Khảo sát tình hình thực tế Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

Hình ảnh 1 : Bản đồ hành chính Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên+ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năngtham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  3

 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP  4

NỘI DUNG THỰC TẬP 5

PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ 5

1 Khái quát chung về Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên 5

1.1 Bối cảnh lịch sử thành lập cơ quan 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 7

2 Công tác quản trị hành chính văn phòng 14

2.1 Tình hình chung của văn phòng cơ quan 14

2.2 Tình hình thực hiện một số nội dung của công tác văn phòng 16

2.3 Nhận xét chung 21

3 Công tác văn thư 22

3.1 Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan 22

3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành 22

3.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư 23

3.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư 34

3.5 Nhận xét chung 35

PHẦN II : TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ 37

1 Nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng 37

2 Nghiệp vụ văn thư 37

PHẦN III : NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 68

1.Nhận xét, đánh giá chung 68

2 Giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ 70

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Văn phòng là bộ phận cóvai trò, vị trí đặc biệt quan trọng Là bộ máy đảm bảo cho yểm trợ, phục vụ công táchậu cần, đảm bảo cơ sở vật chất và thực hiện công tác đối nội, đối ngoại trong cơ quan.Văn phòng luôn là trung tâm, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin Chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng đa dạng và phức tạp Đặc biệt yếu tố con người có ảnhhưởng trực tiếp đến sự hoạt động, vai trò to lớn của Văn phòng Vì vậy yêu cầu đối vớinhững người làm công tác văn phòng là không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn

và kĩ năng quản lí điều hành văn phòng

Để có được con người làm công tác văn phòng tốt thì ngay khâu đào tạo trongcác trường cao đẳng, đại học cần phải chú trọng nâng cao kỹ năng và giúp sinh viên cóđiều kiện rèn luyện, học tập, tiếp thu những kiến thức từ hoạt động thực tiễn Vì vậytrong cuối năm học thứ III của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Bộmôn Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn(Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh) đã tổ chức đợt thực tập lần thứ nhất về nội dungNghiệp vụ Công tác văn thư, Quản trị hành chính Văn phòng cho sinh viên Đây chính

là thời gian để sinh viên có điều kiện cọ sát với thực tế, vận dụng những kiến thức họcđược từ sách vở vào thực tế; đồng thời tiếp thu những kiến thức, kinh nghiệm từ thựctiễn bổ sung vào kiến thức của bản thân

Trong quá trình 01 tháng thực tập tại Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên (từ 25/7/2013), kết quả em đã tiếp thu và học hỏi được nhiều nội dung xuất phát từ thực tếcông việc, đúc kết được thể hiện trong bài báo cáo này

25/6-Bài báo cáo gổm hai nội dung chính như sau:

Phần 1 Khảo sát tình hình thực tế Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

Phần 2 Trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ Văn phòng

Trong thời gian em thực tập đã được sự quan tâm và hướng dẫn của các thầy côtrong tổ bộ môn Lưu trữ và Quản trị văn phòng đặc biệt là cô Nguyễn Thị Ly Đồngthời em còn nhận được sự chỉ bảo nhiệt tình của tập thể lãnh đạo và cán bộ công chứcVăn Phòng Sở Nội Vụ

Do lần đầu thực tập thực tế tại cơ quan nên em cũng chưa hoàn thành được tốt

một số vấn đề liên quan đến nội dung thực tập Em rất mong nhận được sự chỉ bảo,giúp đỡ nhiều hơn nữa của các thầy cô, những ý kiến của các thầy cô giáo sẽ giúp em

có thể tiếp cận rõ nét hơn lĩnh vực mình tìm hiểu và làm phong phú thêm kinh nghiệmphục vụ cho quá trình đi làm sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hưng yên, ngày 29 tháng 8 năm 2013 Sinh viên

Lê Thị Hồng Nhung

 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 

Đại diện cơ quan thực tập TL GIÁM ĐỐC PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ Phạm Thị Tuyết

……Điểm……

 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP 

Giảng viên hướng dẫn (Ký & ghi rõ họ tên)

SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 4 … Điểm…

NỘI DUNG THỰC TẬP PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

1 Khái quát chung về Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

1.1 Bối cảnh lịch sử thành lập cơ quan

Ngay sau khi cuộc Tổng khởi nghĩa giành chính quyền về tay nhân dân thắng lợi,Chính Phủ Lâm Thời của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà được thành lập Trong thànhphần Chính phủ lâm thời có Bộ Nội vụ, do đồng chí Võ Nguyên Giáp làm Bộ trưởng, thựchiện nhiệm vụ xây dựng bộ máy nhà nước và bảo vệ chính quyền cách mạng Ngày28/8/1945, Bản Tuyên cáo về việc thành lập Chính phủ được ban hành Văn kiện quantrọng đó là một dấu mốc lịch sử về ngày thành lập Bộ Nội vụ, sau này trở thành Ngàytruyền thống của ngành Tổ chức Nhà nước Đã 68 năm trôi qua, lịch sử của ngành Tổ chứcNhà nước luôn gắn liền với quá trình xây dựng, phát triển của bộ máy Nhà nước cáchmạng, gắn liền với quá trình đấu tranh gian khổ, bền bỉ để giải phóng dân tộc, thống nhấtđất nước, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá I (năm 1946) nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà

đã bầu ra Chính phủ để lãnh đạo nhân dân thực hiện nhiệm vụ xây dựng lại đất nước và đấutranh giữ gìn nền độc lập non trẻ Trong cơ cấu của Chính phủ, Bộ Nội vụ có nhiệm vụ chủyếu là kiểm soát về hành chính và chính trị, làm công tác trị an, pháp chế hành chính, thôngtin tuyên truyền, quản lý công chức, dân tộc thiểu số, quản lý việc lập hội và các vấn đề tôngiáo, đảm nhiệm vai trò là cơ quan trung ương của ngành Tổ chức Nhà nước, thực hiệnchức năng tham mưu cho Chính phủ xây dựng tổ chức bộ máy Nhà nước

Theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Bộ Nội vụ đã quy định vàhướng dẫn thành lập Ban Tổ chức dân chính ở các khu, tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương Việc quy định tổ chức bộ máy làm công tác tổ chức Nhà nước ở các tỉnh,thành phố là một mốc quan trọng, đánh dấu sự hoàn thiện của hệ thống tổ chức Nhànước từ Trung ương đến địa phương

Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP thành lậpBan Tổ chức của Chính phủ, thay thế Bộ Nội vụ đảm nhiệm vai trò cơ quan đầu mốicủa Chính phủ trong lĩnh vực Tổ chức nhà nước Nhiệm vụ cụ thể của Ban Tổ chứcChính phủ bao gồm: thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức bộ máy; quản lý các hội quầnchúng; quản lý và thực hiện các chính sách, chế độ đối với đội ngũ cán bộ, công chức

nhà nước và cán bộ cơ sở; quản lý biên chế và tinh giản biên chế; công tác xây dựngchính quyền, công tác bầu cử; địa giới hành chính; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộchính quyền các cấp; công tác thi đua, khen thưởng

Sau giải phóng hoàn toàn miền Nam, thống nhất đất nước, cả nước đi lên ChủNghĩa Xã Hội, chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức của Chính phủ được bổ sungthêm nhiều và ngày càng hoàn thiện Đến năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hànhNghị định số 135/HĐBT quy định lại vị trí, chức năng, nhiệm vụ và đổi tên Ban Tổchức của Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ

Năm 2002, Quốc hội khoá XI họp đã thông qua Nghị quyết số 02/2002/QH11quyết định thành lập Bộ Nội vụ trên cơ sở Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ Ngày20/11/2003, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định đổi tên Ban Tổ chức chính quyền cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ Từ đó đến nay, Ngành Tổchức nhà nước đã không ngừng phát triển và lớn mạnh và là một tổ chức quản lý nhànước đa ngành, đa lĩnh vực

Ngày 08/8/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 08/2007/NĐ-CP chuyểnBan Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban cơ yếu Chínhphủ vào Bộ Nội vụ Thực hiện các Nghị định số 13/2008/NĐ-CP, Nghị định số14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ, quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương đã quyết định sáp nhập Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo vào SởNội vụ, chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ từ Văn phòng UBNDtỉnh, thành phố sang Sở Nội vụ và thành lập Phòng Nội vụ ở các huyện, thị xã kể từngày 01/4/2008

Lịch sử ra đời, trưởng thành và phát triển của ngành Tổ chức nhà nước gắn liềnvới cuộc đấu tranh giành độc lập và xây dựng chính quyền cách mạng ở nước ta dưới

sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam quang vinh Để ghi nhận sự phấn đấu,trưởng thành và những cống hiến lớn lao của ngành Tổ chức nhà nước, ngày17/4/2002 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 279/QĐ-TTg lấy ngày 28/8hàng năm làm “Ngày truyền thống của ngành Tổ chức nhà nước”

Sau khi tái lập tỉnh Hưng Yên (01/01/1997), Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh HưngYên được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý và thựchiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về các mặt công tác như: Công tác Tổ

chức cán bộ; công tác bầu cử Quốc hội và HĐND các cấp; công tác địa giới hành chính;công tác xây dựng chính quyền các cấp; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; Tổ chức bộmáy, công chức và viên chức Nhà nước, lập hội quần chúng và tổ chức phi Chính phủ, xâydựng và củng cố Chính quyền các cấp; tổng hợp kết quả tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ

ở cơ sở; công tác Cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh

Từ năm 2004 đến nay, Ban Tổ chức Chính quyền được đổi tên là Sở Nội vụ Vềnhiệm vụ của Sở Nội vụ (khi mới được thành lập) nhìn chung không có gì thay đổi sovới Ban Tổ chức Chính quyền Đến năm 2006, do yêu cầu của đất nước, Chính phủ đãgiao cho ngành nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính, tiếp đó UBND tỉnhcũng giao cho Sở nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính của tỉnh và thànhlập phòng Cải cách hành chính thuộc Sở Nội vụ

Đến năm 2008, do yêu cầu cải cách bộ máy, Sở Nội vụ được tiếp nhận Tổ chức

và nhiệm vụ của Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Trung tâm lưu trữ tỉnh

để trở thành Sở có chức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực của tỉnh Năm 2011, đượcUBND tỉnh giao bổ sung chức năng, nhiệm vụ Quản lý Nhà nước về công tác thanhniên

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

+ Nằm ở trung tâm thành phố, luôn tiếp nhận nhanh chóng các thông tin củaUBND tỉnh nên Sở Nội Vụ luôn dẫn đầu trong các phong trào và trở thành đơn vị xuấtsắc điển hình

Hình ảnh 1 : Bản đồ hành chính Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên+ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năngtham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềnội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phiChính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.

+ Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

Hình ảnh 2 : Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên được thực hiện dựatrên Thông tư số 05/TT-BNV ngày 19/01/2004 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn giúp UBNDtỉnh quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở địa phương Căn cứ Quyết định số1546/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2008 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ trực thuộcUBND tỉnh Hưng Yên Cụ thể như sau:

a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh về: quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng

năm về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh; các quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý của Sở;

b) Hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổbiến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở

c) Về tổ chức bộ máy hành chính, sự nghiệp tỉnh:

 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý về tổ chức bộmáy đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệpthuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp;

 Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấphuyện theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để Ủy ban nhân dân tỉnhtrình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định theo thẩm quyền; đề án thành lập, sápnhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp dịch vụ công; đề án thành lập, giải thể các doanhnghiệp nhà nước để Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trên cơ sở quy hoạch và phân cấpcủa cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

 Thẩm định và trình Ủy ban nhân dân tỉnh việc quy định cụ thể chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên môn, các chi cục thuộc cơ quanchuyên môn và đơn vị sự nghiệp dịch vụ công thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý;

 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy bannhân dân cấp huyện việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức cácphòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý;hướng dẫn, kiểm tra cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị sự nghiệp theoquy định của pháp luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan của tỉnh việc phân loại,xếp hạng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của tỉnh

d) Về tổ chức chính quyền các cấp của tỉnh:

 Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức

và hoạt động bộ máy chính quyền các cấp thuộc tỉnh; phối hợp với các cơ quan hữu

quan của tỉnh tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội; tổ chức và

hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp thuộc tỉnh theo quyđịnh của pháp luật và hướng dẫn của các cơ quan trung ương; giải quyết các khiếu nại,

tố cáo của công dân về việc thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử; tổng hợpbáo cáo kết quả bầu cử Hội đồng nhân dân, bầu Ủy ban nhân dân và thực hiện các thủtục để Ủy ban nhân dân tỉnh trình Thủ tướng Chính phủ, hoặc Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

 Làm đầu mối giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý công tác bồi dưỡng kiếnthức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu Hội đồng nhândân; tổ chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thành viên Ủyban nhân dân các cấp để tổng hợp báo cáo theo quy định

0

 Về công tác địa giới hành chính: Trình Ủy ban nhân dân tỉnh đề án về thànhlập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh để trình cấp

có thẩm quyền xem xét, quyết định; Tổ chức triển khai thực hiện các nguyên tắc vềquản lý, phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn tỉnh Tổng hợp và quản

lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc, chỉ giới hành chính của tỉnh theo hướng dẫn và quy địnhcủa Bộ Nội vụ; Theo dõi, quản lý, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định củanhà nước về thành lập mới, nhập, chia, nâng cấp đô thị, điều chỉnh địa giới hành chínhtại địa phương; Làm đầu mối giải quyết các vấn đề tranh chấp địa giới hành chính dướicấp tỉnh Tổng hợp để tỉnh báo cáo cấp có thẩm quyền những vấn đề tranh chấp địagiới hành chính của tỉnh còn có ý kiến khác nhau;

 Về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước của tỉnh: Trình Ủy ban nhân dântỉnh các đề án: Phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước vàcán bộ công chức cơ sở; chính sách, chế độ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độkhác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, lao động hợpđồng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổnhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức,viên chức nhà nước, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan hành chính thuộc thẩmquyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của

Bộ Nội vụ;

đ) Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

 Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về xây dựng kế hoạch biên chế của địa phương

để Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định tổng biên chế

sự nghiệp và thông qua tổng biên chế hành chính trước khi báo cáo Bộ Nội vụ Quản

lý biên chế đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động thường

xuyên và chỉ tiêu biên chế của các đơn vị sự nghiệp được nhà nước giao kinh phí đểthực hiện cơ chế khoán một số loại dịch vụ công hoặc giao kinh phí hoạt động bằnghình thức định mức chi theo khối lượng công việc; Quản lý cán bộ, công chức, viênchức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, công chức dự bị; xây dựng quyhoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,cán bộ công chức cấp xã, công chức dự bị; hướng dẫn và kiểm tra việc thi tuyển, bố

trí, sắp xếp, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ công chức cấp xã;

 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo phâncấp việc bố trí sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng,

kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nướcthuộc diện Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quyđịnh về chức danh, tiêu chuẩn; tổ chức thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch côngchức, viên chức, xây dựng cơ cấu công chức trong các đơn vị thuộc tỉnh theo quy định;

e) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh về chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh; làm thường trực giúp Ủy bannhân dân tỉnh chỉ đạo và triển khai thực hiện chương trình tổng thể cải cách hànhchính của Chính phủ trên địa bàn tỉnh

f) Về công tác tổ chức hội và các tổ chức phi Chính phủ trong tỉnh:

 Thẩm định và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định theo thẩmquyền cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ của hội, tổ chức phi Chính phủtrong tỉnh theo quy định; Hướng dẫn, kiểm tra và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xử lýtheo thẩm quyền việc thực hiện điều lệ đối với hội, tổ chức phi Chính phủ trong tỉnh

g) Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và theo các lĩnh vực công tác

được giao theo quy định của pháp luật và của Ủy ban nhân dân tỉnh

h) Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống

tham nhũng, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được

Ủy ban nhân dân tỉnh giao theo quy định của pháp luật

i) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với các cơ quan

hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã Giúp Ủy bannhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lĩnh vực công tác được giaođối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trênđịa bàn tỉnh

k) Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức các cơ quan

hành chính, sự nghiệp; số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, thôn làng ấpbản; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ côngchức cấp xã; hướng dẫn thực hiện phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quyđịnh của pháp luật

l) Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống

thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu vào công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ

2

m) Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh

vực công tác được giao

n) Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực

hiện nhiệm vụ được giao thco quy định với Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ

p) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản, thực hiện chế độ tiền

lương và các chính sách, chế độ dãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng

về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy địnhcủa pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

q) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh giao.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ bộ máy tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

2 Công tác quản trị hành chính văn phòng

2.1 Tình hình chung của văn phòng cơ quan

Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điềuhành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếutham mưu về mặt tổ chức là giúp việc cho lãnh đạo

Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ máy phục vụ trực tiếp các hoạt động hằngngày như tổ chức lịch làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạtđộng chuyên môn của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảođảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung

Công tác văn phòng là công việc liên quan đến giấy tờ, giúp việc cho cán bộlãnh đạo, quản lý Những nơi có tổ chức văn phòng đều làm bộ máy giúp cấp quản lýđiều hành công việc Văn phòng còn là nơi lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của cơ quan nhànước, là nơi làm việc của những công việc hành chính văn phòng như soạn thảo vănbản, lưu văn bản đi, văn bản đến và lập và lưu trữ hồ sơ hiện hành

Nghiệp vụ văn phòng là các công việc cụ thể được thực hiện liên tục, liên tiếptrong văn phòng Có mối liên hệ chặt chẽ và bổ sung cho nhau nhằm giúp văn phòngthực hiện các nhiệm vụ: thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý, đảmbảo điều kiện vật chất cho một cơ quan tổ chức, điều hành tổng hợp cơ quan

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác của văn phòng

Văn phòng Sở có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tham mưu giúp lãnh đạo Sởtrong việc thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Dự thảo các quyết định, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, 5 năm vàcác đề án, chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên phạm vi toàn tỉnh

+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạc, đề

án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, hướng dẫn, kiểmtra, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở

+ Tổ chức triển khai nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn ngiệp vụ của Sở

+ Tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh vực phục vụ công tácchuyên môn thuộc phạm vi quản lý của Sở

4

+ Tổng hợp thông tin, báo cáo UBND tỉnh và Bộ Nội Vụ về tình hình thực hiệnnhiệm vụ được giao theo quy định.

+ Triển khai công tác tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương vàcác chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyênmôn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở, trìnhlãnh đạo xem xét quyết định theo quy định

+ Thực hiện quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật vàphân cấp UBND tỉnh

+ Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, thực hiện quy trình về quy hoạch, bổ nhiệm,luân chuyển cán bộ cấp phòng và tương đương của Sở trình UBND tỉnh hoặc Giámđốc Sở quyết định theo thẩm quyền

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở theo quy định giúp lãnhđạo Sở triển khai công tác thi đua khen thưởng của ngành Nội vụ theo quy chế

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

Qua khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế, cơ cấu của bộ phận Văn phòng thuộc

Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên gồm có:

+ Chánh Văn Phòng, Phó Chánh Văn phòng

+ Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ thuộc bộ phận Văn phòng gồm có: vănthư lưu trữ, kế toán, bảo vệ, lái xe, tạp vụ

2.1.2 Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng

Qua những tài liệu thu thập được và khảo sát thực tế cho thấy số lượng lao độngcủa bộ phận Văn phòng có 09 người được thống kê thông qua bảng sau:

văn phòng Sở

Căn cứ vào bảng trên ta thấy được trình độ, độ tuổi và chức vụ của đội ngũ cán

bộ, nhân viên thuộc bộ phận văn phòng Sở, với đội ngũ lao động chủ yếu là nữ (60%).Nhìn chung trình độ của đội ngũ lao động phù hợp, đáp ứng được yêu cầu của côngviệc và được bố trí tương đối hợp lý đảm bảo cho hoạt động thực hiện chức năng,nhiệm vụ của văn phòng được thông suốt

Văn phòng giúp Giám đốc Sở phối hợp với cấp Ủy thống nhất thực hiện sự lãnhđạo về công tác tổ chức cán bộ của Sở theo đúng quy định

Văn phòng tham mưu Lãnh đạo Sở có tuyển chọn, bố trí công chức, viên chức,điều hành đơn vị theo yêu cầu công tác; khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức,người lao động theo quy định của pháp luật

Văn phòng giúp Công đoàn phối hợp với Giám đốc Sở thực hiện Quy chế phốihợp đã được ký kết

2.2 Tình hình thực hiện một số nội dung của công tác văn phòng

2.2.1 Lập kế hoạch, chương trình công tác

Các phòng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm lập báo cáo và chương trình côngtác tháng, quý, 6 tháng, năm gửi Văn phòng tổng hợp báo cáo và xây dựng chươngtrình công tác của Sở Đối với báo cáo chuyên đề, đột xuất về chuyên môn các phòng,đơn vị chủ động tổng hợp, trình ký, phát hành đúng quy định

Lãnh đạo các phòng, đơn vị chủ động báo cáo lãnh đạo Sở về nội dung, chươngtrình, lịch công tác tại cuộc họp giao ban Trên cơ sở kết luận của lãnh đạo Sở, vănphòng có trách nhiệm bố trí phương tiện và các điều kiện có liên quan để triển khaichương trình công tác của Sở Trường hợp có chương trình, nội dung công tác đột xuấtphải trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách, đồngthời báo văn phòng để phối hợp

Chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của cơ quan phải thực hiệntrong một khoảng thời gian nhất định Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳcủa cơ quan nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan làm việc có hiệu quả Mụcđích của việc lập chương trình công tác là nhằm thống nhất và xác định trách nhiệmcủa các phòng, ban thuộc Sở trong việc thực hiện lập và theo dõi kế hoạch công tác

Chương trình công tác thường kỳ của Sở bao gồm: chương trình công tác tháng,chương trình công tác quý, chương trình công tác năm

6

Chương trình công tác tháng của Sở được chuẩn bị từ ngày 20 của tháng trước,chương trình công tác quý được chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước, chươngtrình công tác năm được chuẩn bị từ tháng 10 năm trước.

Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng của Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên được thực hiện cụ thể như sau:

Trước ngày 20 hàng tháng, dựa vào chương trình công tác chung của cơ quan

và quá trình thực hiện công việc của mình, các phòng thuộc Sở gửi báo cáo tình hìnhthực hiện nhiệm vụ của phòng mình về văn phòng Sở và đăng ký công việc cần thựchiện nhiệm vụ của phòng mình về văn phòng Sở để triển khai vào tháng sau

Trên cơ sở các thông tin tổng hợp từ các phòng, ban, chi cục thuộc sở, Vănphòng Sở dự thảo chương trình công tác tháng sau của cơ quan

Từ ngày 22 – 24, sau khi dự thảo xong chương trình, văn phòng Sở tham mưuLãnh đạo Sở tổ chức họp giao ban hàng tháng vào tuần đầu của tháng kế tiếp

Căn cứ nội dung cuộc họp, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở, ý kiến tham giađóng góp của các phòng, Văn phòng Sở hoàn chỉnh bản dự thảo và trình lãnh đạo Sởphê duyệt ban hành

2.2.2 Hoạt động thu thập và xử lý thông tin

- Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý

 Thông tin là nguồn nguyên liệu cơ bản và cần thiết nhất, cho phép nhà quản

lí có một cái nhìn tổng quan về toàn bộ vấn đề

 Thông tin là cơ sở, nền tảng để nhà lãnh đạo, quản lý vạch ra được kế hoạchchuẩn xác nhất, phù hợp nhất

 Thông tin quyết định chất lượng của kế hoạch từ đó chi phối các khâu cònlại Nếu lập kế hoạch không tốt hay sai lầm thì chắc chắn cơ quan sẽ không đạt đượcmục tiêu, hoạt động kém hiệu quả, đi vào trì trệ

 Muốn như vậy họ sẽ phải có những thông tin chuẩn xác nhất, liên quan đếnmôi trường bên trong và bên ngoài cơ quan tổ chức của họ để nắm bắt tình hình thực

tế và dự đoán những bất ngờ, rủi ro và những giải pháp xử lý những vần đề đó nếu

có phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu

- Các nguồn thông tin của cơ quan

Sở Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh nên nguồn thông tin của

Sở chủ yếu được tiếp nhận từ UBND tỉnh, là cơ quan chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ

của Bộ Nội vụ Bên cạnh đó trong quá trình hoạt động của mình Sở cũng tiếp nhậnnhiều nguồn thông tin từ các Sở, Ban ngành, các cơ quan chuyên môn và các đơn vịtrực thuộc

- Quy trình thu thập và xử lý thông tin

Hằng ngày văn phòng Sở tiến hành thu thập thông tin từ các Sở, ban ngành,UBND các huyện, thành phố, các đơn vị trực thuộc Văn thư cơ quan sẽ tiến hànhphân loại và sắp xếp thông tin trả về đúng đơn vị quản lý giải quyết Sau đó văn thưphải tổng hợp thông tin thành một bản báo cáo gửi về Chánh văn phòng Sở

Chánh Văn phòng sẽ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điềuhành Sở định kỳ (tháng, quý, 6 tháng và năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và các báocáo đột xuất gửi lãnh đạo Sở; đồng thời gửi lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở

Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu Lãnh đạo sở báo cáo về tình hìnhhoạt động của Sở lên UBND tỉnh

2.2.3 Tổ chức hội họp

- Vai trò của hội họp

Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí vàvăn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói vớiđội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”

Một cuộc họp tại văn phòng Sở có ý nghĩa quan trọng trong việc thảo luận, lấy

ý kiến đóng góp từ các phòng, ban, chi cục Sở tiến hành họp giao ban hàng tuần vàcoi trọng các cuộc họp quan trọng mục đích chính là muốn hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ được UBND tỉnh giao phó, báo cáo với cấp trên tiến độ hoàn thành công việc vàtrình các dự án mới lên lãnh đạo tỉnh

Bên cạnh đó hội họp không chỉ làm cho bầu không khí trong cơ quan Sở thoảimái hơn mà còn làm cho lãnh đạo, cán bộ gần gũi hơn với nhau, tiếp thu ý kiến củanhau làm cơ quan thêm vững mạnh và hoạt động năng động hơn

- Các hình thức hội họp

Thường thì trong một cơ quan, tổ chức luôn diễn ra các kiểu hình thức hội họpnhư: Hội nghị, Hội đồng, cuộc họp hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, cuộc họp bấtthường, đặc biệt…

Tuy nhiên tại Sở Nội Vụ thì chủ yếu diễn ra các hình thức hội họp sau:

+ Hàng tuần hội ý lãnh đạo Sở vào ngày đầu tuần để triển khai kế hoạch trong

8

tuần, họp lãnh đạo mỗi tháng 02 kỳ vào ngày đầu của tuần thứ 2, 4 trong tháng Giámđốc Sở chủ trì các cuộc họp lãnh đạo.

+ Hàng tháng họp giao ban giữa lãnh đạo Sở với các Trưởng phòng, ban và đơn

vị sự nghiệp trực thuộc Sở vào các ngày trong tuần cuối cùng của tháng Giám đốc Sở

ủy quyền cho 01 đồng chí Phó Giám đốc chủ trì

+ Họp toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên cơ quan 03 tháng mộtlần; sơ kết 6 tháng và tổng kết năm theo quy định; họp cơ quan đột xuất khi cần thiết.Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền chủ trì hội nghị hoặc buổi họpđảm bảo hiệu quả và thực hiện cải cách hành chính

Ngoài ra căn cứ vào nhiệm vụ, lãnh đạo Sở nghe, xem xét, thảo luận, cho ý kiếnthống nhất để trình tỉnh ủy, UBND tỉnh các công việc do các phòng, ban, chi cục trình:công tác cán bộ diện Ban cán sự Đảng UBND tỉnh, Sở Nội Vụ quản lý theo phân cấp

- Quy trình tổ chức hội họp

Chuẩn bị và triệu tập phiên họp :

Sở Nội Vụ mỗi tháng họp ít nhất một lần Thời gian triệu tập phiên họp doGiám đốc Sở quyết định Giám đốc Sở chủ tọa phiên họp Sở Nội Vụ, khi Giám đốcvắng mặt, Phó Giám đốc thường trực thay Giám đốc chủ tọa phiên họp Giám đốc, cácPhó Giám đốc Sở chủ trì việc thảo luận từng đề án trình UBND tỉnh theo lĩnh vựcđược phân công;

Cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản phải gửi trước hồ sơ để Giám đốchoặc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực xem xét, quyết định việc trình ra phiên họp;

Văn phòng có nhiệm vụ dự kiến chương trình và thành phần phiên họp, trìnhGiám đốc Sở quyết định; đôn đốc các cơ quan chủ trì đề án, gửi hồ sơ và các tài liệuliên quan; kiểm tra hồ sơ đề án trình; gửi giấy mời, tài liệu kỳ họp đến các thành viêntrực thuộc Sở và đại biểu trước phiên họp tiến hành (05) ngày; chuẩn bị các điều kiệnphục vụ phiên họp

Các thành viên Sở Nội Vụ phải tham dự đầy đủ các phiên họp Sở, nếu vắng mặtphải được lãnh đạo Sở đồng ý Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở có thể ủynhiệm cho cấp phó của mình dự họp thay nếu vắng mặt và chịu trách nhiệm về ý kiếnphát biểu tại phiên họp của người do mình ủy nhiệm Phiên họp Sở Nội Vụ chỉ đượctiến hành khi có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên Sở tham dự;

Tùy theo tính chất, nội dung phiên họp, lãnh đạo Sở có thể mời Trưởng các banngành, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Sở,…

Trình tự phiên họp

+ Chánh Văn phòng báo cáo số thành viên Sở có mặt, vắng mặt, những người

dự họp thay, đại biểu mời và chương trình phiên họp;

+ Chủ tọa điều khiển phiên họp;

+ Sở Nội Vụ thảo luận từng đề án theo trình tự:

+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt đề án (không đọc toànvăn), nêu rõ những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những vấn đề cần thảo luận và xin

ý kiến tại phiên họp về đề án;

+ Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến nói rõ những nội dung đồng ý, khôngđồng ý, những nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều chỉnh, bổ sung;

+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo đề án phát biểu ý kiến tiếp thu, giải trìnhnhững điểm chưa rõ, chưa nhất trí; trả lời các câu hỏi của đại biểu;

+ Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở chủ trì thảo luận đề án kết luận và lấybiểu quyết Nếu được quá nửa số thành viên Sở tán thành thì đề án được thông qua;trường hợp còn vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị Sở chưa thông qua và yêucầu cơ quan chủ trì soạn thảo đề án chuẩn bị thêm;

+ Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp Sở

Biên bản và thông báo kết quả phiên họp

+ Biên bản phiên họp Sở phải được ghi đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu,diễn biến của phiên họp, kết quả biểu quyết (nếu có), ý kiến kết luận của chủ tọa Biênbản phải có chữ ký xác nhận của Chánh Văn phòng và lưu hồ sơ tại văn thư;

+ Chánh Văn phòng tổ chức việc ghi biên bản và có trách nhiệm thông báo kịpthời bằng văn bản về ý kiến kết luận của chủ tọa phiên họp, gửi các thành viên Sở, các

tổ chức, cá nhân liên quan biết để thực hiện

2.2.4 Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong văn phòng

Văn phòng Sở có tất cả các phương tiện máy móc hiện đại phục vụ cho quátrình làm việc của cán bộ, chyên viên và nhân viên trong văn phòng bao gồm:

+ Máy vi tính (05 cái) cho cán bộ nhân viên (lãnh đạo Văn phòng, Chuyên viêntổng hợp; Văn thư; nhân viên Lưu trữ,…) Máy vi tính tạo thuận lợi cho quá trình làm

0

việc của cán bộ và nhân viên trong văn phòng, nhất là đối với công tác soạn thảo vănbản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt là đối với việc trao đổi thông tin qua mạng Internet.

+ Máy in (04 cái): được trang bị là loại máy mới nhất, hoạt động tốt để in tàiliệu từ máy tính nhằm cung cấp tài liệu cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viênvăn phòng

+ Máy Photocopy (02 cái): có chức năng nhân bản các văn bản cần thiết cho cơquan

+ Điện thoại: các phòng làm việc đều được trang bị điện thoại bàn Phục vụ choviệc trao đổi thông tin với các bộ phận, cơ quan, đơn vị trong Sở và với các cơ quan, tổchức bên ngoài

+ Máy hủy tài liệu (01 cái) đặt tai phòng văn thư: giúp hủy các tài liệu hết giátrị và những tài liệu không còn sử dụng được nữa

+ Điều hòa, quạt điện, ghế xoay, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tàiliệu…đều được trang bị đầy đủ tạo sự thuận lợi cho công tác của cán bộ, nhân viêntrong văn phòng khi làm việc

+ Bên cạnh đó văn phòng được bố trí hợp lý, nơi làm việc thoáng mát, tiện nghinên tạo kiện thuận lợi cho nhân viên trong văn phòng làm việc đạt hiệu quả cao

- Đội ngũ Cán bộ, nhân viên của văn phòng Sở đều có trình độ cao, có nhiềunăm kinh nghiệm và được phân công đúng nhiệm vụ, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụđược lãnh đạo Sở giao phó

- Trang thiết bị của văn phòng được đầu tư đầy đủ, hiện đại và đồng bộ đảmbảo hoạt động thông suốt

3 Công tác văn thư

3.1 Tổ chức – cán bộ văn thư của cơ quan

Sở Nội Vụ là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND tỉnh Bộ phận vănthư của Văn phòng Sở gồm có 01 chuyên viên văn thư kiêm thủ quỹ đạt trình độ CaoĐẳng, có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch văn thư – lưu trữ, có kinh nghiệm thựctiễn trong công tác văn thư

3.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành

Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 16/4/2013 vềhướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ trên toàntỉnh, Sở đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ

2

3.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư

3.3.1 Soạn thảo, ban hành văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củaLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dânngày 14 tháng 12 năm 2004

Hình thức văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội Vụgồm:

+ Văn bản quy phạm pháp luật về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh theo chứcnăng, nhiệm vụ của Sở để tham mưu giúp UBND tỉnh ban hành

+ Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), công văn, thông báo, báo cáo, biênbản, tờ trình,vv…)

- Quy trình ban hành văn bản

Soạn thảo Quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

Quyết định của Sở Nội Vụ được ban hành để quy định, quyết định các chủtrương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về

tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh

+ Soạn thảo quyết định của Sở Nội Vụ

1 Dự thảo quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh do Giám đốc Sở phân công và chỉđạo việc soạn thảo

2 Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Giám đốc Sở tổchức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, đơn vị trực thuộc và chỉnh lý dựthảo.

Trình tự xem xét, thông qua dự thảo quyết định của Sở Nội Vụ tỉnh

1 Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết định,bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên Sở chậm nhất là bangày trước ngày Sở họp

2 Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Sở được tiến hànhtheo trình tự sau đây:

a) Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo quyếtđịnh;

b) Sở Nội Vụ thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định;

3 Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Sởbiểu quyết tán thành

4 Giám đốc Sở thay mặt Sở Nội Vụ tỉnh ký ban hành quyết định

Duyệt bản thảo, chỉnh sửa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Duyệt bản thảo phải do người có thẩm quyền (lãnh đạo cơ quan, đơn vị) kýduyệt

+ Trường hợp chỉnh sửa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

Đánh máy, nhân bản

+ Việc đánh máy nhân văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

1-Văn bản được đánh máy đúng bản thảo đã được duyệt, đúng thể thức và kỹthuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trongbản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

2-Chuyên viên đánh máy soạn thảo văn bản khi bản thảo đã được duyệt phảithực hiện đúng theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại điều 6của quy chế

3-Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản đúng số lượng theoyêu cầu

4

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

+ Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản Lãnh đạo phòng, đơn vị ký tắt vào cuối nội dung vănbản trước khi trình ký chính thức

+ Chánh văn phòng Sở hoặc cấp phó được giao phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký ban hành văn bảntrước khi trình lãnh đạo Sở ký chính thức

3-Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tạiThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính

3.3.2 Quản lý văn bản đi

- Quy trình quản lý văn bản đi

Tất cả các văn bản do Sở phát hành (sau đây gọi là văn bản đi) phải được quản

lý theo trình tự sau:

1- Văn thư kiểm tra lần cuối hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,ghi sổ, ký hiệu ngày, tháng, năm của văn bản

2- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

3- Đăng ký văn bản đi

4- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc phát hành văn bản đi

5- Lưu văn bản đi

Trình tự công việc Tài liệu, biểu

mẫu liên quan

Trách nhiệm

Các đơn vị, cá nhân

Trưởng bộ phận, Chánh VP

Giám đốc sở hoặc Phó Giám đốc sở

Sổ công văn đi Văn thư

Văn thư

Quy trình quản lý văn bản đi của Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu cơ quan, đăng ký văn bản đi.

+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản theo đúng quy định

+ Việc đóng dấu lên chữ ký, giáp lai văn bản, và lên các phụ lục kèm theo vănbản chính được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CPcủa Chính phủ về công tác văn thư Với việc đóng dấu các độ khẩn, mật theo quy địnhtại Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002của Bộ công an

+ Việc đăng ký văn bản đi phải vào sổ theo dõi văn bản đi, văn thư lập sổ theodõi và phân loại văn bản đi để thuận tiện cho việc quản lý

Chuyển phát hành và lưu văn bản đi.

Duyệt, ký

Vào sổ, Scan, photo,

đóng dấu, phát hành vb

Theo dõi và lưu

hồ sơ

Nghiêm cấm việc giữ lại văn bản gây khó khăn, phiền hà cho việc triển khaithực hiện.

2- Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản gốc (chữ ký tươi) đượclưu tại văn thư cơ quan và một bản chính được lưu trong hồ sơ hiện hành của đơn vị,phòng hoặc cá nhân trực tiếp soạn thảo văn bản Trong trường hợp những văn bản lưu

có danh sách hoặc phục lục đính kèm thì nhất thiết phải lưu cùng với văn bản đó

Tập lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan được lưu trữ theo tên loại văn bản.Những văn bản lưu tại cơ quan phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền vàphải đóng dấu vào văn bản lưu

- Các loại sổ sách quản lý văn bản đi : Sổ đăng ký văn bản đi là một cuốn sổ

tổng hợp, các loại văn bản đều được đăng ký chung trong cuốn sổ đó Tuy nhiên, cuốn

sổ đó sẽ được chia ra làm nhiều phần, các văn bản cùng loại thì được đăng ký với nhautại một phần của cuốn sổ

3.3.3 Quản lý văn bản đến

Số lượng văn bản đến hàng ngày: với tính chất là cơ quan hành chính trực thuộcUBND tỉnh nên Sở Nội Vụ nhận một số lượng văn bản đến hàng ngày từ 20 đến 30văn bản

Những cơ quan gửi văn bản đến Sở Nội Vụ rất đa dạng, song có thể liệt kê racác cơ quan thường xuyên gửi văn bản nhất là:

- Bộ Nội Vụ

- UBND tỉnh Hưng Yên

- Văn bản của các Sở ban ngành cùng cấp: Sở LĐTBXH, Sở xây dựng, Sở Y tế,

Sở Giáo dục,vv…

- Văn bản của các đơn vị thuộc Sở như Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh, Ban tôngiáo tỉnh ủy,vv…

Cũng như văn bản đi, văn bản đến các loại cũng được đăng ký cả trên máy tính

và trên sổ viết tay, tuy nhiên đăng ký trên sổ viết tay vẫn là chủ yếu

- Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản (kể cả đơn, thư, Fax, văn bản được chuyểnqua mạng và văn bản mật) do cá nhân, tổ chức gửi đến (cơ quan, đơn vị) được quản lýtheo các bước sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

mẫu liên quan

Lãnh đạo Sở

1-2 ngày

Văn thư

Sổ chuyển giao văn bản đến

Quy trình quản lý văn bản đến của Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

Văn bản đến từ các nguồn hoặc gửi trực tiếp cho lãnh đạo và chuyên viên đềuphải được chuyển lại cho văn thư để xử lý theo quy trình Những văn bản đến không

8

Tiếp nhận văn bản đến, xử

lý đầu vào: bóc bì thứ, đóng dấu văn bản đến,…

Lưu hồ sơGiải quyết văn bản

Vào sổ; chuyển cho đơn vị,

bộ phận có trách nhiệm

thực hiệnXem xét, phê duyệt văn

bản đến

được đăng ký tại văn thư các phòng, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.Đối với những văn bản bảo mật, văn thư làm thủ tục đăng ký và chuyển cho (thủ

trưởng cơ quan, đơn vị) xử lý theo chế độ quản lý tài liệu mật.

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặcngười được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản đượcchuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phòng (nếu có) v.v…đối với văn bản mật đến, phảikiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản cóđóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho Chánh văn phòng Trong trườnghợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản

Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản đến cập nhật những thông tin cần thiết

về văn bản vào sổ quản lý văn bản đến như: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, tên loại,trích yếu nội dung, nơi nhận v.v…

Trường hợp phong bì có ghi rõ tên người nhận là Lãnh đạo (cơ quan, đơn vị)hoặc cán bộ, công chức, viên chức cơ quan (không phân biệt người gửi là tổ chức hay

cá nhân) đều chuyển thẳng cho người nhận Sau khi nhận nếu phong bì là công văncần giải quyết thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan ngay trongngày để theo dõi, xử lý theo quy định

Trình chuyển giao văn bản đến.

+ Văn bản đến của cơ quan, tổ chức, phải được đăng ký và tập trung tại văn thưphải được đóng dấu “đến” ghi số, ngày, tháng, năm đến

+ Văn bản đến sau khi được đăng ký phải kịp thời trình (thủ trưởng cơ quan,

đơn vị) Giám đốc sở (hoặc Phó giám đốc sở được Giám đốc phân công) xử lý và

chuyển giao cho các phòng hoặc cá nhân giải quyết Đối với những văn bản đến có dấuchỉ mức độ khẩn và giấy mời họp phải làm thủ tục đăng ký, trình và chuyển giao ngaysau khi nhận được

+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến” ýkiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết (nếu có) nếu cần thiết ghi vào phiếu giảiquyết công việc “phiếu giải quyết công văn đến”

+ Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, chặt chẽ, kịp thời,

đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải có sổ ký giao nhận văn bảnđến.

+ Đối với những đơn vị trực thuộc Sở khi có tài liệu (thủ trưởng cơ quan, đơn

vị) thực hiện công việc thì Văn thư cơ quan phải chuyển giao cho văn thư đơn vị sang

nhận trực tiếp Tất cả các loại công văn, tài liệu giao nhận cho cá nhân (hoặc phòng)đều phải vào sổ và phải ký nhận trực tiếp

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến và có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở hoặc (thủtrưởng cơ quan, đơn vị), các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thờitheo thời hạn pháp luật quy định Đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn,phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

- Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị, phòng hoặc cá nhân khác,đơn vị hoặc phòng, cá nhân chủ trì giải quyết cần phải phối kết hợp và lấy ý kiến củacác đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn thiện văn bản

2- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giám đốc Sở hoặc (thủ trưởng cơ quan, đơn vị) có trách nhiệm chỉ đạo giải

quyết kịp thời văn bản đến Phó giám đốc sở được giao chỉ đạo giải quyết những vănbản đến theo sự ủy quyền của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vựcđược phân công phụ trách

Chánh văn phòng có trách nhiệm đôn đốc các phòng, ban, đơn vị, cá nhân trongviệc giải quyết công việc, xem xét những công việc đã giải quyết xong, chưa giảiquyết xong, phối kết hợp và tạo điều kiện về mọi mặt để các phòng, ban, đơn vị, cánhân giải quyết công việc

Công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đến, tổnghợp số lượng văn bản đến (số lượng văn bản đã giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ) đểbáo cáo theo yêu cầu của Lãnh đạo (cơ quan, đơn vị)

3.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của cơ quan gồm; dấu của Sở, dấu của thanh tra và dấu chức danhđược giao cho cán bộ văn thư quản lý, sử dụng và có trách nhiệm thực hiện những quyđịnh sau:

1- Không giao con dấu cho người khác khi chưa có ý kiến bằng văn bản của

0

Giám đốc Sở hoặc (thủ trưởng cơ quan, đơn vị) hoặc Phó Giám đốc sở được Giám đốc

ủy quyền

2- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ cơ quan

3- Không được đóng dấu khống chỉ vào văn bản

4- Trường hợp cần sử dụng dấu ngoài giờ hành chính phải được sự đồng ý củaGiám đốc Sở Con dấu cơ quan được bảo quản cẩn thận, có tủ khó cất giữ

5- Trường hợp người được giao quản lý dấu nghỉ ngắn ngày, thì bàn giao lạicho cán bộ khác theo sự chỉ đạo của Chánh văn phòng

3.3.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Căn cứ vào chức năng, nhiện vụ được giao, công chức, viên chức làm công việcbằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ tùy theo chức năng, nhiệm

vụ phải lập hồ sơ công việc trên cơ sở Danh mục hồ sơ đã được duyệt

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phươngpháp nhất định

1- Nội dung lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a- Mở hồ sơ

b- Thu thập, cập nhật văn bản đi, đến trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc được giao để đưa vào hồ sơ

c- Kết thúc công việc giải quyết và biên mục hồ sơ

2- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập, thực hiện theo khoản 2 Điều 24 củaQuy chế này

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan.

1- Trách nhiệm của các phòng, đơn vị và cán bộ, công chức trong cơ quan:a- Các phòng, đơn vị và cán bộ, công chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệuhoặc đơn vị bảo quản của mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời gian được

quy định tại khoản 2 điều này.

b- Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển côngtác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế nhiệm

c- Các cá nhân không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặcchuyển sang đơn vị, cơ quan khác

d- Trường hợp khi chia tách, sáp nhập các phòng, ban, đơn vị những hồ sơ, tàiliệu chưa giải quyết xong thì chuyển về phòng, ban, đơn vị có chức năng tiếp tục giảiquyết Những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong thì chuyển về kho lưu trữ của Sở

2- Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào lưu trữ hiện hành được quy địnhnhư sau;

Sau một năm kể từ khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức phải giao nộpnhững hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào bộ phận lưu trữ hiện hành của cơ quan

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan phải lập biênbản giao nhận

Trường hợp cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thìphải lập danh mục gửi cho bộ phận lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữlại không được quá 02 năm

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

Văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc lập Danh mục hồ

sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

Tháng 12 hàng năm, cán bộ, công chức phải thống kê những hồ sơ, tài liệu cógiá trị, lập mục lục tài liệu và nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

3.3.6 Ứng dụng tin học trong công tác văn thư

- Tình hình sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đi đến

+ Hiện nay Văn phòng Sở Nội Vụ đang sử dụng eDoc - phần mềm quản lý vănthư tác nghiệp bao gồm: Văn thư đi, Văn thư đến, Văn thư nội bộ Lưu trữ thông tinđầu mục văn thư và các tập tin có liên quan được đính kèm Các tập tin đính kèm đượcscan vào máy tính dưới dạng tập tin TIFF (ecopy) Chức năng theo dõi quá trình xử lývăn thư thông qua hệ thống email Phân quyền sử dụng Hệ thống mã hóa, bảo mật dữliệu cao

Tính năng của phần mềm:

2

- Quản lý danh mục đối tác: Quản lý danh mục đối tác tổ chức và đối tác cá

nhân có liên hệ với Quý công ty-> có khả năng tích hợp mở rộng với phần mềm quản

lý quan hệ khách hàng (CRM)

- Quản lý đầu mục văn thư: Quản lý đầu mục văn thư (số văn thư, nơi gửi,

nơi nhận, trích yếu, loại văn thư, nhóm công việc, ngày gửi, ngày nhận…) của tất cảcác loại văn thư ra/vào và nội bộ của Quý công ty, bao gồm: công văn đi, đến, nội bộ,biên bản, tờ trình, báo cáo, hợp đồng

- Quản lý văn bản scan: Tích hợp với máy quét (scanner) để sao lưu hình ảnh

e-copy của bản gốc tương ứng với đầu mục văn thư đã nhập, cho phép cập nhật khônggiới hạn số lượng từ khóa để tìm kiếm văn bản theo hệ thống từ khóa, lưu trữ văn bảndưới dạng TIF hoặc PDF multipages, Có thể truy cập từ xa để truy xuất file e-copytheo đường link qua dịch vụ FTP, HTTP hoặc HTTPS

- Quản lý file soạn thảo gốc (e-copy): Tích hợp quản lý file e-copy của văn

bản gốc (trên các định dạng winword, excel, power point, pdf…) để hỗ trợ tìm kiếmvăn bản theo dạng full-text (tìm kiếm theo bất cứ đoạn text nào có trong văn bản)

- Phân luồng công việc: Tích hợp với hệ thống e-mail để phân luồng tác

nghiệp công việc theo văn bản,

- Quản lý nội dung công việc: Tích hợp với hệ thống e-mail và cổng thông tin

điện tử để lưu vết các giao dịch điện tử liên quan đến xử lý tác nghiệp công việc và xử

lý văn bản

- Tìm kiếm và tra cứu văn bản: Tìm kiếm và tra cứu văn bản theo các thông

tin trên đầu mục văn thư dễ dàng và nhanh chóng

Các lợi ích của Phần mềm

Phần mềm quản lý văn thư eDoc có nhiều lợi ích nổi bật, cụ thể nó giúp cho cácđối tượng sử dụng đơn giản, chuyên nghiệp trong nghiệp vụ và giúp cho cơ quan triểnkhai quản lý dữ liệu tập trung

Đối với cấp lãnh đạo

 Giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc;

 Ra các chỉ thị điều hành nhanh chóng, kịp thời;

 Theo dõi và xử lý kịp thời tình trạng chỉ thị mình ban ra;

 Nhận công văn và phê duyệt dễ dàng;

 Quản lý các thông tin của cơ quan;

 Tránh được những sai sót phát sinh;

Đối với bộ phận văn thư

 Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình

sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ?

 Dễ dàng quản lý các loại giấy tờ công văn;

 Nhanh chóng khi lập các loại công văn, giấy tờ khi trình hoặc xin ý kiến lãnhđạo;

 Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi;

 Lập và thống kê các báo cáo chính xác;

 Tránh được những sai sót phát sinh;

Đối với nhân viên tham gia công việc

 Nhận được các chỉ thị, công văn một cách nhanh chóng;

 Phản hồi lại ý kiến của mình một cách thuận tiện;

 Tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn;

 Người sử dụng dễ dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc củamình;

 Các tiện ích đi kèm giúp nâng cao hiệu quả công việc;

 Tránh được những sai sót phát sinh;

+ Tác dụng của các phần mềm quản lý văn bản: eDoc- phần mềm quản lý vănthư tác nghiệp mang lại hiệu quả cao hơn cho công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ, tàiliệu Phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc sắp xếp văn bản, quản lý tài liệu có hệthống hơn, tránh nhầm lẫn, sai sót và dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng

3.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư

Văn phòng Sở có tất cả các phương tiện máy móc hiện đại phục vụ cho quátrình làm việc của cán bộ, chyên viên văn thư bao gồm:

+ Máy vi tính (02 cái) cho chuyên viên văn thư Máy vi tính tạo thuận lợi choquá trình làm việc của văn thư, nhất là đối với công tác soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ

sơ tài liệu, đặc biệt là đối với việc trao đổi thông tin qua mạng Internet

+ Máy in (01 cái): được trang bị là loại máy mới nhất, hoạt động tốt để in tàiliệu từ máy tính nhằm cung cấp tài liệu cho quá trình làm việc của chuyên viên vănthư

+ Máy Photocopy (02 cái): có chức năng nhân bản các văn bản cần thiết cho cơ

4

+ Điện thoại: phòng văn thư được trang bị điện thoại bàn Phục vụ cho việctrao đổi thông tin với các bộ phận, cơ quan, đơn vị trong Sở và với các cơ quan, tổchức bên ngoài

+ Máy hủy tài liệu (01 cái) đặt tai phòng văn thư: giúp hủy các tài liệu hết giátrị và những tài liệu không còn sử dụng được nữa

+ Điều hòa, quạt điện, ghế xoay, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tàiliệu…đều được trang bị đầy đủ tạo sự thuận lợi cho công tác của văn thư cơ quan khilàm việc

+ Bên cạnh đó văn phòng được bố trí hợp lý, nơi làm việc thoáng mát, tiện nghinên tạo kiện thuận lợi cho nhân viên văn thư trong văn phòng làm việc đạt hiệu quả cao

3.5 Nhận xét chung

3.5.1 Ưu diểm

 Công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục luật định

 Cán bộ văn thư có trình độ và kinh nghiệm, đảm bảo công việc của vănphòng hoạt động thông suốt Ví dụ như:

+ Quản lý việc tiếp nhận công văn, giấy tờ, báo cáo đến và đi đúng thể thức quyđịnh và phân phối nhanh chóng đến đúng người có trách nhiệm giải quyết;

+ Lưu và khai thác tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm quy chế bảo mật của Nhànước;

+ Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản của Sở Nội vụtỉnh khi phát hành các văn bản của phòng, ban gửi đến các cơ quan chuyên môn, các tổchức hành chính trên và ngoài địa bàn tỉnh

+ Trực điện thoại, thường trực hướng dẫn khách đến làm việc với các phòng,ban chức năng thuộc Sở Giúp Phó Chánh văn phòng thực hiện công tác ngoại vụ, theodõi quản lý đoàn khách ra vào cơ quan theo quy định của pháp luật;

+ Đảm bảo thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác;

+ Thực hiện tốt các quy định về giữ bí mật, quản lý tài sản và con dấu chặt chẽđúng nguyên tắc và thẩm quyền;

+ Tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh theođúng pháp lệnh

+ Bên cạnh đó phòng văn thư cũng được đầu tư đầy đủ trang thiết bị hiện đại,

được bố trí không gian làm việc thoáng mát tạo điều kiện thuận lợi cho công việc củavăn thư cơ quan.

+ Do cơ quan chưa dành kinh phí thỏa đáng cho công tác văn thư lưu trữ, nhất

là công tác xây dựng kho, phân loại, chỉnh lý, bảo quản tài liệu nên chưa bố trí đượckho lưu trữ Hàng năm, số lượng văn bản đến và đi tương đối lớn tuy nhiên, việc lưutrữ tài liệu chỉ được thực hiện tại phòng văn thư chưa có phòng riêng nên dễ gây mấtmát và hư hỏng

+ Đối với việc tổ chức và biên chế văn thư còn hạn chế, điều này đôi khi tạo ranhững khó khăn trong khi thực hiện công việc, gây ra sự tốn kém trong việc phải đàotạo và bồi dưỡng cán bộ Nó cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc

+ Do điều kiện kinh phí chưa có đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn thư còn chưa phổ biến tại Sở hầu hết được thực hiện bằng phươngpháp thủ công Văn bản tài liệu khi nhận được và soạn thảo ra của cơ quan chỉ đượcphân loại tài liệu bỏ vào cặp, bó gói và bảo quản Điều đó gây khó khăn, phức tạp choviệc quản lý văn bản và tra tìm tài liệu, tài liệu văn bản dễ bị thất lạc trong khâu bảoquản

+ Xây dựng kho bảo quản tài liệu để tránh làm mất mát, hư hỏng

+ Cần ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ; ứngdụng khoa học công nghệ vào xử lý công việc giúp cho việc tra cứu thông tin đượcnhanh chóng, tiện lợi

PHẦN II : TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ

6