Giải pháp về ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử tại các cơ quan nhà nước tỉnh lạng sơn

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu Diễn giải ATTT : An toàn thông tin BTTTT : Bộ Thông tin và Truyền thông CBCC : Cán bộ công chức CBCCVC : Cán bộ công chức, viên chức CCVC : Công chức viên c

HOÀNG THU HƯƠNG

GIẢI PHÁP VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG

ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

TỈNH LẠNG SƠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2018

HOÀNG THU HƯƠNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS TRẦN THỊ BÍCH NGỌC

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài luận văn tốt nghiệp: “Giải pháp về ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử tại các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn” do tôi thực hiện

dưới sự hướng dẫn của Cô giáo PGS.TS Trần Thị Bích Ngọc

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, tôi có tham khảo một số tài liệu liên quan đến hệ thống văn phòng điện tử, Chính phủ điện tử nói chung và hệ thống văn phòng điện tử tại cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn Các số liệu và trích dẫn được sử dụng trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và đáng tin cậy Những thông tin tham khảo trong khóa luận đều được trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng Kết quả nghiên cứu này chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào từ trước đến nay

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Học viên thực hiện

Hoàng Thu Hương

LỜI CẢM ƠN

Để bài luận văn này đạt kết quả tốt, tôi đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài

Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Trần Thị Bích Ngọc - Giảng viên Viện kinh tế và quản lý Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình làm khóa luận

Tôi cũng gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông đã tạo điều kiện về thời gian và cung cấp cho tôi những số liệu kịp thời chính xác để tôi hoàn thành luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Hội đồng khoa học đã đóng góp

ý kiến, những lời khuyên quý giá cho bản luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, đã luôn luôn tạo điều kiện quan tâm giúp đỡ, động viên tôi trong thời gian qua

Với điều kiện thời gian còn hạn chế không thể tránh được những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các Thầy cô, bạn bè đồng nghiệp để tôi có điều kiện bổ sung hoàn thiện bài luận văn một cách tốt nhất

Cuối cùng tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô sức khỏe và thành công trong sự nghiệp đào tạo những thế hệ tri thức tiếp theo trong tương lai

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Học viên thực hiện

Hoàng Thu Hương

MỤC LỤC

Trang

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC BẢNG BIỂU ii

DANH MỤC HÌNH VẼ iv

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ

NƯỚC 5

1.1 Cơ sở lý luận về ứng dụng hệ văn phòng điện tử trong hoạt đông của cơ quan Nhà nước 5

1.1.1 Một số khái niệm 5

1.1.2 Nội dung của ứng dụng văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước 9

1.1.3 Vai trò của ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trong thời gian tới 13

1.1.4 Tiêu chí đánh giá ứng dụng văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước 14

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng hệ thống VPĐT trong hoạt động của cơ quan nhà nước 18

1.2 Kinh nghiệm ứng dụng VPĐT trong hoạt động cơ quan nhà nước của một số tỉnh 22

1.2.1 Kinh nghiệm của một số tỉnh 22

1.2.2 Bài học rút ra cho tỉnh Lạng Sơn 25

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THÔNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC Ở LẠNG SƠN GIAI ĐOẠN 2015-2017 28

2.1 Những đặc điểm về tự nhiên và kinh tế - xã hội của tỉnh Lạng Sơn 28

2.1.1 Điều kiện tự nhiên 28

2.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 28

2.2 Chính sách ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2015-2017 và những năm tiếp theo 30

2.3 Thực trạng tình hình ứng dụng hệ thống VPĐT trong hoạt động các cơ quan nhà nước ở Lạng Sơn giai đoạn 2015-2017 31

2.3.1 Cơ sở hạ tầng 31

2.3.2 Nguồn nhân lực 39

2.4 Phân tích tình hình ứng dụng hệ thống VPĐT trong hoạt động của các cơ quan nhà

nước tại Lạng Sơn giai đoạn 2015-2017 46

2.4.1 Giới thiệu chung về hệ thống VPĐT và các chức năng cơ bản của hệ thống 46

2.4.2 Đánh giá chung về ứng dụng Hệ thống VPĐT trong hoạt động tại các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn 66

