Tổng quan về Microsoft Access

Tổng quan về Microsoft Access Table (bảng dữ liệu) Query (Truy vấn thông tin) Form (Biểu mẫu) Report (Báo biểu) Macro (Tập lệnh) 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 207TỔNG QUAN 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 208 1 • Giới thiệu 2 • Cách khởi động 3 • Cách tạo tập tin CSDL 4 • Quản lý CSDL 5 • Các đối tượng trong CSDL 6 • Thao tác với các đối tượng trong CSDL 7 • Thay đổi giao diện người dùng 8 • Các phép toán trong MS Access 2010 9 • Hàm 10 • Qui định về biểu thứcGiới thiệu về MS Access 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 209 MS Access là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMSRelationship Database Management System) MS Access cung cấp công cụ và lập trình rất mạnhCách khởi động 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 210 Cách 1: Start  (All) Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2010 Cách 2: Nhấp đúp chuột vào shorcut của chương trình Cách 3: Gõ từ khóa “msaccess” tại cửa sổ RunCách tạo tập tin CSDL 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 211 1 2 3 4 6 5Quản lý tập tin CSDL 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 212 Recent Mở một cơ sở dữ liệu Đóng một cơ sở dữ liệu Thu gọn và sửa chữa cơ sở dữ liệu Bảo mật cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Thoát khỏi MS Access 2010Recent 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 213 Recent là nơi hiển thị danh sách các tập tin CSDL được mở gần nhất Cấu hình Recent File  Options Client Settings Display Show this number of Recent DocumentsMở một cơ sở dữ liệu 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 214 Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta có thể thực hiện một trong các cách sau: Cách 1: Tại giao diện chương trình MS Access ta vào File  Open, sau đó chọn tập tin CSDL cần mở  Open Cách 2: Nhấp đúp chuột vào tên tập tin CSDL cần mởĐóng cơ sở dữ liệu 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 215 1 2Thu gọn và sửa chữa CSDL 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 216 1 2Tạo mật khẩu cho CSDL 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 217 Yêu cầu: Mở CSDL trong chế độ Exclusive (File  Open,... Open Exclusive 1 2 Password: mật khẩu Verify: nhập lại mật khẩuGỡ bỏ mật khẩu cho CSDL 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 218 Yêu cầu: Mở CSDL trong chế độ Exclusive (File  Open,... Open Exclusive 1 2 Nhập mật khẩu đã tạoCác đối tượng trong CSDL 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 219 Tables Queries Forms Reports MacrosTable 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 220 Là thành phần cơ bản và quan trọng nhất trong của tập tin CSDL MS Access Dùng để lưu trữ dữ liệu Gồm nhiều cột (fields) và nhiều dòng (records)Query 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 221 Là công cụ người dùng thực hiện truy vấn thông tin trong tập tin CSDLForm 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 222 Biểu mẫu là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu, có thể được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, hoặc hiển thị dữ liệu từ các bảngtruy vấnReport 2272015 Slide bài giảng “Tin học văn phòng“ 223 Biểu báo (Report) là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu giúp người dùng thiết kế các mẫu báo cáo từ dữ liệu theo bố cục mong muốn để in ấn hoặc kết xuất ra tập tin

MICROSOFT OFFICE

ACCESS 2010

Tổng quan về Microsoft Access

Table (bảng dữ liệu)

Query (Truy vấn thông tin)

Form (Biểu mẫu)

Report (Báo biểu)

