Môn quản trị văn phòng

Môn quản trị văn phòng

MỤC LỤC

PHẦN I LỜI MỞ ĐẦU 2

PHẦN II NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 4

I KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG 4

II CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG 4

III NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 5

IV CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 6

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 8

I.GIỚI THIỆU VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ - SINH HỌC 8

II CHỨC NĂNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 10

III NHIỆM VỤ CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 11

IV.CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 12

CHƯƠNG III KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP THUỘC VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

I GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 14

II CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 14

III NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP 14

IV CƠ CẤU TỔ CHỨC 18

CHƯƠNG IV NHẬN XÉT 23

I NHỮNG KHÁC BIỆT CƠ BẢN GIỮA CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG CHUNG SO VỚI PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 23

II ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM 25

PHẦN III : KẾT LUẬN 26

PHẦN I LỜI MỞ ĐẦU

Những kiến thức lý luận mà sinh viên đã được trang bị trên ghế nhà trườngchưa đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của xã hội sau khi sinh viên ra trường Bêncạnh những kiến thức lý luận, các nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh viên phải có nhiềukinh nghiệm và kiến thức thực tế Nhận thức được điều đó, trong quá trình giảngdạy, các giảng viên đã chú trọng kết hợp giữa kiến thức lý luận và thực tiễn, có sự

so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn góp phần cung cấp cho sinh viên một cáinhìn toàn diện và thực tế Bản thân mỗi sinh viên lớp 09-CĐTK cũng luôn tâmniệm rằng: “học đi đôi với hành”, có như thế sinh viên mới có thể bổ sung và trang

bị cho mình những kiến thức mới, tích lũy cho mình những kinh nghiệm quý báu,đồng thời góp phần làm phong phú thêm kho kiến thức của mình

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thựctế”lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thựctiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lýluận Nhằm mục đích đào tạo những sinh viên trong tương lai nắm vững lý luận,làm việc có hiệu quả trong thực tiễn,, để hiểu sâu sắc hơn về công tác hành chínhtrong hoạt động quản lý , chúng tôi đã được Ban chủ nhiệm khoa Quản lý văn thư

và giảng viên giảng dạy bộ môn Quản trị văn phòng tạo điều kiện để đi thực tế vềcông tác văn thư và công tác văn phòng

Trong khi thực tế tại Văn phòng Viện công nghê sinh học, tôi đã được tiếpcận với thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn thư Từ đó có sự so sánh, đốichiếu giữa lý luận với thực tiễn Những vấn đề mà tôi nghiên cứu và tìm hiểu đã được sắp xếp tương ứng với các chương của Báo cáo, cụ thể như sau:

Phần I : Lời mở đầu

Phần II: Phần nội dung

 Chương 1.Khái quát về Văn phòng, chức năng , nhiệm vụ, cơcấu tổ chức của Văn phòng

 Chương 2 Khái quát về Viện Công nghệ sinh học, chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Viện

 Chương 3 Khái quát về phòng Quản lý tổng hợp thuộc Việncông nghệ sinh học, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức củaphòng Quản lý tổng hợp

 Chương 4 Nhận xét

Phần III: Kết luận

Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Vũ Thị Bích Giảng viên

bộ môn Quản trị văn phòng và anh chị cán bộ phòng Quản lý tổng hợp thuộc ViệnCông nghệ sinh học vì đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tôi đithực tế

Nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm và thời gian cho nên Báo cáocủa tôi không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng gópcủa thầy cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

I KHÁI NIỆM VĂN PHÒNGTrong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có côngtác văn phòng và lập ra các đơn vị làm công tác văn phòng Do đặc điểm về chứcnăng, nhiệm vụ, khối lượng công tác, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chứckhác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có những tên gọi khác nhau.Căn cứ vào các văn bản hiện hành của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật củaChính phủ và các quy định về chức năng , nhiệm vụ , tổ chức xã hội, tổ chức bộmáy văn phòng của nhiều cơ quan đã đưa ra một khái niệm chung về văn phòng, cụthể :

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp là nơigiao tiếp, thu thập và xử lý thông tin Nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý, là nơiđảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

Ví dụ : Văn phòng Chủ tịch nước, văn phòng Chính Phủ, phòng Hành chính- tổnghợp

II CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNGVăn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năng thammưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan và đảmbảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

Văn phòng có 2 chức năng cơ bản đó là:

Công tác tham mưu – tổng hợp : Trong công tác này, văn phòng phải nghiên

cứu , đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máythực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan

Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động : Với

chức năng công tác này thì văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến vớithủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủ trưởng

có ý kiến phê duyệt Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan.

Ngoài hai chức năng đã trình bày như trên thì Văn phòng còn có thể kiêmnghiệm thêm một số chức năng khác như : Chức năng giao tiếp,

Hai loại công tác: công tác tham mưu- tổng hợp và công tác đảm bảo điều kiệnvật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của côngtác lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan

III NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó cóthể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau, song nhìn chung văn phòng cónhững nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

Xây dựng chương trình công tác định kỳ và báo cáo thực hiện chương trìnhcông tác định kỳ của cơ quan, xếp lịch làm việc công tác tuần ,tiến hành họp giaoban

Quản lý, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan ( quản lý vănbản đi – đến, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý hồ sơ và chịu trách nhiệm nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan )

Quản lý và hướng dẫn việc thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan ( thu thập,

bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ )

Quản lý và thực hiện công tác hành chính của cơ quan ( lễ tân, khánh tiết, đánhmáy, soạn thảo văn bản, in ấn văn bản )

Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, phục vụ cho lãnh đạo và cho hoạt độngcủa cơ quan

Bảo quản cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của cơ quan

Chịu trách nhiệm quản lý về kinh phí, tài sản thuộc văn phòng

Chịu trách nhiệm trong việc bổ nhiệm, tuyển dụng cán bộ công chức, viên

Phối hợp với các đơn vị , của cơ quan.

Giữ mối quan hệ của cơ quan với các cá nhân, tổ chức khác

Thẩm tra các đề án trước khi lãnh đạo ký ban hành/

IV CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong văn phòng cóthể có các tên gọi khác nhau, nhưng nhìn chung văn phòng thường được tổ chứcnhư sau:

Chánh văn phòng: Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ

quan về toàn bộ công tác văn phòng, chánh văn phòng phụ trách chung công tác vănphòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như :Bảo vệ bí mật, tổ chức bộ máy, cán bộ Chánh văn phòng làm chủ tài sản của vănphòng Chánh văn phòng được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một số vănbản của cơ quan như: Giấy mời họp, giấy đi dường, bản sao các văn bản,

Phó chánh văn phòng: Phó văn phòng được Chánh văn phòng phân công

giúp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như; công tác thông tintổng hợp, văn thư, lưu trữ

Phòng ( tổ, bộ phận) Tổng hợp

Phòng có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp,xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng, tổ chứcthẩm định các đề án, biên tập các văn bản khác khi được giao

Trường hợp cơ quan không có phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm

vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng

Phòng ( tổ, bộ phận) Lưu trữ

Phòng có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý,chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

I.GIỚI THIỆU VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ - SINH HỌC

Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh học ở Việt Nam Viện

có đội ngũ đông đảo các nhà khoa học được đào tạo chuyên sâu ở trong và ngoàinước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinh học hiện đại Hiện tại, Viện có

327 cán bộ bao gồm 1 giáo sư, 20 phó giáo sư, 65 tiến sỹ, 70 thạc sỹ, 171 cử nhân/

kỹ sư và kỹ thuật viên

Lịch sử thành lập Viện Công nghệ sinh học có thể chia ra làm 3 giai đoạnnhư sau:

PHÒNG SINH VẬT, VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỰ NHIÊN, ỦY BAN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT NHÀ NƯỚC (1967-1975)

Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy banKhoa học và Kỹ thuật Nhà nước, được thành lập năm 1967, do GS.TSKH ĐẶNGTHU làm Trưởng phòng

Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập, PhòngSinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam, bao gồmcác hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Động vật học,Phòng Thực vật học, Phòng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật, Phòng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phòng Vi sinh vật)

VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆN SINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993)

Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam đượcthành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nói trên.GS.TSKH NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH ĐẶNG HUY HUỲNH được

cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó Năm 1983, GS.TSKH LÊ XUÂN TÚđược bổ nhiệm làm Viện trưởng

Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã pháttriển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoahọc Việt Nam do GS.TSKH ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc và GS.TSKH.ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc

Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc Viện Khoahọc Việt Nam thành lập, do GS.TSKH NGUYỄN TÀI LƯƠNG làm Giám đốc Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học Việt Nam,

do PGS.TS LÝ KIM BẢNG là Giám đốc

Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học ViệtNam do, GS.TSKH ĐÁI DUY BAN là Giám đốc

VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâmKhoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ sinhhọc thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được thành lập,trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh người và độngvật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật

PGS.TSKH LÊ THỊ MUỘI là Viện trưởng nhiệm kỳ đầu tiên (1993-1997) GS.TS LÊ TRẦN BÌNH là Viện trưởng nhiệm kỳ II (1997-2003) và nhiệm

kỳ III (2003-2008)

Từ năm 2004, khi Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc giađược đổi tên thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (VAST), Viện Côngnghệ sinh học là một trong những đơn vị sự nghiệp lớn nhất của VAST

Hiện nay, PGS.TS TRƯƠNG NAM HẢI là Viện trưởng nhiệm kỳ IV

(2008-2013)

