Phương pháp và hình thức kiểm soát

Nguyên tắc của kiểm soát - Kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm soát thiết yếu - Tuân thủ pháp luật - Chính xác, khách quan - Công khai, minh bạch - Phải mang tính đồng bộ

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

I. Tổng quan về kiểm soát

1. Khái niệm về kiểm soát

- Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức tính chất quan trọng của kiểm soát

được thể hiện ở hai mặt: một là kiểm soát là công cụ giúp nhà quản lý phát hiện ra sai sót và có biện pháp điều chỉnh; hai là thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực

hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh

- Khái niệm kiểm soát: Kiểm soát là một quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch

2. Đặc điểm của kiểm soát

- Là hoạt động mang tính quyền lực

- Là hoạt động có tính mục đích

- Là hoạt động gắn với một chủ thể nhất định

- Là hoạt động gắn với một đối tượng cụ thể

3. Nguyên tắc của kiểm soát

- Kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm soát thiết yếu

- Tuân thủ pháp luật

- Chính xác, khách quan

- Công khai, minh bạch

- Phải mang tính đồng bộ

- Phải hiệu quả

- Phải được thiết kế theo các tiêu chuẩn

- Phải được thiết kế phù hợp với hệ thống và con người trong hệ thống

- Phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

II. Hệ thống kiểm soát

Một hệ thống kiểm soát có hiệu quả sẽ là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho công tác quản lý và cải tiến các hoạt động can thiệp để mở rộng tối đa khả năng thành công của tổ chức Hệ thống kiểm soát cũng giúp thực hiện phân bổ có hiệu quả các nguồn lực khan hiếm cho các hoạt động nhằm mang lại lợi ích tối đa cho tổ chức

- Xác định một hệ thống kiểm soát nghĩa là phải xác định:

• Chủ thể kiểm soát

• Các phương pháp và hình thức kiểm soát

• Các công cụ và kỹ thuật kiểm soát

• Quy trình kiểm soát

1. Chủ thể kiểm soát

- Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát Có thẩm quyền thực hiện giám sát, kiểm tra, thanh tra, kiểm soát nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động quản lý

- Chủ thể kiểm soát tổ chức:

• Chủ thể bên ngoài : các cơ quan quản lý của nhà nước, các tổ chức môi trường, khách hàng…

• Chủ thể bên trong : Các thành viên bên trong tổ chức, nhà quản lý…

2.Phương pháp và hình thức kiểm soát

II.1Hình thức kiểm soát

a.Xét theo cấp độ kiểm soát

• kiểm soát chiến lược: là những hoạt động kiểm soát không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức

• Kiểm soát tác nghiệp: là hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào những chuyên đề,

vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó để nhằm đưa ra những tiêu chuẩn cho việc thực hiện kế hoạch mong muốn và nhằm so sánh những kết quả thực tế của sản phẩm, dịch vụ đối với tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí

• Kiểm soát đồng bộ: Là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể

b. Xét theo quá trình hoạt động

• Kiểm soát trước hoạt động : được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về loại, chất lượng và đến nơi quy định

• Kiểm soát trong hoạt động: được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi sảy ra hậu quả nghiêm trọng là một hình thức giám sát và các nhà quản lý đưa ra các hoạt động điều chỉnh ngay khi giám sát

• Kiểm soát kết quả: là hình thức đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động, nguyên nhân của sai lệch so với các tiêu chuẩn và kế hoạch được xác định và điều chỉnh cho những hoạt động tương tự trong tương tự trong tương lai

c. Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm soát

• Kiểm soát toàn diện: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của tổ chức một cách tổng thể

• Kiểm soát bộ phận: thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của

tổ chức

• Kiểm soát cá nhân: thực hiện đối với những con người cụ thể trong tổ chức

d. Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

• Kiểm soát định kỳ: là hình thức kiểm soát theo chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt

• Kiểm soát đột xuất: thường gắn với những vấn đề cấp thiết, bức xúc nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai phạm để nâng cao hiệu quả quản lý

• Kiểm soát thường xuyên: là hoạt động giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng bị kiểm soát

e. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

• Kiểm soát: là hoạt động kiểm soát của lãnh đạo tổ chức và các cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản lý

• Tự kiểm soát: là việc phát triển những nhà quản lý và nhân viên có năng lực và ý thức kỷ luât cao, có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kỹ năng,

kỹ sảo để hoàn thiện các mục tiêu kế hoạch

2.2 Phương pháp kiểm soát

Những phương pháp được áp dụng việc tuỳ thuộc vào nội dung, tính chất của việc, đặc điểm của đối tượng kiểm soát, đồng thời còn tùy thuộc vào khả năng nghiệp

vụ của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền thực hiện quy trình kiểm soát Những phương pháp kiểm soát thường áp dụng:

- Thu thập thông tin

- Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan

- Nghiên cứu văn bản pháp luật

- Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn

- Thu thập ý kiến cá nhân, cơ quan, tổ chức

- Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trình bày, báo cáo đầy

đủ, trung thực vụ việc

- Xử lý kịp thời, đúng pháp luật những hành vi gây cản trở đến hoạt động kiểm soát

3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

Là những phương tiện mà chủ thể kiểm soát sử dụng để thực hiện hoạt động kiểm soát

Một loạt các công cụ và kỹ thuật được dùng qua nhiều năm để giúp cho các NQL thực hiện hoạt động kiểm soát Tuy nhiên các công cụ kiểm soát có xu hướng thuộc 1 trong 2 nhóm công cụ sau đây:

 Các công cụ kiểm soát truyền thống:

- Các dữ liệu thống kê : phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của tổ chức Các dữ liệu thống kê qua phân tích sẽ cho thấy xu hướng vận động của sự vật hiện tượng và là công cụ hữu hiệu cho kiểm soát dự báo

- Các bản báo cáo kế toán tài chính : là những bản phân tích tổng hợp về tình hình tài chính như tài sản, vốn , công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của tổ chức

- Ngân quỹ : là một trong những công cụ kiểm soát lâu đời nhất và đựơc sử dụng rộng rãi nhất

- Các báo cáo và phân tích chuyên môn : thường đựơc sử dụng trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với tổ chức

 Các công cụ kiểm soát hiện đại:

- Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình ( Program Evaluation and Review Technique – PERT)

- Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu (Program Planning and Budgeting – PPB)

4 Quy trình kiểm soát

Quy trình kiểm soát giúp hệ thống kiểm soát tiếp cận được dữ liệu về mức hiệu quả

mà một dự án, một chương trình hay chính sách mang lại Kiểm soát trong hoạt động quản lý là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu

kế hoạch, hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt dộng điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu

Quá trình kiểm soát ở bất kỳ nơi nào, hay bất cứ hoạt động nào đều bao gồm:

1. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

3. Giám sát và đo lường việc thực hiện

4. Đánh giá kết quả hoạt động

5. Điều chỉnh sai lệch

6. (Đưa ra sáng kiến đổi mới)

4.1Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát

a. Mục tiêu kiểm soát

- Mục tiêu kiểm soát của tổ chức là phải phát hiện, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với các kế hoạch và tìm kiếm cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để hoàn thiện, cải tiến đổi mới không ngừng mọi yếu tố của hệ thống

- Để đạt được mục tiêu trong hoạt động kiểm soát , người có thẩm quyền cần phải: + Cụ thể hóa mục tiêu kiểm soát thành các chỉ tiêu cụ thể

+ Cần trả lời được câu hỏi kiểm soát trong vụ việc này nhằm mục tiêu gì? Để làm gì? Có tác dụng như thế nào?

b. Nội dung kiểm soát

Công tác kiểm soát cần tập trung vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Đó chính là những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm soát thiết yếu

- Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức thành công

- Các điểm kiểm soát thiết yếu: là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin nhất định phải thực hiện ( Đó chính là những điểm

mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của tổ chức)

4.2Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

- Những quan điểm nghiên cứu hiện nay cho rằng: tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể, tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn

bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả

- Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần phải chú ý tới các yêu cầu sau:

+ Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm soát, mặc dù vẫn còn tồn tại nhiều tiêu chuẩn định tính trong quản lý do đặc điểm của mối quan hệ con người + Số lượng các tiêu chuẩn kiểm soát cần được hạn chế ở mức tối thiểu

+ Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cho quá trình hoạt động của chính họ

+ Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng tổ chức, từng bộ phận và con người trong tổ chức

- Các tiêu chuẩn của kiểm soát rất phong phú do tính chất đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và do có vô vàn các chương trình kế hoạch được xây dựng Có một số khuynh hướng tiêu chuẩn sau:

a. Các mục tiêu với tư cách là các tiêu chuẩn

Hiện nay các mục tiêu đều cố gắng được lượng hóa tại mọi cấp quản lý, để tạo điều kiện cho các cơ sở quản lý tốt hơn Các tiêu chuẩn định tính giảm bớt nhưng vẫn còn quan trọng

Thông qua quá trình nghiên cứu và tư duy, các NQL nhận ra rằng các mục tiêu mà chúng ta có thể được sử dụng như là những tiêu chuẩn về sự thục hiện nhiệm vụ

b. Các tiêu chuẩn vật lý

Các tiêu chuẩn vật lý liên quan tới việc đo lường phi tiền tệ và tiêu chuẩn chung ở cấp tác nghiệp, là nơi mà các vật liệu được dùng, sức lao động được sử dụng, các dịch vụ được thuê, các sản phẩm được sản xuất

VD: số giờ lao động, độ bền màu, khối lượng…

c. Các tiêu chuẩn chi phí

Các tiêu chuẩn về chi phí liên quan tới việc đo lường bằng tiền tệ, chúng gắn liền giá trị bằng tiền đối với các khoản chi phí hoạt động

VD: chi phí trực tiêp, gián tiếp cho một đơn vị sản phẩm, chi phí lao động cho một đơn vị sản phẩm…

d. Các tiêu chuẩn về vốn

Các tiêu chuẩn về vốn là một loạt các tiêu chuẩn sinh ra từ việc áp dụng các số đo bằng tiền vào các hạng mục vật chất Các tiêu chuẩn này phải thực hiện với vốn đầu

tư và nằm trong bảng cân đối

e. Các tiêu chuẩn thu nhập

Các tiêu chuẩn về thu nhập nảy sinh từ việc gắn giá trị tiền tệ và lượng hàng bán ra VD: lượng bán trung bình trên một đầu người…

f. Các tiêu chuẩn về chương trình

g. Các tiêu chuẩn định tính

Đó là các tiêu chuẩn mà chúng ta không thể thực hiện dưới các số đo vật lý hoặc tiền tệ Trên thực tế có rất nhiều yếu tố không tố không thể dùng được tiêu chuẩn định lượng nào để xác định cả, VD như năng lực của cán bộ lãnh đạo, năng lực của giám đốc phụ trách nhân sự…

Vì vậy mà tồn tại các tiêu chuẩn định tính trong quản lý ( lý do quan trọng nhất của việc tồn tại này là tốn tại mối liên hệ con người được tính vào trong kết quả thực hiện)

4.3. Giám sát và đo lường việc thực hiện

Đo lường cái gì? Đo lường như thế nào?

- Đo lường cái gì: nếu lựa chọn không phù hợp sẽ dẫn tới sự sai lệch thông tin và mâu thuẫn giữa người thực thi kế hoạch và những NQL thực hiện chức năng kiểm soát

- Đo lường như thế nào: sử dụng các phương pháp khác nhau cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để kiểm soát Sự kết hợp các phương pháp có thể tạo cơ hội cho các NQL thực hiện kiểm soát tốt hơn

Các chú ý để đo lường hoạt động có hiệu quả:

- Việc đo lường cần được thực hiện tại khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm soát thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định

- Để dự báo được các sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, thì nhiều khi ngoài

đo lường kết quả cuối cùng chúng ta còn phải đo lường đối với đầu vào hoạt động

- Để rút ra những kết luận chính xác về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như những nguyên nhân sai lệch, thì việc đo lường phải được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý Tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát

- Xây dựng mối quan hệ truyền thông hợp lý giữa người tiến hành kiểm soát, đo lường

và người ra quyết định điều chỉnh ( nếu 2 người khác nhau)

4.4. Đánh giá kết quả hoạt động

Là sự đánh giá một hoạt động can thiệp theo kế hoạch đang được tiến hành hoặc đã hoàn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu quả tác động và tình bền vững Mục đích của nó là cung cấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, rút ra bài học kinh nghiệm để đưa vào các quá trình ra quyết định của các bên thụ hưởng hoạt động can thiệp

Đánh giá các nội dung: mục tiêu và kết quả hướng đến

1 Sự phù hợp: Các mục tiêu và mục đích có phù hợp với những vấn đề và nhu cầu đang được giải quyết hay không?

2 Hiệu quả: (Kết quả/chi phí) Dự án/các hoạt động can thiệp đạt được các mục tiêu

ở mức độ nào? Những yếu tố thuận lợi và khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai là gì?

3 Tác động: Dự án mang lại những kết quả gì? Kết quả của một dự án có thể có ảnh hưởng tích cực và tiêu cực, theo dự kiến và ngoài dự kiến

4 Tính bền vững: Lợi ích mà dự án mang lại có thể tồn tại lâu dài sau khi dự án/hoạt động can thiệp đó kết thúc không?

4.5 Điều chỉnh sai lệch

Điều chỉnh các sai lệch là những tác động bổ sung trong quá trình quản lý để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động

Nội dung: xem xét lại các kế hoạch  sửa đổi mục tiêu, nhân sự (thêm biên chế, tuyển chọn, đào tạo, sa thải), các chức năng của các bộ phận

 Các nguyên tắc điều chỉnh

- Điều chỉnh khi thật cần thiết

- Đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu

- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

- Tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý

4.6 Đưa ra sáng kiến đổi mới

Điều chỉnh hoạt động một cách tố nhất khi môi trường thay đổi

Tạo ra hệ thống kiểm soát có khả năng phục vụ việc điều chỉnh các chức năng lập kế hoạch, tổ chức và khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên tổ chức

LIÊN HỆ THỰC TẾ: KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

TIỀN TẠI CỬA HÀNG GIÀY HIỀN ANH.

I. Giới thiệu về tổ chức

- Cửa hàng giày Hiền Anh được hình thành từ 14/11/2009 nằm trong chuỗi các cửa hàng giày của hệ thống giày Hiền Anh

- Địa chỉ: 109 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

- Chuyên cung cấp cho thị trường các sản phẩm giày dép nữ, thời trang chất lượng cao, đa dạng và phong phú về kiểu dáng, màu sắc và chất lượng

- Các mặt hàng: giày( bệt, cao gót, thể thao); dép sandal, xỏ ngón, boot

• Triết lý kinh doanh:

- Đảm bảo tư vấn và cung cấp giày phù hợp cho mọi đối tượng khách hàng có nhu cầu

- Mang lại sự thỏa mãn về chất lượng dịch vụ cho khách hàng

• Cơ cấu:

- Quản lý ( 1 người)

- Thu ngân (1 người)

- Nhân viên bán hàng ( 4 người)

- Nhân viên quản lý kho hàng (1 người)

o Bảo vệ ( 1 người)

- Quy trình bán hàng tại cửa hàng

Lấy hàng trong kho

II. Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại cửa hàng giày Hiền Anh

1.Chủ thể kiểm soát

Đối tượng kiểm soát: quy trình bán hàng và thu tiền của nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng, nhân viên kho

1.1 Chủ thể bên ngoài

- Chi cục Quản lý chất lượng sản phẩm hàng hóa miền Bắc, cơ quan quản lý chất lượng hàng tiêu dùng thành phố Hà Nội, Cơ quan thuế

- Khách hàng: nhận đúng hàng và thanh toán đúng giá

- Người cử đi kiểm tra đột xuất

1.2 Chủ thể bên trong

Phiếu xuất kho

Sản phẩm chọn

Khách hàng

Sản phẩm Hóa đơn

- Quản lý cửa hàng: giữ vai trò giám sát toàn bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại cửa hàng mình, giúp nhân viên làm đúng công việc đưọc giao đem lại sự hài lòng cho khách hàng

- Tự bản thân các nhân viên: làm đúng vai trò của mình

2. Phương pháp và hình thức kiểm soát

2.1 Hình thức kiểm soát

a Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát

Đây là hoạt động kiểm soát tác nghiệp vì hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào khâu bán hàng và thu tiền nhằm mang tới sự thỏa mãn lớn nhất cho khách hàng về thái độ phục vụ

b. Xét theo quá trình hoạt động

 Trước hoạt động:

- Giám sát kiểm tra: lượng hàng trong kho và tại quầy trưng bày theo mẫu mã, chủng loại các loại sản phẩm

- Trật tự sắp xếp, cách bài trí nội thất, trưng bày sản phẩm theo các khu vực, chủng loại, mẫu mã

 Kiểm soát trong hoạt động

Quản lý:

- Phát hiện những sai sót trong khâu nhập số liệu của nhân viên thu ngân

- Giám sát quá trình kiểm tra hàng trong kho của NV thu ngân

- Cung cấp thông tin về sản phẩm cho khách hàng

- Giám sát an ninh

Sau hoạt động:

- Kiểm tra số lượng sản phẩm còn lại tại kho và quầy bán hàng sau khi bán hàng

- Kiểm tra số liệu về doanh thu, số sản phẩm bán ra, hóa đơn thanh toán

c. Xét theo phạm vi, quy mô kiểm soát

Kiểm soát con người: vì chủ yếu là kiểm soát nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên kho…

d. Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

Kiểm soát định kỳ

Kiểm soát đột xuất

Kiểm soát thường xuyên

Kiểm soát thường xuyên: vì quản lý giám sát hoạt động của các nhân viên tại mọi thời điểm trong ngày

Kiểm soát đột xuất: cử ng đi kiểm tra ấy

e. Xét theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

- Kiểm soát: quản lý cửa hàng kiểm soát hoạt động của các nhân viên

- Tự kiểm soát:

• Nhân viên kho hàng: xác nhận đúng tình trạng hàng trong kho

• Nhân viên thu ngân: giao đúng hàng, thu đúng tiền