5 • Các đối tượng trong CSDL

6 • Thao tác với các đối tượng trong CSDL

7 • Thay đổi giao diện người dùng

8 • Các phép toán trong MS Access 2010

Giới thiệu về MS Access

Cách tạo tập tin CSDL

1

Quản lý tập tin CSDL

Recent

Mở một cơ sở dữ liệu

Đóng một cơ sở dữ liệu

Thu gọn và sửa chữa cơ sở dữ liệu

Bảo mật cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu

Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu

Thoát khỏi MS Access 2010

Đóng cơ sở dữ liệu

1

2

Thu gọn và sửa chữa CSDL

1

2

Tạo mật khẩu cho CSDL

Yêu cầu: Mở CSDL trong chế độ Exclusive (File  Open,  Open Exclusive

1

Password: mật khẩu Verify: nhập lại mật khẩu

Các đối tượng trong CSDL

Tables

Queries Forms Reports

Query

Là công cụ người dùng thực hiện truy vấn thông tin trong tập tin CSDL

Form

Biểu mẫu là một đối tượng trong cơ sở dữ liệu, có thể được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, hoặc hiển thị dữ liệu từ các bảng/truy vấn

Macro

Macro là một lệnh hoặc một nhóm lệnh quy định sẵn được gán cho một tên để mỗi khi được gọi, các lệnh ấy

sẽ tự động thực hiện

Thao tác với các đối tượng trong CSDL

Tạo mới một đối tượng

Thiết kế một đối tượng Xem nội dung trình bày của một đối tượng Xóa đối tượng

Đổi tên đối tượng Sao chép đối tượng

Tạo mới một đối tượng

Templates: Dùng để tạo các thành phần có sẵn

Tables: Dùng để tạo bảng

Queries: Dùng để tạo truy vấn

Forms: Dùng để tạo biểu mẫu

Reports: Dùng để tạo báo biểu

Macros: Dùng để tạo tập lệnh

Thiết kế một đối tượng

1

Xem đối tượng

Xóa đối tượng

Chọn đối tượng  Delete

1

2

Đổi tên đối tượng

Nhấp chuột phải trên tên đối tượng  Rename, nhập tên mới

1

2

Sao chép một đối tượng

Bước 1: Chọn đối tượng cần sao chép

Bước 2: Thực hiện lệnh Copy

Bước 3: Thực hiện lệnh Paste

Chỉ cấu trúc Cấu trúc và dữ liệu

Nhập/Xuất dữ liệu trên Access

Thoát khỏi MS Access

Có thể thoát khỏi ứng dụng Access bằng một trong 3 cách sau:

File  Exit

Alt + F4

Sử dụng nút Close(đóng ứng dụng) trên cửa sổ MS Access

Thay đổi giao diện người dùng

Bước 1: File  Options

Bước 2: Chọn trang Current Database

Các phép toán trong MS Access

Phép toán số học

Phép toán ghép chuỗi Phép toán so sánh

Phép toán logic

Phép toán số học

Phép toán ghép chuỗi

Cú pháp: <Chuỗi 1>&<Chuỗi 2>

Ví dụ: [HOVATEN]:[HO]&“ ”&[TEN]

Phép nối chuỗi

Phép toán logic

A B Not A A and B A or B

True True False True True

False True True False True

Các phép toán khác

Like

IIF

IS NULL Between And

Phép đối sánh mẫu Like

Cú pháp: Like <Mẫu dữ liệu>

Ý nghĩa: So sánh chuỗi dữ liệu mẫu được chỉ định sau Like

*: đại diện cho nhiều ký tự

?: đại diện cho 1 ký tự

#: đại diện cho 1 chữ số từ 0  9

IIF(condition,value_if_true,value_if_false)

Cú pháp:

IIF(<condition>,<value_if_true>,<value_if_false

>)

Ý nghĩa: Trả về value_if_true nếu condition là

True, ngược lại trả về value_if_false

IS NULL

Cú pháp: IS NULL ([Field_Name])

Ý nghĩa: Kiểm tra Field_Name có là NULL không

Ghi chú “Chưa nhập nơi sinh” nếu thông tin tại field Noisinh là rỗng

Between And

Cú pháp: Between <value_1> And <value_2>

Ý nghĩa: Lấy giá trị khoảng giữa value_1 và value_2

Hiển thị nhân viên có ngày sinh trong khoảng 1/1/1985 đến 31/12/1990

IN( )

Cú pháp: In(<value 1>,<value 2>, ,<value n>)

Ý nghĩa: Trả về kết quả là True nếu value so sánh bằng một trong các value đang xét

Hàm trong MS Access

Các hàm thường dùng

Các hàm số học Các hàm chuỗi Các hàm thời gian

Các hàm thường dùng

IIF(điều kiện, A, B) Trả về A nếu điều kiện đúng, ngược lại trả về B

SUM(exp) Tính tổng các giá trị trong 1 field số (dùng cho Form, Query,

Report) với exp là tên field cần tính tổng

AVG(exp) Tính trung bình các giá trị trong 1 field số (dùng cho Form, Query,

Report) với exp là tên field cần tính trung bình

Max(exp) Lấy giá trị lớn nhất trong field số (dùng cho Form, Query, Report)

với exp là tên field cần tính

Min(exp) Lấy giá trị nhỏ nhất trong field số (dùng cho Form, Query, Report)

với exp là tên field cần tính Count(exp) Đếm các record (khác rỗng) của field trong exp

Các hàm số học

ABS (n) Trả ra trị tuyết đối của n

ASC (S) Trả ra mã ASCII của ký tự đầu tiên trong chuỗi S

SIN, COS, ATN, TAN (n) Trả ra Sin, Cos, Arctan, Tan của n theo Radiant

EXP (n) Trả ra e lũy thừa n

INT(n) Trả về phần nguyên của n Nếu n<0, thì trả về số nguyên có

giá trị nhỏ hơn hoặc bằng n

FIX(n) Trả về phần nguyên của n Nếu n<0, thì trả về số nguyên

lớn lơn hoặc bằng n SQR(n) Trả ra căn bậc 2 của n

Các hàm chuỗi

Len(S) Trả ra độ dà của chuỗi

Chr(số) Trả ra một ký tự có mã ACSII bằng số

Instr(star,S1,S2) Trả về 1 số là vị trí xuất hiện đầu tiên của chuỗi S2 trong

chỗi S1, với start là vị trí bắt đầu tìm trong trong S1 Lcase(S) Đổi chuỗi S thành chuỗi mới có các ký tự là chữ thường

Ucase(S) Đổi chuỗi S thành chuỗi mới có các ký tự là chữ hoa

Left(S,n) Cắt n ký tự bên trái của chuỗi S

Right(S,n) Cắt n ký tự bên phải của chuỗi S

Mid(S,i,n) Cắt n ký tự kể từ vị trí thứ i của chuỗi S

Các hàm chuỗi (tt)

LTRIM(S) Cắt các khoảng trống bên trái

RTRIM(S) Cắt các khoảng trống bên phải

TRIM(S) Cắt các khoảng trống hai bên của chuỗi

SPACE(n) Trả về một chuỗi có n khoảng trống

STRCOMP(S1,S2) Trả về giá trị -1 (true) hoặc 0 (false) phản ánh kết quả so

sánh 2 chuỗi STRING(N, ký tự) Trả ra một chuỗi gồm n ký tự

Các hàm thời gian

Date() Trả về ngày tháng năm của hệ thống

Now() Trả về giờ phút giây và ngày tháng năm của hệ thống

Time() Trả về giờ phút giây của hệ thống

Day(date) Trả ra giá trị từ 131 là ngày của date

Month(date) Trả ra giá trị từ 112 là tháng của date

Year(date) Trả ra giá trị là năm của date

Weekday(date) Trả ra giá trị từ 17 là thứ của date

DateAdd(chuỗi, số, ngày)

Trả về thời điểm là một ngày nào đó sau khi đã cộng thêm khoảng thời gian vào Trong đó chuỗi qui định khoảng thời

• Exp: chuỗi chứa tên field cần tính

• Domain: chuỗi chứa table hoặc query cần tính

• Criteria: chuỗi chứa điều kiện DMAX, DMIN

DFIRST, DLAST

DCOUNT(exp,domain, [criteria])

