tổng quan về microsoft access 2003

Mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng nào đó, mỗi một thông tin đều có kiểu đặc trưng riêng kiểu dữ liệu các trường... Các kiểu dữ liệu của trườngNumber Số nguyên, thực 1, 2,

Phần I

Tổng quan về Microsoft Access

Microsoft Access (1)

• Là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows.

• Cung cấp công cụ hiệu lực trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.

• Cung cấp khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Microsoft Access (2)

• Cung cấp khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người

sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp; có thể truy xuất dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo hướng chuyên nghiệp.

• Cung cấp các Wizard (thuật sĩ – thao tác được cài đặt sẵn) và các lệnh sẵn có (macro) giúp dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình.

Khởi động MS Access

• Đối với MS Access 2000/XP:

– Start -> Program -> Microsoft Access

• Đối với MS Access 2003:

– Start -> Program -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2003

– Hoặc trên màn hình Desktop, double click vào biểu tượng Microsoft Access

• Sau khi khởi động thành công, màn hình làm việc của

MS Access có dạng như sau:

Màn hình khởi động (1)

• MS Access 2000 • MS Access XP hoặc 2003

Tạo CSDL mới

Thoát khỏi MS Access

Tạo cơ sở dữ liệu (1)

• Có 3 cách:

– Trên menu File, chọn New

– Click vào biểu tượng New

trên thanh công cụ

Tạo cơ sở dữ liệu (2)

• Xuất hiện hộp thoại File New Database

• Chọn thư mục lưu CSDL trong ô Save in

• Nhập tên file CSDL trong ô File name và nhấn Create

• Xuất hiện cửa sổ làm việc của CSDL

Thư mục lưu CSDL Tên CSDL

Cửa sổ làm việc với CSDL QLSV

Mở một file CSDL có sẵn

• Thực hiện một trong các thao tác sau:

– Trên menu File, chọn Open.

– Click nút Open Database trên thanh công cụ.

– Nhấn tổ hợp phím CTRL+O.

• Xuất hiện hộp thoại Open:

– Chọn tên file trong danh sách có sẵn.

– Click nút Open hoặc nhấn Enter.

• Xuất hiện cửa sổ Database có tên file CSDL đã chọn.

• Hoặc có thể sử dụng Open an existing file khi khởi động

MS Access

Chọn tên CSDL

Các thành phần cơ bản

• Để hỗ trợ nhiều cách quản lý CSDL, Access hỗ trợ một

số đối tượng quản lý sau:

– Bảng (Tables)

– Truy vấn (Queries)

– Biểu mẫu (Forms)

– Báo cáo (Reports)

– Trang web (Pages)

– Tập lệnh (Macros)

– Đơn thể chương trình (Modules)

Bảng (Tables)

• Là thành phần cơ bản của CSDL Access

• Trong mỗi bảng gồm nhiều trường (Field).

• Một CSDL có thể có nhiều bảng

• Lưu trữ các thông tin cần quản lý

Biểu mẫu (Forms)

• Làm tăng khả năng giao tiếp giữa người sử dụng và hệ thống

• Một biểu mẫu cũng như một tờ mẫu dùng để điền thông tin vào đó

• Giúp người sử dụng có thể thiết kế những dạng nhập xuất phong phú, không đơn điệu như chức năng nhập xuất thông thường của bảng hay truy vấn

Báo cáo (Reports)

• Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu dưới nhiều

hình thức khác nhau, đẹp mắt từ các bảng hay các truy vấn

• Là công cụ tạo báo biểu hết sức linh động và phong phú,

ta có thể liên kết với Microsoft Word hoặc Microsoft

Excel để trang trí báo cáo

Trang web (Pages)

• Dùng để cập nhật, hiển thị dữ liệu lên trang web

Tập lệnh (Macros)

• Là một tập hợp các lệnh nhằm tự động hóa những thao tác thường nhật thay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhàm chán

• Khi cho thực hiện một Macro, MS Access sẽ cho thực hiện một loạt các thao tác đã quy định trước

Đơn thể chương trình (Modules)

• Là một dạng tự động hóa cao cấp hơn Macro

• Là những đoạn chương trình được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic

• Do người sử dụng tự làm để tự động hóa một số phức tạp mà Macro không đảm trách nỗi

• Phần này dùng trong các yêu cầu quản lý dữ liệu phức tạp

Tạo một đối tượng mới

• Trong cửa sổ Database, kích chọn đối tượng cần tạo (Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo, …), sau đó click New

• Hoặc dùng Menu Insert và chọn đối tượng cần tạo

Mở một đối tượng có sẵn

• Trong cửa sổ Database liệt kê các đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở

• Double Click vào đối tượng để mở

• Hoặc chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu),

Preview (đối với Báo biểu) hoặc Run (đối với Tập lệnh,

Đơn thể)

Sửa đổi một đối tượng có sẵn

• Làm hoàn toàn như việc mở một CSDL, trong cửa sổ Database chọn đối tượng cần sửa đổi

• Chọn nút Design

Phần II

Bảng dữ liệu

Các bước thiết kế CSDL

Xác định

mục tiêu

Xác định các bảng

dữ liệu

Xác định các bảng

dữ liệu

Xác định các trường

Xác định các trường

Xác định mối quan hệ

Xác định mối quan hệ

Hiệu chỉnh thiết kế

Khái niệm bảng

• Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào

đó, như SINH VIÊN, NHÂN SỰ Bảng bao gồm nhiều

trường (field).

• Mỗi hàng trong bảng được gọi là một bản ghi (record),

chứa các nội dung riêng của đối tượng đó

• Mỗi bản ghi của bảng đều có cùng chung cấu trúc, tức là cùng chung các trường

• Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng Mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng nào đó, mỗi một thông tin đều có kiểu đặc trưng riêng (kiểu dữ liệu các trường)

Một số đặc trưng của bảng

Tạo bảng dữ liệu

• Có 5 cách để tạo bảng:

– Datasheet View: chúng ta không cần thiết kế cấu trúc bảng

trước Access cung cấp sẵn 10 trường, 21 hàng để nhập các mẩu tin, chúng ta chỉ việc đặt lại tên trường.

– Design View: cách này tạo ra một bảng dữ liệu đáp ứng đúng

hơn với yêu cầu của bài toán.

– Table Wizard: một trình thuật sĩ cung cấp một phương pháp

đơn giản để thực hiện việc tạo bảng Access cung cấp sẵn một

số trường thường dùng để người sử dụng có thể chọn.

– Import Table: Nhập khẩu từ một bảng có sẵn từ một CSDL

khác.

– Link Table: Liên kết tới các bảng ở các CSDL khác.

Tạo bảng bằng Design View

• Có 3 cách tạo bảng bằng Design View:

– Trong cửa sổ Database, chọn Table/New/Design View, click OK – Chọn Insert/Table/Design View, click OK.

– Trong cửa sổ Database, chọn Table, double click Create table in Design View.

• Cửa sổ thiết kế bảng hiển thị ra

Màn hình Design View

• Màn hình được chia làm ba phần:

– Phần đầu tiên có 3 cột:

• Field Name: Tên trường cần đặt (thông tin cần quản lý).

• Data Type: Kiểu dữ liệu của trường.

• Desciption: Mô tả trường, phần này chỉ mang ý nghĩa làm rõ thông

tin quản lý, có thể bỏ qua trong khi thiết kế bảng.

– Bên dưới có hai tab: dùng để thiết lập thuộc tính, định dạng cho trường.

– Access cũng hỗ trợ phần hiển thị thông tin trợ giúp.

Đặt tên trường

• Có thể đặt tên trường tùy ý

• Nhưng không quá 64 ký tự

• Đặt tên trường ngắn gọn, dễ nhớ

Các kiểu dữ liệu của trường

Number Số (nguyên, thực) 1, 2, 4 hay 8 byte

Yes/No Giá trị logic: Đúng/Sai (Yes/No) 1 bit

OLE Object Các đối tượng liên kết và nhúng Có thể lên đến 1Gb

AutoNumber Số được Access tự động gán vào

Hyperlink Liên kết

Looup Wizard Chọn một giá trị trong danh sách các trị

Các thuộc tính, định dạng của trường

• Sau khi chọn kiểu dữ liệu, Access sẽ hiển thị các thuộc tính tương ứng với kiểu dữ liệu ở bên dưới

• Ta có thể xác định: dữ liệu thực sự lưu trong bảng, kiểm tra độ chính xác của dữ liệu khi nhập vào, định dạng dữ liệu khi hiển thị, qui định cách nhập dữ liệu…

• Mỗi kiểu dữ liệu sẽ có các thuộc tính khác nhau

Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệu

Text

Field Size Format Input Mask Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required

Allow Zero Length Indexed

Độ rộng trường Định dạng dữ liệu Mặt nạ nhập dữ liệu Tên trường

Giá trị mặc định Điều kiện nhập dữ liệu Chuỗi thông báo nhập liệu Bặt buộc

Cho phép chuỗi có độ dài 0 Chỉ mục

Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệu

Numb er

Field Size Format Decimal Places Input Mask

Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required

Indexed

Độ rộng trường Định dạng dữ liệu

Số chữ số thập phân Mặt nạ nhập dữ liệu Tên trường

Giá trị mặc định Điều kiện nhập dữ liệu Chuỗi thông báo nhập liệu Bặt buộc

Chỉ mục

Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệu

Memo

Format Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required

Allow Zero Length

Định dạng dữ liệu Tên trường

Giá trị mặc định Điều kiện nhập dữ liệu Chuỗi thông báo nhập liệu Bặt buộc

Cho phép chuỗi có độ dài 0

Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệu

Date/Time

Format Input Mask Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required

Indexed

Định dạng dữ liệu Mặt nạ nhập dữ liệu Tên trường

Giá trị mặc định Điều kiện nhập dữ liệu Chuỗi thông báo nhập liệu Bặt buộc

Chỉ mục

Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệu

Currency

Format Decimal Places Input Mask

Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required

Indexed

Định dạng dữ liệu

Số chữ số thập phân Mặt nạ nhập dữ liệu Tên trường

Giá trị mặc định Điều kiện nhập dữ liệu Chuỗi thông báo nhập liệu Bặt buộc

Chỉ mục

Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệu

Yes/No

Format Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required

Indexed

Định dạng dữ liệu Tên trường

Giá trị mặc định Điều kiện nhập dữ liệu Chuỗi thông báo nhập liệu Bặt buộc

Chỉ mục

Object Caption

Required

Tên trường Bặt buộc

Lưu ý

• Giữa các kiểu dữ liệu, có một số thuộc tính giống nhau, nhưng dữ liệu ở dạng nào thì thuộc tính sẽ phù hợp cho dạng đó

• Ví dụ: trường Field Size trong kiểu Text và Number

 Trong thực hành: phải xác định miền giá trị mà kiểu dữ liệu đó có Từ đó, có thể xác định các giá trị cho thuộc tính một cách đúng đắn

Mô tả trường

• Đây là phần để ghi chú thích, chỉ rõ ý nghĩa dữ liệu trường đó lưu giữ

• Chỉ góp phần làm cho các bảng rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọc…

• Có thể có hoặc không

Ví dụ thiết kế bảng (Design)

Ví dụ thiết kế bảng (Open)

Quy định thuộc tính, định dạng

cho trường

– Single: -3,4x10 38 3,4x10 38 (Tối đa 7 số lẻ)

– Double: -1.797x10308 1.797x10 308 (Tối đa 15 số lẻ)

– Decimal Places: Quy định số chữ số thập phân (Chỉ sử dụng trong

kiểu Single và Double)

– Đối với kiểu Currency mặc định Decimal places là 2.

• Kiểu Text: <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>

– <Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có

chứa văn bản.

– <Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không

chứa văn bản (Chuỗi rỗng “”).

– <Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null

(Khi chưa nhập dữ liệu).

Các ký tự định dạng

@ Bắt buộc phải nhập ký tự văn

bản

& Không bắt buộc

< Chuyển thành in thường ABC → abc

> Chuyển thành in hoa Abc → ABC

“Chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy

\<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \

[black] [white]

hoặc [<số>] từ 0-56 Màu [Green]

• Kiểu Number và Currency

Genaral number 3456.789 Currency $3,456.79 Fixed 3456.79 Standard 3,456.79 Percent 123,00% Scientific 3.46E+03

Các ký tự định dạng

(period) Dấu phân cách thập phân

, (comma) Dấu phân cách hàng ngàn

Kiểu Date/Time

General Date 1/31/92 4:30:00 PM Long Date Friday, January 31, 1992 Medium Date 31 - Jan - 1992

Short Date 1/31/92

Long Time 4:30:00 PM

Medium Time 04:30 PM

Short Time 16:30

Kiểu Date/Time (tt)

: (colon) Dấu phân cách giờ

/ Dấu phân cách ngày

D Ngày trong tháng (1 – 31)

DD Ngày trong tháng (01 – 31)

DDD Ngày trong tuần (Sun – Sat)

DDDD Ngày trong tuần (Sunday – Saturday)

W Ngày trong tuần (1 – 7)

WW Tuần trong năm (1 – 54)

M Tháng trong năm (1 – 12)

MM Tháng trong năm (01 – 12)

MMM Tháng trong năm (Jun – Dec)

Kiểu Date/Time (tt)

MMMM Tháng trong năm (Junuary – December)

Q Quý trong năm (1 – 4)

Y Số ngày trong năm (1 – 365)

Ví dụ

Ddd/mmm/d/yyyy Mon/Jun/2/1998 Mm/dd/yyyy 01/02/1998

• Phần 2: cho giá trị trường đúng.

• Phần 3: cho giá trị trường sai.

Một số ví dụ định dạng do người sử dụng

“Tài khoản ”0000 123 Tài khoản 0123

mmm yyyy 31-Jan-92 Jan 1992

hh:mm “giờ” 4:00 PM 16:00 giờ

Ví dụ (tt)

0;(0);”Không có DL” Số dương thể hiện bình thường, số âm được

đăt trong dấu (), trường rỗng thì hiển thị

“không có DL”.

+0.0;-0;0.0 Thêm dấu cộng ở đầu số dương và dấu trừ ở

đầu số âm Nếu trường không có DL thì biểu diễn là 0.

@;”Chuỗi rỗng”;

“Không có DL” Văn bản trong trường thể hiện bình thường, nhưng nếu chuỗi rỗng thì hiển thị “Chuỗi

rỗng”, nếu trường không có DL.

;”Nam”[Red];”Nữ”[Blue

] Nếu trường có giá trị “Yes” thì sẽ hiển thị chữ “Nam” màu đỏ, ngược lại sẽ hiển thị chữ “Nữ”

màu xanh.

Các ký tự dùng cho các kiểu dữ liệu

Space Hiển thị ký tự trắng như bình thường.

“ABC” Hiển thị chuỗi ABC.

! Canh trái thay vì canh phải.

[color] Đặt màu hiển thị Các màu có sẵn: Black,

Blue , Green , Red , Cyan , Magenta , Yellow ,

White.

Tạo mặt nạ nhập dữ liệu (Input Mask)

• Nếu tất cả các dữ liệu trong trường có cùng dạng thức,

bạn có thể đơn giản hóa công việc bằng cách tạo một

mẫu để nhập dữ liệu, gọi là mặt nạ dữ liệu.

• Dùng mặt nạ nhập liệu bạn không phải gõ các ký tự

định dạng khi nhập dữ liệu, hệ thống sẽ tự động trình bày các ký tự này trong trường khi bạn nhập dữ liệu

Tạo mặt nạ nhập dữ liệu (tt)

• Mặt nạ còn có công dụng khác là dữ liệu nhập vào

phải đúng thì Access mới chấp nhận đưa vào trường

• Ngoài ra, mặt nạ còn có chức năng bảo vệ, che dấu

thông tin những thông tin quan trọng

– Giả sử tạo mặt nạ kiểu password để khi nhập vào thay vì hiển

thị ký tự thật thì lại hiển thị ký tự (*)

Các ký tự sử dụng trong mặt nạ

0 Nhập (0 9), bắt buộc nhập (không cho phép + và -)

9 Nhập (0 9), Không bắt buộc nhập (không cho phép + và -), chấp nhận khoảng trắng

# Chữ số hoặc khoảng trắng, không bắt buộc, chấp nhận + hoặc

-L chữ cái (A-Z), bắt buộc nhập

? Chỉ nhập mẫu tự (A-Z), không bắt buộc nhập

A Chữ cái hoặc chữ số, bắt buộc nhập

a Chữ cái hoặc chữ số, không bắt buộc nhập

Các ký tự sử dụng trong mặt nạ (tt)

& Bất kỳ ký tự nào và khoảng trắng, bắt buộc nhập.

C Bất kỳ ký tự nào và khoảng trắng, không bắt buộc

, : ; - / Các ký hiệu dùng trong dạng Number và Date/Time

< Làm cho các ký tự thành in thường

> Làm cho các ký tự thành in hoa

! Nhập vào từ phải sang trái

\ Ký tự đi sau sẽ được đưa thẳng vào dữ liệu

Giá trị mặc định (Default Value)

• Giá trị mặc định là giá trị sẽ được hiển thị khi bắt đầu

tiến hành nhập dữ liệu, thường các giá trị này hay xuất hiện

• Giá trị mặc định có thể là hằng hoặc biểu thức

– Ví dụ: Dùng hằng số 1 cho trường kiểu Number.

Dùng hằng là “SP” cho trường kiểu Text.

• L ưu ý: Access tự động đặt giá trị mặc định cho các trường kiểu

number là 0 Bạn có thể xóa số 0 này và thay bằng số khác.

Thuộc tính Required (bắt buộc)

• Thuộc tính Required quy định một trường bắt buộc

phải có

• Nếu muốn trường phải có dữ liệu thì đặt thuộc tính

required là yes.

• Sau khi thiết lập như vậy thì Access sẽ không chấp

nhận trường đó có giá trị Null (Null – giá trị rỗng, tức

không có số liệu)

Giá trị rỗng và chuỗi rỗng

• Đối với trường kiểu Text và Memo còn có một thuộc

tính liên quan là Allow zero length.

• Thuộc tính này quy định trường đó có chứa chuỗi

rỗng hay không (là chuỗi không chứa bất kỳ ký tự

nào)

• Muốn cho trường nào đó chấp nhận chuỗi rỗng thì

thiết lập thuộc tính Allow zero length là Yes.

Giá trị hợp lệ (Validation)

• Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào của một

trường ở thuộc tính Validation Rule

• Khi dữ liệu nhập vào vi phạm quy tắc về tính hợp lệ

thì sẽ thông báo ở thuộc tính Validation text