BÁO cáo KHẢO sát THỰC tế sở nội vụ TỈNH QUẢNG NINH (1)

Khái niệm “Văn bản” và “ Văn bản quản lý nhà nước” Thuật ngữ văn bản có tiếng gốc từ tiếng “latin” là “Documentum” nghĩa là sự chứng minh chứng nhận dưới góc độ văn bản học văn bản được

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

BÁO CÁO KHẢO SÁT THỰC TẾ

Hà Nội, tháng 6 năm 2021

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 2

ST

Ngày, tháng, năm sinh

Chức vụ Đánh

giá

7 1805TTVA023 Nguyễn Huyền Trang 06/11/2000 Thành viên A+

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm 2 xin cam đoan đây chính là bài báo cáo của nhóm 2, dựa trên tinhthần và nỗ lực của cả nhóm đã nghiên cứu , khảo sát thực tế , tiếp cận trưc tiếp vớicông việc và qua các số liệu thưc tế mà nhóm 2 thu thập được trong quá trình tìmhiểu, khảo sát tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh

Hà Nội, ngày 01 tháng 6 năm 2021

TM NHÓM THỰC HIỆN NHÓM TRƯỞNG

Đào Thị Thanh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 4

1.1 Một số khái niệm 4

1.1.1 Khái niệm “Văn bản” và “ Văn bản quản lý nhà nước” 4

1.1.2 Khái niệm “Thể thức của văn bản quản lý nhà nước” và “Phong cách ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước” 4

1.2 Văn bản quản lý nhà nước 5

1.2.1 Chức năng của Văn bản quản lý nhà nước 5

1.2.2 Vai trò của văn bản quản lý Nhà nước 6

1.2.3 Hệ thống văn bản quản lý nhà nước 7

1.3 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 10

1.3.1 Mục đích, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 10

1.3.2 Yêu cầu về soạn thảo văn bản 11

1.4 Cơ sở pháp lý về văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản 13

Chương 2 THỰC TRẠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH 15

2.1 Khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 15

2.1.1 Địa lý hành chính 15

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 15

2.2 Kết quả khảo sát hệ thống văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 18

2.2.1 Kết quả khảo sát, tìm hiểu về số lượng văn bản đi và số lượng văn bản đến của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh từ 01/01/2021-01/6/2021 18

2.2.2 Kết quả nghiên cứu về các yêu cầu soạn thảo văn bản của một số văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh từ 01/01/2021-01/6/2021 và một số văn bản

trước đó kể từ sau khi Nghị định 30/NĐ-CP được ban hành 19

2.2.3 Khảo sát về việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử 68

2.3 Đánh giá về hệ thống văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Sở Nội vụ, tỉnh Quảng Ninh 69

2.3.1 Ưu điểm 69

2.3.2 Hạn chế 70

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 70

Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH 72

3.1 Về phía Nhà nước 72

3.2 Về phía địa phương 72

KẾT LUẬN 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

PHỤ LỤC 76

BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do viết báo cáo

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thànhvăn, do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định củapháp luật, được bảo đảm thi hành bằng quyền lực nhà nước Văn bản quản lý nhànước có chức năng thông tin, pháp lý, quản lý và nhiều chức năng khác Văn bản làphương tiện bảo đảm thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị, làphương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, là phương tiện giúp kiểm tra, theodõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý, là phương tiện quan trọng trongxây dựng hệ thống pháp luật

Trong thực tế đã có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản, kĩ thuật trình

bày văn bản và đặc biệt khi được học học phần “Văn bản quản lý nhà nước và kĩ thuật trình bày văn bản” đã cung cấp cho nhóm 2 có cái nhìn tổng quan hơn về

văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng và kĩ thuật soạn thảo vănbản Để có được cái nhìn tổng quan hơn về văn bản, mặc dù trong tình hình dịchbệnh phức tạp, học tập trong điều kiện học trực tuyến, nhưng được sự hướng dẫncủa giảng viên, Thạc sỹ Đỗ Thị Thu Huyền nhóm 2 đã tiến hành khảo sát thực tế

hệ thống văn bản và kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh quacổng thông tin điện tử và hỏi trực tuyến

Nhóm 2 làm báo cáo khảo sát thực tế để báo cáo kết quả, đồng thời ghi nhận

sự bổ sung đóng góp của cô và các bạn trong lớp để bổ sung, hoàn thiện kiến thứccho cả nhóm, làm cơ sở cho học tập và áp dụng thực tế sau này

2 Mục đích báo cáo

Nhằm đáp ứng các yêu cầu của sinh viên khi học tập học phần “ Văn bảnquản lý nhà nước và kĩ thuật trình bày văn bản”, chấp hành nghiêm quy trình đàotạo, bảo đảm chất lượng, hiệu quả sau khi kết thúc học phần

Trên cơ sở lý thuyết được học tập trên lớp, nhóm 2 đã tiến hành khảo sát tỉmhiểu hệ thống văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Quảng

Ninh nhằm rút ra những nhận xét, chỉnh sửa và hoàn thiện về quy trình, kĩ thuậttrình bày văn bản cho cả nhóm.

Rút ra các kinh nghiệm để cả nhóm nắm được, hoàn thiện kiến thức vậndụng thực tế sau này

3 Nhiệm vụ

Tìm hiểu lý thuyết về văn bản quản lý nhà nước và kĩ thuật soạn thảo văn

bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tácvăn thư

Nghiên cứu các căn cứ pháp lý liên quan đến văn bản quản lý nhà nước kỹthuật soạn thảo văn bản

Khảo sát, tìm hiểu về hệ thống văn bản và kĩ thuật soạn thảo văn bản tại SởNội vụ tỉnh Quảng Ninh

Đánh giá, nhận xét, rút kinh nghiệm cho cả nhóm sau khi khảo sát văn bảntại đây

Làm báo cáo, báo cáo kết quả khảo sát

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Văn bản hành chính và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Sở Nội

vụ tỉnh Quảng Ninh

Địa điểm: Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh

Thời gian: Các văn bản từ ngày 01/01/2021 - 01/6/2021 và một số văn bảnkhác sau ngày 05/3/2020

Địa chỉ: Cổng thông tin điện tử, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh và liên hệ trựctiếp Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh, Trụ sở liên cơ quan số 2, Phường Hồng Hà, Tp

Hạ Long, Quảng Ninh

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu nhóm 2 đã sử dụng các phương pháp :

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp

- Phương pháp so sánh…

6 Bố cục báo cáo

Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục từ viết tắt, lời cam đoan, lời cảm

ơn, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảovăn bản

Chương 2 Thực trạng kết quả khảo sát hệ thống văn bản quản lý nhà nước

và kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh

Chương 3 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn bảnquản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Văn bản” và “ Văn bản quản lý nhà nước”

Thuật ngữ văn bản có tiếng gốc từ tiếng “latin” là “Documentum” nghĩa là

sự chứng minh chứng nhận dưới góc độ văn bản học văn bản được hiểu theo nghĩarộng nhất là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định khái niệm này

từ lâu đã được sử dụng phổ biến trong giới nghiên cứu về sử học văn bản học ởnước ta

Dưới góc độ hành chính học văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn chỉ côngvăn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức theo đó thì các chỉ thịquyết định chương trình, kế hoạch, báo cáo,… thông tin được hình thành hoạt độnghàng ngày các cơ quan tổ chức đều được gọi là văn bản

Như vậy dù ở góc độ nào văn bản đều được xem lập phương tiện hai vậtmang nội dung thông tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ cho phép con người giaotiếp được thậm chí ở những khoảng không gian cách biệt vô tận qua các thế hệ

Ban hành văn bản là hoạt động không thể tách rời của hoạt động quản lýnhà nước và văn bản lập phương tiện thông tin cơ bản của các cơ quan nhà nướcghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý các thông tin cần thiết nhằm phục vụthực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước

Có thể khái quát: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật được đảm bảo thi hành bằng quyền lực nhà nước

1.1.2 Khái niệm “Thể thức của văn bản quản lý nhà nước” và “Phong cách ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước”

Thể thức văn bản quản lý nhà nước là các thành phần cần phải có và cáchthức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơquan nhà nước có thẩm quyền quy định

Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt dũa dùngtrong các văn bản thuộc phạm vi công tác quản lý tổ chức điều hành giao dịch củacác cơ quan đoàn thể hiệp hội tổ chức công dân trong nước và quốc tế

1.2 Văn bản quản lý nhà nước

1.2.1 Chức năng của Văn bản quản lý nhà nước

1.2.1.1 Chức năng thông tin

Văn bản được làm ra trước hết là do nhu cầu giao tiếp của con người nhằmghi chép và truyền đạt thông tin vì vậy chức năng thông tin là chức năng bao quátnhất của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng đây cũng làchức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này cách chức năng khácmới được thực hiện

1.2.1.2 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản

lý nhà nước, văn bản quản lý nhà nước lập phương tiện ghi chép và truyền đạt cácquy phạm pháp luật xác lập mối quan hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội vănbản quản lý nhà nước còn làm bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý vàcác thông tin khác vụ hiệu quả công tác quản lý

1.2.1.3 Chức năng quản lý

Nhìn từ góc độ quản lý văn bản quản lý nhà nước là phương tiện nhà nước

sử dụng để điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong phạm vi thời giankhông gian theo chức năng nhiệm vụ quyền hạn được giao chức năng này tạo nênvai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của các

cơ quan quản lý nhà nước

1.2.1.4 Chức năng khác

Ngoài 3 chức năng chính của văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quản lýnhà nước còn nhiều chức năng khác như chức năng văn hóa xã hội chức năngthống kê Trong thực tế nói chung không tồn tại văn bản quản lý nhà nước chỉ cómột chức năng mà là đa chức năng tự phân tích theo từng chức năng như trên chỉnhằm mục đích giúp chúng ta nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của văn bản

quản lý nhà nước đối với hoạt động của một cơ quan riêng và bộ máy nhà nước nóichung từ đó sử dụng và phát huy công cụ nhằm phục

1.2.2 Vai trò của văn bản quản lý Nhà nước

1.2.2.1 Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn đa dạng và luônbiến đổi nhu cầu này xác định tùy vào từng công việc phạm vi hoạt động của từng

cơ quan và các yếu tố thông tin để đảm bảo cho hoạt động quản lý của cơ quan đơn

vị cần chính xác đầy đủ kịp thời và phải được xử lý trong đó văn bản là hình thứcthông tin chủ yếu của quan trọng để phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quannhà nước qua văn bản các đơn vị trong cơ quan có thể thu thập những thông tin cầnthiết cho hoạt động của mình tạo điều kiện cho hoạt động cơ quan đạt được hiệuquả cao nhất

1.2.2.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện

để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng trong việc tổ chức lao động khoa học củahoạt động quản lý nếu tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao còn nếu tổ chứckhông tốt thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý và của cả cơquan sẽ nhận thế văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra mối quan hệ vềmặt tổ chức trong cơ quan đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình hưởng các hoạtđộng của các thành viên vào một mục tiêu nhất định

1.2.2.3 Văn bản quản lý nhà nước giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là một khâu của quá trình quản lý để đảm bảo cho hoạt động quản

lý có hiệu quả nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực mọi chỉ thị nghị quyếtquyết định của cơ quan lãnh đạo và quản lý sẽ rất có thể là lý thuyết song song vớiviệc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo thì mỗi cán bộ trong đơn vị khỏithống nghị quản lý nếu sự phân công không rõ ràng thiếu khoa học thì không thểtiến hành kiểm tra có kết quả

1.2.2.4 Văn bản là phương tiện quan trọng trong việc xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước một mặt phản ánh sự phân chia quyềnhành trong quản lý nhà nước mặt khác cụ thể hóa các chủ trương đường lối củaĐảng chính sách pháp luật của nhà nước đó là một công cụ tất yếu trong việc xâydựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng theo quy địnhhiện hành các văn bản dù thuộc hệ thống nào của bộ máy nhà nước đều được banhành trên những thẩm quyền do pháp luật quy định vai trò của văn bản quản lý nhànước trong việc xây dựng hệ thống pháp luật được thể hiện góp phần đắc lực vàoviệc xây dựng và hình thành một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét cáchành vi chính trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý của cơ quan đó là mộttrong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan cácđơn vị cá nhân giải quyết các quan hệ pháp lý trong hoạt động của cơ quan nhànước

1.2.3 Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

1.2.3.1 Mục đích và tiêu chí phân loại văn bản quản lý nhà nước

a Mục đích

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước là một tập hợp những văn bản hìnhthành trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước mà giữa chúng có liên quanvới nhau ảnh hưởng lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt pháp lý

Hệ thống văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều phân hệ và tiểu hệ thống cácquan hệ và tiểu hệ thống này được hình thành theo chức năng quản lý và theophạm vi quản lý

Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau mỗi loại có chức năngriêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động giúp chúng

ta nắm được tính chất công dụng đặc điểm của từng loại văn bản để có thể loại vănbản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể đồng thời áp dụng phương phápsoạn thảo tích hợp cả về cấu trúc môn ngữ văn phòng cũng như nội dung văn bảntạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt động của

cơ quan có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại từng nhóm của văn bản khi lập

hồ sơ xác định giá trị tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

b Phân loại

Có thể phân loại văn bản quản lý nhà nước theo nhiều tiêu chí khác nhaudựa vào đặc điểm về hình thức và nội dung của chúng, sau đây là một số tiêu chíphân loại thường được áp dụng:

* Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản

Theo tiêu chí này văn bản quản lý nhà nước có thể chia thành:

- Văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước bao gồm: văn bản của Quốc hội,Hội đồng Nhân dân các cấp

- Văn bản của cơ quan hành chính nhà nước bao gồm: văn bản của Chínhphủ ủy ban nhân dân các cấp, các Bộ cơ quan ngang bộ các cơ quan chuyên mônđịa phương

- Văn bản của các cơ quan xét xử: văn bản của tòa án nhân dân tối cao, tòa

* Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

Văn bản được chia hình thành trong hoạt động của cơ quan nếu có nguồngốc chúng được chia làm hai loại là văn bản đi vào văn bản đến

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm phápluật văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành

- Sự phân loại các tiêu chí này nhằm phục vụ cho việc quản lý văn bản nhưtiếp nhận chuyển giao đăng ký văn bản mang tính chất tương đối vì trong thực tế

có những văn bản ban hành quy trình nhằm thông báo và được giải quyết nhữngvấn đề thuộc nội bộ cơ quan nhưng phải gửi cho cơ quan cấp trên để báo cáo hoặcđối với văn bản do cơ quan khác gửi tới có trường hợp cơ quan phải sao gửi chocác cơ quan trực thuộc để thi hành

* Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản

Căn cứ vào nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản có thể chia văn bảnquản lý nhà nước làm hai loại là văn bản thông dụng và văn bản chuyên ngành:

- Văn bản thông dụng là văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt độngquản lý của các cơ quan nhà nước

- Vă bản chuyên ngành là loại văn bản được thể hiện chuyên môn nghiệp vụmang tính đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực mặt công tác nhất định

* Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: theo tiêuchí này văn bản có thể chia văn bản thành ba loại là: văn bản mật, văn bản nội bộ

và văn bản phổ biến rộng rãi

* Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản: theo tiêu chí hiệu lực pháp lýcủa văn bản có thể chia làm hai loại là văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhành chính

* Phân loại theo mức độ chính xác văn bản thì gồm: bản gốc của văn bản,bản chính của văn bản và bản sao văn bản

1.2.3.1 Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

a Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật đượcban hành theo đúng thẩm quyền hình thức trình tự thủ tục được quy định trong luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật do cơ quanhoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành theoquy định của pháp luật

Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật có thể chứa quy tắc xử sự chungmang tính bắt buộc thực hiện đối với mọi đối tượng chịu sự điều chỉnh của vănbản, văn bản quy phạm pháp luật mang tính cưỡng chế Nội dung của từng thể loạivăn bản quy phạm pháp luật gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp , Lệnh, Nghị quyết, Nghịđịnh, Quyết định, Thông tư, Nghị quyết liên tịch, Thông tư liên tịch

b Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý không mang tính quy phạm phápluật đều dùng để quy định quyết định phản ánh thông báo tình hình trao đổi công

việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý Đây là hình thức Vănbản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan tổ chức.

Văn bản hành chính do cơ quan tổ chức cá nhân có thẩm quyền ban hành,nội dung của văn bản hành chính chứa quyết định quản lý cá biệt (quy tắc xử sựriêng) hoặc thông tin quản lý thông thường văn bản hành chính không có tínhcưỡng chế chế Văn bản hành chính có hiệu lực trong phạm vi hẹp hơn với thờigian ngắn hơn so với văn bản quy phạm pháp luật và đối tượng thi hành chỉ baogồm một hoặc một số

Hệ thống văn bản hành chính gồm: Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Quychế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch,Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Côngđiện, Bản ghi nhớ cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấymời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếugửi, Phiếu chuyển, Tthư công

c Văn bản chuyên ngành

Văn bản chuyên ngành và văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn đượchình thành trong một lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước như tài chính, ngânhàng, giáo dục ngoại giao

Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan chuyênmôn nghiệp vụ được nhà nước trao quyền ban hành những cơ quan tổ chức khácthì khi có nhu cầu u sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định khôngđược tùy tiện thay đổi một nội dung hình thức của những văn bản đã được mẫu hóagiúp cho việc quản lý chuyên môn được thống nhất

Các văn bản về đối ngoại như: hiệp định, hiệp ước, công hàm ngoại ,… Các văn bản về tài chính như: hóa đơn, chứng từ,…

Các văn bản về lĩnh vực tư pháp như: bản án sơ thẩm, phúc thẩm

1.3 Kỹ thuật soạn thảo văn bản

1.3.1 Mục đích, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản

1.3.1.1 Mục đích

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng của hoạt động quản lý xuất phát

từ vai trò của văn bản phục vụ chủ yếu cho hoạt động này từ việc ban hành các chủtrương chính sách xây dựng chương trình kế hoạch công tác chỉ đạo điều hành thựchiện cho đến việc phản ánh tình hình công việc để đạt ý kiến lên cấp trên trao đổicông việc đều phải dùng hình thức văn bản hayi được văn bản hóa

Chất lượng của các văn bản được soạn thảo thể hiện được nhận thức chínhtrị, năng lực công tác nghệ thuật lãnh đạo hiệu suất và tác phong làm việc lãnh đạo

cơ quan tổ chức đồng thời cũng là thước đo trình độ chính trị năng lực chuyên mônkhả năng nắm bắt thực tiễn của tập thể cán bộ viên chức trong cơ quan tổ chức

1.3.1.2 Ý nghĩa

Hoạt động soạn thảo ban hành văn bản nhằm:

- Đảm bảo xây dựng không ngừng hoàn thiện từng văn bản quy phạm nóiriêng và toàn bộ hệ thống pháp luật nhà nước nói chung

- Phát huy vai trò tác dụng của pháp luật và công cụ bảo vệ quyền lợi íchhợp pháp quyền làm chủ tập thể của nhân dân lao động

1.3.2 Yêu cầu về soạn thảo văn bản

1.3.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Trong nhà nước pháp quyền các cơ quan nhà nước chỉ được làm những việcpháp luật cho phép theo chức năng nhiệm vụ thẩm quyền theo đó văn bản ban hànhcủa các cơ quan nhà nước bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnquản lý thông thường đều phải đảm bảo tính hợp hiến hợp pháp đúng thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trên cả haiphương diện thẩm quyền lhình thức và nội dung

Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản có ý nghĩa là cơ quan tổ chứcchỉ được ban hành những hình thức thể loại văn bản được pháp luật quy định

Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép banhành văn bản để giải quyết những vấn đề sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó cóthẩm quyền giải quyết nói cách khác nội dung văn bản phải phù hợp với thẩmquyền quản lý nhà nước của cơ quan ban hành

1.3.2.2 Yêu cầu về thể thức

Hình thức Văn bản ở đây được hiểu là thể loại văn bản mang tính hoànchỉnh và thống nhất giữa mặt biểu hiện bên ngoài với nội dung hàm chứa của mỗivăn bản văn bản ban hành phải đúng hình thức nghĩa là phải căn cứ vào nội dung

mà chọn hình thức cho phù hợp để đạt được mục đích ban hành văn bản bên cạnh

đó cơ quan tổ chức chỉ được ban hành những hình thức văn bản phù hợp với chứcnăng nhiệm vụ thẩm quyền

1.3.2.3 Yêu cầu về bố cục

Theo nghĩa khái quát nhất, bố cục văn bản quản lý nhà nước là sự sắp xếpphân bố Thành phần thuộc thể thức văn bản theo vị trí trên dưới trước sau trái phảinhằm đảm bảo tính hợp lý của văn bản hiện nay bố cục tổng thể của văn bản quản

lý nhà nước được các cơ quan có thẩm quyền quy định cụ thể thống nhất trong cảnước do bố cục chung của văn bản quản lý nhà nước đã được quy định thống nhấtcho nên khi nghiên cứu bố cục của loại văn bản này người ta thường quan tâm đến

bố cục nội dung văn bản

1.3.2.4 Yêu cầu về nội dung

* Tính hợp pháp

Tính hợp pháp đòi hỏi nội dung văn bản ban hành phải thống nhất đảm bảotính thứ bậc chặt chẽ trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước đây là yêu cầunhằm đảm bảo hiệu lực trong văn bản theo đó nội dung văn bản ban hành khôngđược mâu thuẫn trái với các quy định của hiến pháp pháp luật văn bản của cấp

nghĩa quyết định đối với chất lượng văn bản ban hành cốt lõi của yêu cầu này lànội dung văn bản phải thực hiện đúng thực tế khách quan các thông tin và số liệuđưa vào văn bản phải qua xử lý nghiêm túc đảm bảo chính xác đầy đủ các quyếtđịnh đề xuất cách nhận xét và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế

* Tính khả thi

Tính khả thi là một yêu cầu quan trọng đối với văn bản đảm bảo tính hiệuquả cho văn bản văn bản ban hành phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế với quy luậtphát triển của sự vật hiện tượng có liên quan phải giải quyết hài hòa giữa lợi íchcủa nhà nước và lợi ích của nhân dân ngược lại nếu văn bản ban hành mang tínhchủ quan duy ý chí hay vì lợi ích một phía thì tính khả thi và hiệu quả mang lại củavăn bản đó sẽ bị hạn chế thậm chí có thể làm tổn thất đến lợi ích nhà nước gây khókhăn và thiệt hại cho quần chúng nhân dân

1.3.2.5 Yêu cầu về ngôn ngữ

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước là ngôn ngữ viết nên hiệu quảtruyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các từ ngữ cách hành văncủa người soạn thảo o nội dung văn bản và diễn đạt được một cách rõ ràng dễ hiểuphù hợp với trình độ dân trí sao cho mọi đối tượng liên quan đến việc chấp hànhthi hành văn bản đều có thể nắm và hiểu nội dung của văn bản đúng đắn thống nhấtyêu cầu này đặt ra cho văn bản quản lý nhà nước nhất là văn bản ban hành về chủtrương chính sách luật pháp có đối tượng thi hành động với trình độ nhận thứckhông đồng đều một văn bản ban hành có rõ ràng và dễ hiểu hay không thường tùythuộc vào phương pháp diễn đạt và từ ngữ của người soạn thảo sử dụng

1.3.2.6 Các yêu cầu khác

Ngoài những yêu cầu cơ bản trên khi soạn thảo văn bản quản lý nhà nướccần lưu ý đến những yêu cầu khác nhau về quy trình soạn thảo, yêu cầu về thờigian soạn thảo…

1.4 Cơ sở pháp lý về văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản

Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật 2015, ngày 22/6/2015 của Quốchội

Nghị định 30/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thưNghị định số 34/2016/NĐ-CP, ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chitiết một số điều và biện pháp thi hành Luật văn bản ban hành quy phạm pháp luật.

Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định vềQuản lý và sử dụng con dấu

Chương 2 THỰC TRẠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI

SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH

2.1 Khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh

số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối vớicán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hànhchính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viênchức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đàotạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; nhữngngười hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ;văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thi đua - khen thưởng và công tácthanh niên

Sở Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủyban nhân dân tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyênmôn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định,

có trụ sở đặt tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh;

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo cácquyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án,

dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hànhchính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địabàn tỉnh

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề

án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước được giao

Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn

Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương

Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức

Về công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện (gọi chung là quỹ)

Về công tác văn thư, lưu trữ

Về công tác tôn giáo

Về công tác thi đua, khen thưởng

Về công tác thanh niên

Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao theoquy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dântỉnh

Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quanđến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy

quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định về phòng, chống thamnhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý theothẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền xử lýcác vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được giao theo quy định của phápluật;

Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khácđược giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh,đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp Ủy ban nhândân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác đượcgiao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ

Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn,nghiệp vụ được giao

Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnhvực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ

Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy ban nhân dântỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.24 Quản

lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cơcấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các

cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ; quản lý hồ sơ, quyết định việc tuyểndụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậclương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khác đối với

công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Sở Nội vụtheo quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy địnhcủa pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dântỉnh

Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứngđầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủyban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

2.2 Kết quả khảo sát hệ thống văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh.

2.2.1 Kết quả khảo sát, tìm hiểu về số lượng văn bản đi và số lượng văn bản đến của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh từ 01/01/2021-01/6/2021

Do ảnh hưởng bới tình hình dịch bệnh covid 19, nhóm 2 đã tiến hành khảosát, tìm hiểu về hệ thống văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bảnqua nguồn trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử Sở Nội tỉnh Quảng Ninh và nhóm

2 tìm hiểu được từ liên hệ trực tuyến

Kết quả thu được cụ thể như sau: Từ ngày 01/01/2021 đến 01/6/2021SởNội vụ tỉnh Quảng Ninh có số lượng văn bản:

- Tổng văn bản đi: 1394 văn bản trong đó gồm các loại:

+ Công văn: 959 văn bản

+ Công văn Mật: 20 văn bản

+ Quyết định: 148 văn bản

+ Tờ trình:127 văn bản

+ Báo cáo: 102 văn bản

+ Giấy mời: 38

- Văn bản đến: 8099 văn bản, bao gồm các văn bản từ cơ quan Trung ương

đến các địa phương gửi về Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh

2.2.2 Kết quả nghiên cứu về các yêu cầu soạn thảo văn bản của một số văn bản tại Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh từ 01/01/2021-01/6/2021 và một số văn bản trước đó kể từ sau khi Nghị định 30/NĐ-CP được ban hành.

- Công văn số 951/SNV-CCHC, ngày 28/5/2021 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng

Ninh đảm bảo đầy đủ về nội dung và hình thức theo quy định của Chính phủ tạiNghị định 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về Công tác Văn thư

- Các khâu từ soạn thảo đến duyệt văn bản về nội dung, thể thức được thựchiện trình tự được thể hiện qua chữ ký nháy ở cuối của văn bản và nháy ở chỗ nơinhận.

- Ký ban hành văn bản đúng thẩm quyền, dấu văn bản đóng ngay ngắn, đúng

vị trí, chữ ký đúng màu mực bút quy định

- Nơi nhận rõ ràng, cụ thể, đúng đối tượng

- Văn bản không phát hiện lỗi, bảo đảm chính xác

2 Công văn số 891/SNV-CCVC ngày 20/5/2021 của Sở Nội vụ tỉnh QuảngNinh về việc hướng dẫn bổ nhiệm và xếp lương chức danh nghề nghiệp đối với cáctrường hợp giáo viên được tuyển dụng mới đã hoàn thành chế độ tập sự

* Nhận xét:

- Ưu điểm:

+ Công văn số 891/SNV-CCVC ngày 20/5/2021 của Sở Nội vụ tỉnh QuảngNinh bảo đầy đủ về nội dung xác định rõ về đối tượng, thẩm quyền, bổ nhiệm vàxếp lương chức danh nghề nghiệp viên chức

+ Quy trình thực hiện ban hành văn bản đúng từ khâu soạn thảo văn bản(bảnthảo), đến các bước xét duyệt nội dung, hình thức được thực hiện đúng quy trình,được thể hiện qua phần ký nháy ở cuối văn bản và phần nơi nhận

- Sở Giáo dục và Đào tạo;

- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

3 Công văn số 703/SNV-VP, ngày 20/4/2021 của Sở Nội vụ tỉnh QuảngNinh về việc tham gia ý kiến về Bộ công cụ phòng, chống dịch bệnh Covid-19trong tình hình mới

* Nhận xét:

- Ưu điểm:

+ Công văn số 703/SNV-VP, ngày 20/4/2021 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng

Ninh đã đáp ứng được đầy đủ về nội dung, tham gia ý kiến về Bộ công cụ phòng,chống dịch bệnh Covid-19 trong tình hình mới của Sở Thông tin Truyền thông xin

=> Khắc phục: Cần thực hiện đúng quy trình xét duyệt về nội dung, hình thức

trước khi ký ban hành văn bản

4 Công văn số 655/SNV-VP, ngày 13/4/2021 về việc tham gia ý kiến Dựthảo Quyết định ban hành Kế hoạch công tác Ứng phó sự cố, thiên tai và Tìm kiếmcứu nạn 5 năm (2021-2025) của Ban Chỉ huy PCTT-TKCN&PTDS tỉnh QuảngNinh

+ Tên công văn dài, sai lỗi chính tả “(2011-2015)của” không cách.

+ Viết hoa không đúng chỗ từ “Tìm kiếm…”

+ Chữ “Về việc” viết không đúng theo quy định

=> Sửa lại: Tên công văn

UBND TỈNH QUẢNG NINH

SỞ NỘI VỤ

Số: 655/SNV-VP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quảng Ninh, ngày 19 tháng 4 năm 2021

V/v tham gia ý kiến Dự thảo

theo Quyết định ban hành Kế

hoạch công tác ứng phó sự cố

thiên tai và tìm kiếm cứu nạn

05 năm (2021-2025) của Ban

Chỉ huy PCTT-TKCN&PTDS

tỉnh Quảng Ninh

b Báo cáo

1 Báo cáo số 99/BC-SNV, ngày 27 tháng 5 năm 2021 của sở Nội vụ tỉnhQuảng Ninh về tình hình triển khai kế hoạch số 32/KH-UBND ngày 05 tháng 02năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh trong 6 tháng đầu năm 2021.

* Nhận xét

Báo cáo số 99/BC-SNV, ngày 27 tháng 5 năm 2021 của sở Nội vụ tỉnhQuảng Ninh đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thể thức và nội dung của báo cáo, đápứng được mục đích của văn bản

+ Báo cáo được soạn thảo và ban hành theo đúng quy định về thể thức tạiNghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ

+ Quy trình ban hành văn bản đúng quy trình, từ bước soạn thảo đến duyệtnội dung, duyệt thể thức và người ký ban hành văn bản

* Nhận xét:

Quyết định số 57/QĐ-SNV, ngày 04 tháng 3 năm 2021 của sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh về việc cho thôi việc theo nguyện vọng đối với ông Nguyễn Minh Đức chuyên viên phòng Nghiệp vụ Tôn giáo, Ban Tôn giáo bảo đảm đầy đủ về nội dung và hình thức Tuy nhiên còn một số lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như sau:

+ Kẻ ngang dưới tiêu ngữ quá dài cần phải thu ngắn lại từ chữ “Đ” đến chữ “c”

+ Kẻ ngang dưới tên của Quyết định bị lệch không cân đối cần phải chỉnh về căn giữa

+ Ngày, tháng, năm ở phần căn cứ cần phải ghi rõ ngày, tháng, năm, không viết tắt.

* Nhận xét:

Quyết định số 138/QĐ-SNV, ngày 27 tháng 5 năm 2021 của sở Nội vụ tỉnhQuảng Ninh về việc bổ nhiệm và xếp lương chức danh nghề nghiệp viên chức cómột số lỗi về thể thức như sau

+ Kẻ năng ở dưới Tiêu ngữ “Độc lập-Tự do- Hạnh phúc” ngắn, cần phảikéo dài ra cho hết chữ“Độc lập-Tự do- Hạnh phúc”

+ Chữ kẻ ngang ở dưới tên quyết định bị lệch chưa chính giữa và quá sát vớitên quyết định

+ Cần phải căn chỉnh kẻ ngang về chính giữa và cách xa tên tên quyết định+ Phần nội dung của văn bản tên bà Trần Thị Ly viết bằng kiểu chữ nghiêng,

in đậm là sai chưa đúng thể thức cần phải sửa lại về kiểu chữ đứng, thường

+ Ngày, tháng, năm ở phần căn cứ cần phải ghi rõ ngày, tháng, năm, khôngđược viết tắt

để triển khai những biện pháp phòng chống dịch bệnh.

Tuy nhiên, về thể thức thì gạch kẻ ngang dưới tiêu ngữ hơi ngắn

Dấu “-“ ở phần “Kính gửi:” hơi thưa, nên cần căn chỉnh lại gần hơn với tênnơi nhận

=> Sửa lỗi, kéo dài kẻ ngang từ đầu chữ “Độc lập” đến hết chữ “Hạnh phúc”

* Nhận xét

Công văn số 244/STP-PBGDPL, ngày 18 tháng 3 năm 2021 của sở tư pháptỉnh Quảng Ninh về việc hưởng ứng Cuộc thi trực tuyến “Tìm hiểu pháp luật vềbầu cử Đại biểu Quốc hội và Đại biểu Hội đồng nhân dân” cơ bản đáp ứng đượccác yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản

Tuy nhiên vẫn còn một số lỗi như sau:

+ Phần số của văn bản và ngày tháng năm của văn bản lẽ ra phải được ghibằng tay do văn thư của cơ quan theo dõi cấp số nhưng ở đây lại đánh bằng máy

+ Phần nội dung ở phía cuối của văn bản chữ giãn không đồng đều quá thưa+ Việc ban hành văn bản chưa đúng quy trình, chưa có phần xét duyệt vềnội dung và hình thức của văn bản (chưa có phần ký nháy duyệt nội dung và thểthức của văn bản) đã ký ban hành

=> Sửa lại: Cần xem xét lại việc cấp số văn bản của văn thư cơ quan và thựchiện đúng quy trình ban hành văn bản

* Nhận xét

Công văn số 1249/SGDĐT-VP ngày 7 tháng 5 năm 2021 của sở giáo dục vàĐào tạo tỉnh Quảng Ninh về việc tổ chức dạy học cho học sinh để phòng chốngdịch covid-19 đã bảo đảm được đầy đủ các nội dung và hình thức Tuy nhiên vẫncòn một số lỗi về hình thức như sau

+ Dòng kẻ ngang ở dưới phần tiêu ngữ hơi ngắn

+ Phần nơi nhận “Phòng giáo dục và Đào tạo các huyện, thị xã, thành phố”thiếu dấu chấm phẩy

=> Sửa lỗi bằng cách kéo dài dòng kẻ ngang từ chữ “Độc lập” đến hết chữ

“c” của chữ “Hạnh phúc”

+ Bổ sung dấu chấm phẩy vào nơi nhận là “Phòng giáo dục và Đào tạohuyện thị xã thành phố;

Tuy nhiên vẫn còn một số lỗi như sau:

+ Phần số của văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản là số đánh máy,theo quy định phải ghi bằng do văn thư cơ quan cấp nhưng ở văn bản này lại đánhbằng số

+ Nội dung giữa các đoạn dãn cách không đồng đều có đoạn dãn cách quáthưa như ở mục thứ 8

+ Văn bản được ban hành khi chưa có phần duyệt về nội dung và hình thứccủa văn bản

=> Sửa lại bằng cách cách xem xét lại việc cấp số của công văn

+ Thứ hai, giãn cách lại giữa các đoạn trong công văn cho đều

+ Thứ ba là cần có khâu kiểm duyệt công văn về nội dung và hình thức

trước khi ký ban hành(ký nháy)

b.Thông báo

* Nhận xét

Thông báo số 54/TB-UBND ngày 6 tháng 05 năm 2021 của ủy ban nhân dântỉnh Quảng Ninh về việc tuyển dụng công chức tỉnh Quảng Ninh năm 2021 cơ bảnbảo đảm đầy đủ nội dung và hình thức

Tuy nhiên vẫn còn một số lỗi như sau:

+ Phần gạch chân ở dưới tiêu ngữ quá ngắn

=> Sửa lại bằng cách gạch kẻ ngang dưới tiêu ngữ từ chữ “Đ” đến hết chữ

“c” hạnh phúc

* Nhận xét

Thông báo số 1243TB-SGDĐT, ngày 12 tháng 5 năm 2021 của sở giáo dục

và Đào tạo tỉnh Quảng Ninh về thi tuyển chức danh hiệu trưởng trường trung họcphổ thông Đông Triều, Hòn Gai cơ bản đầy đủ các nội dung của thông báo

Tuy nhiên văn bản vẫn còn tồn tại một số số lỗi cơ bản về hình thức:

+ Như kẻ ngang ở phần tiêu ngữ quá dài,

+ Kẻ ngang ở dưới thông báo quá sát

=> Sửa lại văn bản bằng cách là thu ngắn kẻ ngang dưới phần tiêu ngữ vàcách thưa kẻ ngang dưới phần tên thông báo

+ Cần căn chỉnh lại giãn dòng cho đồng đều