Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông Lào

Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông Lào

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Souksavanh THAMMAVONG

LỜI CẢM ƠN

Học viên xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa Quốc tế và Đào tạo Sau Đại học và Khoa Công nghệ thông tin 1,Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông đã tạo điều kiện thuận lợi cho học viên trong quá trình học tập và nghiên cứu Học viênđặc biệt xin chân thành cảm ơn PGS.TS.Lê Hữu Lập là người đã trực tiếp tận tình hướng dẫn học viên hoàn thành luận văn này

Học viên xin chân thành cảm ơn các bạn bè đã sát cánh giúp học viên có được những kết quả như ngày hôm nay

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Souksavanh THAMMAVONG

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

DANH MỤC CÁC HÌNH vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ 4

1.1 Giới thiệu chung 4

1.2 Những lợi ích của Văn phòng điện tử 5

1.3 Quá trình quản lý văn bản điện tử 6

1.4 Quản trị hệ thống Văn phòng điện tử 8

1.5 Cấu trúc hệ thống phần cứng của Văn phòng điện tử 9

Kết luận chương 1 10

CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ 12

2.1 Các Modul chính của Văn phòng điện tử 12

2.1.1 Quản lý văn bản 12

2.1.2 Quản lý công việc 14

2.1.3 Quản lý quy trình 15

2.1.4 Quản lý tài sản 16

2.1.5 Quản lý văn phòng phẩm 17

2.1.6 Quản lý nhân sự 18

2.1.7 Quản lý tài liệu 19

2.1.8 Các chức năng giao tiếp 19

2.1.9 Truyền thông nội bộ 21

2.2 Thiết kế hệ thống quản lý Văn bản điện tử 22

2.2.1 Giới thiệu chung 22

2.2.2 Thiết kế Hệ thống quản lý Văn bản điện tử 28

Kết luận chương 2 39

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG LÀO 40

3.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Bộ Bưu Chính Viễn Thông Lào 40

3.1.1 Hạ tầng mạng 41

3.1.2 Các dịch vụ và ứng dụng CNTT 41

3.2 Xây dựng thử nghiệm hệ thống quản lý văn bản điện tử 41

3.2.1 Chức năng của hệ thống văn bản điện tử 41

3.2.2 Nhận xét về kết quả đạt được của hệ thống 48

3.3 Đề xuất về hạ tầng mạng 48

3.4 Các bước triển khai hệ thống 49

3.5 Cài đặt Appserv và Navicat Lite 49

3.5.1 Giới thiệu về Appserv 49

3.5.2 Hướng dẫn sử dụng cơ bản Navicat - MySQL 56

Kết luận chương 3 62

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Bộ BCVT Lào Ministry of Posts and

telecommunications Laos Bộ Bưu chính viễn thông Lào

for Standardization

Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hoá

HTTP HyperText Transfer Protocol Giao thức truyền siêu văn bản

VP điện tử Electronic office Văn phòng điện tử

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Biểu tượng dùng trong Dataflow Diagram 30

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Quy trình làm việc của hệ thống văn phòng điện tử 9

Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống phần cứng 9

Hình 2.1: Quy trình quản lý Văn bản và hồ sơ công việc 13

Hình 2.2: Mô hình quản lý công việc 14

Hình 2.3: Mô hình quản lý tài sản 16

Hình 2.4: Quy trình quản lý Văn phòng phẩm 17

Hình 2.5: Modul quản lý nhân sự 18

Hình 2.6: Chức năng quản lý tài liệu 19

Hình 2.7: Các bước thực hành làm việc của các văn bản giấy 24

Hình 2.8: Các bước tìm kiếm tài liệu của các văn bản giấy tờ 24

Hình 2.9: Quy trình làm việcđối với các tài liệu là giấy tờ 25

Hình 2.10: Sơ đồ hệ thống và trách nhiệm của người dùng 28

Hình 2.11: Sơ đồ ngữ cảnhcủa hệ thống quản lý văn bản điện tử 30

Hình 2.12: Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý văn bản điện tử, mức 0 31

Hình 2.13: Quá trình đăng ký của người dùng 32

Hình 2.14: Kiểm tra thông tin người dùng 33

Hinh 2.15: Quản lý văn bản của hệ thống 34

Hinh 2.16: Quản lý các văn bản đi của hệ thống 34

Hình 2.17: Qúa trình tìm kiếm văn bản 35

Hinh 3.1: Hạ tầng mạng Bộ bưu chính viễn thông Lào 40

Hinh 3.2: Home page 41

Hinh 3.3: Thêm người dùng mới 42

Hinh 3.4: Thêm văn phong 42

Hinh 3.5: Thêm các loại văn bản 43

Hinh 3.6:Danh sách người dùng hệ thống văn phòng 43

Hinh 3.7:Danh sách văn phòng 44

Hinh 3.8:Các loại văn bản 44

Hinh 3.9:Chỉnh sửa hồ sơ cá nhân 45

Hinh 3.10:Gửi văn bản mới 45

Hinh 3.11:Thư mục (Folder) lưu trữ văn bản 46

Hinh 3.12:Văn bản đến (nhận văn bản từ các văn phòng khác) 46

Hinh 3.13:Văn bản đi (gửi văn bản đến các văn phòng khác) 46

Hinh 3.14:Thêm người dùng mới trong văn phòng 47

Hinh 3.15:Danh sách người dùng 47

Hinh 3.16:Chính sửa hồ sơ cá nhân 47

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thế kỷ 21, công nghệ thông tin và truyền thông đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống con người: Kỹ thuật, Công nghệ, Kinh

tế, Văn hóa, Xã hội, đặc biệt là trong quản lý và xử lý thông tin, cũng như Chính Phủ điện tử Hệ thống văn phòng điện tử là một giải pháp phần mềm dùng chung cho việc trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ

sơ công việc trên mạng máy tính (gọi chung là quản lý Văn bản điện tử).Văn phòng điện tử mang đếncho người sử dụng phần lớn những tiện ích của hệ thống máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.Hệ thống văn phòng điện tử có thể được sử dụng trong văn phòng các

cơ quan, doanh nghiệp nhỏ và lớn, vì hệ thống phần mềm này có tính an toàn và hiệu qủa làm việc tốt nhất, giúp con người nâng cao hiệu quả trong công việc như: Tìm tài liệu được nhanh hơn, quản lý dữ liệu một cách tiện lợi và qua đó nâng cao năng xuất lao động cũng như xử lý thông tin

Ở Lào lĩnh vực công nghệ thông tin và hệ thống văn phòng điện tử đang có xu thế phát triển mạnh mẽ với sự xuất hiện ngày càng nhiều những cơ quan, doanh nghiệp nghiên cứu để ứng dụng Tuy vậy, ở lĩnh vực hành chính sự nghiệp và đặc biệt ở Văn phòng Bộ Bưu chính Viễn thông Lào (nơi học viên đang công tác) mới bắt đầu khởi động tìm hiểu để xây dựng dự án và triển khai Văn phòng Điện tử trong công việc quản lý của mình Do vậy, để tiếp cận với vấn đề này và hiểu được việc thiết lập một hệ thống Văn phòng điện tử tại cơ quan Bộ Bưu chính Viễn

thông Lào, em chọn đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ của mình là: Xây dựng hệ

thống Văn phòng điện tử tại Bộ Bưu Chính Viễn thông Lào

2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Ở Lào cũng như các nước đang phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động của đời sống xã hội một cách mạnh mẽ Công cuộc cải cách hành chính và cao hơn nữa là xây dựng Chính phủ điện tử là yêu cầu cấp thiết để tạo ra một quá trình quản lý nhà nước hiệu quả minh bạch Tuy nhiên, để giải quyết những công việc to lớn trên, thì công cuộc tin học hóa trong từng cơ quan, đơn vị phải được bắt đầu Do vậy, việc nghiên cứu và ứng dụng hệ thống Văn phòng điện

tử tại Văn phòng Bộ Bưu chính Viễn thông Lào là rất cấp thiết Để hiểu được một cách hệ thống, trước hết cần nghiên cứu các phân hệ chính của Văn phòng điện tử: Quản lý văn bản (Văn bản đi, văn bản đến, Tờ trình ); Quản lý công việc (Tạo việc, theo dõi xử lý công việc, đánh giá công việc ); Quản lý tài liệu (Lưu trữ hồ

sơ, hợp đồng, sự kiện, tài liệu chia sẻ ); Tiện ích văn phòng (Thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở )

Sau khi hiểu rõ chức năng của hệ thống, tìm hiểu phần lý thuyết về ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa các nhiệm vụ của Văn phòng: Phân tích thiết kế

hệ thống, phân tích các luồng dữ liệu và mối quan hệ; thiết kế cơ sở dữ liệu; các giải pháp phần cứng, lựa chọn hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu; giải pháp quản lý

và bảo mật…xây dựng thử nghiệm một vài chức năng của hệ thống

Cuối cùng, luận văn cần phải đề xuất lộ trình cụ thể về thiết lập Văn phòng điện

tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông Lào

3 Mục đích nghiên cứu

- Nghiên cứu tìm hiểu yêu cầu, công nghệ và kỹ thuật thiết lập văn phòng điện

tử

- Đề xuất xây dựng văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông Lào

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng

- Văn phòng Điện tử cho các cơ quan và doanh nghiệp nói chung

- Văn phòng Bộ Bưu chính Viễn thông Lào

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Các chức năng, yêu cầu của Văn phòng điện tử

- Thiết kế hệ thống quản lý Văn bản điện tử cho Bộ Bưu chính Viễn thông Lào

5 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu hệ thống văn phòng điện tử; tìm hiểu, phân tích, tổng hợp các sách, các bài báo, các tài liệu trên mạng bằng tiếng Lào, tiếng Việt, tiếng Anh để nghiên cứu văn phòng điện tử Tìm hiểu hiện trạng ứng dụng Công nghệ Thông tin tại Văn phòng Bộ BCVT Lào

Cấu trúc của luận văn bao gồm 3chương:

Chương 1:Tổng quan về hệ thống văn phòng điện tử

Chương 2:Lý thuyết chung về thiết kế hệ thống Văn phòng điện tử

Chương 3:Xây dựng hệ thốngquản lý văn bản điện tử tại Bộ Bưu Chính Viễn

ThôngLào

Mặc dù có rất nhiều cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian, trình độ chuyên môn và đặc biệt là khả năng Tiếng Việt, nên luận văn không tránh khỏi những hạn chế Kính mong các Thầy Cô, bạn bè thông cảm và góp ý

