04 ebook VCU mô tả hệ THỐNG QUẢN lý MUA bán HÀNG hóa

hệ thống thông tin quản lý, bài thảo luận nhóm, thông tin quản lý

MỤC LỤC



1.1 Liệt kê các chức năng của hệ thống quản lý mua bán hàng hóa 4

A MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA.

Tại công ty thương nghiệp X việc mua bán hàng hóa được tiến hành như sau :

- Phòng kinh doanh nắm bắt thị trường, theo dõi tình hình mua bán, những mặt hàng nào được bán nhiều, vào thời điểm nào; nhận và tổng hợp các báo cáo tồn kho của các cửa hàng Mặt hàng nào tồn dưới mức cho phép thì đề xuất với ban giám đốc để điều phối cung ứng mua hàng về nhập kho, hàng nào tồn quá lâu thì đề xuất phương án giải quyết

- Công ty có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng có bộ phận quản lý bao gồm một cửa hàng trưởng và một số nhân viên đảm nhận công việc như bán hàng, bảo vệ, thủ kho

- Công ty được phép kinh doanh nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng có tên, đơn vị tính và mã số để theo dõi

- Khi công ty có nhu cầu mua hàng thì mua của các nhà cung ứng, sau đó sẽ nhập hàng về kho

- Hàng nhập về được làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng, mỗi lần nhập phải lập một phiếu nhập, phiếu nhập là tổng hợp hóa đơn mà công ty mua của đơn vị khác

- Mỗi phiếu nhập chỉ giải quyết việc nhập hàng vào một cửa hàng, một nhân viên chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập về Trên phiếu nhập bao gồm: họ tên, địa chỉ của người bán, họ tên nhân viên chịu trách nhiệm nhập kho, các mặt hàng, số lượng, đơn giá, cộng tiền hàng, tiền thuế, tổng số tiền công ty phải trả cho người bán

- Công ty chỉ bán lẻ Khi khách hàng đến mua hàng, sau khi khách hàng và nhân viên thương lượng được giá hàng (thường là cửa hàng trưởng) thì sẽ tiến hành bán hàng cho khách, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế, giao hàng và nhận tiền của khách

- Cuối ca nhân viên lập hóa đơn bán hàng từ việc tổng hợp các mặt hàng mà mình dã bán, nộp tiền cho thủ quỹ

- Nếu khách mua trả sau phải thỏa thuận với cửa hàng về thời gian thanh toán, được ghi trên hóa đơn

- Chú ý hóa đơn đều phải có số thứ tự, mỗi hóa đơn có một seri,trên một hóa đơn chỉ bán những mặt hàng có cùng thuế suất

- Cuối tháng công ty phải lập báo cáo thuế GTGT hàng mua và bán cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi quyển hóa đơn (mỗi quyển bán được bao nhiêu hóa đơn, tờ nào không đúng, tổng tiền thu từ bán hàng, tổng tiền thuếGTGT), hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, tồn đầu - nhập – bán tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho của từng mặt hàng tại các cửa hàng

- Công ty phải quyết định phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán và báo cho

cơ quan quản lý biết

- Giá vốn hàng bán tại mỗi cửa hàng trong tháng được tính bằng tổng của số tiền tồn cuối tháng trước và số tiền mua chia cho tổng số lượng tồn cuối tháng trước

và lượng nhập của mặt hàng vào cửa hàng trong tháng => xác định trị giá vốn của hàng đã bán ra

B PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA.

1 Biểu đồ phân cấp chức năng.

1.1 Liệt kê các chức năng của hệ thống quản lý mua bán hàng hóa:

1 Mua hàng:

Tổng hợp thông tin

Lập đơn hàng

Nhận hóa đơn thanh toán

Thanh toán với người bán

2 Nhập hàng:

Lập phiếu nhập kho

Viết thẻ kho

Kiểm tra theo dõi

3 Bán hàng:

Lập đơn hàng

Lập phiếu xuất hàng

Viết hóa đơn

Thanh toán, nộp cho thủ quỹ

Theo dõi nợ

4 Thống kê báo cáo:

Lập báo cáo VAT hàng bán

Lập báo cáo VAT hàng mua

Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hạch toán giá vốn, tình hình kinh doanh

Lập báo cáo hàng tồn

Lập báo cáo thẻ kho

Nộp thuế

1.2 Sơ đồ phân rã chức năng gộp:

1.3 Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết:

a Mua hàng:

Sơ đồ

Mô tả chi tiết chức năng:

1.1 Tổng hợp thông tin: Phòng kinh doanh nắm bắt thị trường, theo dõi mặt hàng nào bán được nhiều, vào thời điểm nào trong năm, nhận báo cáo tồn kho, tổng hợp, đề xuất ban giám đốc điều phối bộ phận cung ứng mua hàng nhập kho, có phương

án giải quyết hàng tồn

Quản lý mua bán hàng hóa

báo cáo

Bán hàng Nhập hàng

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng gộp

1 Mua hàng

1.2 Lập đơn hàng

1.3 Nhận hóa đơn thanh toán

1.4 Thanh toán với người bán 1.1 Tổng hợp thông tin

Hình 2: Mô hình phân rã chức năng mua nguyên vật liệu

1.2 Lập đơn hàng: sau khi đã quyết định các mặt hàng cần thiết, bộ phận cung ứng của công ty lên đơn hàng gửi cho nhà cung cấp

1.3 Nhận hóa đơn thanh toán: nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận cung ứng của công ty, đồng thời bộ phận cung ứng của công ty nhận hóa đơn thanh toán

1.4 Thanh toán với người bán: sau khi mua hàng hóa, bộ phận cung ứng sẽ gửi hóa đơn cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có thể thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc thông qua bộ phận cung ứng

b Nhập hàng:

Sơ đồ:

Mô tả chi tiết chức năng:

2.1 Lập phiếu nhập kho: sau khi tổng hợp các hóa đơn mà công ty mua hàng, và sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, thủ kho lập phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho

2.2 Viết thẻ kho: sau đó thủ kho viết nguyên vật liệu vừa nhập để tiện cho tình hình theo dõi

2.3 Kiểm tra theo dõi: về chi phí mỗi lần nhập hàng, số lượng, chất lượng

c Bán hàng:

2 Nhập hàng

2.1 Lập phiếu nhập kho

2.2 Viết thẻ kho

2.3 Kiểm tra theo dõi Hình 3: Mô hình phân rã chức năng nhập hàng

Sơ đồ:

Mô tả chi tiết chức năng:

3.1 Lập đơn hàng: khi khách có yêu cầu mua, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn hàng những hàng hóa mà khách yêu cầu

3.2 Lập phiếu xuất hàng: sau đó bộ phận bán hàng đồng thời lập phiếu xuất hàng gửi tới bộ phận cung ứng hàng hóa của công ty để được xuất hàng hóa ra bán

3.3 Viết hóa đơn: khi khách mua hàng hóa, bộ phận bán hàng sẽ viết hóa đơn cho khách

3.4 Thanh toán, nộp tiền cho thủ quỹ: nếu khách hàng trả trước, họ sẽ căn cứ vào hóa đơn mà thanh toán tiền, cuối ngày nhân viên bán hàng tổng hợp các hóa đơn và nộp tiền cho thủ quỹ

3.5 Theo dõi công nợ: nếu khách hàng trả sau, nhân viên ghi nhận trên hóa đơn để tiện cho việc theo dõi công nợ của người mua

d Thống kê báo cáo:

3 Bán hàng

3.1 Lập đơn hàng

3.2 Lập phiếu xuất hàng

3.3 Viết hóa đơn

3.4 Thanh toán, nộp tiền cho thủ quỹ

3.5 Theo dõi công nợ Hình 4: Mô hình phân rã chức năng bán hàng

Sơ đồ:

Mô tả chi tiết chức năng:

4.1 Lập báo cáo VAT hàng bán: Công ty phải lập báo cáo những hàng hóa bán được vào cuối tháng để tính VAT hàng bán cho chi cục thuế

4.2 Lập báo cáo VAT hàng mua: tổng hợp những mặt hàng công ty đã nhập về

để tính VAT hàng mua cho chi cục thuế

4.3 Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: mỗi quyển sử dụng bao nhiêu hóa đơn, tổng số tiền và giá trị thuế thu được là bao nhiêu, tờ nào không dùng

4 Thống kê báo cáo

4.1 Lập báo cáo VAT hàng bán

4.2 Lập VAT hàng mua

4.3 Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

4.4 Hạch toán giá vốn, tình hình kinh doanh

4.5 Lập báo cáo hàng tồn

4.6 Lập báo cáo thẻ kho

4.7 Nộp thuế Hình 5: Mô hình phân rã chức năng thống kê báo cáo

4.4 Hạch toán giá vốn, tình hình kinh doanh: để có thể tính toán tiếp kế hoạch kinh doanh cho kì tới

4.5 Lập báo cáo hàng tồn: biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào còn lại trong tháng để có những phương án thích hợp

4.6 Lập báo cáo thẻ kho: tiện cho việc quản lý các mặt hàng và lượng hàng nhập – xuất – tồn

4.7 Nộp thuế: sau khi tính hết giá trị thuế, công ty nộp thuế cho chi cục thuế

2 Sơ đồ ngữ cảnh:

Yêu cầu

Phiếu xuất hàng

Xác nhận

Báo cáo

Yêu cầu

Hệ thống quản

lý mua bán hàng hóa

Nhà cung cấp

Bộ phận bán hàng

Ngân hàng

Khách hàng

Ban giám đốc

Chi cục thuế

Hình 6: sơ đồ ngữ cảnh

3 Mô hình luồng dữ liệu:

3.1 Mô hình luồng dữ liệu mức 0:

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

a Biểu đồ tiến trình “Mua hàng”.

Ban giám đốc

Khách hàng

Bộ phận bán hàng

1 Mua hàng hóa

Chi cục thuế

2 Nhập hàng hóa

3 Bán hàng hóa

4 Thống

kê báo cáo

Thẻ kho

Hóa đơn

Phiếu nhập kho

Phiếu thu Phiếu xuất hàng

Thông tin chuyển khoản

Phiếu chi

Báo cáo

Đơn đặt hàng

Hình 7: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: mua hàng

Các tác nhân ngoài:

- Nhà cung cấp

- Ngân hàng

- Thống kê báo cáo

Các kho dữ liệu:

- Đơn đặt hàng

Phiếu chi

Hóa đơn

Hóa đơn thanh toán Đơn đặt hàng

Thô ng tin về nhà

1.1 Tổng hợp thông tin.

1.2 Lập đơn hàng

1.3 Nhận hóa đơn.

Nhà

cung

cấp.

1.4 Thanh toán

cung cấp

Đơn đặt hàng

- Hóa đơn

- Phiếu chi

b Biểu đồ tiến trình “nhập hàng”

Hình 9: biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: nhập hàng Tác nhân ngoài: thống kê báo cáo

Kho dữ liệu:

- Phiếu nhập kho

- Hóa đơn

- Thẻ kho

c Biểu đồ tiến trình “bán hàng”.

Thẻ kho Hóa đơn

Phiếu nhập kho

Thống kê báo cáo

2.1

Lập phiếu nhập kho

2.2 Viết thẻ kho

2.3 Kiểm tra theo dõi

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: bán hàng

Các tác nhân ngoài:

- Bộ phận bán hàng

- Khách hàng

Hóa đơn Phiếu thu

Phiếu xuất hàng

Thẻ kho

Thông tin chuyển khoản

Hóa đơn Phiếu thu

đơn hàng

3.2 Lập phiếu xuất hàng

3.3 Viết hóa đơn

3.4 Thanh toán, nộp tiền thủ quỹ

3.5 Theo

dõi công nợ

Khách hàng

Ngân hàng

Thống kê báo cáo

Bộ phận bán hàng

- Ngân hàng

- Thống kê báo cáo

Kho dữ liệu:

- Phiếu xuất hàng

- Thẻ kho

- Hóa đơn

- Phiếu thu

d Biểu đồ tiến trình thống kê báo cáo:

Các tác nhân ngoài:

- Ban giám đốc

- Chi cục thuế

Kho dữ liệu:

- Hóa đơn

- Thẻ kho

- Báo cáo

4.3 Lập báo cáo tình hình

sử dụng hóa đơn

4.1 Lập báo

cáo VAT

hàng bán

4.2 Lập báo cáo VAT hàng mua

4.4 Hạch toán giá vốn, tình hình KD

4.5 Lập báo cáo hàng tồn

4.6 Lập báo cáo thẻ kho

4.7 Nộp

thuế

Hóa đơn

Thẻ kho

Báo cáo

Chi cục thuế

Ban giám đốc

Hình 11: biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: thống kê báo cáo