Đề tài văn PHÒNG điện tử

eOffice – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính.. Tiêu chí của eOff

BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Chủ nhiệm đề tài : KS Huỳnh Cao Tuấn

Nguyễn Bình Trọng

Biên Hòa, tháng 06 năm 2011

1.2 Mục tiêu đề tài 1

1.3 Phạm vi ứng dụng 1

1.4 Nội dung thực hiện đề tài: 2

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 3

2.1 Đặt vấn đề 3

2.2 Khảo sát hệ thống: 4

2.3 Qui trình thực hiện 6

2.4 Kỹ thuật sử dụng: 6

2.4.1 Kỹ thuật sử dụng: 6

2.4.2 Xây dựng mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu: 8

3.1 Công nghệ AJAX: 11

3.2 So sánh với các ứng dụng web truyền thống: 11

3.3 Ưu nhược điểm: 14

3.3.1 Ưu điểm: 14

3.3.2 Nhược điểm: 14

3.4 Cơ sở lý thuyết về mạng GSM: 16

3.4.1 Đặc tả chung về mạng GSM 16

3.4.2 Kiến trúc mạng GSM 16

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ NHỮNG MODULE ĐÃ HOÀN THÀNH 18

4.1 Hệ thống gửi nhận, chia sẻ file: 20

4.1.1 Đăng nhập 20

4.1.2 Đổi mật khẩu 20

4.1.3 Hiển thị thư chung và cá nhân: 21

4.1.4 Hiển thị theo thư mục: 22

4.1.5 Hiển thị nội dung email: 22

4.1.6 Quản lý nhóm: 23

4.1.7 Gửi thư và tài liệu đính kèm: 23

4.2 PHẦN QUẢN LÝ CÔNG VĂN: 24

4.2.1 Quản lý công văn: 24

4.2.2 Tạo mới, luân chuyển một công văn: 25

4.2.3 Luân chuyển tiếp công văn: 26

4.2.4 Tìm kiếm công văn đã được lưu trữ: 27

4.2.5 Quyền của người dùng đối với công văn: 28

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 29

5.1 Kết luận: 29

5.2 Hiệu quả đầu tư: 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

Hình 2.2: Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống eOffice 8

Hình 2.3: Mô hình cơ sở dữ liệu của phần quản lý công văn 9

Hình 2.4: Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống nhắn tin tự động 10

Hình 3.1: So sánh ứng dụng web truyền thống (trái) với AJAX Adaptive Path 13

Hình 4.1: Giao diện phần đăng nhập 20

Hình 4.2: Giao diện phần đổi mật khẩu 20

Hình 4.3: Giao diện chính của hệ thống eOffice 21

Hình 4.4: Giao diện Hiển thị mail theo thư mục 22

Hình 4.5: Giao diện phần hiển thị nội dung mail 22

Hình 4.6: Giao diện phần quản lý nhóm 23

Hình 4.7: Giao diện phần gửi thư và tài liệu đính kèm 23

Hình 4.8: Giao diện chính của chương trình quản lý công văn 24

Hình 4.9: Giao diện phần nhập mới và luân chuyển công văn 25

Hình 4.10: Giao diện phần Quản lý công văn và xử lý 26

Hình 4.11: Giao diện phần luân chuyển công văn 26

Hình 4.12: Giao diện phần tìm kiếm công văn 27

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 eOffice là gì?

eOffice – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính Tiêu chí của eOffice là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn

Tính năng của eOffice rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban Đặc biệt, cũng trên hệ thống này, bạn cũng có thể

xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi eOffice giúp bạn nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất

1.2 Mục tiêu đề tài

Mục tiêu của đề tài là nhằm đưa ra những giải pháp cho phép việc trao đổi thông tin một cách tối ưu nhất, tiện dụng nhất cho các doanh nghiệp tư nhân, cũng như các tổ chức giáo dục và cụ thể là áp dụng được cho công việc của Trường Đại Học Lạc Hồng với chi phí rẻ nhưng vẫn đáp ứng được sự chính xác thông tin và thời gian xử lý nhanh

1.3 Phạm vi ứng dụng

Chương trình “VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ” có thể được ứng dụng trong các trường học, các trung tâm giáo dục hướng nghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ và nhất là các trường đại học sẽ tạo ra nhiều thuận lợi trong việc trao đổi thông tin Giúp những thành viên trong tổ chức có được sự thuận tiện nhất trong tất cả những vấn đề về trao đổi thông tin với nhau

1.4 Nội dung thực hiện đề tài:

Các bước thực hiện chính bao gồm:

