Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Outlook Express doc

Ưu điểm: Outlook Express là chương trình trao đổi thư nhanh, hiệu quả, đặc biệt cho phép duyệt, đọc thư offline không cần nối mạng, toàn bộ thư gửi đến trước thời điểm ra khỏi mạng sẽ đ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK EXPRESS

HÀ NỘI, 4/2007 Nhóm IT – KOMATSU VIETNAM JSC

I GIỚI THIỆU CHUNG

1 Ưu điểm:

Outlook Express là chương trình trao đổi thư nhanh, hiệu quả, đặc biệt cho phép duyệt, đọc thư offline (không cần nối mạng), toàn bộ thư gửi đến trước thời điểm ra khỏi mạng sẽ được lưu trong hộp thư, cho phép làm việc với các bức thư đã gửi đến trước

đó

Ngoài ra, Outlook Express còn cho phép người dùng gửi kèm những file tài liệu (attachment) cùng với bức thư

Trên cửa sổ Outlook Express, mọi nội dung thư sẽ được hiện ra khi con trỏ trỏ tới bức thư đó Có thể thấy qua màn hình sau

2 Hình thức

Tuy nhiên, là nội dung trao đổi nội bộ và bên ngoài, hình thức các thông điệp cần được trình bày một cách chuyên nghiệp, có văn hoá Thế nào là chuyên nghiệp, chúng

Con trỏ

Nội dung thư tương ứng với con trỏ

b) Chào hỏi: Tuỳ từng đối tượng cần trao đổi, có thể có các cách hành văn khác nhau

Hiện nay, tại KVN, còn nhiều bức thư điện tử bỏ qua phần này

Những câu chào, mở đầu có thể:

Dear Mr …

Hi Dan,

Chao Thang,

v.v

c) Nội dung chính thông điệp

Trong phần này trình bày toàn bộ thông điệp muốn trình bày

Lưu ý, thậm chí, chỉ gửi 1 file kèm (attachment) cũng nên có vài lời giải thích

Ví du:

Như đã trao đổi, em gửi anh bản thảo Hướng dẫn sử dụng Outlook Express để anh tham khảo và sử dụng

Nhiều người trong chúng ta, gửi file đính kèm, không một lời giải thích kể cả trên phần Subject cũng không ghi gì Điều đó vừa không được lịch sự cho lắm, vừa làm mất thì giờ của người nhận, khi phải mở file kèm (attachment) ra mới biết nội dung thông điệp Trong khi, trong Outlook Express, có thể đọc ngay được nội dung thư trên cửa sổ bình thường của Outlook Express, và biết rằng nên mở đọc ngay hay có thể lưu lại file đính kèm để đọc sau này

d) Kết thúc thông điệp

Khi kết thúc thông điệp, nên có một câu chào Tuỳ từng quan hệ, mức độ thân tình, khách sáo mà có thể sử dụng các phong cách khác nhau Có thể:

Thân ái,

Hẹn gặp lại,

Best Regards,

Thank you and best regards,

Regards,

Thanks & Regards,

Rgds,

BRG,

Thanks,

Tks,

v.v

Trong trường hợp nội bộ, thân tình, thì chỉ cần ghi tên ở dưới bức thư mà không cần lời chào cuối thư

Có thể xem 1 ví dụ đầy đủ của một bức thư điện tử thông thường

Nếu thư được viết bằng tiếng Anh, nên có kiểm tra từ vựng (Spelling) trước khi gửi Tất cả các ý kiến đóng góp, trao đổi để phong cách làm việc chúng ta được chuyên nghiệp và vui vẻ hơn, luôn được trân trọng hoan nghênh

Mọi câu hỏi, xin liên hệ:

Hồ Viết Thắng: IT Staff, Tel: 0989.39.88.39, E-mail: hovietthang@komatsu-vn.com

II THIẾT LẬP TÀI KHOẢN (Hộp thư cá nhân)

1 Mở Outlook Express bằng cách vào menu “Start” trên màn hình, chọn mục

“Programs” và chọn “Outlook Express”

2 Tại cửa sổ “Outlook Express”, chọn menu “Tools”, chọn mục “Accounts…”

3 Tại cửa sổ “Internet Accounts”, chuyển sang tab “Mail”, click vào nút “Add”,

và chọn “Mail…”

4 Tại cửa sổ “Internet Connection Wizard”, gõ vào tên hiển thị (tên này sẽ

được hiển thị như tên người gửi trong các thư gửi đi), click “Next”

5 Tại cửa sổ tiếp theo, gõ vào địa chỉ email (gõ đầy đủ cả phần

@komatsu-vn.com) và click “Next”

6 Sau đó gõ vào các thông số như hình bên dưới tại cửa sổ tiếp theo và click

“Next”

- My incoming mail server is a: POP3

- Incoming mail: mail.komatsu-vn.com

- Outgoing mail: mail.komatsu-vn.com

7 Tại cửa sổ tiếp theo, giữ nguyên các lựa chọn và gõ lại địa chỉ email cùng

password, sau đó click “Next”

8 Cuối cùng Click “Finish” để hoàn thành thao tác tạo 1 tài khoản email

Để tránh hiện tượng lỗi khi gửi thư đi, chúng ta cần tao tác thêm 1 bước sau

9 Tại cửa sổ chính của Outlook Express, chọn menu “Tools”, chọn mục

“Account”, chuyển sang tab “Mail”, chọn account vừa tạo và click

“Properties”

10 Tại cửa sổ “Properties”, chọn tab “Servers”, đánh dấu vào ô “My server

requires authentication”

Để tránh mất dữ liệu thư trong trường hợp máy tính bị hỏng Chúng ta cần lưu lại những bức thư đó tại máy chủ Email (Email Server) bằng cách sau:

11 Vẫn tại cửa sổ “Properties”, chuyển sang tab “Advance” và đánh dấu vào lựa

chọn “Leave a copy of messages on server” Tiếp đó, đánh dấu vào ô lựa

chọn bên dưới (Remove from server after) và nhập vào số ngày chúng ta cần

lưu thư tại Server

(chỉ nên lưu thư lại ở Server khoảng 15 đến 20 ngày, tránh tình trạng hòm thư bị quá tải (đầy) sẽ không thể nhận được thư.)

Click OK để hoàn tất

III TẠO RULES (Tạo các tiện ích riêng)

- Mục đích của việc tạo ra các Rules nhằm sắp xếp thư đến của mỗi cá

nhân, bộ phận vào các thư mục riêng rẽ, tiện cho việc theo dõi

1 Tại cửa sổ chính của Outlook Express, Click phải chuột vào thư mục Inbox và chọn “New Folder”

2 Tại cửa sổ “Create Folder”, Gõ tên cá nhân hoặc phòng ban để tạo ra những

thư mục

3 Sau khi đã có đầy đủ những thư mục cần thiết Vào menu “Tools”, chọn

“Message Rules”, chọn “Mail…”

4 Tại cửa sổ “Message Rules”, tab “Mail Rules”, Click nút “New…”

5 Tại cửa sổ “New Mail Rule” có:

a Danh sách những điều kiện (danh sách 1)

b Danh sachs những hành động (danh sách 2)

c Danh sách thông số cho điều kiện và hành động (danh sách 3)

d Tên của Rules

Chọn điều kiện “Where ther From line contains people” và hành động

“Move it to the specified folder”

Click vào dòng chữ màu xanh “contains people” và thêm vào 1 hoặc nhiều địa chỉ cá nhân mà thư của họ sẽ tự động được chuyển vào thư mục được chọn tại dòng chữ màu xanh “specified”

Click OK để hoàn tất thao tác tạo ra 1 Rule

IV TẠO CHỮ KÝ TỰ ĐỘNG

- Chữ ký tự động là phần được tự động thêm vào cuối mỗi bức thư

1 Vào menu “Tools”, chọn “Options” Tại cửa sổ “Option”, chuyển sang tab

“Signature” Tại mục “Edit Signature” chọn “Text” và gõ vào chữ ký

Trong trường hợp người dùng cài nhiều accounts vào Outlook Express, cần chỉ ra chữ

ký điện tử dành cho account nào

Để làm được điều đó, tại màn hình bên dưới, nhấn Advanced

Và đánh dấu những account nào dùng chữ ký vừa tạo

V TẠO THƯ TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG

- Khi bạn muốn Outlook Express tự động gửi 1 bức thư với nội dung bạn soạn

sẵn đến những người gửi thư tới cho bạn Outlook có sẵn chức năng đó dành cho bạn Các bước tiến hành như sau:

1 Tạo một bức thư mới với nội dung mà bạn muốn hiển thị trong thư trả lời tự động bằng cách chọn New email tại cửa sổ chính của Outlook Express

2 Vào menu “File” của bức thư đó, chọn “Save As…” và lưu bức thư đó với dạng

file eml

3 Quay trở lại với cửa sổ Outlook Express, chọn menu “Tools”, chọn mục “Massage

Rules” và chọn “Mail…”

4 Click “New” để tạo ra một Rule mới

5 Trong danh sách điều kiện, chọn “For all messages”

6 Trong danh sách hành động, chọn “Reply with message”

7 Trong danh sách thông số thứ 3, click vào dòng chữ màu xanh “message” và chọn

file (*.eml) mà bạn đã lưu trước đó

8 Click OK để hoàn tất

VI MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC

1 Check mail không dùng Outlook:

Trong trường hợp không trực tiếp làm việc trên máy tính của mình, vẫn có thể check email không thông qua Outlook Express mà thông qua trang web:

http://mail.komatsu-vn.com:3000

Tại cửa sổ đăng nhập, gõ địa chỉ email đầy đủ (có “@komatsu-vn.com”) và mật

khẩu để truy cập vào hộp thư cá nhân

2 Thay đổi mật khẩu hộp thư cá nhân

Truy cập vào trang web quản lý hộp thư như ở chức năng trên ( http://mail.komatsu-vn.com:3000)

Sau khi đã đăng nhập, hộp thư cá nhân sẽ hiển thị như hình bên dưới

Để đổi mật khẩu, lựa chọn mục Options (đã chỉ ra trong hình vẽ)

Nhập vào mật khẩu mới và nhấn nút “Save”

3 Kiểm tra chính tả (spelling) trước khi gửi thư đi

a Tại cửa sổ viết thư, có thể nhấn phím tắt F7 hoặc vào menu “Tools”, chọn mục

“Spelling”

b Những lỗi sai chính tả sẽ được hiển thị Bạn có thể thay thế với những từ chính xác trong danh sách có sẵn của Outlook

4 Gửi file đính kém (Attachment files)

a Tại cửa sổ viết thư, có thể nhấn nút Attach có biểu tượng cái ghim gài hoặc vào

menu “Insert” và chọn mục “File Attachment”

b Cửa sổ lựa chọn file sẽ hiện ra và bạn có thể chọn các file cần gửi đi

c Lưu ý, dung lượng file đính kèm không nên quá lớn (thông thường là nhỏ hơn 1MB) để quá trình gửi và nhận được nhanh chóng

Nhập mật khẩu mới tại đây Nút “Save”