KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ

Mục tiêu  Giúp sinh viên có cái nhìn khái quát về hệ thống kế toán Mỹ;  Giúp sinh viên thấy được vai trò của kế toán, thông tin kế toán cũng như đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

BÀI 2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

Giáo trình kế toán quốc tế – Khoa kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân

Các tài liệu tham khảo khác

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

 Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

 Các loại hình doanh nghiệp;

 Hệ thống báo cáo tài chính;

 Hệ thống tài khoản kế toán;

 Hệ thống sổ kế toán;

 Quy trình kế toán;

 Các bút toán điều chỉnh;

 Các bút toán khoá sổ

Mục tiêu

 Giúp sinh viên có cái nhìn khái quát về hệ thống kế toán Mỹ;

 Giúp sinh viên thấy được vai trò của kế toán, thông tin kế toán cũng như đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

 Giúp sinh viên nắm được quy trình kế toán cơ bản, từ đối tượng, tài khoản, sổ sách kế toán, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ để đưa ra được các báo cáo tài chính cần thiết;

 Giúp sinh viên phân tích được các thông tin về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lãi/lỗ trên các báo cáo tài chính để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh

T ình huống dẫn nhập

Vì sao cần có kế toán?

Được nhận thừa kế từ người người bà đã mất của mình, Laurelton quyết định đầu tư số tiền mình

có được vào việc kinh doanh Vì vậy, ngày 1/1/2011 Công ty TNHH Laurelton Diamonds được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực trang sức thời trang

Laurelton sẽ theo dõi và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động như thế nào, để có thể kiểm soát được số vốn đã đầu tư cũng như khả năng sinh lời của vốn đầu tư đó?

2.1 Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

Thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhiều loại đối tượng khác nhau, mỗi đối tượng sử dụng thông tin kế toán theo một cách khác nhau và phục vụ cho một mục đích khác nhau Thông thường, đối tượng sử dụng thông tin kế toán được chia thành

các nhóm (groups of users) sau:

 Nhóm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (external users): được xếp vào nhóm

này là các cá nhân hoặc tổ chức ít hoặc không có khả năng tiếp cận trực tiếp với các nghiệp vụ kinh tế hoặc tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp; bao gồm các đối tượng như: các cổ đông, các nhà đầu tư, nhà cung cấp, ngân hàng, nhà bảo lãnh, cơ quan thuế, công đoàn… hay thậm chí cả các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp cũng nằm trong số này

 Nhóm các đối tượng bên trong doanh nghiệp (internal users): là những người trực

tiếp ra quyết định kinh doanh dựa trên các thông tin kế toán, những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch kinh doanh, và kiểm soát các nghiệp

vụ trực tiếp, thường xuyên ở doanh nghiệp

Với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán đa dạng như vậy, mỗi loại đối tượng sẽ đòi hỏi thông tin kế toán được trình bày theo một cách khác nhau cho phù hợp với mục đích sử dụng và trình độ của mình

Hệ thống kế toán của Mỹ đáp ứng đầy đủ yêu cầu này khi luôn dựa vào đối tượng sử dụng thông tin để xây dựng hệ thống và phương pháp kế toán

Các loại hình doanh nghiệp chủ yếu:

 Doanh nghiệp tư nhân hay công ty 1 chủ (Sole proprietorship)

Là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ sở hữu đồng thời là người quản lí kinh doanh, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản

nợ của công ty Hệ thống kế toán Mỹ nghiên cứu loại hình doanh nghiệp này với

tư cách là xuất phát điểm để xây dựng một

hệ thống kế toán trên cơ sở nguyên tắc Thực thể kinh doanh (business entity concept) Tuy nhiên, về mặt pháp lí, chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp lại không có sự độc lập, trong trường hợp công ty không đủ khả năng trả nợ, khoản nợ đó sẽ chuyển thành nợ của cá nhân chủ sở hữu công ty

 Công ty hợp danh (Partnerships)

Công ty hợp danh là một mô hình hợp tác quy mô nhỏ giữa 2 hoặc nhiều người

Về mặt pháp lí, công ty hợp danh vẫn thuộc loại hình công ty trách nhiệm vô hạn, tức là không có sự tách rời giữa công ty và các chủ sở hữu trong vấn đề trả nợ Tuy nhiên, về mặt kế toán, công ty hợp danh vẫn được xem xét như một thực thể kinh doanh độc lập với các chủ sở hữu của công ty

