bài 1 tổng quan về microsoft access

Bảng Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó Bảng là đối tượng lưu trữ dữ liệu của Access Các bước tạo bảng: B1.. Thao tác thường dùng:Mở bảng để xem hay cập nhật dữ l

Trang 1

Bài 1

Tổng quan về MS Access

Trang 2

1 Giới thiệu về MS Access

2 Các thành phần cơ bản của MS Access

3 Các bước xây dựng một ứng dụng MS Access

4 Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access

Mục tiêu bài học hôm nay

Trang 3

MS Access là một bộ phận trong gói phần mềm MS Office

MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, có khả năng lưu trữ

và xử lý, tính toán dữ liệu

Một file CSDL trong Access có đuôi MDB hoặc ACCDB

Lập trình viên có thể phát triển ứng dụng Access bằng VBA code

Người dùng có thể tạo các macro để thực hiện một số thao tác lặplại một cách tự động

1 Giới thiệu về MS Access

MS Access là một bộ phận trong gói phần mềm MS Office

MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, có khả năng lưu trữ

và xử lý, tính toán dữ liệu

Một file CSDL trong Access có đuôi MDB hoặc ACCDB

Lập trình viên có thể phát triển ứng dụng Access bằng VBA code

Người dùng có thể tạo các macro để thực hiện một số thao tác lặplại một cách tự động

Slide 1 - Tổng quan về MS Access 3

Trang 4

Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực Không Có

Hỗ trợ trường đa giá trị Không Có

Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực Không Có

Hỗ trợ trường đa giá trị Không Có

Trang 5

Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản sau

đây của Access:

2.1 Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu

2.2 Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu

2.3 Biểu mẫu (Form): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạnggiao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng

2.4 Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ

bảng/truy vấn

2 Các thành phần cơ bản của MS Access

Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản sau

đây của Access:

2.1 Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu

2.2 Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu

2.3 Biểu mẫu (Form): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạnggiao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng

2.4 Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ

bảng/truy vấn

Trang 6

Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó

Bảng là đối tượng lưu trữ dữ liệu của Access

Các bước tạo bảng:

B1 Chọn đối tượng Table -> New (Insert -> Table)

B2 Định nghĩa các trường dữ liệu:

+ Filed Name: Tên trường dữ liệu+ Data Type: Kiểu dữ liệu

+ Description: mô tả+ Field Propperties: các thuộc tính của trườngB3 Tạo khóa chính của bảng

B4 Lưu lại cấu trúc của bảng vừa tạo

2.1 Bảng

Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó

Bảng là đối tượng lưu trữ dữ liệu của Access

Các bước tạo bảng:

B1 Chọn đối tượng Table -> New (Insert -> Table)

B2 Định nghĩa các trường dữ liệu:

+ Filed Name: Tên trường dữ liệu+ Data Type: Kiểu dữ liệu

+ Description: mô tả+ Field Propperties: các thuộc tính của trườngB3 Tạo khóa chính của bảng

B4 Lưu lại cấu trúc của bảng vừa tạo

Trang 7

Các kiểu dữ liệu của trường:

Bảng trong Access

Trang 8

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

B1: Chọn biểu tượng Relationship hoặc Menu/Tool/Relationships B2: Đưa các bảng muốn tạo mối quan hệ vào cửa sổ Relationships

(bấm Add hay Double Click)

B3: Chọn Close

B4 Trong cửa sổ Relationships dùng chuột kéo và thả thuộc tính liên

hệ từ bảng này sang bảng kia

B5 Xác định tính chất cho mỗi quan hệ

B6 Chọn Create.

Chú ý: đóng tất cả các bảng đang mở trước khi thiết lập mối quan hệ

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

B1: Chọn biểu tượng Relationship hoặc Menu/Tool/Relationships B2: Đưa các bảng muốn tạo mối quan hệ vào cửa sổ Relationships

(bấm Add hay Double Click)

B3: Chọn Close

B4 Trong cửa sổ Relationships dùng chuột kéo và thả thuộc tính liên

hệ từ bảng này sang bảng kia

B5 Xác định tính chất cho mỗi quan hệ

B6 Chọn Create.

Chú ý: đóng tất cả các bảng đang mở trước khi thiết lập mối quan hệ

Trang 9

Thao tác thường dùng:

Mở bảng để xem hay cập nhật dữ liệu: Chọn bảng cần mở -> Open

Mở bảng ở dạng thiết kế: Chọn bảng cần mở -> Design

Tính toàn vẹn tham chiếu:

Không thể nhập một giá trị và trong trường khóa ngoại của bảng quan

hệ nếu nó không tồn tại trong khóa chính của bảng chính

Không thể xóa một bản ghi từ một bảng chính nếu nó có quan hệ với các bảng ghi trong bảng quan hệ

Không thể sửa đổi giá trị khóa chính trong bảng chính nếu nó có những bản ghi quan hệ

Thao tác thường dùng:

Mở bảng để xem hay cập nhật dữ liệu: Chọn bảng cần mở -> Open

Mở bảng ở dạng thiết kế: Chọn bảng cần mở -> Design

Tính toàn vẹn tham chiếu:

Không thể nhập một giá trị và trong trường khóa ngoại của bảng quan

hệ nếu nó không tồn tại trong khóa chính của bảng chính

Không thể xóa một bản ghi từ một bảng chính nếu nó có quan hệ với các bảng ghi trong bảng quan hệ

Không thể sửa đổi giá trị khóa chính trong bảng chính nếu nó có những bản ghi quan hệ

Trang 10

Các loại truy vấn trong Access:

Truy vấn chọn (Select Query)

Truy vấn chéo (Crosstab Query)

Các truy vấn hành động (Action Query) gồm:

Truy vấn nối (Append Query) Truy vấn cập nhật (Update Query) Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query) Truy vấn tham số

2.2 Truy vấn trong Access

Các loại truy vấn trong Access:

Truy vấn chọn (Select Query)

Truy vấn chéo (Crosstab Query)

Các truy vấn hành động (Action Query) gồm:

Truy vấn nối (Append Query) Truy vấn cập nhật (Update Query) Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query) Truy vấn tham số

Trang 11

Các chế độ hiển thị truy vấn:

Design view:

Trong chế độ này, người sử dụng có thể tạo, sửa chữa một truy vấn nào đó Màn hình truy vấn chứa hai phần, phần thứ nhất chứa các bảng (hoặc truy vấn) tham gia truy vấn, phần thứ hai gọi là vùng lưới QBE (Query By

Example) DataSheet view: Sử dụng chế độ này để xem kết quả

SQL view: Sử dụng chế độ này để xem mã lệnh của truy vấn đang tạo

Truy vấn trong Access

Các chế độ hiển thị truy vấn:

Design view:

Trong chế độ này, người sử dụng có thể tạo, sửa chữa một truy vấn nào đó Màn hình truy vấn chứa hai phần, phần thứ nhất chứa các bảng (hoặc truy vấn) tham gia truy vấn, phần thứ hai gọi là vùng lưới QBE (Query By

Example) DataSheet view: Sử dụng chế độ này để xem kết quả

SQL view: Sử dụng chế độ này để xem mã lệnh của truy vấn đang tạo

Trang 12

Các loại liên kết giữa các bảng trong truy vấn:

Liên kết nội (Inner Join):

Mặc định Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà dữ liệu chứa trong trường liên kết

ở cả hai bảng phải giống nhau hoàn toàn Liên kết ngoại (Outer Join): Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà

dữ liệu chứa trong trường liên kết ở cả hai bảng không cần giống nhau Chia làm hai loại:

Liên kết trái (Left Outer Join) Liên kết phải (Right Outer Join)

Tự liên kết (Self Join): là kiểu liên kết của một bảng dữ liệu với chính

nó Trong đó một bản ghi trong bảng dữ liệu sẽ liên kết với những bản ghi khác trong bảng dữ liệu đó

Các loại liên kết giữa các bảng trong truy vấn:

Liên kết nội (Inner Join):

Mặc định Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà dữ liệu chứa trong trường liên kết

ở cả hai bảng phải giống nhau hoàn toàn Liên kết ngoại (Outer Join): Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà

dữ liệu chứa trong trường liên kết ở cả hai bảng không cần giống nhau Chia làm hai loại:

Liên kết trái (Left Outer Join) Liên kết phải (Right Outer Join)

Tự liên kết (Self Join): là kiểu liên kết của một bảng dữ liệu với chính

nó Trong đó một bản ghi trong bảng dữ liệu sẽ liên kết với những bản ghi khác trong bảng dữ liệu đó

Trang 13

Thiết lập liên kết ngoại:

Truy cập vào Tools/Relationships

Double click vào đường liên kết giữa 2 bảng dữ liệu, chọn Join Type là mục 2 hoặc 3

Trang 14

Biểu mẫu trong Access định nghĩa một tập dữ liệu chúng ta muốnlấy và từ đó đưa vào CSDL

Biểu mẫu cùng có thể dùng để xem xét/nhập dữ liệu hay in ra máyin

Ví dụ:

2.3 Biểu mẫu trong Access

Trang 15

Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữliệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi inấn.

Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình

bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản

Báo cáo được xây dựng trên một nguồn dữ liệu đó là bảng hoặc

truy vấn, một câu lệnh SQL hoặc một dạng biểu mẫu nào đó

2.4 Báo cáo trong Access

Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữliệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi inấn

Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình

bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản

Báo cáo được xây dựng trên một nguồn dữ liệu đó là bảng hoặc

truy vấn, một câu lệnh SQL hoặc một dạng biểu mẫu nào đó

Trang 16

Ví dụ:

Báo cáo trong Access

Trang 17

Bước 1: Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Bước 1.1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access

Bước 1.2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết Mỗi đối tượng thông tin

sẽ hình thành một bảng trong CSDL

Bước 1.3: Chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trường Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường

Bước 1.4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng Nhìn vào mỗi bảng

dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu

trong bảng khác Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan

hệ này

Bước 1.5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế

3 Các bước xây dựng ứng dụng MS Access

Bước 1: Thiết kế cơ sở dữ liệu:

Bước 1.1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access

Bước 1.2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết Mỗi đối tượng thông tin

sẽ hình thành một bảng trong CSDL

Bước 1.3: Chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trường Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường

Bước 1.4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng Nhìn vào mỗi bảng

dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu

trong bảng khác Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan

hệ này

Bước 1.5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế

Trang 18

Bước 2: Xây dựng ứng dụng MS Access:

Bước 2.1: Xây dựng các truy vấn cần thiết Các truy vấn này có thể sử dụng để thiết kế biểu mẫu và báo cáo

Bước 2.2: Xây dựng các biểu mẫu để tương tác với người dùng

Bước 2.3: Xây dựng các báo cáo nếu cần

Các bước xây dựng ứng dụng MS Access

Bước 2: Xây dựng ứng dụng MS Access:

Bước 2.1: Xây dựng các truy vấn cần thiết Các truy vấn này có thể sử dụng để thiết kế biểu mẫu và báo cáo

Bước 2.2: Xây dựng các biểu mẫu để tương tác với người dùng

Bước 2.3: Xây dựng các báo cáo nếu cần

Trang 19

Công ty Northwind tưởng tượng, bán các sản phẩm đồ ăn tới kháchhàng.

Chương trình quản lý đồ ăn sử dụng CSDL Northwind.accdb để quản

lý các giao dịch mua đồ ăn từ nhà cung cấp, bán đồ ăn cho các

khách hàng, nhập, xuất và in các hóa đơn giao dịch

Mỗi nhân viên của công cty sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các giaodịch trên

4 Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access

Công ty Northwind tưởng tượng, bán các sản phẩm đồ ăn tới kháchhàng

Chương trình quản lý đồ ăn sử dụng CSDL Northwind.accdb để quản

lý các giao dịch mua đồ ăn từ nhà cung cấp, bán đồ ăn cho các

khách hàng, nhập, xuất và in các hóa đơn giao dịch

Mỗi nhân viên của công cty sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các giaodịch trên

Trang 20

Mỗi nhân viên của công ty đăng nhập để sử dụng chương trình

thông qua biểu mẫu “Login Dialog”

Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access

Trang 21

Biểu mẫu chứa thông tin giao dịch do nhân viên Andrew Cencini

quản lý

Trang 22

Các khách hàng CompanyC và CompanyD đã mua hàng từ công ty,

do nhân viên Andrew Cencini quản lý

Trang 23

Thông tin hàng hóa chứa trong kho của công ty

Trang 24

Lựa chọn nút “New

Customer Order” để ghi

nhận thông tin mua

hàng của khách hàng

Chương trình hiển thị

biểu mẫu cho phép

nhập thông tin mua

hàng

Lựa chọn nút “New

Customer Order” để ghi

nhận thông tin mua

hàng của khách hàng

Chương trình hiển thị

biểu mẫu cho phép

nhập thông tin mua

hàng

Trang 25

Hoàn thành các thông tin mua hàng và chuyển hàng cho khách; sau

đó kích nút “Create Invoice” để tạo hóa đơn Chương trình hiển thịbáo cáo hóa đơn

Trang 26

Nhân viên cũng có thể nhập hàng từ các nhà cung cấp Biểu mẫu

nhập hàng:

Trang 27

Ví dụ báo cáo 10 đơn hàng có giá trị lớn nhất

Trang 28

MS Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu tương tác với người sửdụng chạy trong môi trường Windows

MS Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết

và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin

nhanh

Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử

dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủcác yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu

mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng

thức chuyên nghiệp

Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn

(macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lậptrình Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ

Tổng kết