Tìm hiểu kỹ năng của nhà quản trị văn phòng qua khảo sát thực tế tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông intracom

Để hiểu rõ hơn về công tác quản trị văn phòng, đặc biệt là các kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị, tác giả đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu kỹ năng của nhà quản trị văn phòng qua khảo s

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG QUA KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

INTRACOM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN

Sinh viên thực hiện : HOÀNG XUÂN SƠN

Mã số sinh viên : 1405QTVB045

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Để có đủ kiến thức phục vụ cho đề tài này, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Đinh Thị Hải Yến, nhờ cô đã hướng dẫn những kiến thức cơ bản cũng như kiến thức chuyên ngành, giúp tác giả tiếp cận vấn đề đúng hướng để có thể hoàn thành được đề tài này

Tiếp theo đó tác giả xin cảm ơn cán bộ văn phòng công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM đã tạo điều kiện cho tác giả có được những tài liệu có liên quan đến công ty để hoàn thành tốt đề tài của mình

Tác giả xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả thực hiện nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu kỹ năng của nhà quản

trị văn phòng qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” Tôi xin cam đoan đây là công trình

nghiên cứu của tôi trong thời gian qua và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu

có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện./

Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2018

Sinh viên

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải nghĩa Số lƣợng từ viết tắt

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của bài Nghiên cứu 4

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.1 Khái niệm kỹ năng 6

1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng 6

1.1.3 Khái niệm nhà quản trị văn phòng 7

1.1.4 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập 7

1.2 Các kỹ năng nhà quản trị văn phòng 8

1.2.1 Nhóm kỹ năng mềm 8

1.2.2 Nhóm kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ 10

Tiểu kết 15

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC SỬ DỤNG CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 16

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM 16

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 16

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty 18

2.2 Thực trạng việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP trong thời kỳ hội nhập 20

2.2.1 Đối với việc sử dụng kỹ năng mềm 20

2.2.2 Đối với việc sử dụng kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ 26

2.3 Nhận xét, đánh giá 42

2.3.1 Ưu điểm 42

2.3.2 Hạn chế 43

2.3.3 Nguyên nhân 44

Tiểu kết 45

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 46

3.1 Thay đổi nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp về vai trò nhà quản trị văn phòng 46

3.2 Lãnh đạo văn phòng nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của mình 46

3.3 Đẩy mạnh công tác đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng 47

3.4 Xây dựng tiêu chí tuyển dụng rõ ràng, cụ thể, xây dụng bảng mô tả công việc giúp thuận lợi cho nhà QTVP khi thực hiện công việc 48

3.5 Chế độ chính sách đối với nhà quản trị văn phòng 54

3.6 Cán bộ nhân viên trong văn phòng cần giúp đỡ, hợp tác để nhà quản trị văn phòng hoàn thiện công việc chuyên môn trong quản lý, điều hành văn phòng 54

3.7 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn giúp nhà quản trị văn phòng thuận lợi trong xử lý công việc 55

3.8 Hoàn thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng 55

Tiểu kết 56

KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”1 Qua định nghĩa trên có thể khẳng định rằng, văn phòng luôn giữ vai trò rất quan trọng đối với tổ chức Chính vì lý do đó, công tác quản trị văn phòng luôn được các nhà quản trị quan tâm

Nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, vì vậy yêu cầu đổi mới mọi mặt

để thích nghi với môi trường là yêu cầu rất cấp thiết Theo xu thế chung ấy, vấn đề chuyển đổi từ văn phòng truyền thống (vốn coi là bộ phận xử lý công văn, giấy tờ hành chính của cơ quan) sang văn phòng hiện đại đã được các nhà quản trị văn phòng quan tâm Thực tế cho thấy, các nhà quản trị đã gặp rất nhiều khó khăn trong quản lý văn phòng, dẫn tới hoạt động của văn phòng kém hiệu quả Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: chưa nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của văn phòng hiện đại, chậm đổi mới tư duy, thiếu các kỹ năng quản trị cần thiết,… Trong số các lý do trên, lý do nhà quản trị văn phòng thiếu các kỹ năng cơ bản được đánh giá là nguyên nhân quan trọng nhất Bởi thiếu các kỹ năng vốn là thuộc tính của nhà quản trị văn phòng thì

sẽ không thể lãnh đạo văn phòng hiệu quả

Với vị thế của một doanh nghiệp lớn như Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, văn phòng Công ty luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt từ phía Ban lãnh đạo Sự đổi mới trong tư duy “hội nhập văn phòng” của Ban lãnh đạo và Chánh văn phòng Công ty chính là điều kiện thuận lợi để xây dựng mô hình văn phòng mới – mô hình văn phòng năng động và hiện đại

1

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012) Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân

Để hiểu rõ hơn về công tác quản trị văn phòng, đặc biệt là các kỹ năng

cần thiết đối với nhà quản trị, tác giả đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu kỹ năng

của nhà quản trị văn phòng qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu

tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” làm đề tài nghiên cứu của

mình Qua đề tài này, tác giả mong muốn có được cái nhìn tổng thể về kỹ năng của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập hiện nay

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Quản trị văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính vì thế, đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Kỹ năng của nhà quản trị văn phòng” và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập, tác giả thấy chưa có nhiều công trình đề cập tới vấn đề này

Sách, giáo trình: giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nghiêm

Kỳ Hồng, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, GS.TS Nguyễn Thành Độ Những giáo trình này đã cung cấp cho tác giả rất nhiều về mặt lý luận của đề tài

Các đề tài nghiên cứu: theo sự tìm hiểu của tác giả, trước đây đã từng

có đề tài nghiên cứu về vấn đề này, đó là các đề tài: “Tìm hiểu kỹ năng của

nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập qua khảo sát thực tế một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội” của nhóm sinh viên Hoàng

Thị Phương, Võ Thị Thúy Nga, Hoàng Xuân Sơn Hay đề tài “Một số kỹ năng

cần thiết của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập” của sinh viên

Trần Thị Bé, lớp Liên thông quản trị văn phòng K1 Tuy nhiên, những đề tài này mới chỉ đưa ra những kỹ năng cần có của nhà quản trị văn phòng nhưng lại chưa khảo sát và đánh giá thực tiễn các kỹ năng đó được nhà quản trị văn phòng thể hiện như thế nào tại doanh nghiêp

Các bài viết trên internet: một số bài viết đã đề cấp tới vấn đề này nhưng chỉ dừng lại ở mức độ trình bày, chính vì vậy, chưa thể tạo được dấu

ấn đối với các nhà quản trị văn phòng

3 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống lại lý luận về kỹ năng của nhà quản trị văn phòng

Thông qua khảo sát, đánh giá thực trạng việc vận dụng các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kỹ năng của nhà quản trị văn phòng tại doanh nghiệp này

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tác giả tập trung thực hiện những nhiệm vụ nghiên cứu sau:

Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về quản trị văn phòng và kỹ năng của nhà quản trị văn phòng

Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Thứ ba, tìm hiểu thực tế cách sử dụng các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong cách sử dụng kỹ năng của nhà quản trị văn phòng Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện các kỹ năng cần thiết cho nhà quản trị văn phòng

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Kỹ năng của nhà quản trị văn phòng tại Công

ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Nghiên cứu việc sử dụng kỹ năng của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

+ Về thời gian: Nghiên cứu việc sử dụng kỹ năng của nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM trong năm 2017

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu nhà quản trị văn phòng có đầy đủ các kỹ năng cần thiết sẽ tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp

Từ đó, đưa doanh nghiệp phát triển bền vững

7 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp rất quan trọng, có vai trò quyết định tới sự thành công của đề tài Phương pháp này giúp tác giả có thể nắm rõ được các nhà quản trị văn phòng có đang thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình hay không, công việc của họ cần đến những kỹ năng cơ bản nào,…

Phương pháp quan sát, phương pháp tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp này nhằm mục đích xác định sự phối hợp các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng đã nhuần nhuyễn hay chưa, quá trình sử dụng các kỹ năng

có gặp phải khó khăn gì hay không

Phương pháp so sánh: Phương pháp này được tác giả sử dụng để đưa

ra những điểm giống và khác nhau về việc sử dụng kỹ năng của nhà quản trị văn phòng trên lý thuyết và trong thực tế

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tác giả trực tiếp phỏng vấn, đặt câu hỏi cho nhà QTVP để có cách nhìn khách quan cho việc nghiên cứu

8 Kết cấu của bài Nghiên cứu

Phần nội chính của đề tài được bố cục thành ba chương, cụ thể như sau:

Chương 1 Những vấn đề cơ bản về kỹ năng nhà quản trị văn phòng

Đưa ra các khái niệm, cơ sở lý luận về vấn đề liên quan đến kỹ năng nhà QTVP Giới thiệu khái quát về các kỹ năng nhà QTVP sử dụng

Chương 2 Thực trạng việc sử dụng các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Trên cơ sở lý luận được đưa ra tại chương 1, tiến hành khảo sát thực tế việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Giới thiệu khái quát về INTRACOM

Thực trạng việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP tại doanh nghiệp trên

Nhận xét đánh giá thực trạng việc sử dụng các kỹ năng nhà QTVP

Chương 3 Một số giải pháp để hoàn thiện kỹ năng nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Đưa ra một số khuyến nghị cho lãnh đạo doanh nghiệp, cho nhà QTVP trong doanh nghiệp để hoàn thiện kỹ năng nhà QTVP

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN

VỀ KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm kỹ năng

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng Những định nghĩa này thường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn và quan niệm cá nhân của từng người Tuy nhiên hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kỹ năng được hình thành khi chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên

cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi

Theo Hoàng Phê: “Kỹ năng là khả năng vận dụng những kiến thức thu

nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế”2

Từ các khái niệm trên, có thể thấy kỹ năng là việc áp dụng những kiến thức, lý thuyết vào việc thực hành công việc trong thực tế

1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Quản trị văn phòng là một lĩnh vực

thuộc hoạt động quản trị nói chung, có liên quan đến hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm tra, giám sát nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức” 3

Khái niệm quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động trong văn phòng Có thể nói, quản trị văn phòng (sau đây được gọi tắt là QTVP) là các công việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành một văn phòng nhằm giải quyết hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.3 Khái niệm nhà quản trị văn phòng

Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp

Có một số quan niệm cho rằng, nhà quản trị văn phòng là người thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chính của văn phòng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Nhà Quản trị văn phòng là người

đứng đầu văn phòng một cơ quan, tổ chức; có quyền điều hành, kiểm tra, kiểm soát, giám sát người dưới quyền; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo một

cơ quan, một văn phòng về người dưới quyền” 4

1.1.4 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập

Vai trò lãnh đạo: là một mắt xích trong hệ thống quản trị của cơ quan,

tổ chức; giúp lãnh đạo tổ chức các hoạt động điều hành, quản lí một cơ quan,

tổ chức

Vai trò thông tin: bởi vì tất cả các văn bản đến – đi đều thông quan văn phòng, nhà quản trị văn phòng là người tiếp nhận và phản hồi thông tin từ lãnh đạo cơ quan đến các đơn vị

Vai trò đại diện cho cơ quan, tổ chức: nhà QTVP đại diện cơ quan, tổ chức giải quyết chịu trách nhiệm một số công việc trong phạm vi quản lý

Vai trò liên kết: liên kết các đơn vị trong cơ quan, tổ chức thông qua quyết dịnh quản lí của cơ quan; liên kết với các tổ chức khác

Với 4 vai trò đã cho thấy vị trí, tầm quan trọng của nhà QTVP trong cơ quan, tổ chức Giúp tổ chức được vận hành liên tục và có hiệu quả Nhà quản trị văn phòng là một vị trì chủ yếu trong việc tập hợp xử lí, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong

4

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012) Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân

quá trình ra quyết định, nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất

1.2 Các kỹ năng nhà quản trị văn phòng

1.2.1 Nhóm kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm là những kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người kỹ năng mềm là những kỹ năng có liên quan đến việc hòa mình vào, sống với hay tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể hoặc tổ chức

1.2.1.1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp có thể hiểu là khả năng vận dụng những kiến thức thu thập được về giao tiếp vào trong hoạt động giao tiếp của mình nhằm đạt kết quả cao nhất

Kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị văn phòng, bởi gần như tất cả các hoạt động của nhà quản trị đều cần tới sự giao tiếp

Một nhà quản trị văn phòng có khả năng giao tiếp kém cỏi sẽ ảnh hường nghiêm trọng tới khả năng ra quyết định, điều hành, đôn đốc nhắc nhở nhân viên Đôi khi, mối quan hệ giữa người quản trị và các nhân viên của mình trở nên lạnh nhạt vì thiếu đi kỹ năng này

Có 3 phong cách giao tiếp cơ bản mà nhà quản trị cần phải lưu tâm đó là:

- Phong cách giao tiếp dân chủ: Đây là loại phong cách giao tiếp dựa trên sự bình đẳng và gần gũi giữa chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp Chủ thể giao tiếp luôn chú ý tới đặc điểm tâm lý cá nhân của đối tượng giao tiếp và sẵn sàng lắng nghe chăm chú đối tượng giao tiếp

- Phong cách giao tiếp độc đoán: Phong cách giao tiếp này đề cao tính nguyên tắc và ranh giới thứ bậc khi giao tiếp Chủ thể giao tiếp luôn đòi hỏi đối tượng giao tiếp tôn trọng mình và áp đặt suy nghĩ của mình lên đối phương

- Phong cách giao tiếp tự do: Đặc trưng của phong cách này là các nguyên tắc, chuẩn mực nhiều khi bị xem nhẹ Thay vào đó, hành vi và lời nói chịu sự tác động lớn của tâm trạng, cảm xúc

Mỗi phong cách giao tiếp có những ưu, nhược điểm riêng Vì vậy, người quản trị phải căn cứ vào từng môi trường, bối cảnh cụ thể để chọn lựa phương án tốt nhất cho giao tiếp

1.2.1.2 Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng giao tiếp cơ bản Do

đó, kỹ năng thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kỹ năng giao tiếp Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều

chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định

Một nhà quản trị văn phòng giỏi không những là người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà còn phải là một người có khả năng thuyết trình tốt, một người có thể làm cho nhân viên, cấp dưới hiểu và làm theo những chiến lược và định hướng mà anh ta đề ra

Do đó, kỹ năng thuyết trình đối với mỗi một nhà quản trị sẽ là một công cụ giao tiếp hiệu quả, là một bước không thể thiếu trên con đường thành công

1.2.1.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là tất cả cách thức, phương pháp tư duy khoa học, phân tích, nhận định về một vấn đề và con đường hướng luận cho một giải pháp hiệu quả của nhà quản trị trước một sự việc, hiện tượng xã hội, hiệu quả của kỹ năng này ảnh hưởng lớn toàn quá trình giải quyết công việc theo đúng tiến độ kế hoạch

Tình hình thực tế hiện nay, công việc trong cơ quan luôn tạo ra một áp lực cho nhà quản trị phải đối phó với các vấn đề muôn hình vạn trạng và thường là trong tình thế khẩn trương Chính những tình thế khẩn trương này

làm cho nhà quản trị nhiều khi đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt và có thể dẫn tới những sai lầm nghiêm trọng

Điều này không những ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc mà còn kéo theo hàng loạt vấn đề khác phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu

Do đó, đòi hỏi và luôn cần thiết ở các nhà quản trị kỹ năng giải quyết vấn đề sao cho thật nhanh chóng, hiệu quả cao

1.2.1.4 Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả chính là việc tận dụng điểm mạnh của mỗi thành viên để hoàn thành công việc một cách tốt nhất

Trong thời đại ngày nay, nhà quản trị văn phòng phải nắm bắt được những thời cơ tốt nhất cho công việc của mình, đồng thời còn phải biết tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả cũng là cách tận dụng nguồn lực tối ưu nhất đề mỗi người hoàn thành các công việc của mình Từ việc xây dựng nhóm đến việc tổ chức nhóm như thế nào cho hiệu quả buộc nhà quản trị phải xem xét thế mạnh của mỗi người để phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm, sao cho hiệu quả cao nhất, nhanh

nhất, ngắn nhất

1.2.2 Nhóm kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ

Kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể

Như vậy, có thể thấy rằng: kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ là sự thể hiện trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà quản trị thông qua việc làm cụ thể

1.2.2.1 Kỹ năng hoạch định

Hoạch định là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của cơ quan, doanh nghiệp

Hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm:

- Hoạch định chương trình, kế hoạch công tác

- Hoạch định nhân sự

- Hoạch định công việc

- Hoạch định tài chính

- Hoạch định cơ sở vật chất – kỹ thuật

Nhà quản trị văn phòng xây dựng các chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, doanh nghiệp: giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Điều này cũng chứng tỏ rằng, nhà quản trị là một người có khả năng lên kế hoạch tốt, giỏi công tác chuyên môn, thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

1.2.2.2 Kỹ năng tổ chức

Tổ chức (xét ở khía cạnh động từ) là sự bố trí, phân công, sắp xếp tổ chức bộ máy và công việc

Tổ chức bộ máy là việc sắp xếp cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ

và mối quan hệ của các thành viên trong tổ chức

Tổ chức bộ máy bao gồm:

- Phân tích, đánh giá căn cứ tổ chức

- Thiết lập mô hình tổ chức bộ máy

- Xây dựng chức năng, nhiệm vụ theo mô hình đã chọn

- Xây dựng cấu trúc bộ máy

- Hoàn thiện thủ tục

Tổ chức công việc là việc phân công, bố trí công việc cho các cá nhân,

bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung

Tổ chức công việc bao gồm:

- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

- Tổ chức thu thập, đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý

- Tổ chức xây dựng nội quy, quy chế

- Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ

- Tổ chức hội họp

- Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo

- Tổ chức đảm bảo hậu cần, lễ tân, an ninh trật tự,…

Khi kỹ năng tổ chức được thực hiện tốt giúp tổ chức điều hành hoạt động văn phòng, xây dựng cơ sở để quản trị nguồn nhân sự, các tiêu chuẩn,

cơ sở để kiểm tra đánh giá và giảm bớt gánh nặng công việc, chuyên môn hoá các lĩnh vực hoạt động để năng suất lao động hiệu quả cao Ngoài ra, kỹ năng

tổ chức còn duy trì hoạt động thường xuyên liên tục, đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng hướng đến mục tiêu chung của cơ quan và giúp nhà QTVP năng động, tự chủ, sáng tạo hơn

1.2.2.3 Kỹ năng quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi quản trị nhân sự suy cho cùng là quản trị con người" Chính vì vậy, mà nội dung của quản trị nhân sự rất phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề

Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển

chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức" 5

Theo PGS PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố trí, sử

dụng những người lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phương pháp công nghệ, công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, đơn vị" 6

Theo Trần Kim Dung: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ,

một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty" 7

Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn

và đầy đủ về quản trị nhân sự như sau: "Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc"

Quản trị nhân sự là những việc để xây dựng, phát triển, sử dụng, bảo toàn và giữ gìn lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu của công việc cả về

số lượng và chất lượng

Con người luôn được coi là yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công của tổ chức Đứng sau nhà quản trị thành công là đội ngũ cán bộ giúp việc chuyên nghiệp Khả năng thu hút nhân sự của nhà quản trị văn phòng sẽ quyết định tới sự thành công của công việc Chính vì thế, quản trị nhân sự luôn được coi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị

Quản trị nhân sự bao gồm:

sự sẽ là động lực lớn giúp con người trong cơ quan đó đạt được những kết quả mong muốn, và đoàn kết tập hợp được họ và thúc đẩy họ hoàn thành công việc được giao Quản trị nhân sự còn góp phần quan trọng vào việc giải quyết mặt chính trị xã hội của vấn đề lao động, thông qua việc thực hiện chiến lược con người của nhà nước Bởi vì xét cho cùng mọi hoạt động của con người

diễn ra trong nền kinh tế quốc dân hay trong cơ quan, đơn vị nào đó cũng để đạt mục đích cuối cùng là con người được hưởng mọi thành quả mà bản thân

họ và xã hội đã tạo ra Trong một cơ quan, đơn vị, đội ngũ quản trị, họ vừa là

đối tượng quản trị đồng thời họ vừa là chủ thể của quản trị nhân sự

1.2.2.4 Kỹ năng lãnh đạo, điều hành

Kỹ năng lãnh đạo, điều hành là sự kết hợp của ít nhất 3 yếu tố: Khả

năng nhận thức động lực thúc đẩy con người ở những hoàn cảnh, điều kiện, không gian, và thời gian khác nhau; khả năng khích lệ (tạo sức hấp dẫn và sức cuốn hút để tạo lòng trung thành, sự tận tâm và ước muốn mạnh mẽ làm theo nhà quản trị); phong cách và bầu không khí mà nhà quản trị văn phòng tạo ra

Một số phương pháp lãnh đạo:

Thứ nhất, phương pháp kinh tế: tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, cho họ quyền tự do lựa chọn phương án hoạt động có

hiệu quả nhất

Thứ hai, phương án hành chính: tác động thông qua các hệ thống quản

lý và kỷ luật của tổ chức, yêu cầu đối tượng quản lý phải chấp hành

Thứ ba, phương pháp giáo dục: Tác động vào nhận thức, tâm lý, tình cảm của đối tượng quản lý nhằm nâng cao tự chủ, nhiệt tình của họ trong công việc

Kỹ năng lãnh đạo, điều hành của nhà QTVP giúp duy trì hoạt động của

cơ quan và văn phòng Đây là quá trình phân bổ công việc nhằm giúp lãnh đạo giảm bớt công việc Hơn nữa, kỹ năng còn phát huy chức năng nhiệm vụ,

năng lực tính sáng tạo của nhân viên văn phòng

1.2.2.5 Kỹ năng quản trị thông tin

Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản trị thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị văn phòng

Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt

động của tổ chức Đồng thời, phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ

Nhà quản trị thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích

cụ thể có lợi cho cơ quan, doanh nghiệp

1.2.2.6 Kỹ năng kiểm tra, đánh giá công việc trong văn phòng

Kiểm tra, đánh giá là một hoạt động thường xuyên của nhà quản trị để nắm bắt tình hình thực tế của tổ chức dựa trên sự so sánh, đối chiếu mục tiêu ban đầu với kết quả đạt được Từ đó, nhà quản trị sẽ đưa ra những giải pháp

để đưa tổ chức phát triển đúng lộ trình

Nội dung kiểm tra, đánh giá:

Về con người: trình độ chuyên môn, tinh thần, thái độ làm việc

Về quy trình nghiệp vụ: trình tự xử lý công việc, những thiếu sót trong quá trình xử lý công việc

Về cơ sở vật chất: trang thiết bị, phòng làm việc phục vụ cho quá trình làm việc

Về tài chính: cán cân thu – chi

Kỹ năng kiểm tra, đánh giá đảm bảo tính nguyên tắc, hệ thống, thống nhất, kỷ luật, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế về hoạt động của văn phòng và cơ quan, phát hiện ra những sai sót trong hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nói chung và của văn phòng nói riêng

 Tiểu kết

Nhà QTVP vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Một nhà QTVP thực sự không chỉ hội tụ những tố chất vốn có mà còn phải trau dồi những kỹ năng cần thiết

để lãnh đạo hiệu quả Phải cần có các kỹ năng để đáp ứng yêu cầu của xã hội:

kỹ năng mềm (kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết vấn

đề, kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả); kỹ năng chuyên môn, nghiệp

vụ ( kỹ năng hoạch định, kỹ năng quản trị nhân sự, kỹ năng quản trị thông tin,

kỹ năng lãnh đạo điều hành, kỹ năng kiểm tra đánh giá) Chương 2 là phần khảo sát thực trạng sử dụng kỹ năng của nhà QTVP tại Công ty Cổ phần Đầu

tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC SỬ DỤNG CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM tiền thân là Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước Chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư

dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Chức năng, nhiệm vụ chung của INTRACOM:

Tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, INTRACOM cũng như các Công ty Cổ phần và tổ chức kinh tế khác đều phải thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đối với nền kinh tế quốc dân và xã hội

- Chức năng kinh tế:

 Đóng góp GDP cho quốc gia

 Kích thích các ngành sản xuất liên quan phát triển

 Kéo theo sự hình thành và phát triển nhiều ngành dịch vụ khác

 Góp phần giải quyết việc làm, tăng thu nhập cho người lao động

 Góp phần phát triển quy mô của ngành dịch vụ

- Chức năng xã hội:

 Đáp ứng nhu cầu vật chất, kỹ thuật, nền văn hóa cho xã hội

 Phục vụ cho cộng đồng, xã hội: về nơi ở cho người có nhu nhập vừa, các dịch vụ y tế, thuỷ điện không gây ô nhiễm môi trường

 Tạo điều kiện thuận lợi, cũng là động lực cho sự phát triển của xã hội

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm:

- Ban lãnh đạo:

+ Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao

nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động của Công ty Tổng giám

đốc là người quyết định về phương hướng sản xuất, phương thức kinh

doanh,…

+ Phó tổng giám đốc: người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản

lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty

- Các đơn vị chính trong Công ty:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của INTRACOM

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty

 Đề xuất, tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của Công ty Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược lại

 Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân

 Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác

 Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất

kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

 Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty

 Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

 Nhiệm vụ trực tiếp tham mưu và thực hiện các lĩnh vực:Công tác tổ chức, cán bộ; công tác lao động tiền lương; công tác quản trị hành chính; công tác pháp lý, công tác ISO; công tác truyền thông

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty bao gồm:

Bộ phận

IT

Bộ phận pháp chế

Bộ phận Kinh doanh

Bộ phận nhân sự

2.2 Thực trạng việc sử dụng các kỹ năng của nhà QTVP trong thời

kỳ hội nhập

2.2.1 Đối với việc sử dụng kỹ năng mềm

2.2.1.1 Kỹ năng giao tiếp

- Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM cho thấy, kỹ năng giao tiếp luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của nhà QTVP Kỹ năng giao tiếp cũng góp phần không nhỏ hình hành nên văn hóa công sở của Công ty Trong Quy định hướng dẫn một số nội dung trong văn hóa doanh nghiệp (ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-CT ngày 27 tháng 02 năm 2009 của Giám đốc Công ty) do văn phòng tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty có quy định về các nguyên tắc trong giao tiếp như sau:

+ Cười và chào đối tác một cách thân thiện: Văn hóa giao tiếp của

người Việt luôn đề cao lời chào: “Lời chào cao hơn mâm cỗ” Đối với bất kỳ

ai, thiếu kỹ năng giao tiếp là một thiệt thòi Nhưng đối với nhà QTVP – đại diện của cả công ty thiếu đi kỹ năng này sẽ làm cho đối tác đánh giá thấp về Công ty Cách làm này sẽ lấy được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ Đây cũng chính là nét đặc trưng riêng của INTRACOM

+ Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác: Ngôn ngữ chính là phương

tiện của giao tiếp Hầu hết mọi hoạt động quản trị của nhà QTVP đều cần tới

sự giao tiếp Chính vì thế, yêu cầu dùng từ ngữ chuẩn mực và chính xác là một trong những yêu cầu tối thiểu trong giao tiếp mà nhà QTVP cần nắm được Ngôn ngữ được sử dụng tại công ty là ngôn ngữ hành chính để đảm bảo tính trang trọng và lịch sự nơi công sở

+ Biết lắng nghe: Ở một số doanh nghiệp khác, việc lắng nghe của nhà

QTVP đối với nhân viên chỉ là hình thức, họ muốn áp đặt lên nhân viên của mình hơn là lắng nghe Tại INTRACOM, từ Ban Lãnh đạo cho tới nhà QTVP, các nhân viên đều biết cách lắng nghe những chia sẻ của nhau Cuối

mỗi buổi họp giao ban, bà Kim Anh – Chánh văn phòng INTRACOM luôn hỏi nhân viên của mình rằng có gặp khó khăn gì trong thực hiện công việc hay không? Văn phòng Công ty cần phải làm gì để trở nên chuyên nghiệp hơn nữa? Đó chính là cơ hội cho nhân viên cấp dưới có cơ hội được chia sẻ với lãnh đạo của mình Mọi ý kiến đóng góp của cấp dưới đều được Chánh văn phòng ghi chép vào 1 cuốn sổ để tiện theo dõi Những góp ý mang tính xây dựng đều được Chánh văn phòng hoan nghênh Chính điều này đã tạo ra môi trường làm việc rất thân thiện, là yếu tố quan trọng để thu hút nguồn nhân sự Điều đó không chỉ thể hiện văn hóa ứng xử của nhà QTVP, mà còn giúp họ

có thêm thông tin từ khách thể giao tiếp

+ Tôn trọng người khác: Tôn trọng người khác là yêu cầu tối thiểu

trong giao tiếp Tại INTRACOM, thái độ của nhân viên đối với đồng nghiệp

sẽ quyết định tới vị trí của họ Nhà QTVP luôn gương mẫu chấp hành và yêu cầu các nhân viên của mình phải tôn trọng mọi người xung quanh

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cơ bản đối với mọi nhà QTVP Chính vì thế, bản thân những nhà QTVP phải luôn cố gắng trau dồi kỹ năng này để tạo mối quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh và làm chủ được những vấn

đề nảy sinh trong giao tiếp

2.2.1.2 Kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng quan trọng của nhà QTVP và đối với các doanh nghiệp lớn, kỹ năng này càng trở nên quan trọng hơn Kỹ năng thuyết trình rất được coi trọng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, bởi đây là doanh nghiệp xây dựng nên việc kí kết hợp đồng diễn ra thường xuyên Điều đó đòi hỏi nhà QTVP phải có kỹ năng thuyết trình ấn tượng trước đối tác Tác giả đã tiến hành phỏng vấn bà Nguyễn Thị Lan Hương – phụ trách văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng INTRACOM (một công ty thành viên của INTRACOM)

với câu hỏi: “Để có kỹ năng thuyết trình tốt, nhà QTVP phải làm những gì? ”,

tác giả nhận được câu trả lời như sau: “Để có kỹ năng thuyết trình tốt cần phải

trải qua quá trình rèn luyện, một trong những yếu tố tạo nên thành công của người thuyết trình chính là tạo cảm xúc khi thuyết trình và đặt ra giá trị tác động đến người nghe

Từ đó, tác giả rút ra được điều quan trọng nhất trong thuyết trình là phải có cảm xúc và đặt ra giá trị tác động đến người nghe

+ Tạo cảm xúc khi thuyết trình

Hầu hết những người thuyết trình thiếu chuyên nghiệp đều chú ý vào việc họ sẽ nói gì (nội dung cần trình bày) mà quên rằng điều quan trọng hơn

là nói như thế nào Những nội dung nâng cao, hoặc nội dung ẩn của một bài trình bày không thể được chuyển tải hết qua khối lượng câu chữ ngắn ngủi của một bài thuyết trình trong thời lượng khoảng 5 - 7 phút mà khả năng truyền tải này sẽ được quyết định bởi cảm xúc từ trong giọng nói, và cách biểu hiện ngôn ngữ cơ thể của người thuyết trình

+ Đặt ra giá trị tác động đến người nghe

Thuyết trình cũng là một phương tiện truyền thông, và nhiệm vụ của người thuyết trình là hướng đến lợi ích chung của các bên liên quan, chứ không phải để thể hiện lợi ích 1 chiều Nhà QTVP tại INTRACOM luôn chú trọng tới lợi ích tích cực của cả 2 phía khi nói về hợp đồng hợp tác giữa 2 bên Chính vì vậy, hầu hết các đối tác đều rất hài lòng khi ký kết hợp đồng với Công ty

Có thể thấy rằng, kỹ năng thuyết trình của Chánh văn phòng INTRACOM rất chuyên nghiệp Điều đó xuất phát từ việc lãnh đạo văn phòng đã trải qua những khóa đào tạo về kỹ năng thuyết trình và luôn tuân thủ những nguyên tắc nhất định trong giao tiếp

2.2.1.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

- Với tư cách là người đừng đầu Văn phòng, nhà QTVP phải làm mọi thứ để duy trì hoạt động của bộ máy Văn phòng ổn định Trong quá trình vận hành bộ máy, những khó khăn, áp lực sẽ nảy sinh Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM là một công ty lớn, chính vì

vậy, việc kiểm soát được Văn phòng theo quỹ đạo nhất định là điều không hề đơn giản Những vấn đề như nhân viên có mâu thuẫn với nhau trong làm việc, nhân viên bị áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi Những khó khăn nảy sinh nếu không được nhà QTVP giải quyết triệt để sẽ đem lại bất lợi lớn cho Công ty Chính vì vậy, với những vấn đề phát sinh trong khả năng, nhà QTVP sẽ tập trung xử lý ngay khi chúng mới hình thành Với những vấn đề phức tạp hơn, nhà QTVP sẽ tham khảo ý kiến của Ban Lãnh đạo Công ty

- Trực tiếp phỏng vấn bà Nguyễn Thị Thủy – phụ trách văn phòng UDIDECO (là công ty thành viên của INTRACOM), tác giả đã đặt câu hỏi: “ Theo bà, kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng như thế nào đối với nhà QTVP?” và được bà Thủy trả lời như sau: “Tôi cho rằng nếu nhà QTVP không có kỹ năng giải quyết vấn đề thì hiệu quả của bộ máy văn phòng sẽ giảm đi từ 60% – 70% Đây là kỹ năng rất cần thiết, cho cả lãnh đạo và nhân viên văn phòng nhưng chúng lại được hình thành chủ yếu thông qua kinh nghiệm làm việc Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ có kế hoạch mời chuyên gia tới Công ty để cùng trao đổi về vấn đề này.”

- Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm quan trọng dành cho nhà quản trị nói chung và dành cho mọi cá nhân giải quyết các vấn đề trong cuộc sống nói riêng Nắm vững được các kỹ năng và cách giải quyết vấn đề sẽ giúp nhà quản trị giải quyết được vấn đề một cách nhanh chóng, giải quyết tận gốc các vấn đề và ra quyết định một cách chính xác Đồng thời thông qua việc giải quyết, nhà quản trị sẽ có thêm những cách thức sáng tạo mới có thể ứng dụng vào việc kinh doanh hay kích thích sự sáng tạo mới lạ nơi nhân viên Như vậy họ sẽ phát huy được tất cả các nguồn lực của nhân viên, đồng thời tăng tính cạnh tranh trong công việc, thúc đẩy năng lực làm việc nơi nhân viên Về phía nhân viên, nếu được học và nắm vững các kỹ năng giải quyết vấn đề thì họ sẽ chủ động hơn trong việc giải quyết công việc được giao đồng thời phát huy được tính sáng tạo, tính đoàn kết trong tập thể khi có vấn đề phát sinh Điều này giúp ích rất nhiều cho nhà quản trị vì có đội

ngũ nhân viên am hiểu các kỹ năng cũng như tiếp thu nhanh và chính xác các chính sách hay kế hoạch của doanh nghiệp

