giao trinh powerpoint 2003

Khi thực hiện liên kết với các file PowerPoint khác, trang web, tài liệu hay chương trình trên một máy này nhưng khi trình diễn lại trên một máy khác thì có thể xảy ra tình trạng liên [r]

Bài 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ POWERPOINT 2003

1 Giới thiệu:

PowerPoint 2003 là một phần mềm trong bộ Microsoft Office 2003 được

sử dụng để trình bày một vấn đề, tiếp thị một sản phẩm, soạn thảo một bài giảng, Chương trình là một công cụ có tính chuyên nghiệp cao để diễn đạt các

ý tưởng cần trình bày không chỉ bằng lời văn mà còn thể hiện qua hình ảnh tĩnh và động cùng với âm thanh, các đoạn phim một cách sống động Vì thế nó

là một công cụ hỗ trợ giảng dạy rất tốt trong trường học, hỗ trợ thuyết trình trong các hội thảo, hướng dẫn sử dụng các sản phẩm trong việc quảng cáo, …

 Kích thước tập tin nhỏ, thuận lợi cho lưu trữ và di chuyển

 Kết hợp được với nhiều định dạng tập tin

2 Cấu hình máy tối thiểu để cài đặt:

Để cài đặt và sử dụng được chương trình Microsoft PowerPoint 2003 (cũng như các chương trình khác trong bộ Microsoft Office 2003 như Word, Excel, Access,…), máy tính của bạn cần có cấu hình tối thiểu như sau:

1 Bộ vi xử lý (CPU): tối thiểu 233MHz hoặc cao hơn (tốt nhất từ Pentium III trở lên)

2 Hệ điều hành (Operating system): Windows XP hoặc cao hơn

3 Bộ nhớ (RAM): tối thiểu 64MB (tốt nhất từ 128MB)

4 Đĩa cứng còn trống khoảng 245MB

5 Màn hình có độ phân giải kích thước 800x600, từ 256 màu trở lên

6 Ổ đĩa CD, chuột, bàn phím

3 Giới thiệu màn hình PowerPoint 2003 và các thanh công cụ:

Sau khi sử dụng đĩa CD Microsoft Office 2003 cài đặt các chương trình đầy đủ Ta khởi động chương trình PowerPoint 2003 như sau:

Vào menu Start/Programs/Microsoft Office 2003/ Nhấp chọn biểu tượng

Tùy theo các thay đổi mà bạn đã thực hiện trong quá trình sử dụng, màn hình PowerPoint

2003 xuất hiện sẽ hơi khác nhau một chút Tuy nhiên, thông thường màn hình của

PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện như hình bên dưới:

(Hình I.1)

Các thành phần của màn hình PowerPoint 2003 được đánh số lần lượt theo thứ tự như hình bên trên:

1 Thanh tiêu đề (Title bar): Cho chúng ta biết tên chương

trình (Microsoft PowerPoint) và tên của tập tin đang làm việc (Presentation 1)

2 Thanh trình đơn (Menu bar): gồm 9 mục từ File đến Help Mỗi mục

sẽ chứa nhiều mục khác nếu ta nhấp vào chúng

3 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa biểu tượng của các

lệnh thường dùng

4 Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các biểu tượng

dùng cho việc trình bày văn bản như font chữ, cỡ chữ, màu sắc, canh biên,…Ngoài ra, chúng ta còn có thể mở thêm nhiều thanh công cụ khác từ menu

lệnh View/Toolbars/

5 Normal Pane: dùng chọn cách xem các slide hay dàn bài của bài trình

diễn Phía dưới Normal Pane có 3 biểu tượng:

a Normal View: Trình bày theo kiểu thông thường, dùng để xử lý từng

slide

b Slide Sorter View: Trình bày toàn thể các slide có trong bài trình diễn,

dùng

để theo dõi vị trí, thứ tự các slide

c Slide Show: trình chiếu bài trình diễn từ slide đang chỉnh sửa

6 Khu vực của slide đang được chỉnh sửa

7 Task Pane: chứa nhiều thành phần khác nhau như:

a New Presentation: tạo file mới

b Slide Layout: chọn kiểu bố trí cho mỗi slide

c Slide Design: chọn các kiểu trang trí slide có sẵn, các hệ màu, các hiệu

ứng cho toàn bộ bài trình diễn

d.Custom Animation: chọn các hiệu ứng cho mỗi thành phần của bài

trình diễn

e Slide Transition: chọn các hiệu ứng khi chuyển từ slide này sang slide

khác

Để đóng hay mở Task Pane, ta vào View/Task Pane

8 Trang ghi chú (Notes Page): dùng để ghi các ghi chú cho slide đang

được chỉnh sửa

9 Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ và chỉnh sửa một

số hình đơn giản, chèn các các chữ nghệ thuật, thay đổi màu sắc của văn bản,…

10.Thanh trạng thái: thông báo về số lượng slide có trong bài trình

diễn và một số thông tin khác

4 Một số thuật ngữ cần lưu ý:

Khi sử dụng chương trình PowerPoint 2003, ta sẽ thường xuyên gặp một

số thuật ngữ sau:

Presentation: (bài trình diễn) đây là một file PowerPoint, chứa đựng

những thông tin cần trình bày

Slide: một trang trình chiếu Tập hợp nhiều slide sẽ thành một presentation Blank Presentation: một bài trình diễn được tạo ra từ những slide trắng,

không chứa sẵn các hướng dẫn hoặc định dạng nào

Blank Slide: slide trắng, không chứa sẵn bất kỳ hướng dẫn hoặc định dạng

nào

Slide Show: lệnh trình chiếu bài trình diễn

Layout: cách bố trí các văn bản, hình ảnh và các thành phần khác trên slide Design Template: các mẫu thiết kế sẵn của chương trình PowerPoint Các

mẫu này được thiết kế sẵn về sự phối màu, hình nền, font chữ, màu sắc của văn bản, vị trí của văn bản

Theo kinh nghiệm của cá nhân, khi tạo một bài trình diễn, chúng ta nên

sử dụng các Design Template để bài trình diễn của chúng ta thể hiện được tính chuyên nghiệp cao và quy củ Nên tránh sử dụng Blank Presentation và Blank Slide vì chúng ta phải mất công thiết kế, chỉnh sửa màu sắc,…và bài trình diễn của ta không đồng nhất trong phối màu, kết cấu

Animation: hiệu ứng Các hiệu ứng này sẽ giúp đối tượng trên slide

xuất hiện, biến mất, tạo các chuyển động Hiệu ứng giúp lôi kéo sự chú ý của người xem, đem lại sự uyển chuyển, linh hoạt trong lúc trình diễn

Slide Transition: cách thức chuyển từ slide này sang slide Khi sử dụng

các kiểu chuyển slide này, bài trình diễn của chúng ta sẽ uyển chuyển và dễ xem hơn

Bài 2: TẠO BÀI TRÌNH DIỄN

1 Giới thiệu:

Trong bài này, ta sẽ bắt đầu sử dụng chương trình PowerPoint 2003 thông qua việc tạo một bài trình diễn, thêm vào các slide, chỉnh sửa văn bản và lưu trữ bài trình diễn

2 Tạo mới bài trình diễn:

-Khởi động chương trình PowerPoint 2003

-Màn hình khởi động của PowerPoint 2003 sẽ giống như bên dưới:

(Hình 2.1)

-Click con trỏ của chuột vào khung có dòng chữ “Click to add title”, cụm

từ này sẽ biến mất Bạn gõ vào dòng chữ “Giới thiệu chương trình” Enter

xuống hàng và gõ tiếp dòng chữ “Microsoft PowerPoint 2003”

-Click con trỏ của chuột vào khung có dòng chữ “Click to add subtitle”,

cụm từ này sẽ biến mất Bạn gõ vào dòng chữ “Báo cáo viên” Enter xuống

hàng và gõ tiếp tên của bạn vào

-Rê chuột để bôi đen dòng chữ “Giới thiệu chương trình” và đổi cỡ chữ

xuống 36 Bôi đen dòng chữ “Báo cáo viên” và đổi cỡ chữ xuống 28

Để gõ được tiếng Việt trong bài trình diễn, bạn cần có một chương trình

gõ tiếng Việt như Vietkey hay Unikey Theo ý kiến cá nhân tôi, bạn nên sử dụng

chương trình Unikey, chương trình nhỏ gọn, không cần cài đặt và chạy rất ổn định Bạn có thể vào trang web http://www.echip.com.vn để tải chương trình về

Sau khi tải chương trình về, bạn chỉ cần bung nén và double-click lên file

UniKey.exe là sử dụng được chương trình

Khi đánh tiếng Việt, bạn có thể chọn các font chữ Unicode (như Arial, Times New Roman, ) khi trong chương trình Unikey, bạn chọn bảng mã Unicode Hoặc bạn có thể chọn các font chữ bắt đầu bằng chữ VNI (như VNI-Times, VNI-Centur,…) khi trong chương trình Unikey, bạn chọn bảng

mã VNI Windows

Theo kinh nghiệm cá nhân, bạn nên sử dụng font chữ Unicode

Để thay đổi màu sắc của văn bản, bạn làm như sau:

- Bôi đen dòng chữ “Giới thiệu chương trình” và nhấp vào mũi tên nhỏ

bên cạnh chữ A trên thanh công cụ định dạng Sau đó chọn “More Colors…”,

chọn màu sắc bạn muốn cho dòng chữ

(Hình 2.2)

3 Điều chỉnh – Di chuyển khung:

Không phải bao giờ kích thước của các khung cũng vừa với lượng văn bản mà bạn muốn nhập vào, và đôi khi bạn cũng cần di chuyển các khung này đến các vị trí mà bạn mong muốn Muốn di chuyển các khung, ta phải chọn nó trước bằng cách nhấp chuột lên khung Sau đó, đưa chuột đến các đường biên,

lúc này chuột sẽ có dạng mũi tên 4 đầu, lúc đó ta nhấp giữ chuột, rê và thả

khung đến vị trí mong muốn Để thay đổi độ rộng của khung, ta nhấp chọn khung, sau đó đưa chuột đến một trong 8 vòng tròn xung quanh khung Lúc này, chuột sẽ

có dạng mũi tên 2 đầu, nhấp giữ chuột, rê và thả đến độ rộng mong muốn

4 Lưu trữ bản trình diễn:

Để lưu lại file PowerPoint, bạn làm như sau:

- Vào menu File/Save, màn hình sẽ xuất hiện như bên dưới

- Bạn chọn nơi lưu trữ trong khung Save in và đặt tên cho tập tin trong khung File name

Trong PowerPoint, bạn có thể lưu trữ với nhiều định dạng khác nhau, nhưng thông thường các định dạng sau đây được sử dụng nhiều:

Presentation (*.ppt): khi bạn lưu file trình diễn, máy sẽ chọn mặc định để

lưu là dạng này Khi lưu file ở dạng này, để trình chiếu, bạn phải mở chương trình PowerPoint trước rồi mới ra lệnh trình chiếu

PowerPoint Show (*.pps): để trình diễn file lưu với định dạng *.pps

chúng ta chỉ cần nhấp đúp vào file mà thôi

Web Page (*.htm): khi lưu file với định dạng này, bạn có thể dễ dàng đưa

lên mạng để nhiều người cùng xem

5 Chèn thêm – Xóa bớt slide:

Để thêm vào một slide sau slide đang hiện hành bạn vào menu Insert/New Slide

Để xóa slide bạn vào chế độ Slide trong Normal View (thanh bên trái màn hình) hoặc Slide Sorter View (nút nằm phía dưới thanh Normal View ), chọn

slide muốn xóa và bấm Delete trên bàn phím

6 Trình chiếu:

Sau khi đã thực hiện hoàn chỉnh file PowerPoint, để trình chiếu từ đầu bạn

vào menu Slide Show/View Show (hay nhấn phím F5)

