Giáo trình TH căn bản (h13utrung)

Địa chỉ Cell hiệ n hà nh Cell hiệ n hà nh A1 C ell hi ện hành Tên dòng dò ng 6 Tê n cột cột D N ộ i dung Cell hiện hành Hình 6: Cell hiện hành A1 • Khối Block là các Cell nằm kề nhau cĩ

PHẦN II MICROSOFT EXCEL

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL

1 Giới thiệu

Excel là một trong những phần mềm bảng tính điện tử được sử dụng rộng rãi trong cơngtác văn phịng và quản lý

Chức năng chính của bảng tính là thực hiện các tính tốn

Bảng tính cịn được sử dụng thao tác trên các dữ liệu - tổ chức lưu trữ và phân tích dữ liệutheo yêu cầu của người sử dụng

Bảng tính cịn cĩ các cơng cụ đồ họa để biểu diễn dữ liệu dưới dạng các đồ thị

2 Khởi động và thốt khỏi

a Khởi động MS - Excel

Thực hiện một trong các cách :

• Chọn Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Excel.

• Double Click mouse vào biểu tượng MS - Excel trên Desktop (nếu cĩ)

• Double click vào tệp tin cĩ phần mở rộng xls (hay cĩ biểu tượng trong cửa

Sau khi khởi động Microsoft Office Excel, màn hình xuất hiện:

S heet 1(hiệ n hà nh)

Sheet 2

Tên Workbook

N ộ i dung tran g

bảng tín h Sheet1

gồm nh iề u Cell

C á c nút di chuyể n

S heet hiện hành

T hanh cuốn ngang

T hanh cuố n dọc

T hanh cô ng cụ chuẩ n

T hanh cô ng cụ For mat Thanh Menu

Hình 1: Màn hình MS – Excel

a Thanh tiêu đề (Title bar)

Close ứng dụng Maximize-phóng to cửa sổ- Minimize-thu nhỏ cửa sổ-

Excel Tập tin Excel – WorkBooks

- Tên chương trình Microsoft Excel

- Biểu tượng chương trình Excel

Hình 2: Thanh tiêu đề

b Thanh Menu (Menu bar)

Menu : chứa tất cả các lệnh trong bảng tính

- Để chọn được các lệnh trên Menu ta dùng mouse click vào tên lệnh hay dùng phím Alt kết hợp với ký tự được gạch dưới mỗi lệnh.

c Các Thanh công cụ (Toolbar) : Standard, Formatting.

Hình 4: Thanh công cụ Formatting

d Thanh công thức (Formula bar)

Hiển thị toạ độ hiện đang làm việc, nút huỷ bỏ, nút lựa chọn, nút hàm, nội dung dữliệu chứa trong ô đang làm việc

Hình 5: Thanh công thức

e Trang tính (Worksheet)

Một Sheet giống như một bảng rất lớn, có cấu trúc tạo sẵn gồm nhiều cột và dòng :

• Có 256 cột (Row) , mỗi cột được đặt tên A→ Z, AA→ BZ,…, IA→ IV

• Có 65536 dòng (Column), mỗi dòng được đặt tên 1→ 65536

• Ô (Cell) là đơn vị cơ sở chứa dữ liệu bảng tính là sự giao nhau giữa một hàng vàmột cột Mỗi Cell có một địa chỉ duy nhất, được xác định bởi tên của cột và dòng Ví dụ : CellA1 là giao giữa cột A và dòng 1

o Cell được kích hoạt (Cell hiện hành) được phân biệt bằng một hộp viền đen gọi là con trỏ Cell.

-Hiển thị toạ độ Nút hủy bỏ

Nút lựa chọn Nút hàm

o Để di chuyển con trỏ Cell, bạn cĩ thể dùng mouse click vào Cell bạn muốn

hoặc dùng các phím di chuyển con trỏ - Left, Right, Up, Down, Home, End, Page Up, Page

Down.

