Dự án kinh doanh deadline coffee

Ngày nay, cà phê đã trở thành một loại đồ uống phổ biến trong cuộc sống, kinh doanh quán cà phê cũng vì đó mà trở nên rộng rãi ở khắp nơi. Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, các loại hình kinh doanh quán cà phê lần lượt ra đời, điển hình như “cafe acoustic” – vừa thưởng thức cà phê vừa đắm chìm vào những giai điệu du dương, “cafe bóng đá” – nơi ưa thích của các tín đồ yêu môn thể thao vua, “cafe sân vườn” – vừa nhâm nhi cà phê vừa tận hưởng thiên nhiên trong lành,... Nắm bắt được xu hướng sử dụng cà phê của giới trẻ hiện nay, nhóm chúng em quyết định lên kế hoạch cho dự án kinh doanh quán cà phê mang tên “Deadline” với mục đích, vừa là nơi thưởng thức cà phê, vừa là nơi có không gian yên tĩnh, thoải mái để các bạn có thể học tập, thảo luận và giải trí, hoạt động 247.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KĨ THUẬT TP.HCM

KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO - -

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

DỰ ÁN KINH DOANH QUÁN CAFE DEADLINE

1.2 TÊN VÀ PHẠM VI THỰC HIỆN DỰ ÁN 4

1.3 MỤC TIÊU DỰ ÁN 4

2 KẾ HOẠCH DỰ ÁN 5

2.1 KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ 5

2.2 VẼ WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) 5

2.3 GANTT CHART: 8

3 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC 13

3.1 KẾ HOẠCH NHÂN LỰC 13

 3.1.1 Nhóm dự án 13

 3.1.2 Nhân lực cho quán caffee Deadline 13

 3.1.3 Quá trình tuyển dụng 15

3.2 KẾ HOẠCH CHI PHÍ 16

 3.2.1 Tổng chi phí dự án theo công việc 16

 3.2.2 Ước tính chi phí thực hiện 17

 3.2.1 Xác định công tác và thời gian thực hiện 18

4 TỔ CHỨC DỰ ÁN 21

4.1 NHÓM QUẢN TRỊ DỰ ÁN (PROJECT TEAM) 21

 4.1.1 Thành viên nhóm dự án (project team members) 21

 4.1.2 Nhóm quản lý dự án (project management team) 22

4.2 NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) 22

 4.2.1 Khái niệm 22

 4.2.2 Chức năng 23

 4.2.3 Phong cách nhà quản trị dự án 23

 4.2.4 Kỹ năng cần có của nhà quản trị dự án 24

 4.2.5 Áp dụng phong cách lãnh đạo nào vào quản lý dự án? 24

 4.2.6 Motivation 25

4.3 NHÀ TÀI TRỢ DỰ ÁN (PROJECT SPONSOR) 26

4.4 CÁC BÊN LIÊN QUAN (STAKEHOLDER) 27

5 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 28

5.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN 28

5.2 LÊN KẾ HOẠCH GIÁM SÁT DỰ ÁN 28

5.3 KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ 29

 5.3.1 Tổng quan 29

 5.3.2 Công cụ kiểm soát tiến độ 29

5.4 KIỂM SOÁT CHI PHÍ 31

 5.4.1 Khái quát 31

 5.4.2 Các công cụ kiểm soát chi phí 31

5.5 KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG 32

 5.5.1 Khái niệm 32

 5.5.2 Công cụ kiểm soát chất lượng 33

5.6 RISK MANAGEMENT: 35

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

PHỤ LỤC 40

1 GIỚI THIỆU

1.1 Lí do chọn dự án

Ngày nay, cà phê đã trở thành một loại đồ uống phổ biến trong cuộc sống, kinh doanh quán càphê cũng vì đó mà trở nên rộng rãi ở khắp nơi Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, cácloại hình kinh doanh quán cà phê lần lượt ra đời, điển hình như “cafe acoustic” – vừa thưởng thức

