giao trinh tin hoc van phong

Tuy nhiên cũng xin lưu ý với bạn, trường hợp bạn muốn thay đổi độ rộng cột cho phù hợp với độ dài của dữ liệu đã nhập trong tất cả các ô của các cột, bạn hãy chọn chúng sau đó đưa trỏ [r]

BÀI 5: THAO TÁC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC

I Khái niệm tệp, thư mục, đường dẫn:

1 Khái niệm tệp:

Tệp là đơn vị cơ bản để lưu trữ thông tin trên thiết bị lưu trữ

Các tệp trên đĩa có thể là:

- Các tệp hình ảnh: hình vẽ, tranh ảnh, video…

- Các tệp văn bản: Sách, tài liệu, thư từ,…

- Các tệp âm thanh: bản nhạc, bài hát,…

- Các tệp chương trình: Phần mềm học tập, phần mềm trò chơi,…

Qui ước đặt tên tệp: Phần tên.Phần mở rộng

Tên tệp gồm phần tên và phần mở rộng (phần đuôi) được đặt cách nhau bởi dấu chấm Phần mở rộng (không nhất thiết phải có) thường được dùng để nhận biết kiểu của tệp tin (văn bản, âm thanh, hình ảnh hay chương trình)

2 Khái niệm thư mục:

Hệ điều hành tổ chức các tệp thành các thư mục Mỗi thư mục có thể chứa các tệp hoặc các thư mục con Thư mục được tổ chức phân cấp và các thư mục có thể lồng nhau Cách

tổ chức này gọi là tổ chức hình cây

Khi một thư mục chứa các thư mục con bên trong, ta nói thư mục ngoài là thư mục mẹ, thư mục bên trong là thư mục con

Thư mục ngoài cùng (không có thư mục mẹ) được gọi là thư mục gốc Thư mục gốc là thư mục được tạo ra đầu tiên trong đĩa

Lưu ý: - Tên các tệp tin trong cùng một thư mục phải khác nhau.

- Tên các thư mục con trong cùng một thư mục mẹ phải khác nhau.

3 Khái niệm đường dẫn:

Đường dẫn là dãy tên các thư mục lồng nhau đặt cách nhau bởi dấu \, bắt đầu từ một thư mục xuất phát nào đó và kết thúc bằng thư mục hoặc tệp để chỉ ra đường tới thư mục hoặc tệp tương ứng

II Các thao tác với thư mục và tệp tin:

1 Xem nội dung đĩa và thư mục

a Xem nội dung đĩa:

Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng hoặc tên ổ đĩa ở ngăn bên trái cửa sổ

Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng hoặc tên ổ đĩa ở ngăn bên phải cửa sổ

b Xem nội dung thư mục:

Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng hoặc tên thư mục ở ngăn bên trái cửa sổ

Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng hoặc tên thư mục ở ngăn bên phải cửa sổ

2 Xem nội dung tệp và chạy chương trình:

- Để xem nội dung của các tệp văn bản, đồ họa,… ta nháy đúp chuột vào tên hay biểu tượng của tệp tin Chương trình thích hợp sẽ được khởi động và mở tệp tin đó trong một cửa sổ riêng

- Nếu tệp tin là một chương trình, khi nháy đúp chuột vào tên hay biểu tượng của tệp tin, chương trình sẽ được khởi động

3 Tạo thư mục mới:

Để tạo thư mục mới:

B1: Mở cửa sổ thư mục sẽ chứa thư mục đó

B2: Nháy nút phải chuột tại vùng trống trong cửa sổ thư mục chứa thư mục cần tạo và

chọn New, sau đó nháy

chuột chọn Folder.

B3: Trên màn hình sẽ xuất

hiện biểu tượng thư mục

mới với tên tạm thời là

New Folder

Ta gõ tên thư mục vào rồi nhấn Enter.

Lưu ý: Trong Windows tên của thư mục có thể dài tới 215 kí tự, kể cả dấu cách Tuy nhiên tên thư mục không được chứa các kí tự \ / : * ? “ <> Tên thư mục không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

4 Đổi tên thư mục hoặc tệp tin:

Cách 1:

B1: Nháy chuột vào tên thư mục hoặc tệp tin cần đổi tên

B2: Nháy chuột vào tên thư mục hoặc tệp tin một lần nữa

B3: Gõ tên mới rồi nhấn Enter hoặc nháy chuột tại một vị trí khác

Cách 2:

B1: Nháy nút phải chuột vào thư mục hoặc tệp tin cần đổi tên rồi chọn Rename Sau đó

gõ tên mới vào rồi nhấn Enter

Lưu ý: Đối với tệp tin thì không nên đổi phần mở rộng

5 Sao chép thư mục hoặc tệp tin:

B1: Chọn thư mục hoặc tệp tin cần sao chép

B2: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Copy

B3: Mở thư mục sẽ chứa thư mục hoặc tệp tin được sao

B4: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Paste.

6 Di chuyển thư mục hoặc tệp tin:

B1: Chọn thư mục hoặc tệp tin cần di chuyển

B2: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Cut

B3: Mở thư mục sẽ chứa thư mục hoặc tệp tin được di chuyển

B4: Trong bảng chọn Edit, chọn mục Paste.

7 Xóa tệp hoặc thư mục

B1: Chọn tệp tin hoặc thư mục cần xóa

B2: Nhấn phím Delete.

Khi đó xuất hiện hộp thoại Nếu muốn xóa thì chọn Yes (không muốn xóa thì chọn No).

8 Khôi phục thư mục hoặc tệp tin đã bị xóa vào thùng rác:

Mở Recycle (thùng rác) trền màn hình nền, nháy nút phải chuột vào thư mục hay tệp tin cần khôi phục và chọn Restore.

……….0………

CHƯƠNG III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD Bài 6: Một số khái niệm soạn thảo văn bản

1 Khởi động và kết thúc Word

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản do hãng phần mềm Microsoft phát hành.Word có nhiều phiên bản khác nhau, nhưng những tính năng cơ bản của chúng là như nhau

a Khởi động Word:

Cách 1: Nháy đúp chuột lên biểu tượng của Word trên màn hình nền

Cách 2: Nháy chuột vào nút Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Word

b Kết thúc Word:

Cách 1: Nháy chuột vào ở góc trên bên phải cửa sổ

Cách 2: Vào menu File\ Exit

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2 Các thành phần cơ bản trong màn hình làm việc của Word:

- Thanh tiêu đề: Hiển thị tiêu đề, tên tệp tin

- Thanh bảng chọn (Menu): Chứa các nhóm lệnh của chương trình

- Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứa biểu tượng các lệnh chính của chương trình

- Thanh định dạng (Formatting)

- Thanh công cụ vẽ (Drawing)

- Thanh cuốn ngang, cuốn dọc

- Thước kẻ ngang, dọc

- Nút thu nhỏ dùng để thu nhỏ cửa sổ thành biểu tượng trên thanh công việc

- Nút phóng to dùng để phóng to cửa sổ trên màn hình nền

3 Hiển thị hay dấu đi các thanh công cụ:

Vào menu View\ Toolbars và chọn tên thanh công cụ.

4 Thay đổi cách hiển thị trang

Vào menu View\ Normal hoặc View\ Print Layout hoặc View\ Web Layout để hiển thị văn bản theo các kiểu khác nhau

5 Gõ văn bản chữ Việt

Để gõ được các kí tự có dấu từ các phím có sẵn trên bàn phím, chúng ta cần có sự hỗ

trợ của một phần mềm chuyên dụng, được gọi là chương trình hỗ trợ gõ Hiện nay, ở

nước ta có rất nhều chương trình hỗ trợ gõ chữ Việt, phổ biến là VietKey, Unikey,ABC

Hai kiểu gõ phổ biến nhất hiện nay là kiểu TELEX và kiểu VNI.

Để xem trên màn hình và in được chữ Việt, chúng ta còn cần các tệp tin đặc biệt cài sẵn

trên máy tính Các tệp tin này được gọi là các phông chữ Việt

Ví dụ:

.VnTime, VnArial, hay VNI-Times, VNI-Helve,

Một số phông chữ chuẩn Unicode đã hỗ trợ chữ Việt: Times New Roman, Arial, Tahoma,

Lưu ý:

* Để gõ chữ Việt cần phải chọn tính năng chữ Việt của chương trình gõ Ngoài ra,

để hiển thị và in chữ Việt còn cần chọn đúng phông chữ phù hợp với bảng mã của chương trình gõ

* Dấu của từ nên gõ sau khi gõ xong các chữ cái của từ, để tránh việc bỏ dấu sai

như thay vì “Toán” thì lại là “Tóan”

* Trong trường hợp gõ sai dấu thì có thể gõ ngay dấu khác không cần phải xoá chữ để gõ lại

6 Quy tắc gõ văn bản trong Word

- Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống (gõ phím Spacebar) để phân cách Word sẽ coimột dãy các kí tự nằm giữa hai dấu cách là 1 từ

- Nhấn phím Enter một lần duy nhất để kết thúc một đoạn văn bản và chuyển sang đoạntiếp theo

- Trước các dấu ngắt câu: dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy(;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) không được có dấu cách

- Sau các dấu mở ngoặc và các dấu mở nháy, gồm các dấu (, [, {, ‘ và “, không được códấu cách Trước các dấu đóng ngoặc và các dấu đóng nháy tương ứng, gồm cácdấu ), ], }, >, ’ và ” không được có dấu cách

……….0………

Để có

chữ

Gõ (kiểu TELEX)

Gõ (kiểu VNI)

Bài 7: Làm quen với Microsoft Word

Cách 3: Nháy nút lệnh (Open) trên thanh công cụ

Sau khi thực hiện 1 trong 3 cách trên xuất hiện hộp thoại Open

Bước 2: Chọn ổ đĩa chứa tệp (hoặc thư mục) cần mở ở ô Look in

Bước 1: Nháy nút lệnh (Save) trên thanh công cụ (Hoặc vào menu File\ Save) khi

đó xuất hiện cửa sổ Save As.

Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần lưu ở mục Save in

Bước 3: Gõ tên tệp vào mục File name

Bước 4: Nháy nút Save để lưu

Lưu ý:

Nếu tệp văn bản đó đã được lưu ít nhất một lần trong phiên làm việc đó, thì cửa sổ Save

As không xuất hiện, mọi thay đổi sẽ được lưu trên chính tệp văn bản đang mở đó

4 Lưu văn bản với tên khác

Để lưu văn bản với tên khác ta thực hiện như sau:

B1: Vào menu File\ Save As

Khi đó xuất hiện hộp thoại Save As

Bước 2: Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp cần lưu ở mục Save in

Bước 3: Gõ tên tệp vào mục File name

Bước 4: Nháy nút Save để lưu

5 Xoá và chèn thêm văn bản

a Xóa:

Để xoá kí tự ta sử dụng các phím:

- Phím Backspace xóa kí tự ngay trước con trỏ soạn thảo

- Phím Delete xóa kí tự ngay sau con trỏ soạn thảo

b Chèn:

Muốn chèn thêm văn bản vào vị trí nào, ta phải đưa con trỏ vào vị trí đó rồi gõđoạn văn bản cần chèn

Nếu thực hiện một thao tác mà kết quả không được như ý muốn: ta có thể khôiphục trạng thái của văn bản trước khi thực hiện thao tác đó bằng cách nháy nút lệnh Undo

6 Chọn phần văn bản

Nguyên tắc:

Khi muốn thực hiện một thao tác (xoá, chuyển vị trí, thay đổi cách trình bày,…) tácđộng đến một phần văn bản hay đối tượng nào đó, trước hết cần chọn phần văn bản hayđối tượng đó (còn gọi là đánh dấu)

Các bước để chọn phần văn bản:

B1 Nháy con trỏ chuột đến vị trí bắt đầu

B2 Kéo thả chuột đến vị trí cuối của phần văn bản cần chọn

7 Sao chép

Sao chép phần văn bản là giữ nguyên phần văn bản đó ở vị trí gốc, đồng thời saonội dung đó vào vị trí khác

