không phù hợp với các yêu cầu lâu dài trong tương lai Do đó, việc tin học hóa là điều cấp bách và cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.4 Mục tiêu và phạm vi
Mục tiêu dài hạn: Tăng cường năng lực quản lý.
Mục tiêu cụ thể: Giúp công ty
Quản lý thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên.
Quản lý danh sách các phòng ban
Quản lý danh sách nhân viên của từng phòng ban
Quản lý các thông tin có liên quan đến nhân viên
Quản lý các thông tin về nhân viên thực tập và thông tin liên quan tới nhân viên thực tập
Quản lý hợp đồng lao động
Quản lý bảng lương nhân viên
Quản lý các vấn đề liên quan đến lương: hệ số lương, phụ cấp
Thay thế các loại sổ sách
Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng
Lập báo cáo tháng, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả
Phạm vi: Chỉ xây dựng phần mềm, áp dụng tại công ty
Xây dựng phần mềm với các chức năng và tính năng sau:
Chức năng quản lý nhân sự
Thông tin về hồ sơ lý lịch
Thông tin về hợp đồng lao động
Thông tin về tuyển dụng lao động
Thông tin về điều chuyển nhân viên
Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động
Chức năng quản lý tiền lương
Chức năng quản lý hệ thống
Quản lý danh mục dùng chung
Quản lý phân quyền và bảo mật hệ thống
Báo cáo quản lý nhân sự
Báo cáo quản lý tiền lương
Xây dựng CSDL văn bản.
Tổ chức lại quy trình thực hiện Chuyển giao công nghệ.
- Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác
- Xử lý văn bản dễ dàng: Tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý.
- Xây dựng nề nếp làm việc văn minh, công nghệ.
- Dễ kiểm soát tiến độ và nội dung xử lý Dễ xác nhận trách nhiệm.
- Giảm thời gian làm việc, giảm số nhân viên trong công ty
1.6 Dự kiến tiến hành triển khai
Xây dựng đề án khả thi: 1 tuần
Thống nhất thiết kế: 1 tuần
Xây dựng phần mềm: 1 tháng
Chuyển giao công nghệ: 1 tuần Đưa vào vận hành: 1 tuần.
Ngày hoàn thành dự án triển khai không quá 2 tháng
Hệ thống phải hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai hệ thống Chi phí phần cứng không quá 60 triệu
Chi phí xây dựng phần mềm không quá 30 triệu
Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quản lý làm việc của công ty triển khai
Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng được nhu cầu tự động hóa các công việc hiện tại trên 80% số lượng các công việc liên quan
Những hoạt động thay đổi ảnh hưởng về nhân sự tiền lương phải được cập nhật ghi nhận ngay
Hỗ trợ in ấn cho các hoạt động sổ sách, báo cáo
Chỉ có người quản lý phần mềm mới có quyền thay đổi các thông tin về quyền sử dụng của nhân viên
2 HỒ SƠ NGHIÊN CỨU DỰ ÁN KHẢ THI
Thực hiện dự án xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương của công ty
2.2 Hiện trạng liên quan đến dự án
Công ty cần quản lý một số lượng lớn nhân viên từ nhiều phòng ban và vị trí khác nhau, do đó, việc áp dụng phương pháp quản lý truyền thống sẽ khó đảm bảo tính chính xác Vì vậy, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương là rất cần thiết cho công ty.
Hiện nay, sự tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ với nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng đối với máy móc, mạng lưới và cơ sở dữ liệu Công nghệ phát triển nhanh chóng, đòi hỏi những người quản lý phải có trình độ cao và kỹ năng tin học vững vàng để đáp ứng yêu cầu công việc Do đó, việc tin học hóa các nghiệp vụ là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.3 Một số giải pháp kỹ thuật
Mô tả hệ thống với các chức năng hiện có:
Chức năng quản lý nhân sự
Hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động, và thông tin tuyển dụng là những yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự Bên cạnh đó, việc điều chuyển nhân viên và quản lý các chính sách dành cho người lao động cũng đóng vai trò thiết yếu Cuối cùng, chức năng quản lý tiền lương giúp đảm bảo quyền lợi và sự công bằng cho tất cả nhân viên trong tổ chức.