DSUM(exp,domain, [criteria])

Qui định về biểu thức

Tên biểu thức, field, tên điều khiển: []

Ví dụ: [HOVATEN]:[HO]&“ ”&[TEN]

Chuỗi đặt trong “ ”

Ví dụ: IN(“Sài Gòn”, “Nha Trang”)

Ngày giờ đặt trong # #

Ví dụ: Between #1/1/1985# And #31/12/1990#

Tên đối tượng có độ dài tối đa 255 ký tự

T ABLE

1 • Khái niệm về bảng

2 • Các kiểu dữ liệu

3 • Cách tạo bảng

4 • Nhóm thuộc tính General của field

5 • Nhóm thuộc tính Lookup của field

6 • Hiệu chỉnh cấu trúc bảng

7 • Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL

Khái niệm về bảng

Trường dữ liệu (Fields)

Bản ghi

(Record)

Các kiểu dữ liệu (Data Type)

Text Dữ liệu kiểu văn bản Tối đa 255 ký tự

Memo Dữ liệu kiển ghi chú Tối đa 65.536 ký tự

Number Dữ liệu kiểu số Tùy loại số là Byte,

Integer,Long Integer, Single, Double

Date/Time Dữ liệu kiểu ngày, giờ Có giá trị trong khoảng từ năm 100 đến 9999 8 bytes

Currency Dữ liệu kiểu tiền tệ, giống kiểu số nhưng có thêm số lẻ thập phân và ký

hiệu tiền tệ

8 byte

AutoNumber Dữ liệu kiểu số tự động, là dãy số tăng dần, tự động tăng lên 1 mỗi khi

thêm một mẫu tin mới vào bảng

8 bytes

Yes/No Dữ liệu chỉ chứa 1 trong 2 giá trị: Yes/No hoặc True/Flase hoặc On/Off 1 bit

OLE Object Dữ liệu kiểu đối tượng: hình ảnh, âm thanh, tập tin khác, được nhúng

hoặc liên kết vào bảng

Tối đa 2GB

Các bước tạo bảng

Bước 1: Nhấp chọn Table Design trong nhóm Tables của thẻ Create

Bước 2: Lần lượt khai báo các thông tin:

Field Name: Tên của field trong bảng

Data Type: Loại dữ liệu của field tương ứng

Description: Chứa chú thích mô ta cho field

Field Properties: Thuộc tính của field

General: thuộc tính định dạng chung Lookup: thuộc tính quy định dạng thể hiện

Bước 3: Xác định khóa chính

Field Properties

General

Field size: Kích thước của Field

Format: Dạng hiển thị

Decimal Place: Số chữ thập phân

Input Mask: Qui định mẫu (mặt nạ) nhập dữ liệu

Default value: Giá trị mặc định

Validation Rule: Qui tắc đánh giá dùng để kiểm tra giá trị nhập Validation Text: Dòng thông báo hiện ra nếu nhập sai qui tắc Validation Rule

Field Properties (tt)

General

Required: Có bắt buộc nhập dữ liệu hay không?

Allow Zero Length: Có được nhập chuỗi rỗng không?

Indexed: Có sắp xếp cho field không?

Lookup

Text Box: Hộp nhập dữ liệu thường

List Box: Hộp liệt kê

Row Source Type: Table/Query, Field List Row Source: Nguồn giá trị trong danh sách

Field Properties (tt)

Lookup

List Box: Hộp liệt kê

Column Count: Số cột hiển thị trong danh sách Column Headers: Có sử dụng tên field hay dữ liệu dòng đầu tiên làm tiêu đề cho các cột trong danh sách

Combo Box: Hộp liệt kê thả, các thuộc tính gần giống List Box

List Row: Số dòng hiển thị trong danh sách List Width: Tổng độ rộng của các cột trong danh sách Limit To List: Chọn Yes thì chỉ được nhập dữ liệu cho field là một giá trị trong danh sách, ngược lại có thể nhập giá trị ngoài danh sách

Field Size

Dùng để thiết lập kích thước tối đa của dữ liệu cần lưu trữ

Format

Giúp thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị

Input Mask

Ký hiệu Ý nghĩa

0 Bắt buộc phải nhập vào con số từ 0 đến 9

9 Không nhất thiết phải nhập dữ liệu vào, nhưng nếu nhập thì phải nhập con số hoặc khoảng

trắng

# Không nhất thiết phải nhập dữ liệu vào, nhưng nếu nhập thì phải nhập con số, khoảng trắng,

hoặc dấu + hoặc dấu -

L Bắt buộc phải nhập ký tự từ A > Z

? Không nhất thiết phải nhập dữ liệu vào, nhưng nếu nhập thì phải nhập ký tự từ A > Z

A Bắt buộc phải nhập ký tự hoặc con số

a Không nhất thiết phải nhập dữ liệu vào, nhưng nếu nhập thì phải nhập ký tự hoặc con số

& Bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, và dữ liệu có thể là ký tự hoặc khoảng trắng

C Không nhất thiết phải nhập dữ liệu vào, nhưng nếu nhệp thì phải nhập ký tự hoặc khoảng trắng

.,:;-/ Dấu phân cách thập phân, hàng nghìn, ngày, giờ

< Chuyển tất cả thành chữ thường

> Chuyển tất cả thành chữ hoa

Caption

Thiết lập tiêu đề cột cho trường giúp hiển thị tên đầy đủ trong biểu mẫu và các báo biểu mà chúng ta sẽ tìm hiểu

ở phần sau

Default Value

Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi thêm mới một bản ghi

Validation Rule

Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi nhập vào

Validation Text

Thiết lập chuỗi thông báo đi kèm với Validation Rule

Required

Để bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trường này (nếu thiết lập Yes) khi bắt đầu một bản ghi mới hoặc không (nếu thiết lập No)

Allow Zero Length

Chỉ định tình trạng dữ liệu nhập có cho phép chuỗi rỗng (Yes) hay không (No)

Yes (Duplicates OK) cho phép trùng

Yes(No Duplicates) không cho phép trùng

Decimal Places

Chỉ áp dụng cho kiểu dữ liệu Number

Dùng để chị định số ký số phần thập phân và chỉ ảnh hưởng phần hiển thị chứ không thay đổi giá trị của dữ liệu

Chỉ định thuộc tính này bị vô hiệu nếu thuộc tính Format được xác lập hay là General Number

Lookup Properties

Thuộc tính Ý nghĩa

Display Control Qui định loại điều khiển sẽ hiển thị

Row Source Type Loại nguồn dữ liệu

Row Source Nguồn dữ liệu

Bound Column Qui định cột thứ mấy trong bảng/truy vấn được ràng buộc

với field Column Count Qui định bao nhiêu cột sẽ được hiển thị

Column Heads Có/Không hiển thị tên field

Column Widths Độ rộng của cột

Mối quan hệ giữa các bảng

Các loại mối quan hệ

Quan hệ một – một (one to one): kí hiệu (1,1) là quan hệ hình thành khi một record của bảng này liên kết duy nhất một record của bản kia và ngược lại

Ví dụ:

Một sinh viên chỉ thuộc về một khoa duy nhất

Quan hệ một – nhiều (one to many): kí hiệu (1,n) là quan

hệ hình thành khi một record của bảng này liên kết với nhiều record của bảng kia

Ví dụ:

Cách thiết lập mối quan hệ

Yêu cầu: Đóng tất cả các bảng đang mở

Kiểu kết nối (Join Type)

Các loại ràng buộc dữ liệu

Enforce Referential Integrity: Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn

Cascade Update Related Field: Sẽ cập nhật dữ liệu tại bảng có quan hệ nhiều nếu dữ liệu tại bảng quan hệ một được cập nhật

Cascade Delete Related Records: Sẽ xóa dữ liệu tại bảng

có quan hệ nhiều nếu dữ liệu tại bảng quan hệ một bị

xóa

Hiệu chỉnh mối liên hệ

Một vài thao tác với bảng

Quản lý mẫu tin Định dạng mẫu tin Tìm kiếm và thay thế

Quản lý mẫu tin

Xóa

Thêm mới mẫu tin

Bước 1: Mở bảng ở chế độ Datasheet view (chọn lệnh Datasheet View trong nhóm Views của thẻ Home

Bước 2: Nhấp chuột vào đầu dòng cuối cùng của bảng

Bước 3: Nhập từng mẫu tin (record) theo trường dữ liệu

Hủy dữ liệu tại trường (field) đang nhập: ESC

Hủy dữ liệu của mẫu tin (Record) đang nhập : nhấn ESC 2 lần

Để lưu mẫu tin (Record) ngay lập tức: Shift+Enter

Sửa mẫu tin

Bước 1: Nhấp vào trường dữ liệu tương ứng với mẫu tin cần sửa chữa

Bước 2: Thay đổi thông tin mới

Bước 3: Lưu thay đổi bằng cách nhấn Shift + Enter

Xóa mẫu tin

Sử dụng phím Ctrl, Shift và click chọn lên record (các record) cần xóa

Bấm phím Delete hoặc chọn lệnh Delete Record trong nhóm Records của thẻ Home Khi đó sẽ xuất hiện cửa

sổ xác nhận và ta tiến hành bấm Yes để xóa

Không đồng ý Đồng ý xóa

Định dạng mẫu tin

Dòng

Định dạng phông chữ

Thực hiện thông qua các lệnh trong nhóm Text

Formatting và dialog tương ứng của nhóm trong thẻ Home

Thay đổi độ rộng của trường dữ liệu

Cách 1: Đặt trỏ ở đường biên bên phải của cột, khi trỏ có dạng mũi tên 2 chiều thì drag chuột để thay đổi độ rộng của cột

Cách 2: Nhấp chọn cột cần hiệu chỉnh, nhấp vào lệnh More trong nhóm Records của thẻ Home  Field Width, sau đó nhập độ rộng vào hộp thoại Column Width

Thay đổi vị trí của trường dữ liệu

Nhấp vào tiêu đề của field, rê trực tiếp field đến vị trí mới

Field nào đang được đánh dấu có nghĩa là field đó

đang được hiển thị Lần lượt đánh dấu chọn vào field

Cố định/Bỏ cố định trường dữ liệu

Cố định (Freeze Fields)

Bước 1: Chọn trường dữ liệu (fields) cần cố định

Bước 2: Nhấp lệnh More trong nhóm Records của thẻ Home

 Freeze Fields

Bỏ cố định (Unfreeze Fields)

Nhấp lệnh More trong nhóm Records của thẻ Home  Unfreeze All Fields

Thay đổi chiều cao dòng

Bước 1: Nhấp lệnh More trong nhóm Records của thẻ Home  Row Height

Bước 2: Nhập độ cao cho dòng

Tìm kiếm

Bước 1: Nhấp chuột vào lệnh Find trong nhóm Find của thẻ Home

Bước 2: Gõ từ khóa cần tìm vào mục Find What, và

khai báo các thông tin khác Nhập vào giá trị cần tìm

Xác định phạm vi tìm kiếm Kiểu tìm kiếm

Từ khóa cần tìm

Từ mới được thay thế

Phạm vị tìm kiềm

Sắp xếp

Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bảng dữ liệu theo một trật từ nào đó

Sắp xếp theo một field

Bước 1: Đặt con trỏ tại field cần sắp xếp

Bước 2: Nhấp vào Ascending/Descending trong nhóm Sort & Filter của thẻ Home

Sắp xếp theo nhiều field

Nhấp vào lệnh Advanced trong nhóm Sort & Filter của thẻ Home  Advanced Filter/Sort