Các phương thức vận động viện trợ và các vấn đề trong quản lý dự án

• Vận động viện trợ không chỉ đơn thuần là viết đề c ơng dự án, mà nó có thể đ ợc hiểu là “tiếp thị” ch ơng trình/dự án đối với nhà tài trợ... Liên hệ với nhà tài trợ - Đánh giá các u ti

Các phương thức vận động viện trợ

và các vấn đề trong quản lý dự án

Trần Thị Thu Thủy

PACCOM

Vận động viện trợ

• Một chiến l ợc vận động viện trợ muốn thành công phải là một công việc th ờng xuyên và

đ ợc lồng ghép với kế hoạch hoạt động của

tổ chức

• Vận động viện trợ không chỉ đơn thuần là

viết đề c ơng dự án, mà nó có thể đ ợc hiểu là

“tiếp thị” ch ơng trình/dự án đối với nhà tài trợ

Các b ớc trong vận động viện trợ

A Xác định nhu cầu

Việc xác định nhu cầu cần đ ợc tiến hành dựa trên cơ

sở hợp tác giữa nhà tài trợ và đối t ợng h ởng lợi.

Một kế hoạch chiến l ợc sẽ giúp quyết định:

- Mở rộng địa bàn dự án ở đâu?

- Tập trung cho lĩnh vực gì?

- Những nhà tài trợ nào có thể tài trợ ch ơng trình/dự

án đó?

Cỏc bước vận động (tiếp)

B Xác định nhà tài trợ có tiềm năng

Cần xem xét mọi khả năng có thể, không nhất thiết chỉ tập trung vào những nhà tài trợ lớn Tìm hiểu kỹ nhà tài trợ quan tâm đến lĩnh vực gì, địa bàn nào và có những u tiên đặc biệt gì không

Việc tìm kiếm nhà tài trợ cần thu thập nhiều nguồn thông tin

Cỏc bước vận động (tiếp)

Một số nguồn tài trợ:

1 Đại sứ quán: Hầu hết các đại sự quán đều có quỹ phát triển Một số đại sứ quán tài trợ thông qua các

tổ chức phát triển, một số tài trợ trực tiếp

2 Cơ quan hợp tác phát triển quốc tế:

3 Các tổ chức phi chính phủ

4 Các cơ quan liên hiệp quốc

5 Các tập đoàn, công ty n ớc ngoài tại Việt Nam

Cỏc bước vận động (tiếp)

C Liên hệ với nhà tài trợ

- Đánh giá các u tiên của họ

- Kiểm chứng xem các u tiên đó có phù hợp

các u tiên của ta

- Hình thành đ ợc ý t ởng họ sẽ có thể viện trợ đ

ợc bao nhiêu

- Mời nhà tài trợ thăm vùng dự án

Cỏc bước vận động (tiếp)

D Chuẩn bị và gửi văn kiện dự án

Gửi đề c ơng dự thảo với những nội dung chính Hoàn thiện văn kiện dự án và gửi cho nhà tài trợ

* L u ý về thời hạn năm tài chính của từng tổ

chức để gửi văn kiện dự án cho phù hợp

Cỏc bước vận động (tiếp)

E Theo dõi

Trừ phi bạn gặp may mắn, bạn sẽ luôn phải theo dõi tình trạng của văn kiện dự án thông qua:

điện thoại

fax, email

th tín

Sử dụng FAX th ờng đ ợc coi là ph ơng pháp tiếp cận tốt nhất (dễ tạo cảm giác khẩn)

Điện thoại dễ tạo cho nhà tài trợ lúng túng, đặc biệt khi họ ch a xem xét văn bản dự án hoặc ch a đ a ra quyết định cuối cùng

về tài trợ

Một bức th đôi khi sẽ bị bỏ quên

Cỏc bước vận động (tiếp)

Một số “thủ thuật” trong quá trình vận động viện trợ

Xây dựng quan hệ cá nhân với cá nhân

Hiểu đ ợc ý thích và mong muốn của nhà tài trợ để thiết kế dự

án và tiếp cận có hiệu quả

Sử dụng các “ngôn ngữ” của nhà tài trợ để biện minh cho dự

án và giải thích kỹ các vấn đề họ quan tâm

Nêu đ ợc vai trò và khả năng hợp tác của đơn vị xin tài trợ

3 Nộp báo cáo chi tiết và đúng thời hạn là cách tốt nhất để duy trì và tiếp tục xin đ ợc tài trợ

Chứng minh đ ợc dự án thành công, và thành công đ ợc là nhờ

có sự giúp đỡ của tài trợ

Các chuyến kiểm tra và thăm thực địa luôn là cơ hội tốt

4 Không quên cảm ơn nhà tài trợ

Cỏc bước vận động (tiếp)

Nên

Biết và hiểu nhà tài trợ

Nhất quán

Xây dựng một chiến l ợc vận động tài trợ

Xây dựng các quan hệ cá nhân

Liên lạc, tiếp xúc với nhà tài trợ khi có thể

Không nên

Không hứa những gì không làm đ ợc

Không che giấu những sai lầm, cần nhìn nhận và thay đổi

Những vấn đề thường gặp trong quản lý dự

án của tổ chức PCPNN

Việc phê duyệt dư án: không làm thủ tục phê duyệt dự án theo qui định; Phê duyệt dự án không đúng cấp

Quản lý dự án lỏng lẻo, phó mặc hoàn toàn

cho phía tài trợ thực hiện

Chi tiêu cho dự án không đúng theo kế hoạch ngân sách đã đề ra

Thực hiện dự án chậm so với tiến độ và kế

hoạch thời gian

Các lý do khiến cho các dự án bị thất bại

• Các vấn đề/khó khăn thực sự của đối tượng

hưởng lợi không được đáp ứng

• Không tôn trọng các giá trị về văn hóa xã hội của địa phương

• Không có sự tham gia của các bên có liên quan trong quá trình thiết kế dự án

• Mục tiêu của dự án không rõ ràng hoặc không thực tế

Các lý do khiến cho các dự án bị thất bại

• Không tách biệt rõ ràng giữa mục tiêu cụ thể

và các cách thức để đạt được mục tiêu

• Không phân tích kỹ các ý tưởng của dự án

trước khi chuyển sang giai đoạn phân tích tính khả thi

• Dự án không được xây dựng lồng trong bối cảnh chính sách hỗ trợ phù hợp

• Sử dụng các công nghệ không phù hợp

• Không tính đến năng lực quản lý của địa phương

Các lý do khiến cho các dự án bị thất bại

• Không lường trước những rủi ro

• Các yếu tố kinh tế và tài chính của dự án không chi tiết

• Thiếu thông tin và vì vậy hệ thống giám sát không hiệu quả

• Có quá nhiều “nhà quản lý” ở các cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm về một chu trình dự án

• Không phân công trách nhiệm rõ ràng

• Chú trọng nhiều đến việc thực thi các quy định và thủ tục nhiều hơn là quản lý dự án (thiếu linh hoạt)

Tại sao phải có Biên bản thoả thuận

(MOU)

• Nếu chuẩn bị Biên bản thoả thuận với nhà tài trợ không tốt, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý và thực hiện dự án

• Biên bản thoả thuận là một hình thức cam kết tài trợ của nhà tài trợ đối với một dự án/ hoạt động

• Biên bản thoả thuận giúp phân định rõ ràng trách nhiệm của từng bên tham gia dự án, hình thức và phương pháp triển khai dự án

Cấu trúc của MOU

Tiêu đề: Biên bản thoả thuận giữa tổ chức

ABC với đơn vị XYZ về việc thực hiện dự án

Phần mở đầu:

– Những khái niệm/ qui định chung

– Mô tả khái quát về dự án: tên dự án, mục đích của dự án, ngân sách của dự án, thời hạn dự án

Phần các điều khoản

Điều 1: Nêu nghĩa vụ và trách nhiệm của chủ dự

án trong việc triển khai thực hiện dự án

MOU (tiếp)

Điều 2: Nêu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của nhà tài trợ

Điều 3: qui định về tính pháp lý và thời hạn hiệu lực của MOU

Ký kết của hai bên: những người có thẩm

quyền của chủ dự án và nhà tài trợ

Xác nhận của một số bên tham gia trong dự

án (nếu có)