Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông intracom

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt bài khóa luận này, em đã vận dụng những kiến thức cơ bản được trang bị trong quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tư liệu thực tế về vấn đề ứn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : ĐỖ TRANG LINH

Mã số sinh viên : 1605QTVA035

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài khóa luận của mình sau khi đi thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom Em xin chịu trách nhiệm nếu có bất kỳ điều không trung thực nào trong bài khóa luận này

Hà Nội, ngày 11 tháng 5 năm 2020

Sinh viên

Đỗ Trang Linh

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài khóa luận này, em đã vận dụng những kiến thức cơ bản được trang bị trong quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tư liệu thực tế về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom thu thập trong thời gian thực tập tại Công ty và sự giúp đỡ từ các thầy cô

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng đã giảng dạy cho em những kiến thức nền tảng và kiến thức chuyên ngành về quản trị văn phòng Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành đã nhiệt tình định hướng và hướng dẫn để em có thể triển khai bài khóa luận

Em cũng xin bày tỏ sự biết ơn đến với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng

Hạ tầng và Giao thông Intracom đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, khai thác tài liệu và thực tế công tác văn phòng tại Công ty

Song, do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Em kính mong nhận được những nhận xét, ý kiến đóng góp từ các thầy cô để em có thể hoàn thiện bài khóa luận của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Danh mục chữ viết tắt STT Chữ viết tắt Nội dung

DANH MỤC ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Ảnh 2.1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức – quản lý điều hành Intracom 19

Ảnh 2.2: Giao diện phần mềm Microsoft Office Word 2007 34

Ảnh 2.3: Giao diện phần mềm UniKey 35

Ảnh 2.4: Giao diện phần mềm Microsoft Office Excel 2007 35

Ảnh 2.5: Giao diện khi truyền file tại ứng dụng Zalo 37

Ảnh 2.6: Kho lưu trữ hồ sơ tại tầng 13 của Intracom 43

Ảnh 2.7: Giao diện phầm mềm Google Hangouts Meet 45

Ảnh 2.8: Header sử dụng trong các văn bản tại Intracom (trừ Quyết định) 53

Ảnh 3.1: Hệ thống quản lý và điều hành văn bản được xây dựng bởi VNPT 60

Ảnh 3.2: Phần mềm Quản lý văn bản CloudOffice 61

Ảnh 3.3: Phần mềm Quản lý tài sản QLTS.VN 62

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Công ty Intracom 23

Bảng 2.1:Thống kê về năng lực của đội ngũ nhân viên làm việc trực tiếp tại Văn phòng Intracom năm 2019 24

Bảng 2.2: Thống kê về độ tuổi của đội ngũ nhân viên làm việc trực tiếp tại Văn phòng Intracom năm 2019 25

Bảng 2.3: Thống kê trang thiết bị tại Văn phòng Intracom năm 2019 26

Bảng 2.4: Phần mềm soạn thảo văn bản tại Văn phòng Công ty Intracom 27

Bảng 2.5: Phần mềm quản lý và trao đổi thông tin tại Văn phòng Công ty 27

Bảng 2.6: Số lượng văn bản ban hành tại Công ty từ năm 2017-2019 31

Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản ban hành tại Công ty từ năm 2017-2019 32

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Giả thuyết khoa học 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Đóng góp của đề tài 4

8 Bố cục của đề tài 5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 6

1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1 Khái niệm “văn phòng” 6

1.1.2 Khái niệm “công tác văn phòng” 7

1.1.3 Khái niệm “công nghệ thông tin” 7

1.1.4 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin” 9

1.1.5 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng” 9 1.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 9

1.3 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 10

1.4 Điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 14 * Tiểu kết chương 1: 14

Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 15

2.1 Giới thiệu chung về Công ty 15

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 15

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 17

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 19

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Công ty 20

2.1.5 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty 22

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom 23

2.2.1 Đội ngũ nhân sự của trong ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng tại Công ty 23

2.2.2 Trang thiết bị, cở sở vật chất trong Văn phòng Công ty 25

2.2.3 Công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Công ty 27

2.2.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Công ty 29

2.2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu – tổng hợp 29

2.2.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ 30

2.2.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện 43

2.2.4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập và xử lý thông tin 46

2.2.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài sản 48

2.2.4.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo vệ an ninh Công ty 49

2.3 Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Intracom 52

2.3.1 Ưu điểm 52

2.3.2 Hạn chế 54

2.3.3 Nguyên nhân 55

* Tiểu kết chương 2: 55

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG

INTRACOM 56

3.1 Nâng cao nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty 56

3.2 Chuẩn hóa đội ngũ nhân sự văn phòng 57

3.3 Cải thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 59

3.4 Xây dựng phần mềm phục vụ cho công tác văn phòng 59

* Tiểu kết chương 3: 62

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

PHỤ LỤC 65

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ và là một xu thế tất yếu đối với sự phát triển của thế giới ngày nay Cụm từ “công nghệ thông tin” do vậy xuất hiện ngày một nhiều trên các phương tiện truyền thông như truyền hình, báo đài CNTT được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực từ thương mại, giải trí đến kinh

tế, văn hóa, xã hội và nó đã chứng minh lợi ích không tưởng mà nó đem lại Đặc biệt, 2020 mở ra với những ảnh hưởng khá năng nề từ dịch bệnh Do đó, CNTT một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của nó đối với tất cả các mặt trong cuộc sống Đi cùng với cơ hội, CNTT phát triển cũng tạo ra vô vàn thách thức cho các

cơ quan, tổ chức hiện nay

CNTT phục vụ cho các mục tiêu của cơ quan, tổ chức như hỗ trợ việc ra quyết định quản lý, hỗ trợ cho việc xây dựng chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh cho cơ quan, tổ chức,… Việc thu thập và xử lý thông tin trước đây yêu cầu sự di chuyển để tìm kiếm thông tin, tổng hợp thông tin thì nhờ có CNTT, việc này trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết CNTT cho phép cơ quan, tổ chức có thể lập danh sách tất cả các lĩnh vực kinh doanh, mặt hàng, tài liệu Việc quản lý hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng thuận tiện hơn

Công tác văn phòng là hoạt động thiết yếu của tất cả cơ quan, tổ chức Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ Lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì Lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng”

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng giúp tăng cường tính tự động trong văn phòng, công việc được giải quyết nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu thông tin trong cơ quan, tổ chức Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng không chỉ có ý nghĩa lớn đối với cơ quan, tổ chức mà nó còn có ý nghĩa đối với chính nhân viên thực hiện công việc CNTT được ứng dụng giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và góp phần thúc đẩy công việc nhanh chóng, chính xác Bên cạnh đó, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng giúp giảm thiểu giấy tờ, tiến tới “văn phòng xanh”, góp phần bảo vệ môi trường sinh

thái Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đang là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị

Thực tế cho thấy rằng, không phải tất cả các cơ quan, tổ chức đã thật sự ứng dụng được CNTT vào hoạt động văn phòng của mình Đa phần các cơ quan,

tổ chức mới bước đầu ứng dụng CNTT do các thói quen làm việc trên giấy tờ truyền thống vẫn còn tồn tại Điều này là bước cản cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Từ những cơ sở trên, nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nay, tôi

xin chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom” làm đề

tài bài khóa luận của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là vấn đề thu hút được đông đảo sự quan tâm của các tác giả và sinh viên Do đó, có tương đối nhiều tài liệu về vấn đề này Cụ thể như

- Sách, giáo trình:

Cuốn sách “ Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của

TS Dương Văn Khảm, do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội xuất bản năm 1994

“Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính”, NXB Khoa học Kỹ thuật

Hà Nộinăm 2008 của tác giả Nguyễn Đăng Khoa

- Một số khóa luận:

Khóa luận số 231 “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Ủy ban

nhân dân huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình” của tác giả Lý Hồng Thơ, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội

“Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia I”, khóa luận số 462 của tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền, Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

- Một số luận văn:

Luận văn cử nhân: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà” do Nguyễn Anh Tuấn ,

trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn chủ biên

- Báo cáo khoa học:

Báo cáo khoa học của Nguyễn Thị Huyền với đề tài “Tìm hiểu về ứng

dụng công nghệ thông tin ở một số cơ quan nhà nước trung ương”

Bên cạnh đó còn một số bài báo, tạp chí và các trang web điện tử khác Các tài liệu trên đã đưa ra nhiều phương diện nghiên cứu khác nhau về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị cụ thể Nó là những đóng góp bổ ích cho các cơ quan, đơn vị đó để cải thiện tình hình ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Tuy nhiên, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom vẫn là vấn đề mới, chưa được khai thác Vì vậy, tôi chọn đề tài này để tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Intracom

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

Thời gian: Từ năm 2017 đến 2019;

Phạm vi nghiên cứu: Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom và đưa ra một số giải pháp khắc phục

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài là:

- Tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Đánh giá ưu điểm và hạn chế từ thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và đề xuất một số biện pháp khắc phục giúp nâng cao hiệu quả

việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

Về nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:

- Đưa ra cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng;

- Nêu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

5 Giả thuyết khoa học

Bài khóa luận về vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom được hoàn thiện có thể làm cơ sở cho sự phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Intracom nói chung mà cả những Công ty con thuộc Intracom nói riêng Qua đó, góp phần cải thiện việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, nâng cao chất lượng hoạt động tại Văn phòng Công ty

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài khóa luận sử dụng những phương pháp nghiên cứu là:

- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập số liệu thực tế, tài liệu và một

số hình ảnh từ Văn phòng Công ty Intracom;

- Phương pháp phân tích: qua nguồn thông tin thu thập được chắt lọc, thống kê, sắp xếp trình tự hợp lý;

- Phương pháp so sánh đối chiếu: từ những tài liệu thực tế thu thập được đối chiếu với các nội quy, quy định của Công ty để đưa ra một số nhận xét cụ thể;

- Phương pháp đọc tài liệu: bên cạnh những tài liệu thu thập được tại Công ty, tìm hiểu thêm các văn bản quy định của Nhà nước về các vấn đề có liên quan

7 Đóng góp của đề tài

- Đóng góp về lý luận: Bài khóa luận đưa ra xâu chuỗi những cơ sở lý

luận về công tác văn phòng, CNTT và ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Từ đó góp phần đưa ra nhìn nhận để tìm hiểu thực trạng vấn đề ứng dụng CNTT

- Đóng góp về thực tiễn: Đưa ra thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ Tầng và Giao thông Intracom Đánh giá thực trạng qua 2 mặt ưu điểm – hạn chế và đề xuất một số hững giải pháp giúp khắc phục tồn đọng từ thực tiễn hiện nay tại Công ty

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài gồm

có 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng;

- Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG

TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “văn phòng”

Văn phòng là thuật ngữ phổ biến trong tất cả các cơ quan bao gồm cả khối nhà nước và khối doanh nghiệp Nó được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Tại Cambridge Dictionary, văn phòng (tiếng Anh: office) được giải thích:

“Văn phòng là một căn phòng, một phần của tòa nhà nơi mọi người làm việc, đặc biệt là ngồi làm việc tại bàn với máy tính, điện thoại,… Thường là một phần của doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác”

“Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một

cơ quan”1 Đó là nhận định của Viện Ngôn ngữ học trong cuốn “Từ điển Tiếng Việt”

Theo “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Vương Thị Kim Thanh đưa ra quan điểm về văn phòng theo hai góc độ: rộng và hẹp Cụ thể:

“- Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban Lãnh đạo của một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung , cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng Công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng

là phòng Hành chính Tổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.”2

Bên cạnh đó, tác giả Nguyễn Thành Độ cũng đề cập đến văn phòng tại

“Giáo trình quản trị văn phòng”: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của

cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”.3

1 Viện Ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, 2003, tr 1101

2 Vương Thị Kim Thanh,Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê, 2009,tr 6

Như vậy, hiểu một cách khái quát nhất, văn phòng là bộ phận trực thuộc

cơ quan, tổ chức; có trách nhiệm xử lý và truyền tải thông tin, tham mưu tổng hợp và làm nhiệm vụ hậu cần để hoạt động cơ quan, tổ chức diễn ra trôi chảy và

là đầu mối của cơ quan, tổ chức

1.1.2 Khái niệm “công tác văn phòng”

Công tác văn phòng là cụm từ ám chỉ những hoạt động, những công việc trong văn phòng của cơ quan, tổ chức

Tại cuốn “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới”, tác giả Nghiêm Hồng Kỳ cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý

và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách, có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp

vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy,…)”4

Tóm lại, công tác văn phòng là những nghiệp vụ của văn phòng phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức như tổ chức và xây dựng nội quy, quy chế; tiếp nhận và truyền tải thông tin; xây dựng chương trình, kế hoạch; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo trang thiết bị vật chất; nâng cao, củng cố bộ máy và duy trì hoạt động văn phòng cho cơ quan, tổ chức

1.1.3 Khái niệm “công nghệ thông tin”

Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là cụm từ rất phổ biến trong thời đại hiện nay Nhất là khi các nước đang trong quá trình hội nhập, toàn cầu hóa, cụm từ này lại càng được nhắc đến nhiều hơn trên truyền hình, trang thông tin đại chúng và giáo dục

Lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1958 trong một bài viết tại tạp chí Havard

4 Nghiêm Hồng Kỳ, Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, NXB Đại học

Business Review, thuật ngữ “CNTT” được Levitt và Whisler được nhắc đến như sau: “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin”

Theo dòng thời gian, các khái niệm đưa ra về CNTT ngày một nhiều và ngày một hoàn thiện hơn

