TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CẤP SỐ TIẾP NHẬN PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm các phần: Tài liệu hướng dẫn đối tượng Doanh nghiệp sử dụng các chức năng hệ thống:  Đăng ký tài khoản  Đăng nhập,  Quản lý thông tin tài khoản.. Bước

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG CẤP SỐ TIẾP NHẬN PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Hà Nội, 04/2015

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

1 GIỚI THIỆU 3

2 TỔNG QUAN 3

3 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG 4

4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG 5

4.1 Doanh nghiệp đăng ký và quản lý thông tin tài khoản 5

4.1.1 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản 5

4.1.2 Đăng nhập hệ thống 8

4.1.3 Quản lý thông tin cá nhân của tài khoản doanh nghiệp 10

4.2 Các chức năng thao tác hồ sơ 12

4.2.1 Chức năng thêm mới hồ sơ 12

4.2.2 Danh sách hố sơ 21

4.2.3 Chức năng sửa hồ sơ 22

4.2.4 Chức năng tìm kiếm hồ sơ 23

4.2.1 Chức năng xem chi tiết hồ sơ 23

4.2.2 Chức năng sao chép hố sơ 25

4.2.3 Chức năng xóa hồ sơ 26

4.2.1 Chức năng ký CA – ký số hồ sơ 26

4.2.2 Chức năng nộp hồ sơ 28

4.2.3 Chức năng nộp tiền 29

4.3 Nhận kết quả xử lý hồ sơ 34

4.4 Chức năng sửa đổi bổ sung hồ sơ 34

4.4.1 Sửa đổi bổ sung hồ sơ 34

4.5 Quản lý hồ sơ dùng chung 38

4.5.1 Thêm mới hồ sơ dùng chung 39

4.5.2 Tìm kiếm hồ sơ dùng chung 40

4.5.3 Chức năng sửa hồ sơ dùng chung 41

4.5.4 Chức năng xóa hồ sơ dùng chung 41

4.6 Nhóm chức năng tiện ích cho doanh nghiệp 42

4.6.1 Chức năng xem phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận 42

4.6.2 Chức năng xem công văn từ chối 42

4.7 Quản lý Danh mục CA (Certificate Authority) 43

PHỤ LỤC 47

1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng 47

2 Thông tin hỗ trợ, góp ý 47

1 GIỚI THIỆU

Mục đích, ý nghĩa tài liệu:

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được phần mềm hệ thống: “Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm”

Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp

Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm các phần:

Tài liệu hướng dẫn đối tượng Doanh nghiệp sử dụng các chức năng hệ thống:

 Đăng ký tài khoản

 Đăng nhập,

 Quản lý thông tin tài khoản

 Nhóm các chức năng thao tác hồ sơ

 Thêm mới hồ sơ,

 Chức năng sửa đổi bổ sung hồ sơ

 Quản lý hồ sơ dùng chung

 Nhóm chức năng tiện ích cho doanh nghiệp

 Chức năng quản lý danh mục CA

3 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG

- Quản lý thông tin tài khoản

2 Thêm mới hồ sơ

- Tạo mới hồ sơ,

- Tải lên tệp đính kèm,

- Tải xuống và khai báo hồ sơ theo biểu mẫu excel

3 Danh sách hồ sơ - Xem danh sách hồ sơ đã tạo,

- Các nút chức năng thao tác hồ sơ

4

Sửa hồ sơ,

Sửa đổi bổ sung

hồ sơ

- Cho phép sửa thông tin hồ sơ đã khai báo,

- Sửa đổi bổ sung hồ sơ khi nhận được yêu cầu

Xem chi tiết hồ

sơ - Hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ

8 Sao chép hồ sơ - Sao chép hồ sơ đã có từ danh sách,

- Chỉnh sửa thông tin hồ sơ sao chép

9 Xóa hồ sơ - Xóa những hồ sơ đã tạo từ danh sách

10 Nộp hồ sơ - Gửi hồ sơ đã tạo

- Xem phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận,

- Xem luồng thông tin xử lý hồ sơ

4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG

(Lưu ý: Các thao tác được thực hiện theo thứ tự đánh số từ nhỏ đến lớn ở các hình ảnh minh họa)

4.1 Doanh nghiệp đăng ký và quản lý thông tin tài khoản

4.1.1 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản

Doanh nghiệp muốn làm thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm thì cần đăng ký tài khoản trên hệ thống http://www.congbomypham.cqldvn.gov.vn

Giao diện hệ thống như sau:

Đăng ký tài khoản là bước đầu tiên khi doanh nghiệp bắt đầu làm hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm Mỗi doanh nghiệp chỉ phải đăng ký một lần và chỉ có duy nhất một tài khoản để đăng nhập hệ thống

Bước 1: Tại màn hình trang chủ hệ thống chọn

Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin đăng ký tài khoản:

Bước 2: Tại màn hình đăng ký tài khoản, nhập các thông tin yêu cầu tài khoản doanh nghiệp

Lưu ý: Các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập

Bước 3: Nhấn để lưu thông tin đăng ký

Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo khi các thông tin được khai báo hợp lệ

- Sau thời gian đăng ký nếu tài khoản doanh nghiệp được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo tài khoản và mật khẩu đăng nhập

- Doanh nghiệp sử dụng thông tin này để đăng nhập hệ thống

Lưu ý:

 Yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin đăng ký tài khoản

khớp thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh, các thông tin này là cơ sở để Cục quản lý Dược phê duyệt các tài khoản đăng ký Các thông tin đăng ký không rõ ràng, không hợp lệ đều bị từ chối phê duyệt tài khoản.

 Thông tin người liên lạc, lưu ý nhập đúng địa chỉ “Email” đăng ký, tránh

trường hợp thất lạc email thông báo tài khoản khi được phê duyệt.

 Các thông tin đăng ký này, sẽ được hiển thị mặc định ở mục “Thông tin về

tổ chức cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường”, “Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty”, “Thông tin về công ty nhập khẩu” ở tab chức năng “Hồ sơ” của chức năng thêm mới hồ sơ.

 Các doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các thông tin đã

được khai báo này.

Bước 1: Truy cập hệ thống theo đường link:

Giao diện sau khi đăng nhập như sau:

4.1.3 Quản lý thông tin cá nhân của tài khoản doanh nghiệp

Chức năng đổi mật khẩu và cập nhật thông tin tài khoản: chức năng cho phép doanh nghiệp thực hiện cập nhật lại thông tin doanh nghiệp theo tình hình mới nhất nhưng vẫn đảm bảo tính phù hợp pháp lý của tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống Ngoài ra, ở chức năng này cũng cho phép doanh nghiệp thực hiện đổi mật khẩu bất

cứ lúc nào mong muốn

Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống công bố

mỹ phẩm Click vào “Tên đăng nhập”

Chọn chức năng “Thông tin cá nhân” Màn hình hiển thị như sau:

- Nếu muốn đổi mật khẩu thì nhập phần thông tin đổi mật khẩu Sau đó click

Lưu ý: Hệ thống kiểm tra mật khẩu nhập vào của doanh nghiệp

 Nếu mật khẩu nhập vào là mật khẩu mạnh (mật khẩu có ít nhất 8 ký tự bao gồm

ký tự chữ in hoa, ký tự chữ in thường, ký tự số, ký tự đặc biệt), hệ thống thông báo: “Đổi mật khẩu thành công”

 Nếu nhập mật khẩu mới không phải là mật khẩu mạnh thì hệ thống sẽ đưa ra thông báo:

Nếu click OK Tài khoản sẽ được đổi mật khẩu là mật khẩu mới

 Mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu phải trùng nhau thì mới đổi mật khẩu thành công

 Nếu muốn cập nhật thông tin tài khoản thì nhập các thông tin muốn thay đổi, bổ sung vào phần thông tin doanh nghiệp Click Hệ thống thông báo cập nhật thành công

4.2 Các chức năng thao tác hồ sơ

Các chức năng thao tác trên hệ thống, thao tác hồ sơ bao gồm:

- Chức năng thêm mới hồ sơ,

- Chức năng xem danh sách hồ sơ,

- Chức năng sửa hồ sơ,

- Chức năng tìm kiếm hồ sơ,

- Chức năng xem chi tiết hồ sơ,

- Chức năng sao chép hồ sơ,

- Chức năng xóa hồ sơ,

- Chức năng ký số hồ sơ – ký CA,

- Chức năng nộp hồ sơ,

- Chức năng nộp tiền lệ phí

4.2.1 Chức năng thêm mới hồ sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp khai báo hồ sơ cho sản phẩm mỹ phẩm công

bố Màn hình chức năng hiển thị đầy đủ các thông tin cần khai báo của một hồ sơ

mỹ phẩm thông thường giống như khi doanh nghiệp thực hiện khai báo hồ sơ giấy Với hệ thống “Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm”, chức năng thêm mới hỗ trợ người dùng tối đa trong việc khai báo hồ sơ, giúp doanh nghiệp không bỏ sót các mục thông tin cần khai báo, có hỗ trợ thông báo khi doanh nghiệp nhập thiếu các thông tin cần thiết

Màn hình giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhiều hơn trong việc khai báo hồ sơ

Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp chọn tab Công bố mỹ phẩm (1) 

Thêm mới (2) :

Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới hồ sơ như sau:

Nhập thông tin tab “Hồ sơ”:

Cách 1: Thêm mới hồ sơ bằng cách nhập trực tiếp thông tin trên website

Bước 1: Nhập đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu yêu cầu

Lưu ý: các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập

Khai báo thông tin hồ sơ: các trường thông tin yêu cầu nhập bao gồm các thông tin:

 Thông tin về nhà sản xuất,

 Thông tin về đơn vị đóng gói,

 Thông tin về tổ chức cá nhân đưa sản phẩm ra thị trường ,

 Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty,

 Thông tin về công ty nhập khẩu,

 Danh sách thành phần,

 Thông tin ký hồ sơ (không bắt buộc)

Chi tiết như hình dưới đây:

Một số lưu ý khi nhập thông tin ở tab hồ sơ bằng cách nhập trực tiếp trên web:

- Đối với mục “Thông tin về nhà sản xuất”, “Thông tin về đơn vị đóng gói”,

“Danh sách thành phần đầy đủ” sau khi nhập thông tin ở mục chức năng này phải nhấn nút “Thêm (Cập nhật)”, khi nhìn thấy thông tin nhập hiển thị ở danh sách ngay phía dưới mục thông tin nhập vào lúc này màn hình chức năng mới

ghi nhận và lưu thông tin này

Cách 2: Nhập thông tin hồ sơ từ Excel

Bước 1: Doanh nghiệp tải biểu mẫu file Excel từ hệ thống về:

Bước 2: Doanh nghiệp nhập và lưu lại thông tin hồ sơ theo biểu mẫu tải về

Nhập đầy đủ thông tin vào file excel theo các tab hướng dẫn bao gồm:

 (1): Thông tin về sản phẩm mỹ phẩm,

 (2): Thông tin về nhà sản xuất,

 (3): Thông tin về đơn vị đóng gói,

 (4): Danh sách thành phần

Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin hồ sơ, doanh nghiệp nhấn nút

để tải lên hồ sơ đã khai báo theo biểu mẫu

Bước 4: Nhấn nút để tiến hành import dữ liệu từ file Excel lên

hệ thống Các dữ liệu trên file excel sẽ được tự động đổ vào các ô tương tứng trên form hệ thống tại các tab tương ứng với các sheet trong file excel Hệ thống báo lỗi tương ứng nếu dữ liệu khai báo chưa đúng  Doanh nghiệp sửa trên file

và import lại hoặc sửa ngay trên form của hệ thống

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin dữ liệu từ excel được nhập vào trên giao diện web, có thể chỉnh sửa lại các thông tin này nếu cần cập nhật theo mong muốn Bước 6: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin

Thông tin tab Tệp đính kèm

Bước 1: Ở tab tài liệu đính kèm, doanh nghiệp tải lên tài liệu đính kèm, hồ sơ

gốc:

Bước 2: Sau khi nhập thông tin hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nhấn

để lưu thông tin hồ sơ vừa khai báo

Kết quả:

thông tin đã lưu thành công Hoặc khi doanh nghiệp nhập thiếu thông tin khi lưu hệ thống hiển thị thông báo cho doanh nghiệp biết để thực hiện chỉnh sửa trước khi có thể lưu thành công hồ sơ

doanh nghiệp Trạng thái hồ sơ là Mới tạo

4.2.2 Danh sách hố sơ

Màn hình chức năng “Danh sách hồ sơ” hiện thị tất cả các hồ sơ của doanh nghiệp đã khai báo Danh sách hồ sơ hiển thị tất cả các trạng thái, danh sách hồ sơ mặc định được hiển thị theo thời gian hồ sơ được tác động gần nhất Doanh nghiệp

có thể thay đổi hiển thị bằng các nhấn nút Tìm kiếm và chọn kiểu hiển thị hồ sơ, để tùy chọn việc hiển thị hồ sơ theo mong muốn

Danh sách hồ sơ hiển thị chi tiết thông tin hồ sơ bao gồm Mã hồ sơ, Nhãn hiệu, Tên sản phẩm, Ngày tạo, Trạng thái hồ sơ và các thao tác hồ sơ

Các thao tác hồ sơ như: xem chi tiết hồ sơ, sửa, xóa, ký số, sao chép, xem công văn từ chối, công văn SĐBS, phiếu công bố, xem phiếu báo thu đều hiển thị và thực hiện bắt đầu ở màn hình danh sách hồ sơ này

Các bước thực hiện: Vào chức năng Công bố mỹ phẩm  Danh sách

Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ mà doanh nghiệp đã tạo:

4.2.3 Chức năng sửa hồ sơ

Chức năng sửa hồ sơ cho phép doanh nghiệp cập nhật lại hồ sơ khi hồ sơ công

bố cần cập nhật thông tin như: các thông tin về sản phẩm mỹ phẩm, thông tin về tệp đính kèm của hồ sơ mà doanh nghiệp đã khai báo khi thêm mới Tuy nhiên, hồ sơ của doanh nghiệp chỉ có thể sửa khi ở trạng thái “Mới tạo”, “Văn thư yêu cầu SĐBS”, “Đã thông báo SĐBS”

Với các hồ sơ ở trạng thái “Mới tạo”, “Văn thư yêu cầu SĐBS”, “Đã thông báo SĐBS” doanh nghiệp có thể chỉnh sửa thông tin hồ sơ bằng cách nhấn vào biểu tượng ở cột sửa trong danh sách hồ sơ tương ứng

Kết quả:

Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa hồ sơ, các thông tin hiển thị là thông tin

mà doanh nghiệp đã nhập khi thêm mới, doanh nghiệp có thể sửa các thông tin này, sau khi chỉnh sửa, cập nhật, nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin được thay đổi

4.2.4 Chức năng tìm kiếm hồ sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp tìm kiếm hồ sơ trong danh sách hồ sơ đã tạo một cách nhanh chóng hơn Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm theo các thông tin liên quan đến hồ sơ như:

- Tìm kiếm theo mã hồ sơ,

- Tìm kiếm theo trạng thái hồ sơ,

- Tìm kiếm theo ngày tạo: từ ngày, đến ngày

- Tìm kiếm theo nhãn hàng,

- Tìm kiếm theo tên sản phẩm

Để thực hiện tìm kiếm hồ sơ, Doanh nghiệp có thể chọn chức năng tìm kiếm hồ

sơ bằng cách nhấn nút để tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí nhập vào: Bước 1: Nhấn nút Tìm kiếm ở màn hình danh sách hồ sơ

Bước 2: Nhập một hoặc nhiều trong các tiêu chí tìm kiếm theo: Mã hồ sơ, Trạng thái hồ sơ, Ngày tạo từ ngày- đến ngày, Nhãn hiệu, Tên sản phẩm

Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm

Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách kết quả theo tiêu chí tìm kiếm tương ứng:

4.2.1 Chức năng xem chi tiết hồ sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp có thể xem lại chi tiết thông tin hồ sơ đã tạo, các thông tin doanh nghiệp nhập vào được định dạng in đậm, giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng quan sát, nhận biết các thông tin, và kịp thời sửa các thông tin nếu thấy có sai sót trong hồ sơ

Chức năng không hỗ trợ người dùng thao tác như sửa hay xóa thông tin trực tiếp ở màn hình này

Để thực hiện thao tác này, từ màn hình danh sách hồ sơ, doanh nghiệp chọn một

hồ sơ muốn xem thông tin chi tiết:

Kết quả: Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết hồ sơ

Màn hình chi tiết hồ sơ như hình dưới:

4.2.2 Chức năng sao chép hố sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp thực hiện sao chép một hồ sơ có sẵn, đối với những hồ sơ có nhiều mục thông tin giống nhau, khi tạo mới không cần thay đổi nhiều, doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng sao chép hồ sơ để sao chép thông tin

hồ sơ, tệp đính kèm đã có Chức năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng thời gian đáng kể trong việc khai báo hồ sơ

Để thực hiện thức năng này, từ màn hình danh sách hồ sơ, doanh nghiệp nhấn

vào nút của hồ sơ gốc muốn sao chép để thực hiện sao chép hồ sơ này Những thay đổi ở hồ sơ sao chép mới sẽ không ảnh hưởng đến các thông tin của hồ

sơ gốc được sao chép Tất cả các hồ sơ ở danh sách hồ sơ đều có thể thực hiện thao tác này

Bước 1: Chọn hồ sơ gốc muốn sao chép

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình sao chép hồ sơ, màn hình tương tự như màn hình sửa hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện các bước tương tự như thêm mới/ sửa Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất việc sao chép hồ sơ

Kết quả: Hồ sơ lưu thành công, hiển thị trên danh sách hồ sơ của doanh nghiệp

Chức năng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khai báo với những hồ

sơ có nhiều mục thông tin giống nhau

4.2.3 Chức năng xóa hồ sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp thực hiện xóa các hồ sơ đã tạo nếu hồ sơ đó không cần thiết Doanh nghiệp chỉ có thể xóa được các hồ sơ ở trạng thái “Mới tạo”

- Từ danh sách hồ sơ, doanh nghiệp chọn hồ sơ muốn xóa, xác nhận việc xóa hồ

sơ ở hộp thoại xác nhận

- Hồ sơ được xóa khỏi danh sách hồ sơ của doanh nghiệp

Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ xóa được hồ sơ ở trạng thái mới tạo hoặc những hồ sơ

văn thư từ chối tiếp nhận

4.2.1 Chức năng ký CA – ký số hồ sơ

Chức năng cho phép doanh nghiệp ký số hồ sơ, thay vì như trước đây doanh nghiệp phải in bản cứng hồ sơ rồi trực tiếp đóng dấu và ký tay lên bản hồ sơ thì nay với chức năng ký số hồ sơ chỉ bằng một thao tác click chuột hồ sơ của doanh nghiệp

đã được đóng dấu và ký tự động