Chọn lệnh Format - Borders and Shading, xuất hiện hộp thoại như hình trang sau: v Phiếu Borders: Tạo khung cho phạm vi được chọn - Setting: Chọn dạng khung kẻ + None: Bỏ khung đã kẻ + Bo[r]
Trang 1Chương I GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
I GIỚI THIỆU:
Microsoft Word là trình xử lý văn bản trong môi trường Windows dùng để soạn thảo các loại văn bản từ đơn giản đến phức tạp
II KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD:
1 Khởi động: Có thể sử dụng một trong các cách:
- Cách 1: Double click vào biểu tượng Word 2003 trên màn hình nền Desktop
- Cách 2: Start Menu – All Programs – Microsoft Office - Microsoft Office Word 2003
- Cách 3: Start Menu – Run Xuất hiện hộp thoại, gõ Winword và Enter
2 Thoát khỏi Winword: Chọn một trong các cách:
- Chọn lệnh File \ Exit
- Kích chuột vào nút ở bên phải thanh tiêu đề
- Dùng tổ hợp phím Alt+F4
III CÁC THÀNH PHẦN TRÊN CỬA SỔ LÀM VIỆC:
- Ẩn/hiện các thanh công cụ: Lệnh View – Toolbars và chọn từ danh sách
- Ẩn hoặc hiện thước: Lệnh View – Ruler
IV CHỌN CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC:
Trước khi làm việc với chương trình này ta nên chọn chế độ màn hình sao cho phù hợp với cách quan sát
và soạn thảo văn bản Chọn chế độ làm việc bằng lệnh View – Nomal/Page Layout/Web Layout Màn hình
có thể có các chế độ sau:
- Nomal: Chỉ hiển thị văn bản (không hiển thị các đối tượng khác như hình ảnh, tiêu đề trang ), có một thước ngang
- Page Layout: Ðây là chế độ tốt nhất để soạn thảo văn bản, có đầy đủ các thước và hiển thị tất cả các đối tượng trên văn bản
- Web Layout: Hiển thị dưới dạng một trang Web
Chương II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG SOẠN THẢO
I KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH VỚI 10 NGÓN:
Đã học ở môn Kỹ thuật đánh máy 10 ngón
II DI CHUYỂN ĐIỂM CHÈN:
Có thể sử dụng các cách sau:
-Click chuột tại vị trí cần di chuyển đến
-Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím
-Sử dụng phím Home/End: Về đầu/cuối dòng hiện
hành
-Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Home/End: Về đầu/cuối tài liệu
-Sử dụng phím Page Up/Page Down: Lên/xuống một trang màn hình
-Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page Up/Page Down: Lên/xuống một trang văn bản
Thanh tiêu đề
Thanh menu
Thanh công cụ
Thước
Thanh cuộn
Thanh trạng thái
Trang 2III CHỌN KHỐI VĂN BẢN:
Là thao tác dùng để xác định phạm vi văn bản cần thao tác Thao tác này còn gọi theo cách thường dùng là
"bôi đen" Sau khi đã "bôi đen" thì các thao tác thực hiện sau đó chỉ tác dụng lên phạm vi đang chọn Có thể chọn theo các cách sau:
1 Dùng chuột:
- Chọn phạm vi bất kỳ: Kéo rê chuột từ đầu đến cuối khối cần chọn hoặc ngược lại
- Chọn 1 từ: Double click vào từ cần chọn
- Chọn 1 dòng: Di chuyển chuột ra ngoài lề trái, đầu dòng cần chọn cho đến khi xuất hiện mũi tên ngã sang phải và click
- Chọn nhiều dòng: Thao tác tương tự 1 dòng nhưng kéo rê chuột sang các dòng kế tiếp
- Chọn 1 đoạn: Nhấp phím trái chuột 3 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ trong đoạn
2 Dùng phím:
- Sử dụng kết hợp phím Shift + các phím di chuyển điểm chèn như: Các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down…
- Ctrl + Shift + Home/End: Chọn từ vị trí con trỏ về đầu/cuối tài liệu
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ tài liệu
IV CÁC THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN ĐÃ CHỌN:
1 Chép khối:
a Gián tiếp: Thực hiện theo các bước sau:
- Chọn khối văn bản cần chép
- Chép khối đang chọn vào Clipboard (bộ nhớ đệm) bằng lệnh Edit – Copy (hoặc click nút , hoặc Ctrl +
C, hoặc right click trong khối và chọn Copy)
- Đặt con trỏ tại vị trí cần chép đến và gọi lệnh Edit – Paste (hoặc click nút , hoặc Ctrl + V, hoặc right click tại vị trí cần chép đến và chọn Paste)
b Trực tiếp: Thực hiện theo các bước sau:
- Chọn khối văn bản cần chép
- Di chuyển chuột vào trong khối đang chọn, giữ phím Ctrl trong khi kéo rê khối văn bản đến vị trí mới và thả chuột
2 Di chuyển khối:
