: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Trong phần II của bài này chúng tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách thức tiến hành thuyết trình, cách xử trí các tình huống khi trả lờì câu hỏi của khán giả và vận dụng các kỹ năng cầ

BÀI 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần II)

o Trình bày nội dung bài thuyết trình;

o Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi của

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Steve Jobs được xem là “phù thủy công nghệ”, và ông cũng được biết đến như là bậc thầy của nghệ thuật thuyết trình Trên sân khấu, ông thu hút toàn bộ sự chú ý của khán giả mà không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu đồ phức tạp Ông thành công nhờ cách kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa Kỹ năng thuyết trình hoàn toàn có thể luyện tập Nếu bạn nghiêm túc tuân theo nguyên tắc 3S dưới đây, bạn sẽ nằm trong nhóm 1% những người thuyết trình hiệu quả như Steve Jobs

Story – Một câu chuyện thuyết phục

Bộ não của chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ những

câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt hơn là những lời

nói suông Chính vì vậy, hãy xây dựng kịch bản cho

bài thuyết trình của bạn như một câu chuyện, có mục

tiêu, có cao trào, có đấu tranh và có kết quả

Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu bằng một tựa đề

(headline) Tựa đề của bài diễn thuyết của bạn nên

ngắn gọn, dễ nhớ và chuyển tải ý chính của cả câu

chuyện

Steve luôn định vị những sản phẩm của ông với một

câu vừa vặn với một post của Twitter (140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị nó là

“the world’s thinnest notebook.” – notebook mỏng nhất thế giới Và đây cũng là tựa đề cho bài thuyết trình giới thiệu MacBook Air của ông Ngắn, đơn giản và ấn tượng!

Khi lên ý tưởng cho bài thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm chính Những thông điệp này cần được sắp xếp theo trình tự logic và rõ ràng Ngoài ra, trước khi trình bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu của bài thuyết trình Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn thiện kỹ năng thuyết trình, hôm nay tôi sẽ giới thiệu 3 yếu tố làm nên một bài thuyết trình hiệu quả.” Như vậy, bạn sẽ giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng hơn Với mỗi ý chính, bạn nên có

ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện của bạn sinh động hơn; và chắc chắn người nghe sẽ nhớ lâu hơn

Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại và nhắc lại mục tiêu đối với người nghe

Slides – Những slide đơn giản

Chúng ta có khuynh hướng để càng nhiều chữ lên slide càng tốt Tuy nhiên, bộ não chúng ta thường chỉ làm tốt được một việc trong một thời điểm; chẳng hạn, một người khó có thể vừa nghe vừa đọc cùng một lúc Chính vì vậy, nếu bạn muốn người khác nghe mình, đừng bắt họ đọc chữ trên slide

Khi Steve Jobs thuyết trình, những gì người ta thấy là một màn hình rộng, với hình ảnh nổi bật, một con số hoặc một biểu đồ đơn giản Hãy nhớ, “một bức ảnh hơn ngàn lời nói”, hãy tận dụng sức mạnh của hình ảnh thay cho ngôn từ Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất lượng cao Theo “Presentation Zen” – một cuốn sách thú vị về thuyết trình, bạn không nên sử dụng hình vẽ clipart cũng như những mẫu PowerPoint có sẵn vì khán giả của bạn đã chán ngấy những hình ảnh cũng như họa tiết thịnh hành từ những năm 1990 Khi cần thiết, bạn nên xen kẽ hình ảnh và

âm nhạc hay những đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện của bạn trở nên sinh động hơn.

Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài của “câu chuyện”, nhưng mỗi ý chính chỉ nên sử dụng một slide Nếu phần nào có nhiều dữ liệu cần trình bày, bạn có thể chia thành 2-3 slides

Và tập trung cho chữ S thứ 3 – speaker

Speaker – Người thuyết trình thu hút

Là trung tâm của buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ

Đầu tiên là trang phục Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề và không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng)

Trong khi thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp

 Tránh xa bục phát biểu Bạn nghĩ gì khi thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu và gần như đọc lại toàn bộ chữ hiện lên trên slide? Giờ thì bạn đã biết lý do

 Nhìn khán giả, nhưng đừng “thiếu công bằng” khi chỉ nhìn chằm chằm vào một người nào

đó

 Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật nào đó như bút, giấy hay tà áo Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hãy hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh

Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ và dừng khoảng 3 giây khi bạn chuyển ý Khi nói chậm và

rõ, bạn sẽ lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, và nhờ vậy, bạn sẽ tự tin hơn Khi ngừng đúng chỗ, bạn sẽ thu hút sự chú ý của người nghe

Và, “gia vị” cuối cùng cho bài thuyết trình của bạn là “năng lượng, sự nhiệt huyết và hứng khởi” vì thuyết trình chính là một show diễn Chính vì vậy, cho dù slides của bạn bắt mắt bao nhiêu, ý tưởng của bạn hay như thế nào và bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu nhiệt huyết, bạn chẳng thể nào thu hút sự chú ý và tập trung của khán giả cho đến phút cuối

Steve Jobs biết cách biến những buổi thuyết trình của ông thành những show diễn thật sự Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 1/2010, ông đã khơi gợi sự tò mò của khán giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử?” Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản phẩm nào Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC Nó không tốt hơn, nó chỉ rẻ hơn Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba Và chúng tôi đã tạo ra sản phẩm đó Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó là iPad.” Những tràng

vỗ tay, những tiếng cười sảng khoái của khán giả đã chứng minh show diễn của Steve Jobs thật sự đem lại cho họ nhiều hứng thú, một cảm xúc mạnh mẽ và ấn tượng khó quên

Chris Harvey, CEO VietnamWorks

Câu hỏi

Bạn học được điều gì từ câu chuyện trên?

4.1 Tiến hành thuyết trình

Trong phần I của bài Kỹ năng thuyết trình chúng ta đã được tìm hiểu về khái niệm, vai trò và các giai đoạn của một buổi thuyết trình Bài học cũng đã hướng dẫn chi tiết các công việc cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình Trong phần II của bài này chúng tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách thức tiến hành thuyết trình, cách xử trí các tình huống khi trả lờì câu hỏi của khán giả và vận dụng các kỹ năng cần thiết để thuyết trình thành công

4.1.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình

4.1.1.1 Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình

Một bài thuyết trình thường có ba phần mở bài, thân

bài và kết luận Trong đó, câu mở đầu và câu kết

luận của bài thuyết trình cần phải rất chú trọng

Mở đầu bài thuyết trình thành công đã đem lại

thắng lợi 50% cho bài thuyết trình Phần mở đầu

cần gây ấn tượng mạnh mẽ và đầy sức thuyết phục

Trên thực tế, điều này phụ thuộc khá nhiều vào kinh

nghiệm của những người thuyết trình chuyên nghiệp

Để thu hút được sự chú ý của khán giả, người thuyết trình cần có cách tiếp cận bài bản, có sự khống chế về thời gian, đặc biệt cần phải tạo hiệu ứng để truyền cảm hứng đến người nghe Người thuyết trình sẽ dễ tiếp cận với người nghe hơn khi họ cảm thấy nội dung đang nghe là cần thiết và hấp dẫn Như đã đề cập ở mục chuẩn bị thuyết trình – phần cấu trúc của một bài thuyết trình, phần mở đầu thường bao gồm các nội dung:

 Chào những người tham dự và giới thiệu về mình: mục đích là để cung cấp thông tin và xác định rõ vai trò của bạn với bài thuyết trình

Ví dụ: Chào những người tham dự

o Xin chào tất cả các bạn, tôi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sáng ngày hôm nay…

o Xin chào tất cả các bạn tôi rất vinh dự được có mặt ở đây ngày hôm nay Xin

tự giới thiệu tên tôi là…

o Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà Tên tôi là… và tôi đang là…

o Xin chào tất cả mọi người Tôi là … và tôi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về… đến các bạn

o Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay Tên tôi là… và tôi đến từ…

 Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình: chủ đề chính và mục đích của bài thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc của bài thuyết trình

Ví dụ: Trong đó, tôi chia bài thuyết trình thành 3 phần: tôi sẽ đề cập với các bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, tôi đề cập đến sau đó, tôi sẽ đi vào phần… và cuối cùng, tôi sẽ nói cho các bạn…

 Thông báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thông báo thời gian thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt

Ví dụ: Bài thuyết trình của tôi sẽ diễn ra trong vòng…

Hoặc tôi sẽ dùng khoảng thời gian là… cho bài thuyết trình của mình

Ví dụ: Nếu các bạn có câu hỏi, xin các bạn vui lòng dành nó đến cuối bài thuyết trình hoặc tôi sẽ trả lời câu hỏi của các bạn khi bài thuyết trình này kết thúc

Những điều nên và không nên khi mở đầu một bài thuyết trình:

 Đưa ra một thông báo hoặc thống kê;

 Chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với khán giả;

 Đưa ra những trích dẫn, minh họa phù hợp;

 Trích dẫn danh ngôn nổi tiếng;

 Thuật lại câu chuyện có liên quan;

 Sử dụng tình huống gây sốc;

 Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu hỏi bất ngờ

 Bắt đầu bằng một lời xin lỗi;

 Sử dụng câu hỏi thăm dò;

 Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ;

 Đi quá xa chủ đề;

 Không biết cách đi lên bục thuyết trình;

 Lúng túng không biết sử dụng các thiết

bị hỗ trợ

Ví dụ 1: Mở bài bằng một tình huống gây sốc

Trong một buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm của một công ty kinh doanh theo mạng Thay vì vào đề một cách thông thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó đã tặng cho 3 người tham gia mỗi người một phong bì chứa 100 ngàn Tất cả mọi người đều bất ngờ và không hiểu điều gì đang xảy ra Người thuyết trình viên chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ như 3 vị khách vừa rồi? Và ngày hôm nay tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiếm tiền nhanh hơn và nhiều hơn cho bạn

 Mở đầu bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức bạn có thể sử dụng

trong bài thuyết trình của mình Những tình huống gây sốc sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị thu hút vào bài nói của bạn, tuy nhiên bạn cũng cần chú ý không nên

sử dụng những tình huống quá sốc hoặc gây phản cảm cho người nghe

Ví dụ 2: Mở đầu bằng cách chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với khán giả

Larry King, một trong những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng của đài CNN thường sử dụng phương pháp này Trong nhiều cuộc thuyết trình, thay vì một tác phong trang trọng ông lại bắt đầu bằng cách nói lên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này Những chia sẻ chân tình của ông thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt

 Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng Nhưng bạn hãy nhớ,

đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng

Ví dụ 3: Mở đầu bằng cách sử dụng câu hỏi bất ngờ

Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe

Những câu hỏi đơn giản: Hôm nay quý vị cảm thấy thời tiết như thế nào? Trên thị trường có các sản phẩm nào tích hợp tính năng 3 trong 1, quý vị có biết không ạ?

Ví dụ: Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu hỏi bất ngờ

Trong buổi giới thiệu iPad đầu tiên vào tháng 1/2010, Steve Jobs đã khơi gợi sự tò mò của khán giả bằng cách đưa ra một câu hỏi “Chúng ta đã có điện thoại, chúng ta đã có máy tính xách tay, vậy sản phẩm nào sẽ lấp khoảng trống giữa hai thiết bị này? Sản phẩm nào mà chúng ta có thể lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game và đọc sách điện tử? Liệu đó có phải là Netbook không? Không, vấn đề là vì Netbook không tốt hơn bất cứ sản phẩm nào Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp và sử dụng phần mềm của PC Nó không tốt hơn, nó chỉ rẻ hơn Chúng tôi không nghĩ đó là loại thiết bị thứ ba Và chúng tôi đã tạo ra sản phẩm đó Và hôm nay tôi muốn giới thiệu với các bạn, ngay bây giờ, chúng tôi gọi đó là iPad.”

4.1.1.2 Trình bày phần thân bài

Trong phần mở đầu người thuyết trình đã giới thiệu

những nội dung chính của bài thuyết trình và thính giả

đã bước đầu được tiếp cận với những nội dung đó

Trong phần thân bài người thuyết trình cần bám chắc

vào các nội dung đã giới thiệu Khi trình bày phần thân

bài cần phải rõ ràng, mạch lạc, các ý chính liên kết với

nhau, có logic chặt chẽ Đặc biệt cần chú ý cách dẫn

dắt, chuyển tiếp giữa các vấn đề Người thuyết trình cần phải tạo ra một sự gắn kết, liền mạch xuyên suốt bài thuyết trình Khi trình bày phần nội dung cần chú ý đến những vấn đề sau:

 Phát triển nội dung các ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe không hiểu

 Trình bày với ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm

và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi

 Giới hạn thời gian phát biểu: thông báo trước thời gian dự kiến thuyết trình để cử tọa biết họ cần tập trung trong bao lâu Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta chỉ có 20 phút, vì vậy cho phép tôi được đi thẳng vào vấn đề…” Sau đó, bạn nhắc lại với cử toạ rằng thời gian thuyết trình diễn ra đúng dự kiến như: “Chúng ta còn khoảng 5 phút nữa Vậy để tóm tắt, cho phép tôi nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý của bài thuyết trình Nếu khán giả muốn đặt câu hỏi hoặc tỏ ra không đồng tình với quan điểm bạn trình bày, bạn có thể nói với họ sẽ trả lời sau và tiếp tục thuyết trình cho hết bài

 Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác, sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn

Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn là powerpoint, tranh ảnh, đồ

thị… Các phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ Các câu thể hiện trên slide màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu được ra các ý chính Mỗi trang

thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu Các câu thể hiện trên slide giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát nội dung theo cách logic nhất và giúp người nghe tiện theo dõi

Qua tình huống dấn nhập ở phần đầu các bạn có thể thấy: Steve Job thu hút toàn

bộ sự chú ý của khán giả mà không cần những slide dày đặc chữ hay những biểu

đồ phức tạp Bên cạnh đó là cách kể chuyện sáng tạo và thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với từng con số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa

 Cần có sự chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông

tin mà bạn đang đưa ra thông qua bài thuyết trình

có thể là thông tin mới đối với khán giả Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài thuyết trình Vì vậy, bạn nên cho khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một

ý mới Điều đó sẽ giúp khán giả tiện theo dõi và sẵn sàng nghe ý mới Việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung và không bị bỏ sót ý

 Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp

từ ý này sang ý khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa

 Cần có sự giao lưu khán giả: giao lưu được thể hiện qua những câu hỏi mở với khán giả xem kẽ trong lúc thuyết trình Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu

Hoặc đôi lúc đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường

Ví dụ 1: Để tỏ sự quan tâm tới người nghe, thuyết trình viên có thể hỏi: “Tôi nói

các bạn có nghe rõ không?” hay “các bạn có nghe được tôi nói không?”

Ví dụ 2: khi đang thuyết trình đến sự phát triển của nền kinh tế, bạn có thể hỏi

thêm câu hỏi liên quan đến nội dung như “Có ai biết GDP của Việt nam năm nay

là bao nhiêu không ?”

 Kết thúc bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề, bạn sẽ có thể lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo

 Bạn cũng có thể đưa ra lời thách đố hay lời kêu gọi tới thính giả Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe

 Kết thúc bài thuyết trình của bạn ở cao trào bằng cách điểm lại lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ủng hộ ý tưởng của bạn

 Trước khi kết thúc bài thuyết trình bạn nên bước lên phía trước, vị trí gần khán giả nhất để khán giả có thể thấy bạn rõ hơn Giữ dáng vẻ tự tin, thân thiện đưa ra những câu kết luận dứt khoát

Bạn phải nhớ rằng một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng luôn là yếu tố quyết định sự thành công của bài thuyết trình Bạn có thể tham khảo và kết hợp các gợi ý sau khi trình bày phần phần kết thúc:

o Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu, ngắn gọn

o Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm, ngắt nhịp sau những từ, cụm từ trọng tâm để tăng thêm sự quan trọng của chúng

o Sử dụng điệp âm, lặp lại vài từ để nhấn mạnh

Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với

sự kết thúc của mọi việc Đặc biệt với những buổi

thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết

trình đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng

Ví dụ: Bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của hãng Công việc

sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì? Đó là:

 Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu Nó không chỉ cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới khâu thực hiện

 Có thể cung cấp cho người tham dự một số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình hoặc tạo một hình ảnh trong trí nhớ của họ về sản phẩm

 Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự Bởi họ có thể không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng tiềm năng cho lần sau

 Vậy các điều cần làm sau một buổi thuyết trình là:

o Thống kê đánh giá của người tham gia;

o Cung cấp tài liệu hay quà tặng;

o Giữ liên lạc với những người tham gia

4.1.2 Đặt và trả lời câu hỏi đối với khán giả

Đã có rất nhiều buổi thuyết trình thất bại do thuyết trình viên xử lý các câu hỏi của khán giả một cách không thỏa đáng Do đó, trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, bạn nên học cách xử lý các dạng câu hỏi khó và rắc rối để rèn luyện sự tự tin khi đứng trước những câu hỏi của những khán giả khó tính hoặc đối nghịch

4.1.2.1 Chuẩn bị kỹ phần hỏi đáp

Bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời câu hỏi của khán giả là điều rất quan trọng Chìa khóa thành công cho vấn đề này là ở chỗ công tác nghiên cứu, xây dựng và soạn bản thảo phải được chuẩn bị và tiến hành kỹ lưỡng Sau khi hoàn tất bản dự thảo, bạn hãy đọc lại nhiều lần và lưu ý tìm lời giải đáp cho các vấn đề chưa được nhắc đến

Sau đó, bạn hãy thử trình bày bài thuyết trình của mình cho bạn bè hoặc đồng nghiệp nghe và yêu cầu họ đặt câu hỏi Hãy cố gắng trả lời các câu hỏi đó và nếu cần bổ sung

thêm thông tin vào bài thuyết trình Tuy nhiên, bạn hãy lường trước mọi khả năng, mặc dù bài thuyết trình rất tốt, nhưng người nghe vẫn có thể đặt ra những câu hỏi phức tạp mà bạn chưa nghĩ tới

 Dự đoán các câu hỏi của khán giả

o Nên nghĩ đến những câu hỏi mà khán giả có thể hỏi bạn ngay từ khi bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình

o Trong giai đoạn luyện tập, hãy khuyến khích những người trong nhóm đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt

 Luyện tập cách trả lời câu hỏi

Qua cách một thuyết trình viên trả lời câu hỏi của khán giả người ta sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp và độ khéo léo của thuyết trình viên đó Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuyết trình sẽ giúp bạn tự tin trả lời câu hỏi Bạn cần có sự chuẩn

bị, luyện tập cách trả lời câu hỏi trước khi thuyết trình bằng cách:

o Nhờ bạn bè nghe mình thuyết trình rồi đặt câu hỏi;

o Ghi âm câu trả lời rồi nghe lại, tự điều chỉnh cho hợp lý

4.1.2.2 Ứng xử với câu hỏi của khán giả

Thông báo về cách thức và thời điểm khán giả có thể đặt câu hỏi

Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó Cũng có thể giới hạn số câu hỏi

và yêu cầu từng người hỏi một

Khi nhận được câu hỏi của khán giả, bạn cần lưu ý:

 Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực:

Khán giả bao giờ cũng có những phản ứng khác nhau trước những thông tin bài thuyết trình đưa ra Phản ứng đó có thể là tích cực và cũng có thể là tiêu cực Cho

dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí, gay gắt, bạn cũng nên cố gắng giữ bình tĩnh và tạo sự ôn hòa

 Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của khán giả

Để trả lời tốt và đúng vấn đề, điều đầu tiên là bạn phải lắng nghe câu hỏi cẩn thận Bạn cần chú ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ, không nhìn quanh khán phòng, nhìn xuống sàn hay nhìn lên trần nhà Nếu người đặt câu hỏi tỏ

ra rụt rè hay căng thẳng, bạn hãy khích lệ hoặc động viên họ nói rõ hơn Nếu vẫn không hiểu câu hỏi của khán giả, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như: “Theo tôi hiểu, bạn đang hỏi về…”

“có phải bạn hỏi là…”, “tôi hiểu câu hỏi của bạn là…., có đúng không”?

Bạn cũng có thể yêu cầu người hỏi nhắc lại hoặc đưa ra ví dụ về ý cần hỏi

 Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả

Sử dụng nguyên tắc 25%-75% Sử dụng khoảng 25% sự giao tiếp bằng mắt với người đặt câu hỏi và 75% sự giao tiếp bằng mắt với những người nghe trong khán phòng

Khi bạn nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi nhưng khi trả lời câu hỏi bạn cần hướng đến tất cả khán giả Bạn cũng nên nhắc lại câu hỏi trước khi trả lời trước toàn bộ khán giả để chắc chắn rằng bạn hiểu đúng và trả lời thẳng vào vấn đề

Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt ra cho thuyết trình viên

Hầu hết các câu hỏi của cử tọa đều có mục đích chung, chứ không có mục đích cá nhân

không?” Người hỏi muốn tóm lược lại những gì diễn giả vừa trình bày

nước X?” Người hỏi trực tiếp đề nghị cung cấp thêm thông tin

 Câu hỏi Tôi và của Tôi: “Khi mẹ tôi thử nghiệm những gì bạn nói, bà thấy hoàn toàn ngược lại Anh/ chị giải thích điều này như thế nào?” Người hỏi dùng kinh nghiệm

cá nhân để đặt ra câu hỏi

Y?” Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả

Người hỏi có dụng ý không tốt

X chưa?” Người hỏi muốn chứng tỏ khả năng gây ảnh hưởng của mình

 Cố gắng trả lời nhanh và thẳng vào vấn đề

Bạn có thể suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi nhưng không nên quá lâu Với câu hỏi đơn giản bạn chỉ nên suy nghĩ ít hơn 10 giây Với câu hỏi khó hơn bạn có thể suy nghĩ lâu hơn nhưng không nên quá 1 phút Nếu bạn suy nghĩ quá lâu khán giả sẽ cảm thấy ghi ngờ về sự hiểu biết của bạn Khi trả lời bạn cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề tránh dài dòng lan man Câu trả lời cần phải có đủ ý để bao quát cả vấn đề nhưng cũng cần ngắn gọn để người nghe dễ hiểu Cuối phần trả lời bạn nên cảm

ơn với người đặt câu hỏi Vì vậy, việc dự đoán câu hỏi và luyện tập trả lời câu hỏi trước khi thuyết trình là rất quan trọng

 Thái độ chân thành và thẳng thắn khi gặp câu hỏi khó trả lời

Thỉnh thoảng, bạn sẽ gặp những câu hỏi khó của khán giả mà ngay lúc đó bạn không trả lời được Điều này là rất bình thường, bạn hãy tỏ ra thẳng thắn và trung thực với khán giả Nếu bạn không nắm rõ thông tin, dữ kiện để trả lời câu hỏi, thì hãy thẳng thắn thừa nhận với họ, đừng cố trình bày vòng vo, tránh né câu hỏi của

họ Điều đó chỉ làm khán giả nghi ngờ tính xác thực toàn bộ phần trình bày của bạn Bạn cũng có quyền từ chối trả lời câu hỏi hoặc hẹn sẽ trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình (khi bạn có thời gian để tìm câu trả lời) Trong trường hợp bạn biết chắc chắn một người trong khán phòng có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó trả lời thay bạn

Ứng phó với những câu hỏi không thể trả lời ngay được

Trong những trường hợp câu hỏi khó, bạn không biết câu trả lời, hoặc chỉ có thể nghiên cứu kỹ mới trả lời được, thì hãy cố gắng thể hiện cho chủ tọa thấy bạn không phớt lờ câu hỏi đó, hãy mạnh dạn nói những câu sau đây:

 “Hiện tôi không có câu trả lời, nhưng tôi có thể tìm hiểu giúp ông Xin vui lòng cho tôi địa chỉ tôi sẽ liên lạc với ông sau.”

 “Tôi cần suy nghĩ một chút Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi Xin mời câu hỏi tiếp theo.”

 “Tôi không biết chắc là mình biết rõ câu trả lời Có lẽ, chúng ta hãy thảo luận thêm về vấn đề này vào cuối buổi thuyết trình.”

 “Thực sự không có câu trả lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này Song cá nhân tôi cho rằng…”

 Cố gắng kiểm soát thời gian

Trong phần hỏi đáp, có lúc bạn sẽ gặp một số tình huống như một người hỏi quá nhiều hay hai hay nhiều người nói cùng một lúc Với trường hợp một người hỏi quá nhiều, bạn chỉ nên trả lời hai câu của người đó và dành thời gian cho người khác Nếu người kia vẫn muốn trao đổi thêm, bạn có thể hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình

Bạn đừng bao giờ để hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu không tình hình rất dễ vượt tầm kiểm soát Bạn hãy thông báo rõ chỉ có thể trả lời từng câu hỏi, ví dụ: “Trước tiên, xin được nghe câu hỏi của ông X, sau đó tôi sẽ quay trở lại câu hỏi của bà Y…” Bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những cuộc tranh luận dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình Nhưng nếu mọi người quan tâm đến vấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu còn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận

 Phân tích câu hỏi trước khi trả lời

Khi tiếp nhận một câu hỏi, bạn chỉ có một khoảnh khắc rất ngắn để phân tích bản chất của nó Đó có thể là lời đề nghị bạn tóm lược lại bài thuyết trình, hay đơn giản là đề nghị bạn cung cấp thêm thông tin, nhưng đều ẩn chứa nguy cơ người hỏi đang dụ bạn sập bẫy của họ Hoặc có khi người hỏi chỉ muốn qua câu hỏi để nói lên chính kiến của mình về vấn đề thuyết trình; nếu ý kiến đó tích cực và bổ sung cho lập luận của bạn, thì hãy tỏ ra lịch sự và ghi nhận nó Còn nếu ý kiến đó không phù hợp, bạn cũng cần cảm ơn người hỏi và chuyển sang câu hỏi tiếp theo

4.1.2.3 Ứng phó với sự chống đối của khán giả

Bài thuyết trình có thể khiến một số khán giả có cảm

xúc tích cực mạnh mẽ nhưng bên cạnh đó có thể có

một số khán giả lên tiếng phản đối quyết liệt với diễn

giả Để ứng phó với những trường hợp này, bạn phải

rèn khả năng vừa ứng phó hữu hiệu với những ý kiến

“đối nghịch” công khai, vừa xử lý tốt những ý kiến

đồng tình nhưng thầm lặng

Khán giả tỏ thái độ đối nghịch với bài thuyết trình của thuyết trình viên có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau Ví dụ họ không đồng tình với những đánh giá được nêu trong bài thuyết trình, họ bực bội với diễn giả trước đó hay chỉ vì họ phải ngồi nghe bài thuyết trình của bạn trong khi mục đích của họ đến đây chỉ muốn nghe bài thuyết trình của người khác…Một số kinh nghiệm bạn có thể vận dụng để xử lý thái độ chống đối của khán giả là:

 Hãy chấp nhận sự chống đối bằng thái độ chân thành cởi mở của bạn Bạn nên đề nghị khán giả có thái độ công bằng và không phán xét gì trong khi bạn đang thuyết trình