Chức năng quản lý hệ thống
Quản lý danh mục dùng chung Quản lý phân quyền và bảo mật hệ thống Chức năng báo cáo
Báo cáo quản lý nhân sự Báo cáo quản lý tiền lương Các giải pháp kiến trúc: Áp dụng tại công ty
Giải pháp chức năng dự kiến:
Quản lý nhân sự: thêm, sửa, xóa nhân sự, tìm kiếm nhân sự
Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động: thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động, thêm, sửa, xóa hồ sơ lý lịch nhân viên
Quản lý tiền lương: tính tiền lương
Quản lý hệ thống: đăng nhập, đăng xuất và phân quyền
Quản lý báo cáo: in báo cáo quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Giải pháp về môi trường:
Phân tích việc chọn tổ hợp giải pháp tập trung với Windows, SQL Server 2019 và Winform cho thấy đây là những công nghệ lập trình dễ sử dụng và quen thuộc đối với đội ngũ lập trình viên trong dự án.
2.4 Đánh giá các giải pháp về mặt kỹ thuật và tài chính
Khi lựa chọn giải pháp, điều này không chỉ thể hiện tính khả thi của dự án mà còn đảm bảo các giải pháp đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Cần phát triển hơn nữa các thế mạnh về phương pháp kỹ thuật, hạn chế những rủi ro và những khó khăn trong dự án.
Hạn chế thấp nhất chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng dự án.
2.5 Tính khả thi về mặt tổ chức
Kế hoạch lựa chọn đối tác: tự thực hiện dự án với nhà đầu tư là công ty và khách hàng
Dự kiến thành lập ban quản lý dự án để triển khai
Xây dựng đề án khả thi: 1 tuần
Thống nhất thiết kế: 1 tuần
Xây dựng phần mềm: 1 tháng
Chuyển giao công nghệ: 1 tuần Đưa hệ thống vào vận hành: 1 tuần
Chi phí phần mềm: không quá 60 triệu
Chi phí mua phần cứng, lắp đặt, mạng: 15 triệu
Chi phí làm dữ liệu: 10 triệu
Chi phí quản lý: 20 triệu
Chi phí dự phòng: 30 triệu
Hệ thống quản lý kho cần được số hóa để tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý Việc áp dụng công nghệ thông tin giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương cần được phát triển và quản lý một cách chặt chẽ, dựa trên bảng phân tích thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Bài viết này trình bày những bước phân tích ban đầu của hồ sơ nghiên cứu khả thi cho dự án, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các yêu cầu của dự án, quy trình triển khai và các khoản chi phí xây dựng cần thiết.
3 BẢNG DANH SÁCH RỦI DO
3.1 Vai trò của việc phân tích rủi ro
Chủ động nhận diện cơ hội và nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu dự án là rất quan trọng Việc này giúp thực hiện các giải pháp phù hợp để tối ưu hóa khả năng khai thác cơ hội và giảm thiểu tác động của nguy cơ.
Tiết kiệm chi phí và thời gian trong dự án bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch bằng cách xác định rủi ro ngay từ đầu Việc này giúp phát hiện sớm sự cố, có giải pháp dự phòng hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí và thời gian Hơn nữa, việc loại bỏ thông tin không chắc chắn làm cho ước tính trở nên chính xác hơn, giảm khoản chi phí dự phòng, góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án.
Tăng cường giá trị cho kế hoạch bằng cách thực hiện các bước thực tế và có giá trị hơn Việc quản lý rủi ro cần được tích hợp với các yếu tố như yêu cầu, thời gian, chi phí, nhân sự và chất lượng Áp dụng phân tích rủi ro vào yêu cầu sẽ giúp làm rõ, đầy đủ và chính xác hơn nội dung yêu cầu Quản lý rủi ro kết hợp với thời gian sẽ nâng cao độ chính xác trong ước lượng thời gian, trong khi áp dụng quản lý rủi ro cho nhân sự sẽ giúp lựa chọn những nhân sự phù hợp nhất cho dự án.