a Gián tiếp: Thực hiện tương tự như chép khối gián tiếp nhưng thay vì dùng lệnh Edit – Copy thì dùng lệnh
Edit – Cut (hoặc click nút , hoặc Ctrl + X, hoặc right click trong khối và chọn Cut)
b Trực tiếp: Thực hiện tương tự chép khối trực tiếp nhưng trong quá trình kéo rê chuột không giữ phím
Ctrl
3 Xóa khối: Chọn khối cần xóa và ấn phím Delete.
V MỞ, LƯU TRỮ VĂN BẢN:
1 Mở văn bản:
Gọi lệnh File – Open (hoặc click nút , hoặc Ctrl + O) Xuất hiện hộp thoại:
- Tại mục Look in, chọn ổ đĩa chứa văn bản cần mở Xuất hiện danh sách các Folder có trong ổ đĩa vừa chọn
- Nếu văn bản cần mở nằm trong một Folder thì Double click để mở Folder,… thực hiện cho đến khi đến được vị trí chứa văn bản cần mở
- Click chọn văn bản và click nút Open (hoặc Double click trực tiếp vào tập tin để mở)
2 Lưu văn bản:
Gọi lệnh File – Save (hoặc click nút , hoặc Ctrl + S) Xuất hiện hộp thoại:
- Tại mục Save in, chọn ổ đĩa cần lưu văn bản Xuất hiện danh sách các Folder có trong ổ đĩa vừa chọn
- Nếu cần lưu văn bản vào trong một Folder thì Double click để mở Folder,… thực hiện cho đến khi đến được vị trí cần lưu
- Tại mục File name, gõ tên cho tập tin
- Click nút Save (hoặc ấn Enter để lưu)
VI SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG MS WORD:
1 Cách gõ tiếng Việt: Sử dụng kiểu gõ Telex theo bảng sau:
Trang 32 Bảng mã và Font chữ tiếng Việt:
Để gõ được tiếng Việt, ngoài yêu cầu phải thuộc kiểu gõ Telex trên còn phải biết chọn bảng mã phù hợp với Font chữ tiếng Việt
- Chọn Font chữ từ mục trên thanh công cụ Formatting
- Để chọn được bảng mã thì chương trình điều khiển tiếng Việt Unikey phải được khởi động (có biểu tượng chữ V hoặc E ở góc phải thanh Taskbar) Nếu chưa được khởi động thì trở về màn hình Desktop và Double click vào biểu tượng Unikey và chọn nút Đóng Chọn bảng mã bằng cách right click vào biểu tượng tiếng
Việt này và chọn bảng mã cần dùng tại mục "Bảng mã" Mỗi bảng mã khi dùng phải đi đôi với một nhóm
Font chữ nhất định theo bảng sau:
Font chữ bắt
Tuy nhiên, hiện nay trong các loại văn bản người ta thường dùng bảng mã Unicode với Font chữ tương ứng
đi kèm là Times New Roman
Chương III ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
I THỂ THỨC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN:
1 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản:
a) Khổ giấy
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn
b) Kiểu trình bày
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản
có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)
c) Định lề trang văn bản
- Trang mặt trước:
Lề trên : cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái : cách mép phảitừ 30-35 mm;
Lề phải : cách mép phải từ 15-20 mm
- Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép phảitừ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm
2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản:
Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:
a) Quốc hiệu
Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
c) Số, ký hiệu của văn bản
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số”
có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP
Trang 4d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004
e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ đứng
g) Nội dung văn bản
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số
La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục dùng chữ số A-rập Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của điều dùng chữ số A-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
h) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
i) Nơi nhận
Phần nơi nhận (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ
“kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm
Phần nơi nhận (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ
12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
Trang 5- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn
vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm
II ĐỊNH DẠNG TRANG IN:
Để định dạng trang in thì gọi lệnh File – Page Setup.
