Quản lý hệ thống logistics và những vấn đề liên quan

Một hệ thống logistics được tạo nên bởi một tập hợp các cơ sở (facilities) được liên kết bởi các dịch vụ vận tải. Các cơ sở này là những nơi mà đối tượng vật chất được xử lý (ví dụ như sản xuất, dự trữ, phân loại, bán hoặc tiêu thụ). Chúng bao gồm những trung tâm sản xuất, lắp ráp, nhà kho, trung tâm phân phối (Distribution Centres – DCs), các điểm chuyển tải, ga vận tải (transportation terminals), các cửa hàng bán lẻ, trung tâm phân loại bưu phẩm, thư tín, tiêu hủy rác, đổ rác thải…Hoạt động vận tải chuyển các đối tượng vật chất sử dụng phương tiện và thiết bị như xe tải, đầu kéo, rơmóc, cao bản, container, tàu hỏa...

Mục lục

1 Hệ thống logistics 2

2 Cách thức hoạt động của hệ thống logistics 3

3 Hoạch định hệ thống logistics 9

4 Các xu hướng mới của logistics 10

5 Quyết định Logistics và các phương pháp hỗ trợ ra quyết định 11

1 Hệ thống logistics

Một hệ thống logistics được tạo nên bởi một tập hợp các cơ sở (facilities) được liên kết bởi các dịch vụ vận tải Các cơ sở này là những nơi mà đối tượng vật chất được xử lý (ví dụ như sản xuất, dự trữ, phân loại, bán hoặc tiêu thụ) Chúng bao gồm những trung tâm sản xuất, lắp ráp, nhà kho, trung tâm phân phối (Distribution Centres – DCs), các điểm chuyển tải, ga vận tải (transportation terminals), các cửa hàng bán lẻ, trung tâm phân loại bưu phẩm, thư tín, tiêu hủy rác, đổ rác thải…

Hoạt động vận tải chuyển các đối tượng vật chất sử dụng phương tiện và thiết bị như xe tải, đầu kéo, rơ-móc, cao bản, container, tàu hỏa

Ví dụ - ExxonMobil Chemical

Là một trong những công ty hóa dầu lớn nhất trên thế giới Sản phẩm của công ty có thể kể tới như ‘olefins, aromatics, synthetic rubber, polyethylene, polypropylene and oriented polypropylene packaging films’ Công ty vận hành 54 nhà máy tại hơn 20 quốc gia và cung cấp sản phẩm tới hơn 130 quốc gia

Nhà máy đặt tại Brindisi (Italy) chủ yếu để sản xuất ‘oriented polypropylene packaging films’ cho thị trường EU Các tấm film sản xuất tại Brindisi cần được mạ kim loại và được chuyển cho các nhà máy của bên thứ ba gia công tại Ý và Luxembourg, tại đây một mặt của tấm film được phủ một lớp nhôm rất mỏng Theo đó, người dùng cuối tại Ý sẽ được cung cấp thẳng từ Brindisi trong khi các khách hàng và nhà máy bên thứ ba ngoài Ý được chuyển thông qua DC đặt tại Milan (Italy) Cụ thể hơn, kho trung tâm phân phối này cung cấp cho ba DC khác được đặt tại Herstal, Athus và Zeebrugge (Belgium), những cơ sở này tiếp tục lần lượt cung cấp cho các khách hàng tại khu vực Đông Âu, Trung Âu và Anh

Ví dụ - Pfizer Pharmaceuticals Group

Là tập đoàn dược phẩm lớn nhất trên thế giới Công ty sản xuất và phân phối rất nhiều các sản phẩm dược phẩm phục vụ cho các nhu cầu y tế thiết yếu, một loạt các sản phẩm dành cho tự chăm sóc sức khỏe và cả các sản phẩm tăng cường sức khỏe cho vật nuôi và gia súc Hệ thống logistics của Pfizer gồm 58 khu vực sản xuất trên 5 châu lục và phục vụ cho hơn 150 quốc gia

Do các sản phẩm dược cần máy móc chuyên biệt và tốn kém, mỗi nhà máy của Pfizer chỉ sản xuất một số thành phần dược hoặc thuốc để phục vụ cho thị trường quốc tế Ví dụ, ALFA10, một sản phẩm tim mạch, được sản xuất tại một nhà máy duy nhất để cung cấp cho thị trường quốc tế với 90 quốc gia Vì lý do này, vận tải hàng hóa đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong chuỗi cung ứng của Pfizer

2 Cách thức hoạt động của hệ thống logistics

Các hệ thống logistics được tạo thành từ ba hoạt động chính: xử lý đơn hàng, quản lý dự trữ và vận tải hàng hóa

2.1 Xử lý đơn hàng

Hoạt động xử lý đơn hàng gắn kết chặt chẽ với các dòng thông tin trong hệ thống logistics và bao gồm một số vận hành Khách hàng có thể yêu cầu hàng hóa thông qua việc điền vào một mẫu đặt hàng Những đơn hàng này được truyền đi và kiểm tra Tình trạng sẵn hàng của các sản phẩm khách hàng yêu cầu trong đơn hàng và khả năng thanh toán của khách hàng được kiểm tra sau

đó Tiếp theo, những sản phẩm này được rút ra khoải tồn kho (hoặc sản xuất), đóng gói và chuyển đi cùng với các chứng từ vận tải Cuối cùng, khách hàng phải được thông báo về tình trạng đơn hàng của họ

Theo truyền thống thì hoạt động xử lý đơn hàng rất tốn thời gian (tới 70% tổng chu kỳ đơn hàng – total order-cycle time) Tuy nhiên, trong vài năm gần đây, hoạt động này được hỗ trợ đắc lực từ những tiến bộ về công nghệ số hóa và thông tin Máy đọc mã vạch cho phép nhà bán lẻ nhanh chóng xác định các sản phẩm được yêu cầu và cập nhật về mức tồn kho Máy tính xách tay và modems cho phép mọi người có thể kiểm tra ngay lập tức (theo thời gian thực – real time) ngay khi một sản phẩm có trong dự trữ và có thể đặt hàng ngay lập tức EDI cho phép các công ty đặt các đơn hàng công nghiệp trực tiếp tới máy tính của người bán mà không cần các công việc bàn giấy

2.2 Quản lý tồn trữ

Quản lý tồn kho là một vấn đề chính trong hoạch định và vận hành hệ thống logistics Tồn kho là sản phẩm chờ để được sản xuất, vận tải hoặc bán Một số ví dụ về tồn kho có thể kể đến như:

 Các bộ phận và bán thành phẩm chờ để được sản xuất hoặc lắp ráp trong một nhà máy;

 Các hàng hóa (nguyên vật liệu thô, bộ phận linh kiện, thành phẩm) được vận tải trên chuỗi cung ứng;

 Thành phẩm được dự trữ tại một DC trước khi được bán;

 Thành phẩm được dự trữ bởi người dùng cuối (người tiêu dùng hoặc người sử dụng công nghiệp) để thỏa mãn nhu cầu tương lai

Có một số lý do để nắm giữ tồn kho tại các cơ sở trên chuỗi cung ứng, như để nâng cao mức độ dịch vụ, giảm tổng thể chi phí logistics, đối phó với biến động ngẫu nhiên trong nhu cầu và lead time, yếu tố mùa vụ, biến động giá đầu vào, khắc phục lại sự không hiệu quả trong quản lý hệ thống logistics

Việc nắm giữ tồn kho, tuy nhiên, lại có thể rất tốn kém bởi một số lý do Thứ nhất, việc nắm giữ tồn kho dẫn tới chi phí cơ hội (hoặc chi phí vốn) bởi công ty có thể dùng số tiền ứ đọng trong tồn kho sang một lựa chọn đầu tư hiệu quả hơn Thứ 2, cùng với tồn kho, chi phí kho hàng sẽ phát sinh dù là doanh nghiệp tự đầu tư kho riêng hay đi thuê

Mục đích của quản lý tồn kho là xác định được các mức dự trữ để có thể tối thiểu hóa tổng chi phí vận hành trong khi vẫn thỏa mãn yêu cầu về dịch vụ khách hàng Trong thực tế, một chính sách quản lý tồn kho tốt có thể được đưa ra trên cơ sở cân nhắc những vấn đề sau:

 Tính quan trọng tương đối của khách hàng;

 Tính kinh tế của các sản phẩm khác nhau;

 Các chính sách vận tải;

 Khả năng linh hoạt của quy trình sản xuất và cung ứng dịch vụ;

 Các chính sách của đối thủ cạnh tranh

Tồn kho và chiến lược vận tải

Các chính sách về tồn kho và vận tải có tách động qua lại Khi phân phối một sản phẩm, ba chiến lược chính có thể sử dụng là: chuyển thẳng (direct shipment), lưu kho (warehousing) và

‘crossdocking’

Hình 1 Chiến lược phân phối

Với chiến lược chuyển thẳng, hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ nhà sản xuất tới người dùng cuối (đó là người bán lẻ trong trường hợp bán lẻ hàng hóa) (hình 1.a) Việc chuyển thẳng loại bỏ các chi phí vận hành trung tâm phân phối và giảm lead time Mặc khác, nếu một lô hàng vận chuyển cho khách hàng nhỏ và các khách hàng phân tán trên một khu vực địa lý rộng lớn, chiến lược này sẽ đòi hỏi một đội phương tiện với nhiều xe tải nhỏ Do đó, chiến lược chuyển thẳng phổ biến khi khách hàng yêu cầu chuyển nguyên xe (fully loaded trucks) hoặc những hàng hóa vận chuyển nhanh hỏng cần được vận chuyển kịp thời

Chiến lược lưu kho là một cách tiếp cận truyền thống mà theo đó hàng hóa được tiếp nhận bởi các kho hàng và được lưu trữ trên các bể chứa, cao bản hoặc giá hàng (hình 1.b) Khi một đơn hàng được tiếp nhận, hàng hóa được lấy ra từ lưu trữ, được đóng gói và chuyển tới cho khách hàng Chiến lược này bao gồm bốn chức năng chính: tiếp nhận hàng hóa sắp đến (reception of the incoming goods), lưu trữ (storage), nhặt hàng theo đơn hàng (order picking) và gửi hàng đi (shipping) Trong những chức năng trên, lưu trữ và nhặt hàng là tốn kém nhất bởi chi phí tồn trữ (inventory holding costs) và chi phí lao động (labour costs) tương ứng

Crossdocking (còn được gọi là phân phối Just-in-time) là một kĩ thuật logistics khác mới được áp dụng thành công trên một số chuỗi bán lẻ (hình 1.c) Một ‘crossdock’ là một cơ sở chuyển tải, tại

đó, các lô hàng chuyển từ các nhà cung cấp (có thể là từ rất nhiều nhà sản xuất khác nhau) được phân loại, gom hàng với các sản phẩm khác và được chuyển trực tiếp lên các rơ-móc ở tuyến vận chuyển tiếp theo mà không có bước lưu trữ trung gian hoặc nhặt hàng theo đơn hàng Do đó, các

lô hàng vận chuyển chỉ mất vài giờ tại cơ sở này Trong hoạt động crossdock trước phân phối (pre-distribution crossdocking), hàng hóa được xác định điểm đến tại một điểm bán lẻ trước khi

lô hàng vận chuyển rời khỏi nhà cung cấp Đối với hoạt động crossdock sau phân phối (post-distribution crossdocking), cơ sở crossdock tự phân bổ hàng hóa tới các điểm bán lẻ Để có thể hoạt động hiệu quả, crossdocking đòi hỏi lượng cầu lớn và ít biến động (nếu không sẽ rất khó để khớp nối giữa cung và cầu) cũng như có thể dễ dàng tiếp nhận và quản lý hàng hóa Hơn nữa, cũng cần phải có một hệ thống thông tin phù hợp để có thể phối hợp nhịp nhàng giữa các dòng vào và ra (inbound and outbound flows)

