Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệpTrình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệpTrình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệpTrình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệpTrình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệpTrình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệpTrình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HTTTKT & TMĐT -
BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài: Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ
thống này tại doanh nghiệp
Lớp học phần: 2066eCIT0311 Giảng viên hướng dẫn: Lê Việt Hà
Nhóm: 8
Hà Nội, 2020
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị
trường thì công việc quản lý ngày càng khó khăn và phức tạp Công việc quản lý
đóng góp một vai trò quan trọng trong các cơ quan, công ty, xí nghiệp Việc áp
dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tự của công nghệ
thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển Công tác quản
lý ngày càng được nhiều cơ quan và đơn vị quan tâm Nhưng quản lý thế nào và
quản lý làm sao cho đạt được nhiều hiệu quả cao nhất như: nhanh chóng, bảo mật,
thuận tiện? Tất cả những yếu tố trên chúng ta đều có thể nhờ đến những thành tựu
của ngành công nghệ thông tin, đó là những phần mềm trợ giúp quản lý thay cho
những tệp hồ sơ dày cộm, những ngăn tủ đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có
thể ta phải mất rất nhiều thời gian để lục lọi, tìm kiếm những thông tin hay những
dữ liệu quan trọng và đôi khi còn dễ bị thất lạc Tất cả những điều bất tiện ở trên
đều có thế được tích hợp trong phần mềm – một sản phầm của ngành tin học Tuy
nhiên hiện nay, việc vận dụng các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp
không ít khó khăn Các hệ thống tin học hóa chưa đáp ứng được yêu cầu của các
nhà quản lý Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngũ
cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ
chi tiết mà không bị thiết sót hay thừa thông tin Từ đó thiết kế hệ thống thành
những chương trình thuận tiện trong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu,
thống kê,… Trong các trường đào tạo, với sản phẩm đặc thù là kiến thức, kỹ năng
của người học thì việc tin học hóa quản lý sinh viên từ khi nộp hồ sơ dự tuyển và
kết quả đào tạo của sinh viên đến khi tốt nghiệp ra trường là một mảng quản lý rất
quan trọng, giải quyết bài toán quản lý sinh viên là một vấn đề hết sức cần thiết
Nó được đặt trong mối quan hệ là một hệ thống con quan trọng trong hệ thống lớn
quản lý các hoạt động của nhà trường Qua quá trình tìm hiểu nghiên cứu chúng
em nhận thấy môn Hệ thống thông tin quản lý có rất nhiều ưu điểm và thế mạnh
Do đó chúng em quyết định chọn đề tài: “Trình bày mô hình, đặc trưng và các
thành phần chính, lợi ích của Hệ thống thông tin quản lý Sinh viên Phân tích
những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp.”
Trang 4PHẦN I: LÝ THUYẾT:
1 Quản lý sinh viên và vai trò của quản lý sinh viên:
Trong thời gian gần đây, chất lượng giáo dục được sự quan tâm chú ý của mọi người trong xã hội Chất lượng giáo dục là vấn đề quan trọng hàng đầu của hoạt động giáo dục Đội ngũ giáo viên trong công tác giáo dục đóng một vai trò rất quan trọng Do đó, xây dựng và phát triển đội ngũ giáo viên là một trong những nhiệm vụ cấp thiết của ngành giáo dục và của các trường học Người học là nhân vật trung tâm của nhà trường, là một trong những đối tượng quan trọng của Quản lý giáo dục Một trong các yêu cầu bức thiết đặt
ra để nâng cao chất lượng đào tạo là quản lý người học như thế nào để đạt được hiệu quả và mục tiêu giáo dục
Quản lý sinh viên là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nội dung của công tác quản lý sinh viên để góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo chung của nhà trường Quản lý công tác quản lý sinh viên là một
trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý giáo dục
Quản lý sinh viên là một mặt quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ giáo dục, đào tạo của Nhà trường Quản lý tốt sinh viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình trang bị kiến thức, kỹ năng chuyên môn, đồng thời còn tạo ra môi trường tốt cho việc rèn luyện phẩm chất đạo đức, nhân cách
và tác phong, lối sống cho sinh viên
Công tác quản lý sinh viên là công việc có liên quan đến sinh viên nhằm giúp sinh viên học tập tốt, rèn luyện tốt, hình thành phẩm chất và năng lực công dân Công tác quản lý sinh viên là quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ học tập của sinh viên theo đúng chương trình, kế hoạch đã định và thực hiện đúng các quy chế, quy định hiện hành, tổ chức giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho sinh viên, tổ chức quản lý đời sống vật chất và tinh thần của sinh viên
Công tác quản lý sinh viên là một trong những công tác trọng tâm của cơ
sở dạy nghề, nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu đào tạo con người Việt Nam phát triển toàn diện, có đạo đức, tri thức, sức khỏe, thẩm mỹ và nghề nghiệp; hình thành và bồi dưỡng nhân cách, phẩm chất và năng lực của công dân, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Công tác quản lý sinh viên góp phần hỗ trợ tích cực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trường trong các trường Đại học, Cao đẳng
Quản lý, giám sát, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện quy định trong học tập và rèn luyện của sinh viên, gần gũi nắm bắt kịp thời diễn biến bất thường
về tình cảm, tư tưởng, tâm tư, nguyện vọng của sinh viên để cùng bàn bạc, đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời
Trang 52 Hệ thống thông tin quản lý sinh viên:
Công tác quản lý sinh viên thủ công liên quan đến rất nhiều giấy tờ, hồ sơ đòi hỏi các trường phải có tủ hồ sơ, thậm chí là kho lưu trữ hồ sơ Với những trường đại học, cao đẳng lớn số lượng sinh viên lên đến vài nghìn người khiến việc lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ trở nên khó khăn khi nguồn nhân lực thì chỉ có hạn Ngoài ra thì khoa học công nghệ ngày càng phát triển hiện đại, công nghê giúp mọi chuyện trở nên đơn giản và dễ dàng hơn Cuộc các mạng công nghiệp 4.0 đem lại nhiều tiện ích giúp con người có thể làm việc một cách dễ dàng hơn Vấn đề cấp bách là giải quyết việc lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn Điều này cũng chính là cơ sở của sự ra đời của hệ thống thông tin quản lý sinh viên
Đầu tiên chúng ta cần hiểu hệ thống thông tin là gì? Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày càng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ thông tin
Như vậy, ta có thể nói hệ thống thông tin quản lý sinh viên là một hệ thống thông tin có chức năng quản lý sinh viên Hệ thống thông tin quản lý sinh viên cung cấp thông tin cho công tác quản lý sinh viên Hệ thống thông tin quản lý sinh viên bao gồm tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục nhằm cung cấp thông tin cần thiết về sinh viên giúp cán bộ quản lý sinh viên nắm bắt được thông tin kịp thời đôn đốc, khuyến khích và quản lí sinh viên một cách hiệu quả
3 Một số mô hình phát triển hệ thống quản lý sinh viên:
3.1 Giới thiệu một số mô hình phát triển hệ thống, các công nghệ mới được ứng dụng trong CMCN 4.0:
*Sự ra đời của mô hình quản lí sinh viên:
Công tác quản lý sinh viên thủ công khiên việc lưu trữ thông tin về sinh viên, giáo viên trở nên phức tạp phải sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, có nhiều rủi do thất lạc, hỏng, mất hồ
Trang 6sơ, tốn kém nguồn nhân lực Khi cần tìm kiếm thông tin sẽ mất nhiều thời gian
vì phải trực tiếp tìm thông tin trong giấy tờ, sổ sách Tuy nhiên việc quản lý thủ công thì không cần đầu tư các thiết bị tin học, các phần mềm cho người quản lý cũng không phải đầu tư Nhưng lại phải đầu tư về nguồn nhân lực, cũng tốn kém không hề ít Như vậy, phương pháp thủ công không phù hợp trong việc quản lý sinh viên hiện nay Việc quản lý cồng kềnh, phức tạp, kém hiệu quả mất nhiều thời gian
Xuất phát từ nhu cầu đổi mới, phù hợp với sự phát triển của xã hội ngày nay, việc thay thế bộ máy quản lý sinh viên thủ công bằng một hệ thống thông tin quản lý sinh viên mới là một tất yếu khách quan
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cộng nghệ thông tin và cùng với sự xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vưc của đời sống xã hội thì việc sử dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu cấp bách,
nó là một trong những yếu tố không thể thiếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý Trong lĩnh vực quản lý sinh viên việc điều chỉnh và bổ sung thông tin thực hiện rất khó khăn và không rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, độ chính xác kém Do đó tin học hóa các hoạt động trong nhà trường vào “Quản lý sinh viên” ngày càng trở nên cần thiết Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý giúp cho con người thoát khỏi lao động thủ công, nâng cao hiệu quả của công việc, tiết kiệm được rất nhiều thời gian
*Các bước phát triển:
Với sự tiến bộ của công nghệ, chương trình phục vụ hoạt động quản lý đào tạo có thể xây dựng thành những sản phẩm phần mềm đóng gói, cài đặt trên từng máy tính riêng lẻ hoặc được thiết kế, xây dựng theo mô hình quản
lý dữ liệu phân tán có sự phân cấp Với mô hình này, dữ liệu về quản lý sẽ được xử lý trên máy chủ nhằm thông tin công tác quản lý sinh viện một cách công khai, minh bạch, cụ thể, được chia sẻ trên mạng nội bộ của trường học Công tác kế hoạch, tuyển sinh, mở lớp, thi cử được cập nhật từ bất kỳ một máy tính nào đã được kết nối trong hệ thống mạng trường học hoặc được khai thác từ các trường trực thuộc Việc quản lý, đánh giá kết quả học tập của người học trong một số môn học có thể được thực hiện thông qua các chương trình ứng dụng CNTT dễ thiết kế và xây dựng phù hợp với yêu cầu thực tiễn…
*Các công nghệ mới được ứng dụng trong CMCN 4.0:
Cách mạng công nghiệp 4.0 được mô tả như là một môi trường hoàn hảo khi máy tính được tự động hóa và làm việc chung với con người theo cách thức hoàn toàn mới Công nghiệp 4.0 là xu hướng để xóa nhòa ranh giới giữa hệ thống vật lý, kỹ thuật số và sinh học, giúp chúng kết hợp lại với nhau Từ sự phát triển trên 3 lĩnh vực chính là Công nghệ sinh học, kỹ thuật số và Vật lý các công nghệ mới lần lượt ra đời như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo AI, bigdata, … các công nghệ này là yếu tố cốt lõi của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0
Trang 7Điện toán đám mây hay còn gọi là Cloud Computing, là mô hình cung cấp các
tài nguyên máy tính cho người dùng thông qua internet Nguồn tài nguyên này bao gồm rất nhiều thứ liên quan đến điện toán và máy tính Ví dụ như: phần mềm, dịch vụ, phần cứng,… và sẽ nằm tại các máy chủ ảo (đám mây) trên mạng Người dùng có thể truy cập vào bất cứ tài nguyên nào trên đám mây Vào bất kỳ thời điểm nào và ở bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối với hệ thống internet.Các ứng dụng mà cloud computing có thể thực hiện được như là: Cơ sở dữ liệu đám mây; Thử nghiệm và phát triển web, ứng dụng; Phân tích big data; Lưu trữ dữ liệu cho website (còn gọi là cloud server); Lưu trữ, chia sẻ dữ liệu thông qua các nền tảng như: Google Drive, Dropbox, Shutterstock,…; Ứng dụng quản lý doanh nghiệp: Có rất nhiều ứng dụng được thiết kế trên nền tảng đám mây để giúp doanh nghiệp quản lý, duy trì quan hệ với khách hàng tốt hơn
Trí tuệ nhân tạo hay trí thông minh nhân tạo (Artificial intelligence – viết tắt là AI) là một ngành thuộc lĩnh vực khoa học máy tính (Computer
science) Là trí tuệ do con người lập trình tạo nên với mục tiêu giúp máy tính
có thể tự động hóa các hành vi thông minh như con người hiện nay AI được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như giao thông vận tải, y tế, giáo dục, sản xuất, truyền thông, dịch vụ, …
Big Data là các tập dữ liệu có khối lượng lớn và phức tạp Độ lớn đến mức các phần mềm xử lý dữ liệu truyền thống không có khả năng thu thập, quản lý và xử lý dữ liệu trong một khoảng thời gian hợp lý Big data và phân tích có thể được áp dụng trong nhiều vấn đề kinh doanh và nhiều trường hợp
sử dụng khác nhau Dữ liệu lớn (Big Data) trên thực tế đang được ứng dụng vào rất nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, tạo những chuyển biến ấn tượng, giúp tăng hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp
3.2 Mô hình hệ thống thông tin quản lý sinh viên:
Hệ thống thông tin quản lí sinh viên là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động tổ chức quản lí sinh viên Mục tiêu của hệ thống quản lí sinh viên là cung cấp hồ sơ sinh viên phục vụ cho quá trình hoạt động trong những năm sinh viên học tập tại trường, giúp cho phòng công tác sinh viên, phòng đào tạo, … kiểm soát số lượng sinh viên, chất lượng sinh viên, học bổng cho sinh viên, …
Mô hình thông tin quản lí sinh viên được biểu diễn như hình trên, trong đó, thông tin đầu vào bao gồm tất cả thông tin của sinh viên bên trong các hệ thống khác có trong trường học, các hoạt động của bộ phận tổ chức sinh viên và các nguồn dữ liệu ngoài liên quan đến sinh viên của trường
Các hoạt động quản trị sinh viên bao gồm quản lí sinh viên theo thông tin
cá nhân, quản lí sinh viên theo lớp, quản lí kết quả học tập, quản lí học phí và quản lí học bổng
Thông tin đầu ra của hệ thống quản trị sinh viên bao gồm hồ sơ lí lịch của học sinh – sinh viên; kết quả học tập của sinh viên để có những thay đổi, cải thiện cho các kì tiếp theo; thông tin học bổng, khen thưởng cho sinh viên xuất sắc, sinh viên giỏi; học phí của sinh viên theo tín chỉ đã đăng kí; lịch học, thời khóa biểu như đã đăng kí; các kế hoạch tuần, tháng mà sinh viên cần thực
Trang 8hiện;…Kết quả thông tin đầu ra của hệ thống quản lí sinh viên có thể là các thông tin đầu vào cần thiết cho hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hệ thống tài chính
kế toán, hệ thống thông tin,…
MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ SINH VIÊN
3.3 Đặc trưng của hệ thống quản lý sinh viên:
✓ Quản lí thông tin sinh viên một cách toàn diện, đầy đủ ở mọi khía cạnh, không chỉ về thông tin sinh viên mà còn là các yếu tố khác như tính điểm, học phí, học bổng, khen thưởng- kỹ luật, chính sách
hỗ trợ, …
✓ Có đầy đủ báo cáo, thống kê theo quy định theo từng kì, từng năm, từng khóa học của từng sinh viên, lớp, khoa- ngành
✓ Hỗ trợ chức năng tìm kiếm, thống kê, báo cáo nhờ phép lọc dữ liệu
về hồ sơ của sinh viên
✓ Hỗ trợ mềm dẻo trong cách thức tính điểm, tổng kết điểm cuối kì, tổng điểm cuối năm, điểm tốt nghiệp, …
✓ Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê các thông tin của sinh viên, của lớp
Tổng hợp, thống kê, sắp xếp, so sánh, tối ưu, quản lí sinh viên ở mức
Dữ liệu bên ngoài liên quan đến quản lí sinh
viên -Kế hoạch đào tạo
-Chính sách hỗ trợ sinh viên
-Dữ liệu về sinh viên
Trang 93.4 Các thành phần của hệ thống quản lý sinh viên:
✓ Phần cứng: Là thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy, cầm nắm được, là công cụ kỹ thuật để xử lý, truyền dẫn thông tin Một số thiết bị phần cứng như mạch điều khiển, máy tính, bộ nhớ, thiết bị nhập xuất dữ liệu, truyền thông: dây mạng, card mạng, wifi, tivi box, switch, …
✓ Phần mềm: Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hay nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự nhất định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hay giải quyết một bài toán nào đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, những thuật toán, những chỉ thị, …
ở đây chúng ta đề cập đến phần mềm ứng dụng- phần mềm quản lý sinh viên
✓ Hệ thống truyền thông: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập, được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, cho phép ta chia sẻ tài nguyên, tăng độ tin cậy và an toàn cho hệ thống thôn tin, mặt khác
nó tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, hiệu quả hoạt động cho các tổ chức Mạng Internet giúp các thành viên tham gia trong hệ thống trao đổi thông tin với nhau và trao đổi thông tin với tổ chức khác, …
ở các trường đại học thường sử dụng mạng cục bộ- mạng LAN, internet, …
✓ Cơ sở dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu, các cơ
sở dữ liệu phải được tổ chức khoa học theo mô hình xác định để người sử dụng có thể truy cập dữ liệu một cách dễ dàng Dữ liệu được quản trị bởi các hệ cơ sở dữ liệu, các hệ cơ sở dữ liệu như: Foxpro, Access, MySQL, …
✓ Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin, là thành phần rất quan trọng của HTTT nên tổ chức phải
có kế hoạch để đào tạo đội ngũ này Con người mà ta nhắc đến là con người bảo trì hệ thống, như các kỹ sư phân tích, lập trình và đội ngũ kỹ thuật viên và con người sử dụng hệ thống như lãnh đạo, kế toán, tài vụ, … Đối với hệ thống quản lý sinh viên, bộ máy quản lí
hệ thống gồm:
• Ban giám hiệu nhà trường: chịu trách nhiệm trước nhà nước
và cán bộ công nhân viên trong trường về mọi hoạt động đào tạo; xác lập, phê duyệt chính sách và cam kết kết quả hoạt động đào tạo của trường; bổ nhiệm uỷ quyền và phân công trách nhiệm cho các cán bộ phụ trách các công việc quản lý
và đào tạo thực hiện
• Phòng đào tạo: quản lý tất cả mọi thứ liên quan đến sinh viên như hồ sơ sinh viên, điểm sinh viên, …
• Các khoa: quản lý sinh viên thuộc khoa của mình rồi chuyển thông tin cho phòng đào tạo
• Các lớp: quản lý sinh viên của lớp từ đó báo cáo cho khoa thuộc chuyên ngành của mình
Trang 10Phần cứng và phần mềm là các nền tảng mang tính quyết định khả năng xử lý của một hệ thống thông tin Nhà trường càng đầu tư các thiết bị phần cứng hiện đại, phần mềm chất lượng thì khả năng xử lý thông tin càng cao và hiệu quả; ngược lại khi các thiết bị phần cứng lỗi thời dung lượng không đủ lưu trữ, phần mềm lỗi thời, không tương thích dấn đến khả năng
xử lý của hệ thống thông tin quản lý sinh viên kém, tốc độ không nhanh, không hiệu quả Bên cạnh đó con người là yếu tố quyết định việc hoạt động của hệ thống thông tin Cán bộ nhân viên có năng lực, nhạy bén trong việc tiếp nhận các công nghệ mới thì việc sử dụng và đổi mới hệ thống sẽ nhanh nhạy hơn
3.5 Lợi ích của hệ thống quản lý sinh viên:
Lợi ích của hệ thống thông tin quản lý sinh viên:
✓ Ứng dụng CNTT trong quản lý sinh viên giá trị dữ liệu được nâng cao: Ứng dụng CNTT trong quản lý sinh viên giúp cho giáo viên, sinh viên, cán bộ quản lý có thể làm việc ở mọi nơi, mọi lúc, không cần máy chủ, không cần cài đặt phần mềm, chỉ cần máy tính có kết nối Internet Phụ huynh học sinh có thể biết được thông tin của nhà trường và kết quả học tập của con em mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet hoặc qua tin nhắn qua điện thoại di động Các cấp QLGD
có thể nắm được tình hình, số liệu thống kê của các trường học một cách nhanh chống, kịp thời Cơ sở dữ liệu lưu trữ một nơi, sử dụng nhiều nơi, nhiều người, cho giá trị của cơ sở dữ liệu được nâng cao Một ví dụ điển hình hiện nay là kết quả thi tốt nghiệp, tuyển sinh được công bố trên mạng, hàng triệu người truy cập để xem, mang lại lợi ích rất lớn cho xã hội
✓ Ứng dụng CNTT trong quản lý sinh viên tiết kiệm kinh phí: Khi triển khai hệ thống quản lý qua mạng, các trường tiết kiệm kinh phí trong việc trang bị máy chủ, thiết bị mạng, nhân lực quản trị mạng, bản quyền phần mềm,.v.v Một xu hướng khá phổ biến gần đây là các đơn vị thuê máy chủ (host) tại các trung tâm dịch vụ Data Center như VDC, Viettel, FPT, Mắt Bão,v.v Cách làm này có những ưu điểm sau:
• Không tốn kém máy chủ, không tốn nhân lực quản trị mạng
• Không tốn kém kinh phí đầu tư trang thiết bị mạng, thiết bị chống sét, chống cháy, chống sự truy cập bất hợp pháp…
• Không tốn kinh phí để mua bản quyền phần mềm như SQL Server và các phần mềm công cụ khác để xây dựng phần mềm (do nơi cho thuê Host chịu trách nhiệm về bản quyền)
✓ Ứng dụng CNTT trong quản lý sinh viên bảo vệ dữ liệu lâu dài: Khi triển khai Ứng dụng CNTT trong quản lý sinh viên trên máy đơn, dữ liệu phân tán dẫn đến việc bảo vệ dự liệu nhiều năm rất khó và dễ xẩy ra mất mát dữ liệu do những nguyên nhân như: Virust máy tính, hỏng máy tính và các thiết bị, thiên tai, hỏa hoạn và ý thức bảo vệ dữ liệu của người quản trị Trong khi đó, triển khai các hệ thống ứng dụng qua mạng Internet dữ liệu được lưu trữ ở máy chủ của đơn vị