1 Khổ giấy, hướng giấy:
- Khổ giấy: Trong thẻ Paper, chọn khổ giấy cần dùng tại mục Paper size
- Hướng giấy in: Thẻ Margins, chọn hướng giấy bằng cách click vào ô Portrait (hướng đứng) hoặc Lanscape (hướng ngang)
2 Điều chỉnh lề, đầu trang và chân trang:
- Điều chỉnh các lề tại thẻ Margins với các mục: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải)
- Thẻ Layout, điều chỉnh khoảng cách đầu trang tại mục Header và chân trang tại mục Footer
III ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ:
1 Giới thiệu: Là thao tác làm cho các ký tự trong văn bản được đẹp hơn về màu sắc, kích cỡ, đậm
nghiêng, gạch chân,…
2 Định dạng font chữ, kích thước và các định dạng khác:
a Định dạng bằng lệnh Font: Gọi lệnh Format – Font (hoặc Ctrl + D)
v Thẻ Font:
- Font: Chọn tên Font chữ
- Font Style: Chọn kiểu Font
+ Regular: Thường + Bold: Ðậm + Italic: Nghiêng
+ Bold Italic: Ðậm, nghiêng
- Size: Kích thước Font
- Font Color:Chọn màu sắc
- Underline style: Các kiểu gạch chân
- Effects: Các nội dung định dạng khác
+ Superscript: Chỉ số trên
+ Subscript: Chỉ số dưới
v Thẻ Character Spacing:
- Scale: Tỉ lệ co dãn (%)
- Spacing: Khoảng cách giữa các kí tự
- Position: Vị trí của kí tự so với hàng
v Phiếu Animation: Chọn kiểu hiệu ứng biểu diễn cho phạm vi
® Chọn xong ấn nút Default (để mặc nhiên) hoặc chọn nút OK
b Định dạng bằng thanh công cụ
c Định dạng bằng tổ hợp phím
Ctrl + [,]: Tăng, giảm kích cỡ chữ
Ctrl + B: Đậm
Ctrl + I: Nghiêng
Ctrl + U: Gạch chân 1 nét Ctrl + Shift + : Tạo chỉ số trên Ctrl + : Chỉ số dưới
Tên Font Kích
Trang 63 Xóa định dạng: Chọn phạm vi và ấn Ctrl + Space
IV ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN:
1 Giới thiệu: Là các thao tác qui định khoảng cách giữa các đoạn, các dòng, các khoảng lùi đoạn, các
kiểu canh biên,
2 Định dạng đoạn văn bản:
a Định dạng bằng lệnh: Format – Paragraph, xuất hiện hộp thoại:
- Alignment: Các kiểu canh biên:
+ Left: Canh thẳng đều bên trái
+ Right: Canh thẳng đều bên phải
+ Center: Canh giữa trang theo chiều ngang
+ Justified: Canh thẳng đều hai biên
- Indentation: Các kiểu lùi đoạn:
+ Left: Lùi lề bên trái
+ Right: Lùi lề bên phải
+ Special: Lùi đặc biệt:
ü First line: Lùi dòng đầu
ü Hanging: Giữ nguyên dòng đầu tiên và lùi các dòng còn lại
- Spacing: Khoảng cách:
+ Before: Khoảng cách so với đoạn trước
+ After: Khoảng cách so với đoạn sau
+ Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng
ü Single: Khoảng cách đơn (đây là lựa chọn mặc định)
ü Double: Khoảng cách gấp đôi Single
ü 1.5 lines: Khoảng cách gấp 1.5 lần Single
ü At least: Khoảng cách tối thiểu bằng giá trị khai báo ở mục At
ü Exactly: Khoảng cách chính xác bằng giá trị khai báo ở mục At
ü Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với Single (số lần khai báo ở mục At)
