Tài liệu Các vấn đề trong quản lý dự án pptx

GIAI ĐOẠN 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CÒN TIỀM ẨN + Xác định những khu vực có nhược điểm + Xác định cụ thể những vấn đề còn tiềm ẩn + Xác định những nguyên nhân có thể của những vấn đề này và nh

CÁC VẤN ĐỀ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

2

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

BỐN CÁCH SUY NGHĨ CƠ BẢN:

ƒ Cái gì đang xảy ra? - Tiếp cận và làm rõ

ƒ Cái gì đã xảy ra? - Nguyên nhân và ảnh hưởng

ƒ Chúng ta nên hành động như thế nào? - Lựa chọn

ƒ Cái gì đang ở phía trước? - Dự đoán

BA GIAI ĐOẠN:

ƒ Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề

ƒ Giai đoạn 2: Phân tích quyết định

ƒ Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn

GIAI ĐOẠN 1: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ + Xác định vấn đề hay là nêu những sai lệch + Mô tả vấn đề ở 4 khía cạnh:

Phát hiện: Cái gì là vấn đề? (và cái gì không phải?) Địa điểm: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu) Thời gian: Khi nào nó xuất hiện

Cường độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ

rộng như thế nào

GIAI ĐOẠN 2: PHÂN TÍCH QUYẾT ĐỊNH

+ Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết quả mong muốn.

+ Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta

+ Đưa ra những phương án để lựa chọn + Đánh giá các phương án đó: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa chọn sơ bộ và xét những ảnh hưởng

GIAI ĐOẠN 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CÒN TIỀM ẨN

+ Xác định những khu vực có nhược điểm + Xác định cụ thể những vấn đề còn tiềm ẩn + Xác định những nguyên nhân có thể của những vấn đề này và những hành động ngăn chặn không cho chúng xảy ra

+ Xác định những hành động dự phòng cần làm khi những biện pháp ngăn chặn thất bại, hoặc khi không thể ngăn chặn được.

6

CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI

ƒ CỐ GẮNG GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TRƯỚC KHI PHÂN TÍCH CẶN KẼ

ƒ PHÂN TÍCH QUÁ CHUNG CHUNG GIẢI PHÁP KHÔNG KHẢ THI

ƒ KHÔNG CÓ KẾ HOẠCH CHO THỰC HIỆN GIẢI PHÁP

ƒ THIẾU SỰ CAM KẾT

QUẢN LÝ XUNG ĐỘT

Xung đột: Hành vi ứng xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức nhằm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức khác đạt được những mục đích mong muốn.

Các kiểu xung đột:

Cá nhân: giữa người này với người khác Nhóm: giữa hai hoặc nhiều nhóm/tổ chức Đến từ bên trong: xung đột giữa những người hoặc

nhóm người trong cùng một tổ chức

Đến từ bên ngoài: xung đột giữa một người (hoặc một

nhóm hoặc nhiều người) với một người (hoặc một nhóm hoặc nhiều người) khác từ bên ngoài của dự án.

CÁC QUAN ĐIỂM VỀ XUNG ĐỘT

QUAN ĐIỂM 1 XUNG ĐỘT LÀ KẾT QUẢ CỦA NHỮNG SAI LẦM TRONG QUẢN LÝ

XUNG ĐỘT LUÔN GÂY RA NHỮNG KẾT QUẢ TAI HẠI, CHẲNG HẠN NHƯ:

+ LÀM GIẢM HIỆU QUẢ VÀ NĂNG SUẤT + TẠO NHỮNG PHE CÁNH TRONG NỘI BỘ ĐƠN VỊ GÂY NÊN NHỮNG BẤT ỔN VÀ LÀM GIẢM LÒNG NHIỆT TÌNH

CÁC QUAN ĐIỂM VỀ XUNG ĐỘT

QUAN ĐIỂM 2 NHỮNG XUNG ĐỘT TÍCH CỰC + Kích thích những ý kiến, tính sáng tạo và quan tâm

Khiến cho các vấn đề tiềm ẩn hiện ra bên ngoài và được giải quyết

+ Buộc con người phải tỏ rõ lập trường và tìm kiếm phương thức mới

+ Tạo điều kiện cho con người thử thách những năng lực của mình.

NHỮNG XUNG ĐỘT TIÊU CỰC + Hiệu quả và năng suất bị giảm sút + Chủ nghĩa bè phái

+ Sự bất ổn không cần thiết

10

NHỮNG NGUYÊN NHÂN CÓ THỂ CỦA XUNG ĐỘT

TRAO ĐỔI THÔNG TIN

+ CÁC MỤC ĐÍCH + CÁC NGUYÊN TẮC / TIÊU CHUẨN + CÁC ẢNH HƯỞNG

CÁC GIÁ TRỊ

+ CÁ NHÂN

+ ĐỊA PHƯƠNG / QUỐC GIA / TÍN NGƯỠNG

MỐI QUAN TÂM

+ CÁC Ý TƯỞNG VÀ NIỀM TIN KHÁC NHAU + NHỮNG MỐI QUAN TÂM ĐẾN KẾT QUẢ

CON NGƯỜI

+ CÁC VẤN ĐỀ / XUNG ĐỘT TRONG QUÁ KHỨ CHƯA ĐƯỢC GIẢI QUYẾT

CÁC GIẢI PHÁP CHO XUNG ĐỘT

ƒ RÚT LUI: Rút lui khỏi bất đồng đang có hoặc sắp xảy ra.

ƒ LÀM DỊU: Làm giảm hoặc tránh tập trung vào các điểm khác biệt, và nhấn mạnh tới các điểm tương đồng.

ƒ ÉP BUỘC: Áp đặt quan điểm của một người cho người khác

ƒ THỎA HIỆP/ ĐIỀU ĐÌNH:

Tìm những giải pháp mang lại sự hài lòng nhất định cho các bên tham gia tranh cãi Đặc trưng hóa bởi quan điểm “cho và nhận”

ƒ ĐỐI MẶT: Đối mặt trực tiếp với xung đột với phương thức giải quyết vấn đề, từ đó làm cho các bên liên quan vượt qua được những bất đồng của mình

THƯƠNG LƯỢNG

Bốn nguyên tắc:

1 Tách con người ra khỏi vấn đề

2 Tập trung vào quyền lợi đôi bên

Cách lắng nghe Cách đặt câu hỏi Cách trả lời câu hỏi

3 Sáng tạo, đưa ra cách chọn lựa có hiệu quả, có lợi cho đôi bên

Ỵđưa ra tất cả các chọn lựa

4 Dùng các tiêu chuẩn khách quan

HÒA GIẢI

Hòa giải giúp hai bên nhìn vào quyền lợi của nhau thay vì mỗi bên chỉ giữ lấy quyền lợi của chính mình

Ỵ giải tỏa các định kiến Bên trung lập Ỵ Tìm ra giải pháp Bên được trao quyền

Nhà hòa giải phải tạo được niềm tin giữa hai bên Bảo mật thông tin theo quy định của luật pháp.

14

CÁC CƠ CHẾ DÀN XẾP BẤT ĐỒNG

ƒ Không làm gì (Do nothing)

ƒ Thương lượng (Negotiation)

ƒ Hòa giải (Mediation)

ƒ Trọng tài (Arbitration)

ƒ Thưa kiện (Court)

ƒ Bạo lực (Violent)

CÁC CƠ CHẾ DÀN XẾP BẤT ĐỒNG

X X

Quan hệ giữa 2 bên

X X

Nội bộ

X X

Phổ biến

X X

Không chính thức

X X

Chính thức

-+ +

Chi Phí

/ + +

+ Thời gian

Bên thứ ba

Bên thứ ba Hai bên

Hai bên

Ai kiểm soát

Bạo lực Thưa

kiện

Trọng tài Hòa giải Thương

lượng Không

Làm gì