Giáo trình quản trị học

Những Chức NĂNG Chủ Yếu Của Quản Trị Chức năng quản trị là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị đối với đối tượng bị quản trị, là quá trình xác định những côn

12 2017

Chương 1 Chương 1

Tổng QUAN Về Quản Trị

Tổng QUAN Về Quản Trị

1.1 Thực Chất Và VAI Trò Của Quản Trị

1.1.1 Thực chất về quản trị

Thuật ngữ quản trị và quản lý hiện nay đang được sử

dụng khá phổ biến, đôi khi được hiểu như nhau do thói

quen trong xã hội Trong hai thuật ngữ này thì ở Việt

Nam, quản trị gần đây mới được chấp nhận rộng rãi Thời

kỳ dài của cơ chế quản lý nền kinh tế theo phương thức tập

trung bao cấp, trong tất cả các tổ chức đều dùng thuật ngữ

quản lý để ngầm định công việc quản lý điều hành các tổ

chức Trong chương trình môn học này chúng tôi thống

nhất dùng thuật ngữ quản trị cho mọi trường hợp

Tất cả các tổ chức trong xã hội để tồn tại phát triển

trong điều kiện môi trường xung quanh tác động mạnh và

luôn biến đổi, do vậy phải thường xuyên thay đổi cách thức

quản trị một cách tương xứng Sự thay đổi cách thức quản

trị trong các tổ chức nhằm đạt tới sự phù hợp và hiệu quả

trong những điều kiện mới

Bên cạnh đó, quá trình hội nhập quốc tế ngày càng

sâu và rộng, cạnh tranh mạnh, gay gắt, ảnh hưởng rất lớn

đến sự tồn tại phát triển của mỗi quốc gia cũng như từng

tổ chức Để giữ được vị trí và chiến thắng trong cạnh tranh, giành giật lợi thế trên trường quốc tế, các quốc gia, các tổ chức của các quốc gia này phải luôn thay đổi lối suy nghĩ, cách thức tư duy trong quản trị, bao gồm quản trị các lĩnh vực hoạt động cũng như con người

Nền kinh tế đang trong xu thế hội nhập mạnh mẽ, để tồn tại và phát triển tất cả các tổ chức đều phải huy động

và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực như nhân lực, tài chính, thông tin, công nghệ, lợi thế vô hình… Việc huy động và sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả cũng phải dựa vào tư duy và cách thức quản trị

Đối với một tổ chức doanh nghiệp, lực lượng lao động tham gia rất đa dạng, việc kết hợp các cá nhân lại thành một tập thể mạnh sẽ đem lại những lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, biết cách kết hợp, khai thác tối ưu các yếu tố đầu vào sẽ tạo ra và giữ được ưu thế cạnh tranh Như vậy, lợi thế cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp cũng xuất phát từ quản trị

Một địa phương cụ thể như thành phố hoặc một tỉnh hay một vùng, để phát triển kinh tế cũng cần phải huy

động, phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả Bên cạnh đó, mỗi địa phương cần phải khai thác tối đa lợi thế của mình cho công cuộc phát triển Ví dụ, một địa phương có thể khai thác lợi thế về du lịch, phát triển sản phẩm truyền thống, nhân rộng mô hình đặc sản địa phương hoặc tạo lợi thế từ vị trí địa lý… Tuy nhiên, quá

trình huy động, phân bổ các nguồn lực của địa phương

cũng như việc tạo và khai thác những lợi thế cần phải thực

hiện theo những chủ trương, chính sách, nguyên tắc, quy

định cụ thể, được ban hành thống nhất ở các cấp quản lý

Cách thức xác định mục tiêu hoạt động, huy động,

phân bổ, quản lý, khai thác, vận hành các yếu tố, các quá

trình của một tổ chức được gọi là quản trị

Vậy quản trị là gì?

Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người

thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người

khác để đạt được những kết quả mà một người hoạt động

riêng rẽ không thể nào đạt được

Với cách tiếp cận này, hoạt động quản trị là những

hoạt động phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành

nhóm, thành tập thể Mỗi cá nhân sống và hoạt động độc

lập thì không xuất hiện hoạt động quản trị Hoạt động

quản trị chính là hoạt động của con người và gắn với hoạt

động của con người trong một tổ chức

Trong cuốn Những vấn đề cốt yếu của quản lý các tác

giả cho rằng “Quản trị là nghệ thuật đạt mục đích thông

qua nỗ lực của những người khác”

Theo Drumaux “Quản trị là công tác phối hợp có

hiệu quả các hoạt động của những cá nhân khác nhau

trong tổ chức”

Trong một tổ chức bao gồm nhiều cá nhân với nhiều

hoạt động khác nhau nếu không có định hướng, chỉ dẫn,

quy chế, nguyên tắc, quy định, chỉ đạo sẽ không thể kết hợp các cá nhân, các hoạt động đó để đạt được mục tiêu của tổ chức Tóm lại, không có hoạt động quản trị các cá nhân đó sẽ không biết hành động như thế nào, vào lúc nào

đối với những công việc cụ thể Cả tập thể bao gồm nhiều cá nhân khác nhau có thể sẽ trở nên lộn xộn, mỗi cá nhân

sẽ hành động theo một hướng khác nhau, thậm chí xung

đột, mâu thuẫn với nhau, từ đó có thể sẽ lệch hướng mục tiêu chung của nhóm, bộ phận và cả tổ chức

Quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm sử dụng

có hiệu quả các tiềm năng, cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường luôn biến động

Một cách tổng quát, có thể đưa ra cách tiếp cận về quản trị như sau:

Quản trị tổ chức là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường luôn biến động

Theo quan điểm tiếp cận này, quản trị được giới hạn trong phạm vi của một tổ chức nhất định, quản trị chính là những hoạt động cụ thể của con người trong một tổ chức Các nguồn lực của một tổ chức chính là những yếu tố

đầu vào cần huy động trong quá trình vận hành tổ chức để tạo kết quả đầu ra Trong quản trị các tổ chức, yếu tố nguồn

lực này thường được chia thành hai nhóm: Nguồn lực hữu

hình và nguồn lực vô hình Việc phân chia nhóm các nguồn

lực này tùy thuộc vào tính chất hoạt động của tổ chức

Nguồn lực hữu hình là những nguồn lực tồn tại dưới

dạng hình thái vật chất cụ thể, có thể cảm nhận trực quan

(nhìn thấy, sờ được ) như: Nguồn lực nhân sự, tài chính,

thiết bị công nghệ, nhà xưởng văn phòng, vật kiến trúc,

phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ, nguyên nhiên vật

liệu,… Đối với mỗi tổ chức, yếu tố hữu hình luôn bị giới

hạn trong một mức độ nhất định, nghĩa là yếu tố này luôn

hữu hạn vì thế giá trị khai thác sử dụng cũng hữu hạn

Một doanh nghiệp, tập tập đoàn kinh tế có tiềm lực tài

chính mạnh nhưng cũng không thể đủ tài trợ cho các dự

án mở rộng quy mô ngày càng lớn Một bệnh viện đa khoa

có hệ thống thiết bị y tế hiện đại bậc nhất khu vực nhưng

trong tương lai gần có thể bị cũ, lạc hậu do quá trình sử

dụng hoặc các phát minh sáng chế mới trong cùng lĩnh vực

ra đời Những thực tế này, buộc các tổ chức phải sử dụng

tối ưu nguồn lực hữu hình, tham gia tái tạo, cải tiến, đổi

mới chúng nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho tổ chức Trên

thực tế, nhiều tổ chức để tạo ta những kết quả cụ thể, bên

cạnh các nguồn lực hữu hình được coi như tiền đề của quá

trình hoạt động, cần phải huy động những yếu tố khác

nữa, đó chính là các nguồn lực vô hình của tổ chức

Nguồn lực vô hình là những yếu tố được huy động

trong quá trình tạo kết quả đầu ra nhưng không thể quan

sát hoặc sờ mó được vào chúng Các yếu tố nguồn lực này

chỉ có thể cảm nhận ở một chừng mực nhất định khi chúng thể hiện giá trị, vai trò bản thân Các yếu tố vô hình thường được các tổ chức sử dụng như: Danh tiếng, thương hiệu, kỹ năng, quy trình, phương pháp quản lý, tính chuyên nghiệp, cấu trúc nền văn hóa, các mối quan hệ,… Khác với các nguồn lực hữu hình, các yếu tố vô hình có thể

đem lại giá trị vô hạn cho các tổ chức nếu biết tạo lập, phát triển, duy trì và khai thác chúng một cách hợp lý Ngày nay, các yếu tố vô hình được coi là tài sản của các tổ chức,

do vậy, để tạo ra mỗi loại tài sản này, các tổ chức đều phải

đầu tư thời gian, công sức, chi phí để hình thành, duy trì

và phát triển chúng

Tuy nhiên, để đạt được những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao, các tổ chức cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế để cân đối, kết hợp hài hòa trong việc huy động và

sử dụng các nguồn lực của mình

Quá trình hoạt động của một tổ chức có thể có nhiều những công việc khác nhau tạo thành một hệ thống bao gồm nhiều khâu, bộ phận khác nhau Biểu hiện của những khâu công việc này ra bên ngoài chính là những hoạt động

cụ thể được chuyên môn hóa ở mức độ nhất định như hoạt

động nhân sự, tài chính kế toán, marketing, pháp lý… Quản trị là một khoa học

Nhận định quản trị là một môn khoa học bởi lẽ, trong quá trình quản trị có đối tượng nghiên cứu và có các phương pháp quản trị khác nhau

Đối tượng nghiên cứu của quản trị bao gồm rất nhiều

các lĩnh vực khác nhau, có liên quan ít nhiều đến hoạt

động của tổ chức Các lĩnh vực cần nghiên cứu trong quản

trị như: Kinh tế, chính trị, văn hóa, tự nhiên, công nghệ…

Trong mỗi lĩnh vực lại bao gồm nhiều các yếu tố khác

nhau, khi các yếu tố đó biến đổi sẽ tác động ảnh hưởng đến

hoạt động của tổ chức

Chẳng hạn, lĩnh vực kinh tế bao gồm các yếu tố: Giá

cả, lạm phát, lãi suất, tỷ giá, tốc độ tăng trưởng kinh tế, chu

kỳ kinh tế… Các yếu tố này luôn biến động theo những

chiều hướng khác nhau, qua đó chúng có tác động đến tổ

chức ở những phương diện và mức độ khác nhau Để đạt

được kết quả trong quản trị đòi hỏi các tổ chức phải nghiên

cứu phân tích sự tác động và mức độ tác động từ những yếu

tố này đến hoạt động của tổ chức Nghiên cứu sự tác động

của chính trị đến hoạt động của một tổ chức gồm các nội

dung như các đường lối, chính sách, các Bộ luật, vai trò của

Chính phủ, sự ổn định chính trị,… Bên cạnh đó, đối tượng

của quản trị còn bao gồm cả các mối quan hệ quản trị phát

sinh trong quá trình vận hành tổ chức

Trên thực tế, không phải các tất cả các lĩnh vực đều

được nghiên cứu một cách đầy đủ, kỹ lưỡng, mà chỉ xem

xét các yếu tố tác động mạnh đến quá trình hoạt động và

thực hiện mục tiêu của tổ chức Trong quá trình hoạt động,

các yếu tố thuộc các lĩnh vực tác động đến các tổ chức với

các mức độ khác nhau, do đó, yêu cầu nghiên cứu và phân

tích các yếu tố, các lĩnh vực là hoàn toàn khác nhau

Bên cạnh những lĩnh vực có liên quan, hoạt động quản trị còn phải nghiên cứu xem xét và vận dụng các quy luật khách quan Trong quản trị, việc nhận thức đúng sự vận động và vận dụng hợp lý các quy luật khách quan sẽ

đạt hiệu quả cao, ngược lại sẽ không đạt hiệu quả mong muốn và làm tổn hại đến tổ chức Do đó, đòi hỏi các nhà quản trị phải nắm vững sự vận động của các quy luật khách quan liên quan đến hoạt động của tổ chức Các quy luật khách quan bao gồm các quy luật kinh tế như quy luật cung cầu, cạnh tranh, giá trị,… các quy luật tâm lý xã hội, các quy luật tự nhiên, quy luật công nghệ… Nhận thức đúng hệ thống các quy luật chính là nắm vững hệ thống lý luận cơ bản về quản trị

Ngoài ra, tính khoa học của quản trị còn đòi hỏi các nhà quản trị cần sử dụng những phương pháp quản trị thích hợp Khi sử dụng các phương pháp quản trị các nhà quản trị có thể áp dụng các thành tựu khoa học và kỹ thuật tiên tiến như áp dụng vào các phương pháp dự báo, thống kê, định lượng, tâm lý xã hội…

Quản trị là một nghệ thuật Quản trị là một nghệ thuật bởi lẽ các đối tượng của quản trị rất đa dạng, phong phú, luôn vận động biến đổi

Đối tượng quản trị bao gồm tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội và quy luật khách quan mà trong quản trị phải nghiên cứu, xem xét, biểu hiện cụ thể đó là những sự vật và hiện tượng Khi các sự vật, hiện tượng biến đổi có tác động đến quá trình hoạt động của tổ chức, do vậy đòi

hỏi các nhà quản trị phải nhận thức đúng về bản chất của

chúng và vận dụng một cách khéo léo, linh hoạt trong việc

xử lý các vấn đề phát sinh

Một trong số các đối tượng quản trị là con người với

những nhu cầu mong muốn rất đa dạng, mỗi con người

trong tổ chức lại có những yếu tố cá nhân không đồng nhất

(tuổi tác, trình độ, quan điểm, cá tính, tâm tư tình cảm,)

Để đạt được các mục tiêu quản trị, nhà quản trị phải xử lý

một cách khéo léo các mối quan hệ quản trị phát sinh

trong tổ chức, tùy từng đối tượng, điều kiện không gian,

thời gian mà có thể sử dụng các phương pháp quản trị

khác nhau Trong thực tế, kết quả và mức độ thành công

của hoạt động quản trị tùy thuộc rất nhiều vào các yếu tố

cá nhân của nhà quản trị Các yếu tố thuộc bản thân nhà

quản trị như: Tài năng, kinh nghiệm, hệ thống lý luận, tri

thức, cá tính, phong cách, tố chất cá nhân,… Những yếu tố

cá nhân này hầu như không trùng lặp và đồng nhất giữa

từng nhà quản trị Nếu có, thường chỉ ở một vài điểm, vài

yếu tố nhất định, chính vì thế, trong quản trị, cùng một

tình huống nhưng nhà quản trị khác nhau sẽ tạo ra các

kết quả rất khác nhau Trong cùng một điều kiện, giải

quyết một tình huống quản trị, nhà quản trị có thể thành

công nhưng người khác ở vị trí tương đương có thể không

thành công và ngược lại

Quản trị là một nghề

Để thực hiện các công việc quản trị thông thường đòi

hỏi mỗi cá nhân đều phải được học, được đào tạo với những

chương trình và mức độ nhất định Hoạt động quản trị là

một lĩnh vực hoạt động cụ thể trong xã hội nhưng phải

được tham gia đào tạo mới có thể thực hiện, do vậy, quản trị là một nghề

Đào tạo và học tập của các nhà quản trị để có thể hành nghề quản trị có thể xem xét theo hai hướng Một là, tham gia các khóa học dài hạn, ngắn hạn với các chương trình cụ thể qua các trường lớp, gọi là đào tạo bài bản Hai

là, bản thân các nhà quản trị tự tìm tòi nghiên cứu những tri thức, kiến thức có liên quan đến công việc trong tổ chức, quá trình này gọi là tự đào tạo

Trong thực tế, quá trình đào tạo học tập của các nhà quản trị cũng chưa thể khẳng định sự thành công chắc chắn Sự thành công trong quá trình quản trị thực tế còn tùy thuộc nhiều yếu tố như: Cơ sở đào tạo, người tham gia hướng dẫn đào tạo, mức độ phù hợp của chương trình, năng lực nhận thức của người được đào tạo Ngoài ra, sự thành công trong quản trị còn tùy thuộc vào khát vọng của bản thân và những tố chất cá nhân của từng nhà quản trị cũng như những điều kiện cụ thể về môi trường và vật chất cho sự khởi đầu của công việc quản trị

Một cá nhân muốn trở thành hoặc tổ chức muốn có

được nhà quản trị có năng lực, các tổ chức và cá nhân cần phải có những biện pháp đúng đắn, kịp thời Đối với các tổ chức cần phát hiện những cá nhân có tố chất, có triển vọng

để đưa vào các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn với các nội dung cụ thể để có thể phát triển thành nhà quản trị trong tương lai Đối với các cá nhân, nếu có khát

vọng quản trị và tố chất cá nhân về quản trị cần phải

tham gia vào các chương trình cụ thể để tiếp cận quản trị

sớm Bên cạnh đó, tự tìm tòi nghiên cứu, tích lũy kinh

nghiệm tạo ra và chờ cơ hội nghề nghiệp quản trị phù hợp

với trình độ năng lực

Ngày nay, nghề quản trị đã được công nhận một cách

rộng rãi, tư duy về nghề quản trị đã thực sự thay đổi theo

hướng tích cực Biểu hiện cụ thể của sự thay đổi này đó

chính là đã có các chương trình, các cơ sở chuyên đào tạo

nghề quản trị như các công ty, các trường đào tạo doanh

nhân, khoa quản trị ở các trường đại học Các tổ chức

doanh nghiệp và phi doanh nghiệp cũng đã thường xuyên

có chương trình thi tuyển để tìm các nhà quản trị cho tất

cả các cấp Ví dụ, các cuộc thi tuyển Hiệu trưởng các

trường phổ thông và trường chuyên nghiệp, thi tuyển

Giám đốc các sở, ngành ở một số địa phương,…

1.1.2 Vai trò của quản trị

Đến nay, việc nghiên cứu quản trị đã trở thành một

lĩnh vực rộng khắp của đời sống xã hội trên phạm vi toàn

cầu Trước đây, các nhà nghiên cứu khoa học quản trị cho

rằng chỉ có các quốc gia như: Nhật Bản, Mỹ và các nước

phát triển khác cần nghiên cứu quản trị cả trên hai

phương diện lý thuyết và thực tiễn Tuy nhiên, hiện nay để

tồn tại và phát triển bất kỳ một tổ chức của một quốc gia

nào, hay bất kỳ một quốc gia nào cũng đều phải nghiên

cứu và thực hiện mọi quá trình quản trị một cách nghiêm

túc, khoa học

Như vậy, quản trị có vai trò to lớn đối với các tổ chức, các quốc gia, việc nghiên cứu lý luận quản trị, áp dụng lý luận quản trị vào thực tiễn có ý nghĩa to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của các tổ chức và các quốc gia

Trong thực tế, để tồn tại và phát triển, mọi cá nhân trong xã hội cần phải phối hợp với nhau để hoạt động, quá trình phối hợp những nỗ lực cá nhân để đạt mục tiêu chung của tổ chức Quá trình hoạt động của các tổ chức ngày càng có quy mô to lớn hơn, tính phức tạp cao hơn đòi hỏi sự phân công, hợp tác liên kết mọi thành viên trong tổ chức cao hơn

Nhờ có hoạt động quản trị mà các thành viên trong tổ chức thấy rõ mục đích và cách thức hoạt động của mình Trong bất kỳ tổ chức nào, mục tiêu hoạt động, cách thức hoạt động là những yếu tố quan trọng nhất đối với mọi thành viên, bộ phận trong tổ chức Mục đích của tổ chức là nhân tố tác động mạnh đến tâm tư tình cảm của mọi thành viên, tạo ra bầu không khí trong quá trình thực hiện Mục đích thực tế, tích cực sẽ kích thích tâm lý các thành viên và tạo bầu không khí phấn khích, ngược lại nếu thiếu thực tế, không mang tính tích cực sẽ làm cho các thành viên chán nản, không khí của tổ chức ủ dột

Bất kỳ tổ chức nào quá trình hoạt động cũng cần phải

có những nguồn lực nhất định Để quá trình hoạt động đạt hiệu quả cao thì các nguồn lực phải được huy động, khai thác,

sử dụng, quản lý có hiệu quả Điều này nghĩa là quản trị có vai trò quan trọng trong việc huy động, sử dụng, quản lý các nguồn lực của tổ chức nhằm tạo đầu ra cho các tổ chức

Quá trình hoạt động của tổ chức chịu nhiều tác động

của các yếu tố môi trường xung quanh, sự biến đổi của các

yếu tố có thể làm cho tổ chức đạt được hoặc không đạt được

mục tiêu đề ra Nhờ quá trình quản trị, các tổ chức phân

tích, dự báo sự thay đổi của các yếu tố, đón nhận những

thời cơ, né tránh những rủi ro thách thức

1.2 Những Chức NĂNG Chủ Yếu Của Quản Trị

Chức năng quản trị là hình thức biểu hiện sự tác

động có chủ đích của chủ thể quản trị đối với đối tượng bị

quản trị, là quá trình xác định những công việc cụ thể mà

các quản trị viên phải thực hiện trong quá trình điều hành

các hoạt động của tổ chức

Chủ thể quản trị là các nhà quản trị (một cá nhân

hoặc một nhóm)

Đối tượng bị quản trị có thể là con người (một cá

nhân hoặc tập thể) hoặc các yếu tố khác như vật tư, tiền

vốn, máy móc thiết bị, sản phẩm, thương hiệu…

Các chức năng quản trị chính là nội dung cơ bản của

mọi quá trình quản trị trong quá trình vận hành tổ chức

Nền kinh tế càng phát triển, cấp độ cạnh tranh ngày càng

gia tăng, các chức năng quản trị càng thể hiện rõ hơn vai

trò của nó, bên cạnh đó, những nội dung này cũng ngày

càng được gọt giũa, hoàn thiện, hợp lý và đưa lại hiệu quả

cao hơn

Lĩnh vực quản trị rất phong phú, đa dạng, có vai trò

quan trọng ở tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Mỗi

lĩnh vực quản trị có thể tiếp cận và nghiên cứu quản trị

một cách khác nhau Thực tế này dẫn đến có nhiều cách thức tiếp cận và nghiên cứu quản trị, trong đó mỗi cách thức lại có thể đặt ra những mục tiêu khác nhau, trong những điều kiện nghiên cứu nhất định, do vậy có nhiều quan điểm khác nhau về chức năng quản trị

- Theo quan điểm của Giáo sư Harold Koontt (1909- 1984) quản trị nói chung có năm chức năng chủ yếu:

+ Lập kế hoạch (thiết lập các mục tiêu, ra quyết định, xây dựng chiến lược, chính sách)

+ Công tác tổ chức (phân chia cơ cấu quản trị, xác

định và phân chia quyền hạn, các mối quan hệ tài chính) + Xác định biên chế (định biên, lựa chọn cán bộ, phát triển tổ chức)

+ Lãnh đạo (lãnh đạo con người, thông tin liên lạc, nghiên cứu động cơ hoạt động của con người,…)

+ Kiểm tra (giám sát, theo dõi tất cả các hoạt động của con người trong tổ chức)

- James Stoner và Stephen Roblein chia các chức năng quản trị thành: Hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra

- Trong thập niên 30 của thế kỷ 20, Gulick và Urwich nêu ra bảy chức năng quản trị: Hoạch định; tổ chức; nhân sự; chỉ huy; phối hợp; kiểm tra; và tài chính

- Henri Fayol lại đề xuất năm chức năng quản trị: Hoạch định; tổ chức; chỉ huy; phối hợp; và kiểm tra

Bên cạnh các quan điểm trên còn một số quan điểm

khác nữa nghiên cứu về chức năng quản trị, các quan điểm

này ra đời và tồn tại trong suốt quá trình phát triển của

các trường phái quản trị

Thực ra, việc phân chia các chức năng quản trị chỉ

mang tính tương đối Giữa các quan điểm nghiên cứu

không mâu thuẫn, khác biệt về nội dung khoa học mà đơn

thuần do điều kiện, quan điểm và mục tiêu nghiên cứu

khác nhau Cách thức biểu hiện sự khác nhau mà người

đọc cảm nhận được đơn thuần là sự gộp lại hoặc tách ra

một cách cơ học, đơn giản

Trong chương trình môn quản trị học, chúng tôi đề

xuất chia các chức năng quản trị thành bốn chức năng cơ

bản, với lý do đây là quan điểm được nhiều tác giả viết về

quản trị đồng thuận và sử dụng rộng rãi trong nhiều tài

liệu và sách về quản trị Bốn chức năng quản trị bao gồm:

Trước hết, phân tích đánh giá các yếu tố thuộc phạm

vi bên ngoài tổ chức như kinh tế, chính trị, tự nhiên, văn hóa, công nghệ Phân tích yếu tố bên ngoài nhằm xác định những cơ hội và thách thức đối với những mục tiêu đã xác

định của tổ chức

Ngoài ra, những yếu tố bên trong tổ chức như: Nhân

sự, tài chính, cơ cấu quản trị, cấu trúc nền văn hóa,… cũng

có thể tác động đến việc hoàn thành có hiệu quả hoặc không hiệu quả các mục tiêu mà tổ chức đã đưa ra Để nắm bắt, khai thác được những lợi thế, cơ hội từ bên ngoài, hạn chế, giảm thiểu những rủi ro, quá trình phân tích

đánh giá luôn đòi hỏi nhà quản trị thực hiện một cách khách quan, đúng đắn, trung thực bằng những phương pháp khoa học cụ thể, nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu, các quyết sách phù hợp nhất trong từng điều kiện cụ thể Trong cả quá trình hoạt động của một tổ chức, hoạch

định luôn được coi là nền tảng, cơ bản của mọi quá trình quản trị, hoạch định luôn được coi là chìa khóa cho những hoạt động tiếp theo

1.2.2 Chức năng tổ chức

Tổ chức là quá trình gắn kết, phân công, phối hợp

nhiều người vào làm việc cùng nhau trong một tổ chức bao

gồm nhiều loại công việc khác nhau, nhằm thực hiện mục

tiêu chung đã đề ra

Chức năng tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết

lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận

trong cùng một tổ chức sao cho các cá nhân, bộ phận phối

hợp với nhau một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu

của tổ chức đã đề ra trong chiến lược hoạt động

Đối với mọi hệ thống, tổ chức được coi là chức năng cơ

bản quan trọng hàng đầu trong quản trị Thực hiện chức

năng tổ chức cũng được coi là một trong những nội dung

quản trị chứa đựng sự khó khăn và phức tạp nhất Mức độ

khó khăn, phức tạp của chức năng này là do đối tượng tác

động chủ yếu của nó chính là con người và các mối quan hệ

quyền lực, lợi ích trong tổ chức

Chức năng tổ chức bao gồm hai nội dung chủ yếu:

• Tổ chức con người (vấn đề nhân sự)

Vấn đề nhân sự trong một tổ chức bao gồm các công

việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phát triển, bố trí,

sắp xếp lực lượng nhân sự của tổ chức Kết quả của các

hoạt động này xác lập lên vị trí, quyền hạn và trách nhiệm

của mỗi cá nhân trong tổ chức

Đây là vấn đề khó khăn, phức tạp nhất trong hoạt

động của các tổ chức Bởi lẽ, mỗi tổ chức đi vào hoạt động

phải có những con người cụ thể khác nhau về tuổi tác, kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụ, quan điểm, hoàn cảnh, điều kiện cuộc sống Trên thực tế, xét về bản chất khi một tổ chức gồm nhiều cá nhân khác nhau về mọi tiêu thức của cuộc sống sẽ rất khó hợp tác với nhau trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức Khi thực hiện công việc tổ chức sẽ xác định và đặt mỗi con người cụ thể đó vào những vị trí, quyền lực, lợi ích khác nhau, từ đó việc kết hợp một cách hài hòa các thành viên này lại càng trở lên khó hơn

Để thực hiện được mục tiêu chung của tổ chức, đòi hỏi các nhà quản trị phải bố trí, phối hợp các cá nhân lại thành một hệ thống cùng nhau thực hiện các công việc theo một trình tự hợp lý và khoa học

Thực hiện tổ chức con người trong chức năng tổ chức

đòi hỏi các nhà quản trị phải nắm được các quy định chung

có liên quan, thực hiện đúng quyền hạn, trách nhiệm giữa các cấp quản lý, các khâu quản lý Khi các quyết định đã

được thực thi, mỗi thành viên của tổ chức cần dựa vào quyền hạn trách nhiệm của mình để hoàn thành nhiệm vụ

được giao Các công việc được thực hiện tốt khi và chỉ khi mỗi thành viên của tổ chức có sự liên lạc, phối hợp với nhau một cách tốt nhất

• Tổ chức công việc Một tổ chức trong quá trình hoạt động sẽ phát sinh nhiều công việc khác nhau, tạo thành khâu công việc, đầu việc cụ thể Số lượng các khâu công việc nhiều hay ít tùy

thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề hoạt động và quy mô của

tổ chức đó Hiệu quả hoạt động của tổ chức tùy thuộc vào

việc thực hiện các khâu công việc có hợp lý hay không hợp

lý Năng suất lao động trong tổ chức cũng tùy thuộc vào

việc tổ chức công việc, nếu tổ chức hợp lý thì năng suất lao

động sẽ cao và ngược lại

Kết quả của quá trình tổ chức công việc hình thành

lên bộ máy tổ chức quản trị Bộ máy tổ chức quản trị được

hình thành bắt đầu từ chuyên môn hóa các công việc có

liên quan với mục tiêu năng suất, chất lượng và hiệu quả

của từng công việc Năng suất, chất lượng, hiệu quả công

việc tùy thuộc rất nhiều vào hoạt động tổ chức công việc,

do vậy, đòi hỏi mỗi tổ chức cần phải thực hiện nội dung

này một cách nghiêm ngặt, khoa học, tuân thủ các quy

định có liên quan

Một doanh nghiệp chuyên sản xuất ôtô sẽ bao gồm

nhiều công việc khác nhau từ nghiên cứu cơ bản cho tới

thực hiện việc phân phối sản phẩm

+ Nghiên cứu thị trường, quảng cáo sản phẩm (bộ

Trong hệ thống các công việc trên các nhà quản trị

phải biết sắp xếp tổ chức công việc nào trước, công việc nào

sau, ví như, không thể sản xuất thử trước khi nghiên cứu sản xuất kết thúc hoặc doanh nghiệp không thể phân phối sản phẩm khi chưa sản xuất Trong đó, nghiên cứu thị trường được chuyên môn hóa thuộc bộ phận Marketing, nghiên cứu sản xuất thuộc bộ phận R-D, sản xuất thử và sản xuất thuộc bộ phận sản xuất,… Các bộ phận được thiết

kế mang tính độc lập bên ngoài nhưng lại liên hệ phụ thuộc với nhau, có những nghiệp vụ phát sinh mang tính trình tự, có nghiệp vụ song song, gối đầu…

Một trường đại học quy mô vừa với chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là đào tạo nghiên cứu khoa học để đi vào hoạt động cần phải tiến hành nhiều các công việc khác nhau, được thiết kế ở các bộ phận khác nhau như: Đào tạo, khảo thí & quản lý chất lượng, quản lý sinh viên, tổ chức cán bộ, khoa học, đoàn thanh niên, tài chính kế toán, các khoa chuyên ngành,… ở các bộ phận này được giao nhiệm

vụ cụ thể và được chuyên môn hóa một cách tối đa có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau

Mỗi một công việc phát sinh đòi hỏi một chuyên môn, nghiệp vụ khác nhau, các khâu công việc bề ngoài có thể tách biệt nhau nhưng lại có mối quan hệ qua lại ràng buộc lẫn nhau một cách chặt chẽ Mối quan hệ giữa các khâu công việc, quyết định đến năng suất lao động và chất lượng

đầu ra

Để thực hiện được mục tiêu chung đã đề ra, các nhà quản trị cần thực hiện một cách hiệu quả chức năng tổ chức Chức năng tổ chức quyết định nhiều đến tiến độ và chất

lượng các công việc trong quá trình hoàn thành các mục tiêu

đã xây dựng và lựa chọn trong từng thời kỳ cụ thể

1.2.3 Chức năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một phần của quản trị, nhưng không

phải toàn bộ công việc quản trị Nghiên cứu về lãnh đạo

hiện nay đang tồn tại một số quan điểm nghiên cứu cụ thể:

Lãnh đạo là thuyết phục những người khác hăng hái

phấn đấu cho những mục tiêu đã được xác định

Trong các chương trình đào tạo của Stephen R Covey

cho rằng “lãnh đạo là một quá trình nhờ đó một cá nhân

gây được ảnh hưởng đối với những người khác”

Trong giáo trình này chúng tôi sử dụng một cách

thống nhất quan niệm về lãnh đạo như sau:

Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục

đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một tổ chức

trong các điều kiện môi trường nhất định

Hoạt động quản trị với những việc làm cụ thể như: Lập

kế hoạch, tổ chức, ra quyết định và kiểm tra nhưng thực ra

vẫn chỉ nằm ở dạng tiềm năng trong mỗi cá nhân, bộ phận

cho đến khi người lãnh đạo khơi dậy nguồn động lực trong

mỗi con người và dẫn dắt họ hướng đến các mục tiêu

Theo quan điểm trên, lãnh đạo là một chức năng cơ

bản không thể thiếu trong quá trình quản trị các tổ chức

Trong thực tế những nhà quản trị không phải lúc nào

cũng là nhà lãnh đạo đạt hiệu quả Tuy nhiên, ở hầu hết

các tổ chức dù bất kỳ quy mô nào đều muốn có hay cố gắng xây dựng, phát triển những nhà quản trị đồng thời là nhà lãnh đạo

Để thực hiện chức năng lãnh đạo trong quản trị nói chung các nhà quản trị cần phải có một số quyền lực nhất định

- Quyền lực cưỡng chế: Quyền lực này dựa trên cơ sở

sự sợ hãi, một thuộc cấp nhận thức rõ ràng rằng nếu không tuân theo những mệnh lệnh, ước muốn của cấp trên

sẽ dẫn đến bị kỷ luật Dựa trên sự phán đoán của các cá nhân, nếu không tán thành những chỉ thị của cấp trên có thể sẽ bị kỷ luật

- Quyền lực khen thưởng: Đối lập với quyền lực cưỡng chế, thuộc cấp nhận thức rõ ràng rằng việc phục tùng cấp trên sẽ dẫn đến những hình thức khen thưởng ở các mức

độ khác nhau

- Quyền lực hợp pháp: Quyền lực này xuất phát từ thứ bậc trong cơ cấu quản trị, thứ bậc của tổ chức Ví dụ, trong một công ty cổ phần chủ tịch hội đồng quản trị có quyền hợp pháp nhiều hơn các thành viên khác trong hội

đồng quản trị

- Quyền lực chuyên môn: Một cá nhân có quyền lực chuyên môn là một người có trình độ tay nghề, kỹ năng chuyên môn cao Nhờ có quyền lực này mà một cá nhân

được thuộc cấp, đồng cấp kính trọng Những cá nhân có quyền lực chuyên môn được bố trí vào các vị trí quản trị phù hợp sẽ đạt tới khả năng lãnh đạo

- Quyền lực ám thị: Quyền lực này dựa trên sự đồng

cảm của thuộc cấp đối với cấp trên, các cá nhân trong tổ

chức đều muốn ủng hộ người có quyền lực

ở một số tổ chức, trong quá trình hoạt động các nhà

quản trị thể hiện vai trò lãnh đạo thông qua chức năng

lãnh đạo của quản trị thường được biểu hiện cụ thể bằng

việc điều khiển tổ chức đó hoạt động Ngoài ra, chức năng

này còn phải thể hiện thông qua các nhà quản trị đại diện

cho tổ chức của mình giải quyết các mối quan hệ phát sinh

từ bên ngoài với tổ chức của họ

Điều khiển tổ chức hoạt động, các nhà quản trị

thường sử dụng các biện pháp: Ra lệnh, động viên, khuyến

khích, thúc đẩy, tùy theo từng trường hợp, đối tượng cụ

thể mà các nhà quản trị sử dụng biện pháp nào để điều

khiển nhằm đạt hiệu quả cao

Các nhà quản trị với vai trò lãnh đạo, đại diện cho tổ

chức để xử lý, giải quyết các mối quan hệ phát sinh trong

quá trình hoạt động Các chủ thể bên ngoài tổ chức có

những phát sinh liên quan đến sự tồn tại phát triển của tổ

chức, giải quyết các mối quan hệ này thường là nhà quản

trị đứng đầu tổ chức hoặc đồng cấp với người của tổ chức

liên quan đứng ra với vai trò lãnh đạo

1.2.4 Chức năng kiểm tra

Kiểm tra là quá trình theo dõi và giám sát mọi hoạt

động của người thừa hành trong tổ chức nhằm phát hiện

những sai sót để kịp thời đưa ra những giải pháp để khắc

phục, hạn chế những sai sót đó

Hoạt động của một tổ chức bao gồm nhiều các công việc khác nhau từ đơn giản đến phức tạp do vậy quá trình thực hiện các công việc cụ thể này khó tránh khỏi những vướng mắc, sai sót nhất định Trong quá trình thực thi các nhiệm vụ, công việc được giao, lực lượng người thừa hành luôn tìm mọi cách để hoàn thành công việc sớm nhất, vì thế họ luôn tìm kiếm những sáng kiến, cải tiến kỹ thuật công nghệ, nhờ có hoạt động kiểm tra có thể phát hiện những sáng kiến, cải tiến này Những sáng kiến, cải tiến, giải pháp được công nhận chủ yếu thông qua hoạt động kiểm tra trong quản trị và kết quả công việc được giao Như vậy, kiểm tra không đơn thuần là phát hiện ngăn ngừa những sai sót mà quá trình kiểm tra còn tìm kiếm, phát hiện những sáng kiến, cải tiến kỹ thuật để khai thác, thúc đẩy hoạt động của tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao hơn Hoạt động kiểm tra giúp cho nhà quản trị đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản trị như: Hoạch định, tổ chức, điều khiển,… Bên cạnh đó, việc kiểm tra còn được thực hiện với hoạt động cụ thể hơn ở từng nhóm, từng bộ phận như: Marketing, tài chính, sản xuất, nhân sự… Từ

đó, kiểm tra không phải là một chức năng chỉ dành cho nhà quản trị cấp cao mà là chức năng cần có cho tất cả các cấp, các thứ bậc quản trị trong tổ chức Tuy ở mỗi cấp bậc hoạt động kiểm tra có những yêu cầu khác nhau, nhưng do kiểm tra có nguyên tắc tự kiểm tra, do vậy các tổ chức thường mở rộng tính dân chủ tăng hiệu quả hoạt động của các thành viên thông qua việc những người lao động trực tiếp cũng được tham gia thực hiện chức năng kiểm tra

Kiểm tra là chức năng quan trọng không thể thiếu

của các nhà quản trị từ cấp cao đến cấp cơ sở và cả người

thừa hành trong một tổ chức Qua hoạt động kiểm tra nhà

quản trị biết được những sai lệch so với các chỉ tiêu đưa ra

ban đầu, tìm ra những nguyên nhân gây ra những sai

lệch, và có giải pháp khắc phục kịp thời

1.3 Nhà Quản Trị, VAI Trò, Nhiệm Vụ Của

Nhà Quản Trị TRONG Tổ Chức

1.3.1 Nhà quản trị

Một tổ chức cho dù ở quy mô nào (lớn, vừa, nhỏ) lực

lượng con người trong tổ chức thường được chia thành hai

nhóm: Những người thừa hành và các nhà quản trị

Người thừa hành: Là những người trực tiếp làm một

công việc cụ thể, một nhiệm vụ được giao và không có

trách nhiệm giám sát công việc của người khác (không

tham gia quản trị)

Ví dụ, công nhân sản xuất, nhân viên bán hàng, thợ

cơ khí, nhân viên chăm sóc sức khỏe, chuyên viên quan hệ

khách hàng, giảng viên ở trường đại học,… là những người

thừa hành Trong một tổ chức, xét về số lượng người thừa

hành thường nhiều hơn các nhà quản trị

Nhà quản trị là những người điều khiển, chỉ huy

công việc của người khác, giúp họ hoàn thành tốt các công

việc được giao

Nhà quản trị cũng có thể tự họ làm một công việc

nhất định nào đó, ví dụ, tự sửa ôtô, bán hàng, chăm sóc sức

khỏe, giảng dạy, nghiên cứu… Tuy nhiên, đã là nhà quản trị họ còn có nhiệm vụ chỉ huy, điều khiển, giám sát hoạt

động của những người khác trong tổ chức

Nhằm làm rõ nội dung, nhiệm vụ quản trị trong một

tổ chức người ta thường chia các nhà quản trị thành ba cấp: Quản trị cấp cơ sở, quản trị cấp trung gian và quản trị cấp cao

- Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong một tổ chức

Quản trị cấp cơ sở thường có các chức danh: Tổ trưởng, nhóm trưởng, đốc công,…(đơn vị sản xuất kinh doanh) Nội dung quản trị: Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công việc của người thừa hành trong các công việc thường nhật nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu của tổ chức Công việc hàng ngày của họ là tập trung giải quyết các mối quan hệ phát sinh trong từng nhóm ở từng bộ phận Trong một số trường hợp, các nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường

là người trực tiếp tham gia các công việc cụ thể như nhân viên dưới quyền

Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, điều này là khá hợp lý bởi lẽ, trong các đơn vị này nhà quản trị cũng là người lao động trực tiếp, ở một khía cạnh nào đó khi quản trị viên tham gia vào một công việc cụ thể

là một dấu hiệu tích cực trong hoạt động của tổ chức Ví

dụ, nhóm trưởng nhóm bán hàng có thể là người trực tiếp bán hàng, tổ trưởng môn học cũng tham gia trực tiếp việc

giảng dạy Bác sỹ trưởng khoa thậm chí giám đốc bệnh

viện cũng tham gia trực tiếp các ca mổ, khám bệnh cho

bệnh nhân

- Nhà quản trị cấp trung gian: Đó là những nhà quản

trị thực hiện công việc quản trị theo những chức năng được

quản trị cấp cao giao phó

Cấp quản trị này thường được gọi là chỉ huy cấp

trung gian, đứng trên nhà quản trị cấp cơ sở, đứng dưới

nhà quản trị cấp cao

ở cấp trung gian, các nhà quản trị thường có các chức

danh như trưởng, phó các phòng ban bộ phận, trưởng khoa

trong trường đại học,…

Nội dung quản trị: Cấp trung gian quản trị các hoạt

động mang tính chức năng, nghiệp vụ trong từng phạm vi

cụ thể thực hiện cho việc thực hiện các chiến lược chung

của tổ chức Các công việc cụ thể của quản trị cấp trung

gian cơ bản dựa trên tính chất chuyên môn như: Sản xuất,

nhân sự, tài chính, nghiên cứu phát triển (đối với một tổ

chức là doanh nghiệp)

Để thực hiện được nhiệm vụ của quản trị cấp cao,

quản trị viên cấp trung gian có chức năng thực hiện các kế

hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các

công việc được thực hiện nhằm hướng đến việc hoàn thành

mục tiêu chung của tổ chức

- Nhà quản trị cấp cao: Là những nhà quản trị đứng

đầu một tổ chức chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát

triển của tổ chức đó

Cấp quản trị này thường có các chức danh: Chủ tịch,

ủy viên hội đồng quản trị, hiệu trưởng, tổng giám đốc, giám đốc điều hành

Nội dung quản trị: đề ra mục tiêu chiến lược cho tổ chức xây dựng các phương án, các chiến lược để đối phó với các vấn đề phát sinh trong thực tế

Quản trị cao cấp

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở

Hình 1.1: Ba cấp quản trị

Sự phân chia cấp, thứ bậc các quản trị viên chỉ là tương đối Các tổ chức có quy mô lớn, sự phân chia này rõ nét, dễ nhận biết hơn Các tổ chức quy mô nhỏ sự phân chia này không thể rõ ràng bởi lẽ một nhà quản trị ở từng

điều kiện cụ thể có thể có các nội dung quản trị, nhiệm vụ quản trị khác nhau

ở mỗi cấp quản trị các nhà quản trị đều có chức danh rõ ràng, riêng biệt, yêu cầu quản trị và trình độ quản trị khác nhau Mức độ khác nhau về yêu cầu quản trị, trình độ quản trị xuất phát từ yêu cầu phát triển của một tổ chức

Tổ chức giáo dục (Trường đại học)

Cơ quan nhà nước

Quản trị cấp cao

- Trưởng các tiểu ban

- Giám sát,…

Hình 1.2: Minh họa các cấp quản trị

trong một số tổ chức Mặc dù, yêu cầu về trình độ quản trị khác nhau

nhưng tất cả các cấp quản trị trong một tổ chức đều có

điểm chung là phải thực hiện các chức năng quản trị

Trong quá trình điều hành hoạt động của tổ chức, các nhà

quản trị phải thực hiện tốt các chức năng quản trị, để thực

hiện được các chức năng có hiệu quả, nhà quản trị cần

phải có các kỹ năng quản trị cơ bản

1.3.2 Kỹ năng quản trị

Kỹ năng quản trị là năng lực vận dụng có hiệu quả các kiến thức và tri thức vào trong quá trình điều hành tổ chức Kiến thức của nhà quản trị là những nội dung chuyên môn mà các nhà quản trị cần có để thực hiện các nhiệm vụ, các chức năng cụ thể, ví dụ, kiến thức chuyên môn về tài chính ngân hàng, marketing, thiết kế đồ họa, quản trị khách sạn, quản trị nhân sự… Kiến thức chuyên môn của các nhà quản trị cơ bản được hình thành, được trang bị từ các chương trình đào tạo, đôi khi là do nhà quản trị tự đào tạo

Tri thức là hệ thống tổng hợp các kiến thức, hiểu biết của một con người cụ thể cần có để thực hiện một vị trí công việc, trong đó bao gồm cả kiến thức chuyên môn Như vậy, ngoài kiến thức chuyên môn, tri thức còn bao gồm các lĩnh vực khác như kinh tế, chính trị, văn hóa, tự nhiên…

Để có một hệ thống tri thức vững vàng, ngoài việc được đào tạo, các nhà quản trị cần phải dày công tự học hỏi nghiên cứu và tích lũy các kiến thức có liên quan

Tuy nhiên, có kiến thức, giàu tri thức chưa chắc là đã

có kỹ năng Việc vận dụng chúng một cách linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả mới được coi là có kỹ năng

Đối với các nhà quản trị, dù ở cấp nào trong tổ chức, việc hình thành và vận dụng các kỹ năng là rất cần thiết

Có nhiều các kỹ năng được vận dụng trong quản trị, trong chương trình này, xin giới thiệu ba kỹ năng cơ bản

1.3.2.1 Kỹ năng chuyên môn, kỹ thuật

Là một trong số những kỹ năng quan trọng cần phải

có của các nhà quản trị Kỹ năng chuyên môn là kỹ năng

có được nhờ quá trình đào tạo hoặc tự đào tạo Các nhà

quản trị trải qua khóa đào tạo dài hạn ở các trường chuyên

nghiệp như cao đẳng, đại học, sau đại học, cũng có thể các

nhà quản trị được đào tạo qua thực tế, một số trường hợp

tự đào tạo cá nhân để trang bị chuyên môn cần thiết

Ví dụ, chuyên môn về Marketing, pháp luật kinh tế,

thiết kế đồ họa, xây dựng dân dụng, tài chính ngân hàng,

quản trị sản xuất, quản trị nhân sự,…

Biểu hiện của nhà quản trị có kỹ năng chuyên môn là

kiến thức chuyên môn vững vàng và năng lực vận dụng

những kiến thức đó vào trong quản trị một cách khoa học,

linh hoạt và chuẩn xác

Để có kỹ năng chuyên môn tốt, đáp ứng được yêu cầu

công việc quản trị, các nhà quản trị thường phải được đào

tạo bài bản qua các trường lớp, sau đó tích lũy kiến thức

chuyên môn qua thực tế công việc

Chuyên môn là kỹ năng cơ bản quan trọng đối với các

cấp quản trị Trên thực tế, kỹ năng này đặc biệt quan

trọng đối với quản trị viên cấp cơ sở và cấp trung gian vì

các nhà quản trị cấp thấp thường trực tiếp làm công tác

chuyên môn và quản trị chuyên môn nghiệp vụ là chủ yếu

Kỹ năng này không giống như kỹ năng chuyên môn,

kỹ năng chuyên môn có được là từ đào tạo là chủ yếu, kỹ năng nhân sự phần lớn là do tự cá nhân nhà quản trị, có thể là tài năng thiên bẩm, có thể một phần kinh nghiệm

đúc rút từ thực tế qua những năm tháng làm việc trong các tổ chức Nhân sự là kỹ năng quan trọng hàng đầu trong quản trị, dù ở cấp quản trị nào cũng đòi hỏi kỹ năng này một cách nghiêm túc, bởi lẽ, ở mỗi cấp quản trị đều phải tổ chức các công việc cụ thể đối với những con người khác nhau

1.3.2.3 Kỹ năng tư duy

Kỹ năng tư duy là kỹ năng biểu hiện thông qua khả năng tổng hợp, phân tích, phán đoán những thông tin, những sự kiện có liên quan đến tổ chức, trên cơ sở đó đưa

ra những ý tưởng, những sáng kiến, quyết sách đúng đắn, chính xác trong quản trị

Tư duy là một kỹ năng quan trọng của nhà quản trị,

được sử dụng trong nhiều tình huống khó khăn phức tạp,

có kỹ năng này là nhà quản trị có thể đưa các vấn đề từ

phức tạp thành đơn giản ứng với các giải pháp phù hợp và

đưa ra quyết định

Để có phát triển kỹ năng tư duy, đòi hỏi các nhà quản

trị phải trang bị một hệ thống tri thức, hệ thống lý luận và

tự tích lũy kinh nghiệm thực tế qua các sự vụ phát sinh

trong đời sống quản trị Bên cạnh đó, tố chất cá nhân của

từng nhà quản trị cũng phục vụ tốt cho việc phát triển kỹ

Quản trị viên cấp cao Hình 1.3: Kỹ năng quản trị của các cấp quản trị

Tất cả các nhà quản trị đều cần phải trang bị những

kỹ năng quản trị cần thiết, trong đó, đặc biệt là ba kỹ năng

trên, tầm quan trọng của mỗi kỹ năng tùy theo cấp bậc

quản trị trong tổ chức Xét theo sự tăng, giảm của cấp bậc

quản trị mà yêu cầu các kỹ năng này cũng thay đổi Kỹ

năng chuyên môn giảm dần mức độ quan trọng khi cấp

quản trị lên cao dần trong hệ thống cấp bậc quản trị ở cấp

quản trị càng cao, nhà quản trị càng phải cần khả năng tư

duy chiến lược nhiều hơn, do đó không thể tập trung đầu tư một cách đồng đều cho cả ba kỹ năng

Đối với các quản trị viên cấp cơ sở kỹ năng chuyên môn được coi trọng hàng đầu bởi những nhà quản trị cấp này trong quá trình hoạt động gắn liền với các công việc cụ thể, vì thế, năng lực chuyên môn kỹ thuật được xem trọng hơn Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với mọi cấp quản trị bởi lẽ dù ở cấp quản trị nào, các nhà quản trị cũng đều phải làm việc với những con người cụ thể, đòi hỏi họ phải

tổ chức các hoạt động cho con người để đạt các mục tiêu quản trị đã đề ra Tầm quan trọng của các kỹ năng quản trị được biểu hiện hình vẽ như hình 1.3

1.3.3 Vai trò của nhà quản trị Quản trị các tổ chức bao gồm nhiều các hoạt động khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp, các nhà quản trị phải làm nhiều việc khác nhau, giải quyết, xử lý nhiều mối quan hệ trong tổ chức (cấp trên, cấp dưới), các đối tác ngoài tổ chức như khách hàng, đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương… Giải quyết các công việc này nhà quản trị thể hiện các vai trò khác nhau, vai trò của nhà quản trị được chia thành ba nhóm lớn: Vai trò quan hệ, vai trò thông tin

và vai trò quyết định

1.3.3.1 Vai trò quan hệ với con người Vai trò quan hệ được thể hiện trong việc nhà quản trị

đại diện cho tổ chức của mình để giải quyết các mối quan

hệ phát sinh có thể là quan hệ bạn hàng, quan hệ nhà

cung ứng, quan hệ cạnh tranh, có thể là mối quan hệ hành

chính với các tổ chức, cơ quan nhà nước… Ví dụ, một tổ

chức kinh doanh (doanh nghiệp) đi tìm kiếm một lĩnh vực

đầu tư trên một địa bàn mới, các nhà quản trị đại diện cho

tổ chức kinh doanh phải giải quyết mối quan hệ với ủy ban

nhân dân, các cơ quan thẩm quyền trong việc cấp phép

đầu tư, mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng mới,

đối thủ cạnh tranh… Thực hiện vai trò này bằng việc đại

diện cho tổ chức, qua đó một phần thể hình ảnh của tổ

chức, ở góc độ sâu hơn có thể thực hiện được những nét đặc

trưng cơ bản của tổ chức thông qua đại diện

Bên cạnh việc đại diện cho một tổ chức, nhà quản trị

còn thể hiện vai trò lãnh đạo, sử dụng những quyền lực nhất

định để điều hành hoạt động của tổ chức có thể trực tiếp hoặc

gián tiếp Việc đào tạo nhân viên, ra mệnh lệnh sản xuất,…

nhà quản trị có thể trực tiếp đảm nhận Một số trường hợp

khác như đánh giá tiêu chuẩn chất lượng công việc,… Nhà

quản trị thể hiện vai trò lãnh đạo một cách gián tiếp

Các nhà quản trị bên cạnh thực thi chức năng lãnh

đạo, trong tổng thể các mối quan hệ của tổ chức, cấp trên,

cấp dưới, các quan hệ này phải được điều hòa một cách tốt

nhất, tạo dựng và phát triển các mối quan hệ trong tổ chức

cũng là một phần thể hiện của vai trò mà các nhà quản trị

phải đảm trách

1.3.3.2 Vai trò thông tin

Trong hoạt động các tổ chức cần nhiều nguồn thông

tin khác nhau từ nhiều phía: Thông tin từ bên ngoài,

thông tin nội bộ tổ chức Trong điều kiện hiện nay đối với tất cả các tổ chức, đặc biệt các tổ chức kinh doanh, thông tin ngày càng trở nên quan trọng đối với sự tồn tại, phát triển của các tổ chức Thông tin được coi là một nguồn lực, một loại vốn mới của các tổ chức kinh doanh Các nhà quản trị ra quyết định thực sự hiệu quả, có căn cứ khoa học khi được dựa trên những thông tin chính xác, đầy đủ, cập nhật

Trong điều kiện môi trường luôn thay đổi biến động, các tổ chức và đặc biệt tổ chức kinh doanh nhiều trường hợp thành công hay thất bại chỉ nhờ vào tính trung thực, kịp thời của các thông tin Nhiều nhà nghiên cứu đã phân tích xung quanh lý thuyết bất đối xứng về thông tin Nội dung chủ yếu của lý thuyết này cho rằng một tổ chức, một quốc gia có được những quyết định quan trọng, hiệu quả dẫn đến sự thành công chính là nhờ vào nguồn thông tin

đầy đủ, chính xác và ngược lại có thể dẫn đến thất bại nếu nguồn thông tin thiếu chính xác, không đầy đủ, kịp thời

Do vậy, thực hiện vai trò thông tin các nhà quản trị cần phải: Thường xuyên thu nhận các thông tin liên quan

đến các hoạt động của tổ chức Sau khi thu nhận các quản trị viên phải tiến hành phân loại, đánh giá, phân tích các thông tin, bên cạnh đó phải xem xét phân tích những biến

động của tình hình thực tế xung quanh Các thông tin thường xuất hiện trên đại chúng như: Báo chí, các loại văn bản, mạng Internet,… Đối với tổ chức kinh doanh, thông tin cũng có thể chỉ tồn tại dưới dạng tin đồn, mang tính

phi chính thức Các thông tin xuất hiện dù có lợi cho tổ

chức hay bất lợi, các quản trị viên đều phải phân tích xử lý

và truyền tải đến những đối tượng có liên quan như: Cấp

trên, cấp dưới, bộ phận có liên quan khác trong tổ chức

Đối với các chủ thể ngoài tổ chức nhưng có liên quan đến

các thông tin, nhà quản trị thể hiện chức năng đại diện

đưa những thông tin đến với các chủ thể đó một cách kịp

thời và hiệu quả nhất

1.3.3.3 Vai trò quyết định

Việc thể hiện tốt vai trò thông tin, vai trò quan hệ là

quan trọng nhưng chỉ là quan trọng đối với các yếu tố đầu

vào của tổ chức, tự nó không thể là mục đích của một quá

trình quản trị, cốt lõi của quá trình quản trị là dẫn đến

một quyết định cụ thể Quá trình ra quyết định quản trị

thể hiện vai trò ra quyết định của các nhà quản trị:

Trong việc phân bố các nguồn lực của tổ chức, xử lý

những biến động trong tổ chức, cải tiến thúc đẩy các hoạt

động của tổ chức

Trong vai trò người giải quyết những biến động: Nhà

quản trị đưa ra các quyết định, các giải pháp nhằm đối phó

với vấn đề phát sinh khách quan của môi trường hoạt động

mà các nhà quản trị khó kiểm soát Các biến động xung

quanh môi trường hoạt động của tổ chức sẽ dẫn đến sự xáo

trộn bên trong tổ chức, do đó cần phải ổn định lại tổ chức

bằng các quyết định cụ thể kịp thời Thực tế này cho thấy

vai trò quyết định luôn có ưu thế hơn các vai trò khác của

nhà quản trị

Ví dụ, bộ phận bán hàng trong siêu thị báo cáo về mức

độ phản ứng của các khách hàng về việc sản phẩm quá hạn

sử dụng, nhà quản trị phải đưa ra quyết định trong thời gian ngắn nhất Bộ phận quản lý khách hàng của Công ty

du lịch báo cáo ảnh hưởng của dịch SART, nhà quản trị phải quyết định đối phó nhằm giảm thiểu rủi ro Phòng cung ứng vật tư của công ty vận tải báo cáo sự biến động tăng giá xăng dầu của Nhà nước, lãnh đạo công ty cần có quyết định kịp thời nhằm bình ổn hoạt động kinh doanh

Một tổ chức hoạt động cần phải có những nguồn tài lực nhất định, hoạt động của tổ chức có hiệu quả khi quyết định phân bố nguồn tài lực đó một cách hợp lý Nguồn tài lực của

tổ chức như: Nhân lực, tiền vốn, thời gian, trang thiết bị,… các nguồn lực này luôn ở tình trạng thiếu hụt và khan hiếm, vấn đề không phải là phân bổ đều cho các đối tượng sử dụng

mà phân bổ hợp lý gắn vào các mục tiêu cụ thể Trong các vai trò ra quyết định thì vai trò quyết định phân bổ các nguồn lực có vị trí quan trọng nhất của nhà quản trị

Một đơn vị kinh doanh phải giải quyết một số khoản

nợ phải trả, với quỹ tiền mặt có hạn, nhà quản trị phải đưa

ra quyết định phân bổ lượng tiền mặt để thanh toán nợ như thế nào cho hợp lý nhất Để đạt được sự hợp lý nhà quản trị phải xem xét cân nhắc khoản nợ nào quan trọng, nhạy cảm có liên quan nhiều nhất đến quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại

Vai trò người chủ trì (vai trò doanh nhân) với mục tiêu là tạo ra những thay đổi tích cực trong tổ chức Thực

hiện các vai trò này, các nhà quản trị thường hay đưa ra

các ý tưởng, các cải tiến, phương pháp mới để nâng cao

năng suất lao động, nâng cao chất lượng nhằm nâng cao

uy tín cho tổ chức

Chủ nhiệm bộ môn của một trường đại học luôn tìm

một phương pháp cải tiến phương pháp giảng dạy, nâng

cao chất lượng giáo trình, củng cố uy tín của bộ môn

Chủ tịch một Công ty luôn tìm kiếm ý tưởng kinh

doanh sáng tạo như phát triển thêm hoặc thay đổi ngành

nghề kinh doanh từ sản xuất sang dịch vụ, cải tiến và

nâng cấp sản phẩm, thay đổi phương thức bán hàng nhằm

tăng doanh số và lợi nhuận

Trong việc xử lý những biến động của tổ chức và

phân bổ nguồn lực các nhà quản trị phải thường xuyên bàn

bạc, trao đổi với các cá nhân có liên quan, bộ phận trong tổ

chức và trao đổi đàm phán với các chủ thể khác Quá trình

này thể hiện vai trò thương lượng của nhà quản trị Mục

tiêu của các cuộc thương lượng luôn nhằm tới những lợi

thế về phía của các nhà quản trị

1.3.4 Nhiệm vụ của nhà quản trị

Thực hiện các nội dung quản trị, các nhà quản trị thể

hiện ba vai trò cơ bản như phần trên đã nêu Tuy nhiên,

thực hiện tốt các chức năng quản trị và thể hiện rõ các vai

trò, nhà quản trị phải hoàn thành một số nhiệm vụ cụ thể:

(1) Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, (2) lựa chọn

chiến lược hoạt động cho tổ chức, (3) phát triển thị trường

và phát triển sản phẩm (đối với các tổ chức kinh doanh)

1.3.4.1 Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh

Định hướng và xây dựng môi trường làm việc lành mạnh là công việc quan trọng trong hệ thống công việc quản trị, là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi quản trị viên trong một tổ chức

Môi trường làm việc của một tổ chức bao gồm nề nếp, tác phong cung cách cư xử, thái độ, tinh thần trách nhiệm,

sự công bằng các mối quan hệ, trách nhiệm của mỗi thành viên và của tổ chức đó ở một góc độ nào đó môi trường làm việc lành mạnh biểu hiện bằng bầu không khí sôi nổi và hiệu quả của các công việc Môi trường làm việc là một phần quan trọng hình thành và tạo ra nền văn hóa của tổ chức

đó Các yếu tố này quyết định rất nhiều đến hiệu quả hoạt

động của tổ chức do vậy, một tổ chức xây dựng được một môi trường làm việc lành mạnh sẽ dễ dẫn đến thành công Một môi trường làm việc lành mạnh phải do chính những con người trong tổ chức đó xây dựng, vun đắp, chứ không phải nó tự có, tự hình thành theo thời gian và năm tháng Trong đó, lực lượng tham gia xây dựng và tạo ra môi trường làm việc tốt, đầu tiên phải kể đến các nhà quản trị

Dù ở tổ chức nào, phong cách và quan điểm các nhà quản trị cũng ảnh hưởng rất mạnh đến những người xung quanh Thực tế hành động cụ thể của nhà quản trị ảnh hưởng đến thuộc cấp nhiều hơn những lời chỉ đạo hoặc các văn bản chính thống Những nhà quản trị có phong cách tốt, có đạo đức nghề nghiệp, công bằng sẽ tạo được niềm

tin cho thành viên trong tổ chức và ngược lại Do vậy, đạo

đức, tác phong chuẩn mực, tính trung thực, công tâm của

các nhà quản trị luôn được coi là điều kiện cần thiết, là

nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh

1.3.4.2 Xây dựng và lựa chọn chiến lược hoạt

động thích hợp

Trong một điều kiện môi trường nhất định, đối với

bất kỳ tổ chức nào, để hoạt động có hiệu quả đều phải xác

định mục tiêu cụ thể, rõ ràng Khi xác định và lựa chọn

được mục tiêu cần thực hiện các nhà quản trị phải xem

xét, nghiên cứu tác động ảnh hưởng của nhiều yếu tố

Một là, nghiên cứu sự biến động và ảnh hưởng của các

yếu tố bên ngoài tổ chức, từ đó, chỉ ra những cơ hội và

nguy cơ đối với mục tiêu của tổ chức Hai là, xem xét các

yếu tố bên trong nội bộ tổ chức nhằm nhận diện những

điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức Một chiến lược thích

hợp được xây dựng và lựa chọn luôn phải dựa trên việc

kết hợp những cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh và điểm yếu

đó Mục tiêu chiến lược và hệ thống chiến lược của tổ

chức sẽ chi phối toàn bộ hoạt động của tổ chức trong từng

giai đoạn nhất định Tuy nhiên, chiến lược của tổ chức có

thể thay đổi xuất phát từ việc thay đổi mục tiêu Việc

thay đổi, điều chỉnh mục tiêu và chiến lược trong từng

giai đoạn, hoàn cảnh cụ thể nếu các nhân tố của môi

trường bên ngoài biến động quá mạnh hoặc các yếu tố của

tổ chức có sự biến động Trong những tình huống như vậy

nhà quản trị phải hoàn toàn chủ động sáng tạo để lựa

chọn những chiến lược tốt nhất cho tổ chức

1.3.4.3 Phát triển thị trường, phát triển sản phẩm Phát triển thị trường và phát triển sản phẩm là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị trong các doanh nghiệp Nhà quản trị phải tìm kiếm thị trường để tăng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm, phát triển các sản phẩm mới

để nâng cao năng lực cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trong ngành

Phát triển thị trường các nhà quản trị thường sử dụng ba cách cụ thể:

Một là, tìm thị trường trên địa bàn mới Một doanh nghiệp thông thường phải có những vùng thị trường mới, tiềm năng chưa khai thác có thể cùng lãnh thổ Đối với những vùng thị trường này, doanh nghiệp sau quá trình nghiên cứu cơ bản và chi tiết sẽ đưa ra quyết định thâm nhập bằng cách quảng bá hình ảnh sản phẩm, mở chi nhánh, đại lý tiêu thụ

Thị trường Hà Nội và các tỉnh phía Bắc đầu những năm 2000 đang là thị trường tiêu thụ mới của sản phẩm bia Sài Gòn Nhà sản xuất Sabeco khi đó đang xúc tiến các bước thâm nhập địa bàn mới bằng cách đầu tư ồ ạt vào thị trường mới này, mở nhiều đại lý tiêu thụ và thực hiện nhiều các chương trình xúc tiến yểm trợ cho việc tiêu thụ sản phẩm Từ năm 2007 trở lại đây, nhà sản xuất này đã thực thi đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất với quy mô lớn tại miền bắc, điển hình như nhà máy tại các công ty Sài Gòn Phú thọ, công ty Sài Gòn Đồng Xuân

Hai là, tìm ra trị trường mục tiêu mới Trường hợp

này doanh nghiệp tìm ra nhóm đối tượng khách hàng mục

tiêu hoàn toàn mới trên thị trường hiện có Thực ra, phát

triển thị trường thông qua cách thức này các doanh nghiệp

có thể chỉ cần thay đổi một vài chỉ tiêu về sản phẩm hoặc

thay đổi cách thức kinh doanh

Công ty Quảng cáo đang phục vụ mọi đối tượng

khách hàng đã xác định lại nhóm khách hàng mục tiêu là

các công ty sản xuất mỹ phẩm và sản xuất kem đánh răng

Các nhà sản xuất này chuyên lựa chọn cách thức quảng

cáo tĩnh bằng hình ảnh nhưng khá hiệu quả trên phương

tiện công cộng như xe buýt, nhà chờ xe buýt Qua thực tế

đó, công ty quảng cáo đó chuyển hướng chiến lược kinh

doanh sang kinh doanh các sản phẩm có liên quan đến

nhóm khách hàng mục tiêu đầy tiềm năng này

Ba là, tìm ra giá trị sử dụng mới của sản phẩm Một

giá trị sử dụng mới có thể mở ra một thị trường mới và

tiềm năng, doanh nghiệp có thể khai thác công dụng của

sản phẩm để mở rộng thị trường

Trong nền kinh tế hiện đại, công nghệ càng phát

triển thì công dụng mới càng được phát triển Ví dụ, than

đá và gỗ tự nhiên đã được dùng vào nhiều lĩnh vực sản

xuất khác nhau Điện thoại di động lúc ban đầu chỉ được

sản xuất để gọi và nghe về sau các nhà sản xuất đã phát

triển thêm phần mềm gửi tin nhắn, viết thư, truy cập

Internet, gửi ảnh, âm thanh, thực hiện các chương trình

giải trí khác Hiện nay sản phẩm điện thoại di động đã

được thiết kế với nhiều tính năng vượt trội so với trước

đây, được gọi là những điện thoại thông minh

1.4 Sự Phát Triển TƯ Tưởng Quản Trị Nghiên cứu quản trị học giúp cho chúng ta có những kiến thức cơ bản cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt

động của tổ chức Xuất phát từ việc các nhà quản trị quan tâm đến hiệu quả hoạt động của tổ chức đã thúc đẩy các nhà quản trị phát hiện một cách có hệ thống các lý thuyết và tư tưởng quản trị nhằm giúp cho hoạt động của các nhà quản trị được trang bị những kiến thức khoa học một cách bài bản

Hoạt động quản trị có từ khi xuất hiện loài người trên trái đất nhưng các lý thuyết về quản trị lại là sản phẩm của xã hội hiện đại Đại đa số các lý thuyết đều được xây dựng từ đầu thế kỷ 20 trở lại đây

Năm 1911 lý thuyết đầu tiên của F.Taylor ra đời, đâu

đó có rất nhiều các lý thuyết của các tác giả đều cố gắng giải thích các khía cạnh khác nhau từ công việc quản trị,

đề xuất những cơ sở lý thuyết giúp các nhà quản trị sử dụng hợp lý các nguồn lực của tổ chức và khai thác tối đa những tác động của môi trường Các lý thuyết, các tư tưởng quản trị ra đời đã hình thành những trường phái quản trị khác nhau, mỗi trường phái đại diện cho một hệ tư tưởng, một quan điểm nhất định về quản trị các tổ chức trong xã hội, trong chương này chúng tôi giới thiệu một số trường phái, tư tưởng quản trị sau:

- Trường phái quản trị khoa học

- Trường phái quản trị hành chính

- Trường phái lý thuyết tâm lý xã hội

- Trường phái lý thuyết quản trị định lượng

- Phương pháp quản trị quá trình

- Phương pháp tình huống ngẫu nhiên

1.4.1 Trường phái quản trị khoa học

Năm 1911, F.Taylor cho ra đời tác phẩm đầu tiên với

tựa đề “Các nguyên tắc quản trị một cách khoa học

(Principles of Scientific Management) Từ đó, thuật ngữ

này được sử dụng để chỉ các ý kiến của một nhóm tác giả

người Mỹ, đứng đầu là F.Taylor (1856-1915) Các ý kiến

đều nhấn mạnh muốn nâng cao hiệu quả quản trị phải tác

động bằng phương pháp tăng năng suất lao động của công

nhân F.Taylor được coi là cha đẻ của trường phái quản trị

khoa học, tên tuổi của ông gắn liền lý thuyết quản trị

khoa học, vì lý thuyết này là sự cố gắng nỗ lực đầu tiên của

con người trong việc trình bày một cách hệ thống những

nguyên nhân cơ bản của quản trị các cơ sở sản xuất Lý

thuyết quản trị khoa học của F.Taylor có nhiều tên gọi

khác nhau: Lý thuyết Taylor, chủ nghĩa Taylor…

Trong thời gian làm quản trị tại các xí nghiệp, ông

đã tìm ra và chỉ trích mạnh mẽ những nhược điểm trong

phong cách quản lý cũ, Taylor đã tìm ra nhược điểm như:

- Khi thuê người công nhân chỉ sử dụng sức lao động

không quan tâm đến khả năng tay nghề của công nhân, ai

- Tất cả công việc và trách nhiệm đều giao cho công nhân

- Quản trị viên làm việc không được thừa nhận tính chuyên nghiệp, không được thực hiện chức năng lập kế hoạch và tổ chức

Sau khi nghiên cứu kỹ điểm hạn chế trong phương pháp quản trị sản xuất của các xí nghiệp công nghiệp F.Taylor đã xây dựng và đưa ra một số nguyên tắc quản trị: Phương pháp khoa học là thành tố cơ bản trong công việc của công nhân, thay cho phương pháp cũ dựa vào kinh nghiệm

Xây dựng và áp dụng chức năng hoạch định của nhà quản trị thay cho công việc công nhân tùy ý lựa chọn phương pháp làm việc

Tuyển chọn và huấn luyện công nhân, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội thay vì khích lệ những nỗ lực cá nhân Phân chia công việc giữa nhà quản trị và công nhân

để cho cả nhà quản trị và công nhân làm tốt trách nhiệm của họ, thay đổi cung cách cũ là tất cả đổ lên đầu người công nhân

Từ những nguyên tắc khoa học quản trị trên, F.Taylor đưa ra phương pháp quản trị tương ứng

Nghiên cứu định mức thời gian, phương pháp thao

tác hợp lý để thực hiện các công việc cụ thể

Mô tả chi tiết công việc nhằm lựa chọn đối tượng công

nhân phù hợp, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn, chương

trình huấn luyện chính thức cho nhân viên

- Trả công lao động theo nguyên tắc khuyến khích

theo sản lượng, năng suất đảm bảo an toàn lao động bằng

dụng cụ lao động thích hợp

- Chú trọng đến việc thăng tiến trong công việc, quan

tâm nhiều đến việc lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động

Tuy vậy, F.Taylor không phải là tác giả duy nhất của

trường phái quản trị khoa học, bên cạnh lý thuyết của

F.Taylor còn một số tác giả khác cũng xoay quanh lý

thuyết này

Frank và Lillian Gilbreth: Frank (1886-1924), Lillian

(1878-1972) là những người tiên phong trong việc nghiên cứu

thời gian lao động và động tác của người lao động và phát

triển lý thuyết khác hẳn Taylor Hai ông đã phát triển một

hệ thống các thao tác để hoàn thành một công việc, đưa ra

một hệ thống sắp xếp lại bao gồm các động tác như cách thức

nắm, sử dụng đồ vật, cách di chuyển… Các động tác khoa học

có quan hệ chặt chẽ với nhau nên những liên quan giữa các

loại động tác dư thừa với sự mệt nhọc trong lao động, loại bỏ

các động tác cơ bản không thích hợp nhằm làm giảm sự mệt

nhọc và tăng năng suất lao động

Henry Gantt (1801-1919) Gantt phát triển một sơ đồ

trong quản lý sản xuất, sơ đồ mang tên ông, sơ đồ mô tả

dòng công việc cần để hoàn thành một công việc một cách

có hiệu quả nhất trong sơ đồ ngoài việc vạch ra kế hoạch, sơ đồ ghi cả thời gian hoạch định và thời gian thực hiện theo một trình tự kế hoạch Trong kinh doanh hiện đại phương pháp Gantt là một công cụ quan trọng trong quản trị tác nghiệp

* Trường phái quản trị khoa học có nhiều đóng góp

đáng kể, có giá trị cho sự phát triển tư tưởng quản trị, trường phái này phát triển kỹ năng quản trị qua sự phân công lao động và chuyên môn hóa quá trình sản xuất, bước

đầu hình thành quy trình sản xuất theo dây chuyền Hệ tư tưởng đầu tiên nêu lên phương pháp tuyển chọn nhân viên, dùng chính sách đãi ngộ để thúc đẩy nhân viên, tăng năng suất lao động, coi quản trị là một đối tượng nghiên cứu khoa học, tuy nhiên trường phái này cũng có hạn chế nhất định Theo lý thuyết này các phương pháp chỉ áp dụng trong môi trường kinh doanh ít biến động; lý thuyết quá đề cao bản chất kinh tế và xem nhẹ yếu tố con người đánh giá thấp nhu cầu xã hội, và sự thể hiện của con người

1.4.2 Trường phái quản trị hành chính Trường phái quản trị hành chính chủ yếu phát triển những nguyên tắc quản trị cho cả một tổ chức do vậy trường phái này được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển Đại diện của tổ chức này là Henry Fayol và Max Weber:

Henry Fayol (1841-1925 ) là một đại diện của trường phái quản trị hành chính Năm 1916 ông xuất bản tác phẩm “quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát” Trong

công trình nghiên cứu này của Fayol ông cho rằng năng

suất lao động của con người làm việc chung cho một tổ chức

tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị Việc bố

trí sắp xếp con người trong tổ chức Fayol gọi là công việc

quản trị tổng quát, theo ông công việc này có quan trọng

như những việc trong sản xuất kinh doanh như Marketting,

tài chính sản xuất, quản lý tài sản và con người

Để làm tốt việc bố trí sắp xếp tốt các xí nghiệp Fayol

đưa ra một loạt các nguyên tắc cho các nhà quản trị

+ Phải phân công lao động

+ Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hạn và

trách nhiệm

+ Phải duy trì kỹ thuật trong doanh nghiệp

+ Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy

trực tiếp duy nhất

+ Phải thu nhận các ý kiến của chỉ huy, của nhà quản trị

+ Quyền lợi chung phải được đặt trên quyền lợi riêng

+ Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc

+ Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung

về một mối

+ Xí nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám

đốc đến công nhân

+ Sinh hoạt trong xí nghiệp phải trật tự

+ Đối xử trong xí nghiệp phải công bằng

+ Công việc trong xí nghiệp mỗi người phải ổn định + Nhà quản trị phải tôn trọng ý kiến của mọi người + Phải xây dựng tinh thần tập thể trong xí nghiệp

* Max Weber (1861-1920 ) Max Weber có nhiều đóng góp vào hệ thống lý thuyết quản trị thông qua việc phát triển các tổ chức hành chính, bàn giấy Khái niệm về quan liêu bàn giấy được ông định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng phân công chính xác, các mục tiêu được phân biệt, hệ thống quyền hành có trật tự Thực chất những quan điểm

ý tưởng của ông là:

Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm

được quy định rõ và được hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính thức

- Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, với chức vụ nằm dưới một chức vụ cao hơn

- Các hành vi hành chính và các quyết định phải làm thành văn bản

- Quản trị phải tách rời sở hữu

- Nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ thủ tục

- Việc thăng cấp theo khả năng và qua thi cử Trường phái quản trị hành chính cho rằng năng suất lao động sẽ tăng cao và nếu một tổ chức được sắp xếp một cách hợp lý Trường phái này đã có những đóng góp to lớn trong cả lý luận và thực tế quản trị Hiện nay có nhiều

nguyên tắc của trường phái này vẫn được áp dụng trong

các tổ chức Các nguyên tắc tổ chức, ủy quyền đang được

áp dụng phổ biến Trường phái này có những hạn chế đó là

tư tưởng được xây dựng trong một tổ chức ổn định, ít thay

đổi quan điểm quản trị cứng rắn, không chú ý nhiều đến

con người và xã hội do vậy dẫn đến việc xa rời thực tế

1.4.3 Trường phái lý thuyết tâm lý xã hội trong

quản trị

Lý thuyết này cho rằng, hiệu quả của quản trị do năng

suất lao động quyết định, nhưng năng suất lao động không

chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thỏa mãn

các nhu cầu tâm lý xã hội của con người Trường phái này

phát triển mạnh nhất giai đoạn đầu thế kỷ XX, nhưng sau

đó bị lãng quên, tham gia trường phái này có các đại diện

như: Lillian Gilbreth, Hugo Munsterberg, Mary P Follet…

Ngoài ra còn nhiều tác giả đã đóng góp bổ sung cho lý

thuyết này như: McGregor, Chris Argyris, A Maslow

- Hugo Munsterberg

Trong tác phẩm “Tâm lý học và hiệu quả trong công

nghiệp” xuất bản năm 1913 Munsterberg đã đặt vấn đề phải

nghiên cứu một cách khoa học tác phong của con người để

tìm ra những mẫu mực chung và giải thích sự khác biệt

cũng suy nghĩ và lập luận giống như lý thuyết của trường

phái quản trị khoa học Munsterberg cho rằng năng suất lao

động sẽ cao hơn nếu công việc giao phó cho họ được nghiên

cứu được phân tích chu đáo và hợp lý cũng như phù hợp sức

lực, đặc điểm tâm lý của người thừa hành công việc

Ông đề nghị dùng các bài thi trắc nghiệm tâm lý để tuyển chọn nhân viên, phải tìm hiểu tác phong của con người trước khi đi tìm các kỹ thuật thích hợp để có thể

động viên khuyến khích họ làm việc Những ý kiến đề xuất của ông lúc đó ít được các tổ chức quan tâm, tuy nhiên, trong kinh doanh hiện đại ngày nay được coi trọng và thường xuyên được sử dụng rộng rãi ở các tổ chức

- Mary P Follet (1863-1933 ) Mary Follet là một trong số ít người quan tâm, lưu ý

đến các khía cạnh tâm lý và xã hội trong quản trị Follet cho rằng các tổ chức sản xuất kinh doanh, ngoài khía cạnh kinh tế kỹ thuật, còn được xem là một hệ thống của những quan hệ xã hội

Sau này nghiên cứu các ý kiến đề xuất của Follet, giáo sư Roblinrs đã cho rằng những quan điểm của Follet

đã được người Nhật tin tưởng và áp dụng rộng lớn trong các xí nghiệp

- Elton Mayo (1880-1949) là một giáo sư tâm lý học của Trường kinh doanh Harvard đã giải thích hiện tượng liên quan đến tâm lý, tác phong trong quản lý

Nghiên cứu đầu tiên Mayo cho thấy ánh sáng nơi làm việc không ảnh hưởng đến năng suất lao động của công nhân Nghiên cứu thứ 2 của Mayo lại cho kết luận điều kiện làm việc không có hoặc ít có quan hệ với năng suất lao

động Nghiên cứu thứ ba, Mayo lại cho kết luận tiền lương

và tiền thưởng không tạo ra tác động nào đối với năng suất lao động

Từ những nghiên cứu tại các xí nghiệp Mayo cho

thấy tâm lý tác phong có mối quan hệ rất chặt chẽ với

nhau Mayo cho rằng khi một người làm việc trong một tập

thể thì ảnh hưởng của tập thể có vai trò lớn hơn trong việc

tạo ra tác phong cá nhân Những người công nhân thường

có xu hướng tuân theo các quy định của tập thể kể cả các

quy định không chính thức, do ít chịu tác động kích thích

từ bên ngoài

Những kết quả nghiên cứu của Mayo mở ra một kỷ

nguyên mới trong quản trị, được gọi là phong trào quan hệ

con người Với sự nhấn mạnh mối quan hệ con người trong

quản trị, là cơ sở để các nhà quản trị phải tìm cách thỏa

mãn nhu cầu tâm lý và tinh thần của nhân viên

Abraham Maslow (1908-1970), ông là một tâm lý

học người Mỹ đã xây dựng một lý thuyết về nhu cầu của

con người gồm năm bậc được xếp từ thấp đến cao: Nhu cầu

vật chất, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được

tôn trọng, nhu cầu tự hoàn thiện

Theo lý thuyết của Maslow nhu cầu quyết định tác

phong của con người, con người có xu hướng thỏa mãn nhu

cầu của mình cung bậc từ thấp đến cao Hoạt động quản

trị phải căn cứ vào nhu cầu đang cần được thỏa mãn

Các lý thuyết các quan điểm của các tác giả đều nhấn

mạnh đến con người với tư cách là một cá nhân trong một

tổ chức - đây là bước tiến quan trọng so với lý thuyết cổ

điển Về cơ bản các tác giả của trường phái này đều cho

rằng năng suất lao động tùy thuộc nhiều vào các yếu tố

tâm lý và yếu tố xã hội của công nhân Nội dung cơ bản của lý thuyết tâm lý xã hội được đề cập như sau:

- Các tổ chức kinh doanh là một hệ thống có tính xã hội

- Nhà quản trị động viên con người trong tổ chức không chỉ vật chất mà cả yếu tố tinh thần, tâm lý xã hội Các nhóm không chính thức trong một tổ chức xã hội

có tác động nhiều đến tinh thần, thái độ và năng suất lao

động của công nhân

Các nhà lãnh đạo quản trị các tổ chức, bên cạnh các chức năng, nhiệm vụ quản trị cụ thể còn phải dựa vào các yếu tố tâm lý xã hội

- Mức độ thỏa mãn tinh thần liên quan chặt chẽ với năng suất lao động

Tại một thời điểm một thành viên trong một tổ chức

đều có nhiều nhu cầu tâm lý, xã hội cần được thỏa mãn Trường phái tâm lý xã hội có những đóng góp cơ bản trong việc cải tiến cách thức và tác phong quản trị Nêu rõ

ảnh hưởng của tác phong quản trị, mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, vai trò của nhóm trong bộ phận trong một tổ chức đến thái độ và làm việc và năng suất lao động

Từ những đóng góp to lớn vào nghiên cứu và thực hành quản trị, các nhà quản trị hiểu rõ hơn về tác dụng việc

động viên con người ảnh hưởng của tập thể đối với cá nhân, mối quan hệ nhân sự trong tổ chức Giúp các nhà quản trị có thái độ quan tâm đúng mực hơn khi đối xử với nhân viên, lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp

1.4.4 Trường phái lý thuyết quản trị định lượng

Sau đại chiến thế giới thứ hai, các tổ chức kinh doanh

của các quốc gia tư bản chuyên phục vụ cuộc chiến với

những kỹ thuật hiện đại nhất đã được đưa vào ứng dụng

trong sản xuất phục vụ cho phát triển kinh tế Kỹ thuật

được ứng dụng nhiều trong các hãng sản xuất ô tô các

chuyên gia áp dụng trong nghiên cứu chế tạo nhằm nâng

cao tính chính xác của các quyết định quản trị Giai đoạn

này chính là thời kỳ phát triển đầu tiên của lý thuyết quản

trị định lượng

Lúc đầu lý thuyết này có nhiều tên gọi khác nhau:

Lý thuyết định lượng về quản trị, lý thuyết hệ thống,

nghiên cứu tác vụ… Dù tên gọi nào thì lý thuyết này

cũng nêu rõ: Các quyết định quản trị phải đúng, nhà

quản trị phải có quan điểm hệ thống khi xem xét, phân

tích thông tin, sự việc

Lý thuyết này được tóm lược ở một số nội dung sau:

- Nhấn mạnh đến phương pháp khoa học trong việc

giải quyết các vấn đề quản trị

- áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để giải

quyết các vấn đề

- Sử dụng các mô hình toán học trong kinh doanh, sử

dụng máy tính điện tử

- Lượng hóa các yếu tố có liên quan

- Đánh giá yếu tố kinh tế, kỹ thuật cao hơn yếu tố

tâm lý xã hội trong quản trị

Kỹ thuật định lượng đã giải quyết được nhiều vấn đề quản trị trong các tổ chức cả hành chính và kinh doanh như xây dựng kế hoạch ngân sách, chương trình hóa sản xuất, phát triển chiến lược sản xuất, bố trí sử dụng các nguồn lực Tuy vậy, lý thuyết này không giải quyết được khía cạnh con người trong quản trị Đối với các chức năng như tổ chức lãnh đạo lý thuyết này ít tác dụng

1.4.5 Phương pháp quản trị quá trình

Từ sau 1960 Harold Koontz và các cộng sự đã tiếp tục phát triển phương pháp quản trị quá trình Phương pháp Harold Koontz này cho rằng quản trị là một quá trình liên tục bao gồm việc thực hiện các chức năng quản trị

Bất kỳ một tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào, quá trình quản trị đều phải thực hiện đầy đủ các chức năng Tác giả của phương pháp đã xây dựng và phát triển phương pháp này trở thành một trong những phương pháp

Từ đó, điều kiện của một hệ thống là: (1) Phải có ít

nhất hai phần tử trở lên (điều kiện cần); (2) Các phần tử

này phải có những mối quan hệ ràng buộc tương tác lẫn

nhau (điều kiện đủ)

- Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ

với nhau, tác động qua lại nhau một cách có quy luật để

tạo thành một chỉnh thể, đảm bảo thực hiện những chức

chặt chẽ với nhau, tác động ảnh hưởng đến nhau

+ Trong quá trình tồn tại và hoạt động, bất kỳ một sự

thay đổi nào về lượng cũng như về chất của một phần tử

Như vậy, trong thực tế, các tổ chức đều là hệ thống vì bao gồm các phần tử là những con người liên kết với nhau

để tạo nên sức mạnh tổng thể nhằm đạt được những mục tiêu nhất định đã được lựa chọn của tổ chức trong từng giai đoạn, thời điểm cụ thể

1.5.1.2 Lý thuyết hệ thống

Lý thuyết hệ thống là một khoa học nghiên cứu các quy luật về sự ra đời, tồn tại, hoạt động và biến đổi của các hệ thống nhằm quản trị có hiệu quả các hệ thống

Đó là một khoa học mang tính tổng hợp, sử dụng kết quả nghiên cứu của rất nhiều ngành khoa học khác như sinh học, logic học, toán học, tin học, kinh tế học ; cho phép các chủ thể liên quan nhìn nhận mọi sự vật và hiện tượng của thế giới khách quan theo một cách thức thống nhất

Nhiều khái niệm của lý thuyết hệ thống đã thực sự

đi vào đời sống quản trị và tiềm thức của các nhà quản trị Trong chương trình này chúng tôi chỉ tập trung giới thiệu một số khái niệm và phương pháp cơ bản của lý thuyết hệ thống

1.5.1.3 Quan điểm toàn thể

Quan điểm toàn thể là quan điểm đầu tiên, quan

trọng cần xem xét khi nghiên cứu và ứng dụng lý thuyết

hệ thống Theo quan điểm này:

- Khi nghiên cứu các sự vật hiện tượng phải tôn trọng

mối quan hệ biện chứng giữa vật chất và tinh thần

Quan điểm này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với

hoạt động quản trị các tổ chức Để tồn tại và hoạt động con

người trước tiên phải được bảo đảm những yếu tố vật chất

nhất định như cái ăn, cái mặc, nơi ở và quyền sở hữu cá

nhân (thỏa mãn nhu cầu bậc thấp) Khi những nhu cầu vật

chất đã được thỏa mãn tới một mức độ nhất định thì con

người mới phát sinh những nhu cầu về tinh thần như hội

nhập, được công nhận, được tôn trọng, được tự khẳng

định Các nhà quản trị thành công, đạt thành tích cao

trong các tổ chức là những người biết kết hợp hài hòa hai

yếu tố vật chất và tinh thần một cách có hiệu quả trong

những điều kiện cụ thể, nhất định của tổ chức

- Các sự vật hiện tượng luôn có sự tác động qua lại và

chi phối lẫn nhau

Các bộ phận trong một tổ chức, các cá nhân tạo nên

tổ chức liên hệ với nhau bằng nhiều mối quan hệ khác

nhau, trực tiếp hoặc gián tiếp, chính thức hoặc phi chính

thức Chính những mối quan hệ này làm cho sự thay đổi

trong một bộ phận có thể gây nên sự thay đổi ở các bộ phận

khác và cả hệ thống

Một hệ thống, một tổ chức không thể tồn tại hoàn toàn độc lập mà luôn tồn tại trong những điều kiện môi trường nhất định Môi trường đó tác động lên tổ chức và ngược lại, tổ chức cũng tác động trở lại môi trường, góp phần thay đổi môi trường Trong điều đó đòi hỏi các nhà quản trị phải xem xét tổ chức trong tổng thể các yếu tố tác

động lên nó, tức là trong môi trường hoạt động của tổ chức Trong các mối quan hệ giữa các sự vật và hiện tượng, nhà quản trị cần chú ý đến mối quan hệ nhân quả Khi xem xét nghiên cứu quan hệ nhân quả đòi hỏi các nhà quản trị khi giải quyết một vấn đề cụ thể phải tìm cách hiểu được nguyên nhân của nó Đồng thời, trước khi ra quyết định cụ thể nhà quản trị đã phải tính toán, dự báo trước được những hậu quả có thể mang lại từ các quyết

định đó

Các sự vật không ngừng biến đổi Ngày nay, con người đã coi sự thay đổi như là một quy luật hiển nhiên Mọi con người, tổ chức và cả thế giới

đều được sinh ra, vận động và biến đổi không ngừng Nhiệm vụ của các nhà quản trị là tìm hiểu logic của những

sự thay đổi, hiểu được và quản trị được những sự thay đổi

đó ở những cấp độ khác nhau

- Động lực chủ yếu quyết định sự phát triển của các

hệ thống nằm bên trong hệ thống Việc xác định yếu tố nào quyết định sự phát triển của một cá nhân, một tổ chức, một quốc gia là một vấn đề các nhà quản trị phải trả lời trong quá trình quản trị Trong

xu hướng liên kết, hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay,

môi trường hoạt động có vai trò ngày càng quan trọng đối

với sự tồn tại và hoạt động các hệ thống Tuy nhiên muốn

tận dụng được những cơ hội, né tránh những rủi ro thách

thức từ môi trường đem lại, các nhà quản trị trước tiên

phải phát hiện, tính toán và phát huy được thế mạnh của

nội lực bên trong của chính bản thân tổ chức, quốc gia

1.5.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống

1.5.2.1 Phần tử của hệ thống

Phần tử là tế bào nhỏ nhất của hệ thống, mang tính

độc lập tương đối, thực hiện chức năng nhất định và không

thể phân chia nhỏ thêm được nữa dưới giác độ hoạt động

của hệ thống

Trong hệ thống kinh tế, phần tử chính là các đơn vị

sản xuất, kinh doanh Trong một doanh nghiệp, phần tử là

những con người của doanh nghiệp đó Với cùng một đối

tượng nghiên cứu, khái niệm phần tử có thể là khác nhau

tùy thuộc vào từng góc độ nghiên cứu khác nhau Chẳng

hạn, theo hệ thống quản trị trước đây phần tử của hệ

thống sản xuất nông nghiệp là các hợp tác xã nông nghiệp

Hiện nay trong cơ chế quản lý mới hiện hành, phần tử của

hệ thống sản xuất nông nghiệp lại là các hộ nông dân

1.5.2.2 Môi trường của hệ thống

Môi trường của hệ thống là tập hợp các yếu tố có

quan hệ tương tác với hệ thống (tác động lên hệ thống và

chịu sự tác động của hệ thống)

Cũng có thể phân chia môi trường của hệ thống thành môi trường bên trong và môi trường bên ngoài Môi trường bên trong: Là tập hợp các yếu tố bên trong tạo nên điều kiện hoạt động của hệ thống Ví dụ, các nhiệm vụ, cấu trúc các hệ thống bên trong tổ chức (hệ thống tài chính kế toán, hệ thống marketing, văn hóa tổ chức ) Môi trường bên trong còn được gọi là môi trường

có thể kiểm soát của hệ thống, và nhà quản trị có thể chủ

động tạo ra hoặc thay đổi theo hướng có lợi cho việc thực hiện mục tiêu của hệ thống

Môi trường bên ngoài: Là tập hợp các yếu tố bên ngoài hệ thống có liên quan đến hoạt động của hệ thống, bao gồm các yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp Những yếu tố tác động trực tiếp là những yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những hoạt động chính của hệ thống, ví dụ, các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, các nhà cung ứng các sản phẩm dịch vụ thay thế đối với một tổ chức doanh nghiệp Yếu tố tác động gián tiếp, ví dụ, sự biến động kinh tế, các khuynh hướng xã hội và chính trị, Các yếu tố này gây

ảnh hưởng đến môi trường mà trong đó hệ thống đang hoạt động và chúng có thể trở thành các yếu tố tác động trực tiếp đối với hệ thống

Các yếu tố của môi trường bên ngoài nằm ngoài khả năng kiểm soát của hệ thống, nghĩa là nhà quản trị tổ chức gần như không thay đổi được các yếu tố môi trường này Vì vậy, để tồn tại, phát triển thì hệ thống phải tìm cách thích

nghi được với sự biến đổi của môi trường và đáp ứng được

những đòi hỏi của nó Sự vận động của môi trường đem lại

cho hệ thống những cơ hội và cả những mối đe dọa Đối với

cơ hội các tổ chức cần tận dụng khai thác và né tránh,

giảm thiểu những đe dọa Chính vì vậy, phân tích và dự

báo được xu thế biến động của môi trường là nhiệm vụ đặc

biệt quan trọng của các nhà quản trị Hệ thống chỉ có thể

phát triển nếu có một môi trường thuận lợi Thực tế này

đòi hỏi các nhà quản trị tổ chức phải dành nhiều thời gian,

công sức cho việc phân tích đánh giá dự báo những biến

động của môi trường để có những chính sách phù hợp

trong từng điều kiện cụ thể Đồng thời, Nhà nước là chủ

thể có trách nhiệm tạo ra môi trường ổn định, thuận lợi

bình đẳng cho sự hoạt động của các tổ chức (môi trường

kinh tế, chính trị, xã hội, luật pháp, công nghệ…)

1.5.2.3 Đầu vào của hệ thống

Với tư cách là một hệ thống, các tổ chức thường có

những đầu vào sau: 1 Nguồn tài chính, 2 Nguồn nhân

lực, 3 Nguồn nguyên nhiên vật liệu, 4 Công nghệ, 5

Thông tin và thị trường, 6 Các mối quan hệ, 7 Tác động

của Nhà nước, 8 Các cơ hội và rủi ro, 9 Các tác động cản

trở của các hệ thống khác Nhiệm vụ của các nhà quản trị

là huy động và sử dụng các yếu tố đầu vào một cách hiệu

quả, biến chúng thành các nguồn lực của tổ chức và hạn

chế đến mức thấp nhất những tác động bất lợi của môi

1.5.2.5 Mục tiêu của hệ thống Mục tiêu của hệ thống là những kết quả cuối cùng, là trạng thái mong đợi, cần có và có thể có của hệ thống sau một thời gian nhất định Trạng thái này là cần có vì nó xuất phát từ đòi hỏi của hệ thống và của môi trường, là có thể có vì xuất phát từ những nguồn lực và tiềm năng có thể huy động của hệ thống

Không phải hệ thống nào cũng có mục tiêu (hệ thống thời tiết, hệ thống vô sinh), nhưng có mục tiêu lại là đặc trưng quan trọng nhất của các tổ chức Chẳng hạn, một doanh nghiệp luôn có những mục tiêu như lợi nhuận, thị trường và thị phần, phát triển các nguồn lực, Và quản trị tồn tại là để xác định cho tổ chức những mục tiêu đúng và dẫn dắt tổ chức đi tới mục tiêu một cách có hiệu quả

Xét mối quan hệ của hệ thống với môi trường thì mục tiêu có hai loại: (1) Các đầu ra cần có (gọi là mục tiêu ngoài), (2) Các đầu vào có thể sử dụng và cấu trúc bên trong hệ thống (gọi là mục tiêu trong của hệ thống)

Xét theo mối quan hệ bên trong, hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ thống và các mục

tiêu riêng là mục tiêu cụ thể của từng phần tử, từng phân

hệ trong hệ thống Giữa mục tiêu chung và các mục tiêu

riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất

1.5.2.6 Chức năng của hệ thống

Chức năng của hệ thống là những nhiệm vụ cụ thể

mà hệ thống phải thực hiện, là khả năng của hệ thống

trong việc biến đổi đầu vào thành đầu ra

Chức năng của hệ thống thể hiện lý do ra đời và tồn

tại của hệ thống Ví dụ, chức năng của các doanh nghiệp là

thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh Chức năng của

các trường đại học là thực hiện công tác đào tạo và nghiên

cứu Chức năng của phòng marketing là quản trị và thực

hiện các hoạt động marketing Chức năng của Tổng giám

đốc là điều hành các hoạt động của doanh nghiệp Việc

phân định rõ ràng chức năng cho tổ chức cũng như các bộ

phận và con người trong tổ chức là nội dung, nhiệm vụ

quan trọng của quản trị

1.5.2.7 Nguồn lực của hệ thống

Nguồn lực của hệ thống là tập hợp các yếu tố mà hệ

thống sử dụng được để thực hiện mục tiêu của mình

Nguồn lực của hệ thống có thể rất đa dạng Đối với các

tổ chức nguồn lực được phân loại theo một số tiêu chí sau:

Theo đầu vào cho các hoạt động của tổ chức: Nguồn

vốn, nhân lực, đất đai, nguyên nhiên liệu, máy móc thiết

bị, công nghệ, thông tin

Theo tính chất: Nguồn lực hữu hình (tiền vốn, lực lượng lao động, đất đai nhà xưởng, nguyên nhiên liệu, máy móc thiết bị ) và nguồn lực vô hình (tiềm năng của nguồn nhân lực uy tín sự quen biết,…)

Mọi hệ thống đều có những điểm mạnh và điểm yếu của nguồn lực Các nhà quản trị phải hiểu rõ của các nguồn lực nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực vì mục tiêu của tổ chức

Nguồn lực của tổ chức luôn hạn chế nhưng tiềm năng của nguồn lực lại là vô hạn Đánh thức tiềm năng, biến tiềm năng thành những nguồn lực thông qua các chính sách hợp lý chính là nhiệm vụ của quản trị

1.5.2.8 Cơ cấu (cấu trúc) của hệ thống Cơ cấu của hệ thống là một trong những phạm trù có

ý nghĩa quan trọng bậc nhất của hệ thống Hiểu biết cơ cấu của hệ thống tức là hiểu biết quy luật sinh ra của các phần tử và các mối quan hệ giữa chúng xét trong không gian và thời gian

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về cơ cấu của hệ thống Tuy nhiên có thể hiểu rằng: Cơ cấu của hệ thống là hình thức cấu tạo của hệ thống, phản ánh sự sắp xếp có trật tự của các phân hệ, bộ phận và phần tử cũng như các quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định

Thứ nhất, cơ cấu tồn tại như một thành phần bất biến tương đối của hệ thống Nhờ có cơ cấu mà hệ thống có

được sự ổn định để đảm bảo trạng thái nội cân bằng của

nó Tuy được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu không phải là

không biến đổi Khi mối quan hệ giữa các phần tử hoặc số

phần tử của hệ thống thay đổi đến một mức độ nhất định

nào đó thì cơ cấu sẽ thay đổi Để sự thay đổi của cơ cấu

không gây cản trở cho việc thực hiện chức năng cần phải

tiến hành quản trị sự thay đổi của hệ thống

Thứ hai, một hệ thống thực tế có rất nhiều cách cấu

trúc khác nhau, tùy theo các dấu hiệu quan sát, gọi là sự

chồng chất cơ cấu

Thứ ba, một hệ thống khi đã xác định được cơ cấu thì

nhiệm vụ nghiên cứu quy về việc lượng hóa đến mức có thể

các thông số đặc trưng của các phần tử và các mối quan hệ

của chúng Khi cơ cấu của hệ thống rất khó quan sát (hệ

thống có cơ cấu yếu hoặc khó cấu trúc) thì việc nghiên cứu

cơ cấu hệ thống chỉ có thể dừng lại ở mức độ định tính

Trong thực tế cần kết hợp cả hai mức độ nghiên cứu định

tính và định lượng

Trong các hệ thống có thể gặp nhiều loại cấu trúc

khác nhau Có cấu trúc chặt chẽ và cấu trúc lỏng Có

cấu trúc hiện (được hình thức hóa một cách rõ ràng) và

cấu trúc mờ (không được hình thức hóa hoặc hình thức

hóa không rõ ràng) Có cấu trúc một cấp và cấu trúc

Trạng thái của hệ thống còn được gọi là thực trạng của hệ thống Ví dụ như thực trạng của tập đoàn kinh tế Vinashin năm 2009, nó quy định rõ không gian, thời gian

cụ thể của hệ thống được đem ra xem xét

1.5.2.11 Quỹ đạo của hệ thống Quỹ đạo là chuỗi các trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu về trạng thái cuối (tức mục tiêu của hệ thống) trong một khoảng thời gian nhất định

Như vậy quỹ đạo vạch ra con đường đi của hệ thống

để đến được mục tiêu Đối với các tổ chức, quỹ đạo cần phải

được xác định từ chức năng lập kế hoạch Thực hiện kế

hoạch chính là đưa tổ chức chuyển dịch từ trạng thái này

sang trạng thái khác dọc theo quỹ đạo định trước để đến

ra những lực hoạt động cùng chiều Động lực ngoài là lực

tác động của môi trường bên ngoài tác động vào Động lực

chủ yếu quyết định sự phát triển của hệ thống là động lực

bên trong

1.5.2.13 Cơ chế của hệ thống

Cơ chế của hệ thống là phương thức hoạt động hợp

với quy luật khách quan vốn có của hệ thống Cơ chế tồn

tại đồng thời với cơ cấu của hệ thống, là điều kiện để cơ

cấu phát huy tác dụng

Đối với các hệ thống tự nhiên, cơ chế hoàn toàn mang

tính khách quan và hoạt động một cách tự phát Đối với

các hệ thống do con người tạo ra, cơ chế ít nhiều mang tính

chủ quan vì có hoạt động tự giác của con người Nếu sự can

thiệp có ý thức của con người phù hợp với quy luật hoạt

động khách quan của hệ thống thì cơ chế sẽ thúc đẩy sự

phát triển của hệ thống, ngược lại sẽ kìm hãm sự phát

triển của hệ thống

1.5.3 Nghiên cứu hệ thống 1.5.3.1 Quan điểm nghiên cứu Quan điểm nghiên cứu hệ thống là tổng thể các yếu

tố chi phối quá trình thông tin và đánh giá hệ thống Quan

điểm nghiên cứu giúp chúng ta trả lời câu hỏi: Trong quá trình nghiên cứu cần đạt được những thông tin nào? Việc

đánh giá hệ thống đưa vào những tiêu chí nào?

Những quan điểm khác nhau có thể dẫn nhà nghiên cứu đến những cách nhìn nhận hết sức khác nhau về hệ thống Chính vì vậy xác định quan điểm nghiên cứu là việc

mà nhà nghiên cứu cần phải làm trước khi bước vào nghiên cứu một hệ thống

Nếu lấy cơ sở là lượng thông tin cần có về hệ thống,

sẽ có những quan điểm nghiên cứu hệ thống sau đây:

- Quan điểm macro (vĩ mô) Quan điểm vĩ mô là quan điểm nghiên cứu hệ thống nhằm trả lời các câu hỏi sau về hệ thống:

- Mục tiêu, chức năng của hệ thống là gì?

- Môi trường của hệ thống là gì?

- Đầu ra, đầu vào của hệ thống là gì?

Đây là quan điểm nghiên cứu tổ chức của những cơ quan quản lý Nhà nước Quan điểm nghiên cứu này thường xem xét, nhìn nhận một tổ chức từ góc độ bên ngoài Cũng chính vì vậy quản lý Nhà nước được gọi là quản lý vĩ mô

- Quan điểm micro (vi mô)

Quan điểm nghiên cứu vi mô là quan điểm nghiên

cứu nhằm có được đầy đủ thông tin về hệ thống:

- Mục tiêu, chức năng của hệ thống

- Môi trường của hệ thống

- Đầu vào, đầu ra của hệ thống

Đối với các tổ chức, đây là quan điểm nghiên cứu của

chủ thể quản lý bên trong tổ chức đối với tổ chức của mình

(Tổng giám đốc đối với doanh nghiệp, Hiệu trưởng đối với

trường học, chủ tịch đối với UBND) Chính vì vậy quản trị

trong các tổ chức được gọi là quản trị vi mô

- Quan điểm Mezzo (hỗn hợp)

Quan điểm hỗn hợp là quan điểm kết hợp hai quan

điểm trên để có được thông tin tùy theo mục đích nghiên cứu

Chẳng hạn, cơ quan thanh tra của ngành Thuế (mặc

dù là cơ quan quản lý Nhà nước) sẽ không chỉ nghiên cứu

một doanh nghiệp có dấu hiệu gian lận thuế theo quan

điểm vi mô mà sẽ đi sâu xem xét hoạt động quản lý tài

chính của doanh nghiệp đó Các cơ quan quản lý Nhà

nước chỉ nên áp dụng quan điểm này khi thật cần thiết, tránh việc can thiệp quá sâu vào hoạt động của các tổ chức cơ sở

1.5.3.2 Phương pháp nghiên cứu hệ thống Căn cứ vào những thông tin có được và hệ thống, có thể chia các phương pháp nghiên cứu hệ thống thành ba phương pháp sau:

* Phương pháp mô hình hóa Phương pháp mô hình hóa là phương pháp nghiên cứu hệ thống thông qua các mô hình về hệ thống

Mô hình là sự tái tạo lại hệ thống với các đặc trưng cơ bản của nó nhờ nhận thức của con người và những công cụ nhất định Mô hình có thể là một luận đề, một công thức toán học, một sơ đồ vật lý hoặc một chương trình trên máy

vi tính

Trình tự sử dụng phương pháp mô hình hóa bao gồm các bước:

- Xác định vấn đề nghiên cứu:

+ Xác định ý đồ và mục tiêu nghiên cứu + Xác định đối tượng, phạm vi và nội dung nghiên cứu + Thu thập thông tin về đối tượng theo nội dung cần thiết

- Xây dựng mô hình: Thiết lập mối quan hệ ràng buộc giữa các yếu tố

- Phân tích mô hình và tiến hành dự báo

- Ra quyết định quản trị hệ thống

Phương pháp mô hình hóa được sử dụng ngày càng

phổ biến trong nghiên cứu các hệ thống kinh tế - xã hội

vì nó cho phép hình dung hệ thống một cách rõ ràng,

tường tận hơn thông qua việc giữ lại các mối quan hệ

chủ yếu và loại bỏ những mối quan hệ thứ yếu Tuy vậy,

phương pháp này chỉ sử dụng có hiệu quả khi biết rõ các

yếu tố đầu vào, các đầu ra, cấu trúc, cơ chế hoạt động

của hệ thống

* Phương pháp “hộp đen”

Phương pháp “hộp đen” là phương pháp nghiên cứu

hệ thống bằng cách quan sát hay tác động lên hệ thống bởi

những hệ đầu vào, đo lường những phản ứng của hệ thống

ở đầu ra, sau đó thông qua việc phân tích mối quan hệ

giữa đầu vào và đầu ra mà rút ra được những kết luận

nhất định về bản chất bên trong hệ thống

“Hộp đen” là một hệ thống bất kỳ mà người nghiên

cứu không có thông tin về nó Phương pháp “hộp đen”

được áp dụng để nghiên cứu các hệ thống khi biết đầu

vào và đầu ra của hệ thống nhưng không nắm được cơ

cấu của nó

Phương pháp hộp đen có thể sử dụng rất hiệu quả

trong thực tế vì có nhiều hệ thống có cấu trúc rất mờ hoặc

rất phức tạp làm cho việc nghiên cứu trở nên rất khó khăn,

tốn kém

* Phương pháp tiếp cận hệ thống

Phương pháp tiếp cận hệ thống là phương pháp nghiên cứu hệ thống bằng cách phân tích hệ thống thành những phân hệ nhỏ hơn mang tính độc lập tương đối trong khi vẫn quan tâm đến các mối liên hệ ràng buộc giữa chúng

Việc phân tích hệ thống phải tuân theo các yêu cầu sau: Việc nghiên cứu từng phân hệ, từng phần tử không

được tách rời một cách tuyệt đối khỏi hệ thống, đồng thời phải nghiên cứu sự tác động của phân hệ và phần tử trở lại với hệ thống

Hệ thống chỉ phát triển khi là hệ mở, cho nên khi xem xét hệ thống phải đặt nó trong điều kiện môi trường

cụ thể

Các hệ thống phức tạp là những hệ có cơ cấu phân cấp, bao gồm nhiều phân hệ Các phân hệ có quan hệ tương tác với nhau; đồng thời các phân hệ với tư cách là một hệ độc lập lại bao gồm trong nó các phần tử nhỏ hơn với các quan hệ ràng buộc nhất định

Các hệ thống phức tạp, nếu quan sát từ nhiều góc độ

có các cơ cấu khác nhau, nói một cách khác hệ thống là sự

“chồng chất” các cơ cấu Vấn đề quan trọng là phải kết hợp các cơ cấu khác nhau đó để tìm nét đặc trưng, điển hình của hệ thống

Ngày nay, phương pháp tiếp cận hệ thống được sử dụng rất rộng rãi trong nghiên cứu các hệ thống lớn và phức tạp như các hệ thống chiến lược, chính sách, các tổ chức lớn, và nó thường được kết hợp với hai phương pháp

ở trên

1.5.4 Điều khiển và điều chỉnh hệ thống

1.5.4.1 Điều khiển và hệ điều khiển

Điều khiển hệ thống là quá trình tác động liên tục

lên hệ thống để hướng hành vi của nó tới mục tiêu đã định

trong điều kiện môi trường luôn biến động

Hệ thống điều khiển (hệ điều khiển) phải thỏa mãn

các điều kiện sau đây:

Hệ thống phải có cơ cấu rõ ràng với hai phân hệ là

chủ thể điều khiển và đối tượng điều khiển

Hệ thống phải có mục tiêu và trong tập hợp các trạng

thái cho phép của hệ thống phải có trạng thái đạt được

mục tiêu đó Hành vi có hướng đích là vấn đề quan trọng

nhất của điều khiển, nó vừa là mục tiêu, vừa là kết quả

của điều khiển

Quá trình điều khiển là quá trình thông tin với 4

nguyên tắc cơ bản Thứ nhất, hệ thống phải có khả năng

cảm nhận, theo dõi và quan sát tỉ mỉ các khía cạnh quan

trọng của môi trường Thứ hai, hệ thống phải gắn thông

tin nhận được với các tiêu chuẩn hoạt động chỉ hướng cho

hành vi của hệ thống Thứ ba, hệ thống phải có khả năng

phát hiện những lệch lạc đối với các tiêu chuẩn đã đề ra

Thứ tư, hệ thống phải đề ra được các biện pháp sửa đổi khi

xuất hiện các sai lệch

Nếu như có đầy đủ những điều kiện trên thì sẽ hình

thành một quá trình trao đổi thông tin liên tục giữa hệ

thống và môi trường, Do đó cho phép hệ thống bám sát những thay đổi và có các biện pháp thích hợp Như vậy hệ thống sẽ hoạt động một cách thông minh và tiến hành tự

đối tượng

- Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin về môi trường

và đối tượng điều khiển thông qua mối liên hệ ngược

- Bước 3: Xây dựng phương án và chọn phương án quyết định tối ưu, sau đó truyền đạt cho đối tượng thực hiện (đóng vai trò một trong các đầu vào của đối tượng)

- Bước 4: Đối tượng thực hiện điều chỉnh hành vi theo tác động chỉ dẫn của chủ thể (sơ đồ)