b Định dạng bằng thanh công cụ:
Canh thẳng đều biên trái
Canh giữa trang theo chiều ngang
Canh thẳng đều biên phải
Lùi lế trái của đoạn vào một khoảng (mặc định 2.54 cm)
Canh thẳng đều hai biên
Trang 7Lùi lề trái của đoạn vào một khoảng (mặc định 2.54 cm)
v Ngoài ra còn có thể sử dụng thước để thực hiện các định dạng khác như:
- Bên trái thước:
+ Kéo nút để lùi dòng đầu tiên
+ Kéo nút để giữ nguyên dòng đầu tiên và lùi các dòng còn lại
- Bên phải thước: Kéo nút để lùi cả lề bên phải của đoạn
c Định dạng bằng tổ hợp phím:
Ctrl + Shift + M: Lùi lề trái cảu đoạn ra một khoảng mặc định
Ctrl + M: Lùi lề trái của đoạn vào một khoảng mặc định
Ctrl + 5: Tăng khoảng cách dòng lên gấp 1.5 lần so với ban đầu (single)
Ctrl + 1: Khoảng cách giữa các dòng là đơn (Single)
Ctrl + 2: Tăng khoảng cách dòng lên gấp đôi so với Single
Ctrl + L: Canh thẳng đều biên trái
Ctrl + R: Canh thẳng đều biên phải
Ctrl + E: Canh giữa trang theo chiều ngang
Ctrl + J: Canh thẳng đều 2 biên
V TẠO CÁC ĐIỂM DỪNG TAB
1 Dùng lệnh: Ðặt con trỏ tại dòng muốn thao tác.
Chọn lệnh Format - Tab, xuất hiện hộp thoại Tabs
Trong đó, khai báo từng điểm Tab với các nội dung
sau:
- Tab Stop Position: Khai báo vị trí cần đặt Tab
- Alignment: Chọn kiểu Tab, có các kiểu Tab thông
dụng như sau:
+ Left: Cố định bên trái, đổ dữ liệu về phải
+ Center: Văn bản đổ đều về hai phía so với vị trí
Tab
+ Right: Cố định bên phải, đổ dữ liệu về trái
+ Decimal: Phân dữ liệu số làm 2 phần về hai phía
của điểm Tab: phần nguyên bên trái, phần lẻ bên
phải
+ Bar: Tại điểm dừng xuất hiện một thanh đứng
- Leader: Chọn hình thức lấp đầy khoảng trống bên
trái vị trí Tab
Sau khi khai báo xong 3 thông tin trên cho một
điểm Tab, ấn nút Set Khai báo tương tự cho các
điểm Tab khác và OK
- Default Tab Stop: Khai báo giá trị khoản Tab mặc
nhiên
- Clear: Xoá vị trí Tab được chọn trong mục Tab
Stop Position
- Clear All: Xoá tất cả các mức Tab được định nghĩa,
quay về Tab mặc nhiên
2 Dùng thước:
Các vị trí Tab đã định vị
Có thể đặt trực tiếp các vị trí Tab trên thước ngang bằng cách kích chuột vào vị trí góc trái của thước ngang
để chọn loai Tab, sau đó kích chuột trên thước ngang để định các vị trí
Các điểm Tab chỉ có hiệu ứng khi ấn phím Tab
Muốn xoá điểm Tab nào có thể dùng chuột kéo kí hiệu Tab đó ra khỏi thước
VI ĐỊNH DẠNG BULLETS AND NUMBERING
1 Dùng lệnh: Chọn lệnh Format - Bullets and Numbering, xuất hiện hộp thoại như hình sau:
v Phiếu Bulleted: Ðánh dấu đầu đoạn bằng kí hiệu (dùng cho một cấp độ)
Lúc này trong hộp thoại sẽ xuất hiện các mẫu có sẵn, nếu muốn dùng một mẫu thì kích chuột chọn mẫu đó rồi ấn nút OK Nếu muốn dùng một kiểu khác với các mẫu có sẵn (hoặc muốn hiệu chỉnh lại một mẫu nào đó
để dùng) thì kích chuột chọn mẫu cần đổi (hoặc cần sửa) rồi click nút Customize, xuất hiện hộp thoại như hình bên để hiệu chỉnh, trong đó:
+ Bullet Character: Chọn kí tự đánh dấu từ mẫu liệt kê Nếu không có mẫu theo ý thì ấn nút Character hoặc Picture để chọn
+ Font: Font chữ của Bullet
+ Indent at: Ðoạn lùi bên trái của Bullet
+ Text Position: Ðịnh vị trí của văn bản
Trang 8+ Indent at: Ðoạn lùi bên trái của văn bản + Preview: Khung mô tả
Chọn xong ấn nút OK để sử dụng
v Phiếu Numbered: Ðánh dấu đầu đoạn bằng số thứ tự (Dùng cho 1 cấp độ)
Thao tác chọn dấu tương tự như đối với phiếu lệnh Bulleted Chỉ khác là trong hộp thoại Customize có thêm các mục:
- Number Format: Thêm nội dung đi kèm với kí tự đánh dấu
- Number Style: Chọn dạng thức của kí hiệu thứ tự
- Start at: Giá trị ban đầu của kí hiệu thứ tự
Các mục khác cũng tương tự như phiếu lệnh Bulleted
v Phiếu Outline Numbered: Ðánh số thứ tự nhiều cấp độ
Thao tác tương tự như hai phiếu lệnh trên Khi ấn nút Customize xuất hiện thêm các mục:
- Level: Chọn cấp Muốn thay đổi khai báo cho cấp nào thì chọn cấp đó, lúc đó hộp thoại sẽ hiện lên tất cả các thuộc tính của cấp đó để ta hiệu chỉnh
- Number style: Chọn kiểu đánh dấu
- Number format: Kí tự hoặc dấu đi kèm sau kí hiệu thứ tự
Khai báo tương tự cho các cấp độ khác, xong cho các cấp độ rồi ấn nút OK
Lúc này tại văn bản sẽ xuất hiện kí tự đánh dấu cấp lớn nhất (level 1) Khi kết thúc đoạn (ấn Enter), sang đoạn mới, Word sẽ tự động đánh tiếp kí hiệu đánh dấu kế tiếp
Muốn chuyển đổi giữa các cấp (trong ra ngoài và ngược lại) thì sử dụng phím Tab (lùi vào một cấp) hoặc phím Shift + Tab (quay ra một cấp lớn hơn)
2 Dùng nút trên thanh công cụ:
Ngoài ra có thể sử dụng nút Numbering và nút Bullets trên thanh công cụ Formatting để đánh dấu tự động
Muốn loại bỏ hiệu ứng này cho đoạn nào thì đặt con trỏ tại đoạn đó, rồi chọn một trong hai cách sau:
- Chọn lệnh Format - Bullets and Numbering và click ô None
- Ấn nút Numbering hoặc nút Bullets trên thanh công cụ Formatting để nút ở trạng thái không sử dụng (không sáng)
VII ĐỊNH DẠNG CHỮ THỤT CẤP (DROP CAP)
Hiệu ứng này cho phép tạo một chữ cái lớn ở đầu
đoạn, thao tác như sau:
- Chọn hoặc đặt con trỏ trong phạm vi đoạn thao
tác
- Chọn lệnh Format - Drop Cap, hiện hộp thoại
Drop Cap:
- Position: Chọn mẫu thể hiện ( Vị trí chữ cái lớn)
- Font: Chọn Font cho chữ cái llớn
- Lines to Drop: Ðộ cao chữ cái lớn (tính bằng số
hàng)
- Distance From Text: Khoảng cách giữa chữ cái
lớn và văn bản
Xong ấn nút OK
VIII ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN
Trước tiên phải chọn phạm vi chia cột Nếu không xác định phạm vi thì thao tác chia cột sẽ ảnh hưởng đến Section hiện hành, nếu không phân Section thì sẽ ảnh hưởng trên toàn bộ văn bản
Trước khi chia cột nên đặt con trỏ vb ở cuối đoạn cần chia cột và enter (Khi chọn chia cột thì ko nên chọn dòng đã enter)
Chọn một trong các cách sau:
v Dùng lệnh Format - Columns, xuất hiện hộp thoại Columns, trong đó:
- Presets: Chọn dạng phân cột
- Number of Columns: Số cột muốn chia
- Line between: Tạo đoạn thẳng đứng ngăn cách giữa các cột
- Width: Ấn định độ rộng các cột
- Spacing: Khoảng cách giữa các cột
- Equal columns width: Ðộ rộng các cột có hoặc không bằng nhau (phù hợp với độ rộng trang)
Xong ấn nút OK
v Ngoài ra có thể thao tác nhanh nhờ nút Columns trên thanh công cụ Standard
Trang 9IX TẠO KHUNG VÀ NỀN VĂN BẢN
1 Dùng lệnh: Chọn phạm vi cần kẻ khung và nền Chọn lệnh Format - Borders and Shading, xuất hiện
hộp thoại như hình trang sau:
v Phiếu Borders: Tạo khung cho phạm vi được chọn
- Setting: Chọn dạng khung kẻ
+ None: Bỏ khung đã kẻ + Box: Kẻ đường viền quanh + Shadow: Tạo bóng đổ + 3-D: Khung có đường kẻ 3 chiều + Custom: Tự kẻ
- Style: Chọn kiểu nét kẻ
- Color: Chọn màu nét kẻ
- Width: Ðộ dày mỏng của nét kẻ
Có thể chọn hoặc bỏ chọn các nét kẻ được mô phỏng trên khung Preview bằng cách kích chuột vào các nút chỉ vị trí hoặc tại vị trí trên hình mô phỏng
- Apply to: Phạm vi ảnh hưởng
- Option: Các khai báo khác như các khoảng cách từ khung đến văn bản hoặc đến cạnh giấy
v Phiếu Page Border: Tạo khung cho trang giấy in
Thực hiện thao tác tương tự như khi làm việc với phiếu Borders nhưng kết quả là tạo khung viền cho cả trang
Art: Các kiểu khung nghệ thuật
v Phiếu Shading:
- Fill: Chọn màu nền
- Pattern: Chọn kiểu nền
- Style: Kiểu nền
- Color: Màu kiểu nền
Xong, ấn nút OK
2 Dùng thanh công cụ: Ngoài ra, có thể kẻ khung nhanh từ các nút trên Toolbar Borders Nhóm Toolbar
Borders bao gồm các nút:
Outside (viền ngoài), Top (viền trên), Bottom (viền dưới), Left (viền trái), Right (viền phải), All (tất cả các đường viền), Inside (các đường bên trong), Inside Horizontal (những đường ngang), Inside Vertical (những đường đứng), No (bỏ đường kẻ)
Chương IV TRANG TRÍ VĂN BẢN
I CHÈN SYMBOL
- Ðặt con trỏ tại vị trí cần chèn
- Chọn lệnh Insert - Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol, gồm:
v Phiếu Symbols:
- Font: Chọn nhóm (loại) Font, lúc đó các kí tự trong nhóm được chọn sẽ hiển thị trong bảng dưới Trong bảng này muốn chèn kí tự nào thì kích chuột chọn kí tự đó rồ ấn nút Insert (Hoặc nhấp đôi chuột tại kí tự
Trang 10muốn chọn)
- Close: Ðóng hộp thoại
- Shortcut Key: Gán kí tự được chọn cho một tổ hợp phím nào đó để khi cần thiết có thể chèn kí tự đặc biệt bằng cách sử dụng tổ hợp phím mà không cần phải chọn lệnh
v Phiếu Special Character: Thao tác tương tự như phiếu lệnh Symbol
II CHÈN TEXTBOX:
1 Chèn một khung:
Chọn lệnh Insert - Textbox, sau đó đưa chuột ra màn hình, ấn và kéo chuột để vẽ đối tượng
Có thể dùng nút Textbox trên thanh công cụ Drawing để vẽ đối tượng
2 Thao tác chọn khung:
- Chọn 1 khung: Kích chuột lên đường viền của khung để chọn
- Chọn nhiều khung:
+ Cách 1: Giữ phím Shift trong khi click vào viền của các khung để chọn Lưu ý, để hủy chọn bớt một đối tượng đã chọn thì cũng giữ Shift và click vào khung đã chọn để bỏ chọn
+ Cách 2: Cách này dùng để chọn một nhóm khung mà trong nhóm đó không có những khung không muốn chọn Thao tác như sau:
ü Click nút Select Objects trên thanh công cụ Drawing
ü Giữ phím trái chuột và kéo rê trên tài liệu để tạo một khung bao quanh các khung muốn chọn và thả chuột
3 Thay đổi kích thước khung: Thực hiện theo các bước sau:
- Chọn khung Xuất hiện các quai kích xung quanh khung
- Kéo chuột tại quai kích thước thích hợp với hướng cần thay đổi
4 Di chuyển khung: Di chuyển chuột vào viền của khung cho đến khi xuất hiện mũi tên 4 chiều và kéo đến
vị trí mới
5 Xoá khung: Chọn khung và nhấn Delete.
III CHÈN PICTURE:
1 Chèn ClipArt:
- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn và chọn lệnh Insert - Picture - ClipArt, xuất hiện một Panel (thẻ) bên phải màn hình như hình bên
- Click nút Go để làm xuất hiện danh sách các hình
- Click vào hình cần chèn để chèn
2 Chèn tập tin ảnh: Chọn lệnh Insert - Picture - From File, xuất hiện hộp thoại, tại đây ta chọn tập tin ảnh
tại một vị trí nào đó trên đĩa rồi ấn nút Insert
3 Thay đổi kích thước, di chuyển, xóa hình ảnh và định dạng vị trí:
- Thao tác thay đổi kích thước và di chuyển thực hiện tương tự như đối với Textbox
- Ðịnh dạng đối tượng:
+ Chọn đối tượng
+ Chọn lệnh Format - Picture (Nếu đối tượng là hình ảnh)
Format - AutoShapes (Nếu đối tượng là AutoShapes)
Format - Textbox (Nếu đối tượng là Textbox)
Format - WordArt (Nếu đối tượng là WordArt)
Chú ý: Có thể chọn lệnh bằng cách kích phải chuột vào đối tượng rồi chọn lệnh tương ứng như trên Lúc
đó xuất hiện một hộp thoại chung:
+ Thẻ Colors And Lines: Dùng để tô màu cho đối tượng như: Màu nền (Fill color), màu đường viền (Line color), Dashed (kiểu nét khuất), Style (kiểu và độ rộng nét)
+ Thẻ Size: Kích thước đối tượng
+ Thẻ Layout: Định vị trí của đối tượng trên văn bản (văn bản bao quanh đối tượng, hay văn bản che
khuất đối tượng ) Nên chọn Square hoặc Tight để tiện việc di chuyển.
- Xóa đối tượng: Chọn đối tượng rồi ấn phím Detele.
v Thanh WordArt:
Các nút theo thứ tự từ trái sang phải
- Insert WordArt: Chèn mới chữ nghệ thuật
- Edit Text: Hiệu chỉnh nội dung cho chữ nghệ thuật đang chọn
- WordArt Gallery: Thay đổi kiểu cho chữ nghệ thuật đang chọn
- Format WordArt: Định dạng chữ nghệ thuật (xem lại phần III – mục 3)
- WordArt Shape: Chọn các kiểu uốn lượn cho chữ nghệ thuật
- FreeRotate: Xoay đối tượng
- Text Wrapping: Định vị trí của đối tượng trên văn bản (văn bản bao quanh đối tượng, hay văn bản che khuất đối tượng )
IV CHÈN WORDART: