Tài liệu thi công chức xã, Chuyên đề KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Qua trên, có thể thấy trong quá trình hoạt động và công tác, các cán bộ lãnh đạo Đảng và các đoàn thể ở xã phải thường xuyên thực hiện hoạt động thuyết trình với thành viên của tổ chức,

Chuyên đề 11:

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THUYẾT TRÌNH

1 Khái niệm thuyết trình

Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào

đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.

Trong thuyết trình, cũng giống như bất kỳ hình thức truyền thông nào khác,

có năm yếu tố căn bản thường được biểu thị như sau: “ai đang nói điều gì với ai

và đang sử dụng phương tiện nào để tạo ra kết quả gì?”.

Qua trên, có thể thấy trong quá trình hoạt động và công tác, các cán bộ lãnh đạo Đảng và các đoàn thể ở xã phải thường xuyên thực hiện hoạt động thuyết trình với thành viên của tổ chức, với cấp trên và với quần chúng nhân dân Đây là hoạt động thường xuyên, diễn ra hàng ngày của cán bộ xã mà tại đó

họ phải nói trước đám đông (trước những người dân hoặc trước đông đảo đảng viên, đoàn viên, hội viên và nhân dân trong xã); trình bày một vấn đề, hoặc tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, điều lệ của tổ chức Đoàn, Hội cho đông đảo đảng viên, đoàn viên, hội viên và nhân dân

Ví dụ:

Thuyết trình của Chủ tịch Hội Nông dân xã về một sáng kiến giúp nông dân trên địa bàn xã hiểu và áp dụng nhằm phát triển kinh tế, xóa đói giảm nghèo, xây dựng nông thôn mới…

Qua những phân tích trên ta có thể hiểu, kỹ năng thuyết trình:

- Là quy trình và các phương pháp nhằm giúp cho hoạt động thuyết trình đạt hiệu quả cao

- Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng được sử dụng phổ biến trong cuộc sống và công việc, đặc biệt là đối với cán bộ lãnh đạo Đảng và các đoàn thể ở xã

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết đối với những người hoạt động xã hội hoặc có quan hệ nhiều với công chúng, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo Đảng, đoàn thể ở xã

2 Vai trò của thuyết trình

Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin khi đứng trước một đám đông, thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân Kỹ năng thuyết trình sẽ giúp cán bộ xã:

- Thể hiện, truyền đạt được những quan điểm, chủ trương, biện pháp của Nhà nước, của các cơ quan, tổ chức cấp trên đến đối tượng thực hiện là cán bộ và nhân dân trong xã

- Thuyết phục được mọi đối tượng hiểu, ủng hộ hoặc thực hiện những ý tưởng, kế hoạch do mình đề xuất

- Giải thích, hướng dẫn, thuyết phục, thương lượng thành công với đối tượng giao tiếp

- Nâng cao chất lượng công tác, nâng cao uy tín của cá nhân và tổ chức

3 Các loại thuyết trình

Trong quá trình hoạt động của Đảng và các đoàn thể ở xã, cán bộ xã thường xuyên phải thực hiện hoạt động giao tiếp, trong đó có thuyết trình Vì thế, kỹ năng thuyết trình sẽ được cán bộ xã vận dụng trong các tình huống thuyết trình cụ thể sau đây:

- Phát biểu ý kiến ngắn trước tập thể hoặc thể hiện chính kiến khi tranh luận, thảo luận các vấn đề trong công việc

- Phát biểu, diễn thuyết trong các cuộc họp, hội nghị, lễ hội.

- Trình bày ý tưởng và kế hoạch công tác với cấp trên; giao và yêu cầu cấp dưới thực hiện nhiệm vụ; trao đổi công việc với đảng viên, đoàn viên, hội viên

- Giải thích, hướng dẫn cho người dân và người nghe hiểu được các chế độ chính sách có liên quan

- Phổ biến văn bản và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân dân địa phương

-

- Nói chuyện thời sự, nói chuyện chuyên đề

- Đàm phán, thương lượng với đối tác hoặc đại diện các cơ quan, tổ chức có quan hệ hợp tác với địa phương

II CÁC BƯỚC THUYẾT TRÌNH TRƯỚC CÔNG CHÚNG

Muốn thực hiện thuyết trình có hiệu quả, các cán bộ xã cần nắm vững những yêu cầu cơ bản sau:

* Yêu cầu về nội dung

- Thứ nhất, thông tin thuyết trình phải đúng mục đích, đúng chủ đề, đúng trọng tâm, đáp ứng đúng mong muốn của người nghe Yêu cầu này đòi hỏi người

cán bộ xã khi thực hiện một hoạt động thuyết trình phải xác định: mình sẽ nói về vấn đề gì? Nói cho ai? Nói ở đâu? Trong hoàn cảnh nào? Và vấn đề mình định nói

có phải là vấn đề mà người nghe quan tâm hay không?

Ví dụ:

Khi đến dự các cuộc họp của tổ chức đoàn thể như Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân… Bí thư đảng ủy xã thường được mời phát biểu ý kiến

Để đạt được yêu cầu trên, Bí thư đảng ủy xã phải xác định đối tượng người nghe

là khác nhau, mong đợi của họ cũng khác nhau, nên nội dung bài phát biểu cũng phải khác nhau Người nghe ở từng tổ chức cần biết những chủ trương, đường lối của đảng ủy xã liên quan đến đời sống; thanh niên mong muốn được đảng ủy

xã tin tưởng và giao nhiều nhiệm vụ, đề nghị chính quyền tạo điều kiện cho các phong trào; cựu chiến binh mong được đảng ủy lắng nghe ý kiến đóng góp…

Nếu xác định đúng, Bí thư đảng ủy xã sẽ biết chọn lọc và đưa vào bài phát biểu của mình những thông tin phù hợp với người nghe

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn tình trạng cán bộ xã chuẩn bị sẵn một bài phát biểu mẫu, rồi đến cuộc họp nào cũng mang ra đọc, nội dung đều nói chung chung, tuy không sai, nhưng không phù hợp với các đối tượng người nghe khác nhau

- Thứ hai, thông tin thuyết trình cần chính xác, rõ ràng, có độ tin cậy cao.

Đây là một yêu cầu quan trọng, vì nó tạo uy tín và niềm tin của người nghe đối với người thuyết trình Muốn vậy, trước khi định nói hoặc cung cấp thông tin gì cho người nghe khi thuyết trình, cán bộ xã phải chuẩn bị và chọn lọc những thông tin có căn cứ, cơ sở, nguồn gốc rõ ràng (Căn cứ vào văn bản pháp lý, căn cứ vào tình hình thực tiễn, căn cứ vào báo cáo của cấp dưới hoặc qua phản ảnh của người dân) Trong trường hợp cán bộ xã sử dụng những thông tin chưa rõ nguồn, độ tin cậy không cao thì cần nói rõ để người nghe cẩn thận khi sử dụng

Ví dụ:

+ Khi giải thích cho người dân về chế độ, chính sách, cán bộ xã cần nêu rõ các quy định tại văn bản cụ thể (tên văn bản, số, ký hiệu, ngày tháng, tác giả, số điều khoản liên quan), còn hiệu lực, không nên nói chung chung là theo quy định của Nhà nước hiện nay

+ Trong trường hợp cán bộ xã nghe các thông tin phản hồi của người dân, nhưng chưa xác minh thì cũng nên nói rõ và khẳng định là sẽ kiểm tra để làm rõ vấn đề rồi thông báo lại cho nhân dân

- Thứ ba, thông tin thuyết trình cần có tính mới Yêu cầu này đòi hỏi cán bộ

xã biết chọn lọc các thông tin liên quan thiết thực, nhưng người nghe chưa biết (ví dụ: một chính sách mới ban hành có lợi cho người dân); hoặc thuyết phục người nghe nên có cách nhìn nhận vấn đề, cách nghĩ khác theo xu hướng tiến bộ (ví dụ: nên thay đổi quan niệm trọng nam, khinh nữ; vai trò của nam giới trong việc thực

hiện sinh đẻ có kế hoạch…); cung cấp cách lý giải khác về một vấn đề; hệ thống, tổng kết những vấn đề rời lẻ thành những vấn đề, hiện tượng có tính quy luật (ví dụ: nêu một số thái độ không phù hợp của người dân khi làm việc, trao đổi với các cán bộ xã và kết luận là những hành vi đó không phù hợp, cần thay đổi…); cung cấp thông tin rộng hơn cho người nghe (ví dụ: thông báo tình hình thời sự trong nước và quốc tế, những kinh nghiệm làm ăn tốt của các xã khác…)

* Yêu cầu về phương pháp thể hiện

Để một hoạt động thuyết trình đạt hiệu quả cao, bên cạnh việc chuẩn bị nội dung, vấn đề phương pháp thể hiện thuyết trình đóng vai trò hết sức quan trọng

- Yêu cầu chung: các phương pháp được sử dụng khi thuyết trình phải đa dạng Hay nói cách khác, khi thuyết trình, cán bộ xã phải sử dụng nhiều phương pháp khác nhau; các phương pháp được sử dụng phải phù hợp với mục đích và hoàn cảnh diễn ra thuyết trình và việc vận dụng phải linh hoạt

- Một số phương pháp cơ bản cần chú ý vận dụng khi thuyết trình như: + Cách thể hiện thái độ với người nghe qua cử chỉ, hành vi

+ Cách sử dụng ngôn ngữ để truyền tải nội dung

+ Cách sử dụng các phương tiện hỗ trợ nghe – nhìn: máy chiếu, hệ thống

âm thanh, video, bản in để phát…

+ Cách chọn trang phục khi thuyết trình

Những phương pháp này sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau

* Yêu cầu về hiệu quả

Một hoạt động thuyết trình được coi là có hiệu quả nếu đạt được mục đích, mục tiêu mà người thuyết trình mong muốn, với những mức độ khác nhau Thông thường, hiệu quả của một hoạt động thuyết trình được đánh giá ở 3 mức độ:

- Người nghe hiểu được những thông tin mà người thuyết trình cung cấp, truyền tải

- Người nghe không chỉ hiểu mà còn tỏ thái độ đồng thuận với các vấn đề, các quan điểm, các biện pháp mà người thuyết trình đưa ra hoặc đề xuất

- Người nghe không chỉ đồng thuận mà còn ủng hộ, thực hiện và làm theo

Trong thực tế, không phải mọi hoạt động thuyết trình đều phải đạt được cả

3 mức độ nói trên Có những trường hợp chỉ cần người nghe hiểu được vấn đề (ví dụ: đoàn viên hiểu được những khó khăn mà Đoàn Thanh niên đang phải đối mặt

và giải quyết); có trường hợp người nghe đồng thuận (đồng ý với Ban chấp hành Đoàn Thanh niên là vì khó khăn như vậy, nên tạm gác một vấn đề nào đó chưa thể giải quyết ngay), nhưng cũng có thể chưa đồng thuận (tuy khó khăn, nhưng đoàn viên đòi hỏi Ban Chấp hành Đoàn vẫn phải có biện pháp giải quyết) Nếu chưa đồng thuận thì Ban chấp hành cần có các hoạt động thuyết trình tiếp theo để các đoàn viên thay đổi dần nhận thức Mức độ cao nhất là các đoàn viên hiểu, đồng thuận và ủng hộ, làm theo các yêu cầu mà Ban chấp hành Đoàn đưa ra

Ví dụ: Sau khi nghe Bí thư Đoàn Thanh niên xã thuyết trình về phương án giúp đỡ sửa chữa lợp lại mái nhà cho những hộ nghèo, hộ chính sách trên địa bàn

xã để chuẩn bị đón tết Nguyên đán, đoàn viên ở các thôn đều hiểu đây là việc làm cần thiết, thể hiện tính xung kích và có lợi cho mọi người; đồng thuận với phương

án mà Ban chấp hành Đoàn xã đưa ra; đoàn viên tình nguyện góp sức, sẵn sàng bố trí thời gian và một chút vật chất để giúp đỡ các gia đình chính sách được hưởng một cái tết ấm áp và vui vẻ

Muốn thuyết trình có hiệu quả cần tuân thủ các yêu cầu trên, để trở thành người có kỹ năng thuyết trình tốt, các cán bộ xã cần nắm vững quy trình thực hiện một hoạt động thuyết trình và phương pháp thuyết trình Cho dù hoạt động thuyết trình ở dạng đơn giản (giải thích, thuyết phục người khác) hay phức tạp (phát biểu trước cuộc họp hoặc lễ hội; phổ biến một chủ trương lớn đến nhân dân trong xã…), cán bộ xã vẫn phải tuân thủ quy trình (các bước) sau đây:

1 Chuẩn bị thuyết trình

Gồm các công việc sau đây:

- Xác định mục đích, mục tiêu của hoạt động thuyết trình

+ Xác định mục đích chung của hoạt động thuyết trình (để thông tin, để thuyết phục hay là để giải trí)

+ Sau khi xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu cụ thể, mục tiêu nên tập trung vào một khía cạnh của chủ đề thuyết trình, xác định rõ sau khi thuyết trình sẽ thu được kết quả gì?

Ví dụ: Mục đích của buổi thuyết trình là thuyết phục, vận động nông dân chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi Mục tiêu của buổi thuyết trình là vận động, thuyết phục họ chuyển từ trồng cây thuốc phiện sang trồng keo, bạch đàn…

- Xác định đối tượng và hoàn cảnh thuyết trình: Thường xem xét về độ tuổi, giới tính, xu hướng tôn giáo, dân tộc, nền tảng văn hóa và những điểm tương đồng

để có những phương pháp thuyết trình cho phù hợp với đối tượng

- Chuẩn bị nội dung thuyết trình: Thu thập các thông tin, tư liệu cần thiết; xây dựng dàn ý và xây dựng nội dung bài thuyết trình

- Chuẩn bị địa điểm và công tác hậu cần phục vụ cho buổi (bài) thuyết trình

- Chuẩn bị phần minh họa và công cụ trợ giúp cho nội dung thuyết trình: bảng viết, giấy, máy chiếu, hệ thống âm thanh,…

- Chuẩn bị tâm lý và biện pháp ứng phó với tình huống bất ngờ

Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động thuyết trình đều phải chuẩn bị đầy đủ các vấn đề trên Nếu là hoạt động trình bày, thuyết phục người khác trong quá trình giải quyết công việc thì có thể lược bớt một số vấn đề cần chuẩn bị như địa điểm hoặc công cụ trợ giúp (như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu…), nhưng nếu cán bộ xã chuẩn bị trình bày báo cáo trước đảng bộ xã thì phải chuẩn bị tất cả các vấn đề trên Ngay cả khi một cán bộ phụ nữ xuống các thôn và gia đình hội viên

để thuyết phục và vận động họ không sinh con thứ ba, người cán bộ vẫn phải xác định rõ mục đích và mục tiêu cần đạt được (người dân hiểu, đồng thuận và thực

hiện); xác định đối tượng và hoàn cảnh gia đình từng hộ cụ thể để có cách vận động phù hợp; chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi; chọn thời điểm thích hợp; chuẩn

bị tranh, ảnh, tờ rơi để minh họa; chuẩn bị ứng phó với tình huống bất ngờ như người dân phản ứng gay gắt, lăng mạ cán bộ, thậm chí có thể đuổi cán bộ ra khỏi nhà…

Nếu được chuẩn bị tốt, các hoạt động thuyết trình đã đảm bảo được 50% thành công

2 Thực hiện thuyết trình

Sau khi đã chuẩn bị tốt, người cán bộ xã sẽ thực hiện các hoạt động thuyết trình

Để xây dựng ấn tượng tốt lúc ban đầu, cần lưu ý: trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh;

tư thế tự tin; không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục

Ở bước này, người thuyết trình phải áp dụng rất nhiều phương pháp và cách thức khác nhau, gồm:

* Phương pháp (cách) mở đầu:

- Tự giới thiệu mình (đối với những người nghe chưa quen biết) Nếu là cán bộ xã nói chuyện với dân và đã được giới thiệu trước thì không nên giới thiệu lại mà nên thay bằng lời chào thân thiện

- Có thể mở đầu bằng một câu chuyện (chuyện cổ tích, chuyện đời thường )

- Có thể dẫn lời một lãnh tụ hoặc cán bộ cấp trên, một danh nhân nào đó có liên quan đến vấn đề sẽ thuyết trình; có thể dẫn tục ngữ, ca dao có nội dung gần gũi với vấn đề định nói

Ví dụ: Để vận động nhân dân trong xã hưởng ứng Tết trồng cây, cán bộ xã

có thể dẫn lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Vì lợi ích mười năm phải trồng cây, vì lợi ích trăm năm phải trồng người”

- Có thể đặt một số câu hỏi xoay quanh vấn đề

- Có thể nêu một tình huống gợi sự chú ý của người nghe

Phần giới thiệu không nên quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt Khi

mở đầu cần tránh:

- Bắt đầu bằng câu “Xin chào, tôi tên là…”; “Những người ở phía sau có nghe tôi nói rõ không ạ?”; “À, chúng ta bắt đầu từ đây”…

- Dùng những câu hỏi cường điệu, hoa mỹ

- Đi quá xa chủ đề

- Không biết cách đi lên bục thuyết trình

* Phương pháp (cách) triển khai các vấn đề:

- Giới thiệu khái quát bố cục chung (các vấn đề chính), sau đó trình bày từng vấn đề cụ thể theo một trật tự nhất định

- Thông thường, để thuyết phục người nghe, một vấn đề cần triển khai các ý sau: vấn đề này được hiểu là gì? (giải thích từ ngữ, làm rõ vấn đề); tại sao cần thực hiện (nêu mục đích và ý nghĩa)? Cần làm thế nào (phương pháp, cách thức?)

- Khi trình bày các vấn đề cần dẫn dắt người nghe để họ có thể tiếp nhận thông tin từ mức độ đơn giản đến phức tạp, từ thấp đến cao; đồng thời người thuyết trình có thể áp dụng linh hoạt các cách lập luận như: quy nạp, diễn dịch, phân tích, tổng hợp, so sánh ) Lời lẽ phải rõ ràng, sáng ý, giữa các ý phải có mối liên hệ chặt chẽ và lô gích

Ví dụ:

Để vận động nhân dân chuyển đổi cơ cấu cây trồng, Chủ tịch Hội Nông dân

xã có thể lập luận như sau: Từ xưa đến nay, trên đồng đất của xã ta đều trồng một loại cây chính là lúa Theo mùa, theo vụ, chúng ta cứ cấy rồi gặt, gặt rồi lại cày bừa và lại cấy Chính vì vậy chúng ta không bao giờ nghĩ đến việc thay cây lúa bằng cây trồng khác Trong khi đó, cách chúng ta chỉ vài cây số, có những xã đã thay việc trồng lúa trên những vùng đất cao (có năng suất thấp) bằng việc trồng hoa Và kết quả thu được đã mang lại nguồn lợi gấp đôi trồng lúa Vậy xã ta có nên học tập kinh nghiệm của xã bạn không?

- Một số phương pháp cụ thể cần tham khảo và áp dụng khi triển khai các vấn đề cần trình bày để thuyết phục người nghe:

+ Hãy nói một cách giản dị và tự nhiên Các từ và câu càng đơn giản bao nhiêu thì người nghe càng dễ hiểu và dễ nắm bắt bấy nhiêu

Ví dụ: Thưa chị em phụ nữ trong thôn! Hôm nay chúng tôi xin trao đổi và hướng dẫn chị em một số biện pháp để phòng chống bạo lực trong gia đình.

+ Sử dụng thường xuyên cách so sánh, đối chiếu, ví von

Ví dụ: Khi hòa giải mâu thuẫn giữa các gia đình, có thể nói: Các cụ xưa có câu “ Bán anh em xa, mua láng giềng gần”, hai bác nhà ở cạnh nhau, những khi

“tối lửa, tắt đèn” phải dựa vào nhau, giúp đỡ nhau Vì vậy, chuyện xích mích này chỉ là chuyện nhỏ, hai nhà nên bỏ qua, nối lại tình nghĩa xóm giềng vốn có.

+ Dùng nhiều hình ảnh để gây ấn tượng và thuyết phục người nghe

Ví dụ: Nếu chúng ta quyết tâm, tôi tin rằng chỉ sau 2 năm nữa thôi, trên vùng đất đồi khô cằn của xã ta sẽ là những vườn vải sai trĩu quả.

+ Dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ (nếu có thể được)

+ Lựa chọn cách lập luận và diễn giải phù hợp với trình độ hiểu biết của số đông người nghe

+ Kể một chuyện lạ (hay chuyện vui) có liên hệ với đời sống hàng ngày của người nghe, nhưng phải gắn kết với chủ đề đang nói

+ Làm cho các con số trở nên “biết nói”, đổi những con số trở thành những vật có thể thấy được

+ Tuỳ từng trường hợp mà áp dụng: khen trước chê sau (nếu muốn chê) và chê trước khen sau (nếu muốn khen) Có khi chê để mà khen và khen để mà chê

- Những vấn đề cần tránh khi trình bày:

+ Lấy một trường hợp cá biệt để khái quát thành cái phổ biến

+ Nhầm lẫn nguyên nhân với kết quả, nguyên nhân với điều kiện, nguyên nhân với nguyên cớ, khả năng và hiện thực, bản chất với hiện tượng, nội dung với hình thức, cái tất nhiên với cái ngẫu nhiên