Để trình chiếu từ slide đang hiện hành, bạn bấm vào nút trong thanh Normal

View (hay nhấn Shift + F5)

Khi đang trình chiếu, nếu muốn quay về chế độ chỉnh sửa, bạn nhấn Esc

trên bàn phím

Nếu muốn màn hình trình chiếu chuyển hoàn toàn sang màu đen thì nhấn

phím B, để quay lại màn hình trình diễn thì nhấn phím B một lần nữa

Nếu muốn màn hình trình chiếu chuyển hoàn toàn sang màu đen thì nhấn

phím W, để quay lại màn hình trình diễn thì nhấn phím W một lần nữa

Khi đang trình chiếu, nếu muốn quay lại slide đầu tiên: nhấn phím Home Khi đang trình chiếu, nếu muốn tới slide cuối cùng: nhấn phím End

Bài 3: Sử dụng Slide Layout & Design Template

I Sử dụng Slide Layout

1 Mục đích sử dụng slide layout:

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thức sử dụng Slide

layout Slide layout là những cách bố trí trên slide Nhà sản xuất chương trình

đã đặt sẵn các khung giữ chỗ cho các văn bản, tiêu đề, hình ảnh,…trên một slide, bố trí chúng sao cho hài hòa thích hợp Khi sử dụng layout, người dùng chỉ cần điền nội dung vào mà thôi

Trong bài trình diễn, nếu ta sử dụng các layout thì bài trình diễn của chúng ta sẽ mang tính đồng bộ cao, thể hiện tính chuyên nghiệp Chúng ta không phải mất thời gian để chỉnh sửa kích cỡ chữ, cách bố trí các văn bản, các đoạn phim, sơ đồ, đồ thị trên một trang slide,v.v

-Tạo một file PowerPoint mới: (File/New)

-Trong thanh Task Pane chọn Blank Presentation Màn hình sẽ xuất

hiện như bên dưới:

của bài trình diễn vào

- Khung giữ chỗ phía dưới có dòng chữ “Click to add subtitle” để nhập tên báo cáo viên hay tên đơn vị trình bày,…

Ta sẽ lần lượt tìm hiểu các dạng slide layout thường sử dụng

2 Các dạng Slide Layout thường sử dụng:

Các dạng layout thường được sử dụng bao gồm:

- Title Slide: đây là dạng slide dùng để mở đầu một bài trình bày

Dạng layout này có 2 khung giữ chỗ Khung lớn dùng điền tiêu đề bài trình bày Khung nhỏ dùng ghi tên người trình bày, đơn vị trình

bày,v.v

- Title and Text: dạng slide này dùng để trình bày nội dung với một tiêu đề

phía trên đầu của slide Khung lớn dùng để ghi nội dung, khung nhỏ dùng để điền tên tiêu đề

- Title, Text and Clip Art: dạng slide này dùng để trình bày nội dung văn bản

với một hình ảnh minh họa đi kèm Khung có một icon dùng để chèn một hình ảnh của Clip Art hay hình ảnh từ bên ngoài chương trình

- Title, Text and Chart: dạng slide này dùng để trình bày nội dung văn bản ùng

với đồ thị Khung có icon có 3 thanh thẳng đứng dùng để

chèn đồ thị

- Title, Text and Media Clip: dạng slide này dùng để chèn một tập tin media

như video, âm thanh,…

- Title and Diagram: dạng slide này thường được dùng để chèn một sơ đồ tổ

chức

- Blank Slide: đây là một slide “trắng” hoàn toàn, có nghĩa là không có các

khung đặt chỗ nào hết, người dùng phải tự chèn các Text Box để đánh văn bản,

tự điều chỉnh kích cỡ, font chữ,v.v…

Theo ý kiến cá nhân tôi, chúng ta chỉ nên sử dụng loại Blank slide khi có một

ý đồ đặc biệt nào đó Như muốn có một không gian rộng để tự mình trang trí hay để đặt một tấm hình có kích thước lớn, v.v…Còn với các yêu cầu thông thường thì không nên dùng dạng slide này

3 Cách sử dụng layout và quản lý các slide:

3.1 Sử dụng layout: để sử dụng một dạng slide layout nào đó, ta cần thực hiện các bước sau:

- Chọn slide muốn sử dụng layout

- Mở bảng Task Pane (nếu chưa có bảng Task Pane trên màn hình thì vào menu View,

đánh dấu chọn chữ Task Pane)

- Click vào mũi tên màu đen hướng xuống dưới trên bảng Task Pane và chọn

Slide

Layout trong menu bung ra trên màn hình

(Hình 3.2)

- Trên bảng Task Pane, lúc này lựa chọn kiểu layout mong muốn và click vào

đó Kiểu layout đó sẽ được áp dụng cho slide mà chúng ta đã chọn Các slide khác sẽ không bị ảnh hưởng bởi lựa chọn này

* Nếu muốn chọn cùng lúc nhiều slide, chúng ta bấm phím Ctrl trong lúc click

chọn slide trong bảng Normal Pane

3.2 Cách thức quản lý slide:

Để quản lý các slide, xem xét vị trí của mỗi slide trong bài trình diễn, thêm vào hay xóa bớt các slide, ta thường sử dụng Slide Sorter View

- Để chuyển vào chế độ Slide Sorter: ta nhấn nút trong thanh Normal Pane Lúc này màn hình PowerPoint sẽ có dạng tương tự hình dưới

(Hình 3.3)

- Để trở về màn hình chỉnh sửa, ta nhấp double vào slide muốn chỉnh sửa hay nhấn vào nút trong bảng Normal Pane

- Muốn thay đổi vị trí slide, ta chọn slide và rê đến vị trí mới

II.Sử dụng Design Template

sẽ có tính đồng bộ cao và chuyên nghiệp Chúng ta không còn lo lắng đến các vấn đề phối màu cho slide

2 Cách chọn và thay đổi Design Template:

Để sử dụng Design Template: ta tiến hành theo các bước sau

- Chọn slide muốn áp dụng mẫu tô

- Mở bảng Task Pane (nếu chưa có bảng Task Pane trên màn hình thì vào menu

View, đánh dấu chọn chữ Task Pane)

- Click vào mũi tên màu đen hướng xuống dưới trên bảng Task Pane và chọn

Slide

Design- Design Templates trong menu bung ra trên màn hình

3 Cách thức chỉnh sửa một Design Template:

Mặc dù trong phần lớn trường hợp, các Design Template đều thỏa mãn yêu cầu của chúng ta, nhưng đôi khi chúng ta cũng muốn chỉnh sửa các mẫu tô này để phù hợp hơn với ý đồ thực hiện bài trình diễn Để chỉnh sửa được các mẫu tô,

ta cần phải can thiệp vào Slide gốc của mẫu tô (Slide Master)

- Trong menu View, chọn Master/Slide Master Màn hình sẽ tương tự bên dưới

(Hình 3.6)

- Lúc này, bên thanh Normal Pane, ta thấy 2 slide: Slide phía trên dùng để chỉnh sửa cho Slide tựa đề (Title Slide), slide phía dưới dùng để chỉnh sửa cho các slide thường

Trong chế độ chỉnh sửa Master Slide, mọi thay đổi của chúng ta sẽ tác động lên tất cả các slide trong bài trình diễn

- Sau khi chỉnh sửa xong, để thóat ra chế độ bình thường ta nhấp “Close MasterView”