Chiến lược kho hàng tập trung hoặc phân tán – Centralized vs decentralized warehousing

Nếu một chiến lược kho hàng được sử dụng, cần phải quyết định xem nên lựa chọn một hệ thống tập trung hay phân tán Đối với chiến lược tập trung kho hàng, một kho hàng sẽ phục vụ cả thị trường, trong khi với chiến lược phi tập trung, thị trường được chia thành các khu vực khác nhau, mỗi khu vực sẽ được phục vụ bởi một kho hàng (nhỏ hơn) khác nhau Kho hàng phi tập trung dẫn tới việc giảm lead time, bởi vì kho hàng sẽ được bố trí rất gần với khách hàng Ngược lại, kho hàng tập trung lại giúp giảm chi phí vận hành cơ sở bởi tính kinh tế nhờ quy mô (economies

of scale) Ngoài ra, nếu nhu cầu của khách hàng không có mối quan hệ qua lại nào với nhau, tồn kho dự phòng cần duy trì của một hệ thống tập trung nhỏ hơn rất nhiều so với tổng mức tồn kho

dự phòng của một hệ thống phi tập trung Hiện tượng này (được biết tới như ‘risk pooling’) có thể được lý giải định lượng như sau: nếu nhu cầu từ một khu vực khách hàng cao hơn mức trung bình, thường sẽ có một khu vực khách hàng nhu cầu thấp hơn mức trung bình Do đó, nhu cầu phân bổ cho một khu vực có thể được tái phân bổ điều chỉnh sang một khu vực khác, kết quả là mức tồn kho dự phòng cần thiết được giảm xuống Cuối cùng, các chi phí vận tải đầu ra (chi phí giao hàng từ các nhà kho tới khách hàng) thấp hơn so với hệ thống phi tập trung

2.3 Vận tải hàng hóa

Vận tải hàng hóa đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế vì nó cho phép sản xuất và tiêu dùng diễn ra trên các khu vực có thể có khoảng cách đến hàng trăm, hàng ngàn km giữa chúng

Nhờ đó, các thị trường trở nên rộng lớn hơn, thúc đẩy cạnh tranh trực tiếp giữa các nhà sản xuất tại các nước khác nhau và khuyến khích các doanh nghiệp cố gắng đạt được tính kinh tế nhờ quy

mô Hơn nữa, các công ty tại các nước phát triển có thể tận dụng được được chi phí nhân công giá rẻ tại các nước đang phát triển Cuối cùng, các hàng hóa mau hỏng có thể được đưa đi tiêu thụ trên thị trường toàn cầu

Một nhà sản xuất hoặc phân phối có thể lựa chọn giữa ba lựa chọn về vận tải các hàng hóa vật chất của mình Đầu tiên, công ty có thể vận hành một đội phương tiện của riêng mình (sở hữu hoặc đi thuê phương tiện, không phải là thuê dịch vụ) (private transportation) Thứ hai, một nhà vận tải có thể chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa vật chất thông qua các lô hàng chuyển thẳng được ràng buộc và quy định bởi một hợp đồng Thứ ba, công ty có thể chuyển cho một nhà vận tải sử dụng các nguồn lực thông thường (phương tiện, nhân lực, các trạm/ga vận tải) để đáp ứng các nhu cầu vận tải của khách hàng

Các kênh phân phối

Hình 2 Các kênh phân phối

Đưa sản phẩm tới người dùng cuối hoặc các cửa hàng bán lẻ có thể là một quá trình phức tạp Trong khi một vài nhà sản xuất bán sản phẩm của họ tới người dùng cuối trực tiếp, hầu hết các

trường hợp khác có sự tham gia của các bên trung gian vào phân phối hàng hóa Đó có thể là các bên môi giới, đại lý bán hàng, họ đóng vai trò như nhà sản xuất, hoặc những nhà bán buôn, họ mua sản phẩm từ các nhà sản xuất và bán chúng lại cho các nhà bán lẻ, các nhà bán lẻ này lại bán hàng hóa tới người dùng cuối Các bên trung gian làm tăng thêm chi phí vào mỗi sản phẩm nhưng xét về tổng thể, họ lại có thể tạo ra lợi ích cho người tiêu dùng vì họ đặt được chi phí vận tải đơn vị thấp hơn mức mà nhà sản xuất có thể đạt được nếu họ tự phân phối đến người dùng cuối Một kênh phân phối là con đường theo đó một sản phẩm được đưa đến tay người dùng cuối Hình 1.3 mô tả các kênh phân phối khác nhau, kênh phân phối từ 1 đến 4 dành cho hàng hóa tiêu dùng, trong khi kênh 5 đến 7 tương ứng với hàng hóa công nghiệp

Kênh 1, không có các bên trung gian Kênh số 2, nhà sản xuất phân phối sản phẩm thông qua các nhà bán lẻ Kênh số 3 là một kênh phổ biến, nhà sản xuất chỉ phân phối sản phẩm với các quy mô hàng lớn và các nhà bán lẻ lại không đủ vốn để mua các đơn hàng lớn như vậy Kênh số

4 tương tự với kênh số 3 ngoại trừ việc các nhà sản xuất được đại diện bởi các đại lý bán hàng hoặc môi giới Kênh số 5 được sử dụng cho hầu hết các hàng hóa công nghiệp (nguyên vật liệu thô, thiết bị…) Hàng hóa được bán ở quy mô lớn nên không cần tới các nhà bán buôn Kênh số

6 giống như kênh số 5, ngoại trừ các nhà sản xuất sử dụng các đại lý bán hàng, môi giới Cuối cùng, kênh số 7 được sử dụng cho các phụ kiện nhỏ (ví dụ như kẹp giấy)

Gom hàng

Một cách thông thường để tiết kiệm đáng kể chi phí logistics đó là khai thác tính kinh tế nhờ quy

mô trong vận tải, thông qua việc gom các lô hàng nhỏ thành lô hàng lớn hơn Gom hàng có thể được thực hiện theo ba cách Đầu tiên, các lô hàng vận chuyển nhỏ cần được vận chuyển trên các chặng dài có thể được gom lại với các lô hàng vận chuyển chặng ngắn (facility consolidation) Thứ hai, các lô hàng lẻ (less-than-truck load) được tiếp nhận và gửi đi tới các địa điểm khác nhau

sử dụng chung phương tiện vận tải chạy trên tuyến nhiều chặng (multi-stop route) (multi-stop consolidation) Cuối cùng, lịch trình gửi hàng cso thể được điều chỉnh nhanh lên hoặc chậm lại

để có thể gom được một lô hàng gửi lớn từ vài lô hàng nhỏ (temporal consolidation)

Phương thức vận tải

Dịch vụ vận tải với năm phương thức cơ bản (ship (sea, inland waterway), rail, truck, air and pipeline), có thể được kết hợp theo nhiều cách để cung cấp dịch vụ door-to-door bởi các nhà vận tải đa phương thức và các nhà vận chuyển lô hàng nhỏ

Hàng hóa vận chuyển thường được gom thành các cao bản hoặc container để bảo vệ và tạo thuận lợi cho việc xếp dỡ hàng tại các cảng bến

Khi lựa chọn một nhà vận chuyển, người gửi hàng phải tính tới hai căn cứ tổng quan để lựa chọn

đó là giá (hoặc chi phí) và thời gian vận chuyển (transit time) Thời gian vận chuyển là thời gian

mà một lô hàng vận chuyển cần để chuyển giữa điểm bắt đầu tới đích đến Đó là một biến số ngẫu nhiên bị ảnh hưởng bởi thời tiết và các điều kiện giao thông

3 Hoạch định hệ thống logistics

Trước đây, các doanh nghiệp thường chỉ tiếp cận việc hoạch định hệ thống logistics một cách rời rạc Điều này bắt nguồn từ thực tế là các chức năng hoạt động của logistics thường được lập kế hoạch và tối ưu hóa riêng rẽ cho mỗi chức năng, trong khi thiếu sự đánh giá và nhìn nhận ảnh hưởng của mỗi chức năng đó đến toàn bộ hệ thống logistics Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, khi logistics là một trong những lĩnh vực hoạt động mà các doanh nghiệp luôn kỳ vọng sẽ hỗ trợ cho năng lực cạnh tranh bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình, họ đòi hỏi hoạt động hoạch định hệ thống logistics phải đạt được hiệu quả tổng thể Trong đó, vấn đề mới tác động đến hệ thống logistics là:

 Khả năng trao đổi thông tin và dữ liệu hiệu quả nhờ các tiến bộ về công nghệ thông tin viễn thông;

 Thay đổi trong cấu trúc vĩ mô của các thị trường và cạnh tranh như ra đời của các liên minh kinh tế, thị trường chung của các khối kinh tế…

 Đòi hỏi khắt khe hơn từ phía khách hàng và người tiêu dùng về dịch vụ;

 Vòng đời của sản phẩm bị rút ngắn lại;

 Đảm bảo hiệu quả tài chính đóng vai trò sống còn đối với doanh nghiệp trong bối cảnh sức ép cạnh tranh khốc liệt;

 Thay đổi về ảnh hưởng, vai trò của các đối tác trên chuỗi cung ứng cũng như sự xuất hiện của các loại hình đối tác mới, dẫn đến các mối quan hệ đối tác, đồng minh chiến lược phức tạp;

 Gánh nặng về hàng tồn kho đòi hỏi hệ thống logistics phải giải quyết hiệu quả vấn đề này;

 Cần phải mởi rộng phạm vi và tầm nhìn của các hoạt động hoạch định và tái thiết kế hệ thống chuỗi cung ứng nhằm hướng tới khả năng tích hợp quản lý và hợp tác hiệu quả hơn

4 Các xu hướng mới của logistics

Trong vài năm gần đây, một số thay đổi chiến lược và công nghệ đã ảnh hưởng đáng kể tới logistics Trong những vấn đề đó, có ba vấn đề lớn, đó là: toàn cầu hóa, các công nghệ thông tin mới và thương mại điện tử

Toàn cầu hóa

Số lượng các công ty hoạt động trên quy mô toàn cầu tăng lên để có tận dụng chi phí sản xuất thấp và nguyên vật liệu thô giá rẻ tại một số quốc gia Điều này đôi khi có thể đạt được thông qua mua lại hoặc các mối quan hệ đồng minh chiến lược với các hãng khác Do toàn cầu hóa, nhu cầu về vận tải tăng lên Nhiều các bộ phận và bán thành phẩm phải di chuyển giữa các khu vực sản xuất, và hoạt động vận tải tới các thị trường trở nên phức tạp hơn và tốn kém hơn Một trong những hệ quả trực tiếp của toàn cầu hóa chính là sự gia tăng về vận tải container đa phương thức Cũng do toàn cầu hóa, vấn đề thiết kế và quản lý hiệu quả các chuỗi cung ứng hiệu quả được chú trọng hơn, thậm chí trên quy mô toàn cầu

Các công nghệ thông tin

Các nhà cung cấp và nhà sản xuất sử dụng EDI Điều này cho phép họ chia sẻ dữ liệu về mức tồn kho, thời gian gửi hàng, ví trí của hàng hóa đang vận chuyển trên chuỗi cung ứng… Ở mức độ hoạt động vận hành, các hệ thống thông tin địa lý (geographic information systems – GISs), hệ thống định vị toàn cầu (global positioning systems – GPS) và các máy tính tích hợp cho phép các nhà điều hành theo dõi vị trí hiện thời của phương tiện và liên lạc với lái xe Những công nghệ trên cực kì cần thiết để các hãng thực hiện các hoạt động nhận hàng và trả hàng nhanh, và cả các hãng vận tải xe tải đường dài (long-haul trucking companies)

Thương mại điện tử