Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM, thành phố hànội

Công ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông hằng ngày sản sinh một lượng v n bản tương đối lớn để trao đổi, giao dịch với các đối tác, khách hàng,… Tuy nhiên, qua quá trình tìm

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG HẠ TẦNG

VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ BÌNH

Mã số sinh viên : 1605QTVA007

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Các số liệu trong bài nghiên cứu của tác giả là do tác giả tìm hiểu và sưu tầm từ các tài liệu của cơ quan, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính

kế thừa, phát triển từ các tài liệu, bài báo, các công trình nghiên cứu đã được công

bố

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi

Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2020

Sinh viên

Trần Thị Bình

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, tôi xin gửi lời cảm ơn tới tất cả thầy cô trong khoa Quản trị V n ph ng đã giảng dạy và tạo điều kiện tốt nhất Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới ThS Đỗ Thị Thu Huyền đã tận tình hướng dẫn tôi trong thời gian qua

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng

Hạ tầng và Giao thông Intracom, chị Nguyễn Thị Kim Anh – Chánh V n ph ng, chị Nguyễn Thị Kim Hường và chị Hoàng Thị Ánh Nguyệt – nhân viên V n

ph ng đã nhiệt tình giúp đ và ch bảo tận tình cho tôi tại Công ty trong thời gian tìm hiểu thực tế

Trong quá trình nghiên cứu, do kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và thời gian nghiên cứu c n hạn chế nên khóa luận tốt nghiệp không tránh khỏi thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô để khóa luận tốt nghiệp của tôi thêm hoàn thiện

DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 01 Cơ cấu nhân sự tại V n ph ng Công ty

Bảng 02 Số lượng v n bản ban hành tại Công ty từ n m 2017- Tháng 4/2020 Bảng 03 Thống kê trang thiết bị v n ph ng phục vụ công tác soạn thảo và ban hành v n bản tại V n ph ng Công ty

Bảng 04 Thống kê phần mềm phục vụ công tác soạn thảo và ban hành v n bản tại Công ty

Bảng 05 Phần mềm quản lý và trao đổi thông tin trong quá trình soạn thảo và ban hành v n bản

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Giả thuyết khoa học 6

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Đóng góp của đề tài 6

8 Bố cục của đề tài 7

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 8

1.1 Một số khái niệm có liên quan 8

1.1.1 Khái niệm v n bản 8

1.1.2 Khái niệm v n bản quản lý nhà nước 9

1.1.3 Khái niệm v n bản hành chính 10

1.1.4 Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính 11

1.2 Phân loại văn bản hành chính 11

1.3 Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính 15

1.4 Yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 18

1.4.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành 18

1.4.2 Yêu cầu về nội dung 18

1.4.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày 20

1.4.4 Yêu cầu về ngôn ngữ và v n phong 21

1.4.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành v n bản 23

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính 25

1.5.1 Yếu tố con người 26

1.5.2 Yếu tố trang thiết bị, cơ sở vật chất 26

Tiểu kết 27

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 28

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom 28

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 28

2.1.2 Chức n ng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 30

2.2 Phân công trách nhiệm, các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 34

2.2.1 Phân công trách nhiệm về công tác soạn thảo và ban hành v n bản 34

2.2.2 Quy định về công tác soạn thảo và ban hành v n bản 35

2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty 36

2.3.1 Số lượng v n bản hành chính 36

2.3.2 Thẩm quyền ban hành v n bản hành chính tại Công ty 38

2.3.3 Nội dung v n bản 39

2.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày 40

2.3.5 Ngôn ngữ và v n phong 58

2.3.6 Quy trình soạn thảo và ban hành v n bản 59

2.4 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty 61

2.4.1 Yếu tố con người 61

2.4.2 Yếu tố trang thiết bị, cơ sơ vật chất 62

Tiểu kết 64

Chương 3 NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 65 3.1 Nhận xét chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty 65

3.1.1 Ưu điểm 65 3.1.2 Hạn chế 67 3.1.3 Nguyên nhân 68

3.2 Đề xuất nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 69

3.2.1 Nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo Công ty về công tác soạn thảo và ban hành v n bản 69 3.2.2 Xây dựng và ban hành quy định mới về hướng dẫn soạn thảo và thể thức

v n bản 70 3.2.3 Đào tạo, bồi dư ng, nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự 71 3.2.4 Mẫu hóa v n bản 71 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành v n bản 72 3.2.6 Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo và ban hành v n bản 73 3.2.7 Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất 74 3.2.8 Nhà nước cần ban hành v n bản về hướng dẫn soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại cơ quan, doanh nghiệp 75

Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC PHỤ LỤC

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, các cơ quan, doanh nghiệp có thêm nhiều hình thức giao tiếp, truyền đạt thông tin với nhau trong hoạt động điều hành và tổ chức Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả công việc thì không thể không kể đến vai tr của v n bản V n bản đóng vai tr vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào Nó là phương tiện truyền đạt thông tin, là minh chứng cho mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức Trong đó, công tác soạn thảo và ban hành v n bản là vấn đề cốt lõi, cần quan tâm đúng mức, giúp đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách hệ thống, bài bản hơn

Trên thực tế, không ch ở các cơ quan nhà nước chú trọng, quan tâm đến công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính mà ở các doanh nghiệp cũng rất quan tâm đến vấn đề này Công ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông hằng ngày sản sinh một lượng v n bản tương đối lớn để trao đổi, giao dịch với các đối tác, khách hàng,… Tuy nhiên, qua quá trình tìm hiểu thực

tế tại Công ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông, tác giả nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại đây c n một số hạn chế và tồn tại nhất định

Nhận thấy tầm quan trọng của v n bản cũng như công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại cơ quan, tổ chức nói chung và Công ty Cổ Phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông nói riêng, trên cơ sở những kiến thức được trang bị tại giảng đường và hiểu biết thông qua khảo sát thực tế tại cơ

quan, tác giả đã lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình với mục đích

nghiên cứu các cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính và thực trạng công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Từ đó đưa ra những nhận

xét và một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty nói riêng và các cơ quan, đơn vị nói chung

2 Lịch sử nghiên cứu

Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính đã có nhiều sách, giáo trình, công trình nghiên cứu khoa học luận án tiến sĩ, luận v n thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên đại học nghiên cứu trong và ngoài nước

Một là các giáo trình, sách như:

- Lê V n In, Phạm Hưng (1996), Phương pháp soạn thảo v n bản hành chính, NXB Chính trị Quốc gia Cuốn sách đưa ra những nội dung và yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính, phương pháp soạn thảo

v n bản hành chính

- Nguyễn Thế Quyền (1997), Một số vấn đề soạn thảo v n bản, NXB Thống kê Cuốn sách tập trung làm rõ những vấn đề về lý luận trong việc soạn thảo v n bản

- Nguyễn V n Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi V n Lự (2001), Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính Cuốn sách hướng dẫn các kỹ thuật nghiệp vụ hành chính nói chung, trong đó bao gồm nghiệp vụ soạn thảo và ban hành v n bản hành chính

- Lưu Kiếm Thanh (2000), Soạn thảo v n bản quản lý hành chính nhà nước, NXB Thống kê Cuốn sách giới thiệu những vấn đề chung nhất của v n bản hành chính, v n bản quản lý nhà nước, v n bản quản lý hành chính nhà nước và vai tr cũng như kỹ n ng soạn thảo v n bản quản lý hành chính nhà nước

- Trường Đại học Luật Hà Nội (2002), Giáo trình V n bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo v n bản Cuốn giáo trình cung cấp những kiến thức

cơ bản về v n bản, đặc biệt là kĩ n ng soạn thảo v n bản với những nội dung: quy trình, cách thức… để soạn thảo một v n bản hoàn ch nh

- Nguyễn V n Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý v n bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia Nội dung cuốn sách bao gồm một số vấn đề chủ

yếu liên quan đến việc xây dựng và sử dụng các v n bản quản lý nhà nước như: thẩm quyền ban hành v n bản theo pháp luật hiện hành, vai tr của v n bản trong hoạt động quản lý nhà nước, quy trình soạn thảo và thể thức v n bản quản

lý nhà nước, các mẫu v n bản cần thiết và kỹ n ng quản lý v n bản,…

- Học viện hành chính (2008), Giáo trình kĩ thuật xây dựng và ban hành

v n bản, NXB Khoa học và kỹ thuật Cuốn giáo trình trình bày lý luận chung về

v n bản quản lý hành chính nhà nước và kỹ thuật soạn thảo v n bản quản lý thông thường, kỹ thuật soạn thảo một số loại v n bản quy phạm pháp luật

- Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác v n thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Giáo trình cung cấp kiến thức lý luận và các phương pháp tiến hành các nghiệp vụ như soạn thảo v n bản, quản lý v n bản, lập hồ sơ…

- Nguyễn Quang Thi (2011), Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày v n bản hành chính Cuốn sách trình bày những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày của các loại v n bản hành chính

- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo v n bản hành chính, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội Cuốn sách cung cấp kiến thức lý luận về v n bản hành chính đồng thời hướng dẫn các kỹ n ng cần thiết để soạn thảo các v n bản hành chính

- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo v n bản hành chính, NXB Đại học Sư phạm TPHCM Cuốn sách trang bị giúp người học những kiến thức cơ bản về tạo lập và tiếp nhận v n bản hành chính

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Chủ biên PGS.TS Triệu V n Cường, Giáo trình v n thư, NXB Lao động Cuốn giáo trình cung cấp những vấn

đề chung về công tác v n thư, trong đó bao gồm công tác soạn thảo và ban hành

v n bản

Hai là một số công trình nghiên cứu, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên như:

Luận án tiến sĩ, luận v n thạc sĩ gồm:

- Nguyễn Thế Quyền (2004), “Hiệu lực và hiệu quả quản lý v n bản hành chính”, Luận án Tiến sĩ Luật học

- Nguyễn Thanh Bình (2006), “Xây dựng và ban hành v n bản hành chính của Bộ trưởng Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”, Luận v n Thạc

sĩ Quản lý hành chính công Học viện Hành chính Quốc gia

- Phan Công Trinh (2013), Soạn thảo và ban hành v n bản hành chính của UBND huyện Tây H a, t nh Phú Yên”, luận v n thạc sĩ Hành chính công

- Nguyễn Thị Hằng (2017), “ Hoạt động ban hành v n bản hành chính tại

Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội”, Luận v n Thạc sĩ Quản lý công của Học viện Hành chính Quốc gia

Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khái quát chung về v n bản hành chính và thực trạng soạn thảo và ban hành v n bản hành chính, đồng thời đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành v n bản tại một số cơ quan, đơn vị gồm:

- Phạm Ngọc Huyền (2011), “Công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ”

- Đinh Thị Kim Cúc (2016), “Soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, t nh H a Bình”

- Phạm Thị Loan (2016), “Công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương – Bộ Công thương”

- Nguyễn Thu Thảo Linh (2017), “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và xã hội”;

- Nguyễn Thị Liên (2017), “Công tác soạn thảo và ban hành v n bản tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam”;

- Phan Huệ Dương (2018), “Công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại một số trường Đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội”;

- Phạm Thị Thạch Thảo (2018), “Soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”

Ba là, v n bản quy định của nhà nước về công tác v n thư, công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020 của Chính phủ về

ph ng trong đó bao gồm công tác soạn thảo và ban hành v n bản

- Cuốn sách Ngữ pháp v n bản của tác giả O.T Moskalskaja, Trần Ngọc Thêm dịch (1996), nghiên cứu v n bản dưới góc độ ngữ pháp, những nguyên tắc không thể thiếu trong xây dựng v n bản và các yếu tố cấu thành ngữ pháp

Như vậy, tính đến nay, chưa có một đề tài nào đi sâu nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) Kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên, đề tài của tác giả sẽ tập trung phản ánh thực trạng công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom), phân tích những ưu điểm, hạn chế của công tác này tại Công ty và đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

- Phạm vi:

+ Thời gian: từ n m 2017 đến nay (tháng 4/2020);

+ Nội dung: công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông, từ đó đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty

Để đạt được mục đích trên, cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính

- Tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

- Đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính

5 Giả thuyết khoa học

Công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông bên cạnh những ưu điểm cần phát huy

c n một số hạn chế về thể thức, nội dung v n bản…

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp quan sát: Để thực hiện đề tài, tác giả đã tập trung quan sát

và ghi chép lại các quy trình làm việc, quy trình cụ thể của công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng

để khảo sát công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Từ đó có cái nhìn tổng thể và nắm bắt được tình hình quản lý công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại đây

Phương pháp so sánh: Giúp tác giả có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn

về vấn đề cần đưa ra so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét giữa lý luận và thực

tế

7 Đóng góp của đề tài

Đóng góp lớn nhất của đề tài là: Tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông và đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần

Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Chương 3: Nhận xét chung và đề xuất nâng cao chất lượng công tác soạn

thảo và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông (Intracom)

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm có liên quan

1.1.1 Khái niệm văn bản

V n bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người

ta có nhiều các định nghĩa về v n bản Bàn về khái niệm “v n bản” có thể kể đến một số quan điểm sau:

Dưới góc độ ngôn ngữ học, các nhà nghiên cứu về ngôn ngữ đưa ra các khái niệm như sau Theo tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ trong cuốn “Tiếng

Việt thực hành”, NXB Giáo dục Hà Nội, 1977 cho rằng: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm hướng tới một hay một số giao tiếp nào đó” [1; tr

Tác giả Nguyễn V n Thâm đưa ra khái niệm “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết tay Tuy nhiên, văn bản không đơn thuần là tổng số từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức

có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó” trong cuốn

Soạn thảo và xử lý v n bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia Hà Nội,

2003 [26; tr 10]

Dưới góc độ hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền nhận định rằng

“Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức” trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác v n thư”,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 [19; tr 47] Theo khái niệm này thì v n

bản bao gồm: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, ch thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo, thông báo, công v n, tờ trình, biên bản, giấy mời, giấy giới thiệu, các loại sổ sách, chứng từ, các loại đơn thư…hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đều được gọi là công v n, giấy tờ

Dưới góc độ v n bản học – một khoa học nghiên cứu về nguồn gốc, bản chất, đặc trưng của v n bản, nghiên cứu về ngôn ngữ, phương pháp, quy trình tạo lập v n bản, lịch sử v n bản thì khái niệm v n bản được hiểu theo nghĩa rộng

nhất “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.[19; tr 45]

Theo nghĩa rộng, v n bản được hiểu là vật để mang tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định Vật mang tin mà loài người dùng để ghi các ký hiệu ngôn ngữ rất đa dạng

và phong phú: đá, gỗ, tre, trúc, giấy và các vật mang tin khác Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ thì vật mang tin phong phú, đa dạng hơn (ví dụ đĩa CD, CD-ROM…) Ký hiệu ngôn ngữ ở đây được hiểu là chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người Theo cách định nghĩa này, từ các loại giấy tờ, tài liệu sách vở đến các loại bia, hoành phi, câu đối, khẩu hiệu, áp phích,

b ng ghi âm, bản vẽ…đều được coi là v n bản Theo nghĩa hẹp, v n bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020 của Chính phủ về Công tác v n thư “v n bản là thông tin thành v n được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” [13; tr 1]

Trong bài, tác giả tiếp cận khái niệm trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP để nghiên cứu

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Tác giả Vương Đình Quyền hành trong cuốn “Lý luận và phương pháp

công tác v n thư” đề cập đến khái niệm “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản

do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [19; tr 48]

V n bản quản lý nhà nước có những đặc điểm sau:

Thứ nhất, v n bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các cơ quan Nhà nước gồm các hệ thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan xét xử, cơ quan kiểm sát Dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan (không mang tính chất cá nhân như nhiều loại v n bản khác) Đối với các cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội và các

cơ quan nhà nước như trường học, doanh nghiệp…của nhà nước thì v n bản hình thành trong quá trình hoạt động được gọi là v n bản quản lý

Thứ hai, v n bản quản lý nhà nước là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của cơ quan thông qua việc ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý Thể hiện ý chí của giai cấp nắm quyền lãnh đạo và mang tính quyền lực đơn phương

Thứ ba, v n bản quản lý nhà nước phải ban hành phải tuân thủ đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền được pháp luật quy định

Thứ tư, v n bản quản lý nhà nước được cơ quan nhà nước đặt ra và áp dụng các biện pháp đảm bảo thực hiện theo quy định của pháp luật

Có rất nhiều tiêu chí để phân loại v n bản quản lý nhà nước: phân theo chủ thể ban hành v n bản, theo nguồn gốc sản sinh ra v n bản, theo nội dung và phạm vi sử dụng, phân theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của v n bản, phân theo hiệu lực pháp lý của v n bản, phân theo mức độ chính xác của v n bản Trong đó, dựa vào hiệu lực pháp lý của v n bản, v n bản quản lý nhà nước được chia thành hai loại là v n bản quy phạm pháp luật và v n bản quản lý nhà nước thông thường (v n bản hành chính)

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

V n bản hành chính được tác giả Vương Đình Quyền cho rằng “Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc

và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý” [19; tr 67]

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020, “văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức” [13; tr 2]

1.1.4 Khái niệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là hoạt động của cá nhân trong cơ quan, tổ chức, chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản phải tiến hành nhằm ban hành ra các văn bản chỉ đạo, điều hành hoặc truyền đạt các quyết định, thông tin quản lý của chủ thể ban hành theo đúng thể thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền luật định nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình” theo nghiên cứu của Phạm Thị Thạch Thảo (2018),

Soạn thảo và ban hành v n bản hanh chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III [24; tr 23]

Để v n bản soạn thảo đảm bảo chất lượng, đạt được mục đích đặt ra, cần phải soạn thảo và ban hành theo một quy trình khoa học Quy trình soạn thảo

v n bản là khái niệm dùng để ch các công việc cần thiết tiến hành trong quá trình soạn thảo một v n bản để ban hành được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng v n bản Soạn thảo và ban hành v n bản

là công việc thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức V n bản được ban hành ra có đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích yêu cầu đề ra hay không chủ yếu quyết định ở khâu soạn thảo và ban hành, nên trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức cần coi trọng đúng mức đến công tác này

1.2 Phân loại văn bản hành chính

Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m

2020, v n bản hành chính gồm các loại v n bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), ch thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công v n, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy ngh phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư

công [13; tr 4]

V n bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

V n bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt, bao gồm: Quyết định (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt) Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức

V n bản hành chính thông thường là những v n bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các v n bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Trong đó, có thể phân thành 2 loại chính:

V n bản không có tên loại: Công v n là khái niệm dùng để ch loại v n bản không có tên gọi cụ thể, dùng để giao tiếp chính thức trong nội bộ cơ quan, hoặc các cơ quan khác và với khách thể giao tiếp vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc

V n bản có tên loại có thể kể đến một số tên gọi sau:

- Ch thị: là hình thức v n bản quy phạm pháp luật hoặc v n bản cá biệt

do cơ quan hoặc người có thẩm quyền ban hành cho cấp dưới tổ chức thực hiện Dưới góc độ xã hội, khái niệm ch thị được hiểu một cách đơn giản nhất là lệnh cấp trên truyền đạt cho cấp dưới

- Quy chế: quy chế là hình thức v n bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành, dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong một lĩnh vực nhất định gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan tổ chức để mọi người trong cơ quan tổ chức đó phải tuân theo Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành kèm với một v n bản khác của cơ quan có thẩm quyền Ví dụ: Quy chế làm việc của UBND được ban hành bởi Quyết định quy phạm pháp luật của UBND

- Quy định: Quy định là hình thức v n bản dùng để quy định các nguyên

tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ, phương pháp tiến hành cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về một lĩnh vực công tác của cơ quan tổ chức hoặc cơ quan, tổ chức trong cùng hệ thống Để có hiệu lực thi hành, quy định phải được ban hành kèm với một v n bản khác của cơ quan có thẩm quyền

- Thông cáo: Thông cáo là hình thức v n bản dùng để công bố về một quyết định hoặc một sự kiện, sự việc quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của

cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Thông báo: Thông báo là hình thức v n bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề sự việc khác có liên quan để thực hiện hoặc để biết Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng khác Thông cáo thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan từ cấp bộ trở lên

- Hướng dẫn: Hướng dẫn là hình thức v n bản ban hành để giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện v n bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động cụ thể

- Chương trình: Chương trình là hình thức v n bản dùng để trình bày toàn

bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định để thực hiện trong thời gian nhất định

- Kế hoạch: Kế hoạch là hình thức v n bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, ch tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn C n cứ vào nội dung và tính chất, kế hoạch gồm các loại sau: Kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch quý, kế hoạch 6 tháng đầu n m, kế hoạch

n m, kế hoạch nhiều n m

- Phương án: Phương án là hình thức v n bản dùng để trình một cách có

hệ thống về một trong nhiều giải pháp ( về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ, kết cấu ) được đưa ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối ưu

- Đề án: Đề án là hình thức v n bản dùng để trình bày có hệ thống về một

dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó trong một thời gian nhất định Đề án có hiệu lực khi nó được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

- Dự án: Dự án là bản thảo một v n kiện về luật pháp hay về một kế hoạch

- Biên bản: Biên bản là v n bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn

ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà dùng làm chứng cứ minh chứng các sự việc, hiện tượng đã xảy ra, đóng vai tr cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý hoặc cho các nhận định và kết luận khác Ví dụ: biên bản kỳ họp, biên bản kiểm tra, bàn giao, nghiệm thu…

- Tờ trình: Tờ trình là hình thức v n bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo v n bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách… và đề nghị cấp trên phê duyệt

- Hợp đồng: Hợp đồng là hình thức v n bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên

về các lĩnh vực lao động, dân sự, kinh tế

- Công điện: Công điện là hình thức v n bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định mới hoặc sửa đổi, đình ch thi hành một quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp Sau khi gửi công điện, cơ quan phải gửi có v n bản chính thức gửi cho các cấp có trách nhiệm thi hành

- Bản ghi nhớ: Bản ghi nhớ là v n kiện ngoại giao nói rõ lập trường và

thái độ về phía mình đối với một vấn đề nào đó hoặc thông báo cho đối phương một số điều cần chú ý

- Bản thỏa thuận: Bản thỏa thuận là hình thức v n bản ghi nhận những thông tin đã được hai hay nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước cam kết thực hiện

- Giấy ủy quyền: Giấy ủy quyền là v n bản xác định hành vi pháp lý của một chủ thể trao cho một chủ thể khác một số quyền để chủ thể đó nhân danh mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định trong một khoảng thời gian xác định

- Giấy mời: Giấy mời là v n bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan

- Giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu là v n bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng của cá nhân

- Giấy ngh phép: Giấy ngh phép là v n bản được cơ quan, tổ chức cấp cho cá nhân được ngh phép theo quy định

- Phiếu gửi: Phiếu gửi là v n bản gửi kèm công v n đi để cơ quan nhận ký xác nhận là mình đã nhận được công v n đó và gửi trả lại cơ quan gửi

- Phiếu chuyển: Phiếu chuyển là hình thức v n bản dùng để chuyển cùng

v n bản, tài liệu mà cơ quan, tổ chức, cá nhân chuyển sang cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để giải quyết (Có nêu rõ lý do)

- Phiếu báo: Phiếu báo là hình thức v n bản dùng để báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi v n bản hoặc hồ sơ, đơn thư tiếp tục bổ sung hồ sơ theo quy định

- Thư công: Thư công là hình thức v n bản của cá nhân ở dạng thư nhưng đại diện cho cơ quan, tổ chức gửi sang cơ quan, tổ chức khác để trao đổi công việc, khen ngợi, chúc mừng hoặc động viên

1.3 Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính

Theo cuốn Soạn thảo v n bản hành chính, tác giả Ngô Sỹ Trung có đề cập

v n bản hành chính như quy chế, nội quy, quy định của cơ quan tổ chức thì được

áp dụng nhiều lần và có phạm vi điều ch nh trong toàn cơ quan, tổ chức

Thứ ba, văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ và văn phong hành chính

Ngôn ngữ sử dụng trong v n bản hành chính thường dễ hiểu, ngắn gọn, thông dụng, sử dụng v n phong hành chính công vụ Trong v n bản hành chính không

sử dụng các từ ngữ có tính chất địa phương, vùng miền, tiếng lóng, câu cảm thán, hàm ý…

Thứ tư, văn bản hành chính được ban hành thống nhất về thể thức và đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật Các v n bản hành chính được

quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày và trình tự soạn thảo v n bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020 của Chính phủ

về công tác v n thư

V n bản hành chính được sử dụng phổ biến và có vai tr rất quan trọng trong đời sống xã hội V n bản hành chính có những chức n ng sau:

Thứ nhất, chức năng thông tin Đây là chức n ng bao quát của v n bản

hành chính Với vai tr là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin, v n bản hành chính giúp các cơ quan, tổ chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình Chức n ng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của v n bản, là nguyên nhân hình thành v n bản và là cơ sở để thực hiện các chức n ng khác Chức n ng thông tin của v n bản hành chính thể hiện ở các mặt sau: Ghi lại các thông tin quản lý; Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài; Giúp cho cơ quan thu

nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý; Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác

Thứ hai, chức năng quản lý. Đây là chức n ng có tính chất thuộc tính của

v n bản quản lý Chức n ng quản lý của v n bản thể hiện ở những khía cạnh sau: Thông tin trong v n bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý; V n bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định; Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý

Thứ ba, chức năng pháp lý V n bản ghi lại các quy phạm pháp luật và

các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều ch nh Khi đã sử dụng hình thức v n bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan, tổ chức đã sử dụng thẩm quyền trong đó; Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức V n bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi v n bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao

Thứ tư, chức năng văn hóa xã hội V n bản hành chính là sản phẩm của

quá trình lao động loài người Trong suốt quá trình đó, v n bản góp phần ghi lại

và truyền bá những giá trị v n hóa tốt đẹp được tích lũy từ cuộc sống của nhiều thế hệ, lưu giữ truyền thống cho thế hệ sau Qua v n bản, ta có thể nhìn nhận được những giá trị v n hóa, trình độ v n hoá, trình độ phát triển của đất nước qua từng thời kỳ.Như vậy, v n bản là một nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp chúng ta hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ v n minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử Những v n bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể được xem là một biểu mẫu v n hóa không ch có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà c n cho tương lai

Thứ n m, các chức năng khác Ngoài những chức n ng nêu trên, v n bản

hành chính c n có các chức n ng khác như: chức n ng thống kê, chức n ng kinh tế Nhờ các chức n ng này mà người quản lý có thể theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động và diễn biến trong cơ quan, tổ chức mình và các cơ quan,

tổ chức thuộc hệ thống, phản ánh được quy luật vận động của thực tiễn khách quan sẽ thúc đẩy xã hội phát triển về mọi mặt

1.4 Yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.4.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành

Yêu cầu về thẩm quyền ban hành v n bản được xem xét trên hai mặt về thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức Thẩm quyền về nội dung nghĩa

là chủ thể quản lý ch được phép ban hành những v n bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết Nói cách khác, nội dung v n bản hành chính được soạn thảo và ban hành phải đảm bảo phù hợp với chức n ng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành v n bản Thẩm quyền về hình thức nghĩa là chủ thể quản lý được phép sử dụng những loại hình v n bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành v n bản V n bản được ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của

v n bản đó

1.4.2 Yêu cầu về nội dung

- Tính mục đích: V n bản được ban hành dưới danh nghĩa một cơ quan nhằm giải quyết những vấn đề, sự việc cụ thể liên quan đến chức n ng, nhiệm vụ của cơ quan đó Do vậy phải có mục đích rõ ràng, nội dung v n bản xoay quanh chủ đề liên quan đến việc thực hiện chức n ng, nhiệm vụ của cơ quan Yêu cầu này đ i hỏi khi soạn thảo v n bản phải xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu

và giới hạn của nó Đó là việc trả lời các câu hỏi: V n bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn của vấn đề đến đâu? Có vai tr là định hướng cơ bản cho cả quá trình soạn thảo, là c n cứ chủ yếu để nhận định v n bản soạn thảo có đạt được mục đích yêu cầu đã đề ra

- Tính chính xác: sự chính xác của một v n bản thể hiện ở cả hai mặt hình thức và nội dung Về hình thức, v n bản phải thể hiện đầy đủ và đúng đắn các thành phần thể thức được quy định như quốc hiệu, tên cơ quan, tổ chức ban hành

v n bản, số ký hiệu v n bản, tên loại và trích yếu nội dung v n bản Tính chính xác về nội dung có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của v n bản được ban hành Do đó, sự chính xác về nội dung của v n bản có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của v n bản được ban hành Cốt lõi của yêu cầu này là nội dung

v n bản phải thể hiện đúng đắn thực tế khách quan Để soạn thảo v n bản đảm bảo yêu cầu chính xác, cần nắm vững nội dung vấn đề cần v n bản hóa, thu thập đầy đủ và xử lý tốt các thông tin có liên quan, biết cách diễn đạt và sử dụng từ ngữ chính xác Ngoài ra cần phải khách quan, không được lồng quan điểm cá nhân hoặc động cơ vụ lợi vào v n bản

- Tính khoa học: Tính khoa học của v n bản được thể hiện ở chỗ có đầy

đủ lượng thông tin pháp lý và thông tin từ thực tiễn cần thiết; Các thông tin được

sử dụng để đưa vào v n bản phải được xử lý và đản bảo chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và c n hiện thời Không sử dụng những sự kiện và

số liệu quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ v n bản khác V n bản phải đảm bảo sự logic về nội dung, nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ, tránh tình trạng chồng chéo v n bản Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính công cụ chuẩn mực, đảm bảo sự nghiêm túc, phổ thông Nội dung đảm bảo tính hệ thống của

v n bản (tính thống nhất) Nội dung của v n bản phải có tính dự báo cao Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp

- Tính đại chúng: Đối tượng thi hành chủ yếu của v n bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, vì vậy nội dung v n bản phải dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tính phổ cập Song không ảnh hưởng đến việc sử dụng ngôn ngữ và cách hành v n nghiêm túc, khách quan, chặt chẽ và khoa học Đảm bảo để mọi tầng lớp đều nắm bắt được và thực hiện nội dung v n bản một cách đầy đủ

- Tính khả thi: là yêu cầu đối với mọi loại hình v n bản, là yêu cầu đ i hỏi kết hợp đúng đắn và hợp lý tất cả những yêu cầu nêu trên về phương diện nội dung Nội dung v n bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp

lý, phù hợp với trình độ, n ng lực khả n ng vật chất của chủ thể thi hành Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện

các quyền đó Đồng thời phải nắm vững điều kiện, khả n ng mọi mặt của đối tượng thực hiện v n bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các v n bản cụ thể

1.4.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

Trong cuốn giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành v n bản” của Học viện Hành chính, NXB Khoa học và kỹ thuật (2008) đưa ra khái niệm về thể

thức của v n bản như sau: “Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hóa” [6; tr 42]

Tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công

tác v n thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội có đề cập khái niệm thể thức: “Thể thức văn bản là các thành phần phải có và cách thức trình bày các thành phần

đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [19; tr 112-113] Theo định nghĩa trên, v n bản ban hành phải đầy đủ các

thành phần bắt buộc đối với một thể loại v n bản nhất định Nếu thiếu các thành phần này sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của v n bản đó Các thành phần của v n bản phải được trình bày theo một cách thức thống nhất

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020 của Chính

phủ về Công tác v n thư: “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định” Thể thức v n bản hành chính bao gồm các thành

phần chính: [13; tr 4-5]

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành v n bản;

- Số, ký hiệu của v n bản;

- Địa danh và thời gian ban hành v n bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung v n bản;

- Nội dung v n bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

- Ký hiệu người soạn thảo v n bản và số lượng bản phát hành;

- Địa ch cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

Kỹ thuật trình bày v n bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, c chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang v n bản, viết hoa trong v n bản hành chính, chữ viết tắt tên loại v n bản hành chính được trình bày tại Phụ lục I, II, III Nghị định này

1.4.4 Yêu cầu về ngôn ngữ và văn phong

Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong các v n bản thuộc phạm vi công tác quản lý, tổ chức, điều hành, giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước và quốc

tế Chất lượng của một v n bản hành chính phụ thuộc rất nhiều vào việc sử dụng

từ ngữ và cách hành v n Trong một v n bản hành chính, nếu sử dụng từ ngữ chuẩn mực và có cách viết thích hợp sẽ góp phần truyền đạt thông tin được chính xác, dễ hiểu và thực hiện được mục đích của việc ban hành v n bản đó

V n bản hành chính được trình bày theo thể loại v n xuôi, bao gồm những đặc điểm sau:

- Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc: Tính chính xác trong cách dùng từ ngữ đi đôi với sự mạch lạc trong cách diễn đạt và kết cấu các phần, đoạn, ý của

v n bản nhằm đảm bảo cho nội dung v n bản ch được hiểu theo một ý duy nhất, không gây hiểu nhầm Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ Dùng từ ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa

- Tính khuôn mẫu: Trong hoạt động quản lý của các cơ quan có nhiều vấn

đề cần được v n bản hóa trong đó không ch các thành phần thuộc hình thức v n bản mà cả kết cấu nội dung v n bản, lời v n và các từ ngữ trong v n bản đều

phải theo khuôn mẫu nhất định Đảm bảo tính khuôn mẫu sẽ tạo thuận lợi cho việc soạn thảo và nâng cao chất lượng v n bản Các v n bản được trình bày, sắp xếp bố cục theo khuôn mẫu, thể thức quy định tại Mục II, Phụ lục III tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020 của Chính phủ về Công tác v n thư Một số loại v n bản có mẫu chung có sẵn, người viết ch cần điền thông tin

cụ thể: Giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy mời Sử dụng lặp lại nhiều lần những thuật ngữ hành chính, những từ thuộc lớp từ hành chính - công vụ, những cấu trúc câu có sẵn mà không sợ phạm lỗi lặp từ, lặp câu

- Tính khách quan, nghiêm túc: V n bản hành chính phải được trình bày khách quan, không thiên vị vì nó là tiếng nói và quyền lực của Nhà nước chứ không phải là tiếng nói của một cá nhân dù v n bản đó được giao cho cá nhân soạn thảo Không được tự ý đưa những quan điểm riêng của cá nhân vào v n bản, không viết “Tác giả yêu cầu…”, “Tác giả nhận thấy…”, “Tác giả có ý kiến như sau…” Ít dùng các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít Không dùng các danh từ ch các mối quan hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay cá nhân trong quá trình giải quyết công việc Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bảy, hoa mĩ, cầu kỳ

- Tính trang trọng, lịch sự: Ngôn ngữ dùng trong v n bản là ngôn ngữ gọt rũa, v n hóa Không dùng các từ thông tục, thiếu nhã nhặn vì chúng gây nên phản ứng xấu ở người đọc, dẫn đến sự thiếu tôn trọng v n bản Lời v n trang trọng thể hiện sự đàng hoàng, nghiêm túc, không khoa trương, khách sáo của chủ thể ban hành với thái độ tôn trọng đối với khách thể Đồng thời, khiến người nhận có thái độ nghiêm túc trong việc chấp hành thực thi v n bản, gây thiện cảm với người đọc Cách dùng từ ngữ thích hợp và cách diễn đạt hợp lý trong các trường hợp xưng hô, kiến nghị, đề nghị, phản ánh tình hình, truyền đạt mệnh lệnh….thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch

sự xã giao

- Tính phổ thông, đại chúng: Ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục Không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa

phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hóa ở phạm vi toàn quốc

Ngoài ra, cần chú ý về cách dùng từ và đặt câu trong v n bản hành chính

Từ là đơn vị nhỏ nhất để tạo câu, khi sử dụng từ trong v n bản hành chính cần chú ý: Lựa chọn và sử dụng từ đúng nghĩa: nghĩa từ vựng, nghĩa ngữ pháp; Sử dụng đúng phong cách chức n ng: từ trong v n bản hành chính theo nguồn gốc,

từ trong v n bản hành chính theo phạm vi sử dụng, từ trong v n bản hành chính theo mục đích sử dụng, từ về mặt phong cách chức n ng Việc sử dụng từ phải đảm bảo tính chính xác, dễ hiểu, phổ thông, không sử dụng từ ngoại lai mà không có chú thích, không sử dụng từ có nghĩa chung chung, không xác định

Những yêu cầu chung của việc đặt câu trong v n bản hành chính: Câu xét theo quan hệ hướng nội: Câu phải được viết theo đúng quy tắc ngữ pháp tiếng việt, câu phải đúng về nghĩa, phản ánh đúng hiện thực khách quan, có các

vế câu hợp loogic ngữ nghĩa, diễn đạt trong sáng,…Câu xét về quan hệ hướng ngoại: Câu cần hướng tới chủ đề của v n bản, câu phải hoàn ch nh về hình thức, liên kết hài h a bởi các phương thức lặp từ ngữ, lặp cấu trúc, phương thức thế Không sử dụng các loại câu cảm thán, nghi vấn, không sử dụng thành ngữ, không viết tắt tùy tiện, trong v n bản hành chính

1.4.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trong sách Lý luận và phương pháp công tác v n thư, tác giả Vương Đình

Quyền đề cập “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành” [19; tr 165] Quy trình soạn thảo v n bản cho phép định hướng từ đầu

một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từng loại v n bản được soạn thảo

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 n m 2020 của Chính phủ về Công tác v n thư quy định về quy trình soạn thảo và ban hành v n bản hành chính [13; tr 5-7] bao gồm:

Bước 1: Soạn thảo v n bản

- C n cứ chức n ng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của v n bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền

giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo v n bản

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo v n bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của v n bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo v n bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

- Đối với v n bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo v n bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo v n bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo v n bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo v n bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo

v n bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo v n bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo v n bản

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo v n bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo v n bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao

Bước 2: Duyệt bản thảo v n bản

- Bản thảo v n bản phải do người có thẩm quyền ký v n bản duyệt

- Trường hợp bản thảo v n bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định

Bước 3: Kiểm tra v n bản trước khi ký ban hành

- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo v n bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung

v n bản

- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày v n bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày v n bản

Bước 4: Ký ban hành v n bản

- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả v n bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các v n bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

và một số v n bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

- Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan,

tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các v n bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những v n bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những v n bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số v n bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng v n bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác

ký V n bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký

số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại v n bản Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác v n thư của cơ quan,

tổ chức

- Người ký v n bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về v n bản do mình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ v n bản do cơ quan, tổ chức ban hành

- Đối với v n bản giấy, khi ký v n bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai

- Đối với v n bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo Quy định tại Phụ lục I Nghị định này

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Để công tác soạn thảo và ban hành v n bản đạt hiệu quả cao nhất, cơ quan, tổ chức cần phải đáp ứng một số điều kiện cơ bản

1.5.1 Yếu tố con người

Thứ nhất, muốn công tác soạn thảo và ban hành v n bản đạt hiệu quả cao nhất thì trước hết đội ngũ nhân sự phải nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành v n bản Khi nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, nhân sự sẽ thực hiện đúng và luôn cập nhật theo những quy định của nhà nước và quy định của Công ty về soạn thảo và ban hành v n bản

Thứ hai, nhân sự trong Công ty tham gia công tác soạn thảo và ban hành

v n bản phải có nghiệp vụ soạn thảo v n bản cụ thể Đối với những nhân viên

v n thư, hành chính trong Công ty ít nhất là cử nhân chuyên ngành quản trị v n

ph ng, v n thư – lưu trữ, hành chính – nhân sự,… có kiến thức chuyên môn về công tác v n thư nói chung và công tác soạn thảo và ban hành v n bản nói riêng Đối với những nhân viên trong Công ty kiêm nhiệm có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành v n bản được học qua các lớp đào tạo nghiệp vụ soạn thảo và ban hành v n bản ngắn hạn, đáp ứng được những nội dung cơ bản về công tác này

Ngoài ra, nhân viên Công ty tham gia công tác soạn thảo và ban hành v n bản cần thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản về tin học, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ soạn thảo và ban hành v n bản: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel Họ có thể tìm hiểu, nắm bắt việc sử dụng các phần mềm để ứng dụng tốt vào từng công việc cụ thể

1.5.2 Yếu tố trang thiết bị, cơ sở vật chất

Yếu tố trang thiết bị, cơ sở vật chất cũng ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành v n bản

Các yếu tố trang thiết bị tác động trực tiếp tới công tác soạn thảo và ban hành v n bản như: máy tính, máy in, máy photo,…cũng như các điều kiện về cơ

sở vật chất như: bàn ghế, ph ng ốc,…

Bên cạnh đó, đường truyền mạng cũng rất quan trọng trong quá trình thực hiện soạn thảo v n bản Có các loại mạng như mạng Internet, mạng WAN, mạng LAN…để truyền tin và giữ cho việc kết nối được thông suốt

Tiểu kết

Như vậy ở chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính bằng việc đưa ra các khái niệm có liên quan: Khái niệm “v n bản”, “v n bản quản lý nhà nước”, “v n bản hành chính”,

“công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính” Đồng thời, trình bày các hình thức phân loại của v n bản hành chính, chức n ng, đặc điểm của v n bản hành chính và trình bày những yêu cầu trong công tác soạn thảo và ban hành v n bản hành chính: thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và v n phong hành chính, quy trình soạn thảo và ban hành v n bản hành chính Ngoài ra, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác soạn thảo và ban hành

v n bản được kể đến là yếu tố về con người và yếu tố trang thiết bị, cơ sở vật chất Từ đó, làm cơ sở để nghiên cứu chương 2 về thực trạng công tác soạn thảo

và ban hành v n bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng

và Giao thông Intracom được tốt hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ

TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) tiền thân là Công ty Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Đô thị, 100% vốn nhà nước, chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần từ n m 2006 Với bề dày hơn 17 n m trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, thi công xây lắp, Intracom hiện là chủ đầu tư của hàng tr m dự án, công trình lớn nhỏ trên khắp

cả nước thuộc nhiều lĩnh vực: bất động sản, thủy điện, dịch vụ ch m sóc sức khỏe,… có quy mô lớn và yêu cầu kỹ thuật cao Với bề dày hình thành, phát triển, bằng cái tâm, tình yêu và trách nhiệm, Intracom không ngừng mở rộng đầu

tư đa lĩnh vực với mong muốn trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam

Ảnh Trụ sở chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

(Intracom)

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)

thành lập ngày 21/12/2002 với 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng bất động sản, n ng lượng sạch, vật liệu xây dựng, thi công xây lắp N m 2006, Công ty tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp tạo bước chuyển mình mạnh mẽ, phù hợp với cơ chế thị trường Điểm đặc biệt trong phương thức hoạt động của Intracom chính là v n hóa “Từ bi – Trí tuệ – Vị tha” được xây dựng trên nền tảng Phật giáo: “Cuộc sống cũng như kinh doanh, con người không khinh ghét, không cạnh tranh thiếu lành mạnh mà che chở, tạo giá trị cho nhau để cùng đạt được mục đích là ấm no, hạnh phúc” Luôn nỗ lực phát triển bền vững và “Tỏa sáng cùng đất nước”, bên cạnh hoạt động đầu tư, Intracom

c n rất chú trọng xây dựng v n hóa doanh nghiệp; ch m lo phát triển đời sống cho cán bộ công nhân viên; tích cực hoạt động xã hội như: xây trường học, làm đường, trao quà, tặng học bổng cho học sinh khó kh n, tạo công n việc làm cho hàng ngàn lao động vùng dự án

Hiện nay, Intracom đang là chủ đầu tư của nhiều tổ hợp nhà cao tầng kết hợp v n ph ng gồm: Intracom 1, Intracom 2, Intracom Riverside, Intracom 8 Trong lĩnh vực n ng lượng sạch, Intracom cũng là chủ đầu tư, vận hành của nhiều dự án lớn như: Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3, Pờ Hồ, Nậm Pung (tại Lào Cai), thủy điện Cẩm Thủy 1 (tại Thanh Hóa), góp phần cung cấp điện n ng ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội của địa phương và cả nước Những n m gần đây, Intracom c n mở rộng vốn đầu tư sang lĩnh vực y tế với việc thành lập Bệnh viện Đa khoa Phương Đông vì mục tiêu ch m sóc sức khỏe người Việt

N m 2002: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) thuộc Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21/12/2002

N m 2006: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp từ 100% vốn nhà nước sang hình thức cổ đông

sở hữu Bước chuyển mình mạnh mẽ này đã giúp Intracom tái tạo lại cơ cấu doanh nghiệp, đổi mới cơ chế quản lý, phát huy tốt hiệu quả sản xuất kinh doanh, t ng sức cạnh tranh và khả n ng hội nhập trên thương trường

N m 2007 – 2012: Intracom lần lượt đầu tư 4 nhà máy thủy điện tại Lào Cai gồm: Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3, Nậm Pung Tại Hà Nội Intracom đầu tư 2 dự án tổ hợp nhà ở và v n ph ng phục vụ tốt nhu cầu cho người có thu nhập trung bình và thấp tại Thủ đô

N m 2013 – 2016: Intracom tiếp tục mở rộng đầu tư dự án n ng lượng sạch gồm công trình Thủy điện Cẩm Thủy 1 tại t nh Thanh Hóa và Công trình Thủy điện Pờ Hồ tại Lào Cai

N m 2017: Intracom khởi công dự án Intracom Riverside trên khu đất rộng hơn 8000m2 ven cầu Nhật Tân, hướng ra sông Hồng, Hà Nội

N m 2018-2019: Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông (một thương hiệu thuộc Intracom Group) hoàn thành giai đoạn 1 và đưa vào hoạt động Bệnh viện

Đa khoa Phương Đông theo mô hình bệnh viện – khách sạn, quy tụ đội ngũ y bác sỹ giỏi, tận tâm, hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, sang trọng, thiết bị y tế tối tân

Sắp tới, Intracom sẽ đẩy mạnh đầu tư phát triển mảng nông nghiệp sạch, dịch vụ ngh dư ng… để không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng sống của mọi người

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công ty Đầu tư nhà và phát triển Hà Nội và Nhà nước Với tầm nhìn phấn đấu trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, Công ty hoạt động

đa lĩnh vực, lấy kết nối Đông Tây làm mục tiêu phát triển, luôn tạo ra cơ hội để phát huy sức mạnh tiềm ẩn của mỗi người và sứ mệnh “Mang đến sự an lạc, hạnh phúc cho đối tác” Intracom thực hiện các chức n ng, nhiệm vụ sau:

- Về kinh doanh, phát triển thị trường: Intracom phấn đấu trở thành doanh nghiệp đa lĩnh vực hàng đầu Việt Nam Tiếp tục đầu tư mở rộng các dự án, vươn

xa ra thị trường thế giới

- Về phát triển dịch vụ: Giải quyết tốt nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập tầm trung Mở rộng đầu tư dịch vụ du lịch ngh dư ng, sản xuất nông nghiệp sạch T ng cường n ng lực quản lý, vận hành, khai thác tại các dự án do

Intracom đầu tư Phát triển dịch vụ y tế, ch m sóc tốt sức khỏe cho cộng đồng

- Về phát triển nhân lực:Tạo điều kiện, cơ hội để nhân viên phát triển tối

đa n ng lực bản thân Thường xuyên tổ chức đào tạo mới, đào tạo lại và đào tạo chuyên sâu để nâng cao n ng lực đội ngũ nhân viên Thu hút nhân tài làm việc

và đóng góp cho sự phát triển của Công ty

- Đóng góp xã hội: Đa dạng dịch vụ, sản phẩm thân thiện với môi trường Tích cực hoạt động xã hội, thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng

Giá trị cốt lõi:- Ổn định (Stability)

- Sáng tạo (Creativity)

- Nhân v n (Humanistic)

- Trung thực (Honesty)

- Chuyên nghiệp ( Professionalism)

- Linh hoạt (Flexibility)

Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm: [Phụ lục 1]

Ban lãnh đạo:

+ Tổng giám đốc (01 TGĐ): người có tư cách pháp nhân, người ch huy cao nhất chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động của Công ty Tổng giám đốc là người quyết định về phương hướng sản xuất, phương thức kinh doanh của Công ty

+ Phó tổng giám đốc (03 Phó TGĐ): người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch và các dự án của Công ty

- Các đơn vị chính trong Công ty:

+ Ph ng Truyền thông Marketing

+ Ph ng Đầu tư dự án nhà đô thị 1 – đô thị 2

+ Ph ng Đầu tư dự án thủy điện

+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ truyền thông, hành chín, v n thư, lưu trữ, lễ tân

+ Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận cá nhân và ngược lại

+ Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách Công ty và thu thập phản hồi một cách kịp thời chính xác

+ Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị v n ph ng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng duy trì và phát triển môi trường làm việc v n minh thân thiện và chuyên nghiệp

+ Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các v n bản pháp luật hướng dẫn giải đáp việc áp dụng các v n bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật của Ph ng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

+ Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty, Công ty với các tổ chức cá nhân bên ngoài Công ty

+ Hậu cần: ch m lo các điều kiện vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên của Công ty; Tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác xa cho Ban Giám đốc; Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài