Khảo sát đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòngtrong côn g tác hoạch định nhân sự tại công ty may myung ji

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2 Tính cấp thiết của đề tài 1 3 Lịch sự nghiên cứu vấn đề 2 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5 Phương pháp nghiên cứu 2 6 Bố cục đề tài 2 MỞ ĐẦU 3 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY MYUNG JI 5 1.1Lịch sử hình thành 5 1.2Cơ cấu tổ chức 6 1.3Chức năng, nhiệm vụ 6 Tiểu kết: 8 CHƯƠNG 2.VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 9 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 9 2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 10 2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 11 2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 11 2.3.2 Đào tạo phát triển nhân sự 11 2.3.3 Bố trí sử dụng nguồn nhân sự 12 2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 12 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự 13 CHƯƠNG 3. 20 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 20 VĂN PHÒNG 20 3.1 Nhận xét và đánh giá 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Nhược điểm 21 3.1.3 Nguyên nhân 22 3.2 Các giải pháp 23 Tiểu kết: 25 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và Các nộidung nghiên cứu và kết quả này là trung thực

Các số liệu trong bài đều là số liệu của công ty và đã được công ty chophép sử dụng.Nếu có bất kỳ sự gian lận nào trong quá trình nghiên cứu tôi xinchịu hoàn toàn trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tính cấp thiết của đề tài 1

3 Lịch sự nghiên cứu vấn đề 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Bố cục đề tài 2

MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY MYUNG JI 5

1.1 Lịch sử hình thành 5

1.2 Cơ cấu tổ chức 6

1.3 Chức năng, nhiệm vụ 6

Tiểu kết: 8

CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 9

2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 9

2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 10

2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 11

2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 11

2.3.2 Đào tạo phát triển nhân sự 11

2.3.3 Bố trí sử dụng nguồn nhân sự 12

2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 12

2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự 13

CHƯƠNG 3 20

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 20

VĂN PHÒNG 20

3.1 Nhận xét và đánh giá 20

3.1.1 Ưu điểm 20

3.1.2 Nhược điểm 21

3.1.3 Nguyên nhân 22

3.2 Các giải pháp 23

Tiểu kết: 25

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

DANH MỤC VIẾT TẮT

NL: Nhân lực

PTCV: phân tích công việcDNVV: Doanh nghiệp Việt NamDN: Doanh nghiệp

QTNL: quản trị nhân lực

LĐBQ: lao động bình quânTHCV: Thực hiệc công việcNNL: Nguồn nhân lực

2 Tính cấp thiết của đề tài

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác hoạch định nguồn nhân lực,Công

ty may Myung ji đã có chiến lược hoàn thiện công tác quản trị nhân lực phù hợp

xu thế quản trị hiện đại nhằm khai thác và huy động nguồn nhân lực, nâng caosức cạnh tranh thì mới tồn tại và phát triển bền vững trong điều kiện mới Mặc

dù vậy, cho đến nay lĩnh vực quản trị nhân lực của Công ty may Myung Ji vẫncòn bộc lộ một số bất cập sau:

- Hoạt động phân tích công việc, xây dựng hệ thống định mức và đánh giáthực hiện công việc đối với người lao động chưa được quan tâm

- Công tác đào tạo, phát triển nhân lực chưa được quan tâm đầu tư thíchđáng, hiệu quả đào tạo thấp

- Hệ thống tiền lương, kích thích vật chất, tinh thần đối với lao động chưathực sự hiệu quả Bản thân em là một sinh viên học ngành Quản tri văn phòng,

sau ba năm học tại trường và khoảng thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em

đã nhận thấy được tính cấp thiết của vấn đề hoạch nguồn nhân lực vì lẽ đó em đãmạnh dạn chọn đề tài: “Công tác hoạch định nguồn nhân lực tại công ty mayMyung Ji” làm đề tài cho bài tập lớn của mình Hy vọng, đây sẽ là một đề tàimang tính thiết thực và hữu ích vào các hoạt động chung của công ty nhằm nângcao uy tín và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian sắp tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: nguồn nhân lực tại công ty

Phạm vi:công ty may Myung ji (Ân Thi,Hưng Yên)

5 Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp nghiên cứu tà liệu:phương pháp này diễn ra theo giai đoạnphân tích,tổng hợp, hệ thống hóa và khái quát hóa lý thuyết

-Phương pháp quan sát

6 Bố cục đề tài

Đề tài gồm 3 chương

Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty

Chương 2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch địnhnhân sự

Chương 3 Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng

MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, con người được coi là một '' tài nguyên đặc biệt

'', một nguồn lực của sự phát triển kinh tế Bởi vậy việc phát triển con người,phát triển Nguồn nhân lực trở thành vấn đề chiếm vị trí trung tâm trong hệthống phát triển các nguồn lực Chăm lo đầy đủ đến con người là yếu tố bảo đảmchắc chắn nhất cho sự phồn vinh, thịnh vượng của mọi quốc gia Đầu tư cho conngười là đầu tư có tinh chiến lược , là cơ sở chắc chắn nhất cho sự phát triểnbền vững

Cho đến nay, do xuất phát từ các cách tiếp cận khác nhau, nên vẫn cónhiều cách hiểu khác nhau khi bàn về phát triển nguồn nhân lực Theo quanniệm của Liên hiệp quốc, phát triển nguồn nhân lực bao gồm giáo dục, đào tạo

và sử dụng tiềm năng con người nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội vànâng cao chất lượng cuộc sống nguồn nhân lực

Có quan điểm cho rằng: Phát triển nguồn nhân lực: là gia tăng giá trị chocon người, cả giá trị vật chất và tinh thần, cả trí tuệ lẫn tâm hồn cũng như kỹnăng nghề nghiệp, làm cho con người trở thành người lao động có những nănglực và phẩm chất mới, cao hơn, đáp ứng được những yêu cầu to lớn và ngàycàng tăng của sự phát triển kinh tế - xã hội

Một số tác giả khác lại quan niệm: Phát triển là quá trình nâng cao nănglực của con người về mọi mặt: Thể lực, trí lực, tâm lực, đồng thời phân bổ, sửdụng, khai thác và phát huy hiệu quả nhất nguồn nhân lực thông qua hệ thốngphân công lao động và giải quyết việc làm để phát triển kinh tế- xã hội

Từ những luận điểm trình bày trên, phát triển nguồn nhân lực của mộtquốc gia: chính là sự biến đổi về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trên cácmặt thể lực, trí lực, kỹ năng, kiến thức và tinh thần cùng với quá trình tạo ranhững biến đổi tiến bộ về cơ cấu nguồn nhân lực Nói một cách khái quát nhất,phát triển nguồn nhân lực chính là quá trình tạo lập và sử dụng năng lực toàndiện con người vì sự tiến bộ kinh tế- xã hội và sự hoàn thiện bản thân mỗi conngười

Nguồn nhân lực chất lượng cao là khái niệm để chỉ một con người, mộtngười lao động cụ thể có trình độ lành nghề ( về chuyên môn, kỹ thuật) ứng vớimột ngành nghề cụ thể theo tiêu thức phân loại lao động về chuyên môn, kỹthuật nhất định (Đại học, trên đại học, cao đẳng, lao động kỹ thuật lànhnghề.Nhưng sử dụng nhân lực thế nào cho phù hợp điều đó thì vô cùng khó

khăn đối với các công ty hiện nay.

1.2Cơ cấu tổ chức

1.3Chức năng, nhiệm vụ

-Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết,

là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, được tổ chức và hoạt động theo quyđịnh của Pháp luật và Điều lệ Công ty

-Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng Cổ đôngbầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọngliên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩmquyền của Đại hội đồng Cổ đông Hội đồng Quản trị có quyền và nghĩa vụ giámsát Giám đốc và những người quản lý khác trong Tổng Công ty Quyền và nghĩa

vụ của Hội đồng Quản trị do Pháp luật và Điều lệ, các Quy chế nội bộ của TổngCông ty và Nghị quyết Đại hội đồng Cổ đông quy định

- Ban Kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, có nhiệm

vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng Quảntrị, hoạt động điều hành kinh doanh của Giám đốc; trong ghi chép sổ kế toán vàbáo cáo tài chính Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng Quản trị vàBan Giám đốc

- Ban Giám đốc :giám đốc là người điều hành, quyết định các vấn đề liênquan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồngQuản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Các Phó Giám đốc,Giám đốc điều hành giúp việc Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềcác nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đãđược Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

* Các Phòng nghiệp vụ:

- Phòng Kế hoạch: Xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty Xây dựng vàtriển khai kế hoạch sản xuất sản phẩm may mặc Quản lý các hợp đồng hàng giacông Tổ chức triển khai công tác xuất nhập khẩu hàng hóa Xác định giá giacông cho tất cả các đơn hàng Quản lý các kho (không bao gồm các kho thuộcTTKDTM) Sản xuất và cung cấp các dịch vụ: giặt, bìa lưng, khoanh cổ, nơ cổ

- Phòng kỹ thuật dự án : Nghiên cứu và phát triển kinh doanh sản phẩmthời trang mang thương hiệu May Myung Ji và các mặt hàng phục vụ cho ngànhmay mặc Nghiên cứu và phát triển các loại hình kinh doanh mới (ngoài maymặc ) của công ty Khai thác, cung ứng vật tư phục vụ họat độ ng sản xuất kinhdoanh nội địa Chủ trì các buổi biễu diễn thời trang Quản lý thương hiệu vànhãn hiệu

- Phòng Kỹ thuật: Thiết kế mặt bằng sản xuất Quản lý công tác kỹ thuật

và công nghệ trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm may mặc Thiết kế sản phẩmmay mặc nội địa và xuất khẩu Nghiên cứu kỹ thuật công nghệ may và xây dựngtiêu chuẩn cơ sở Chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cho các đơn hàng sản xuất ởnhiều đơn vị/vệ tinh Quản lý và thực hiện dịch vụ may đo; Tham mưu về việcmua sắm thiết bị công nghệ may

- Phòng Quản lý khai thác: Chủ trì xây dựng hệ thống tài liệu thuộc hệthống quản lý của công ty; triển khai, duy trì, kiểm soát và đảm bảo hệ thốngquản lý hoạt động có hiệu quả Tham mưu về mô hình quản lý chất lượng vàquản lý chất lượng sản phẩm của công ty Quản lý các hoạt động đánh giá củakhách hàng

- Phòng Tài chính Kế toán: Có chức năng tham mưu giúp Tổng Giám đốc

chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác phân tích, hoạch định và kiểm soát tàichính kế toán trên phạm vi toàn Tổng công ty; chấp hành thực hiện đầy đủ theođúng các chế độ và quy định của nhà nước trong quản lý vốn và tài sản tại doanhnghiệp Quản lý cổ đông, cổ phần, cổ phiếu của công ty

- Phòng trung tâm điều hành: Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị của côngty; Quản lý và cung cấp điện, nước, hơi, khí nén Khai thác ứng dụng các kỹthuật thiết bị tiên tiến phục vụ sản xuất kinh doanh Quản lý công tác kỹ thuật cơđiện Tham mưu về thiết bị cho các dự án đầu tư Mua bán thiết bị, trực tiếp sửachữa các thiết bị theo phân cấp, sản xuất các trang/thiết bị kim loại theo yêu cầucủa công ty

- Phòng Tổ chức Hành chính: Tổ chức nhân sự; quản trị lao động và phânphối thu nhập; pháp chế doanh nghiệp; công nghệ thông tin; hành chính vănphòng tổng hợp; quản lý các phần mềm; quản lý công trình xây dựng có sẵn,môi trường cảnh quan, cây xanh; quản trị đời sống Tham mưu về quy hoạch vàchiến lược đầu tư phát triển của công ty Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện

và kiểm tra/giám sát việc thực hiện các dự án đầu tư Duy tu bảo dưỡng, cải tạocác công trình - vật kiến trúc Cung cấp trang thiết bị đồ gỗ theo yêu cầu củacông ty

Tiểu kết:

Công ty đã có một lịch sử hình thành và có một bộ máy làm việc hết sứclinh hoạt và việc phân chia nhân sự cũng khá phù hợp như vậy càng thể hiệnđược tính chuyên nghiệp của công ty

CHƯƠNG 2.

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách hệthống, nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc phạm vi công việc

và những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cùng các điều kiện để thựchiện các công việc trong một tổ chức Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọngbởi vì nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọngcủa mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; vànhờ đó, người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệmcủa mình trong công việc Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thểthực hiện được các hoạt động quản lý NNL đúng đắn và có hiệu quả thông quaviệc giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự như tuyểndụng, đề bạt, thù lao… dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứkhông phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chủ quan Đối vớimỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các loại thông tinquan trọng có liên quan đến công việc đó Tuy nhiên, cần thu thập thông loạithông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng cácthông tin đó cũng như tùy thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tùythuộc cả vào quĩ thời gian, ngân sách dành cho việc đó Nói chung, để làm rõbản chất của công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau: Thông tin

về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiệnthuộc công việc Đối với loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập đầy đủ,không bỏ sót tất cả những gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệmcần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng củatừng nhiệm vụ và kể cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ

đó Thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sửdụng và các phương tiện hỗ trợ công việc Thông tin về các điều kiện làm việcnhư điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm

việc; khung cảnh tâm lý xã hội… Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối vớingười thực hiện như các khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, cáchiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết… Các tư liệu và thông tin thu thậpđược sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc.Tuy nhiên, chúng thường được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô

tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu

Nhu cầu nhân lực do yêu cầu sản xuất kinh doanh phụ thuộc vào chiếnlược của công ty và chính sách của công ty Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổchức sẽ sản xuất kinh doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chấtlượng, trình độ lao động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng laođộng của nguồn nhân lực rất khác nhau Do đó, công tác hoạch định nhân lựccần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với

cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp - Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệpviệc dự báo về bán hàng và sản xuất sản phẩm… sẽ ảnh hưởng tới nhu cầutương lai của nó Khi dự báo có sự tăng trưởng, có sự đầu tư mới mở rộng sảnxuất hoặc tiến hành một công việc mới, một sản phẩm mới… thì nhu cầu vềnhân lực sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy giảm, hay thu hẹp sản xuất – kinhdoanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm đi

- Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức và môi trường hoạt động của

tổ chức Đây là bước đầu tiên phải tiến hành vì nguồn nhân lực là yếu tố đầuvào, tuy rất quan trọng song lại phụ thuộc và do mục tiêu phát triển của tổ chứcquyết định và đây cũng thể hiện mối quan hệ gữa chiến lược của tổ chức vàchiến lược NNL Ví dụ như mục tiêu phát triển của tổ chức thông qua các chỉtiêu cụ thể, sự thay đổi của tiến bộ kỹ thuật sẽ cần bao nhiêu lao động tương ứngvới chất lượng lao động ở mức độ nào?

- Đối với kế hoạch sản xuất, hoạch định nhân lực là một công tác liền kề.Hoạch định nhân lực phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất, gắn với kế hoạch sảnxuất và phục vụ kế hoạch sản xuất

- Mỗi kế hoạch sản xuất công tác đều gắn với đòi hỏi nhất định về NNL

cần có khi triển khai kế hoạch đó Với những khó khăn và bất ổn trong nền kinh

tế thị trường như hiện nay thì khối lượng sản xuất không thể ổn định và thườngxuyên biến đổi Tổ chức cần đi trước đón đầu với mọi sự thay đổi Do vậy, kếhoạch sản xuất sẽ dự trù những thay đổi trong mỗi giai đoạn khác nhau và hoạchđịnh nhân lực cũng phải đáp ứng những thay đổi đó

- Hoạch định nhân lực đúng đắn, hợp lý sẽ là một trong những nhân tốđảm bảo cho mục tiêu phát triển doanh nghiệp

2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp

- Tuyển dụng nhân viên: vào các vị trí nhân viên bán hàng trực thuộcphòng kinh doanh, phòng marketing, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, khối thịtrường, các cán bộ nhân viên

2.3.2 Đào tạo phát triển nhân sự

- Hiện nay có rất ít công ty cũng như doanh nghiệp Việt Nam lập kếhoạch nhân lực trong dài hạn.Theo số liệu thống kê,có đến 85% trong tổng sốdoanh nghiệp và công ty thực hiện dự báo nhu cầu dựa trên số lượng lao độngcần thay thế,chỉ có khoảng 15% là dựa vào sự thay đổi về khoa học,côngnghệ,nhu cầu sản phẩm và dịch vụ.Thêm vào đó việc xác định thừa hay thiếu laođộng cũng chỉ do từng phòng ban xác định dựa vào khối lượng công việc hiệntại chứ không có sự tham gia của phòng nhân sự.Phòng nhân sự chỉ có chứcnăng nhận chỉ tiêu lao động và thực hiện tuyển dụng

- Đối với việc tuyển dụng tại Myung ji do chưa có nhiều kinh nghiệm vềnhận thức và quản lý con chưa cao nên sau khi thực hiện quá trình tuyển dụngnhân sự, công ty thường kết thúc quá trình tuyể dụng mà không biết hiệu quảcủa đợt tuyển dụng này là như thế nào, có đạt mục tiêu của quá trình tuyển dụng