kỹ năng hoạch định tại UBND huyện Sóc Sơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN B.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng

Mã phách:……….

Hà Nội – 2022

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức thực tế về ngành Quản trị văn phòng như ngàyhôm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy côtrong trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đãcung cấp cho em những kiến thức về ngành Quản trị văn phòng

Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S Đặng Văn Phong đã tận tìnhhướng dẫn và trang bị cho em những kiến thức vô cùng quý giá về kỹ nănghoạch định trong quản trị văn phòng để em hoàn thành tốt đề tài của mình và nócũng là nền tảng kiến thức cho em thực hiện công việc trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Để thực hiện chức năng lãnh đạo của Nhà QTVP, công việc đầu tiên cầnphải làm đó là thiết lập kết hoạch chương trình hoạt động Nhà QTVP với tưcách là người tham mưu, giúp lãnh đạo trong việc hoạch định cho cả tổ chức nóichung và hoạch định về nhân sự trong tổ chức nói riêng

Nhân lực có vai trò quan trọng trong việc hình thành và phát triển của tổchức, mọi hoạt động của tổ chức đều thực hiện bởi con người Trong thời đạikhoa học công nghệ phát triển như hiện nay thì nhu cầu về nguồn nhân lực chấtlượng cao càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết

Từ những vai trò của nguồn nhân lực đối với tổ chức thì vai trò của NhàQTVP là không thể thiếu Nhà QTVP có nhiệm vụ chủ yếu là hoạch định nhân

sự bao gồm các nhiệm vụ chi tiết như: hoạch định về số lượng, chất lượng nhân

sự, hoạch định về phương án, giải pháp hướng tới mục tiêu nhân sự của tổchức…

Trên cơ sở những kiến thức được trang bị trong học phần Kỹ năng hoạchđịnh trong quản trị văn phòng và những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế tại

cơ quan, em lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn

phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng, vai trò của Nhà quản trịvăn phòng trong công tác hoạch định, Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện SócSơn

- Mục đích nghiên cứu: Cho thấy tầm quan trọng của nhà quản trị vănphòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong công tác hoạchđịnh nhân sự.

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhân sự; Ưu và nhược điểm của vấn đề; Đưa ra những giải pháp,kiến nghị

3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu chung như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp thu thập,phân tích, tổng hợp số liệu; phương pháp phỏng vấn; phương pháp so sánh,…

4 Ý nghĩa của đề tài

Bài nghiên cứu đánh giá được vai trò của Nhà QTVP trong công táchoạch định nhân sự Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phầnnâng cao hiệu quả trong công tác này tại Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn Kếtquả đạt được của đề tài này có thể sử dụng làm tài liệu nghiên cứu cho những aiquan tâm đến vấn đề này

5 Kết cấu của đề đài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 3phần:

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Khái quát về Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc SơnChương 2: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch địnhnhân sự tại Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn

Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của Nhà QTVP trong công táchoạch định nhân sự

PHẦN KẾT LUẬN

Sóc Sơn là huyện ngoại thành phía Bắc Thủ đô Hà Nội cách trung tâmThành phố Hà Nội 30km Phía Nam giáp huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) và huyệnĐông Anh (Hà Nội) Phía Đông giáp huyện Yên Phong (Bắc Ninh) và huyệnHiệp Hoà (Bắc Giang) Phía Bắc giáp huyện Phổ Yên (Thái Nguyên) Phía Tâygiáp thị xã Phúc Yên (Vĩnh Phúc) Bao quanh huyện là hệ thống sông Cầu, sông

Cà Lồ Hệ thống giao thông của huyện đa dạng gồm cả đường bộ, đường thuỷ,đường sắt và đường không

1.1.2 Chức năng và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn

 Chức năng của UBND huyện Sóc Sơn

Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn do Hội đồng nhân dân huyện bầu ra, là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhànước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực

hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng anninh và thực hiện chính sách khác trên địa bàn huyện.

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

UBND tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huyquyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa

và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí,

vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộmáy chính quyền địa phương

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND raquyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn (Phụ lục 01)

1.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn

- Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cánhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền của UBND huyện SócSơn, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết

và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức

- Trực tiếp quản lý hoạt động của Ban Tiếp công dân theo quy định củapháp luật.

- Văn phòng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về công tác dân tộc

Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩmquyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng HĐND,UBNd huyện;

- Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi HĐND vàUBND; ban hành và quản lý văn bản theo quy định; được ký văn bản thông báo

ý kiến, kết luận của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện;

- Thực hiện phục vụ tiếp đón các đoàn công tác trong và ngoài nước theo

sự phân công hoặc ủy quyền của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịchUBND huyện;

- Tham mưu giúp HĐND, UBND lập dự toán kinh phí hoạt động hàngnăm, tổ chức thực hiện dự toán, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND, UBND.Thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND huyện;

- Quản lý, tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,

vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo tiêu chuẩn ngạch côngchức trong các bộ phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện;

- Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khenthưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với côngchức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND, UBNDhuyện;

- Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thựchiện văn bản, chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban HĐND, UBND,

Chủ tịch UBND huyện Sóc Sơn: Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản;Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu,

- Tham mưu, xây dựng, trình HĐND huyện ban hành: Quy chế làm việccủa Thường trực HĐND, quyết định phân công công tác Thường trực HĐND;

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan phục vụ đại biểu HĐNDhuyện tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, nguyện vọngcủa cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

- Phục vụ Thường trực HĐND và đại biểu HĐND tiếp công dân; tiếpnhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tổ cáo của cơ quan, tổ chức,

cá nhân gửi đến HĐND, Thường trực HĐND; theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơ quan, tổ chức, công dân;

- Được quyền đề nghị hoặc yêu cầu các đơn vị cùng cấp, cấp dưới phốihợp thực hiện nhiệm vụ; được quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấpthông tin, tài liệu cho HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, Tổ đại biểuHĐND và đại biểu HĐND huyện hoạt động theo quy định;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND, Thường trực HĐND huyệngiao theo quy định của pháp luật;

- Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND huyện giải quyết nhữngvăn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến); rà soátnhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục vànghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều hành của UBND,Chủ tịch UBND; kịp thời báo cáo UBND huyện sửa đổi, bổ sung; hàng nămtổng hợp, báo cáo Văn phòng UBND Thành phố;

- Thực hiện chế độ thông tin; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác doUBND, Chủ tịch UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật,

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyềnchung nên Văn phòng HĐND và UBND được tổ chức theo cơ cấu gồm:

- Cấp lãnh đạo:

+ Chánh Văn phòng: Bà Nguyễn Thị Thu Hương

+ Các phó Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Duy Ngọc, Ông Nguyễn HữuThông, Bà Đỗ Thị Thanh An

- Các bộ phận chuyên môn gồm: Bộ phận Tổng hợp; Bộ phận Văn thư –Lưu trữ; Bộ phận Tài vụ; Bộ phận Tạp vụ; Bộ phận Tiếp dân; Bộ phận Lái xe;

Bộ phận Nhà ăn; Bộ phận Một cửa

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn (Phụ lục02)

Chương 2:

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN SÓC SƠN 2.1 Cơ sở lý luận về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự

Theo Reinecke và Shoell định nghĩa nhà quản trị như sau: “Nhà quản trị

là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu”.

Từ trên, ta có định nghĩa nhà quản trị văn phòng như sau: “Nhà quản trị văn phòng là người thực hiện chức năng quản trị các nghiệp vụ hành chính cũng như các nguồn lực trong văn phòng nhằm hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức”.

Nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có những kỹ năng, phẩm chất vànăng lực cần thiết để có thể đáp ứng nhu cầu công việc

tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các hành động để phối hợp các hoạt động trong tổ chức”.

Theo tác giả Nguyễn Hải Sản trong tác phẩm “Quản trị học”: “Hoạch định là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức trù liệu trong tương lai”.

Từ cách hiểu về hoạch định trong quản trị nói chung, ta có thể đưa ra khái

niệm về “hoạch định trong quản trị văn phòng là quá trình xác định mục tiêu hoạt động của văn phòng cũng như các phương pháp, nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó trong một khoảng thời gian xác định”.

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, nó có ý nghĩa vô cùngquan trọng với tổ chức, cơ quan, đơn vị trong quá trình xác định mục tiêu hoạtđộng, tập hợp các nguồn lực và thống nhất trong quá trình thực hiện công việc

Cụ thể là: Xác định mục tiêu và thống nhất hành động; tăng hiệu quả công việc;tiết kiệm chi phí, các nguồn lực và thời gian; tăng tính chủ động và hạn chế rủi

ro khi thực hiện công việc

 Hoạch định nhân sự:

Theo tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng “Xây dựng kế hoạch nhân lực của tổ chức là một quá trình bao gồm nhiều nội dung liên quan đến phân tích, đánh giá, dự báo nhu cầu để đảm bảo cho tổ chức có đủ số lượng nhân viên bố trí đúng nơi, đúng lúc nhằm đảm bảo cho tổ chức đi đến mục tiêu

đề ra”

Theo tác giả Shimon L Dolan and Randall S Schuler: “Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng chất lượng, đúng số người được

bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ”.

Hoạch định nhân sự trong văn phòng là tiến trình xây dựng, triển khaithực hiện hàng loạt các kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo rằng văn phòng sẽ cóđúng số lượng, chất lượng nhân sự được bố trí đúng chỗ và đúng thời điểm

2.1.2 Mục đích và vai trò của hoạch định nhân sự

 Mục đích của hoạch định nhân sự:

- Tối đa hóa được việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo phát triển liêntục của nguồn nhân lực

- Đảm bảo đủ người, đúng người, đúng thời điểm để thực hiện các mụctiêu của tổ chức đạt được kết quả tốt nhất

- Phối hợp các hoạt động về nhân sự với các mục tiêu mà cơ quan, tổ chức

đề ra, giúp tăng năng suất cho tổ chức

- Đưa ra những dự báo về các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về nhân

sự, cũng như các kế hoạch để đảm bảo tổ chức đủ cán bộ cần thiết vào các thờiđiểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức

 Vai trò của hoạch định nhân sự:

Thứ nhất, hoạch định nhân sự đóng vai trò trung tâm trong quản lý chiếnlược nguồn nhân sự trên cơ sở gắn nguồn nhân sự và tổ chức lại với nhau Việclập kế hoạch nhân sự tạo ra sự liên kết giữa các vấn đề mà người lao động quantâm: được đào tạo nhiều hơn, trả lương cao hơn, phúc lợi ngày càng nhiều hơn

Thứ hai, hoạch định nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chứcthông qua việc liên kết hành động với kết quả Lập kế hoạch nói chung giúp cho

cơ quan, tổ chức đi đúng hướng, còn hoạch định nhân sự giúp cho cơ quan, tổchức thực hiện bố trí nhân lực một cách tốt nhất để người lao động làm việc cóhiệu quả

Thứ ba, về phương diện nhân sự, công tác hoạch định giúp cho cơ quan,

tổ chức thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nhân sự của mình, bảođảm cho cơ quan có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cầnthiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường

Thứ tư, hoạch định nhân sự đóng vai trò điều hòa các hoạt động nhân sự.Thông qua việc lập kế hoạch nhân sự sẽ cho thấy tất cả các bộ phận ăn khớp vớinhau như thế nào Xác định nguồn nhân lực có phù hợp với chiến lược không

Thứ năm, hoạch định nhân sự là cơ sở cho các hoạt động biên chế, đào tạo

và phát triển nhân sự

2.2 Vai trò của Nhà QTVP trong công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn

2.2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Trước hết, chúng ta phải khẳng định chắc chắn rằng phương tiện được sửdụng đặc trưng cho hoạt động quản lý là thông tin Các tác động quản lý đượcchuyển tới người chấp hành đều thể hiện dưới hình thức bằng thông tin

Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụthể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định Thuthập thông tin quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thựchiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã định trước

UBND huyện Sóc Sơn là một cơ quan nhà nước nên việc cung thấp thôngtin quản lý cho lãnh đạo là rất quan trọng, bởi nó quyết định đến những vấn đề,

sự phát triển chung của toàn cơ quan Chính vì thế công tác thu thập thông tinlàm căn cứ hoạch định có tác động không hề nhỏ tới hoạt động của cơ quan, vănphòng Thông tin đầy đủ thì lãnh đạo có những chiến lược, quyết định đúng đắn,thông tin thiếu chính xác ảnh hưởng đến quyết định quản lý của lãnh đạo rấtnhiều Để làm tốt công tác thu thập thông tin cho lãnh đạo, nhà QTVP cần tuânthủ đúng quy trình nghiệp vụ, góp phần tham mưu cho lãnh đạo trong việc đảmbảo mọi yêu cầu của công tác nhân sự đáp ứng chất lượng hiệu quả công việccủa cơ quan, văn phòng Chánh Văn phòng thu thập thông tin từ các văn bản củacấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến, đây là nguồn thông tin chính thức, quantrọng hàng đầu Ngoài ra, Chánh Văn phòng có thể lấy thông tin từ sách báo, tạpchí, đài phát thanh, internet hay những thông tin truyền miệng qua các ý kiếnđóng góp, thông tin qua khảo sát, đánh giá, tổng hợp các số liệu,… Một yếu tốquan trọng mà văn phòng UBND thu thập đó là các quy định chung của Nhànước như độ tuổi lao động, các thủ tục tuyển dụng, thời gian làm việc, quy định

về hợp đồng lao động, các trường hợp chấp dứt hợp đồng lao động, mức lương,chế độ bảo hiểm,… Chánh Văn phòng cần thu thập những thông tin về vấn đềcông việc xem những loại công việc nào sẽ được thực hiện để từ đó làm căn cứ