Để sao chép một phần văn bản đã có vào một vị trí khác, ta thực hiện:

B1 Chọn phần văn bản muốn sao chép và nháy nút Copy

B2 Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí cần sao chép và nháy nút Paste

Nếu muốn sao chép cùng văn bản đó đến nhiều nơi, ta chỉ việc nháy nút Copy một lần

và nháy liên tiếp nút Paste ở các vị trí mới

8 Di chuyển

Để di chuyển phần văn bản ta thực hiện như sau:

B1 Chọn phần văn bản cần di chuyển và nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn B2 Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí cần sao chép và nháy nút Paste

……….0………

BÀI 8: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1 Định dạng văn bản:

Định dạng văn bản là thay đổi kiểu dáng, vị trí của các kí tự (con chữ, số, kí hiệu),

các đoạn văn bản và các đối tượng khác trên trang

à để văn bản dễ đọc, trang văn bản có bố cục đẹp và người đọc dễ ghi nhớ các nộidung cần thiết

Định dạng văn bản gồm hai loại: Định dạng kí tự và định dạng đoạn văn bản

2 Định dạng kí tự:

Định dạng kí tự là thay đổi dáng vẻ của một hay một nhóm kí tự.

Các tính chất phổ biến gồm:

- Phông chữ: Thủ đô THỦ ĐÔ Thủ đô

- Cỡ chữ: Thủ đô Thủ đô Thủ đô

- Kiểu chữ: Thủ đô Thủ đô Thủ đô Thủ đô Thủ đô

- Màu sắc: Thủ đô Thủ đô Thủ đô

- Phông chữ: nháy nút ở bên phải hộp Font (phông) và chọn Font thích hợp

- Cỡ chữ: nháy vào nút ở bên phải hộp Font Size (cỡ chữ) và chọn cỡ chữ cầnthiết

- Kiểu chữ: nháy nút Bold (chữ đậm), Italic (chữ nghiêng), Underline (chữgạch chân)

- Màu chữ: Nháy nút ở bên phải hộp Font Color (Màu chữ) và chọn màu thích hợp

b Sử dụng hộp thoại Font

Các bước định dạng kí tự bằng hộp thoại Font :

B1 Chọn phần văn bản cần định dạng

B2 Vào menu Format \ Font

Xuất hiện hộp thoại Font, chọn trang Font gồm các mục:

- Vị trí lề của cả đoạn văn bản so với toàn trang;

- Khoảng cách lề của dòng đầu tiên;

- Khoảng cách đến đoạn văn trên hoặc dưới;

- Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn.

a Sử dụng các nút lệnh để định dạng đoạn văn:

Để định dạng đoạn văn ta thực hiện như sau:

B1: Đưa con trỏ soạn thảo vào đoạn văn bản cần định dạng.

B2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng

Hộp chọn phông chữ Hộp

chọn

cỡ chữ

Chữ

Chữ đậm Chữ gạch chân

* Căn lề : Nháy 1 trong các nút , , , (tương ứng là căn thẳng lề trái, căn giữa, căn thẳng lề phải, căn thẳng hai lề)

* Thay đổi lề cả đoạn văn bản: Nháy một trong các nút , (tương ứng là giảm hay tăng lề trái của cả đoạn văn bản)

* Khoảng cách giữa các dòng: Nháy nút bên phải nút lệnh và chọn tỉ lệ thích hợp

b Định dạng đoạn văn bằng hộp thoại Paragraph

Hộp thoại Paragraph (Đoạn văn bản) được dùng để tăng hay giảm khoảng cách giữa các đoạn văn bản và thiết đặt khoảng cách thụt lề dòng đầu tiên của đoạn

Để định dạng đoạn văn bằng hộp thoại Paragraph ta thực hiện như sau:

B1: Đặt con trỏ soạn thảo vào đoạn văn cần định dạng

B2: Mở hộp thoại Paragraph bằng lệnh Format ® Paragraph…, khi đó xuất hiện hộp thoại Paragraph, gồm các mục:

- Mục Alignment: Căn lề cho đoạn văn

- Mục Indents and Spacing: khoảng cách lề:

+ Special: Thụt lề dòng đầu

- Trong mục Spacing:

+ Before : Khoảng cách đến đoạn văn trên

+ After : Khoảng cách đến đoạn văn dưới + Line spacing : Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

Rồi chọn OK

……….0………

BÀI 9: MỘT SỐ CHỨC NĂNG SOẠN THẢO

1 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự

B1: Chọn phần văn bản cần tạo danh sách liệt kê

B2: Vào Format\ Bullets and Numbering khi đó

xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering:

 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu:

Chọn trang Bulleted và chọn kiểu ký hiệu

cần tạo rồi chọn OK

 Tạo danh sách liệt kê dạng số thứ tự

Chọn trang Numbered và chọn kiểu số cần

tạo rồi chọn OK

Ta có thể nhờ nút Customize để chỉnh sửa các ký hiệu và số theo ý thích, hoặc chọn một kiểu mới lấy từ một bộ phông chữ, chọn khoảng cách của ký hiệu và của văn bản so với

lề trái

2 Tạo chữ cái lớn đầu dòng.

Để tạo chữ cái lớn đầu dòng ta thực hiện như sau:

B1: Chọn chữ cái cần tạo

B2: Vào Format\ Drop Cap, xuất hiện hộp thoại Drop Cap gồm các mục

+ Mục Position: Chọn kiểu cần tạo

+ Mục Width and Spacing: xác định độ rộng

từng cột và khoảng cách của cột tới cột tiếp theo

+ Ô kiểm tra Equal column width: nếu được đánh dấu thì độ rộng cá cột bằng nhau.+ Ô kiểm tra Line Between: nếu được đánh dấu thì giữa các cột sẽ có đường kẻ dọc.Rồi chọn OK

4 Sao chép định dạng:

Khi có nhiều đoạn văn bản có cùng định dạng thì việc sử dụng Format Painter (Sao chépđịnh dạng) sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian vì chỉ cần định dạng cho đoạn văn xong ta chỉviệc copy định dạng và dán vào đoạn văn bản chưa định dạng thì sẽ có đoạn văn với địnhdạng y hệt đoạn văn trước đó

Để sao chép định dạng ta thực hiện như sau:

B1 Nháy chuột tại một vị trí bất kỳ trên đoạn văn bản cần sao chép định dạng

B2 Chọn biểu tượng lệnh Format Painter

B3 Con trỏ chuột sẽ hiển thị thành biểu tượng , kéo thả chuột lên đoạn cần sao chép định dạng.

Chọn lệnh Edit\ Find Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện

- Gõ nội dung cần tìm vào ô Find what

- Nháy Find Next để tìm

Khi đó từ (hoặc dãy kí tự) tìm được (nếu

có) sẽ được hiển thị trên màn hình dưới

dạng bị “bôi đen” Nếu muốn, ta có thể

nháy chuột trên văn bản để sửa

Có thể nháy tiếp vào nút Find Next để tiếp

tục tìm hết hoặc nháy nút Cancel để kết thúc.

2 Tìm và thay thế chuỗi kí tự.

Chọn lệnh Edit\ Replace Hộp thoại Find and

Replace sẽ xuất hiện với trang Replace:

- Gõ nội dung cần thay thế vào ô Find what

- Gõ nội dung thay thế vào ô Replace with

- Nháy nút Find Next để tìm

- Nháy nút Replace để thay thế

Lưu ý: Nếu chắc chắn, ta có thể nháy nút Replace

All để thay thế tất cả các cụm từ tìm được bằng

Để thực hiện ta vào menu Tools\ AutoCorrect Options

Xuất hiện hộp thoại ta chọn trang AutoCorrect

- Nhập các kí tự gõ tắt trong khung Replace

- Nhập cụm từ thay thế trong khung With

- Nháy chuột vào nút Add

1 Ngắt trang:

Để tạo ngắt trang ta đưa con trỏ soạn thảo vào vị trí cần

ngắt trang và dùng lệnh Insert\ Break khi đó xuất hiện hộp

thoại Break, ta chọn Page Break.

Để xóa các ngắt trang ta đặt văn bản ở chế độ Normal

(bằng cách vào View\ Normal), khi đó ngắt trang là một đường

gạch ngang chấm chấm ở giữa có chữ Page Break, di chuyển con

trỏ tới đường này và nhấn phím Delete

2 Đánh số Trang

Vào menu Insert\Page Numbers, xuất hiện hộp thoại Page Numbers

- Mục Position: chọn vị trí đánh số trang:

+ Top of Page (ở đầu trang)

+ Bottom of Page (ở cuối trang)

- Mục Alignment chọn việc dóng số trang: bên trái, phải, giữa, hoặc bên trong/ ngoàimép giấy đối với trường hợp in theo hai mặt đối xứng của trang giấy

- Nút kiểm tra Show Number on First Page: có hay không hiển thị số trang ở trangđầu tiên của văn bản

- Nháy chuột vào nút Format để thiết lập các thông số: bắt đầu đánh từ số mấy (StartAt) hoặc tiếp theo số trang của phần trước (Continue from previous section), kiểucách số (Number Format)

Rồi chọn OK

3 Chèn tiêu đề trang

Để chèn tiêu đề trang ta thực hiện như sau:

Vào menu View\ Header and Footer

- Gõ tiêu đề đầu trang vào khung Header

- Gõ tiêu đề cuối trang vào khung Footer

Cuối cùng nháy nút Close để trở về chế độ soạn thảo

4 Chèn các kí tự đặc biệt

B1 Đặt con trỏ soạn thảo ở vị trí cần chèn

B2 Vào Insert\ Symbol Xuất hiện hộp thoại

- Nháy nút Close để đóng hộp thoại

5 Tạo hiệu ứng đặc biệt nhờ WordArt

B1 Đặt con trỏ soạn thảo ở vị trí cần chèn

B2 Vào menu Insert\ Picture\ WordArt, xuất hiện hộp thoại WordArt Gallery, chọn

một kiểu rồi nháy OK, xuất hiện hộp thoại Edit WordArt Text gồm các mục:

+ Mục Font: Chọn phông chữ

+ Mục Size: chọn cỡ chữ

+ Nút (kiểu chữ đậm) và nút (kiểu chữ nghiêng)

+ Mục Text: Gõ nội dung chữ nghệ thuật cần chèn

Nháy chuột chọn OK

6 Chèn hình ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery

B1 Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn

B2 Vào Insert\ Picture\ Clip Art (hoặc chọn From File), khi đó xuất hiện hộp thoại Chọn Go rồi nháy chuột vào hình ảnh cần chèn hoặc nháy nút phải chuột vào hình ảnh

cần chèn và chọn Insert

7 Chèn công thức toán học

B1: Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn

B2: Vào Insert\ Object, xuất hiện hộp thoại Object, chọn trang Create New.

- Chọn nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn

- Nhấn giữ nút trái chuột và di chuyển chuột để chọn số hàng, số cột cho bảng

2 Thay đổi kích thước của cột hay hàng:

Để chỉnh sửa độ rộng của cột hay độ cao của hàng ta đưa con trỏ chuột vào đường biên của cột (hay hàng) cần thay đổi cho đến khi con trỏ có dạng mũi tên hai chiều(

hoặc ) và kéo thả chuột sang trái, phải (hoặc lên, xuống)

3 Chèn thêm hàng, cột cho bảng

a Chèn thêm hàng

B1: Đưa con trỏ soạn thảo vào một ô trong hàng

B2: Chọn lệnh Table\ Insert\ Rows Above (Chèn thêm hàng phía trên)

Hoặc Table\ Insert\ Rows Below (Chèn thêm hàng phía dưới)

b Chèn thêm cột

B1: Đưa con trỏ soạn thảo vào một ô trong cột

B2: Chọn lệnh Table\ Insert\ Columns to the Left (Chèn thêm cột vào bên trái)

Hoặc Table\ Insert\ Columns to the Right (Chèn thêm cột vào bên phải)

4 Xóa hàng, cột hoặc bảng

B1: Chọn hàng (hoặc cột, hoặc bảng) cần xóa

B2:

 Xóa hàng: vào Table\ Delete\ Rows

 Xóa cột: vào Table\ Delete\ Columns

 Xóa bảng: vào Table\ Delete\ Table

5 Gộp, tách các ô trong bảng

a Gộp các ô trong bảng

6 Định vị trí bảng so với lề trang giấy

B1: Đặt con trỏ soạn thảo vào 1 ô trong bảng

B2: Vào Table\ Table Properties, khi đó xuất hiện hộp thoại, chọn trang Table

Mục Alignment chọn Left, Center hoặc Right

Rồi chọn OK

7 Xoay dữ liệu trong ô.

B1: Chọn ô chứa dữ liệu cần xoay

B2: Vào Format\ Text Direction, xuất hiện hộp thoại, chọn hướng xoay rồi chọn OK

8 Kẻ đường biên và đường lưới cho bảng

B1 Chọn ô, hàng, cột hoặc bảng

B2 Vào Format\ Borders and Shading, xuất hiện hộp thoại Borders and Shading

Chọn trang Borders

+ Chọn kiểu đường kẻ trong hộp Style

+ Chọn vị trí cần thay đổi đường kẻ ở mục Preview

+ Chọn màu đường kẻ trong hộp Color

+ Chọn độ rộng đường kẻ trong hộp Width

- Hàm MAX: Đưa ra giá trị lớn nhất

- Hàm MIN: Đưa ra giá trị nhỏ nhất

b Các tham số:

- Left: Tính cho những ô bên trái ô điền kết quả

- Right: Tính cho những ô bên phải ô điền kết quả

- Above: Tính cho những ô phía trên ô điền kết quả

c Cách tính:

B1: Đặt con trỏ soạn thảo vào ô cần điền kết quả

B2: Vào Table\ Formula, xuất hiện hộp thoại Formula

Trong khung Formula gõ “=Tên hàm(Tham số)” rồi chọn

OK

VD: =Sum(Left)

d Sắp xếp dữ liệu trong bảng

B1: Chọn cột cần sắp xếp

B2: Vào Table\ Sort, xuất hiện hộp thoại Sort Text

Trong đó: + Sort by: Chọn cột cần sắp xếp

+ Ascending: Sắp xếp tăng dần+ Descending: Sắp xếp giảm dầnRồi chọn OK

……….0………

BÀI 13: THANH CÔNG CỤ DRAWING

1 Giới thiệu thanh công cụ Drawing

Ngoài những khả năng về soạn thảo và định dạng văn bản, khả năng đồ họa của Word cũng rất mạnh Để làm việc với môi trường đồ họa trên Word, ta phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing

Nếu chưa thấy thanh công cụ này trên màn hình thì ta có thể mở bằng cách vào menu View\ Toolbar\ Drawing

2 Vẽ hình trong văn bản (Autoshapes)

Ngoài các khối hình đơn giản mà ta thấy ở trên thanh công cụ Drawing, nút

AutoShapes còn cung cấp rất nhiều các mẫu hình vẽ đa dạng

Để sử dụng một mẫu hình trong AutoShapes ta làm như sau:

Vào Insert\ Picture\ AutoShapes, khi đó xuất hiện hộp thoại AutoShapes, gồm các

nhóm đối tượng sau:

Lines: vẽ những đối tượng vẽ là đường thẳng

o Curve: vẽ đường cong

o Freeform: vẽ hình đa giác

o Scribble: vẽ tự do

o

 Basic Shapes: vẽ các đối tượng hình vẽ cơ bản

 Block Arrows: vẽ các hình vẽ thuộc dạng mũi tên khối

 Flowchart: vẽ các hình vẽ dạng biểu đồ tiến trình

 Callouts: vẽ các hình vẽ thuộc dạng lời thoại

 Stars and Banners: vẽ các hình vẽ thuộc dạng ngôi sao và biểu ngữ

mỗi nhóm đối tượng vẽ đều có các mẫu được cung cấp sẵn, bạn chọn một mẫuthích hợp cho văn bản

- Nháy chuột chọn đối tượng cần vẽ

- Kéo thả chuột vào vùng cần vẽ

3 Chèn hộp văn bản (textbox)

Để chèn hộp văn bản ta thực hiện như sau:

B1: Vào Insert\ TextBox hoặc nháy chuột vào biểu tượng trên thanh Drawing

B2: Kéo thả chuột vào vùng cần vẽ để vẽ

4 Làm việc với tập hợp các hình vẽ

Một khối hình vẽ thường bao gồm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính năng

nhóm (Group) giúp gom nhóm các hình nhỏ cần thiết thành một khối hình lớn Điều

này rất thuân lợi cho việc sử dụng cũng như quản lý khối hình vẽ trên tài liệu

a Gom nhóm (Group)

Để gom nhóm một tập hợp các hình, bạn làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút trên thanh công cụ Drawing, kết hợp việc giữ phím Shift Rồi lần lượt chọn các hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nháy chuột lên

từng hình) hoặc dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm;

Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Group Tất cả các hình nhỏ đã chọn sẽđược nhóm lại thành một hình lớn

b Gỡ nhóm (Ungroup)

Trong trường hợp muốn sửa lại từng cấu trúc hình nhỏ trên khối đã nhóm, bạn

phải thực hiện gỡ nhóm Cách làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhóm;

Bước 2: Kích hoạt tính năng gỡ nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công

cụ Drawing, chọn Ungroup Tất cả các hình nhỏ tronghình lớn sẽ được trở lại trạng thái như trước lúc bị nhóm

Đến đây, bạn có thể hiệu chỉnh từng hình nhỏ theo ý muốn

c Nhóm lại (Regroup)

Sau khi gỡ nhóm và chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối hình như ban đầu

bạn không cần phải thực hiện lại tính năng nhóm, mà chỉ cần gọi tính năng nhóm lại

(Regroup) Cách làm như sau;

Bước 1: Sử dụng nút để chọn bất kỳ một hình nhỏ nào trong số các hình nhỏcần nhóm lại;

Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm lại bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công

cụ Drawing, chọn Regroup Các hình nhỏ sẽ được tự độngnhóm lại như việc nhóm đã làm ban đầu

……….0………

Bài 14: TRÌNH BÀY TRANG VĂN BẢN VÀ IN

1 Trình bày Trang văn bản

Các yêu cầu cơ bản khi trình bày trang văn bản gồm:

 Chọn hướng trang: Trang đứng hay trang nằm ngang

 Đặt lề trang: Lề trái, lề phải, lề trên và lề dưới

2 Chọn hướng trang và đặt lề trang

Để trình bày trang ta thực hiện lệnh File\ Page Setup…, khi đó xuất hiện hộp thoại Page Setup Chọn trang Margins:

 Để chọn cỡ giấy ta chọn trang Paper:

+ Mục Paper Size : Chọn khổ giấyRồi chọn OK.

3 Xem văn bản trước khi in và In văn bản

a Xem văn bản trước khi in

Để xem văn bản trước khi in ta nháy nút Print Preview để kiểm tra trình bày của trang

Nếu văn bản có nhiều trang thì nháy các nút và để xem các trang

Nháy nút Close trên thanh công cụ để trở về chế độ xem bình thường

1 Khởi động, thoát khỏi Microsoft Excel

a Khởi động Microsoft Excel

Cách 1: Start\ All Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Excel

Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền

Cách 3: Nháy đúp chuột vào tên tệp bảng tính

b Thoát khỏi Microsoft Excel

Để Thoát khỏi Microsoft Excel ta thực hiện bằng 1 trong các cách sau:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

Cách 2: Nháy chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ

Cách 3: Vào File\ Exit

2 Các thành phần chính của màn hình Excel