Địa chỉ Cell (hiệ n hà nh)

(Cell hiệ n hà nh A1)

C ell hi ện hành

Tên dòng (dò ng 6)

Tê n cột (cột D)

N ộ i dung Cell (hiện hành)

Hình 6: Cell hiện hành A1

• Khối (Block) là các Cell

nằm kề nhau cĩ dạng hình chữ nhật, mỗi

khối cĩ một địa chỉ là Cell đầu và Cell

cuối giữa là dấu “:” ví dụ : Để chọn được

một khối ta drap mouse từ đầu khối đến

cuối khối hay dùng phím di chuyển con

trỏ Cell đến đầu khối giữ phím Shift và

di chuyển con trỏ Cell đến cuối khối

Khố i B2:D6

Hình 7: khối B2:D6

Để chọn hai khối khơng liền

nhau giữ phím Ctrl và thực hiện như

cách chọn 1 khối

f Biên cửa sổ (Borders), thanh

trạng thái

Gồm 4 biên (2 biên đứng, 2 biên

ngang) và 4 gĩc Thanh trạng thái là

dịng cuối cùng trên đĩ cho biết chế

độ làm việc và một số thơng tin khác

Hình 8: Biên cửa sổ và thanh trạng thái

5 Trình bày màn hình Excel

a Phĩng to, thu nhỏ cửa sổ Excel, cửa sổ bảng tính.

Close ứng dụng Maximize-phĩng to cửa sổ- Minimize-thu nhỏ cửa sổ-

Excel-Minimize Window -thu nhỏ bảng Restore Window – phục hồi bảng tính-

Close Window- Đĩng bảng

tính-Các biên và gĩc của cửa sổthanh trạng thái

b Hiển thị hoặc dấu các thanh công cụ, thanh công thức, thanh tình trạng

- Hiển thị hoăc dấu các thanh công cụ ta thực hiện:

+ Vào menu View / Toolbars / Click chọn các thanh công cụ cần hiển thị hoặc bỏ chọn

các thanh công cụ để dấu đi

Hình 10: Hiển thị hoặc dấu thanh công cụ

Hình 11: Hiển thanh công thức

- Hiển thị hoăc dấu thanh công thức ta thực

hiện:

+ Vào menu View / Chọn Formula Bar

- Hiển thị hoăc dấu các thanh tình trạng ta

thực hiện:

+ Vào menu View / Status Bars.

Hình 12: Hiển thị thanh trạng thái

c Di chuyển thanh công cụ.

Di chuyển mouse lên thanh công cụ (tại đầu thanh công cụ), sao cho xuất hiện dấu mũitên bốn chiều , sau đó ta click và giữ mouse rồi di chuyển đi

6 Tổ chức môi trường bảng tính

Hình 13: Hộp thoại Options

a Chọn kiểu chữ chính cho tất cả các trang tính

- Để chọn kiểu chữ chính cho tất cả các bảng tính ta thực hiện:

+ Vào menu Tools / Options / chọn thẻ General / chọn font tại mục Standard font.

+ Nó có hiệu lực khi chúng ta đóng Excel và khởi động lại Excel (Hình 13)

b Hiển thị hoặc dấu cửa sổ bảng tính

+ Vào Format / Sheet / Unhide,

cửa sổ Unhide xuất hiện chọn tên bảng

tính cần hiển thị / OK.

Hình 15: Hiển thị bảng tính

c Tạo nhiều cửa số cho 1 bảng tính

Excel cho phép mở nhiều tệp Workbook, mỗi tệp trong một cửa sổ, mỗi lần dùng lệnh

File / Open mở một tệp Workbook sẽ sinh ra một cửa sổ mới Tên cửa sổ chính là tên tệp Excel còn cho phép mở một tệp Workbook trên nhiều cửa sổ, dùng lệnh File / Open mở một

tệp Workbook (ví dụ LUONG.XLS), Workbook sẽ đưa vào một cửa sổ có tên làLUONG.XLS, dùng lệnh Window / New Window sẽ mở một cửa sổ mới và trong cửa sổ nàyvăn bản hiện Workbook cũ nhưng trên thanh tiêu đề của cửa sổ hiện tên LUONG.XLS:2 còncửa sổ cũ chuyễn thành LUONG.XLS:1) Ta có thể mở tệp LUONG.XLS trên nhiều cửa sổ, ởmỗi cữa sổ có thể chọn một Sheet của nó

d Bố trí các cửa sổ bảng tính

Giả sử ta đã mở ít nhất là 2 cửa sổ, dùng lệnh Window / Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows với các mục lựa chọn.

Các cửa sổ sắp xếp cạnh nhauCác cửa sổ sắp xếp cạnh nhau, mỗi cửa sổ

có chiều cao bằng chiều cao màn hình

Các cửa sổ sắp xếp cạnh nhau, mỗi cứa sổ

có chiều rộng bằng chiều ngang màn hình

Các cửa sổ sắp xếp lợp lên nhau

Hình 16: Bố trí các cửa sổ bảng tính

e Di chuyển qua lại giữa các cửa sổ

Dùng lệnh Window, xuất hiện menu dọc Window, phía dưới menu này hiện tất cả các

cửa sổ đang mở, Click chuột vào tên các cửa sổ muốn chuyển đến Khi mở nhiều cửa sổ nút

biểu tượng của Excel trên thanh Taskbar của Window XP xuất hiện một con số màu vàng chỉ

số lượng cửa sổ đã mở trong Excel, bên phải nút có một mũi tên, nháy chuột vào mũi tên xuấthiện menu dọc nhỏ liệt kê tên các cửa sổ đạng mở, chọn tên cửa sổ để chuyển về cửa sổ này

chọn tên bảng tính cần

hiển thị

Hình 17: Di chuyển qua lại giữa các cửa sổ

7 Trình bày màn hình trang tính

a Thay đổi tỷ lệ hiển thị

Excel cho phép thay tỷ lệ hiển thị

trang tính bằng lệnh: View / Zoom.

Hộp thoại Zoom xuất hiện, tại đây

chúng ta có thể chọn tỷ lệ hiện thỉ của

trang tính (hay sử dụng công cụ trên

thanh công cụ chuẩn Standard)

b Cố định dòng cột tiêu đề bảng biểu trong trang tính

Khi nhập bảng tính có nhiều dòng, nhiều cột, chúng ta sẽ có nhu cầu cố định một số dòngtrên của bảng tính trong khi các dòng dưới được phép cuộn lên hoặc cuộn xuống hoặc cố địnhcột bên trái trong khi các cột còn lại được phép dịch sang trái hoặc sang phải

Các bước thực hiện:

- Đặt con trỏ tại ô (tùy theo cố định dòng hai cột) muốn cố định

- Nhắp chọn thực đơn lệnh Window và chọn lệnh Freeze Panes (lệnh Unfreeze Panes để gở bỏ việc cố định tiêu đề).

c Chia cửa sổ trang tính ra làm nhiều phần

Chia cửa sổ bảng tính thành 4 thanh phần

theo hai đừơng ngang dọc đi qua góc trên

bên trái của con trỏ ô: 6hem lệnh Window /

Split Khi đó bảng tính chia thành 4 thành

phần và có 4 thanh trượt để xem lướt dữ liệu

của cả 4 cửa sổ Để trở lại cửa sổ ban đầu

chọn lệnh Window / Remove Split.

Hình 19: Window / Split

c Lưu bảng tính vào đĩa

Để lưu một bảng tính ta thực hiện một trong các cách :

 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trongkhung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

 Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dungvới tệp cũ

Vào menu File/Save As…(Hình 21)

d Chấm dứt làm việc với bảng tính

Để chấm dứt làm việc với bảng tính ta thực hiện:

• Chọn File / Close.

• Click chọn nút CloseWindows

 Nếu chưa ghi tệp vào ổđĩa thì xuất hiện 1

1 Các kiểu dữ liệu của excel

a Kiểu văn bản (Text)

Dữ liệu nhập vào là 1 chuỗi vừa chữ và số Nếu dữ liệu bắt đầu bằng dấu (‘) thì Excelluôn hiểu là dạng chữ (Dữ liệu dạng chữ canh bên trái)

b Kiểu số (Number)

Bắt đầu bằng chữ số (0→9), dấu chấm thập phân (.), dấu dương (+), dấu âm (−) Ngoài ratrong dạng số còn cho phép có dấu phần trăm (%), chẳng hạn 5% nghĩa là 0,05 (Dữ liệu dạng

số canh bên phải)

c Kiểu ngày-giờ (Date-Time)

Tùy thuộc vào dạng ngày giờ của Windows (Dữ liệu dạng ngày / giờ canh bên phải)

d Kiểu công thức (Formula)

• Excel đưa ra 4 loại phép toán chính, đó là :

 Phép toán số học : thực hiện các phép toán cơ bản như cộng (+), trừ (−), nhân(*), chia (/), phần trăm (%), lũy thừa (^)

 Phép toán so sánh : dùng để so sánh 2 giá trị và trả về kiểu luận lý Phép toán

so sánh gồm : <, <=, >, >=, =, < >

 Phép toán chuỗi (&) : 8hem để nối các chuỗi và tạo ra chuỗi mới

 Phép toán tham chiếu : 8hem chỉ phạm vi các Cell hay khối (block) cần truy

xuất, ví dụ : nội dung của Cell D6 có nội dung = C2+E2

Phép toán số học +

-Cộng Trừ

Số âm

3+33-1-1

%

^

Nhân ChiaPhần trămLuỹ thừa

3*33/320%

3^2Phép toán so sánh <

Lớn hơn hoặc bằngBằng

Khác

B1< B2B1<= B2B1> B2B1>= B2B1= B2B1< > B2Phép toán chuỗi & Nối chuỗi “Tin học”& “Quản lý”Phép toán tham chiếu :

Lưu ý : các phép toán có thứ tự ưu tiên, ví dụ như : lũy thừa ưu tiên trước, sau đó đến

nhân chia, rồi đến cộng trừ Dùng dấu ngoặc tròn () để thay đổi thứ tự ưu tiên.

2 Chọn ô, vùng, nhập dữ liệu

a Chọn ô hiện hành

Để chọn ô hiện hành, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó

b Chọn 1 phần nội dung của ô hiện hành

- Cách 1:

+ Double click vào ô hiện hành

+ Bôi chọn nội dung bằng chuộthoặc bằng phím

1 Cách 2:

+ Click vào ô hiện hành

+ Bôi chọn nội dung bằng chuột hoặc bằng phím trên thanh công thức

c Chọn 1 vùng và nhiều vùng

- Chọn 1 vùng:

+ Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái

+ Giữ chuột và kéo đến ô dưới cùng

+ Giữ phím Ctrl trong khi chọn một

ô hoặc một vùng ô tiếp theo

+ Chỉ thả phím Ctrl khi kết thúc

Hình 24: Chọn nhiều vùng

d Chọn trang tính

- Chỉ cần nhắp chụôt vào nút ô giao

nhau của đường viền ngang và

đường viền dọc hoặc bấm tổ hợp

d Nhập dữ liệu

Yêu cầu đâu tiên của việc nhập liệu là chọn Font chữ tiếng Việt cho bảng tính

Để chọn Font tiếng Việt ta chọn khối cả bảng tính bằng cách 10hem phím Ctrl+A hay

click vào ơ vuơng trước tên cột A

− Chỉ cĩ thể nhập dữ liệu vào Cell đang kích hoạt Do vậy nếu bạn muốn gõ chuỗi

“BANG TINH LUONG” vào Cell A1, đầu tiên bạn phải kích hoạt Cell A1, sau đĩ mới gõchuỗi vào Cell đĩ

− Dữ liệu vừa hiển thị trong Cell A1 vừa hiển thị trong thanh cơng thức (Formula Bar) bên trong Sheet.

− Các nút trên thanh cơng thức (tương đương phím Enter) chấp nhận dữ liệu vào, (tương đương phím Esc) hũy bỏ dữ liệu nhập.

Thanh cô n g thứ c Nội dung C ell A1

Các thao tác

Hình 27: Nhập dư liệu

Dữ liệu thô

Cell hiệ n hành chứ a công thứ c

Hình 28: Nhập cơng thức

e Nhập cơng thức và sửa lỗi

− Dữ liệu dạng cơng thức luơn bắt đầu bởi dấu “=” rồi đến cơng thức cần thực hiện

Ví dụ :

Ta thấy Cell hiện hành (D3) chứa cơng thức là một phép nhân 2 số nằm ở hai Cell cho

bởi dữ liệu tham chiếu là B3 và C3

Hình 29: Kết quả

Sau đó, chép công thức này

cho các Cell phía dưới bằng

*Nhận biết và sửa lỗi

Công thức sai Nguyên nhân gây lỗi Công thức đúng

=4x7 Không dùng kí tự X để biểu diễn cho

=777.55.44 Thừa dấu chấm thập phân =777.5544

=SUM(A:1:A7) Đặt dấu hai chấm sai vị trí =SUM(A1:A7)

=SUMA1:A7) Thiếu dấu mở ngoặc đơn =SUM(A1:A7)

• Nhận diện các thông báo lỗi:

#####: Lỗi này xảy ra khi chiều rộng cột không đủ đẻ hiện thị kết quả tính toán.

Sửa lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ

#VALUE!:Lỗi nsỳ xảy ra do người sử dụng dữ liệu hoặc toán tử không đúng yêu

cầu của công thức, ví dụ:

+ Công thức toán học song lại tính toán trên ô chứa dữ liệu kiểu văn bản Sửalỗi bằng cách nhập lại địa chỉ hoặc định dạng lại ô chứa dữ liệu

+ Công thức sử dụng dữ liệu là địa chỉ ô chứa công thức khác Sửa lỗi bằngcách thay đổi công thức

#DIV/0!: Lỗi xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô

không có dữ liệu Sửa lỗi bằng cách nhập công thức khác

#NAME!: Lỗi xảy ra khi MS-Excel không xác định được các kí tự trong công

thức, ví dụ sử dụng một tên vùng ô chưa được định nghiã

#N/A: Lỗi xảy ra do không có dữ liệu để tính toán.

#NUM!: Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số Cần định dạng lại dữ

liệu tham gia vào công thức

3 Sửa đổi dữ liệu

Để xóa dữ liệu ta kích hoạt Cell chứa dữ liệu rồi nhấn phím Delete.

c Phục hồi dữ liệu bị xoá nhầm

Để phục hồi dữ liệu bị xoá nhầm ta thực hiện:

- Vào Edit / Undo Clear (hoặc nhấn Ctrl + Z)

− Gõ nội dung cần tìm vào hộp Find What

− Gõ nội dung mới vào hộp Replace with

− Nhắp nút Find Next để tìm tiếp, nhắp nút Replace để thay nội dung tìm thấy hoặc Replace All để thay tất cả.

4 Các thao tác thường dùng khi nhập dữ liệu

a Copy, cắt và dán ( dán đặc biệt – Past special)

Ta có thể thực hiện việc di chuyển dữ liệu bằng cách di chuyển con trỏ Mouse đếmđường biên dữ liệu cần di chuyển đến khi Mouse có hình khi đó drag mouse đến vị trímới Thực hiện việc copy tương tự nhưng đồng thời ấn giữ phím Ctrl khi đó con trỏ mouse cóhình

b Sao chép, dán đặc biệt – Paste special

Sao chép và dán đặc biệt là công cụ cho phép thực hiện việc sao chép theo một yêu cầu

nào đó, cách thực hiện giống như sao chép bình thường nhưng khi dán chọn Paste Special.

• None : chép đè lên vị trí vùng dữ liệu đích

• Add : chép lấy vùng dữ liệu đích cộng vào vùng dữ liệu nguồn

• Subtract : chép lấy vùng dữ liệu đích trừ bớt vùng dữ liệu nguồn

• Multiply : chép lấy vùng dữ liệu đích nhân với vùng dữ liệu nguồn

• Divide : chép lấy vùng dữ liệu đích chia cho vùng dữ liệu nguồn

• Skip blank : chép bỏ qua các Cell trống của vùng dữ liệu nguồn

• Transpose : chép đổi dòng thành cột / cột thành dòng

• Paste Link : chép liên kết (chép địa chỉ Cell)

c Sử dụng mốc điền (sao chép công thức, tạo số thứ tự …)

* Sao chép công thức:

- Chọn ô chứa công thức

- Bôi chọn tiếp các ô cần chép công thức

- Edit / Fill / Down để sao chép theo cột (Right sao chép theo dòng)

Hình 34: Điền tự động số thứ tự

Cách 2: Thực hiện theo các bước sau (hai số liên tiếp nhau hơn kém nhau 1 đơn vị)

• Gõ số bắt đầu vào ô đầu tiên của

vùng sẽ đánh số thứ tự (thường là

số 1)

• Chọn ô dừa đánh, đưa con trỏ

chuột vào góc phải bên dưới và

đồng thời nhấn và giữ phím Ctrl

sao cho con trỏ chuột biến dạng

như hình bên thì nhắp và giữ nút

phải chuột và đồng kéo

Hình 36: Sheet Trên menu nhanh ta chọn : Insert chèn Sheet mới, Delete xóa Sheet hiện hành, Rename đổi tên, Move di chuyển.

Cách 2 :

Ngoài các chọn menu nhanh ta có thể 15hem lệnh như sau :

− Để chèn thêm trang bảng tính vào workbook hiện hành bạn chọn Insert / Worksheet

− Để xóa bớt một trang bảng tính trong workbook hiện hành bạn chọn worksheet cần xóa rồi chọn Edit / Delete Sheet

− Để di chuyển một trang bảng tính trong workbook hiện hành bạn chọn worksheet

cần di chuyển, nhắp kéo về phía trước hoặc về phía sau các trang bảng tính khác

hoặc chọn Edit / Move or Copy Sheet.

BÀI 3 TRÌNH BÀY BẢNG BIỂU

1 Thay đổi kích thước ô

a Thay đổi bề rộng cột

Đưa trỏ chuột tới cạnh biên của tiêu đề cột cần thay đổi, sau đó nhắp – giữ núttrái chuột và đồng thời kéo qua lại để thay đổi độ rộng của cột đó

Hình 37: Thay đổi bề rộng cột

b Thay đổi chiều cao dòng

Đưa trỏ chuột tới đường gạch ngang của tiêu đề dòng cần thay đổi, sau đó nhắp – giữnút trái chuột và đồng thời kéo lên xuống để thay đổi độ rộng của dòng đó

Hình 38: Thay đổi chiều cao 16hem

2 Định dạng trang tính bằng lệnh Format cells

a Thay đổi hình thức hiển thị số – Number

− Chọn vùng cần thay đổi hình thức hiển thị số

− Chọn Format / Cells / Number.

− Có thể chọn một dạng dữ liệu trong hộp phân loại Category Ví dụ dạng số (Number), dạng tiền tệ (Currency), dạng ngày (Date), dạng giờ (Time), phần trăm (Percentage), hoặc tự định dạng (Custom).

Hình 39: Format Cell

− Ứng với mỗi phân loại dữ liệu sẽ có nhiều thông số khác nhau như số lẻ, dấu phâncách, ký hiệu tiền tệ, ký hiệu số âm,…

b Canh chỉnh nội dung hiển thị – Alignment

− Chọn khối (Cell) cần canh lề

− Chọn Format / Cells / Alignment

Đưa trỏ chuột đến biên của tiêu đề hàngĐưa trỏ chuột đến biên của tiêu đề cột

Hình 40: Format Cell

 Horizontal : canh theo chiều rộng cột (trái, phải, giữa, giữa qua nhiều Cell,

…)

 Vertical : canh theo chiều cao dòng (đỉnh, đáy, giữa,…)

 Wrap text : chữ xuống dòng trong Cell theo độ rộng

 Shrink to fit : kéo co chữ cho vừa bề rộng Cell

 Merge cells : trộn nhiều Cell thành một Cell

 Orientation : thay đổi hướng của text (từ -900 đến 900)

• Chọn Format / Cells / Pattern

• Bạn có thể thay đổi màu sắc (Color)và đường kẻ nền (Pattern)

- Chọn ô hay nhóm ô cần bảo vệ

- Chọn mục Format / Cell / Protection.

- Trong hộp thoại đánh dấu chọn:

+ Lock: để khóa không cho sửa đổi.

+ Hide: để che dấu công thức.

- OK.

* Bảo vệ bảng tính:

- Các bước thực hiện:

+ Chọn Sheet cần bảo vệ dữ liệu

+ Tools / Protectin / Protect Sheet.

Xuất hiện hộp thoại Protect Sheet

+ Nhập mật khẩu trong hộp Password to unprotect sheet, OK.

+ Nhập lại mật khẩu ở hộp thoại Confirm

Password tại hộp văn bản Reenter password

to proceed, OK.

- Cài đặt password xong, mỗi khi mở tệp

Workbook bảng tính này được bảo vệ, nghĩa là

ta chỉ có thể xem được mà không thể thay đổi

dữ liệu của các ô

- Muốn thay đổi dữ liệu của các bảng tính này

ta phải hủy chế độ bảo vệ bằng cách chọn lệnh

Tools / Protectin / Unprotect Sheet, nhập vào

đúng mật khẩu cũ trong hộp Password, click

OK

Hình 43: Bảo vệ bảng tính

4 Định dạng trang tính bằng các nút công cụ

Định font-size Định dạng chữ Canh lề dữ liệu

Định khung viền Định màu nền Định màu chữ

Ghép các ô thành một ô

Hình 44: Formatting

4 Các phương thức định dạng đặc biệt

* Định dạng có điều kiện:

− Chọn vùng cần định dạng có điều kiện

− Chọn Format / Condition / Formatting

− Chọn toán tử so sánh (<, <=, >, >=, =, <>,…) và gõ giá trị vào hộp bên cạnh.

− Nếu muốn thêm điều kiện nhắp nút Add, tối đa có 3 điều kiện.

− Nếu muốn bỏ điều kiện nhắp nút Delete, rồi chọn điều kiện cần bỏ.

− Nếu muốn thay đổi định dạng nhắp nút Format.

Hình 45: Định dạng điều kiện

5 Sao chép định dạng ô

Sử dụng chổi quét dịnh dạng – Format Painter.

Thao tác sao chép định dạng ô:

- Chọn ô đã định dạng trước

- Nếu chọn cả vùng ô thì vùng ô đó phải cùng kiểu (màu chữ, kiểu chữ, màu sắc, )

- Nhấn nút Format Painter , bên phải con trỏ xuất hiện 20hem một chổi quét sơnnhỏ

- Thao tác chọn ô hoặc chọn vùng ô để áp dụng sao chép định dạng

* Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô

Đây là một công cụ cho tự động xuống dòng trong

một ô nếu như dữ liệu nhập vào vượt quá độ rộng

của ô

Các bước thực hiện:

- Chọn ô (vùng ô) muốn áp dụng hiệu ứng này

- Nhắp chọn thực đơn Format / Cells

- Chọn thẻ Alignment

- Trong phần chọn Text Control, nhấn chọn ô

Warp Text để đặt thuộc tính tự động đưa nội dung

ô xuống dòng làm cho nội dung được hiện đầy đủ

Hình 46: Thuộc tính Wrap Text

[tenworkbook]tên sheet! Địa chỉ tham chiếu

Để nhập địa chỉ tham chiếu vào cơng thức ta cĩ 2 cách :

− Nhập trực tiếp từ bàn phím

− Dùng mouse click vào Cell cần tham chiếu hay drap mouse vào khối cần tham chiếu

Cĩ 3 loại tham chiếu :

− Tham chiếu tương đối (relative references) : khi sao chép cơng thức, Excel sẽ tự điềuchỉnh địa chỉ tham chiếu trong cơng thức tùy thuộc vào vị trí được sao chép (ví dụ : A2)

− Tham chiếu tuyệt đối (absolute references) : khi sau chép cơng thức, địa chỉ thamchiếu này khơng thay đổi (ví dụ : $A$2)

− Tham chiếu hỗn hợp (mixed cell referencing) : thiết lập dấu chỉ tuyệt đối cột thamchiếu – khĩa cột ($cột:dịng) hoặc dấu chỉ tuyệt đối dịng tham chiếu – khĩa dịng (cĩ dấu cột:

t ự động tăng

Hình 47: Địa chỉ tương đối

− Để tạo 1 Cell tham chiếu tuyệt đối, thêm ký hiệu $ trước ký tự cột và dịng của Cellbằng cách click vào Cell mà cĩ chứa giá trị tuyệt đối và nhắp nút F4

Để hiểu về địa chỉ tuyệt đối ta xét bảng tính ở ví dụ :

Hình 48: Địa chỉ tuyết đối

Cơng thức ở Cell E4 = D4*$E$2 cĩ một địa chỉ tương đối là D4 và một địa chỉ tuyệt đối

C ell có cô ng thứ c tham chi ế u tuyệt đố i

K hi copy công thức xuống địa chỉ khô ng t ự độ ng tă ng

Hình 49: Địa chỉ tuyết đối

− Hình trên là kết qua sau khi Copy cơng thức xuống dưới, địa chỉ tương đối tự độngtăng, địa chỉ tuyệt đối khơng tăng

nhậ p tê n kh ố i

Khố i cần đặ t tên

Hình 51: Đặt tên khối

Ngồi cách sử dụng địa chỉ tham chiếu Excel cịn cho phép đặt tên cho Cell hay khối để

dễ dàng sử dụng hơn (đặt tên khối thường sử dụng cho bảng trong các hàm dị tìm)

Hướng dẫn đặt tên cho Cell hay khối :

− Ký tự đầu tiên của tên phải là ký tự

chữ cái hoặc gạch dưới

− Tên khơng được trùng với địa chỉ Cell,

ví dụ tên A1 là khơng hợp lệ

− Tên khơng cĩ khoảng trắng

− Tên khơng thể được lặp lại trong 1

workbook

Đặt tên khối bằng cách sử dụng hộp Name

Box trên thanh cơng thức Chọn 1 Cell

hoặc nhiều Cell mà bạn muốn đặt tên, sau

đĩ click vào Name Box để nhập tên khối

Hay ta cĩ thể đặt tên khối bằng cách chọn lệnh

Insert / Name / Define như hình bên Hình 52: Đặt tên khối

Ta nhập tên khối vào mục Names in workbook

Hình 53: Đặt tên khối

Ngồi ra, cĩ thể đặt tên khối qua tên cột tương ứng

Ví dụ : Ta cần đặt tên cho khối A3:A7 với tên STT, đầu tiên chọn khối A2:A7, tiếp theo

chọn lệnh Insert / Name / Create.

Chọn mục Top row

Tên cộ t tương ứ ng

Khố i được đặt tê n STT sau khi chọn Create

Hình 54: Đặt tên khối

6 Khái niệm về hàm

• Dạng tổng quát của hàm : tên_hàm(các_tham_số).

• Các tham số cách nhau bởi dấu phẩy (có thể thay đổi dấu khác bằng cách chọn Start /

Setting / Control Panel / Regional and Language Options / Customize Number / List Separator).

• Hàm luôn trả về một giá trị

• Tham số có thể là công thức, địa chỉ Cell, khối (vùng), hoặc giá trị hằng; tuy vậy baogiờ cũng phải thoả mãn kiểu của từng tham số

• Có tham số bắt buộc và có tham số tuỳ chọn

• Quy ước : tham số được đặt trong dấu [ ] là tham số tùy chọn

3 Giới thiệu về một số hàm thông dụng

a Hàm toán học – Math Functions

MIN(danh sách) trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách

MAX(danh sách) trả về giá trị lớn nhất trong danh sách

AVERAGE(danh sách) trả về giá trị trung bình trong danh sách

COUNT(danh sách) trả về số các Cell có kiểu số trong danh sách

COUNTA(danhsách) trả về số lượng các Cell có nội dung khác rỗng trong

danh sách

COUNTIF(vùng,điều kiện) trả về số các Cell trong vùng thỏa điều kiện

SUM (x1, x2,…, xn) trả về tổng các số x1, x2,…, xn

SUMIF(vùng,điều kiện) trả về tổng các Cell trong vùng thỏa điều kiện

SUMIF(vùng1,điều kiện,vùng2) trả về tổng các Cell trong vùng 2 tương ứng với các Cell

trong vùng 1 thỏa điều kiện

RANK(ô,vùng,kiểu) trả về thứ tự xếp hạng của Cell trong vùng Kiểu =1 :

xếp hạng tăng dần, Kiểu =0 hoặc không khai báo : xếphạng giảm dần

Ví dụ :