Hệ thống thông tin: Quản lý mua bán hàng hóa

- Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra.. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bộ phậ

Khoa Thương Mại Điện Tử

- -Bài thảo luận

Môn: Hệ thống thông tin quản lý

Đề tài:Quản lý mua bán hàng hóa

Giáo viên hướng dẫn:

Thầy Nguyễn Quang Trung

I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá.

I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho.

- Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng

đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bộ phận quản lý mua hàng làm hợp đồng với nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp Sau khi đã hoàn thành các giấy tờ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ cung ứng hàng cho bộ phận quản lý mua hàng

- Khi bộ phận quản lý mua hàng về phải thông báo cho các cửa hàng để nhận hàng và làm các thủ tục nhập kho Tại kho của cửa hàng có một nhân viên kiểm tra

về chất lượng và số lượng hàng nhập về có đúng với đơn đặt hàng hay không Sau

đó thì nhân viên đó viết phiếu nhập kho, viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm hàng hoá Tiếp theo đó nhân viên chịu trách nhiệm sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán để lập báo cáo mua hàng Khi đó kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để thanh toán với nhà cung cấp Nếu khi mua hàng về nhập kho tại các cửa hàng mà còn nợ tiền của nhà cung cấp thì kế toán sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp

I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng.

- Khi hàng đã nhập về, thì tại các cửa hàng cửa hàng trưởng sẽ lên danh sách

mã hàng và phân loại từng mặt hàng sao cho hợp lý Rồi hàng sẽ được phân phối ra cửa hàng để bán Sau khi đã phân phối hàng tại các cửa hàng thì hàng hàng hoá sẽ được bán cho khách hàng

- Bán hàng tại cửa hàng:

+ Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng ghi lai số lượng, giá, thuế mà họ đã bán Cuối ca bán hàng, thì nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn thanh toán tổng hợp rồi nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ

● Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì nhân viên sẽ viết phiếu thu cho khách

hàng trưởng để thoả thuận về thời hạn thanh toán Khi đó cũng được thực hiện theo dõi nợ của khách

I.1.3 Thống kê báo cáo.

Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo

cáo thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế Tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyển hoá đơn, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu-nhập-bàn-tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng

I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.

.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá.

1 Quản lý mua hàng

1.1 Chọn nhà cung cấp

1.2 Làm hợp đồng với nhà

cung cấp

1.3 Lập đơn đặt hàng

1.4 Lập hóa đơn thanh toán

1.5 Thanh toán với nhà cung

cấp

1.6 Theo dõi nợ nhà cung

cấp

2 Quản lý nhập hàng

2.1 Kiểm tra nhập hàng

2.2 Viết phiếu nhập kho

2.3 Viết thẻ kho

3.2 Phân loại hàng hóa 3.3 Phân phối cho các cửa hàng

4 Quản lý bán hàng 4.1 Khách trả trước

4.1.1 Nhận yêu cầu của khách

4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán

4.1.3 Thanh toán cho khách

4.2 Khách trả sau

4.2.1 Nhận yêu cầu của khách

4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi

công nợ

5 Thống kê báo cáo

5.1 Báo cáo hàng mua

5.2 Báo cáo hàng bán

5.3 Báo cáo thuế GTGT

5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

5.5 Báo cáo tồn kho cuối lỳ 5.6 Nộp tiền

I.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).

 Sự phân rã chức năng Quản lý mua hàng.

 Mô tả chi tiết Quản lý mua hàng.

1.1 Chọn nhà cung cấp: Sau khi tìm hiểu các thông tin khác mà công ty

mình cần, bộ phận quản lý mua hàng lập phiếu đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí mà công ty mình đã đề ra, trước đó để chọn đối tác Tiêu chí đánh giá như: Loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, uy tín, năng lực sản xuất, quy mô, năng lực nhà xưởng… Sau khi đã chọn được nhà đối tác thì hai bên

ký hợp đồng, thời gian của bản hợp đồng và nội dung của bản hợp đồng hai bên thoả thuận

HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý

1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp: Sau khi đã quyết định lựa chọn

nhà cung cấp phù hợp thì bộ phận mua hàng sẽ làm hợp đồng với nhà cung cấp Trong hợp đồng hai bên sẽ phải tuân thủ những quyền hạn trong hợp đồng

1.3 Lập đơn đặt hàng: Sau khi chọn nhà cung cấp và hợp đồng đã được

ký kết thì bộ phận quản lý lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp để mua hàng

1.4 Nhận hoá đơn thanh toán: Sau khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ

phận quản lý thì bộ phận quản lý có nhiệm vụ lập hoá đơn thanh toán và thanh toán với nhà cung cấp

1.5 Thanh toán với nhà cung cấp: Sau khi đã mua hàng hóa thì bộ phận

quản lý sẽ chuyển hóa đơn thanh toán cho kế toán Khi đó kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà cung cấp hoặc thông qua bộ phận mua hàng

1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp: Trong trường hợp mua hàng hoá và nợ

lại tiền của nhà cung cấp thì bộ phận quản lý hoặc kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà cung cấp

 Sự phân rã chức năng Quản lý nhập hàng

 Mô tả chi tiết Quản lý nhập hàng.

2.1.Kiểm tra hàng nhập: Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng đến, bộ

phận ở kho nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho nhập

2.2.Viết phiếu nhập kho Sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng đã

đạt yêu cầu thì thủ kho viết phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng vào kho

2.3 Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho số hàng vừa nhập về để

tiện theo dõi tình hình của hàng hoá đó

 Sự phân rã chức năng Quản lý phân phối hàng.

 Mô tả chi tiết Quản lý phân phối hàng.

3.1.Lên danh sách mã hàng: Bộ phận bên kho hàng có nhiệm vụ tổng

hợp và lên danh sach mã hàng

3.2 Phân loại mặt hàng: Ngoài ra bộ phận bên kho hàng còn phải phân

loại các mặt hàng để tiện theo dõi và dễ phân phối khi cửa hàng cần

3.3 Phân phối cho các cửa hàng: Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thêm

hàng thì bên quản lý kho có nhiệm vụ xem xét yêu cầu để tiến hành xuất hàng cho cửa hàng Việc này cần có báo cáo rõ ràng

 Sự phân rã chức năng Quản lý bán hàng.

HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý

 Mô tả chi tiểt Quản lý bán hàng.

4.1 Khách trả trước

4.1.1 Nhận yêu cầu khách: Nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất giá trị gia tăng… để thực hiện yêu cầu của khách hàng

4.1.2 Lập hoá đơn thanh toán: Sau khi đã ghi nhận yêu cầu của khách hàng thì nhân viên bán hàng phải tiến hành lập hoá đơn thanh toán

4.1.3 Thanh toán: Khách hàng phải trả tiền mặt ngay Nhân viên bán hàng nhận tiền mặt từ khách theo đúng số tiền ghi trên hoá đơn

4.2 Khách trả sau

4.2.1 Nhận yêu cầu khách hàng Nếu khách hàng muốn mua hàng và trả sau Cửa hàng trưởng tiếp nhận yêu cầu và đưa ra quyết định

4.2.2 Thoả thuận thời hạn thanh toán: Sau khi cửa hàng trưởng chấp nhận thì hai bên sẽ thoả thuận về thời gian thanh toán, thời hạn thanh toán cũng sẽ được ghi nhận trên hoá đơn

4.2.3 Lập hoá đơn theo dõi công nợ: Sau khi thoả thuận xong cửa hàng trưởng tiến hành lập hoá đơn theo dõi công nợ để tiện cho việc theo dõi nợ của khách hàng

 Sự phân rã chức năng thống kê báo cáo.

 Mô tả chi tiết quản lý thống kê báo cáo.

5.1 Báo cáo hàng mua: Khi công ty mua hàng kinh về thì phòng

doanh có các số liệu về hàng mua để lập báo cáo sẽ được lấy từ thủ kho của các cửa hàng

5.2 Báo cáo hàng bán: Phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ lập báo

cáo hàng bán Thông tin và số liệu của hàng bán được thu thập từ các cửa hàng trưởng của các cửa hàng

5.3 Báo cáo thuế GTGT: Cuối tháng công ty phải lập các báo cáo

thuế GTGT hàng mua, thuế GTGT hàng bán cho chi cục thuế

5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Phòng kinh doanh có nhiệm

vụ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyến hoá đơn của kho hàng

và cửa hàng cho công ty

5.5 Báo cáo tồn kho cuối kỳ: Phòng kinh doanh theo dõi tình hình

mua bán của cửa hàng để kinh doanh được hiệu quả, đồng thời nhận báo cáo tồn kho ở các cửa hàng để lập báo cáo tồn kho cuối kỳ Sau đó đề xuất phương án giải quyết việc tồn kho nhằm thu hồi vốn kinh doanh

HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý

5.6 Nộp tiền: Chi cục thuế căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để

xác định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó

II Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.

II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu.

Các tác nhân ngoài.

Nhà cung cấp

Khách hàng

Ngân hàng

Hệ thống cửa hàng

Bộ phân quản lý

Kho dữ liệu.

Hóa đơn

Đơn đặt hàng

Phiếu chi, phiếu thu

Phiếu nhận kho

Thẻ kho

II.2 Biểu đồluồng dữ liệu

II.2.2 BLD mức đỉnh.

1.0 Quản lý mua hàng

2.0 Quản lý nhập hàng

3.0 Quản lý phân phối

4.0 Quản lý bán hàng

Hoá đơn

Phiếu nhập kho Thẻ kho

Hệ thống cửa hàng

Khách hàng

Bộ phận quản lý

5.0 Thống kê báo cáo

B/C tồn kho B/C tình hình sổ HĐ

B/C thuế GTGT B/C mua hàng

B/C bán hàng

Phiếu chi Đơn đặt hàng

Báo cáo

Chọn nhà cung cấp Gửi đơn

đặt hàng

Kiểm tra hàng hoá

Báo cáo

Phân phối cho của hàng

Yêu cầu

Yêu cầu

ý kiến

Nhận yêu cầu

Hoá

đơn Thanh toán

II.2.3 BLD mức dưới đỉnh.

a Quản lý mua hàng

Nhóm 4 L05–

1.1

Đánh

giá

Phiếu đánh giá

hợp

đồng

hợp đồng

1.3 Đơn hàng

Đơn đặt hàng

1.4 Nhận

đơn hàng

Hoá đơn

1.5

Thanh toán

Theo

dõi nợ

Phiếu chi

kê báo báo Ngân hàng

phiếu chi

Nhà

C 2

Nợ nhà

cung cấp

14

2.1 NhËn

2.3 hµng nhËp

2.4 ViÕt phiÕu kho

PhiÕu nhËp kho

NhËp hµng

HT Cöa hµng

PhiÕu thÎ kho

thÎ kho

KiÓm kª b¸o c¸o

Nhãm 4 L05– 16

d Quản lý bỏn hàng.

d1 Khỏch trả trước

d2 Khỏch trả sau

HT cửa hàng

3.1 Nhận YC

3.2 Lập DSMH

Báo cáo tồn kho

3.3 Phân loại mặt hàng

Tkê báo cáo

hàng đc yêu cầu TBHCL

4.2 Lập hoá

đơn cho khách

4.1 NV bán

Hoá đơn

4.3 Thanh toán

KH

nhận thanh toán Nộp tiên cho thủ quỹ

Trả tiền

4.1 NVBH

HT cửa hàng

Hoá đơn nợ

4.2 Lập hoá

đơn thanh toán

4.4 theo dõi nợ

Hoá đơn

4.3 Thanh toán

Phiếu thu

Khách hàng

KHTTiền sau

Nhãm 4 L05– 18