“CNTT là khoa học và hoạt động của việc sử dụng máy tính và các thiết

bị điện tử khác để lưu trữ và gửi thông tin”, theo Cambridge Dictionary

Theo cuốn Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 1, “CNTT là thuật ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin

và quy trình xử lý thông tin CNTT cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi tính và phương tiện truyền thống nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa của con người”.5

Nghị quyết Chính phủ số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993 đã đưa ra định nghĩa về CNTT đầu tiên ở Việt Nam: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính

và viễn thông – nhằm tổ chức kahi thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”6

CNTT còn được giải thích tại Luật CNTT số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”7

Từ các khái niệm trên, CNTT là những phương pháp khoa học, phương tiện và trang thiết bị tân tiến để phục vụ cho việc xử lý thông tin, lưu trữ, bảo mật và số hóa thông tin

5 Trung tâm biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam, Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 1, tr586

6 Chính phủ, Nghị quyết Chính phủ số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993

7 Quốc hội, Luật CNTT số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006, điều 4, khoản 1

1.1.4 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin”

CNTT ngày càng phát triển tạo ra vô vàn cơ hội và thách thức Ứng dụng CNTT là điều kiện cần thiết để một cơ quan, tổ chức phát triển bền vững và nâng cao năng suất lao động cũng như bắt kịp xu hướng hội nhập với thế giới

Theo Điều 4, Luật số 67/2006/QH11 Luật CNTT ngày 29 tháng 6 năm 2006: “Ứng dụng CNTT là việc sử dụng CNTT vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của các hoạt động này8”

1.1.5 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”

Ứng dụng CTT và công tác văn phòng có mối quan hệ qua lại, bổ trợ, tác động lẫn nhau Ứng dụng CNTT giúp công tác văn phòng trở nên có hệ thống và ngược lại, công tác văn phòng là nhân tố giúp khai thác, phát triển CNTT

Do vậy, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là đưa vào sử dụng các trang thiết bị, máy móc và hệ thống CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng như thu thập, xử lý thông tin, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý tài sản,… nhằm duy trì và quản lý tốt hoạt động của cơ quan, tổ chức để đạt được mục tiêu của

cơ quan, tổ chức

1.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Hiện nay, CNTT đang trên đà phát triển cao Chính vì thế, việc ứng dụng CNTT vào mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội được đẩy mạnh và đem lại hiệu quả

to lớn

Văn phòng là đơn vị đảm bảo sự vận hành của một cơ quan, tổ chức Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là việc làm thiết yếu, hỗ trợ tối đa cho các khâu nghiệp vụ

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng giúp thông tin được tiếp cận một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời CNTT cũng giúp cho nhân viên văn phòng có thể tiếp cận được nhiều luồng thông tin khác nhau cùng một thời điểm, từ đó tổng hợp được thông tin đa chiều và khách quan

Bên cạnh đó, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng không chỉ giúp cho các nghiệp vụ văn phòng diễn ra nhanh chóng, dễ dàng mà còn hỗ trợ cho việc quản lý công việc trở nên sát sao và nghiêm túc hơn Các hoạt động trong văn phòng được kiểm soát tốt, tính minh bạch được nâng cao

Cũng nhờ ứng dụng CNTT, Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng nắm bắt các tình huống Từ đó, đưa ra quyết định đúng đắn, chỉ đạo kịp thời các công việc cần giải quyết

CNTT tạo một môi trường liên kết, tiếp cận được nhiều đối tác Không chỉ thế, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và khoa học với các hệ thống tự động, khâu nghiệp vụ được thực hiện dễ dàng

Ứng dụng CNTT giúp giảm chi phí trong hoạt động văn phòng như giảm chi phí giấy, bưu phẩm do sự chuyển giao văn bản điện tử, giảm chi phí đi lại, tổ chức hội họp vì các cuộc hội họp trực tuyến diễn ra đan xen,…

Cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có thiết bị kết nối mạng Nhờ đó, công việc giải quyết nhanh chóng, nhất là những việc khẩn cấp

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là điều kiện tiên quyết để trở thành một văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại Nó cũng là bước cơ bản nhất để hiện đại hóa văn phòng

1.3 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng gồm:

- Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu – tổng hợp

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Do

đó, văn phòng cũng chính là bộ phận thực hiện công tác tham mưu – tổng hợp chính trong cơ quan, tổ chức Tham mưu và tổng hợp luôn đi liền với nhau, hỗ trợ nhau Tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp

Tham mưu là việc đề xuất, đóng góp ý kiến hoặc đề nghị, kiến nghị về nội dung của một chủ trương, một lĩnh vực, một công đoạn, một dự án, một nội dung cụ thể trong hoạt động, có mang tính chất chỉ đạo cho Lãnh đạo của cơ

“Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [7;125] Việc tổng hợp ra một chỉnh thể nội dung đều hướng đến mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là bộ phận tổng hợp các cuộc họp, hội thảo, ký kết hợp đồng,… của cơ quan, tổ chức theo tuần, quý, tháng Ngoài ra, văn phòng thông báo và truyền đạt ý kiến chỉ đạo từ ban Lãnh đạo và tổng hợp các ý kiến phản hồi của các phòng, ban để báo cáo lại với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Công tác tham mưu – tổng hợp thật sự thuận tiện hơn nhờ ứng dụng CNTT Việc soạn thảo các văn bản về chương trình, kế hoạch, chương trình công tác, thuyết minh dự án,… được thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng, đặc biệt là Microsoft Office Word

Bên cạnh đó, việc thu thập và xử lý thông tin cũng được thực hiện chủ yếu trên các phần mềm hoặc ứng dụng trên máy tính Ví dụ một vài phần mềm

và ứng dụng như Hòm thư điện tử (Gmail), Zalo, Facebook, Youtobe,… Khi sử dụng chúng, nhân viên văn phòng không những tiết kiệm thời gian làm việc mà thông tin thu thập được còn sống động dưới nhiều hình thức khác nhau

- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ là công tác không thể thiếu trong cơ quan, tổ chức Dù là cơ quan nhà nước cấp trung ương hay doanh nghiệp nhỏ muốn duy trì hoạt động của tổ chức mình đều phải sản sinh văn bản để phổ cập những quy chế, chính sách, cách thức hoạt động của tổ chức mình Do đó, văn thư – lưu trữ lài càng trở nên quan trọng hơn

Công tác văn thư – lưu trữ nhằm đảm bảo cung cấp, bảo mật giữ gìn

thông tin để nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc của cơ quan, tổ chức

Văn bản sản sinh trong cơ quan, tổ chức đều phải dựa trên cơ sở thông tin

từ những chủ trương, chính sách của nhà nước, luật và các điều lệ của cơ quan,

tổ chức đó Thông tin càng đầy đủ, chính xác thì văn bản ban hành ra càng đúng đắn và chi tiết hơn và thông tin chính xác nhất chính là thông tin thu thập được

từ các văn bản Vì vậy, việc tổ chức lưu trữ hồ sơ, giấy tờ cần sự cẩn thận, chu đáo và tỉ mỉ

