KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

Khái niệm ra quyết định quản lý “Ra quyết định quản lý là việc lựa chọn một hay một số ph ơng án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt

Kỹ năng ra quyết định

quản lý

Bài 1 Kỹ năng thiết lập bối cảnh và xác định vấn đề

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

1.3 Xác định vấn đề

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1.1 Khái niệm ra quyết định quản lý

 Quá trình quản lý nói chung, quản lý kinh tế nói riêng về thực chất là quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý dựa trên các thông tin quản lý đã đ ợc thu thập và xử lý.

 Trong quá trình quản lý, các nhà quản lý luôn phải đứng tr

ớc những tình huống, những vấn đề phát sinh cần xử lý bằng cách đ a ra các ph ơng án và sau đó lựa chọn một ph

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1.1 Khái niệm ra quyết định quản lý

“Ra quyết định quản lý là việc lựa chọn một hay một số ph ơng án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm

đạt đ ợc những mục tiêu đã định.”

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1.1 Khái niệm ra quyết định quản lý

“Quyết định quản lý là sản phẩm lao động sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra ch ơng trình, mục tiêu, cách thức triển khai hoạt động của tổ chức để giải quyết các tình huống, các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý”

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1.2 Ra quyết định cá nhân và ra quyết định tập thể

So sánh ra quyết định cá nhân và ra quyết định tập thể:

 Thời gian ra quyết định

 Chất l ợng của quyết định.

“Những quyết định với sự nhất trí của 5 ng ời tham gia (hay

nhiều hơn) đều có chất l ợng cao hơn việc ra quyết định cá

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1.2 Ra quyết định cá nhân và ra quyết định tập thể

ư

u điểm của ra quyết định tập thể:

 Nhiều kiến thức hơn

 Nhận dạng đ ợc nhiều vấn đề theo nhiều chức năng khác nhau

 Xây dựng nhiều ph ơng án với nhiều quan điểm khác nhau

 Đánh giá các ph ơng án một cách toàn diện và chất l ợng hơn

 Đạt đ ợc sự nhất trí cao hơn đối với quyết định

 Sự phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận khi thực hiện quyết định

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1 Khái quát về quyết định quản lý

1.1.3 Quy trình ra quyết định quản lý

 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

Bối cảnh đ ợc hiểu là môi tr ờng của các hành vi

và mối quan hệ giữa các cá nhân mà trong đó các

ý t ởng và dữ kiện đ ợc đ a ra để xem xét và quyết

định

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

Thiết lập bối cảnh thuận lợi cho việc ra quyết định quản lý

 Mô tả mục tiêu của quyết định

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

Những ng ời tham gia thích hợp

 Ng ời có quyền phân bổ nguồn lực và có tiếng nói quyết

định

 Những thành phần liên quan chủ yếu ( những ng ời thực

hiện hoặc liên quan trực tiếp)

 Các chuyên gia

 Những ng ời đề x ớng (ủng hộ)

 Những ng ời phản đối

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

Những ng ời tham gia thích hợp (tiếp theo)

 Quy mô nhóm ra quyết định thích hợp: không quá nhiều,

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

Thống nhất về cách thức ra quyết định

 Nhất trí

 Nhất trí có giới hạn

 Biểu quyết theo đa số

 Lãnh đạo là ng ời quyết định

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

Xác định ph ơng pháp tranh luận thích hợp

 Ph ơng pháp biện hộ (bảo vệ quan điểm)

 Ph ơng pháp tìm hiểu

 Ph ơng pháp dung hoà

1.2 Thiết lập bối cảnh ra quyết định

So sánh ph ơng pháp biện hộ và ph ơng pháp tìm hiểu

Yếu tố Ph ơng pháp biện hộ Ph ơng pháp tìm hiểu

Quan điểm ra quyết

định Tranh đua Hợp tác cùng giải quyết vấn đề Mục đích thảo luận Thuyết phục và vận động Kiểm tra và đánh giá

Vai trò của những

ng ời tham gia Phát ngôn Suy nghĩ thận trọng

Hành vi thể hiện Thuyết phục ng ời khác

Bảo vệ quan điểm

Bỏ qua hay cố tình hạ thấp các

điểm yếu

Tranh luận có cân nhắcCởi mở với các ph ơng ánChấp nhận phê bình có tính xây dựng

1.3 Xác định vấn đề

Xác định vấn đề là rất quan trọng, nếu xác định vấn đề

đúng, chúng ta mới có thể tìm đ ợc các giải pháp khả thi và hiệu quả để giải quyết chúng; trái lại, chúng ta sẽ không thể giải quyết đ ợc chúng

“Việc xác định vấn đề quyết định sự việc chúng ta nhìn và cả

cách chúng ta diễn giải những gì trông thấy (Alan Rowe) ”

1.3 Xác định vấn đề

Xác định đúng đắn vấn đề

 Đừng mặc nhiên chấp nhận cách đặt vấn đề ban

đầu, hãy đặt câu hỏi “Có phải đây là cốt lõi vấn

đề?”

 Tìm kiếm nhiều quan điểm xoay quanh vấn đề

đó, tìm hiểu các góc độ của vấn đề

 Tìm hiểu về cách xác định vấn đề của những ng

ời trong nhóm quyết định

1.3 Xác định vấn đề

Xác định đúng đắn vấn đề (tiếp theo)

 Phát hiện và phân tích các giả định, tránh sự chi phối của thành kiến

 Thử đặt bản thân vào vị trí của ng ời khác khi nhìn nhận vấn đề

 Đừng bao giờ áp đặt cách nhìn nhận vấn đề của

1.3 Xác định vấn đề

5 câu hỏi cần làm rõ để tránh suy luận chủ quan, sai lầm

Điều gì rõ ràng về tình huống ?

Bµi 2 Kü n¨ng x©y dùng c¸c ph ¬ng ¸n

2.1 Quy tr×nh x©y dùng c¸c ph ¬ng ¸n

 Kh¶o s¸t c¸c th«ng tin

 X©y dùng c¸c gi¶i ph¸p tiÒm Èn

 Dù kiÕn nh÷ng kÕt qu¶ cña tõng gi¶i ph¸p

S¸ng t¹o lµ kh¶ n¨ng t ëng t îng, dù ®o¸n, ph¸t hiÖn vµ thùc hiÖn nh÷ng ý t ëng míi, cã Ých (Don Hellriegel)

C¸c ph ¬ng ph¸p thóc ®Èy s¸ng t¹o c¸ nh©n

 Ph ¬ng ph¸p chØ thÞ trùc tiÕp (mÖnh lÖnh)

 Ph ¬ng ph¸p liÖt kª thuéc tÝnh

Bµi 2 Kü n¨ng x©y dùng c¸c ph ¬ng ¸n

2.2 C¸c kü thuËt kÝch thÝch sù s¸ng t¹o

2.2.2 C¸c kü thuËt ph¸t huy trÝ tuÖ tËp thÓ

 Ph ¬ng ph¸p ph¸t triÓn t duy (Brainstorming)

 Kü thuËt Delphi

 Kü thuËt nhãm danh nghÜa

Bài 2 Kỹ năng xây dựng các ph ơng án

2.2 Các kỹ thuật kích thích sự sáng tạo

2.2.2 Các kỹ thuật phát huy trí tuệ tập thể

* Ph ơng pháp phát triển t duy (Brainstorming)

Ph ơng pháp này đ ợc thực hiện trên cơ sở áp dụng một quá trình tạo ý t ởng, khuyến khích cá nhân nêu ý kiến của mình về khả năng giải quyết vấn đề, bất kể khả năng đó là tốt hay ch a tốt.

Nhà quản trị giải thích rõ vấn đề và yêu cầu các nhân viên nêu càng nhiều ph ơng án giải quyết càng tốt, các ph ơng án đ ợc ghi lại, sau đó sẽ đ ợc bàn luận và phân tích

Bài 2 Kỹ năng xây dựng các ph ơng án

2.2 Các kỹ thuật kích thích sự sáng tạo

2.2.2 Các kỹ thuật phát huy trí tuệ tập thể

* Ph ơng pháp phát triển t duy (Brainstorming)

Tuyệt đối tránh sự phê phán, mọi ý t ởng đều đ ợc khuyến khích nói ra, thậm chí cả các ý t ởng cực đoan hay kỳ quặc nhất.

Bầu không khí đ ợc duy trì càng tự do, thoải mái càng tốt, các cá nhân không bị hạn chế về nội dung và không bị buộc phải chứng minh tính đúng đắn, tính khả thi của các ý t ởng

Các b ớc tiến hành kỹ thuật Delphi

 Các thành viên nhận đ ợc các câu hỏi trong phiếu số 1.

 Các thành viên trả lời các câu hỏi một cách độc lập.

 Các ý kiến trả lời đ ợc tập hợp lại và tóm l ợc trong phiếu số 2.

 Các thành viên đ ợc yêu cầu phải đánh giá các ý kiến trong phiếu

số 2.

Bài 2 Kỹ năng xây dựng các ph ơng án

2.2 Các kỹ thuật kích thích sự sáng tạo

2.2.2 Các kỹ thuật phát huy trí tuệ tập thể

* Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (NGT)

 Các cá nhân tham gia cuộc họp, bắt đầu bằng việc viết các ý kiến của mình một cách độc lập

 Các cá nhân nêu ý kiến của mình và các ý kiến đ ợc ghi chép lại

 Nhóm tiến hành thảo luận và đánh giá các ý kiến đ ợc nêu

 Các thành viên xếp hạng các ý kiến một cách độc lập Quyết định cuối cùng đ ợc xác định dựa trên các ý kiến có thứ hạng cao nhất

Bài 2 Kỹ năng xây dựng các ph ơng án

Một số lời khuyên khi xây dựng ph ơng án

 Mời thêm ng ời tham gia từ bên ngoài tổ chức, đảm bảo sự đa dạng cần thiết

 So sánh cách giải quyết các vấn đề t ơng tự của tổ chức khác

 Khuyến khích các thành viên thoát khỏi vai trò th ờng ngày khi xây dựng các ph ơng án

 Đặt các câu hỏi thăm dò mang tính gợi mở

 Sẵn sàng xem xét, thảo luận các vấn đề tráI với quan điểm chung hay quan điểm của nhà quản trị

 Có sự kiểm tra lại các ph ơng án đã bị bỏ qua

 Đừng bỏ sót các ph ơng án cân bằng, kết hợp điểm mạnh của hai hay

Bài 2 Kỹ năng xây dựng các ph ơng án

Các quy tắc trong thảo luận nhóm

 Mỗi thành viên trong nhóm cần tôn trọng các thành viên khác

 Mọi thành viên nên lắng nghe với thái độ khách quan và công bằng

 Mọi ng ời đều có cơ hội phát biểu ý kiến và có quyền phản đối ý kiến của

ng ời khác

 Cần tìm hiểu và học hỏi từ các nhận xét và các ý kiến, quan điểm trái ng ợc

 Chỉ đánh giá và phê phán các giả thiết và ý t ởng, không chỉ trích cá nhân

 Đảm bảo bầu không khí thoải mái, không tạo sức ép, khuyến khích sự cởi

mở và hài h ớc

 Đảm bảo tính tập thể và đoàn kết, mọi thành công đều là thành công chung của cả nhóm

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.1 Đánh giá và lựa chọn ph ơng án

3.2 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh quyết định

Bµi 3 Kü n¨ng lùa chän ph ¬ng ¸n, kiÓm tra

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

 ư ớc tính dòng tiền t ơng lai hằng năm của ph ơng án.

 Chiết khấu từng dòng tiền với một lãi suất cho tr ớc (th ờng căn cứ trên chi phí vốn).

 Cộng các dòng tiền đã chiết khấu.

 Trừ đi khoản đầu t ban đầu

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.1 Đánh giá và lựa chọn ph ơng án

* Phân tích ma trận mức độ u tiên

 Liệt kê các mục tiêu cần phân tích.

 Xác định giá trị u tiên (trọng số) của các mục tiêu.

 Đánh giá, cho điểm khả năng đáp ứng của các ph ơng án theo từng mục tiêu.

 Cộng và so sánh tổng điểm của từng ph ơng án

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.1 Đánh giá và lựa chọn ph ơng án

* Ph ơng pháp biểu đồ cây quyết định

 Liệt kê các ph ơng án cần đánh giá theo các “nhánh”.

 Trong các “nhánh”, xác định giá trị theo các chỉ tiêu tài chính.

 Xác định xác suất của từng nhánh.

 Cộng và so sánh tổng giá trị của từng “nhánh” và từng ph ơng án

* Đánh giá ph ơng án dựa trên sự hỗ trợ của máy tính

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.1 Đánh giá và lựa chọn ph ơng án

* Bí quyết đánh giá ph ơng án

 Tính tới sự không chắc chắn trong các ph ơng án.

 Đảm bảo sự tập trung vào các mục tiêu khi đánh giá

 Yêu cầu một thành viên có uy tín đóng vai trò phản biện các ph ơng

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.1 Đánh giá và lựa chọn ph ơng án

* Bí quyết giải quyết sự bất đồng

 Xem xét và kiểm tra lại các giả định.

 Đảm bảo mục tiêu ban đầu là ý t ởng chủ đạo để quyết định

 Đảm bảo một mốc thời gian cho việc ra quyết định.

 Thống nhất tr ớc về ph ơng thức quyết định, cách giải quyết nếu vẫn

có bất đồng.

Bµi 3 Kü n¨ng lùa chän ph ¬ng ¸n, kiÓm tra

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.2 Triển khai thực hiện quyết định

* Kiểm soát các kỳ vọng sau khi quyết định

Đảm bảo những ng ời thực hiện và những ng ời liên quan thấu hiểu quyết định về:

 Mục tiêu và những kết quả thu đ ợc

 Những trách nhiệm mới của họ

 Kỳ vọng về hiệu suất làm việc của họ

 Những hình thức và chế tài xử lý nếu không hoàn thành

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.2 Triển khai thực hiện quyết định

* Thông báo quyết định tới những ng ời có liên quan

Đảm bảo thông báo tới những ng ời thực hiện và những ng ời liên quan về:

 Vấn đề mà quyết định giải quyết

 Các mục tiêu và tiêu chí ra quyết định

 Tên và vai trò và công lao của những ng ời tham gia ra quyết định

 Các ph ơng án đã đ ợc xem xét

 Giải thích quyết định cuối cùng và ảnh h ởng của nó

Bài 3 Kỹ năng lựa chọn ph ơng án, kiểm tra

và điều chỉnh quyết định

3.2 Kiểm tra và điều chỉnh quyết định

 Trong quá trình thực hiện quyết định, nhà quản trị thực hiện công tác kiểm tra tại các điểm kiểm tra.

 Trên cơ sở kết quả kiểm tra, nhà quản trị sẽ xác định xem liệu quyết định xem nên thực hiện:

 Loại bỏ quyết định

 Tạm dừng để điều chỉnh, phát triển thêm

 Tiếp tục thực hiện theo kế hoạch

 Phát triển sang giai đoạn tiếp theo