¾ Tìm hiểu, khảo sát nhu cầu trao đổi thông tin cá nhân của người dùng

¾ Tìm hiểu về AJAX trong việc lập trình Web Form

¾ Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin trao đổi của người dùng

¾ Tìm hiểu kỹ thuật lập trình trên GSM Modem

¾ Xây dựng chương trình

¾ Tích hợp phần mềm quản lý công văn vào eOffice

¾ Kết hợp hệ thống eOffice với hệ thống nhắn tin tự động

¾ Kiểm thử

¾ Đưa vào sử dụng

Các chức năng chính:

¾ Gởi và nhận mail cá nhân (gởi theo nhóm, trả lời và chuyển tiếp)

¾ Quản lý các thông báo chung

¾ Lịch làm việc

¾ Quản lý công văn

¾ Luân chuyển công văn

¾ Nhắc việc

¾ Nhắn tin tự động

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ VÀ

THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH2.1 Đặt vấn đề

Việc trao đổi thông tin, luân chuyển công văn qua lại giữa nhân viên với nhân viên, và các phòng ban với nhau là không thể thiếu trong môi trường làm việc tại trường Đại học Lạc Hồng Trong nhiều năm qua, việc trao đổi thông tin, công văn, nhắc việc, lịch làm việc, công việc trong các các phòng ban vẫn còn áp dụng các thủ tục hành chính trên giấy tờ thủ công Việc luân chuyển hồ sơ công văn, công việc vẫn phải đi đến tận nơi để bàn giao và giải quyết Bên cạnh đó việc lưu trữ và luân chuyển các tài liệu, công văn, quyết định, trên giấy tờ có nhiều nguy cơ rủi ro như: thất lạc, không còn nguyên vẹn, tìm kiếm khó khăn, trễ nải trong việc luân chuyển,

Từ những thực trạng trên, hệ thống eOffice – Văn phòng điện tử của trường Đại học Lạc Hồng ra đời nhằm khắc phục những vấn đề trên Tính năng của eOffice rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, gửi tin nhắn ra điện thoại

di động, nhắc việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), thông báo chung, lưu

sổ địa chỉ Đặc biệt, cũng trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi Hệ thống eOffice thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, nhóm, dự án, cơ quan ban hành…

2.2 Khảo sát hệ thống:

Những sản phẩm trên thị trường hiện nay về eOffice hiện tại:

Trong nước:

• eOffice của BKIS

• Giải pháp văn phòng điện tử của công ty phần mềm HOÀNG HÀ

• CS Eoffice của công ty TNHH INGA

• Văn phòng điện tử NET của công ty giải pháp CNTT & truyền thông DAGINET

Ngoài nước:

• London Virtual Office tại website http://www.eoffice.net

• E-OFFICE system ECM LLC

Những sản phẩm trên đều đi đến một số chức năng nhất định như:

¾ Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng

¾ Quản lý các thông báo chung

¾ Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file

¾ Video conference, chatting

¾ Trưng cầu ý kiến

¾ Quản lý tin nhắn di động

¾ Hệ thống notify

¾ Hệ thống phân quyền

¾ Quản lý công văn

¾ Quản lý hồ sơ công việc

Sau khi khảo sát nhu cầu thực tế của người dùng và các hệ thống eOffice khác, chúng tôi đi đến thống nhất chung một qui trình quản lý sau:

¾ Gởi và nhận mail cá nhân (gởi theo nhóm, trả lời và chuyển tiếp): Tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email, gửi tài liệu

trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa Ngoài

ra người dùng có thể quản lý email cá nhân theo thư mục, quản lý người dùng trong cơ quan theo nhóm để tiện cho việc gởi và nhận email

¾ Quản lý các thông báo chung: Thông báo chung này chỉ có những người có chức năng mới có thể gởi thông báo chung này Gửi thông báo đến nhân viên thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác

¾ Lịch làm việc: Hệ thống giúp ghi nhận và thông báo lịch làm việc của lãnh đạo nhà trường

¾ Quản lý công văn: giải quyết chính soạn thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan

¾ Luân chuyển công văn: Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi công văn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo

¾ Nhắc việc: thông báo cho người dùng biết có thư mới nếu người dùng có ngồi ở trên máy tính

¾ Hệ thống nhắn tin: nhắn tin vào điện thoại di động của người dùng nếu có thư mới Để người dùng kịp thời nắm bắt được thông tin

2.3 Qui trình thực hiện

Hình 2.1: Mô tả tổng quan của hệ thống eOffice

¾ Tìm hiểu, khảo sát nhu cầu trao đổi thông tin cá nhân của người dùng

¾ Tìm hiểu về AJAX trong việc lập trình Web Form

¾ Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin trao đổi của người dùng

¾ Tìm hiểu kỹ thuật lập trình trên GSM Modem

¾ Xây dựng chương trình

¾ Tích hợp phần mềm quản lý công văn vào eOffice

¾ Kết hợp hệ thống eOffice với hệ thống nhắn tin tự động

¾ Kiểm thử

¾ Đưa vào sử dụng

2.4 Kỹ thuật sử dụng:

2.4.1 Kỹ thuật sử dụng:

¾ Mô hình ứng dụng: ứng dụng Web Form với các lớp ứng dụng như sau:

o Lớp giao diện người dùng (User Interface Layer): gồm các form trình bày nội dung và tương tác với người dùng Ngôn ngữ lập trình và kỹ thuật được sử dụng là ASP.Net

o Lớp nghiệp vụ (Business Logic Layer): gồm các thành phần (Components) thực hiện các chức năng như kiểm tra dữ liệu, tính toán,

mã hóa, bảo mật và tương tác với các thành phần khác của hệ thống… Ngôn ngữ lập trình và công nghệ / công cụ được sử dụng chủ yếu ở lớp này là ASP.Net

o Lớp truy cập dữ liệu (Data Access Layer): đảm nhiệm chức năng tương tác (truy cập / cập nhật) dữ liệu giữa chương trình ứng dụng và các các hệ CSDL như MS SQL Server, các tập tin hệ thống (Files System) Ngôn ngữ lập trình và công nghệ sử dụng chủ yếu ở lớp này là ASP.Net

¾ Ngôn ngữ giao diện người dùng và lưu trữ dữ liệu: tiếng Việt theo chuẩn Unicode

¾ Hoạt động trên mạng cục bộ (LAN) với mô hình khai thác hệ thống như sau:

o Máy chủ Server: sử dụng HĐH MS Windows Server 2008, net Framework 4.0

o Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008

o Người dùng cuối: sử dụng trình duyệt web để chạy chương trình

¾ Sử dụng kỹ thuật lập trình trên GSM Modem:

2.4.2 Xây dựng mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu:

• Phần quản lý nhận và gởi email, chia sẻ file:

Dựa trên những thông tin khảo sát và quá trình thực nghiệm chúng tôi đã xây dựng nên hệ cơ sở dữ liệu sau:

Hình 2.2: Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống eOffice

• Phần quản lý công văn:

Hình 2.3: Mô hình cơ sở dữ liệu của phần quản lý công văn

• Hệ thống nhắn tin tự động:

Hình 2.4: Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống nhắn tin tự động

CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3.1 Công nghệ AJAX:

AJAX (Asynchronous JavaScript and XML - nghĩa là JavaScript và XML không đồng bộ) là một nhóm các công nghệ phát triển web được sử dụng để tạo các ứng dụng web động hay các ứng dụng giàu tính Internet (rich Internet application)

Từ Ajax được ông Jesse James Garrett đưa ra và dùng lần đầu tiên vào tháng 2 nãm

2005 để chỉ kỹ thuật này, mặc dù các hỗ trợ cho Ajax đã có trên các chương trình duyệt từ 10 nãm trước Ajax là một kỹ thuật phát triển web có tính tương tác cao bằng cách kết hợp các ngôn ngữ:

• HTML (hoặc XHTML) với CSS trong việc hiển thị thông tin

• Mô hình DOM (Document Object Model), được thực hiện thông qua JavaScript, nhằm hiển thị thông tin động và tương tác với những thông tin được hiển thị

• Đối tượng XMLHttpRequest để trao đổi dữ liệu một cách không đồng bộ với máy chủ web (Mặc dù, việc trao đổi này có thể được thực hiện với nhiều định dạng như HTML, văn bản thường, JSON và thậm chí EBML, nhưng XML là ngôn ngữ thường được sử dụng)

• XML thường là định dạng cho dữ liệu truyền, mặc dầu bất cứ định dạng nào cũng có thể dùng, bao gồm HTML định dạng trước, văn bản thuần (plain text), JSON và ngay cả EBML

Giống như DHTML, LAMP hay SPA, Ajax tự nó không phải là một công nghệ mà là một thuật ngữ mô tả việc sử dụng kết hợp một nhóm nhiều công nghệ với nhau Trong thực tế, các công nghệ dẫn xuất hoặc kết hợp dựa trên Ajax như AFLAX cũng đã xuất hiện

3.2 So sánh với các ứng dụng web truyền thống:

Hiểu nôm na: Điểm khác biệt cơ bản nhất của công nghệ này là việc xử lý thông tin được thực hiện trên máy yêu cầu dịch vụ thay vì trên máy xử lý yêu cầu dịch vụ như cách truyền thống Máy xử lí yêu cầu dịch vụ chỉ làm một việc đơn giản là nhận thông tin từ máy khách và trả các dữ liệu về cho máy khách Máy yêu cầu dịch vụ xử lý sơ bộ thông tin của người dùng nhập vào, sau đó chuyển về máy

xử lí yêu cầu dịch vụ rồi nhận dữ liệu từ máy xử lí yêu cầu dịch vụ và xử lý để hiển thị cho người dùng

của người sử dụng hơn là được đặt trên một máy phục vụ thông qua Internet Lý do: các trang được cập nhật nhưng không nạp lại (refresh) toàn bộ "Mọi thao tác của người sử dụng sẽ gửi mẫu của một lời gọi JavaScript tới bộ xử lý (engine) Ajax thay

vì tạo ra một yêu cầu HTTP (HTTP request)", Jesse James Garrett đã ghi như vậy trong bài luận đầu tiên định nghĩa về thuật ngữ này "Mọi đáp ứng cho thao tác của người sử dụng sẽ không cần truy vấn tới máy phục vụ – ví dụ như việc kiểm tra một cách đơn giản sự hợp lệ của dữ liệu, sửa đổi dữ liệu trong bộ nhớ và thậm chí một vài thao tác duyệt trang – bộ xử lý Ajax tự nó đảm nhận trách nhiệm này Nếu bộ xử

lý cần gì từ máy phục vụ để đáp ứng – như khi nó gửi dữ liệu để xử lý, tải về bổ sung các mã giao diện hay nhận về dữ liệu mới – nó sẽ thực hiện các yêu cầu tới máy phục vụ một cách không đồng bộ, thông thường sử dụng XML, mà không làm gián đoạn sự tương tác của người sử dụng với ứng dụng web"

Hình 3.1: So sánh ứng dụng web truyền thống (trái) với AJAX Adaptive Path

bởi người sử dụng, tới một máy phục vụ web Máy phục vụ web sẽ trả lời bằng việc gửi về một trang web mới Do máy phục vụ phải tạo ra một trang web mới mỗi lần như vậy nên các ứng dụng chạy chậm và "lúng túng" hơn

Mặt khác, các ứng dụng Ajax có thể gửi các yêu cầu tới máy phục vụ web để nhận về chỉ những dữ liệu cần thiết, thông qua việc dùng SOAP hoặc một vài dịch

vụ web dựa trên nền tảng XML cục bộ khác Trên máy thân chủ (client), JavaScript

sẽ xử lý các đáp ứng của máy chủ Kết quả là trang web được hiển thị nhanh hơn vì lượng dữ liệu trao đổi giữa máy chủ và trình duyệt web giảm đi rất nhiều Thời gian

xử lý của máy chủ web cũng vì thế mà được giảm theo vì phần lớn thời gian xử lý được thực hiện trên máy khách của người dùng

đề như một ví dụ về cách làm việc của Ajax Với một ứng dụng web truyền thống, toàn bộ trang web bao gồm cả các ảnh cần được nạp lại Với các công nghệ Ajax,

DHTML có thể thay thế chỉ những đoạn tiêu đề và kết quả là người dùng có những giao dịch "mượt mà" đáng quan tâm

3.3 Ưu nhược điểm:

đó giảm lượng lớn băng thông và thời gian nạp trang

• Việc dùng các yêu cầu không đồng bộ (asynchronous request) cho phép giao diện người dùng của ứng dụng hiển thị trên trình duyệt giúp người dùng trải nghiệm sự tương tác cao, với nhiều phần riêng lẻ

• Việc sử dụng Ajax có thể làm giảm các kết nối đến server, do các mã kịch bản (script) và các style sheet chỉ phải yêu cầu một lần

3.3.2 Nhược điểm:

• Các trang web được tạo động không được ghi vào bộ lưu lịch sử lướt web của trình duyệt, do đó nút "back" (quay lui) của trình duyệt sẽ mất tác dụng quay lại trang thái trước đó của trang sử dụng Ajax, thay vào đó sẽ quay lại trang web trước đó mà người dùng ghé thăm Để khắc phục có thể dùng các IFrame không hiển thị để gây ra sự thay đổi trong lịch sử trình duyệt và thay đổi phần neo của URL (bằng mã a #) khi chạy Ajax và theo dõi những sự thay đổi của nó

• Việc cập nhật các trang web động cũng gây khó khăn cho người dùng trong việc bookmark (đánh dấu địa chỉ yêu thích) một trạng thái nào đó của ứng dụng Cũng có những các khắc phục cho vấn đề này, một số trong đó sử dụng mã xác định đoạn (fragment identifier) URL (phần URL ở sau dấu '#')