- Đối với nhân viên mới, việc thay đổi môi trường và cách thức làm việc sẽ cần phải mất rất nhiều thời gian để hòa nhập, thậm chí nếu môi trường làm việc mới quá lớn sẽ khiến cho nhân viên đó trở nên Stress Khi văn phòng

có nhân viên mới, bà Thủy thường chủ động ngồi cùng bàn ăn trưa với nhân viên đó và lắng nghe họ tâm sự về môi trường làm việc mới Bên cạnh đó, phụ trách văn phòng UDIDECO luôn động viên, khích lệ tinh thần nhân viên

và đưa cho họ những bài học kinh nghiệm để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Chỉ là một việc rất nhỏ nhưng nếu không tinh ý, nhà quản trị văn phòng sẽ không thể nhận ra vấn đề của nhân viên mới và giúp cho họ nhanh hòa nhập được với Công ty

Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng bắt buộc phải có đối với nhà QTVP Họ là người chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo cơ quan về mọi vấn

đề phát sinh của Văn phòng Bất cứ một tổ chức nào cũng yêu cầu nhà QTVP phải đáp ứng được kỹ năng giải quyết vấn đề, bởi vì, trong quá trình thực hiện các dự án, nhiều vấn đề phát sinh là không thể tránh khỏi nên đòi hỏi họ phải linh hoạt, sáng suốt và nhạy bén khi nghiên cứu, phân tích và giải quyết các vấn đề đó Với kinh nghiệm làm việc lâu năm trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, Chánh văn phòng INTRACOM đã xây dựng cho mình kỹ năng xử lý vấn đề rất linh hoạt và hiệu quả

2.2.1.4 Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

- Với bất kỳ một tổ chức nào, tinh thần đoàn kết luôn đem tới sự thành công cho tổ chức đó Với cương vị là nhà QTVP, việc phối hợp các nhân viên hợp tác với nhau để đem lại kết quả cao nhất cho công việc là việc làm trọng yếu Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy, cán bộ và nhân viên văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã được đào tạo về kỹ năng làm việc nhóm chưa nhiều Chính vì thế, hoạt động phối hợp nhân viên của nhà QTVP tại Công ty diễn ra chưa thực sự hiệu quả

Hầu hết các công việc được giao theo cá nhân, vì vậy nhân viên hình thành nên tâm lý luôn chú trọng vào kết quả công việc của mình, thiếu đi sự tương tác với các nhân viên khác Điều này dẫn tới việc khi công ty có dự án, cần sự phối hợp chặt chẽ của các nhân viên thì sự liên kết này lại tỏ ra thiếu hiệu quả

- Phụ trách tổ chức sự kiện cho công ty chính là bộ phận truyền thông gồm có 02 người Đối với mỗi sự kiện, bộ phận truyền thông sẽ trao đổi với Chánh văn phòng về kế hoạch tổ chức sự kiện đó Sau khi thống nhất được kế hoạch, 02 nhân viên phụ trách truyền thông sẽ tiến hành công việc của mình Tại sự kiện “INTRACOM vui cùng Tết thiếu nhi” vừa qua, gần như tất cả mọi việc đều do 2 nhân viên này xử lý: mua quà cho các cháu thiếu nhi, dạy các cháu tập văn nghệ, mua sắm đồ để trang trí hội trường, kê bàn ghế, dẫn chương trình, điều chỉnh âm thanh Do phải xử lý quá nhiều công việc nên chương trình đã không thành công như ý muốn Điều đó cho thấy tinh thần làm việc nhóm của các thành viên khác trong vai trò hỗ trợ là chưa cao Điều này được chứng minh không chỉ ở chương trình này mà còn ở các chương trình khác như: Đại hội Đại biểu Đoàn Thanh niên INTRACOM lần III, chương trình sinh nhật cho cán bộ, nhân viên trong các tháng, chương trình INTRACOM khai xuân đầu năm Mậu Tuất 2018

Dù đã nhận ra được sự cần thiết của việc tạo ra mối liên hệ chặt chẽ trong công việc giữ các thành viên nhưng nhà QTVP vẫn chưa biết cách xây dựng họ trở thành một nhóm làm việc chuyên nghiệp Điều này không chỉ tạo

ra tinh thần tập thể rời rạc mà còn lãng phí năng lực, sự sáng tạo của nhân viên

Với tư cách là người đứng đầu và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Văn phòng, nhà QTVP phải biết phối hợp hiệu quả nguồn nhân sự vào công việc Đoàn kết là yếu tố tạo nên mọi sự thành công Tuy nhiên, thực tế nhà QTVP tại INTRACOM lại sử dụng chưa tốt kỹ năng này

2.2.2 Đối với việc sử dụng kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ

2.2.2.1 Kỹ năng hoạch định

- Kỹ năng hoạch định của nhà QTVP tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM là sự kết hợp chủ yếu giữa 2 lĩnh vực là hoạch định công việc và hoạch định nhân sự

Theo quá trình điều tra, khảo sát tại công ty cho thấy Lãnh đạo văn phòng đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, phòng ban, đơn vị cần thực hiện Hoạch định theo đúng nguyên tắc, giải quyết công việc theo đúng chức năng nhiệm vụ được giao nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác Hoạch định kế hoạch công việc cho công ty theo năm, quý, tháng, tuần

Văn phòng công ty thường xuyên phối hợp với trưởng các phòng ban, đơn vị trong công ty để hoạch định công việc cho Văn phòng nói riêng và toàn công ty nói chung Từ việc hoạch định kế hoạch công việc, việc quản lý tiến độ, theo dõi chất lượng, đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ dễ dàng hơn Nhà QTVP đã sử dụng kỹ năng hoạch định áp dụng trong công việc đạt hiệu quả cao nhất

- Hoạch định nhân sự luôn là một trong những công việc đòi hỏi rất nhiều thời gian và nếu như có kỹ năng hoạch định nhân sự tốt sẽ giúp cho nhà quản trị văn phòng tránh được những sai sót trong quá trình hoạch định và thực hiện công việc một cách hiệu quả Quy trình hoạch định nhân sự đang được bà Nguyễn Thị Kim Anh – Chánh văn phòng INTRACOM thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Để dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực, nhà quản trị văn phòng cần tiến hành phân tích môi trường Các yếu tố về môi trường bao gồm: Môi trường bên ngoài (bao gồm các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số và lực lượng lao động trong xã hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối thủ

cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng, và chính quyền/đoàn thể) và môi trường bên trong (bao gồm sứ mạng và mục đích của công ty, chính sách và chiến lược của công ty, bầu không khí văn hóa của công ty, và sau cùng là công đoàn)

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm giúp nhà QTVP xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp Đây là bước rất quan trọng, đòi hỏi nhà QTVP phải đầu tư thời gian

và làm việc nghiêm túc

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Trên cơ sở phân tích nhu cầu nguồn nhân lực trong các kế hoạch dài hạn và nguồn nhân lực sẵn có, Chánh văn phòng sẽ đưa ra các chính sách và một số chương trình, kế hoạch nguồn nhân lực nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh, thích nghi với các yêu cầu mới

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Kế tiếp kế hoạch nhân lực là một phương tiện đơn giản để nhà QTVP

dự báo diễn biến nhân lực của doanh nghiệp, mà trong đó các nhà quản lý nhân lực ước tính số lượng nhân công sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến, thuyên chuyển hay về nghỉ hưu…) Kế hoạch thực hiện này bao gồm:

– Xây dựng chính sách để loại bỏ, giảm thiểu những chênh lệch dự kiến Đây thường là giai đoạn quan trọng nhất trong quản lý dự báo, cho dù việc thực hiện nó không phải lúc nào cũng đơn giản

– Lập sơ đồ thay thế nhân lực

Sơ đồ thay thế giống như sơ đồ tổ chức nhưng nó chỉ ra một cách cụ thể những nhân viên có thể thực hiện những công việc mà được dự báo là thiếu người hay cần phải thay thế

– So sánh giữa cung-cầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh

Sau khi đã thiết lập được dự báo nhu cầu tương lai về nhân lực và lập

dự án cung cấp nhân lực, nhà quản trị văn phòng cần phải so sánh các ước lượng về cung và cầu về lao động đó Trường hợp nếu nhu cầu dự báo vượt quá khả năng cung cấp thực tế, doanh nghiệp sẽ thiếu nhân công Và ngược lại, nếu nguồn cung cấp mà lớn hơn nhu cầu dự báo, doanh nghiệp sẽ thừa nhân công

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Mục đích của kiểm tra, đánh giá là giúp nhà QTVP xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và

đề ra các biện pháp hoàn thiện

Các đánh giá bằng định lượng thường có tính khách quan hơn và giúp cho nhà quản trị văn phòng thấy được các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện một cách rõ ràng hơn trong các lĩnh vực sau: số lượng và chất lượng nhân viên; năng suất lao động; tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới tuyển; chi tuyển dụng đối với một số nhân viên; sự hài lòng của nhân viên đối với công việc

Khảo sát thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân sự của INTRACOM cho thấy: Thông qua tình hình thực tế của Công ty, Chánh văn phòng đã lập bảng dự báo tình hình nhân lực của công ty năm 2018 là 1960 cán bộ nhân viên

ở các vị trí, các bộ phận đủ để thực hiện Công tác hoạch định nguồn nhân sự

đã được thực hiện rất nghiêm túc, cả về số lượng lẫn chất lượng

Quy mô lao động từ giai đoạn 2013 đến 2017 có biến động đáng kể; tăng 177% (theo báo cáo nhân sự giai đoạn 2013 – 2017 của INTRACOM) do nguồn nhu cầu nhân sự xuất phát từ các dự án mới bắt đầu Năm 2015 số lượng nhân sự tăng 63% (theo báo cáo nhân sự giai đoạn 2013 – 2017 của

INTRACOM) so với năm 2014 Đây chính là thời điểm tăng mạnh nhất về số lượng nhân sự do các dự án đã đi vào giai đoạn triển khai diện rộng Bên cạnh nguồn nhân sự được bổ sung thêm thì thấy số lượng nhân sự nghỉ việc cũng

có những sự thay đổi qua các năm (năm 2013 nghỉ 4 người, năm 2014 nghỉ 7 người, năm 2016 nghỉ 12 người) do một số nguyên nhân như: trình độ năng lực chưa đủ để đáp ứng công việc ở vị trí hiện tại hoặc chuyển công việc khác

Ngoài ra, INTRACOM còn tiến hành liên kết với Khoa Quản trị Văn phòng - trường Đại học Nội vụ Hà Nội để đào tạo sẵn nguồn nhân lực tiềm năng trong tương lai

Hoạch định rất quan trọng với mọi tổ chức và với mọi nhà QTVP Nó đảm bảo cho tổ chức có lộ trình phát triển lâu dài, vững chắc Chính vì thế, kỹ năng hoạch định của nhà QTVP là rất cần thiết với tổ chức Việc hoạch định diễn ra trên nhiều lĩnh vực Tuy nhiên tùy theo tính chất công việc, nhà QTVP

sẽ có hướng ưu tiên tập trung sử dụng hoạch định ở 2 lĩnh vực cơ bản nhất là hoạch định công việc và hoạch định nhân sự

2.2.2.2 Kỹ năng tổ chức

- Kỹ năng của nhà QTVP tại INTRACOM được thể hiện qua những

mặt sau:

+ Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác:

Văn phòng Công ty xây dựng chương trình làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Trình tự xây dựng chương trình làm việc được thể hiện qua chương trình làm việc theo năm, theo quý, theo tháng và theo tuần Văn phòng sẽ trực tiếp theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện công việc

+ Tổ chức xây dựng nội quy, quy chế:

Mỗi hoạt động liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn để có thể diễn ra đúng trình tự, thủ tục đều cần tới nội quy và quy chế Văn phòng sẽ thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp những ý kiến,

đề xuất của cán bộ và nhân viên công ty rồi sau đó chọn lọc những thông tin cần thiết để cung cấp cho Ban Lãnh đạo Thực tế, văn phòng đã tham mưu