Bài 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢN TRÌNH DIỄN

I Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) và biểu tượng (Symbol):

a Chèn chữ nghệ thuật: Chọn lệnh Insert/Picture/WordArt, màn hình sẽ xuất

hiện như bên dưới:

(Hình 4.1) chọn kiểu uốn chữ, bấm OK, màn hình sẽ tiếp tục xuất hiện như bên dưới:

(Hình 4.2)

Lúc này ta gõ chữ muốn tạo vào khung có dòng chữ “Your Text Here”

chọn font, size chữ, và nhấn OK

Sau khi tạo xong chữ WordArt, ta vẫn có thể chỉnh sửa bằng cách nhấp double vào chữ đó

b Chèn biểu tượng:

Đôi khi trong lúc soạn một bài trình diễn PowerPoint, ngoài các ký tự thông thường trên bàn phím, ta cần sử dụng một số biểu tượng, ký tự lạ, một số hoa văn, v.v…lúc này ta cần sử dụng đến các ký tự (symbol) Để chèn ký tự vào bài trình diễn, ta thực hiện như sau:

- Nhấp trỏ chuột vào vị trí cần chèn trong một Textbox hay khung giữ chỗ

- Chọn menu Insert/Symbol…

- Khi bảng Symbol xuất hiện, ta chọn ký tự cần chèn rồi nhấn nút Insert

(Hình 4.3)

Để chèn các biểu tượng và hoa văn, trong khung Symbol ta chọn

các loại font: Webdings, Wingdings,…

II Chèn hình vẽ:

a Chèn hình Clip Art:

Khi cài đặt chương trình Office, một số hình ảnh cũng sẽ được cài vào máy

Để chèn các hình ảnh này vào bài trình diễn ta thực hiện như sau:

- Chọn một slide layout có hỗ trợ chèn Clip Art (layout có biểu tượng mặt người) Màn hình sẽ có dạng tương tự như bên dưới:

(Hình 4.4)

- Nhấp double vào dòng chữ “Double click to add clip art” để mở bảng Select Picture sau

(Hình 4.5)

Chọn một hình mong muốn và nhấn nút OK ở phía cuối bảng

b Chèn hình ảnh từ bên ngoài chương trình:

Bên cạnh các hình Clip Art, ta cũng có thể chèn những hình ảnh từ bên ngoài chương trình vào bài trình diễn Các hình ảnh này có thể là hình chụp phong cảnh, chụp chân dung, hình vẽ, hình động,v.v…

- Chọn menu Insert/Picture/From File Ta sẽ có bảng Insert Picture như bên

dưới

(Hình 4.6)

- Chọn thư mục có hình ảnh cần chèn, chọn hình cần chèn rồi nhấn nút

Insert

Sau khi chèn các hình Clip Art và hình ảnh từ bên ngoài vào bài trình diễn, ta

có thể: Di chuyển hình: nhấp giữ hình rồi kéo đến vị trí mong muốn

Thay đổi kích thước hình: nhấp vào hình để xuất hiện các vòng tròn màu trắng Đưa con trỏ chuột vào các vòng trắng này, nhấp giữ và rê chuột để thay đổi kích thước hình Thông thường để giữ nguyên tỉ lệ chiều dài- chiều rộng, ta chỉ

rê chuột tại các vòng trắng ở một trong 4 góc của hình

Xoay hình: bằng cách nhấp vào hình để xuất hiện các vòng tròn màu trắng

và một vòng tròn màu xanh lá cây Đưa con trỏ chuột vào vòng tròn màu xanh, nhấp giữ và rê chuột để xoay hình

c Hình tự vẽ:

Bên cạnh các hình Clip Art và hình ảnh có sẵn, đôi lúc ta cần các hình vẽ không có sẵn trong chương trình PowerPoint Lúc này, ta phải tự vẽ các hình Bật thanh công cụ vẽ: Chọn lệnh View/Toolbars/Drawing

Chọn các hình tròn, vuông hay các hình trong phần AutoShapes, đưa chuột ra màn hình và rê chuột trên slide để tạo hình