NHỮNG THÀNH TỰU NỔI BẬT

Thành tích nổi bật nhất của Viện CNSH trong thời gian qua là đi tiên phong trongviệc xây dựng, phát triển và ứng dụng công nghệ gen, qua đó thúc đẩy tất cả các đơn vịkhác trong phạm vi toàn quốc phát triển và ứng dụng rộng rãi công nghệ gen này tronghầu hết các hướng nghiên cứu khác trong khoa học sự sống và công nghệ sinh học ViệnCNSH đã xây dựng được tiềm lực nghiên cứu mạnh trong lĩnh vực công nghệ gene baogồm một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đầu đàn dày dạn kinh nghiệm và một phòng thínghiệm trọng điểm về công nghệ gen

Từ việc xây dựng, phát triển và ứng dụng công nghệ gene rộng rãi trong tất cả cáchướng nghiên cứu khác trong khoa học sự sống và công nghệ sinh học, Viện CNSH đãđạt được một số thành tích cụ thể như: Giám định gene hài cốt liệt sỹ; Tạo Vaccine phongchống cúm A/H5N1 cho gia cầm và người; Tạo ra một số loại kít phát hiện virus và vikhuẩn dựa trên các protein tái tổ hợp; Tạo ra một số protein và enzyme tái tổ hợp ứngdụng trong y dược, môi trường, nông nghiệp và công nghiệp; Tạo ra một số cây trồngchuyển gene

Kết quả nổi bật thứ ba đó là Viện CNSH là đơn vị đứng đầu trong cả nước về thực hiệncác nhiệm vụ nghiên cứu quốc gia như hàng năm đề tài cấp nhà nước cũng như đề tàinghiên cứu cơ bản; Khoảng 500 công bố quốc tế, hàng nghin công bố gia, hàng chục bảnđăng ký độc quyền sáng chế; đào tạo trên trăm tiến sỹ, trên 250 thạc sỹ và trên 600 cửnhân

Những thành tích đạt được bằng sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viêncủa Viện CNSH đã được Chính phủ đánh giá cao và ghi nhận qua việc trao tặng các danhhiệu như: Huân chương Lao động hạng Nhất (1998); Huân chương Độc lập hạng Ba(2003); Bằng khen của Thủ tướng chính phủ (2007) và gần đây nhất là Huân chương Độclập hạng Nhì (2008)

II CHỨC NĂNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Viện Công nghệ sinh học có chức năng:

Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ theo hướng công nghệ sinh học Tham gia xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch và kế hoạch phát triển ngànhcông nghệ sinh học

Đào tạo nhân lực khoa học và công nghệ có trình độ cao về công nghệ sinhhọc cho đất nước

III NHIỆM VỤ CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌCViện Công nghệ sinh học có các nhiệm vụ chủ yếu sau

Nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực: côngnghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào thực vật, công nghệ vi sinh,công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh học nano, công nghệ sinh học môitrường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh – yhọc và tin sinh học, và các lĩnh vực khác có liên quan

Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học vàcông nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ về công nghệ sinh học

và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời sống, góp phần xây dựng,phát triển ngành công nghiệp sinh học

Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sauđại học về sinh học và công nghệ sinh học Thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nângcao trình độ cán bộ trong lĩnh vực sinh học và công nghệ sinh học

Hợp tác quốc tế về sinh học và công nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan.Tham gia các hội nghị, hội thảo, chương trình hợp tác quốc tế và tổ chức các hộinghị, hội thảo quốc tế theo quy định của pháp luật Cử cán bộ đi công tác nướcngoài và mời chuyên gia nước ngoài đến làm việc tại Viện Công nghệ sinh học

Xây dựng cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất cho nghiên cứu khoa học - côngnghệ, triển khai, ứng dụng, sản xuất và chuyển giao công nghệ

Quản lý tài chính, tài sản; sử dụng có hiệu quả tài chính, tài sản do Nhà nướcgiao và các nguồn tài chính, tài sản khác; thực hiện công tác kế toán, thống kê, quản

lý cán bộ viên chức theo quy định của pháp luật

IV.CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

Cơ cấu tổ chức của Viện công nghệ sinh học

LỰC LƯỢNG CÁN BỘ CỦA VIỆN

 Trưởng phòng Bùi Chi Lăng

 Phó Trưởng phòng Đoàn Thị Kim Liên

Phòng thí nghiệm trọng điểm Công nghệ gen

 Giám đốc PGS.TS Nông Văn Hải

 Phó giám đốc TS Chu Hoàng Hà

CHƯƠNG III KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP

THUỘC VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC

I GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP

Tên phòng: Phòng Quản lý tổng hợp

Điện thoại chung: 38362599

Trưởng phòng: Bùi Chi Lăng

Bằng khen "Tổ Công đoàn xuất sắc" năm 2003, 2007

Bằng khen "Tập thể lao động xuất sắc" năm 2002, 2003, 2004, 2006, 2007

I CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢPChức năng của phòng quản lý tổng hợp:

Phòng Quản lý tổng hợp có chức năng tham mưu giúp việc cho Viện trưởng

thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Công nghệ Sinh học về các mặt côngtác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tàisản), trật tự an toàn cơ quan;

Đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các Bộ môn, các Trung

tâm tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ khoa học theocác quy định của Viện

II NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP