Cụ thể bạn sẽ học được cách: • Khởi động EndNote và mở thư viện • Sắp xếp danh sách tài liệu tham khảo • Chọn, mở và đóng một tài liệu tham khảo trong thư viện EndNote.. LƯU Ý: Bạn cũng
Trang 1Chương 1: Giới thiệu về Endnote
Giới thiệu chung về Endnote
− EndNote là một công cụ tìm kiếm trực tuyến – nó cung cấp mộtphương thức tìm kiếm đơn giản các cơ sở dữ liệu tham khảo và rúttrích tài liệu tham khảo trong Endnote (Endnote còn có thể nhậpcác tập tin dữ liệu từ nhiều dịch vụ trực tuyến và thư viện cơ sở dữliệu khác nhau)
− Bản thân Endnote cũng là một cơ sở dữ liệu hình ảnh và tài liệutham khảo Nó chuyên dùng để lưu trữ, quản lý và tìm kiếm các tàiliệu tham khảo trong thư viện riêng do bạn tạo ra Bạn có thể sắpxếp hình ảnh (bao gồm biểu đồ, bảng, hình ảnh, công thức) và lưutrữ toàn bộ các tập tin văn bản
− Endnote còn là công cụ tạo bản thảo và tài liệu tham khảo Nó giúpđịnh dạng các trích dẫn, hình ảnh và bảng biểu vào MS Word vớichức năng Cite While You Write Bạn có thể thấy được danh sách tàiliệu tham khảo, hình ảnh, và bảng biểu tăng dần sau mỗi lần bạnchèn trích dẫn mới vào bản thảo của mình Endnote cũng cung cấpcác mẫu bản thảo Word theo định dạng chuẩn của các tạp chí trênthế giới
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Cite While You Write với bộcông cụ OpenOffice Đối với các phần mềm xử lý văn bản khác, bạn
có thể tạo danh mục TLTK với chức năng Format Paper
Đôi nét về cuốn cẩm nang này
Trang 2Cuốn cẩm nang này được viết cho những người đã biết cách sửdụng hệ điều hành Window, phần mềm xử lý văn và thao tác sử dụngchuột Trong Endnote, một lệnh có thể được thực hiện bằng nhiều cáchkhác nhau như sử dụng thanh menu chính, menu click chuột phải, biểutượng trên thanh công cụ hoặc phím tắt bàn phím Trong hầu hết cáctrường hợp, cẩm nang này đều hướng dẫn thực thi lệnh từ menu lệnhchính Nếu một lệnh có phím tắt, thì phí tắt sẽ hiển thị kế bên lệnh đótrên thanh công cụ Để biết thêm về các lệnh sử dụng phím tắt, xemthêm phụ lục “Lệnh phím tắt”
Có gì mới trong EndNote X3
EndNote X3 có thêm các đặc tính sau:
• Chức năng Group Sets giúp sắp xếp TLTK tốt hơn TLTK có thể lưutheo nhóm và các nhóm được lưu trữ trong Group Sets Bạn có thểgom nhóm tuỳ biến và nhóm thông minh vào trong cùng Group Set
• Chức năng Cite While You Write dành cho phần mềm xử lý văn bảnmiễn phí OpenOffice.org
• Tạo riêng danh mục TLTK cho từng phần (section) trong tài liệu MSWord Xem thêm “Creating Multiple Bibliographies in a SingleDocument”
• Trong một văn bản MS Word, các TLTK được nhóm vào một con số sẽđược phân biệt bằng các chữ cái Xem thêm “đánh số TLTK”
• Có thể tìm kiếm các bảng toàn văn của TLTK với chức năng Find FullText Sử dụng công cụ tìm kiếm OpenURL Link để tìm kiếm, tải về và
tự động gắn bảng toàn văn PDF vào dữ liệu TLTK Xem thêm
“Finding Full Text for a Reference”
• Dễ dàng lưu một bản copy của một tập tin đính kèm Xem thêm
“Saving a Copy of an Attached File”
• Sử dụng các kiểu xuất TLTK cập nhật và mở rộng, các thủ thuật lọcđầu vào và các tập tin liên kết
• Tích hợp EndNote với hệ điều hành Microsoft 64 bit
Trang 4Phần I: Giới thiệu về thư viện EndNote
Phần này sẽ giới thiệu về các thao tác làm việc cơ bản trong EndNote
Cụ thể bạn sẽ học được cách:
• Khởi động EndNote và mở thư viện
• Sắp xếp danh sách tài liệu tham khảo
• Chọn, mở và đóng một tài liệu tham khảo trong thư viện EndNote
• Lưu tài liệu tham khảo trong một nhóm tuỳ chọn
• Thoát chương trình EndNote
Khởi động EndNote
Để khởi động EndNote và mở thư viện mẫu:
1. Chọn menu Start, chọn Programs, chọn EndNote, rồi chọn EndNote
Program.
Nếu lần đầu tiên sử dụng EndNote, chương trình sẽ hiện hộp thoạigiúp đỡ bạn mở thư viện tài liệu tham khảo
LƯU Ý: nếu bạn thiết lập một thư viện nào đó mở tự động thì thư viện
đó sẽ được mở khi khởi động chương trình thay vì hiện ra hộp thoại ở
trên Khi đó, bạn hãy đóng thư viện đó lại và vào menu File, chọn
Open>Open Library, và tiếp tục bước 3.
2. Click chọn biểu tượng ngăn kéo kế bên dòng chữ “Open an existingEndNote library."
3. Một hộp thoại hiện ra, bạn hãy điền địa chỉ thư mục muốn mở Dùng
Trang 5đường dẫn sau để mở thư viện EndNote mẫu: trong ô "Look in:"chọn ổ “C:"; chọn Program Files; chọn thư mục EndNote X3; rồi chọnshorcut của thư Examples (thực chất thư mục Examples được lưutrữ tại thư mục Shared Documents hoặc Public Documents.)
Thư mục mẫu sẽ được lưu dưới dạng tập tin nén bao gồm tập tinSample_Library_X3.enl và tập tin Sample_Library_X3.Data, hãy giảinén tập tin này
LƯU Ý: Nếu máy bạn chưa cài đặt chế độ hiển thị đuôi tập tin, bạn cóthể nhận biết được dạng tập tin dựa vào hình dưới đây
LƯU Ý: Bạn cũng có thể mở thư viện tài liệu tham khảo ngay trong
EndNote bằng cách vào menu File, chọn choose Open >Open Library
Cửa sổ thư viện
Khi bạn mở thư viện mẫu bạn sẽ thấy hiện ra cửa sổ thư viện bao gồmmột danh sách tất cả các tài liệu tham khảo trong thư viện:
Trang 6Cửa sổ thư viện gồm 3 khung:
Khung “List Reference” còn gọi là khung danh sách TLTK sẽ trình
bày TLTK dưới dạng nhiều cột Theo mặc định cột đầu tiên có hìnhchiếc kẹp giấy tượng trưng cho TLTK có đính kèm tập tin trong trường
“File Attachment” Cột tiếp theo là cột họ của tác giả đầu tiên, năm,
tên TLTK, tên tạp chí hay tên phụ của TLTK, loại TLTK, đường dẫn URL,
và ngày cập nhật mới nhất của TLTK
Khung “Groups pane” hay còn gọi là khung nhóm TLTK ở phía trái
cửa sổ dùng để liệt kê tất cả các nhóm TLTK để người dùng dễ trích lục.Khung “Tab pane” hay còn gọi là khung các thẻ dùng để chuyển từ thẻPreview tức thẻ xem thử TLTK sang thẻ Search tức thẻ tìm kiếm TLTKngay trong thư viện hay TLTK trên các cơ sở dữ liệu trên mạng
Các thông tin hiển thị trên danh sách TLTK và font chữ dùng để hiển thị
có thể thay đổi trong menu EndNote Preferences Chương 4 sẽ trìnhbày chi tiết về cách tuỳ chỉnh EndNote
Bạn có thể duyệt danh sách TLTK bằng cách chọn một TLTK bất kỳ, sau
đó sử dụng thanh trượt hay phím mũi tên hoặc phím Page Down/age
Up hoặc phím Home/End
Trang 7Xem trước TLTK
Bạn có thể dễ dàng xem chi tiết thông tin về một TLTK chỉ bằng cáchclick chọn TLTK đó, và xem cửa sổ xem trước ở phía dưới cửa sổ làmviệc
Select Another Style Có tất cả 100 định dạng có sẵn, tuy nhiên có thể
có tới 3.700 loại định dạng có trong EndNote
Chỉ có 1 TLTK được hiển thị trên khung Preview Nếu chọn nhiều TLTKcùng lúc thì EndNote chỉ hiển thị TLTK có khung chấm đỏ bao xungquanh Định dạng TLTK có thể thay đổi bất cứ lúc nào nếu bạn thay đổiđịnh dạng TLTK
Trang 8Khi khung Tab xuất hiện trên cửa sổ thì sẽ có một nút Hide Tab Pane ở
góc phải dưới của khung Bạn có thể click vào nút này, khi đó thẻ
Preview sẽ ẩn đi Khi đó nút này sẽ đổi lại thành Show Tab Pane.
2. Click chọn cột Year để xếp thứ tự TLTK theo năm xuất bản giảm dần
3. Nếu click chọn cột Year lần nữa thì các TLTK sẽ xếp theo thứ tự nămngược lại nghĩa là theo thứ tự tăng dần
Trang 94. Bây giờ hãy click vào tiêu đề cột Author để xếp lại TLTK theo thứ tựabc tên tác giả
Chọn và mở một TLTK
Để làm việc với một TLTK, trước hết cần chọn TLTK đó trong cửa sổLibrary
Có một số cách để chọn một TLTK: click chọn TLTK đó, di chuyển phímmũi tên để chọn, hoặc gõ ký tự đầu tiên theo trường mà TLTK được xếptheo trường đó (ví dụ cột Author)
Để minh hoạ, bạn hãy click chuột một lần để chọn TLTK bất kì Bạncũng có thể sử dụng phí mũi tên lên xuống để di chuyển chọn TLTK.Trong trường hợp xếp TLTK theo tên tác giả, bạn có thể gõ chữ cái đầutiên của họ tác giả
2. Mở TLTK Argus bằng cách nhấn nút ENTER hoặc chọn Edit Reference
Trang 101993 # 15” Thông tin trích ngang này gồm họ tác giả, năm và số thứ
tự bản ghi sẽ được EndNote sử dụng để bắt cặp phần trích ngang củamột bài báo với phần trích ngang của TLTK trong thư viện EndNote
Để xem phần còn lại của TLTK, chỉ cần cuộn thanh trượt xuống phíadưới hoặc dùng phí TAB để di chuyển giữa các trường xuống dưới Bạn
ấn SHIFT + TAB để di chuyển ngược lại TLTK trước đó Bạn có thể ấnShow Empty Fields/Hida Empty Fileds ở góc trên phải màn hình đểchuyển chế độ hiển thị những trường có nhập hoặc dấu tất cả cáctrường không được nhập
Cửa sổ có thể thay đổi kích thước bằng cách chọn nút cửa sổ để dichuyển cửa sổ chọn thanh tiêu đề và kéo cửa sổ đến vị trí mong muốn
Đóng TLTK
Tiếp theo, để đóng TLTK, chúng ta có thể làm một trong nhiều cách sau
Trang 11− Click vào nút X ở góc phải trên của cửa sổ TLTK (Không phải nút Xtrên cùng của cửa sổ chương trình)
− Chọn menu File Close Reference
− Ấn tổ hợp phím CTRL + W Lưu ý là nhiều lệnh trong EndNote có
phím tắt hướng dẫn kế bên lệnh
Góc bên trái của cửa sổ chương trình là các nhóm TLTK đã lưu trongthư viện Có 3 nhóm đầu tiên là mặc định của chương trình bao gồm:All References – trình diện tất cả các TLTK có trong thư viện; Unfiled –những TLTK không thuộc một nhóm tạo ra; và Trash – chứa các TLTK bịxóa khỏi thư viện nhưng thực chất không bị xóa hẳn hoàn toàn
Dưới các nhóm mặc định, bạn có thể tạo thêm đến 500 nhóm thôngminh và nhóm quy định trong thư viện
Nhóm quy định sẽ được tạo ra khi bạn thêm các TLTK vào nhóm Cònnhóm thông minh được tạo ra một cách tự động sau mỗi lần tìm TLTK Một thư viện có thể có nhiều nhóm quy định
Hãy chọn các nhóm quy định trong tập hợp nhóm (Group set) tên Bats
để xem các TLTK trong các nhóm quy định này
Sau đó click chọn All Reference để xem toàn bộ các TLTK có trong thư
viện
Để tạo nhóm quy định và thêm TLTK vào nhóm:
1. Hiển thị tên một trong các nhóm quy định của tập hợp nhómPaleontology để có thể tạo nhóm mới trong tập hợp nhóm này
2. Chọn menu Group chọn Create Group (Hoặc click phải dưới tên
Trang 12Paleontology, một cửa sổ lệnh hiện ra, chọn Create Group) Trong
khung Group bên tay trái cửa sổ chương trình sẽ xuất hiện thêmmột nhóm mới tên New Group được tô xanh để bạn có thể chỉnhsửa
3. Đặt tên nhóm mới là “Extinction” sau đó nhấn ENTER hoặc click vàodanh sách TLTK để lưu tên mới Lúc này chưa có TLTK nào trongnhóm Extinction
4. Chọn nhóm All Reference để hiển thị toàn bộ danh sách các TLTK
5. Ở cột Author, chọn tài liệu thứ 1 của tác giả Argus và tài liệu thứ 1của tác giả Billoski Để chọn các TLTK không liên tục nhấn CTRL sau
đó chọn tên tài liệu
6. Kéo hai tài liệu vừa chọn và thả vào tên nhóm Extinction Hoặc bạn
có thể chọn menu Group Add References To Extinction.
7. Click vào nhóm Extinction để hiển thị hai TLTK vừa nhập vào nhóm
Chọn nhóm All References để hiện thị lại toàn bộ TLTK
Di chuyển nhóm vào một tập hợp nhóm khác:
1. Chọn nhóm Extinction
2. Kéo nhóm Extiction và thả vào tập hợp nhóm Bats
Xóa bỏ một nhóm quy định:
1. Click phải tên nhóm Extinction, cửa sổ lệnh xuất hiện, chọn Delete
Group Hoặc bạn có thể chọn menu Group Delete Group.
Trang 132. Cửa sổ xác định muốn xóa xuất hiện, chọn Delete
Chỉ có nhóm bị xóa, còn TLTK vẫn còn trong thư viện
Có nhiều lệnh liên quan đến nhóm TLTK trong menu Group hoặctrong cửa sổ lệnh click phải
Trang 14Phần 2: Thiết lập các tùy chọn trong EndNote
Trong phần này bạn sẽ học cách:
• Hiển thị các tùy chọn trong EndNote
• Thiết lập thư viện sẽ hiển thị mỗi khi khởi động chương trình
• Thay đổi font hiển thị
Truy cập các tùy chọn EndNote
Click chọn menu Edite chọn Preferences
Nhiều tùy chọn trong menu Preferences được lưu trữ trong mặc địnhcủa Windows
Thiết lập thư viện mặc định
Chúng ta có thể chỉ định một thư viện sẽ được mở tự động khi chạyEndNote Trước mắt, hãy sử dụng thư viện mẫu, sau này một khi bạn
đã có thư viện riêng, bạn có thể thiết lập thư viện của bạn làm mặcđịnh
Để thiết lập thư viện mặc định:
1. Chọn menu Edit chọn Preferences
2. Cửa sổ EndNote Preferences hiện ra Chọn mục Libraries bên tráicửa sổ
3. Trong mục When EndNote starts: từ cửa sổ sổ xuống chọn Open
the specified libraries
4. Click vào nút Add Open Libraries, đường dẫn của thư viện mẫu
đang mở sẽ hiện thị trong khung
5. Click Apply để lưu thay đổi
Trang 15Thay đổi font chữ cho thư viện
Tiếp theo hãy chọn một font chữ khác để hiển thị chữ trong cửa sổReference và cửa sổ Library
Để thay đổi font chữ:
1. Chọn menu Edit chọn Preferences
2. Cửa sổ EndNote Preferences hiện ra, click chọn mục Display Fontsbên tay trái
Thẻ Library sẽ điều chỉnh font và kích cỡ chữ của các TLTK hiển thịtrên khung danh sách TLTK
Thẻ General sẽ điều chỉnh font của hầu hết các ký tự được nhập vàotrong EndNote (chẳng hạn nhập vào cửa sổ Reference hoặc Style).Font chữ được thiết lập trong thẻ General sẽ quy định hầu hết trongcác cửa sổ thông báo hoặc cửa sổ xem trước của EndNote, cũng nhưtrong các danh mục TLTK được in ra hoặc copy trực tiếp từ EndNote.Thẻ Labels sẽ điều chỉnh font và kích cỡ chữ của các nhãn trườngtrong cửa sổ Reference
Thẻ Search dùng để điều chỉnh font và kích cỡ chữ trong các ô nhậpliệu của thẻ Search
3. Click chọn thẻ Library, chọn nút Change Font
4. Từ danh sách font sổ xuống, bạn nên chọn các font Arial Unicode
MS (hoặc các font khác có thể hiển thị các ký tự tiếng Nhật), click
OK và click Apply để lưu các tùy chỉnh.
Trang 16EndNote sử dụng font Unicode để xử lý chính xác các ký tự mở rộng
Vì đã chọn font Unicode ở trên, nên bạn có thể thấy được các ký tựtiếng Nhật trong thư viện mẫu
5. Click chọn thẻ General, chọn nút Change Font.
6. Từ danh sách font sổ xuống, bạn nên chọn các font Arial Unicode
MS (hoặc các font khác có thể hiển thị các ký tự tiếng Nhật), click
OK và click Apply để lưu các tùy chỉnh.
Trang 17Phần 3: Nhập TLTK
Trong phần này bạn sẽ học được cách:
• Nhập một tài liệu vào thư viện
• Đính kèm một tập tin vào tài liệu
Tạo một TLTK
Có 3 cách để thêm TLTK vào thư viện:
1. Gõ thông tin TLTK vào cửa sổ TLTK
2. Kết nối với một cơ sở dữ liệu thư mục trực tuyến và rút trích TLTKvào EndNote
3. Nhập các tập tin TLTK dưới dạng chữ đã được tải xuống từ các cơ sở
dữ liệu trực tuyến
Để thêm một TLTK, bạn thực hiện như sau:
1. Click chọn danh sách TLTK, chọn menu References chọn New
References (hoặc nhấn CTRL + N) Cửa sổ nhập liệu cho TLTK mới
xuất hiện, với tên gọi là “New References” ở trên cùng của cửa sổnhập liệu
TLTK mới sẽ có dạng một bài báo trên tạp chí, nhưng bạn có thểthay đổi thành bất kỳ dạng TLTK nào bằng cách click vào danh sáchReference Type ở đầu cửa sổ
2. Tiếp theo, chọn một loại TLTK Từ danh sách Reference Type, chọnBook
Trang 18Lưu ý là danh sách các trường nhập của các loại TLTK sẽ khác nhau.Hãy thử thay đổi loại TLTK, bạn sẽ thấy có sự thay đổi các trườngnhập liệu ứng với từng loại
Mặc dù bạn có đính kèm tập tin hình ảnh hoặc các loại tập tin khácvào TLTK, nhưng EndNote cũng có 3 loại TLTK – Hình, Đồ thị, vàBảng - dành riêng cho các tập tin hình ảnh hoặc các đối tượngkhác
Sau khi đã xem xét các loại TLTK khác nhau, bạn hãy chọn loại TLTK
là bài báo, và tiến hành nhập thông tin, bắt đầu từ trường tên tácgiả (Author name)
3. Nhập tên tác giả cho TLTK mới Lưu ý là mỗi tên tác giả phải đượcnhập mỗi hàng khác nhau
a. Nhập tên riêng tác giả bắt đầu bằng tên tác giả Đưa con trỏvào trường tên tác giả và nhập:
Tiberius Rex
Khi bạn nhập tên, EndNote sẽ gợi ý các tên tương tự giống nhưtên bạn nhập Đây là cách EndNote sử dụng danh sách thuật ngữ(terms list) để giúp cho việc nhập liệu được nhanh chóng hơn.Lưu ý: chức năng tự hoàn chỉnh có thể được điều chỉnh tắt mởtrong tùy chỉnh EndNote Term List Bạn cũng có thể nhập họ tác
Trang 19giả trước trong trường tên tác giả.
Tên tác giả mới nhập sẽ có màu đỏ vì đó là tên mới chưa có trongdanh sách tên tác giả Khi bạn đóng tài liệu này lại thì tên tác giả
sẽ được lưu vào danh sách tên tác giả và sẽ chuyển thành màuđen
b. Nhập tên tác giả thứ hai với họ trước:
Morre, Nicole
Tác giả này đã có trong thư viện mẫu, do đó bạn sẽ thấy EndNoteđiền toàn bộ tên giúp bạn Khi đó hãy nhấn ENTER để chấp nhận
tê mà EndNote đã gợi ý cho bạn
c. Nhập tên tác giả thứ 3 như sau:
de Young, John Robert, Jr.
Dấu phẩy thứ nhất dùng để ngăn cách học và tên Dấu phẩy thứhai được chèn trước phần nhập phụ, để làm cho rõ phần phụ nàykhông phải thuộc tên tác giả để sắp xếp vào thứ tự tên hoặcchiếm lấy phần tên phía trước Phần phụ luôn được in sau cùngsau tất cả thông tin về tác giả này
d. Nhập tên tác giả thứ tư là tên của một tập thể:
University of California, Berkely
Tên tập thể có một dấu phẩy phía sau để tên này sẽ không đượcsắp xếp giống như tên riêng Khi đó giữa tên tập thể sẽ có thêmmột dấu phẩy Chúng ta nhập hai dấu phẩy để định dạng chođúng tên tác giả này Dấu phẩy thứ nhất để báo rằng phần nhập
từ đầu đến dấu phẩu không cần sửa đổi, và dấu phẩy thứ hai báorằng sau tên đó không có họ mà có phần phụ
4. Nhấn Tab để nhảy sang trường năm (Year) Trong trường Year, nhập:
2006
5. Tiếp tục nhập thông tin theo phần dưới đây Để di chuyển qua