CNTT đã được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực, bao gồm cả công tác văn thư – lưu trữ Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư – lưu trữ là nhu cầu khách quan Nó đã hỗ trợ đắc lực cho việc chuyển mình từ văn thư – lưu trữ thủ công sang tự động

Qua đó, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian hơn và đảm bảo chính xác cao, hạn chế tối đa việc mất mát, không tìm thấy tài liệu, hồ sơ

- Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện

Hội họp và sự kiện cũng là một hoạt động không thể thiếu trong cơ quan,

tổ chức Nó cũng là việc thực hiện công việc nhằm hoàn thành chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Hội họp và sự kiện thường được tổ chức theo tuần, quý, tháng nhằm báo cáo, trao đổi tình hình với Lãnh đạo trog cơ quan, tổ chức, tham mưu đóng góp

ý kiến để đưa ra hướng giải quyết Đây cũng là nơi mọi thành viên trong cơ quan, tổ chức có thể thực hiện quyền dân chủ, nói ra ý kiến của mình

Hội họp và sự kiện còn được tổ chức nhằm thông báo, phối hợp và học hỏi lẫn nhau giữa các phòng, ban trong cơ quan, tổ chức Nó được diễn ra theo một trình tự nhất định

Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức hội họp , sự kiện là việc sử dụng các trang thiết bị như máy chiếu, loa, máy tính,… hay các phần mềm như Microsoft Office PowerPoint, video,… để buổi họp, sự kiện được sinh động và thu hút sự quan tâm hơn

- Ứng dụng CNTT trong công tác thu thập và xử lý thông tin

Trong cơ quan, tổ chức, thông tin là yếu tố tác động trực tiếp đến việc ra quyết định của Lãnh đạo Thông tin đúng thì quyết định đưa ra chính xác, giải quyết công việc trôi chảy Ngược lại, thông tin sai dẫn tới việc quyết định lệch hướng, giảm chất lượng công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Do tính chất đa dạng và đa chiều của thông tin, văn phòng sẽ thu thập và

xử lý thông tin, đưa ra những thông tin chính xác và cụ thể nhất để trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng và phần mềm hỗ trợ cho việc truy tìm, tra cứu thông tin Vì vậy, ứng dụng CNTT vào trong công tác thu thập và xử lý thông tin là việc cần thiết giúp thông tin được cập nhật thường xuyên, đáp ứng được nhu cầu thông tin trong cơ quan, tổ chức

- Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản

Văn phòng là bộ phận đảm đương công tác quản lý tài sản của cơ quan, tổ chức Đây là việc hết sức quan trọng Toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật dụng trong cơ quan, tổ chức đều do văn phòng trực tiếp mua, quản lý và tổ chức

sử dụng

Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra, thống kê những cơ sở vật chất, trang thiết bị vật dụng này khi đến kỳ Từ đó đưa ra đánh giá, kế hoạch sử dụng hoặc thay mới chúng khi đến kỳ tiếp theo

Do sự phát triển của CNTT, ngày nay có rất nhiều phần mềm giúp cơ quan, tổ chức có thể sử dụng để quản lý tài sản như phần mềm Misa, phần mềm DTSoft,… Nhân viên văn phòng nên tìm hiểu những phần mềm thuận tiện khi

sử dụng để công tác quản lý tài sản trở nên hiệu quả hơn

- Ứng dụng CNTT trong công tác bảo vệ an ninh cơ quan

Công tác bảo vệ an ninh là công tác cần được chú trọng và đảm bảo tuyệt đối trong mọi cơ quan, tổ chức Nếu công tác bảo vệ an ninh chặt chẽ thì người lao động trong cơ quan, tổ chức mới có thể yên tâm làm việc, mọi tài sản của cơ quan, tổ chức được bảo đảm

Công tác này không chỉ có việc tuần tra, kiểm soát khách ra vào cơ quan

mà còn có những thiết bị có thể theo dõi hoạt động trong cả cơ quan, điều khiển

từ xa để đảm bảo an ninh tốt nhất cho cơ quan, tổ chức

1.4 Điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Để việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng đạt hiệu quả cao nhất,

cơ quan, tổ chức cần phải đáp ứng một số điều kiện cơ bản

Thứ nhất là về nguồn nhân sự văn phòng Muốn ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng thì nhân viên văn phòng cần thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản về tin học Họ có thể tìm hiểu, nắm bắt việc sử dụng các phần mềm

để ứng dụng tốt vào từng công việc cụ thể

Thứ hai là về trang thiết bị, cơ sở vật chất Trước tiên ở phần cứng, một vài thiết bị phần cứng cơ bản như máy tính, điện thoại, máy chiếu, máy in, máy photocopy,… Ở phần mềm có các phần mềm nổi bật như Microsoft Office, hòm thư điện tử, cổng thông tin trực tuyến,… Phần cứng và phần mềm phải được trang bị đồng bộ, bổ trợ nhau để phát huy hết chức năng của mình

Đường truyền mạng cũng rất quan trọng trong quá trình nhận và truyền tin Có các loại mạng như mạng Internet, mạng WAN, mạng LAN Mỗi loại mạng có tính chất sử dụng khác nhau để phù hợp với từng công việc khi lắp đặt chúng Đường truyền mạng ổn định sẽ tạo điều kiện cho việc xử lý công việc ổn định, không bị đứt đoạn

* Tiểu kết chương 1:

Ở chương 1, tôi đã đưa ra một số khái niệm và vai trò của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng Bên cạnh đó, tôi cũng nêu nội dung của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và điều kiện cơ bản để ứng dụng CNTT đạt hiệu quả Đây là những cơ sở lý luận giúp tôi nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom ở chương 2 tốt hơn

Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM

2.1 Giới thiệu chung về Công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Tên giao dịch quốc tế: Infastructure Investment and Transportations Contruction Join Stock Company

Tên viết tắt: Intracom

Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là:

- Đầu tư xây dựng, vận hành nhà máy thủy điện, sản xuất kinh doanh điện;

- Kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ bất động sản;

- Đầu tư xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật đối với các dự án phát triển nhà và khu đô thị mới, san lấp mặt bằng, xây dựng các hệ thống cấp nước, thoát nước;

- Xây dựng các công trình giao thông và giao thông đô thị;

- Lập các dự án kinh doanh hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội;

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thủy lợi và các công trình ngầm;

- Lập quản lý thực hiện các dự án đầu tư và xây dựng cho các chủ đầu tư trong và ngoài nước; tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về giải phóng mặt bằng;

- Xây dựng và lắp đặt các công trình đường dây có điện áp 110KV và trạm có điện áp 110KV, trạm biến áp có dung lượng đến 2500KVA;

- Lập và quản lý thực hiện dự án các công trình cầu, hầm, đường bộ, cầu cảng, kè sông biển;

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, vật tư máy móc, thiết bị chuyên ngành xây dựng;

- Khai thác, sản xuất chế biến và kinh doanh đá xây dựng

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) [Phụ lục 1] thành lập ngày 21/12/2002 với 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng bất động sản, năng lượng sạch, vật liệu xây dựng, thi công xây lắp

Năm 2006, Intracom được cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số 311/QĐ-UB ngày 17 tháng 01 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội; hoạt động theo Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh số

0103010756 do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 23 tháng 01 năm 2016 Trên đà phát triển, hơn 15 năm qua, Intracom không ngừng đổi mới chất lượng sản phẩm, dịch vụ để làm hài lòng khách hàng, tăng sức cạnh tranh và khả năng hội nhập

Hiện nay, Intracom đang là chủ đầu tư của nhiều tổ hợp nhà cao tầng và văn phòng gồm: Intracom 1, Intracom 2, Intracom Riverside góp phần tạo không gian sống an lạc, giải quyết nhu cầu nhà ở cấp thiết của người có thu nhập trung bình tại Hà Nội

Trong lĩnh vực năng lượng sạch, Intracom cũng là chủ đầu tư, vận hành

của nhiều dự án lớn như Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3, Pờ

Hồ, Nậm Pung tại Lào Cai; thủy điện Cẩm Thủy tại Thanh Hóa, góp phần cung cấp điện năng ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội của địa phương và cả nước

Một vài năm trở lại đây, Intracom tiếp tục mở rộng vốn đầu tư sang lĩnh vực y tế với việc thành lập Bệnh viện Đa khoa Phương Đông để phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khỏe người Việt

Tiến tới, Intracom còn đẩy mạnh đầu tư phát triển mảng nông nghiệp sạch, dịch vụ nghỉ dưỡng,… để không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống của mọi người

Điểm đặc biệt trong phương thức hoạt động của Intracom chính là văn hóa “Từ bi - Trí tuệ - Vị tha” được xây dựng trên nền tảng Phật giáo: “Cuộc sống cũng như kinh doanh, con người không khinh ghét, không cạnh tranh thiếu lành mạnh mà che chở, tạo giá trị cho nhau để cùng đạt được mục đích là ấm no, hạnh phúc”

Intracom đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,… Những công trình của Intracom luôn đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật và mặt thẩm mỹ

Intracom chọn định hướng quản lý theo kết quả và theo dự án Vì vậy,

“Quản trị theo mục tiêu” là phương pháp quản lý chủ đạo của Công ty

Kể từ khi thành lập đến nay, Intracom dần khẳng định được vị thế, xây dựng thương hiệu của mình trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản Intracom có

sự đóng góp đáng kể vào sự phát triển kinh tế - xã hội và văn hóa của Việt Nam Với đội ngũ nhân viên năng động, tập thể Lãnh đạo trẻ trung đầy kinh nghiệm

và các cộng tác viên uy tín, mọi thành viên trong gia đình Intracom cùng gắn bó hoạt động vì lợi ích chung của Công ty

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Thứ nhất, về chức năng của Intracom Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng

Hạ tầng và Giao thông (Intracom) là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất

động sản,… chịu sự giám sát của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Intracom hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến Đứng đầu Công ty

là Tổng Giám đốc, có quyền quyết định toàn bộ việc điều hành, chỉ đạo Mọi hoạt động của Công ty được thống nhất từ trên xuống dưới nhờ có sự tham mưu của các phòng, ban

Điểm nổi bật là Intracom hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như: Dự

án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán tại Trung Văn; Dự án khu văn phòng, nhà ở bán tại Phú Diễn; Dự án nhà ở tái định cư NOCT tại Cầu Diễn;

Dự án nhà ở xã hội tại Phú Diễn; Dự án thủy điện Nậm Pung; Dự án thủy điện

Tà Lơi 1; Dự án thủy điện Tà Lơi 2; Dự án thủy điện Tà Lơi 3; Dự án thủy điện Cẩm Thủy; Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông

Thứ hai, về nhiệm vụ của Intracom Công ty có trách nhiệm tuân thủ, chấp hành nghiêm các văn bản luật của nhà nước như luật doanh nghiệp, luật kinh tế, luật kinh doanh,… Ngoài ra, Intracom đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, thực hiện chính sách của thành phố, quận địa bàn

Tổ chức các hoạt động kinh doanh, sản xuất, văn hóa theo điều lệ của Công ty

Dự thảo các dự án, công trình và lên kế hoạch thực hiện chúng của Công

ty

Hợp tác với các tập đoàn, đơn vị khác để nâng cao chất lượng công trình,

an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật

Intracom luôn mang đến cho khách hàng và đối tác sự an lạc, hạnh phúc với tất cả các dự án của mình

Intracom ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, tiến tới trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, Công ty hoạt động đa lĩnh vực, lấy kết nối Đông Tây làm mục tiêu phát triển

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Ảnh 2.1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức – quản lý điều hành Intracom

(Nguồn: Trang web Intracom)

Trong đó:

Tổng Giám đốc là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung đối với tất cả các lĩnh vực kinh doanh của Intracom Công ty hoạt động theo chế độ thủ trưởng, mọi hoạt động được thống nhất từ trên xuống dưới Tổng Giám đốc có quyền quyết định toàn bộ về phương hướng sản xuất, phương thức kinh doanh, tổ chức công tác đối nội, đối ngoại,

mở rộng lĩnh vực kinh doanh và hiệu quả sử dụng nguồn vốn

Intracom có 03 Phó Tổng Giám đốc, có nhiệm vụ giúp Tổng Giám đốc quản lý Công ty về các mảng khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý dự án và quản lý giao dịch của Công ty

Văn phòng Công ty là cánh tay phải, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của Công ty Đây là bộ phận thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp và giúp việc,

hậu cần, đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho Công ty

Phòng Tài chính – Kế toán có trách nhiệm lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất – nhập nguyên liệu, hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế, đồng thời theo dõi cơ cấu vốn

Phòng Kế hoạch Kỹ thuật phụ trách toàn bộ kỹ thuật trong quá trình thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị Phòng tổ chức giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm

Các phòng Dự án 1 và Dự án 2 thực hiện giám sát quá trình thi công của toàn bộ cong trình của Công ty

Có thể thấy rằng, cơ cấu tổ chức của Intracom được thiết kế khoa học, hợp lý, không bị chồng chéo công việc Các phòng ban làm các nhiệm vụ chuyên môn, nâng cao sự chuyên môn hóa trong công việc

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Công ty

Văn phòng tại Intracom thực hiện hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần Văn phòng giúp việc trực tiếp cho Ban Giám đốc, tham mưu ý kiến cho Ban Giám đốc trong điều hành công việc hàng ngày như lập kế hoạch giúp Lãnh đạo điều hành công việc, lên chương trình hội họp, báo cáo thông tin về nhân sự để Lãnh đạo nắm bắt và có quyết định phân bổ nhiệm vụ hợp lý

Văn phòng là cầu nối giữa Ban Giám đốc và các phòng ban chuyên môn

và ngược lại Tham mưu cho Lãnh đạo về xây dựng môi trường làm việc văn minh, thân thiện

Bên cạnh đó, Văn phòng thực hiện các chính sách cho người lao động như tiền lương, tiền bảo hiểm, trợ cấp, khen thưởng cũng như kỷ luật đối với tất cả các thành viên trong Công ty

Văn phòng thường xuyên cập nhật các văn bản của nhà nước và các văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để phổ biến, giải

đáp đối với các phòng, ban khác

Văn phòng Intracom cũng tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về những rủi ro trong các dự án, lĩnh vực đầu tư sản xuất, quan sát thực tiễn tình hình và báo cáo lại với Ban Giám đốc

Văn phòng Công ty còn thực hiện chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện về vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên trong Công ty, tổ chức các hoạt động đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi xa cho Lãnh đạo, chuẩn bị cho các chương trình, sự kiện tại Công ty

Văn phòng mua sắm đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho Công ty và

tổ chức bảo quản chúng; đảm bảo phương tiện di chuyển khi cán bộ, nhân viên Công ty đi làm ngoài phạm vi Công ty

Trong trường hợp Công ty có tranh chấp nội bộ hoặc bên ngoài Công ty, Văn phòng là đơn vị đứng ra hòa giải, giải quyết các tranh chấp này một cách thỏa đáng

Về nhiệm vụ của Văn phòng Văn phòng Intracom thực hiện nhiệm vụ cụ thể là:

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ

Văn phòng Intracom có nhiệm vụ soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Công ty, tránh trường hợp mất văn bản

Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của nhà nước về bảo quản con dấu

Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, bản thiết kế dự án sản sinh trong quá trình hoạt động của Công ty vào kho lưu trữ

- Thực hiện công tác tổ chức và quản lý nhân sự

Nghiên cứu thực tế nhân sự, xây dựng kế hoạch nhân sự và tham mưu cho Lãnh đạo về nhân sự phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của Công ty

Chủ trì phối hợp với các phòng, ban chuyên môn trong việc tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự trong Công ty

Tổ chức giám sát, kiểm tra chất lượng nhân sự trong Công ty Văn phòng thực hiện đánh giá khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân sự trong Công ty và

trình Ban Giám đốc

Tổng hợp chấm công và tính tiền lương cho nhân sự trong Công ty theo quy định Nghiên cứu các chế tài về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân sự Công ty

- Xây dựng chương trình kế hoạch

Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch cho Công ty theo tuần, tháng, quý, năm Ngoài ra, Văn phòng cũng chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra giám sát việc thực hiện các chương trình, kế hoạch này

- Tổ chức hội họp, sự kiện

Mọi cuộc hội họp, sự kiện trong Công ty phải do văn phòng quyết định, lên kế hoạch, xây dựng chương trình và chuẩn bị

- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, quản lý tài sản

- Văn phòng lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm

ci tiêu cho hội họp, sự kiện, mua sẵm trang thiết bị và mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho Công ty

- Văn phòng tham mưu những ý kiến, đề xuất quan điểm về những việc chưa hợp lý trong quá trình hoạt động của Công ty với Ban Giám đốc và có quyền từ chối giải quyết các trường hợp khi xét thấy không đảm bảo cơ sở pháp

lý, nguyên tắc làm việc, nội quy Công ty

Văn phòng Công ty Intracom [Phụ lục 2]

2.1.5 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Intracom gồm:

- Chánh Văn phòng;

- Nhân viên văn thư – lưu trữ;

- Nhân viên quản trị;

- Nhân viên nhân sự;

- Nhân viên lễ tân;

- Nhân viên IT;

- Bộ phận lái xe;

- Bộ phận bảo vệ;

- Bộ phận tạp vụ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Công ty Intracom

(Nguồn: Văn phòng Công ty)

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

2.2.1 Đội ngũ nhân sự của trong ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng tại Công ty

Tại Đại hội Đảng lần thứ VIII (tháng 6 năm 1996), Đảng đã đưa ra quan điểm “Lấy việc phát huy nguồn lực con người làm yếu tố cơ bản cho sự phát triển nhanh chóng và bền vững” Từ đó thấy được tầm quan trọng của nguồn nhân sự Nó là yếu tố quyết định cho sự phát triển hay tụt hậu của một cơ quan, doanh nghiệp

Trong những năm trở lại đây, nhân sự của Văn phòng Intracom ngày càng tăng về số lượng và chất lượng Bên cạnh đó, các nhân viên cũng được chuyên môn hóa nhằm nâng cao hiệu quả công việc Dưới đây là bảng thống kê về năng lực của đội ngũ nhân viên làm việc trực tiếp tại Văn phòng Intracom:

Nhân viên nhân sự

Nhân viên lễ tân

Nhân viên IT

Bộ phận lái xe

Bộ phận tạp vụ

Bộ phận bảo vệ

STT Họ và tên Chức danh Trình độ Chứng chỉ

CNTT

1 Nguyễn Thị Kim Anh Chánh Văn phòng Thạc sĩ Cơ bản

2 Hoàng Thị Ánh Nguyệt Nhân viên văn thư

– lưu trư

Cử nhân Cơ bản

3 Nguyễn Thị Kim

Hường

Nhân viên nhân sự Cử nhân Cơ bản

4 Đinh Thị Ngọc Mai Nhân viên lễ tân Cử nhân Cơ bản

5 Nguyễn Như Tĩnh Nhân viên IT Cử nhân Quốc tế

Bảng 2.1:Thống kê về năng lực của đội ngũ nhân viên làm việc trực tiếp tại Văn

phòng Intracom năm 2019

(Nguồn: Văn phòng Công ty)

Từ bảng số liệu trên, ta thấy do đặc thù công việc nên nhân sự làm việc tại văn phòng chiếm đa số là nữ giới, nam giới chiếm số lượng rất ít

Các nhân sự trong Văn phòng đều đạt trình độ đại học trở lên, không có ai

có trình độ dưới đại học Điều này chứng tỏ nhân sự Văn phòng có trình độ cao, nâng cao năng suất hoạt động của văn phòng, đáp ứng được yêu cầu làm việc với khối lượng công việc cao, tăng sự cạnh tranh của Công ty

Bên cạnh đó, các cán bộ, nhân viên tại Văn phòng Công ty cũng được phân công vị trí việc làm phù hợp với chuyên môn Ví dụ nhân viên văn thư – lưu trữ tốt nghiệp cử nhân ngành Quản trị văn phòng, nhân viên nhân sự tốt nghiệp cử nhân ngành Quản trị nhân sự,…

Ngoài ra, 100% nhân sự làm việc trực tiếp tại văn phòng đều có chứng chỉ CNTT Đây là điều kiện cho việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng dễ dàng, nhanh chóng hơn Số liệu này cũng khẳng định tất cả các cán bộ, nhân viên tại Văn phòng Công ty đều sử dụng thành thạo máy tính, kiến thức tin học văn phòng tốt và có khả năng tìm kiếm thông tin nhanh trên Internet

(Nguồn: Văn phòng Công ty)

Nhân sự làm việc tại Văn phòng Công ty có cơ cấu độ tuổi trẻ Tất cả nhân sự đều đang trong độ tuổi từ 25-35, không có nhân sự ngoài 35 tuổi Đó là

độ tuổi trẻ giàu năng lượng, sáng tạo, nhiệt huyết, dễ dàng cập nhật thông tin và nắm bắt xu hướng Đây cũng chính là nền tảng cho việc ứng dụng CNTT vào xử

lý công việc thuận tiện, nhanh chóng

Nhân sự với trình độ cao cùng với ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng sẽ từng bước tạo một văn phòng hiện đại và môi trường làm việc chuyên nghiệp

2.2.2 Trang thiết bị, cở sở vật chất trong Văn phòng Công ty

Trang thiết bị và cơ sở vật chất là công cụ, phương tiện hỗ trợ cho tất cả các hoạt động trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng Nó cũng là điều kiện để văn phòng hoạt động nhanh chóng, chuyên nghiệp, nhất là trong thời kỳ CNTT được đề cao trong mỗi cơ quan Tùy theo điều kiện cụ thể và nhu cầu sử dụng của từng cơ quan, tổ chức mà trang thiết bị được trang bị khác nhau

Văn phòng Intracom được đặt tại phòng đầu tiên khi bước vào Công ty

Vị trí này tạo điều kiện thuận lợi cho sự kết nối công việc giữa Công ty và các đối tác hoặc Công ty con, giữa Văn phòng Công ty với các phòng ban khác

Thực tế cho thấy, Văn phòng Công ty đã được trang bị đầy đủ trang thiết

bị cần thiết cho hoạt động văn phòng Cụ thể:

Các trang thiết bị phục vụ cho quá trình thu thâp, xử lý và truyền tin như máy tính, máy in, máy photocopy,…

STT Tên trang thiết bị Số lƣợng Đơn vị

Các phương tiện hỗ trợ cho quá trình làm việc như bàn ghế, điều hòa, tủ đựng tài liệu,…

Bảng 2.3: Thống kê trang thiết bị tại Văn phòng Intracom năm 2019

(Nguồn: Văn phòng Công ty)

Do Văn phòng tại Intracom có tính chuyên môn hóa cao, nhân sự không nhiều nên số lượng trang thiết bị tại Văn phòng đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng cho hoạt động của Văn phòng Công ty

Tất cả máy tính trong tại Văn phòng Công ty đều được kết nối mạng LAN

để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin từ máy này sang máy khác Mạng LAN hay còn gọi là mạng máy tính cục bộ là hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong phạm vi nhỏ phục vụ cho công việc và chia sẻ dữ liệu

Công ty cũng trang bị hệ thống mạng Internet tốc độ cao của nhà mạng VNPT với nhiều modun phát Wifi tại tất cả các phòng, ban trong Công ty đảm bảo đường truyền luôn ổn định, tránh bị gián đoạn công việc

Về một số phần mềm đang được sử dụng tại Văn phòng Công ty Trước hết là phần mềm phục vụ cho việc soạn thảo:

STT Tên phần mềm Chức năng

1 Microsoft Office Word

2007

Soạn thảo văn bản

2 Microsoft Office Excel

2007

Soạn thảo văn bản, thống kê số liệu

3 Microsoft Office

PowerPoint 2007

Làm slide trình chiếu trong các cuộc họp

Bảng 2.4: Phần mềm soạn thảo văn bản tại Văn phòng Công ty Intracom Ngoài ra là một số các phần mềm quản lý, trao đổi thông tin là:

1 Hòm thư điện tử (Gmail) Trao đổi công việc, gửi và tiếp nhận văn bản

đi, đến

2 Zalo Trao đổi thông tin trong nội bộ Công ty, trình

Lãnh đạo duyệt văn bản, báo cáo kết quả thực hiện công việc

3 Facebook, Youtobe Tìm kiếm thông tin

Bảng 2.5: Phần mềm quản lý và trao đổi thông tin tại Văn phòng Công ty Như vậy, Văn phòng Công ty đã tổ chức sử dụng những phần mềm tiện ích vào trong hoạt động của văn phòng Đặc biệt phần mềm Microsoft Office Word, Gmail và Zalo là 3 phần mềm được sử dụng nhiều nhất, hỗ trợ đắc lực cho công việc diễn ra trong Văn phòng Intracom

2.2.3 Công tác quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Công ty

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là vấn đề quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Để việc ứng dụng CNTT được hiệu quả nhất thì khâu tổ chức quản lý việc ứng dụng CNTT giữ vai trò then chốt Việc ứng dụng CNTT cần được hướng dẫn cụ thể, có quy định về việc sử dụng các trang thiết bị

ở hoạt động văn phòng

Tại Văn phòng Intracom, các trang thiết bị và cơ sở vật chất được trang bị tương đối đầy đủ như máy tính, máy in, bàn ghế, máy photocopy,… và các phần mềm cơ bản phục vụ cho việc thực hiện công việc như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel,…

Việc quản lý phần mềm, mạng Internet, mạng LAN được quy định cụ thể Intracom nghiêm cấm cán bộ, nhân viên tự ý sao chép, sử dụng phần mềm có bản quyền hoặc không có bản quyền vào bất kỳ một máy tính nào của Công ty Đây là một trong những phương pháp bảo mật an toàn thông tin của Công ty vì khi sao chép, sử dụng phần mềm vào máy tính Công ty có thể tạo ra lỗ hổng phá

vỡ tính bảo mật, virus lan sang các phần mềm khác

Các cán bộ, nhân viên trong Công ty không được tùy tiện sử dụng account của Công ty phục vụ mục đích cá nhân và phải tuyệt đối bảo mật password được cung cấp để sử dụng các phương tiện của Công ty

Khi cập nhật hoặc mua phần mềm mới, Ban Lãnh đạo Công ty luôn yêu cầu tất cả cán bộ, nhân viên trong Công ty tham gia tập huấn sử dụng phần mềm thể hiện tại văn bản như Thông báo số 945/TB-CT của Intracom về việc tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành Công ty [Phụ lục 3],…

Mặc dù Ban Lãnh đạo Intracom có mức quan tâm nhất định về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhưng chưa ban hành bất cứ văn bản nào quy định, hướng dẫn cụ thể về vấn đề này Tất cả những các trang thiết bị tại Công ty đều do nhân viên IT đảm nhiệm lắp đặt, nghiên cứu sử dụng và sửa chữa khi hỏng hóc Do đó, để đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong các khâu nghiệp

vụ văn phòng còn mơ hồ, thiếu cơ sở

Cũng bởi chưa có văn bản quy định nên công tác kiểm tra, giám sát ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng còn lỏng lẻo, chưa thật sự được đề cao và thực hiện một cách nghiêm túc

Chốt lại, công tác quản lý ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Intracom còn hời hợt, chưa được chú trọng Điều này cần sớm được khắc phục

để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Công ty

2.2.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Công ty

2.2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu – tổng hợp

Bên cạnh Ban Trợ lý Thư ký, Văn phòng Intracom là cánh tay phải, thực hiện việc tham mưu – tổng hợp cho Ban Giám đốc Công ty Để làm tốt công tác tham mưu – tổng hợp, Văn phòng thu thập, xử lý và chọn lọc thông tin, đưa ra thông tin tổng hợp chính xác nhất Thông tin này được tham mưu với Lãnh đạo Công ty để phục vụ việc ra quyết định

Văn phòng tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về các vấn đề sau:

- Tham mưu về tổ chức bộ máy văn phòng

Dựa vào thực tiễn công việc hiện tại, văn phòng lập kế hoạch, đề xuất với Lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy, cắt giảm nhân sự hoặc thêm nhân sự, bổ sung nhân sự chuyên môn cho những lĩnh vực còn trống

- Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch

Chương trình, kế hoạch công việc được lập theo năm, tháng và tuần Ví

dụ mẫu kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng [Phụ lục 4]

Văn phòng thực hiện tham mưu cho Lãnh đạo về đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện chương trình, kế hoạch của các phòng, ban và các cá nhân

- Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động

Văn phòng Intracom đã tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty nhiều quy chế, nội quy như quy định làm việc tại Công ty, nội quy Công ty, quy chế văn hóa công sở Công ty,…

Việc ban hành nội quy, quy chế giúp tăng năng suất lao động, tạo môi trường làm việc văn minh, hiện đại

- Tham mưu về soạn thảo văn bản, công tác văn thư – lưu trữ

Văn phòng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về quy trình soạn thảo văn bản Chánh Văn phòng cũng là người kiểm tra các thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản trước khi trình Ban Giám đốc ký

Văn phòng nghiên cứu các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cho các khâu

nghiệp vụ mà phù hợp với quy trình văn thư – lưu trữ của Công ty để có thể áp dụng vào làm việc

- Xây dựng kế hoạch cho các cuộc hội họp, sự kiện, lễ ký kết hợp đồng của Công ty

Về công tác tổng hợp Văn phòng Intracom thực hiện tổng hợp tài liệu, xây dựng kế hoạch để tổ chức thực hiện các cuộc hội họp, lễ ký kết hợp đồng, sự kiện của Công ty

Việc tổng hợp còn biểu hiện ở việc tổng hợp cá ý kiến của các phòng, ban chuyên môn báo cáo lại với Lãnh đạo Công ty để tìm biện pháp giải quyết Văn phòng rà soát, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện công việc tại các phòng ban

và tổng hợp làm báo cáo cho Ban Giám đốc

Việc ứng dụng CNTT vào công tác tham mưu – tổng hợp chủ yếu là sử dụng phần mềm soạn thảo Microsoft Office Word 2007 để soạn các bản dự thảo Ứng dụng CNTT còn giúp việc thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng hơn, đảm bảo tiến độ công việc và chất lượng công việc

2.2.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động cốt yếu, không thể thiếu trong cơ quan, tổ chức Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ là áp dụng các phương tiện tin học, phần mềm vào nghiệp vụ văn thư – lưu trữ như quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ,… giúp công tác này nhanh chóng, chính xác và dễ dàng tìm kiếm thông tin

Thực tế cho thấy rằng, tình hình tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở Intracom trong những năm qua diễn ra nghiêm túc và đúng quy định của Nhà nước Intracom đang trên đà phát triển trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, Công ty hoạt động đa lĩnh vực tại Việt Nam Với một khối lượng công việc lớn, công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty phải ứng dụng CNTT để thực hiện công việc hiệu quả, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ, nhân viên Công ty

* Ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản

Văn bản là phương tiện truyền tải thông tin cơ bản của Công ty đối với

cấp trên, cấp dưới, cùng cấp và với các đối tác, khách hàng của Công ty Nó chính là sợi dây liên lạc trong hoạt động quản trị doanh nghiệp và sản xuất kinh doanh của Công ty

Intracom ban hành các văn bản hành chính thông thường (quyết định, nội quy, quy chế,…), văn bản hành chính cá biệt (công văn, thông báo, biên bản, kế hoạch, hợp đồng, giấy mời, giấy giới thiệu, chương trình đi công tác,…) và các văn bản chuyên môn, nghiệp vụ (bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, giải trình phương án huy động vốn, hệ thống hóa đơn, chứng từ kế toán, giải trình phương

án kỹ thuật,…)

Số lượng văn bản ban hành tại Intracom tăng dần qua các năm Dưới đây

là bảng thống kê số lượng văn bản ban hành tại Công ty từ năm 2017-2019:

Bảng 2.6: Số lượng văn bản ban hành tại Công ty từ năm 2017-2019

(Nguồn: Văn phòng Công ty)

Từ bảng số liệu này, xây dựng biểu đồ về số lượng văn bản ban hành tại Công ty qua các năm:

Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản ban hành tại Công ty từ năm 2017-2019 Qua bảng số liệu và biểu đồ vẽ trên có thể thấy rằng số lượng văn bản ban hành tại Công ty tăng dần qua các năm, nổi bật là năm 2019 Số lượng văn bản ban hành năm 2019 của Công ty là 3788 văn bản, tăng 43.8% so với năm 2017

và tăng 39.2% so với năm 2018 Trong khi đó, số lượng văn bản ban hành tại

2018 chỉ tăng 4.6% so với năm 2017 Điều này chứng tỏ sự phát triển và mở rộng của Công ty

Loại văn bản được ban hành nhiều nhất tại Công ty là công văn Công văn tại Intracom chiếm 73.6% số lượng văn bản ban hành năm 2017, 66.7% số lượng văn bản ban hành năm 2018 và 79.2% số lượng văn bản ban hành văn

2019 Tiếp đó, hợp đồng và quyết định là hai loại hình văn bản chiếm số lượng văn bản ban hành cao tại Công ty

Công tác soạn thảo văn bản đòi hỏi tính chính xác và kịp thời do nó là những chỉ đạo từ Ban Giám đốc hoặc những điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thi công công việc

Văn bản được soạn thảo ở Intracom phải tuân thủ theo hướng dẫn soạn thảo và thể thức văn bản tại Quyết định số 19/QĐ-CT của Intracom ngày 17 tháng 02 năm 2009 Quyết định về việc ban hành Quy định hướng dẫn soạn thảo