Trân trọng cám ơn./

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG VĂN

PHÒNG ĐIỆN TỬ

Văn phòng điện tử là một hệ thống quản lý điều hành tác nghiệp, giúp truyền tải thông tin trong cơ quan, đơn vị được đồng nhất, nhanh chóng; Giúp việc xử lý phê duyệt văn bản kịp thời, tức thì; Tra cứu thông tin cán bộ, nhân viên, lưu trữ tài liệu, truyền thông nội bộ; Đảm bảo an toàn bảo mật và giá trị pháp lý với chữ ký số Hệ thống lưu trữ tài liệu dưới dạng các kiểu dữ liệu máy tính như: TIFF, JPEG, PDF, MS-Office; Sử dụng cơ sở dữ liệu chungcó thể nằm trên giao diện cổng thông tin điện tử hoặc Websitecủa các cơ quan hoặc các tổ chức.Vì vậy,hệ thống có thể đặt kết hợp với việc sử dụng (Mail System) nhận - gửi tài liệu thông qua Internet để giảm chi phí Trong chương này, luận văn trình bày việc ứng dụng của Văn phòng điện tử như là một nhu cầu tất yếu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

1.1 Giới thiệu chung

Văn phòng điện tử là sự ra đời của công nghệ hiện đại áp dụng trong thực tế nhằm giúp đỡ có hiệu quả, linh hoạt, thuận tiện hơn, nhanh hơn trong công tác quản

lý và điều hành công việc Công nghệ máy tính được sử dụng trong quản lý bao gồm: lưu trữ, truyền tải, thông tin liên lạc trong tổ chức Văn phòng điện tử sẽ làm giảm đáng kể số lượng giấy sử dụng và không gian để lưu trữ Người dùng có thểgiao tiếp qua màn hình máy tính, truy nhập tìm kiếm nhu cầu về dữ liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí, giảm thời gian và thủ tục hành chính, dẫn đến

nâng cao hiệu quả hoạt động

Khi nói đến Văn phòng điện tử, trước hết là nói đến Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với dung lượng cực lớn và được sắp xếp hợp lý hệ thống này được thiết

kế để càng gần với bản gốc, người dùng có thể dễ dàng sử dụng

Lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử: Tài liệu này được quét và lưu thành các tập tin dữ liệu của tất cả các loại văn bản, làm cho hệ thống quản lý tài liệu và có tổ chức hơn Hệ thống cần phải có chức năng phân quyền quản lý và sử dụng chẳng

hạn như: quyền được thông tin, chỉnh sửa, xóa, hoặc quyền phê duyệt tài liệu Điều này quan trọng đối với an ninh trong quản lý tài liệu qua đó xác định dấu vết của người dùng với bất kỳ tài liệu hiện có trong hệ thống

Hiện nay, việc truyền tải thông tin, hầu hết dưới dạng file điện tử Điều này

sẽ cần một cách để quản lý tốt tài liệu trong hệ thống và theo chuẩn mực quản lý được quy định thống nhất Hệ thống phải tạo thuận lợi cho người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng, không có bất cứ trở ngại nào

1.2 Những lợi ích của Văn phòng điện tử

- Để xây dựng được Văn phòng điện tử cần phải chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy trình làm việc chuyên nghiệp nhằm giảm thiểu thời gian và tiết kiệm chi phí trong quá trình hoạt động Ngoài những khoản tiết kiệm về chi phí giấy tờ có thể định lượng được bằng con số, còn có nhiều các lợi ích vô hình khác rất có giá trị được xác định thông qua quá trình khai thác Đó chính là tài sản thông tin sẵn sàng cho mọi thành viên trong tổ chức khai thác một cách dễ dàng và tiện lới phục vụ cho quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác

- Xây dựng đơn vị thành tổ chức chuyên nghiệp: Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn

- Đối với các đơn vị hành chính, việc ứng dụng Văn phòng điện tửsẽ thay đổi được tư duy làm việc theo kiểu thủ công sang việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành của từng cán bộ công chức từ đó nâng cao năng lực của cán bộ công chức, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng dần dần tiến tới thực hiện quản lý theo ISO điện tử

- Hơn nữa việc ứng dụng Văn phòng điện tử là một nhân tố tích cực cho việc xây dựng Chính phủ điện tử

- Tiết kiệm thời gian và chi phí được thể hiện như:

• Giảm bớt thời gian tìm kiếm thời gian tìm kiếm thông tin

• Giảm bới thời gian quản lý và điều hành

• Giảm bớt thời gian đào tạo nhân viên mới

• Giảm bớt thời gian hướng dẫn các quy trình tác nghiệp lặp đi lặp lại

• Giảm bới chi phí in ấn và giấy tờ

• Giảm bớt chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm đơn lẻ

• Giảm chi phí về nguồn lực

- Những lợi ích khác của Văn phòng điện tử là:

• Tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp truyền thông nhanh và thuận tiện hơn

• Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý và điều hành cộng tác Tăng năng suất và hiệu quả lao động, giúp giảm chi phí hoạt động và quản lý

• Lưu trữ và tổ chức thông tin một cách khoa học, tạo khả năng khai thác kho

dữ liệu dùng chung và tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt hơn và giảm rủi ro mất mát thông tin

• Hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý công việc, dự án và có thông tin đầy đủ để kịp thời khi ra quyết định

• Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin, văn bản, tài liệu, biểu mẫu

• Là công cụ điều hành trực tuyến và làm việc từ xa

• Là môi trường để các thành viên chia sẻ tri thức với nhau

• Xây dựng một nét văn hoá mới, giúp bỏ đi thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và ưu việt hơn

1.3 Quá trình quản lý văn bản điện tử

Quá trình quản lý văn bản điện tử được hiểu là sự quản lý Văn bản từ khi tạo lập tới việc phê duyệt, sửdụng, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu (khi hết hạn)

a) Tạo lập các văn bản điện tử

Tạo lập các văn bản điện tử là quá trình lấy tài liệu từ một máy quét hoặc sử dụng văn bản từ Microsoft office hoặc sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác để ra được các Files văn bản điện tử; Tạo lập các văn bản điện tử có thể được trích dẫn

từ các tài liệu lưu trữ trong hệ thống quản lý văn bản điện tử (được gọi là tái chế) hoặc có thể từ văn bản do cơ quan khác cung cấp

b) Quản lý văn bản điện tử

Văn bản điện tử được tạo ra sẽ được quản lý từ việc đăng ký tài liệu Các tài liệu của cơ quan cần phải được có người trách nhiệm phê duyệt trước khi đưa vào hệ thống, bao gồm kiểm soát về mặt an ninh và quản lý văn bản ứng dụng

c) Phê duyệt văn bản điện tử

Các bước phê duyệt văn bản điện tử của cơ quan quản lý hàng đầu uỷ quyền phê duyệt Bằng cách chấp thuận điện tử, có thể sử dụng chữ ký, hoặc xác thực điện

tử khác Đây là một phương pháp xác thực đảm bảo tính an ninh, an toàn của hệ thống

d) Ứng dụng văn bản điện tử

Việc sử dụng các tài liệu điện tử là quan trọng Kiểm soát quá trình văn bản điện tử, văn bản có thể được nhận - gửi định dạng điện tử như: thông tin điện tử, thư điện tử hoặc gửi đến các phương tiện truyền thông khác một cách an toàn Qua đó văn bản được gửi đến đúng người nhận một cách chính xác, nhanh chóng

e) Lưu trữ văn bản

Văn bản điện tử được lưu trữ định dạng trên hệ thống Client -Server; Webserver và có thể được đọc bởi Web Browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome…)

Văn bản lưu trữ vào hệ cơ sở dữ liệu Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ an toàn Có thể được tái chế và có thể tìm thấy nó dễ dàng và nhanh chóng

Hiện nay, tài liệu được sử dụng trong cơ quan có thể được phân thành 2 loại như:

+ Tài liệu riêng tư (Document Private), tài liệu xác định rõ ràng rằng có thể được phân phối cho bất cứ ai thông qua quá trình kiểm soát phân phối các tài liệu Tài liệu riêng tư là tài liệu cóthời điểm chuyển, nhận, số tài liệu, số sửa đổi tài liệu, thời hạn sử dụng của tài liệu.Các quy định ở đây là dựa trên hệ thống quản lý trong cơ quan

+ Tài liệu chung (Public Document) là các tài liệu được sử dụng trong các văn phòng trên các hoạt động chung của cơ quan

1.4 Quản trị hệ thống Văn phòng điện tử

Chi tiết về việc quản lý tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức quy định và thống nhất Tuy vậy, nó là đặc biệt quan trọng để hướng dẫn việc thực hiện các khuyến nghị và thủ tục của hệ thống Hệ thống có thể gán quyền của người sử dụng gồm 2 nhóm như: Người quản trị (Administrator) và Người dùng (User) như:

a) Người quản trị (Administrator )có thể làm việc bất cứ nơi nào trong

hệthống, thiết lập quyền truy cập vào hệ thống cho người sử dụng để quản lý tài liệu điện tử như: upload, chỉnh sửa, xóa và tìm kiếm tài liệu

b) Người dùng (User) được giao quyền như thế nào là do Người quản trị xác

nhận như: Quyền truy nhập, quyền đọc, quyền tạo văn bản (upload, chỉnh sửa, xóa) cũng như lưu trữ và tìm kiểm tài liệu

Phân cấp quản lý và sử dụng của Văn phòng điện tử được thể hiện ở hình 1.1

Hình 1.1: Quy trình làm việc của hệ thống văn phòng điện tử

1.5 Cấu trúc hệ thống phần cứng của Văn phòng điện tử

Hình 1.2 trình bày yêu cầu cơ bản nhất về các thiết bị phần cứng cần có của Văn phòng điện tử

Web server và Database server

Internet client

Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống phần cứng

Người quản trị (Administrator )thiết lập

quyền truy cập vào hệ thống cho người sử

Người dùng (User) Login vào hê thống

Người dùng (User) quản lý tài liệu

Lưu trữ tài liệu vào cơ sở dử liệu

Người dùng (User) LogOut

- Máy chủ 1 (Computer Server 1) làm việc như WebServer: dịch vụ Web Application cho người dụng

- Máy chủ 2 (Computer Server2) làm việc như Database Server: lưu trữ cơ sở

dữ liệu

- Máy con (Computer Client): hoạt động như một liên kết giữa máy mẹ và người dùng máy tính để người dùng Login vào dữ liệu qua mạng Internet

Kết luận chương 1

Xâydựng hệ thống văn phòng điện tửlà nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

- Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời

- Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị

- Văn Phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet

- Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời

- Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính Đồng thời thông qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc

hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo

sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính

- Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn

Do vậy, triển khai Văn phòng điện tử cũng là nhu cầu cấp thiết tại cơ quan Văn phòng Bộ Bưu chính Viễn thông Lào Trong chương 2, chúng ta sẽ nghiên cứu

về các chức năng và những nguyên tắc thiết kế văn phòng điện tử

CHƯƠNG2: THIẾT KẾ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

Trong chương này học viên nghiên cứu và trình bày các chức năng, các modul cần thiết của hệ thống Văn phòng điện tử, sau đó đi sâu vào thiết kế Modul “ Quản lý Văn bản điện tử” Đây cũng là một trong các chức năng quan trọng nhất

của Văn phòng điện tử

2.1 Các Modul chính của Văn phòng điện tử

2.1.1 Quản lý văn bản

Module Quản lý văn bản bao gồm các chức năng quản lý hồ sơ công việc (xử

lý văn bản) và quản lý công văn.Module này phải đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý công văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác

Quản lý văn bản được xây dựng nhằm các mục đích sau:

 Tin học hoá quá trình lưu trữ và xử lý công văn, quá trình phân công công việc của một cơ quan hay tổ chức

 Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn cũng như quá trình phân công công việc

 Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công văn, phân công công việc theo nhiều hình thức khác nhau

 Hỗ trợ ban Lãnh đạo theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, tình trạng xử

lý công văn, công việc của các phòng ban

 Lưu trữ công văn an toàn, tìm kiếm dễ dàng

Các chức năng chính:

 Quản lý văn bản đến

 Quản lý văn bản đi

 Quản lý văn bản nội bộ

 Văn bản dự thảo

 Quản lý công việc

 Báo cáo

 Quản trị chức năng công văn

Quy trình quản lý Văn bản và hồ sơ công việc được mô tả như hình 2.1

Hình 2.1: Quy trình quản lý Văn bản và hồ sơ công việc

2.1.2 Quản lý công việc

Mô hình quản lý công việc được thể hiện tại hình 2.2

Hình 2.2: Mô hình quản lý công việc

Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy theo một quy trình nhất định Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc….Chức năng này của hệ thống Văn phòng điện tử nhằm giám sát và kiểm soát các công việc đang thực hiện, đã quá hạn một cách chặt chẽ và khoa học

Chức năng tự giao việc:Mỗi thànhviên có thể tự giao việc việc cho mình và tự cập

nhật kết quả công việc mình đã làm sau đó gán quyền cho cán bộ quản lý vào theo dõi và cho ý kiến

Chức năng giao việc: Chức năng dành cho cán bộ quản lý giao việc cho các thành

viên thuộc quyền mình quản lý Công việc giao có thể được gán cho nhiều người, các thành

viên nhận việc sẽ báo cáo lại kết quả thực hiện qua công việc mình được giao

Nhóm công việc: Hỗ trợ bạn phân loại các công việc thành nhiều nhóm do nhiều bộ

phận khác nhau quản lý trong cùng một dự án: Tài chính - Kế toán, Kê hoạch, tiến

độ

Quản lý dự án: Dự án được định nghĩa bao gồm nhiều công việc khác nhau và

được thực hiện bởi nhiều nhóm thành viên khác nhau, tổ chức phân quyền thực hiện công việc cho từng nhóm người tham gia Kiểm tra, đánh giá tiến độ các công việc trong dự án một cách nhanh chóng, dễ dàng

Báo cáo công việc: Chức năng này để mỗi thành viên báo các công việc mình đã

làm trong ngày Chức năng này chỉ cho nhân viên báo cáo hoăc thay đổi báo cáo công việc của mình trong vòng 24h.Người quản lý chỉ cần truy câp vào phần báo cáo công việc là có thể biết được công việc đã làm của bất kỳ thành viên nào trong

cơ quan.Người quản lý có thể lựa chọn xem các công việc theo tiêu chí; Đang thực hiện, đã hoàn thành, đã quá hạn để có thể nhắc nhở nhân viên làm việc theo đúng tiến độ Có thể xem kết quả, trạng thái của tất cả các công việc mình đã giao chỉ thông qua một màn hình

2.1.3 Quản lý quy trình

Quy trình nên được xây dựng cho những công việc nào được lặp đi, lặp lại nhằm tuân thủ theo chính sách của công ty và giảm bớt thời gian vàchi phí Việc xây dựng các quy trình và xử lý quy trình trực tuyến nhằm kiểm soát được công việc theo quy định, chính sách của công ty

Quy trình vẫn đảm bảo được thực hiện kể cả khi người tham gia xử lý quy trình không có mặt ở văn phòng Mỗi quy trình đều có quy định dữ liệu đầu vào và đầu ra đảm bảo vận hành suôn sẻ mà không phụ thuộc bất kỳ cá nhân, bộ phận nào cũng như không gian và thời gian Việc thực hiện các quy trình nội bộ qua mạng vẫn đảm bảo việc tuân thủ theo quy địnhcủa cơ quan và kiểm soát được hồ sơ lưu trữ những sẽ giúp cơ quan giảm bớt thời gian xử lý quy trình và chi phí in ấn cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH

 Quản lý nhóm quy trình

 Xây dựng quy trình theo nhóm: tên quy trình, các giai đoạn xử lý, phân quyền người xử lý

 Xem quy trình đang tham gia xử lý theo trạng thái

 Gửi yêu cầu cho người khác xử lý

 Tìm kiếm các quy trình

2.1.4 Quản lý tài sản

Chức năngquản lý tải sản giúp cho cơ quan luôn biết được thực trạng các tài sản mà doanh nghiệp đang có Module nàybao gồm các chức năng mô tả chi tiết tài sản, ai đang sử dụng và quản lý, quá trình sử dụng tài sản cho mục đích gì, tình trạng hiện tại của tài sản…

Các chức năng chính:

 Quản lý phòng ban

 Quản lý nhóm tài sản

 Quản lý danh mục nhóm dự án sử dụng tài sản, danh mục trạng thái

 Phân quyền quản trị chức năng quản lý tài sản

 Tìm kiếm thông tin tài sản

 Xem, thêm, sửa, xóa thông tin tài sản

Nội dung quản lý tài sản được trình bày tại hình 2.3 sau đây

Hình 2.3: Mô hình quản lý tài sản

2.1.5 Quản lý văn phòng phẩm

Chức năng này cho phép quản lý quá trình cấp phátvăn phòng phẩm trong cơquan, đơn vị trực tuyến để giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý

Quy trình thực hiện cấp phát văn phòng phẩm như sau:(hình 2.4)

 Các cá nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt

 Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt

 Lãnh đạo duyệt và chuyển cho đơn vị trực tiếp quản lý văn phòng phẩm

 Mua văn phòng phẩm, nhập kho và phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm

Chức năng chính

 Quản lý phòng ban sử dụng văn phòng phẩm

 Quản lý danh mục nhóm văn phòng phẩm

 Phân quyền sử dụng: như quyền quản trị Module, quyền lãnh đạo duyệt phiếu mua Văn phòng phẩm

 Lập phiếu cung cấp văn phòng phẩm theo phòng ban

 Lập phiếu trình lãnh đạo duyệt mua văn phòng phẩm

 Lập phiếu nhập, xuất kho

 Báo cáo thống kế sử dụng văn phòng phẩm theo phòng ban

Hình 2.4: Quy trình quản lý Văn phòng phẩm

2.1.6 Quản lý nhân sự

Các tính năng chính của Module quản lý nhân sự: (Hình 2.5)

 Quản lý hồ sơ nhân sự

 Quản lý ngày phép tưng nhân viên

 Quản lý hợp đồng của từng nhân viên

 Quản lý quá trình học tập của từng nhân viên

 Quản lý quá trình làm việc của từng nhân viên

 Quản lý quá trình hoạt động khác ( tham gia tổ chức xã hội) của từng nhân viên

 Thông báo sinh nhật của nhân viên theo tháng

 Lập báo cáo nhân sự

 Phân quyền cho người quản lý nhân sự

Hình 2.5: Modul quản lý nhân sự

2.1.7 Quản lý tài liệu

Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, theo đúng chức năng sử dụng, cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả một cách tức thời hỗ trợ người sử dụng

Hình 2.6: Chức năng quản lý tài liệu

Các chức năng chính:

 Quản lý nhóm tài liệu (thư mục)

 Phân quyền truy cập thư mục theo người dùng

 Thêm, sửa, xóa tài liệu

 Tìm kiếm tài liệu

 Quản lý phiên bản của từng tài liệu

2.1.8 Các chức năng giao tiếp

a) Nhắn tin nội bộ

Chức năng tin nhắn nội bộ hỗ trợ các thành viên sử dụng văn phòng trực tuyến trao đổi thông tin nội bộ một cách nhanh chóng, bao gồm:

- Quản lý hộp tin đi – đến

- Soạn thảo, gửi, nhận tin

- Tìm kiếm tin nhắn

- Quản lý tin theo nhóm quản lý

- Thiết lập giới hạn tin nhắn

b) Tin nhắn SMS

- Thông báo về một cuộc họp sắp diễn ra

- Thông báo cần gửi đến tất cả các thành viên ngay lập tức

- Thông báo một văn bản mới cần giải quyết

- Nhắc nhở khi công việc đến hạn…

c) Email

Module thư điện tử là một chức năng nằm trong phần mềm văn phòng điện tử Module chức năng thư điện tử giúp các thành viên có thể gửi nhận thư điện thử (Mail) mà không cần phải truy cập vào trang web (với điều kiện máy tính của bạn phải được kết nối internet) Bằng cách cấu hình cho phép gửi và nhận thư điện

tử thông qua Module thư điện tử

Chức năng chính

 Thiết lập tài khoản thư

 Gửi & nhận email

 Quản lý hòm thư: đã đọc, chưa đọc, đã xóa, bản nháp

 Tìm kiếm

 Quản trị Module

 Thiết lập thông tin cơ bản

 Quản lý tài khoản thư

 Gửi file trực tiếp cho các thành viên tham gia chatting

b Diễn đàn nội bộ

Với Module này các thành viên có thể dễ dàng trao đổi nhau về các giải pháp, công việc liên quan đến dự án mình đang thực hiện Tạo môi trường thân thiện gắn kết giữa các thành viên trong nội bộ với nhau

Các chức năng chính:

 Quản trị diễn đàn: Thêm/sửa/xóa nhóm diễn đàn, Phân quyền quản trị nhóm diễn đàn

 Thêm bài viết

 Trả lời bài viết

 Xem diễn đàn theo chủ đề, bài viết mới, theo dõi thành viên tích cực nhất

2.1.9 Truyền thông nội bộ

a) Lịch cơ quan

Xây dựng kế hoạch làm việc chung của cơ quan hàng tuần, kế hoạch côngviệc của từng phòng ban, bộ phận theo tuần, theo tháng, theo quý.Sử dụng lịch

cơ quan để thay thế cho các phương tiện truyền thông cũ như bảng thông bảo, bảng

kế hoạch công tác của cơ quan, của các phòng ban Việc xem kế hoạch công tác chung của cơ quan trên mang sẽ thuận lợi và tiện dụng hơn so với cách làm truyền thống Người sử dụng có thể xem kế hoạch công việc của tuần hiện tại hoặc trong tuần tới hoặc xem lại kế hoạch công việc đã diễn ra

b) Lịch cá nhân

Chức năng Lịch cá nhân cung cấp công cụ thiết lập lịch làm việc động chomỗi thành viên trong cơ quan, chức năng này giúp cho các thành viên chủ động lên kế hoạch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn, sự kiện và ghi chú quan trọng, cũng như những việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng Với vai trò quản lý, người dùng có thể xem được kế hoạch công việc của toàn bộ nhân viên (Tập hợp các lịch công việc của từng người) trên một màn hình Người dùngcó thể chọn chế độ xem theo ngày, theo tuần, tháng

Căn cứ các công việc nhận được từ chức năng quản lý công việc, Người dùng có thể thiết lập ở lịch cá nhân của những thành viên tham gia xử lý công việc,

hệ thống sẽ tự động nhắc nhở khi đến thời hạn phải hoàn thành công việc

c) Tin tức & sự kiện

Chức năng quản lý tin tức hỗ trợ các đơn vị - tổ chức thiết lập thư viện thông tin dưới dạng báo điện tử nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho mọi thành viên trong cơ quan khi cần thiết

2.2 Thiết kế hệ thống quản lý Văn bản điện tử

2.2.1 Giới thiệu chung

Như ở phần trên 2.1 đã trình bày: Văn phòng điện tử có rất nhiều chức năng

Do thời gian có hạn nên trong luận văn này, học viên giới hạn vấn đề nghiên cứu của mình trong phạm vi chức năng của hệ thống quản lý văn bản điện tử Còn những chức năng khác chỉ giới thiệu tổng quan

Hệ thống quản lý văn bản điện tử được thiết kế sao cho quy trình làm việc giống như quản lý văn bản bằng giấy.Vì vậy, người dùng có thể hiểu và sử dụng dễ dàng hơn

Hệ thống có xác định phân loại các tài liệu trước khì lưu trữ tài liệu trong tập tin hoặc nộp tủ (tài liệu).Để người dùng có thể sử dụng nó một cách dễ dàng và không cần phải hiểu hệ thống mới Nhưng điều gì đã thay đổi là hình thức chuyển đổi từ quản lý tài liệu bằng tay (Manual) sang văn bản điện tử (ứng dụng máy tính)

Thông tin được lưu trữ trong định dạng tập tin trong một cơ sở dữ liệu trên một hệ thống máy tính.Qua đó công tác tìm kiếm thông tin được dễ dàng hơn

Các tài liệu được xem thông qua một trình duyệt Web Browser với các hệ thống quản lý văn bản điện tử trên Web page như: tài liệu đã được lưu trữ trong cùng một vị trí làm cho các cá nhân liên quan có quyền truy cập vào cùng một tài liệu mà không cần phải lo lắng về các loại tài liệu khác nhau hay lo lắng rằng tài liệu sẽ bị mất

Ngoài ra, các tài liệu chỉ là một trung tâm điều khiển duy nhất làm chò giảm gánh nặng quản lý tài liệu trong cơ quan xuống Giảm sử dụng giấy vì thông tin ở định dạng điện tử và được lưu trữ trên một máy chủ Web làm cho biết thông tin được thể hiện thông qua màn hình máy tính ngay lập tức

2.2.1.1 Thu thập dữ liệu

Một cuộc khảo sát các nhiệm vụ quản lý tài liệu trong cơ quan hiện nay đã được phát hiện ra rằng văn bản còn lưu trữ định dạng tài liệu giấy tờ và các tập tin máy tính hoặc các tài liệu có định dạng khác Có thể tóm tắt như sau:

- Các văn bản giấy là phải văn bản định dạng tài liệu giấy tờ như: tài liệu nhận được Fax, tài liêu máy đánh chữ, tài liệu máy tính và in ra một tờ giấy

- Các tài liệu tập tin máy tính là tài liệu tạo ra bởi một máy tính và lưu lại dưới dạng tập tin máy tính như: Microsoft Office Word, excell, PowerPoint và PDF.Quy trình làm việc đối với hệ thống quản lý tài liệu bằng văn bản giấy (làm bằng tay), được trình bày ở hình 2.7

Hình2.7: Các bước thực hành làm việc của các văn bản giấy

Các bước tìm kiếm tài liệu của các văn bản giấy tờ:

Hình 2.8: Các bước tìm kiếm tài liệu của các văn bản giấy tờ

Tài liệu / sách muốn tìm kiếm

Báo chi tiết của tài liệu muốn tìm kiếm

Tìm kiếm tài liệu các tập tin dữ liệu theo chi tiết tài

liệu trong tủ hộp văn bản/tủ hồ sơ

Kiểm tra tài liệu

Quản lý tài liệu trong định dạng giấy tờ (làm bằng tay) được mô tả tại sơ đồ hình 2.9 (Data Flow Diagram)

Hình 2.9: Quy trình làm việcđối với các tài liệu là giấy tờ

Phân tích dữ liệu đầu vào

Hệ thống văn bản điện tử được sử dụng qua mạng intranet và internet dựa trên Web Based Application và cơ sở hạ tầng mạng và máy tính chủ (Computer Server) trong cơ quan để tăng hiệu suất làm việc được thực hiện như sau:

- Hệ thống có thể xác định cấu trúc của tài liệu, xác định loại tập tin dữ liệu và thiết lập quyền truy cập vào hệ thống bằng người quản trị

- Có thể tìm kiếm các được dữ liệu cần thiết từ các cơ sở dữ liệu

Quản lý lưu trữ dữ liệu, chi tiết thông tin và tìm kiếm tài liệu bao gồm:

1) Dữ liệu Input và tìm kiếm

- Tài liệu đến vào mỗi ngày bao gồm: cả tài liệu từ bên ngoài, tài liệu ra khỏi

cơ quan có đăng ký và dữ liệu được ghi trong sổ công văn, các chi tiết văn bản bao gồm: số đăng ký nhận - gửi, ngày gửi, người gửi, chủ đề, người gửi, người nhận

Đăng ký nhận tài liệu

Đăng ký tài liệu gửi

Tìm kiếm tài liệu các tập tin dữ liệu theo chi tiết tài liệu Nhận tài liệu tìm kiếm

Kiểm tra tài liệu tìm kiếm được

Tài liệu nhận đăng ký

Tài liệu gửi đăng ký

Tìm kiếm tài liệu

Kết quả tài liệutìm kiếm

bản/tủ hồ sơ

- Tài liệu muốn tìm kiếm cần phải kiểm tra chi tiết của các tài liệu từ sổ công văn đăng ký và tìm kiếm theo tập tin trong tủ hộp văn bản/ tủ hồ sơ

2) Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ các tài liệu trong hồ sơ, các dữ liệu của các tài liệu được lưu trữ như sau:

- Ngày đăng ký tài liệu cho biết ngày phát hành và ngày hết hạn của tài liệu

- Tiêu đề của tài liệu

- Cơ quan đã nhận hoặc gửi tài liệu

2.2.1.2 Phân tích Output và Yêu cầu hệ thống

Yêu cầu chính của hệ thống là sử dụng công nghệ máy tính để giúp đỡ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Để giảm thiểu sai sót và thời gian hoạt động, giảm sử dụng giấy sao chép cũng như thúc đẩy và nâng cao hiệu suất quá trình làm việc cần thực hiện các yêu cầu như sau:

1 Phần lưu trữ

- Tài liệu có thể được lưu trữ có trật tự và theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu

- Ngăn chặn sự mất tài liệu

- Giảm khu vực lưu trữ tài liệu và giảm sự dư thừa trong lưu trữ

- Có thể mở rộng khối lượng các tài liệu tăng lên trong tương lai

2 Phần tìm kiếm

- Tìm kiếm thuận lợi và nhanh chóng

- Đảm bảo chính xác của các tài liệu

3 Hệ thống an ninh đảm bảo: nhóm người dùng có thể chia sẻ những nhiệm vụ và các quyền của người sử dụng hệ thống là như sau:

- Quyền vào hệ thống để quản lý tài liệu

- Quyền xem các tài liệu và làm bản sao

a) Phân tích quyền sử dụng hệ thống của từng nhóm người dùng

Người dụng hệ thống là nhân viên trong các cơ quan liên quan đến hệ thống quản lý văn bản điện tử và có vai trò khác nhau, có quyền truy cập để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.Người dùng hệ thống có quyền khác nhau Có thể chia thành 4 nhóm người dùng như sau:

+ Người quản trị (Administator) là người sử dụng có trách nhiệm xác định tên người dùng và mật khẩu Người quản trị có quyền thêm, xóa và sửa quyền truy cập vào hệ thống của người dùng để quản lý tài liệu

+ Người kiểm tra văn bản (Document Manager) là người sử dụng có trách nhiệm xem xét và phê duyệt tất cả các tài liệu trong hệ thống

+ Tác giả tài liệu (Document Author) là người sử dụng đăng nhập tài liệu vào hệ thống

+ Người đùng (User) là thành viên của hệ thống, người dụng có thể dùng user name

và password Login vào hệ thống để quản lý tài liệu như: thêm, xóa và sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Người quản trị có trách nhiệm bảo trì và kiểm soát hệ điều hành; bảo trì có thể hoạt động bằng chỉnh sửa cơ sở dữ liệu liên quan đến hệ thống và người quản trị nên giao tiếp với người quản lý cơ sở dữ liệu để cập nhật cơ sở dữ liệu

c) Những hạn chế khi chưa ứng dụng hệ thống quản lý Văn bản điện tử Khi có tài liệu vào các cơ quan trong mỗi ngày sẽ tăng lên Cán bộ sẽ chọn tài liệu phân loại để đăng ký và gửi cho lãnh đạo Tài liệu đã được gửi cho các bên liên quan và lưu trữ tài liệu bằng cách tách tập tin dựa trên các loại tài liệu Nếu muốn tìm kiếm tài liệu cán bộ phải đi vào tìm các tài liệu trong tập tin đã được lưu trữ trong tủ hồ Lưu trữ văn bản định dạng giấy tờ xảy ra vấn đề sau:

- Tài liệu bị mất hoặc khó khăn để tìm thấy

- Sử dụng khu vực lớn để lưu trữ tài liệu

- Khó quản lý tài liệu khi nào khối lượng tài liệu tăng

- Không có quản lý tài liệu trung tâm

- Sử dụng tủ hộp tài liệu và tập tin khi lưu trữ tài liệu nhiều làm chò chi tiêu lãng phí