cà phê vừa đắm chìm vào những giai điệu du dương, “cafe bóng đá” – nơi ưa thích của các tín đồyêu môn thể thao vua, “cafe sân vườn” – vừa nhâm nhi cà phê vừa tận hưởng thiên nhiên tronglành, Nắm bắt được xu hướng sử dụng cà phê của giới trẻ hiện nay, nhóm chúng em quyết địnhlên kế hoạch cho dự án kinh doanh quán cà phê mang tên “Deadline” với mục đích, vừa là nơithưởng thức cà phê, vừa là nơi có không gian yên tĩnh, thoải mái để các bạn có thể học tập, thảoluận và giải trí, hoạt động 24/7

1.2 Tên và phạm vi thực hiện dự án

Tên dự án: Kinh doanh quán cà phê Deadline – 450m2, 3 lầu

Địa điểm: 184 đường Hoàng Diệu 2, Phường Linh Chiểu, Quân Thủ Đức, TPHCM

Nhóm đã chọn khu vực quận Thủ Đức thành phố Hồ Chí Minh là nơi để thực hiện dự án vì nơiđây có nhiều sinh viên và tại đây chưa có nhiều quán caffee nào đáp ứng đầy đủ các nhu cầu vềhọc tập nhóm đã nêu trên

- “Measurable”: các mục tiêu cần được thiết lập theo các thuật ngữ có thể đo lường được

- “Attainable”: tất cả mọi người trong dự án phải đồng ý với các mục tiêu trong dự án.

- “Realistic”: tất cả các mục tiêu trong dự án phải được thực hiện và có thể đạt được

- “Time bound”: xác định thời gian và chi phí khả dụng cho từng yếu tố

Mục tiêu được thiết lập theo thứ tự từ trên xuống theo tiêu chí SMART có một lợi thế rõ ràng vì

“nó giúp mọi người tập trung vào các nhiệm vụ và mục tiêu chính của dự án khi họ giải quyết cácchiến lược một cách tốt hơn và chi tiết hơn.” (Mike Field and Laurie Keller - ProjectManagement, 1998, p.18)

Mục tiêu của dự án là:

- Hoàn thành dự án với tổng chi phí là: 4.052.130.000 VNĐ

- Hoàn thành dự án với thời gian là: 69 ngày

- Hoàn thành dự án với chất lượng tốt trong các hạng mục sau:

+ Man: nhân viên được tuyển dụng đạt tiêu chuẩn đã đề ra của quán

+ Machine: tất cả trang thiết bị, nguyên vật liệu và cơ sở vật chất của quán đều được trang bịđầy đủ và hoạt động tốt, khấu hao còn trên 90%

+ Method: các thủ tục giấy phép xây dựng, kinh doanh được cấp đúng thời hạn

+ Material: nguyên vật liệu được cung ứng đúng và kịp thời trong suốt quá trình triển khai dự án

- Khai trương có số khách hàng dự kiến đạt 200 người

2 KẾ HOẠCH DỰ

ÁN 2.1 Kế hoạch tiến độ

Theo UD-CK (Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum), kế hoạch tiến độ là bản kế hoạch mô tảthời gian và thứ tự triển khai mỗi công việc và toàn thể dự án nhằm bảo đảm việc thực hiện dự ánkhông lệch với thời gian quy định trong mối liên quan giữa kết quả và các nguồn lực của dự án.Trong quản trị dự án, lập kế hoạch tiến độ là một công cụ quan trọng Do dự án không mang tínhliên tục của các hoạt động hàng ngày và đi kèm với nó là các vấn đề có mối liên hệ phức tạp nênlập kế hoạch tiến độ có chức năng rất lớn trong việc khia triển dự án (Vietnam OER - Tài nguyêngiáo dục Mở Việt Nam)

Các bước lập kế hoạch tiến độ:

- Xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS)

- Sắp xếp các công việc một cách có trình tự

- Ước tính xem mỗi công việc cần bao nhiêu tài nguyên

- Xác định thời gian để hoàn thành các công việc

- Lập tiến độ: vẽ sơ đồ Gantt

- Quản lí và theo dõi tiến độ

2.2 Vẽ Work Breakdown Structure (WBS)

Công việc của một dự án được chia nhỏ phù hợp với mục đích quản lý và kiểm soát (Rod RodneyTurner, 1993) Rook (1991) định nghĩa cấu trúc phân chia công việc (WBS) là: “ một hệ thốngphân cấp nhiệm vụ theo định hướng sản phẩm của tất cả các công việc sẽ được thực hiện để hoànthành các mục tiêu của dự án Các sản phẩm có thể là phần mềm, phần cứng, tài liệu, kiểm tra,báo cáo, dịch vụ hỗ trợ hoặc các yếu tố được định lượng khác của các mục tiêu ” Từ lý thuyếttrên ta có bảng sau

Ký hiệu Tên công việc Mô tả chi tiết

A Định vị quán - Khảo sát nhu cầu của thị trường

- Thỏa thuận giá cả với bên cho thuê mặt bằng

- Quyết định thuê sau khi đồng ý các thỏa thuận

E Xây dựng - Thiết kế không gian, bài trí, sắp xếp các vật dụng trong quán

- Sửa sang và thi công lại quán sao cho phù hợp với thiết kếtheo xu hướng của giới trẻ

- Hoàn công

I Mua sắm - Lập danh sách nguyên vật liệu

- Tìm nhà cung cấp các nguyên vật liệu đã liệt kê trong danhsách

- Đánh giá và chọn lựa các nhà cung cấp đã tìm được

- Tiến hành đi mua nguyên vật liệu

N Tuyển dụng - Đăng thông tin tuyển dụng trên các website, các phương tiện

thông tin đại chúng, mạng xã hội,

- Nhận hồ sơ ứng tuyển của các ứng viên

- Phỏng vần trực tiếp các ứng viên

- Đánh giá và chọn lựa các ứng viên phù hợp với bản tiêu chuẩncông việc đã đề ra

- Xin giấy phép xây dựng

- Lấy chứng chỉ an toàn vệ sinh

W Khai trương - Chạy các chương trình quảng cáo trên các phương tiện thông

tin đại chúng, website, mạng xã hội, phát tờ rơi,

- Lấy ý kiến khảo sát khách hàng: xin các đóng góp, phản hồi từphía khách hàng để hoàn thiện quán

- Đánh giá doanh thu: dựa vào doanh thu ngày khai trương để

có chiến lược phát triển phù hợp

Bảng 1 Mô tả các công việc chính

Hình 1 Work Breakdown Structure (WBS)

2.3 Gantt chart:

Theo Field and Keller (1998) “Gantt chart” là một biểu đồ thanh ngang được Henry Gantt phátminh trong Thế chiến thứ nhất Ý tưởng để lập nên nó khá đơn giản và và có lẽ quen thuộc vớichúng ta Liệt kê các hoạt động sau đó sử dụng khoảng thời gian theo chiều ngang, vẽ một thanhcho mỗi hoạt động để thể hiện khoảng thời gian mà nó sẽ được thực hiện Mỗi hoạt động đượchiển thị trên sơ đồ Gantt là một yếu tố trong cấu trúc phân chia công việc, do đó, có thể thamchiếu chéo tới WBS để hiển thị nơi thích hợp với từng công việc cần triển khai và truy cập thôngtin khác về hoạt động một cách trực quan hơn

-Bảng 2 -Bảng thứ tự thực hiện công việc

Hình 2 Sơ đồ Gantt

Hình 3 Network diagram AON

3 HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC 3.1 Kế hoạch nhân lực

3.1.1 Nhóm dự án

Hoạch định nhân sự là việc xác định và dự đoánnhu cầu về nguồn nhân lực mà dự án cần có, làmcho việc triển khai và đáp ứng các công đoạn tiếptheo của nhu cầu đó được thuận lợi hơn Từ đónhóm xây dựng cấu trúc nhóm dự án theo chiều dọc

và Theo Field and Keller (1998) trách nhiệm củamỗi cá nhân sẽ được xây dựng trong ma trận sau:

Bảng 3 Bảng phân quyền và trách nhiệm của nhóm dự án

3.1.2 Nhân lực cho quán caffee Deadline

Đối với kinh doanh đặc biệt là ngành dịch vụ, thái độ luôn luôn là yếu tố quyết định sự thànhcông hay thất bại của doanh nghiệp, nhân viên chính là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng

và cũng là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới quyết định mua hàng, thu hút khách hàng Do

đó nguồn nhân lực cần phải được chọn lọc và đào tạo kĩ càng Cho nên việc tuyển nhân sự phảiđược tuyển chọn sao cho phù hợp với việc làm dựa trên những tiêu chí tương ứng mà quán đề ra.

Nhân viên pha chế

(3 nhân viên)

- Ghi nhận đơn order từ khách hàng

- Mang đồ uống khi được chuẩn bị xong

- Dọn vệ sinh bàn khi khách rời đi

- Bàn giao công việc khi kết ca

- Chỉ tuyển Nam (18-21 tuổi)

- Giao tiếp tốt

- Gương mặt ưa nhìn

- Xử lý tình huốngNhân viên thu ngân

(1 nhân viên)

- Nắm bắt thông tin đồ uống hiện có

- Xuất bill order từ khách hàng

(1 nhân viên) - Hỗ trợ dắt và gửi xe cho khách hàng- Ghi nhận số xe và thẻ cho khách

- Sắp xếp bãi xe ngăn nắp, hợp lý

- Đảm bảo tư trang đồ đạc trên xe

- Chỉ tuyển Nam (25-35 tuổi)

- Sức khoẻ tốt

- Giao tiếp tốt

- Xử lý tình huốngQuản lý quán

(1 nhân viên)

- Điều hành công việc kinh doanh

- Phân công ca và quản lý nhân viên

- Kiểm soát sổ sách tài chính của quán

- Quản lý hàng hoá, tài sản của quán

- Hỗ trợ giải quyết khiếu nại khách hàng

- Báo cáo định kì và đề xuất cải tiến

- Một số công việc khác theo sự phâncông của chủ quán

- Chỉ tuyển Nam (22-30 tuổi)

Do đó ta sử dụng các kênh tuyển dụng phổ biến như:

- Đăng tuyển trên các nhóm tìm việc trên mạng xã hội (Facebook, Zalo, …)

- Đăng tuyển trên fanpage chính thức của quán Deadline coffee

- Đẳng tuyển trên các trang mạng diễn đàn của các trường đại học lân cận (UTE, BUH,…)

- Đăng tuyển trên một số trang tuyển dụng uy tín (Jobsgo.vn, LinkedIn,…)

Hình 4 Quy trình tuyển dụng

3.2 Kế hoạch chi phí

1.1.1 Tổng chi phí dự án theo công việc

Các loại chi phí của dự án được ước lượng theo cách kết hợp từ dưới lên và từ trên xuống

13 Ju

ly 2020

20 Ju

ly 2020

27 Ju

ly 2020

03 A

ugus

t 2020

10 A

ugus

t 2020

17 A

ugus

t 2020

24 A

ugus

t 2020

31 A

ugus

t 2020 0.00 ₫

Cash Flow Report

Cost Cumulative Cost

Hình 5 Tổng chi phí dự án theo thời gian

Nói thêm về chi phí dự phòng rủi ro

3.2.1 Ước tính chi phí thực hiện

Sửa sang và thi công lại quán 2.754.000.000 Bảng 14

Bảng 6 Ước tính chi phí thực hiện

1.1.1 Xác định công tác và thời gian thực hiện

Phan Thị Thanh Vi Thành viên nhóm dự án 400.000 đ/ ngày công

Vũ Nguyễn Mỹ King Thành viên nhóm dự án 400.000 đ/ ngày công

Lấy chứng chỉ an toàn vệ sinh Thắng 7 ngày 7.000.000

Bảng 7 Chi phí nhân lực nhóm dự án thực hiện theo ngày công

Thiết kế quán Thiết kế nội thất + bố trí

2D, thiết kế mặt bằng 3D 150.000 đ/m2(x450m2) 67.500.000 đLựa chọn nhà thầu Cty TNHH thương mại và

xây dựng kiến trúc Hải Nam

Thi công quán Phần móng, thân nhà, mái,

tầng hầm, …

2.000.000 đ/m2(x450m2 - x3 lầu)

Bảng 8 Chi phí thi công xây dựng thuê ngoài

Màn hình LCD Hiện thị menu, 50 inch 20.000.000 5 cái 100.000.000

Máy in bill In nhiệt Xprinter

XP-N160II

Bộ thẻ bảo rung Bộ thẻ IVN-030 (16 cái) 3.000.000 2 bộ 6.000.000

Máy đóng nắp Máy dập nắp tự động Fest 7.000.000 1 cái 7.000.000Camera an ninh Bộ camera 3 mắt (4 cái) 4.000.000 5 bộ 20.000.000Máy lạnh Máy lạnh công nghiệp âm

tường Daikin 5.5 HP

44.000.000 6 cái 264.000.000

Tủ trưng bánh Tủ kính cong DH-1200 23.500.000 1 cái 23.500.000

Máy xay sinh tố Phillips, HR 2118 2.000.000 4 cái 8.000.000Máy trích đường Máy định lượng đường Fest 2.300.000 2 cái 4.600.000Máy pha cà phê Nuova Simonelli Appia

Life

115.500.000 1 cái 115.500.000

Nguyên liệu pha

chế đồ uống Trà, Cà phê, Hương liệu,Topping, Cream cheese,… Nguồn địa phương:Quận 3, Bình thạnh 20.000.000Decor trang trí Biển hiệu, standee, đèn

trang trí, tranh treo tường, Nguồn cạnh tranh:Quận 9, Thủ đức 30.000.000

Bảng 9 Chi phí nội thất, trang thiết bị

Facebook Ads Chương trình khai

In tờ rơi Voucher khuyên mãi 460.000/1000 tờ 500 tờ 230.000

Bảng 10 Chi phí chạy quảng cáo trước khai trương

Các bảng chí phí trên đã được cộng chi phí dự phòng rủi ro về các vấn đề phát sinh, giá cả tăng

4 Tổ chức dự án

4.1 Nhóm quản trị dự án (project team)

Đội dự án (Project team) là tập hợp các thành viên hỗ trợ nhà quản trị dự án thực hiện các côngviệc của dự án từ đó đạt được mục tiêu đã đề ra (Theo Invensis)

Project team bao gồm các thành viên trực tiếp thực hiện dự án và nhóm quản lý dự án

4.1.1 Thành viên nhóm dự án (project team members)

Thành viên nhóm dự án chủ yếu là những người làm việc trên các giai đoạn khác nhau của dự án

Họ có thể là nhân viên nội bộ hoặc tư vấn bên ngoài và có thể làm việc trên cơ sở toàn thời gianhoặc bán thời gian

Nhiệm vụ thành viên nhóm dự án :

• Đóng góp vào mục tiêu tổng thể của dự án

• Hoàn thành sản phẩm để đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn

• Cung cấp những thông tin thực hiện chuyên môn

• Làm việc với người tiêu dùng để xác định và đáp ứng nhu cầu khách hàng

• Thực hiện các quy trình

4.1.2 Nhóm quản lý dự án (project management team)

Theo (Nguyễn Quốc Duy, 2012),Thành viên của đội dự án (Project team) và là những người trựctiếp tham gia quản lý dự án cùng nhà quản trị dự án (project manager)

Nhiệm vụ và trách nhiệm:

• Quản lý việc giao hàng theo kế hoạch đã quyết định

• Lãnh đạo và quản lý nhóm dự án

• Quyết định phương pháp sử dụng trong dự án

• Thiết lập tiến độ dự án và xác định từng giai đoạn

• Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án

• Cung cấp cập nhật thường xuyên cho quản lý cấp trên

4.2 Nhà quản trị dự án (Project manager)

4.2.1 Khái niệm

Người quản lý dự án đóng vai trò chính trong dự án và chịu trách nhiệm cho sự thành công vàchất lượng của nó Công việc của họ là đảm bảo rằng dự án tiến hành và hoàn thành đúng thời

hạn và tiết kiệm ngân sách một cách tối thiểu Các nhà quản lý dự án đảm bảo rằng đủ nguồn lực

và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan như nhà đầu tư

4.2.2 Chức năng

Hình 6 Chức năng của nhà quản trị dự án

4.2.3 Phong cách nhà quản trị dự án

Phong cách lãnh đạo là phương pháp giúp các nhà quản trị có thể đưa ra các phương hướng, lập

kế hoạch, cũng như xác định mục tiêu Bắt đầu năm 1939, các nghiên cứu về phong cách lãnhđạo xuất hiện do Kurt Lewin và cộng sự (Lewin, Lippit, White, 1939), chủ yếu có 3 phong cáchlãnh đạo (Vũ Thoa, 2019):

a Phong cách lãnh đạo độc đoán

Có tên gọi khác là chuyên quyền ( Authoritarian) xuất hiện khi nhà quản trị đưa ra mọi quyếtđịnh và cấp dưới phải thực hiện, không có một sự góp ý nào

b Phong cách lãnh đạo dân chủ

Có tên gọi khác là chung sức ( Democractic) xuất hiện khi các nhà quản trị cho phép cấp dướitham gia thảo luận, đóng góp ý kiến từ đó nhà quản trị xem xét và đưa ra quyết định

c Phong cách lãnh đạo tự do

Xuất hiện khi nhà quản trị giao quyền cho cấp dưới của mình quyết định một vấn đề nào đó vànếu có xuất hiện rủi ro thì không cần chịu trách nhiệm

4.2.4 Kỹ năng cần có của nhà quản trị dự án

Hình 7 Các kĩ năng cần có của một nhà quản trị dự án

4.2.5 Áp dụng phong cách lãnh đạo nào vào quản lý dự án?

Qua lý thuyết trên, chúng tôi chọn nổi trội phong cách lãnh đạo dân chủ trong dự án này kết hợpchút ít phong cách lãnh đạo độc đoán với những phân tích chúng tôi đưa ra sau đây:

a Ưu điểm của phong cách lãnh đạo dân chủ:

• Tạo động lực cho nhân viên thông qua thưởng theo KPI, hoa hồng trên mỗi sản phẩm, …

• Nhân viên có thể phát huy năng lực của mình

• Vấn đề sẽ được giải quyết nhanh thông qua nhiều cá nhân với nhiều góc độ khác nhìn rõvấn đề

b Tuy nhiên, có những nhược điểm nhưng chúng tôi có thể khắc phục được:

• Nếu người quản trị không có kỹ năng lập luận giải quyết vấn đề sẽ dẫn đến theo đuôinhân viên, không định hướng đi đúng đắn

• Mỗi thành viên đội nhóm phải biết nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc đểluôn đi vào nề nếp và tuân thủ

c Phong cách lãnh đạo độc đoán có thể áp dụng tốt trong những trường hợp:

• Giai đoạn đầu khi thành lập project team: Giai đoạn này, khi các thành viên trong độinhóm còn xa lạ, chưa xác định được nhiệm vụ cũng như phương hướng trong công việc nên nhàquản trị sử dụng phong cách lãnh đạo độc đoán để xây dựng một sự thống nhất về mục đích,cách thức và trách nhiệm của mỗi người