 Công ty cổ phần (Corporations, Companies)

Do nhiều cá nhân hoặc pháp nhân hợp tác góp vốn để kinh doanh Đây là loại hình doanh nghiệp duy nhất được thừa nhận cả về mặt pháp lí và về mặt kế toán là một thực thể kinh doanh độc lập Các chủ sở hữu không phải chịu trách nhiệm cá nhân với các khoản nợ của công ty

Với mỗi loại hình doanh nghiệp, đối tượng sử dụng thông tin kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán cũng khác nhau, điều đó dẫn tới hệ thống kế toán (từ chứng từ, tài khoản, đến các báo cáo kế toán) tương ứng với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ khác nhau

Hệ thống kế toán Mỹ là một hệ thống kế toán “hướng tới người sử dụng thông tin” hay “định hướng bởi người sử dụng thông tin”

2.3.1 Vai trò của hệ thống báo cáo tài chính (Roles of FSS)

Cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và sự

thay đổi tình trạng tài chính của doanh nghiệp Các

thông tin mà báo cáo tài chính cung cấp là các

thông tin mà các đối tượng sử dụng cần Do có sự

xung đột về lợi ích giữa các nhóm đối tượng sử

dụng khác nhau, hệ thống báo cáo tài chính không

thể phục vụ cho từng đối tượng sử dụng Hệ thống

báo cáo tài chính trong hệ thống kế toán tài chính

Mỹ thường hướng tới đối tượng sử dụng là các nhà đầu tư, bởi các thông tin phục vụ cho các nhà đầu tư đều có thể hữu ích đối với phần lớn các đối tượng sử dụng khác

Hệ thống báo cáo tài chính được xem như đầu vào của mô hình ra quyết định, các thông tin trên báo cáo tài chính được sử dụng làm cơ sở của các quyết định kinh doanh Các báo cáo tài chính không chỉ cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn cung cấp các thông tin đánh giá về hiệu quả, hiệu năng sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp

2.3.2 Hệ thống báo cáo tài chính (Set of financial statements)

Thông thường, hệ thống BCTC của doanh nghiệp bao gồm các báo cáo chủ yếu sau:

 Bảng cân đối kế toán;

 Báo cáo thu nhập;

 Báo cáo vốn chủ sở hữu;

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

2.3.2.1 Bảng cân đối kế toán (Balance sheet)

Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp về tình hình vốn chủ sở hữu, công

nợ phải trả và tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định Các thông tin trên

Bảng cân đối kế toán mô tả tình hình tài chính (financial position) của doanh nghiệp

tại một thời điểm xác định Các quy định về lập Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp do Nhà nước (Bang) ban hành

Nội dung của Bảng cân đối kế toán bao gồm các yếu tố (elements) cụ thể về: Tài sản,

Nợ phải trả, Nguồn vốn chủ sở hữu

Mối quan hệ giữa tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được thể hiện qua đẳng thức

dưới đây (Phương trình kế toán - Accounting Equation)

Tài sản = Nguồn vốn chủ sở hữu + Nợ phải trả

Dưới đây là mẫu Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán

Doanh nghiệp…

vào ngày 31 tháng 12 năm N

Tài sản

(Assets)

Số tiền

(Amounts)

Nguồn vốn

(Equity)

Số tiền

(Amounts)

Tài sản lưu động

(Current Assets)

Tiền (Cash)

Nguyên vật liệu (Materials)

Phải thu khách hàng

(Account receivable)

…

Nợ phải trả (Liabilities)

Nợ ngắn hạn (Short-term Liabilities)

…

Nợ dài hạn (Long-term Liabilities)

…

Tài sản cố định (Fixed assets)

Đất đai (Land)

Nhà xưởng (Buildings)

Xây dựng cơ bản dở dang

(Contruction in progress)

Trừ: Hao mòn luỹ kế

(Accumulated Depreciation)

Vốn chủ sở hữu (Owner's Equity) Vốn góp (Contribution Capital) Lợi nhuận để lại (Retained Earnings)

chủ sở hữu (Total Liabilities and

Owner's capital)

2.3.2.2 Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement, Profit or Loss Statement)

Là báo cáo tài chính phản ánh khả năng sinh lời của doanh nghiệp sau một kì kinh doanh nhất định Nếu như Bảng cân đối kế toán là báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm thì báo cáo kết quả kinh doanh cho biết kết quả của việc kinh doanh sau một kì kế toán Các yếu tố cơ bản của báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm: Doanh thu, Chi phí, Lãi hoặc Lỗ Báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện mối

quan hệ: Doanh thu - Chi phí = Lãi, lỗ

Báo cáo kết quả kinh doanh có thể được trình bày theo một trong hai hình thức: Báo

cáo kết quả kinh doanh một bước (Single-step) và Báo cáo kết quả kinh doanh nhiều bước (Multiple-Step)

Báo cáo kết quả kinh doanh nhiều bước là hình thức trình bày mà trong đó doanh thu

và chi phí sẽ được phân loại vào nhiều nhóm nhỏ khác nhau và được trừ từng bước (chi phí được trừ dần khỏi doanh thu) Sau nhiều bước, kế toán mới có thể tính được thu nhập thuần Báo cáo trình bày theo mẫu này sẽ cung cấp các thông tin khá chi tiết, thuận lợi cho việc so sánh và phân tích chỉ tiêu

Báo cáo kết quả kinh doanh một bước là hình thức trình bày mà trong đó toàn bộ doanh thu được xếp vào một nhóm, tất cả các chi phí sẽ được trừ một lần khỏi doanh thu để tính ra thu nhập thuần

Dưới đây là mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh theo hình thức một bước

Báo cáo thu nhập

Doanh nghiệp…

Ngày 31 tháng 12 năm N

Chỉ tiêu (Items) Số tiền (Amounts)

Doanh thu (Revenues)

Doanh thu bán hàng (Sales)

Thu nhập tài chính (Financial Income)

Doanh thu phí (Fees earned)

Chi phí (Expenses)

Chi phí lương (Salaries expenses)

Chi phí tiền thuê (Rent expenses)

Chi phí tiền lãi (Interest expenses)

Lợi nhuận trước thuế (Income before income tax)

Thuế thu nhập doanh nghiệp (Income tax)

Lợi nhuận sau thuế (Net income)

2.3.2.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of cash flows)

Phản ánh các khoản thu, chi tiền trong kỳ kinh doanh theo từng loại hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ cho người sử dụng thông tin đánh giá được hiệu quả của từng loại hoạt động của doanh nghiệp, biết được tiền của doanh nghiệp được sử dụng như thế nào Thông qua báo cáo Lưu chuyển tiền tệ có thể đánh giá khả năng tạo ra tiền trong tương lai của doanh nghiệp, khả năng thanh toán và nhu cầu tài chính cho đầu tư trong tương lai của doanh nghiệp

Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh (cash flows from operating activities):

cung cấp thông tin về các dòng tiền liên quan tới các hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp

 Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (cash flows from investing activities): liên

quan đến hoạt động mua, bán tài sản, đầu tư bất động sản, chứng khoán, liên doanh dài hạn

 Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính (cash flows from financing activities):

cung cấp các thông tin về việc hình thành vốn vay và thanh toán vốn vay cho các nhà đầu tư, chủ nợ…

2.3.2.4 Báo cáo vốn chủ sở hữu (Statement of Owner's Equity)

Thể hiện số liệu về tình hình hiện có và biến động vốn chủ sở hữu do ảnh hưởng của các quá trình: Đầu tư vốn của chủ sở hữu, Thu nhập thuần (lãi +, lỗ –) từ hoạt động kinh doanh, Chủ sở hữu rút vốn

Báo cáo vốn chủ sở hữu

Doanh nghiệp…

Ngày 31 tháng 12 năm N

Chỉ tiêu (Items) Số tiền (Amounts)

Vốn ngày 1/12/N (Beginning Balance)

Đầu tư vốn (Additional Investment)

Lợi nhuận (Profit)

Cộng (Total)

Trừ rút vốn (Capital Withdrawal)

Vốn ngày 31/12/N (Ending Balance)

2.3.2.5 Thuyết minh báo cáo tài chính (Interpretation of Financial Statement)

Là báo cáo giải trình chi tiết các chỉ tiêu tài chính đã trình bày trong các báo cáo trên, bên cạnh đó, thuyết minh còn đưa ra một số thông tin khác có liên quan tới tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp Thuyết minh báo cáo tài chính làm cho các thông tin tài chính trở nên rõ ràng, minh bạch hơn và dễ sử dụng hơn đối với hầu hết các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

2.3.3.1 Yêu cầu đối với báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính do kế toán cung cấp cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

 Độ tin cậy (Realiability): Báo cáo tài chính phải được trình bày một cách trung

thực, khách quan, không bị ảnh hưởng bởi bất cứ sai lầm hay định kiến chủ quan nào của người quản lí doanh nghiệp hay người thực hiện công tác kế toán và phải

có thể kiểm tra được

 Tính xác đáng và phù hợp (Relevance): Thông tin trên báo cáo tài chính phải có

tác dụng đối với người dùng trong quá trình ra quyết định

 Tính dễ tiếp thu (Understandability): Thông tin trên báo cáo tài chính phải

được trình bày sao cho người sử dụng ở một trình độ trung bình có thể hiểu và sử dụng được

 Tính có thể so sánh được (Comparability): Giúp cho người dùng có thể so sánh

dọc hoặc so sánh ngang giữa các báo cáo tài chính, vừa để kiểm tra tính xác thực của các thông tin trên các báo cáo tài chính khác nhau, vừa cho thấy sự thay đổi tình hình tài chính, kết quả kinh doanh giữa hiện tại với quá khứ, và cho phép đưa

ra các dự đoán cho tương lai của doanh nghiệp

2.3.3.2 Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận trong lập và trình bày báo

cáo tài chính (Generally accepted accounting principles - GAAP)

 Khái niệm về đơn vị kế toán (Business Entity Concept):

o Cần có sự độc lập về mặt kế toán, tài chính giữa một đơn vị kế toán với chủ sở hữu của nó và với các đơn vị kế toán khác

o Đơn vị kế toán phải lập báo cáo kế toán theo quy định

 Giả định về sự hoạt động liên tục của đơn vị kế toán (Going-Concern Assumption):

Giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục, vô thời hạn hoặc không bị giải thể trong tương lai gần là điều kiện cơ bản để có thể áp dụng các nguyên tắc, chính sách

kế toán

Giả định thước đo giá trị thống nhất (Stable Monetary Unit):

 Khái niệm Kỳ kế toán (Accounting Period Concept):

Báo cáo tài chính phải được lập theo từng khoảng thời gian nhất định gọi là kỳ kế toán, kỳ kế toán có thể là tháng, quý, năm Kì kế toán năm được gọi là niên độ kế toán Ngày bắt đầu và kết thúc niên độ

kế toán do chế độ kế toán từng quốc gia quy định

cụ thể

 Nguyên tắc khách quan (Objectivity Requirement):

Số liệu do kế toán cung cấp phải mang tính khách quan và có thể kiểm tra được, thông tin kế toán cần không bị ảnh hưởng bởi bất kì các định kiến chủ quan nào

 Nguyên tắc giá phí (Historical Cost):

Việc tính toán giá trị tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải dựa trên giá trị thực tế mà không quan tâm đến giá thị trường Nguyên tắc này được đảm bảo với giả định về sự hoạt động liên tục của đơn vị kế toán

 Nguyên tắc doanh thu thực hiện (Principle of Revenue Recognition):

Doanh thu phải được xác định bằng số tiền thực tế thu được và được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hoá bán ra được chuyển giao và khi các dịch vụ được thực hiện

 Nguyên tắc phù hợp (Matching Principle):

Tất cả các chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu ở kỳ nào cũng phải phù hợp với doanh thu được ghi nhận của kỳ đó và ngược lại

 Nguyên tắc nhất quán (Consistency Principle):

Trong quá trình kế toán, các chính sách kế toán, khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực

và các phương pháp tính toán phải được thực hiện trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác

 Nguyên tắc công khai (Full Disclosure Principle):

Tất cả tư liệu liên quan đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị kế toán phải được thông báo đầy đủ cho người sử dụng

 Nguyên tắc thận trọng (Conservatism Principle):

Thông tin kế toán được cung cấp cho người sử dụng cần đảm bảo sự thận trọng thích đáng để người sử dụng không hiểu sai hoặc không đánh giá quá lạc quan về tình hình tài chính của đơn vị Do đó, kế toán:

o Chỉ ghi tăng nguồn vốn sở hữu khi có chứng cứ chắc chắn;

o Ghi giảm nguồn vốn sở hữu khi có chứng cứ có thể;

o Cần lập dự phòng cho một số trường hợp nhất định nhưng không được quá cao

 Nguyên tắc trọng yếu (Materiality Principle):

o Thông tin kế toán mang tính trọng yếu là những thông tin có ảnh hưởng đáng

kể tới bản chất của nghiệp vụ hoặc ảnh hưởng tới những đánh giá của đối tượng sử dụng về tình hình tài chính của đơn vị, hoặc ảnh hưởng tới đối tượng

sử dụng trong việc ra quyết định

o Chỉ chú trọng những vấn đề mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nội dung của sự vật, không quan tâm tới những yếu tố ít tác dụng trong báo cáo tài chính

2.4.1.1 Tài khoản kế toán (Accounts)

Tài khoản là công cụ, phương tiện được dùng để tập hợp những khoản tiền của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương tự

Một tài khoản kế toán ở dạng đơn giản bao gồm 3 yếu tố cấu thành: Tên gọi của tài khoản (đối tượng được tài khoản phản ánh), bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ

(Debit) và bên phải của tài khoản gọi là bên Có (Credit) Dạng đơn giản nhất của tài

khoản là công cụ chữ T

2.4.1.2 Phương pháp ghi sổ kép (Double - Entry Method)

Ghi sổ kép là việc phản ánh các giao dịch, các sự

kiện kinh tế phát sinh lên tài khoản kế toán theo

những nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có nhất định Để

hiểu được phương pháp ghi sổ kép cần nắm được

ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến

phương trình kế toán cũng như cách ghi chép trên

các tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts) bao gồm nhóm tài khoản phản ánh tài sản (Assets Accounts), nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả (Liability Accounts) và nhóm tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu (Owner's Equity Accounts)

Các tài khoản chủ yếu được sử dụng trong một doanh nghiệp gồm có:

 Tài khoản phản ánh tài sản lưu động:

cả tiền mặt, tiền gửi, séc, thẻ thanh toán…

nợ phải thu của khách hàng trong các trường hợp bán chịu hàng hoá, dịch vụ

phải thu bằng thương phiếu (đã có cam kết trả nợ bằng văn bản)

mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong niên độ kế toán sau nhưng đã chi trả trong năm nay Chi phí trả trước bao gồm 1 số khoản chủ yếu như: chi phí văn phòng

phẩm (office supplies), chi phí bảo hiểm (insurrance), chi phí thuê văn phòng, thiết bị (rent)

 Tài khoản phản ánh đầu tư dài hạn (Long-term Investments):

o Tài khoản Đất đai (Land)

o Tài khoản Nhà cửa, công trình xây dựng (Buildings)

o Tài khoản Máy móc, thiết bị (Equipments)

 Tài khoản phản ánh nợ phải trả ngắn hạn (Current liabilities):

khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp mua chịu hàng hoá, dịch vụ

doanh nghiệp đã ký cam kết trả bằng văn bản

của từng khoản nợ phải trả, như Tiền lương phải trả

 Tài khoản phản ánh nợ phải trả dài hạn (Long-term liabilities):

o Tài khoản Nợ có bảo đảm (Mortgage payable)

o Tài khoản Trái phiếu phải trả (Bonds Payable)

 Tài khoản theo dõi nguồn vốn chủ sở hữu

o Tài khoản Vốn (Capital)

o Tài khoản Rút vốn (Withdrawals)

o Tài khoản Doanh thu (chi tiết theo từng loại doanh thu)

o Tài khoản Chi phí (chi tiết theo từng loại chi phí)

Kế toán Mỹ không quy định hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp thống nhất Các doanh nghiệp căn cứ vào các nguyên tắc thiết lập hệ thống tài khoản, căn cứ vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh, đặc điểm các nghiệp vụ kinh tế của mình để tự xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp

Khung hệ thống tài khoản kế toán Mỹ bao gồm các loại sau

(Master Chart of Accounts)

Chi phí chung và chi phí quản lí - General and administrative expenses 700-799