lập kế hoạch và ra quyết định quản lý

kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định quản lý hiện nay là kỹ năng không thể thiếu để giúp tổ chức cũng như các cá nhân đi đến thành công một cách đúng hướng. Hãy lập cho mình một bản kế hoạch cụ thể để có thể dễ dàng biết được bản thân mình đang ở đâu và đã đạt được những gì

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA/TRUNG TÂM………

TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích quy trình lập kế hoạch Hãy lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Lập kế hoạch và ra quyết định quản lý

Mã phách:……….

Hà Nội – 2021

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU……… 2

B NỘI DUNG……… 3

I Tổng quan về kỹ năng lập kế hoạch……… 3

1 Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch……… 3

2 Tầm quan trọng của lập kế hoạch……… 4

3 Vai trò của lập kế hoạch……… 4

4 Phân loại kế hoạch……… 6

5 Nguyên tắc lập kế hoạch……… 8

II Quy trình lập kế hoạch………. 8

1 Công cụ của lập kế hoạch……… 8

2 Các bước lập kế hoạch……… 10

3 Phương pháp lập kế hoạch……… 14

III Lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân……… 17

1 Mục tiêu trong 3 năm tới……… 17

2 Lý do chọn mục tiêu……… 18

3 Điều kiện để trở thành nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa hàng không Việt Nam……… 18

4 Mục tiêu cần đạt……… 19

5 Lên kế hoạch cụ thể cho từng mục tiêu……… 19

6 Đánh giá kế hoạch……… 21

7 Các kế hoạch khác……… 22

8 Ước tính chi phí cần có……… 22

C KẾT LUẬN……… 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 24

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tổ chức ra đời bởi sự kết hợp của hai hay nhiều người Họ phối hợp với nhau theo những cách thức nhất định và cùng hướng tới mục tiêu chung Để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình thực hiện hóa các mục tiêu và giảm thiểu các rủi ro đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện tốt

việc lập kế hoạch Lập kế hoạch được xem như một khâu vô cùng quantrọng, phức tạp đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần sự góp sức từnhiều bộ phận.

Trước sự vận động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị,văn hóa, xã hội và ngay cả sự thay đổi trong chính bản thân của tổ chức đãđặt tổ chức trong các mối quan hệ phức tạp và cần có những chuẩn bị trước

để thích nghi với các biến đổi ấy Khi đó, công tác lập kế hoạch càng bộc

lộ rõ nét vai trò của mình Do đó, việc nghiên cứu phân tích kỹ năng lập kếhoạch trở nên vô cùng quan trọng Qua đó áp dụng lập kế hoạch trong 3năm tới cho bản thân

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích của tiểu luận là phân tích quy trình lập kế hoạch Từ đóđưa ra kế hoạch cho bản thân trong 3 năm tới

3 Phương pháp nghiên cứu

Qua việc tìm hiểu những tài liệu có sẵn, tôi sử dụng phương phápphân tích để làm rõ những vấn đề cần tìm hiểu, sau đó dùng phương pháp

so sánh để thấy được phương pháp lập kế hoạch nào tốt nhất

4 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

Từ việc tìm hiểu quy trình lập kế hoạch, ta thấy lập kế hoạch là việc

vô cùng quan trọng đối với bản thân cũng như tổ chức Từ đó ta có thể tựlập kế hoạch cho bản thân để có thể tự phấn đấu dẫn đến thành công nhanhnhất

B NỘI DUNG

I Tổng quan về kỹ năng lập kế hoạch

1 Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch

Kế hoạch là một văn bản hay một ý tưởng thể hiện mục tiêu chungcủa tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp, với những nguồn lực,phương án và thời gian đạt mục tiêu đó

Lập kế hoạch là việc xác định trước một chương trình hành độngtrong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cở sở xác định cácmục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được mục tiêu đó.

Lập kế hoạch là tổng thế các hoạt động liên quan đến đánh giá, dựđoán – dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng hành động tương laicho tổ chức

Lập kế hoạch có thể được xem là một quá trình lựa chọn các môhình hoạt động khác nhau, sau đó sắp xếp ưu tiên các bước cần được thựchiện để làm thay đổi một vấn đề cụ thể trở nên tốt hơn

Kỹ năng (Skill): là khả năng, năng lực để thực hiện một nhiệm vụvới kết quả được xác định thường xuyên trong một khoảng thời gian nhấtđịnh

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng xây dựng các mục tiêu, lựa chọn vàtiến hành các chương trình hành động trong tương lai của một tổ chức vàxác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu

đã đề ra

Lập kế hoạch là để tìm câu trả lời cho 5 câu hỏi:

- What? (làm cái gì): xác định mục tiêu.

- Who? (ai thực hiện): xây dựng nội dung kết hợp với phân công công

việc cho những cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhiệm công việc

- When? (khi nào làm): xác định thời gian thực hiện.

- Where? (làm ở đâu): xác định địa điểm thực hiện.

- How? (làm như thế nào): lựa chọn phương thức.

2 Tầm quan trọng của lập kế hoạch

Trang bị kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp ta dễ thành côngtrong mọi công việc Thông qua quá trình lập kế hoạch để xác định rõnhững công việc cần phải làm và phân bổ thời gian thực hiện sao cho hợp

lý, ta có thể rút ngắn thời gian làm việc và hoàn toàn chủ động xử lý cáctình huống bất ngờ xảy ra Ngoài ra lập kế hoạch còn giúp ta:

- Sắp xếp công việc hợp lý theo thời gian biểu khoa học, giúp công việc

không bị chồng chéo

- Tập trung mọi nguồn lực vào mục tiêu chính để hoàn thành nó.

- Phát triển tư duy một cách có hệ thống để chủ động xử lý các tình

huống bất ngờ có thể xảy ra

- Hợp tác với những nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành

mục tiêu đặt ra

- Nắm rõ những nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu hiệu

quả trong thời gian ngắn nhất

- Hình thành các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá công việc đã đạt yêu

cầu hay chưa Qua đó ta có thể đề xuất những giải pháp để điều chỉnh vàkhắc phục những sai sót đó

3 Vai trò của lập kế hoạch

- Trước hết lập kế hoạch là hoạch định những gì tổ chức phải làm và

cách thức tiến hành các hoạt động đó nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Đó không chỉ là chức năng riêng lẻ mà còn là nền tảng để tiến hành cácchức năng khác

- Lập kế hoạch giúp cho tổ chức biết vị trí của mình hiện tại cũng như

tương lai và phương hướng hoạt động trong tương lai Thông qua lập kếhoạch, tổ chức sẽ biết được mình đã đạt được những gì và thiếu sót những

gì, mối quan hệ của tổ chức với bên ngoài, với các tổ chức khác như thếnào, từ đó tổ chức sẽ đặt ra con đường, hướng đi mới cho mình, biết cáchphát triển tổ chức mình một cách hợp lý nhất

- Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi môi

trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Trong quátrình lập kế hoạch, nhà quản lý sẽ thu thập được các thông tin liên quan đến

tổ chức mình, xem xét các cơ hội cũng như là môi trường xung quanh tổchức, các tổ chức cạnh tranh… Do đó xây dựng hế hoạch cũng chính làlàm cho tổ chức tiên liệu được những gì sẽ xảy ra trong tương lai để có thể

lựa chọn những biện pháp ứng phó, làm giảm sự tác động của những thayđổi từ môi trường giúp nhà quản lý chủ động hơn với những thay đổi trongtương lai.

- Lập kế hoạch giúp định hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các

mục tiêu, nghĩa là định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên vàoviệc tập trung hoàn thành các mụ tiêu Để đạt được mục tiêu đó thì cầnphải có sự tham gia của nhiều bộ phận, mà mỗi bộ phận, mỗi cá nhân nàyphải đảm nhận các chức năng khác nhau Khi nhân viên biết được tổ chứcmình sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm gì để đóng góp vào việc đạt được cácmục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình, hợp tác với nhau và thựchiện những công việc cần thiết để đi đến mục tiêu đó của tổ chức

- Lập kế hoạch giúp tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực, giảm thiểu

những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức Khi các hoạt động công việcđược điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặpgiữa các bộ phận được giảm tối đa Hơn nữa khi các phương thức thực hiện

và kết quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục vàloại bỏ

- Lập kế hoạch hướng dẫn các nhà quản lý làm cách nào để đạt được

mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng Nhờ có kế hoạch, nhà quản lý cóthể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trongnhững khoảng thời gian khác nhau, để đạt được mục đích cuối cùng mà tổchức đặt ra

- Các kế hoạch là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát Hệ thống các

mục tiêu cụ thể chính là tiêu chuẩn để người quản lý có thể kiểm tra, đánhgiá và điều chỉnh được các hoạt động của các bộ phận trong tổ chức Sau

đó khi kiểm tra, chúng ta có thể so sánh những kết quả thực tế với nhữngmục đích, xác định những sai lệch quan trọng và thực hiện những hànhđộng khắc phục cần thiết

4 Phân loại kế hoạch

Kế hoạch trong một tổ chức được thể hiện dưới nhiều cách thức đadạng khác nhau Ở mỗi góc độ tiếp cận và cách phân loại khác nhau, kếhoạch của tổ chức được chia thành các loại cụ thể:

- Theo phạm vi:

+ Kế hoạch chiến lược: là kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể,dài hạn, phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môitrường và vị trí của tổ chức trong môi trường đó Các kế hoạch này sẽ docác nhà quản lý cấp cao thiết kế nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho

tổ chức

+ Kế hoạch thực thi: là kế hoạch mà ở đó có sự chi tiết, cụ thể hóacủa kế hoạch chiến lược và trình bày rõ tổ chức cần phải làm gì để có thểđạt được các chiến lược đó

- Theo mức độ cụ thể của kế hoạch:

+ Chiến lược: là một hệ thống các quan niệm cơ bản, các mục tiêudài hạn và các giải pháp chủ yếu được lựa chọn một cách có căn cứ khoahọc trên cơ sở huy động và sử dụng tối ưu các nguồn lực và lợi thế của hệthống để đạt được mục tiêu đã đề ra

+ Quy hoạch: thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian,không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủđộng hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững

+ Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung địnhhướng cho việc ra quyết định trong tổ chức Chính sách đưa ra những phạm

vi hay những giới hạn cho phép mà các quyết định có thể dao động trongđó

+ Thủ tục: là kế hoạch sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra mộtcách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thựchiện Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theocấp bậc quản trị

+ Quy tắc: giải thích rõ những hành động nào được làm, những hànhđộng nào không được làm Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất.

+ Chương trình: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục,quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cóthể huy động và các yếu tố khác

+ Dự án: là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liênquan đến nhau thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong mộtthời gian nhất định

+ Ngân sách: là bản tường trình các kết quả mong muốn được biểuthị bằng các con số

- Theo thời gian thực hiện kế hoạch:

+ Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch cho thời kì từ 5 năm trở lên Kếhoạch dài hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, phương hướng phát triển của tổchức Nó sẽ xác định những tiêu chí cơ bản, những lĩnh vực cần thiết phải

ưu tiên hoạt động, những chính sách cụ thể của tổ chức

+ Kế hoạch trung hạn: cho thời kì từ 1 đến 5 năm Kế hoạch trunghạn là sự cụ thể hóa chiến lược, chính sách, mục tiêu của tổ chức Kế hoạchtrung hạn có tính chất thực hành, duy trì tính chất cân đối giữa các yếu tố,các nguồn lực hoạt động trong tổ chức

+ Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kì dưới 1 năm Kế hoạch ngắn hạnbảo đảm sự thực hiện tuần tự các nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trunghạn, bởi vậy nó có tính chất pháp luật và được phân công cụ thể như kếhoạch 5 năm, đồng thời nó còn là công cụ để điều chỉnh các nhiệm vụ hàngnăm của kế hoạch 5 năm

5 Nguyên tắc lập kế hoạch

- Phải chủ động với việc lập kế hoạch tạo ra môi trường làm việc có kế

hoạch trong tổ chức

- Phải có sự tham gia của các nhà quản trị các cấp từ thấp đến cao, như

vậy kế hoạch sẽ bám sát thực tế và khi triển khai các nhà quản trị cấp dưới

có thể thuận lợi hơn, nắm được ý đồ của cấp trên tốt hơn

- Các mục tiêu kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết tạo thành một

mạng lưới các mục tiêu: bọ phận và tổng thể, ngắn hạn và dài hạn

- Kế hoạch phải có tính linh hoạt, có khả năng thay đổi phù hợp với sự

thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức

- Các hoạt động triển khai kế hoạch phải rõ ràng nguồn lực cho việc

thực hiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận tránh sự nhầm lẫn giữa tiền

đề kế hoạch và kế hoạch

- Phải có cơ chế để có thể kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên thực tế

có thể phát hiện sớm các sai lệch và đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời

II Quy trình lập kế hoạch

1 Công cụ của lập kế hoạch

 Phân tích các bên liên quan: để đánh giá vấn đề, các mối quan tâm vàtiềm năng của các nhóm đối tượng khác nhau có liên quan đến kết luận củađánh giá ban đầu

Các bước phân tích đối tượng liên quan:

- Bước 1: Xác định các bên liên quan

+ Những người bị tác động bởi công việc của bạn, những người cóảnh hưởng, có quyền hành đối với nó, hoặc những người có mối quan tâmtới sự thành công hoặc thất bại của nó

- Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên

+ Cần phải sắp xếp xem đối tượng nào là quan trọng nhất, đem lạilợi ích lớn nhất cho tổ chức, sau đó là các đối tượng quan trọng tiếp theo đểđảm bảo tổ chức đi đúng hướng và có kết quả tốt nhất

- Bước 3: Hiểu các đối tượng chính

+ Cần phải tìm hiểu sâu hơn về các đối tượng chính Cần phải biết

họ cảm thấy như thế nào và phản ứng ra sao về dự án, kế hoạch đang xâydựng Cách để liên hệ và cách giao tiếp nào là tốt nhất

 Phân tích cây vấn đề: để giúp hiểu được các vấn đề chính và nguyênnhân, tập trung phân tích mối quan hệ nhân – quả Phương pháp trực quannày sử dụng hình tượng giống như cái cây để hỗ trợ phân tích vấn đề Công

cụ này sẽ cho chúng ta một bức tranh tóm tắt về tình trạng tiêu cực hiện tại,

ví dụ như vấn đề chính tượng trưng cho thân cây, nguyên nhân của vấn đề

là rễ cây, kết quả của vấn đề là các nhánh cây

Các bước thực hiện cây vấn đề:

- Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi

+ Bước đầu tiên trong việc xây dựng cây vấn đề là xác định vấn đề

mà chúng ta cần tìm cách vượt qua Vấn đề cốt lõi được viết vào giữa tờgiấy hoặc trên tờ ghi chú được dán vào giữa bức tường

- Bước 2: Xác định các nguyên nhân

+ Những nguời tham gia phải xem xét đâu là những nguyên nhâncủa vấn đề

+ Cách thực hiện: Những người tham gia có thể cùng nhau suy nghĩ

và thảo luận các phát biểu tiêu cực về vấn đề và người hỗ trợ sẽ ghi các câutiêu cực này lên một mảnh giấy Các câu này sau đó sẽ được dán lên mộtbức tường để những người tham gia phân tích và sắp xếp

+ Những người tham gia cần tiếp tục lặp lại quá trình trên các đườngngang tiếp theo cho tới khi họ không thể tiếp tục xác định được bất kìnguyên nhân sâu xa nào nữa

- Bước 3: Xác định hệ quả

+ Những người tham gia phải xem xét đâu là những hệ quả của vấn

đề Từ mỗi nguyên nhân dẫn tới hệ quả như thế nào?

+ Cần phải xem xét lại trình tự của nguyên nhân, hệ quả để đảm bảotính rõ ràng và có logic hợp lý Đảm bảo sự đồng thuận của những người

tham gia cũng rất quan trọng Nếu như có nhiều hơn một nguyên nhân dẫntới một ảnh hưởng thì có thể đặt chúng cạnh nhau.

2 Các bước lập kế hoạch

 Bước 1: Phân tích môi trường

Một tổ chức luôn phải nhìn nhận rõ những tác động của môi trường

vĩ mô và môi trường vi mô tới hoạt động của nó trong quá trình lập kếhoạch Môi trường có thể tạo ra các cơ hội cho tổ chức nhưng đồng thời, nócũng tạo ra các thách thức hay nguy cơ ảnh hưởng tới việc đạt được mụctiêu của tổ chức

Thường để phân tích các ảnh hưởng của môi tường bên ngoài đếnhoạt động của tổ chức, người ta hay sử dụng phương pháp phân tíchSWOT (Strengths – điểm mạnh, Weaknesses – điểm yếu, Opportunities –

cơ hội, Threats – thách thức)

- Điểm mạnh là những tác nhân bên trong tổ chức mang tính tích cực

hoặc có lợi giúp tổ chức đạt được mục tiêu Đó là lợi thế riêng, nổi bật và

có thể so sánh với những đối thủ cạnh tranh khác

- Điểm yếu là những tác nhân bên trong tổ chức mang tính tiêu cực hoặc

gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu

Sự phân tích, đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu bao trùm lên toàn

bộ các lĩnh vực của tổ chức: tài chính, sản xuất và công nghệ, nhân sự,marketing…

- Cơ hội là những yếu tổ của môi trường bên ngoài tác động tích cực

đáng giá nhất Phương pháp đánh giá cơ hội có thể là kinh nghiệm, phântích logic hoặc phương pháp chuyên gia.

 Bước 2: Xác định mục tiêu

Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kếhoạch tổ chức sẽ đi đến đâu, đạt đến trình độ phát triển nào với những tiêuchí đặc trưng cho trình độ phát triển ấy Đối với tổ chức, các mục tiêu kếhoạch lập thành một mạng lưới mục tiêu bao gồm có mục tiêu tổng thể vàmục tiêu cụ thể mà tổ chức cũng như các bộ phận trong tổ chức phải đạtđược Khi xác định các mục tiêu, kế hoạch cần phải đạt được sự hợp nhấtgiữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa các mục tiêu dài hạn vàmục tiêu ngắn hạn

Các tiêu chí đo lường mục tiêu theo mô hình SMART:

- S (Specific): mục tiêu phải cụ thể, chi tiết và dễ hiểu Mục tiêu đặt ra

phải cụ thể, càng cụ thể bao nhiêu thì khả năng đạt được mục tiêu đó càngcao bấy nhiêu Ngược lại, nếu tổ chức chỉ đặt ra những mục tiêu chungchung, sẽ rất khó để biết được đâu là vị trí đích đến chính xác của mục tiêu

đó Một trong những phương pháp hay nhất để mục tiêu có tính cụ thể caochính là trả lời cho 5 câu hỏi (5W):

+ What: làm cái gì?

+ Why: tại sao làm, tại sao mục tiêu này lại quan trọng?

+ Who: ai sẽ tham gia thực hiện mục tiêu này?

+ Where: thực hiện mục tiêu này ở đâu?

+ Which: ta có thể sử dụng nguồn lực, tài nguyên hay công cụ hỗ trợnào để thực hiện mục tiêu?

- M (Measurable): có thể đo lường được Nội dung mục tiêu, chỉ tiêu có

thể đo lường được, chính xác hoặc tương đối, thông qua một hay nhiềuphương pháp đo lường khác nhau Tính đo lường của mục tiêu sẽ giúpngười thực hiện mục tiêu xác định được chính xác mục tiêu đã hoàn thànhchưa, hoàn thành bao nhiêu phần trăm