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG VPĐT TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC Ở LẠNG SƠN THỜI GIAN TỚI 74

3.1 Bối cảnh mới và ảnh hưởng của nó đến ứng dụng hệ thống VPĐT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước 75

3.1.1 Bối cảnh quốc tế 75

3.1.2 Bối cảnh trong nước 76

3.1.3 Bối cảnh tại tỉnh Lạng Sơn 77

3.2 Định hướng đẩy mạnh ứng dụng Hệ thống VPĐT trong hoạt động của cơ quan nhà nước 77

3.3 Các giải pháp chủ yếu đẩy mạnh ứng dụng VPĐT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước 80

3.3.1 Nâng cao nhận thức về ứng dụng Văn phòng điện tử 80

3.3.2 Hoàn thiện cơ chế chính sách về hệ thống VPĐT 81

3.3.3 Phát triển hạ tầng kỹ thuật 82

3.3.4 Phát triển nguồn nhân lực 86

3.3.5 Nâng cấp hệ thống VPĐT 88

KẾT LUẬN 98

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Ký hiệu Diễn giải

ATTT : An toàn thông tin BTTTT : Bộ Thông tin và Truyền thông CBCC : Cán bộ công chức

CBCCVC : Cán bộ công chức, viên chức CCVC : Công chức viên chức

CNTT : Công nghệ thông tin CNTT-TT : Công nghệ thông tin - Truyền thông CPĐT : Chính phủ điện tử

CQĐT : Chính quyền điện tử CQNN : Cơ quan nhà nước CSDL : Cơ sở dữ liệu CSOffice : Company Stream Office

CT : Chị thị HCNN : Hành chính nhà nước HĐH : Hiện đại hóa

HT VPĐT : Hệ thống văn phòng điện tử KH-UBND : Kế hoạch của Ủy ban nhân dân KTXH : Kinh tế xã hội

LHQ : Liên hợp Quốc

LS : Lạng Sơn NĐ-CP : Nghị định Chính phủ NNL : Nguồn nhân lực NQ-CP : Nghị quyết của Chính phủ QĐ-UBND : Quyết định của Ủy ban nhân dân QLVBĐH : Quản lý văn bản điều hành

Sở LĐ TB & XH : Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Sở TT&TT : Sở Thông tin và Tryền thông TMĐT : Thương mại điện tử

TT&TT : Thông tin và truyền thông TTHC : Thủ tục hành chính

TW : Trung ương UBND : Ủy ban nhân dân ƯDCNTT : Ứng dụng công nghệ thông tin VBĐT : Văn bản điện tử

VBG : Văn bản giấy

VP UBND : Văn phòng Ủy ban nhân dân VPĐT : Văn phòng điện tử

XDCB : Xây dựng cơ bản

Trang| ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Trang

Bảng 1.1 Môi trường tổ chức và chính sách thúc đẩy ứng dụng hệ thống VPĐT 11

Bảng 1.2 Tiêu chí định lượng cho cơ chế, chính sách ứng dụng VPĐT 14

Bảng 1.3 Một số tiêu chí được lượng hóa đối với hạ tầng CNTT cho VPĐT 15

Bảng 1.4 Tiêu chí đánh giá điểm cho nhân lực trong hệ thống VPĐT 16

Bảng 1.5 Bảng tiêu chí định lượng việc ứng dụng VPĐT tại các cơ quan nhà nước 17

Bảng 2.1 Tăng trưởng kinh tế 2001-2015 (%/năm) 29

Bảng 2.2 Hạ tầng trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Lạng Sơn 31

Bảng 2.3 Về hạ tầng kĩ thuật tại tỉnh Lạng Sơn 32

Bảng 2.4 Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh dữ liệu 35

Bảng 2.5 Hệ thống lưu trữ, an toàn dữ liệu 35

Bảng 2.6 Cơ sở hạ tầng kĩ thuật của tỉnh Lạng Sơn qua các năm 35

Bảng 2.7 Số máy tính tại các cơ quan, đơn vị tỉnh Lạng Sơn năm 2016 36

Bảng 2.8 Số lượng đơn vị kết nối mạng LAN, WAN và Internet băng rộng tại tỉnh Lạng Sơn 2016 37

Bảng 2.9 Bảng thống kê số lượng máy tính được đưa vào sử dụng qua các năm

2008-2015 38

Bảng 2.10 Nguồn nhân lực về CNTT trong cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn

2012-2015 39

Bảng 2.11 Nguồn nhân lực về CNTT trong các tổ chức chính trị xã hội tỉnh Lạng Sơn 2012-2015 40

Bảng 2.12 Nguồn nhân lực về CNTT trong các đơn vị sự nghiệp tỉnh Lạng Sơn năm 2012-2015 40

Bảng 2.13 Cơ cấu NNL CNTT chuyên trách của tỉnh Lạng Sơn năm 2016 41

Bảng 2.14 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ chuyên trách về CNTT (văn bằng trong lĩnh vực CNTT) qua các năm từ 2014- 2016 42

Bảng 2.15 Bảng thống kê về tổ chức đào tạo nâng cao trình độ tin học (CNTT) cho cán bộ trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2014 - 2016 43

Bảng 2.16 Các khóa đào tạo CNTT mà Sở TT & TT tổ chức năm 2017 43

Bảng 2.17 Các dự án đầu tư hệ thống VPĐT 46

Bảng 2.18 Sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn 61

Bảng 2.19 Sử dụng văn bản điện tử tại Sở, ban, ngành tỉnh Lạng Sơn 61

Bảng 2.20 Sử dụng văn bản điện tử tại UBND huyện, thành phố 62

Bảng 2.21 Kết quả ứng dụng CNTT, VPĐT trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn 2016 - 2017 63

Bảng 2.22 Các giải pháp an toàn thông tin của các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn năm 2015-2016 70

Bảng 2.23 Các giải pháp an toàn dữ liệu của các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2015-2016 70

Trang| iii

Bảng 2.24 Thực trạng NNL năm 2016-6 tháng/ 2017 của các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn 73 Bảng 3.1 Triển khai cài đặt, tập huấn cho từng cơ quan đơn vị tỉnh Lạng Sơn 90

DANH MỤC HÌNH VẼ

Trang

Hình 2.1 Thể hiện số lượng năm máy tính được đưa vào sử dụng qua các năm 2008, 2010,

2012, 2015 38

Hình 2.2 Quản lý, trình duyệt văn bản đến Bkav 48

Hình 2.3 Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi 49

Hình 2.4 Quản hồ sơ công việc 50

Hình 2.5 Quản lý thông báo chung 51

Hình 2.6 Hệ thống văn bản liên thông 51

Hình 2.7 Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file 52

Hình 2.8 Hệ thống phân quyền 53

Hình 2.9 Khai thác thông tin 54

Hình 2.10 Quản trị hệ thống 54

Hình 2.11 Hội thoại chattinh 55

Hình 2.12 Quản lý lịch làm việc 55

Hình 2.13 Trưng cầu ý kiến 56

Hình 2.14 Quản lý tin nhắn di động 56

Hình 2.15 Công cụ định nghĩa luồng công việc 57

Hình 2.16 Hệ thống notify 57

Hình 3.1 Mạng LAN cho các cơ quan cấp tỉnh của tỉnh Lạng Sơn 84

Hình 3.2 Mạng LAN cho các cơ quan cấp huyện/ thành phố 84

Hình 3.3 Mạng LAN cho các cơ quan cấp xã/ phường 84

Hình 3.4 Mạng LAN không dây 85

Hình 3.5 Mô hình cổng điện tử tỉnh Lạng Sơn 86

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cải cách hành chính và hiện đại hóa quản lý hành chính đang là một trong những mục tiêu mà Việt Nam cũng như tỉnh Lạng Sơn đặt ra nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà Nước, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, người dân và doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các chính sách của Đảng và Nhà nước trên nguyên tắc công khai minh bạch Hiện nay, ở một số tỉnh, thành phố, các thủ tục hành chính được thực hiện trực tuyến ở mức độ 3, 4, góp phần tăng cường hiệu quả của nhà quản lý cũng như tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp

Việt Nam coi công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực ưu tiên, đặt nền móng cho những đột phá về phát triển trong lĩnh vực công nghệ cao nói riêng, trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói chung Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) nói chung và hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua mạng hay còn gọi “Văn phòng điện tử eOffice” nói riêng đã trở thành một yêu cầu cấp thiết, là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao hiệu quả của các cơ quan quản lý Nhà nước Việc triển khai hệ thống Văn phòng điện tử eOffice (VPĐT) đã góp phần tin học hoá hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc tại các cơ quan hành chính Nhà Nước

Đối với tỉnh Lạng Sơn việc ứng dụng CNTT được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Lạng Sơn đã có những tiến bộ vượt bậc, đóng góp quan trọng trong cải cách hành chính, trong lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động của các cấp, các ngành, người dân và doanh nghiệp; Bước đầu đã có những kết quả đáng ghi nhận;

mô hình "Chính phủ điện tử" đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng nhằm cải thiện phương thức quản lý hành chính, giúp giới doanh nghiệp và người dân tiếp cận được với các cơ chế, chính sách, của Đảng và Nhà nước một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất

Từ nhận thức trên, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Lạng Sơn và các cơ quan quản lý nhà nước trong tỉnh đã và đang đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công việc hàng ngày Đầu tiên là những ứng dụng trong xử lý công văn giấy tờ, trao đổi thông tin giữa các cá nhân và các đơn vị đồng thời đẩy mạnh việc cung cấp các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và thuận lợi cho mọi cán bộ trong cơ quan Sau đó là tổ chức lại các quy trình làm việc trong từng cơ quan cho phù hợp với hệ thống thông tin điện tử

Hiện nay, hệ thống Văn phòng điện tử đã được ứng dụng tại tất cả các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh và UBND các huyện, thành phố

Phòng CNTT là phòng chuyên môn quản lý trực tiếp tình hình ứng dụng CNTT tại Sở Thông tin và Truyền thông nói riêng và trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn nói chung Trên cương vị là Chuyên viên phòng Công Nghệ Thông Tin được giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý, triển khai ứng dụng hệ thống Văn phòng điện tử tại đơn

vị cũng như trên địa bàn tỉnh

Do vậy, trước lý do trên tôi đã chọn đề tài “Giải pháp về ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn” Ứng

dụng hệ thống Văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý của các cấp, các ngành, liên quan trực tiếp đến đời sống kinh tế - xã hội, vì vậy, việc chọn đề tài này hoàn toàn phù hợp với chuyên ngành đào tạo Quản lý kinh tế

2 Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài

Trong những năm qua, ứng dụng Chính phủ điện tử nói chung, ứng dụng Hệ thống Văn phòng điện tử của các cơ quan nhà nước nói riêng, đã thu hút sự quan

tâm nghiên cứu của các học giả, các nhà hoạch định chính sách

Dưới đây là một số công trình, tài liệu chính có liên quan đến đề tài mà học

viên đã lựa chọn để nghiên cứu:

 Bài viết "Chính phủ điện tử và những tác động của nó tới lý thuyết

và thực tiễn hành chính" (5/4/2017)của PGS.TS Nguyễn Quốc Sửu và

ThS.Nguyễn Thanh Tùng - Napa, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Trong bài viết này tác giả trình bày 3 vấn đề lớn đó là:

(1) Minh định khái niệm Chính phủ điện tử: Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), thuật ngữ Chính phủ điện tử nhằm chỉ việc sử dụng những công nghệ thông tin liên lạc mới của Chính phủ các nước vào thực hiện các chức năng khác nhau của Chính phủ; Theo Tổ chức Liên Hợp Quốc (UN)

và Hiệp hội Hành chính Hoa Kỳ (American Society of Public Administration – ASPA), Chính phủ điện tử là việc Chính phủ khai thác các tính năng Internet

và World Wide Web vào cung cấp thông tin và dịch vụ tới người dân và các đối tượng khác trong xã hội Theo Jaeger, ngoài ứng dụng Internet và Web, Chính phủ điện tử còn bao hàm những ứng dụng công nghệ thông tin khác như

“cơ sở dữ liệu điện tử, mạng lưới, dịch vụ tự động, đa phương tiện, công nghệ định danh cá nhân …”;

(2) Tác động của Chính phủ điện tử : Chính phủ điện tử cho thấy đây là một

bước đi quan trọng trong tiến trình phát triển của khoa học hành chính; Thời

báo kinh tế số tháng 6 năm 2000 đã nhận định: “Trong vòng năm năm tới,

Chính phủ điện tử sẽ không những thay đổi phương thức cung cấp dịch vụ công mà còn thay đổi cơ bản mối quan hệ giữa Chính phủ và người dân Sau thương mại điện tử, Chính phủ điện tử sẽ là cuộc cách mạng Internet tiếp theo”

(3) Kết Luận Sự ra đời của Chính phủ điện tử là một cuộc cách mạng trong tiến trình phát triển hành chính công Tiềm năng lớn nhất của Chính phủ điện

tử là nó có khả năng thách thức và làm thay đổi các lý thuyết tổ chức bộ máy truyền thống, thay đổi phương thức sản xuất và cung ứng dịch vụ công;

 Bài viết "Xây dựng Chính phủ điện tử : Những thách thức căn bản"

(kỳ 2, tháng 1/2011), của tác giả Nguyễn Thanh Minh và Nguyễn Bội Ngọc, Tạp chí Công nghệ thông tin và Thông tin Truyền thông Bài viết chí ra 5 rào cản trong việc xây dựng Chính phủ điện tử, gồm: (1) Khoảng cách số;(2)Chính phủ thường xem công nghệ theo một cách tiền định;(3) Các Nước đang phát triển mong muốn cung cấp các dịch vụ Chính phủ điện tử, nhưng thiếu các mức độ đầu tư cho tài nguyên quan trọng; (4) Năng lực xây dựng nền tri thức công nghệ và tri thức quản lý; (5) Hiểu biết về công nghệ và công dân trong điều kiện hướng ra môi trường bên ngoài

 Bài viết "7 bài học phát triển Chính phủ điện tử cho những nước đang phát triển" (kỳ 2 tháng 7/2011) của ThS Nguyễn Thanh Minh và ThS

Nguyễn Bội Ngọc, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông Bài viết đã nêu

và phân tích 7 bài học về phát triển chính phủ điện tử ở các nước đang phát triển gồm: (1)Phát triển một kế hoạch chiến lược; (2) Thấu hiểu những nhu cầu của người dân; (3) Sử dụng các thực tiễn phát triển hệ thống đã thiết lập phù hợp;(4) Kiến tạo ra một tổ chức học tập; (5) Phát triển cơ chế quản lý điều hành ứng dụng CNTT hiệu quả; (6) Phát triển các năng lực ứng dụng CNTT; (7) Cung cấp một trải nghiệm an toàn cho khách viếng thăm trang web

 Bài viết “Bảo mật và an toàn thông tin trong triển khai Chính phủ điện tử tại Việt Nam” của Giang Phạm, trên trang Bộ Thông tin và Truyền thông

mục an toàn an ninh thông tin bài viết : Ban Cơ yếu Chính phủ đã và đang tập trung củng cố, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin mật mã để bảo vệ thông tin bí mật nhà nước; Xuất hiện những nguy cơ mới về mất an toàn thông tin và tiềm ẩn những mối đe dọa nghiêm trọng đến chủ quyền không gian mạng quốc gia; Chú trọng và

đẩy mạnh công tác nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ mật mã; nghiên cứu, thiết kế, chế tạo các chủng loại sản phẩm mật mã đáp ứng yêu cầu bảo mật, an toàn thông tin trong triển khai Chính phủ điện tử; Mục tiêu quan trọng của việc triển khai Chính phủ điện tử là góp phần xây dựng một Chính phủ kiến tạo, phục vụ nhân dân; trong đó yêu cầu bảo mật và an toàn thông tin là yếu tố rất quan trọng…

 Báo cáo "Chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng CNTT-TT tỉnh Lạng Sơn", và báo cáo "Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin"; "Kế hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn" hàng năm của UBND tỉnh Lạng Sơn gửi Bộ Thông tin

và Truyền thông Hai báo báo này cung cấp số liệu quan trọng về thực trạng phát triển, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông nói chung và ứng dụng Hệ thống Văn phòng điện tử nói riêng tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

Cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu nào, đánh giá một cách tổng thế

về ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử trong các cơ quan nhà nước tại Lạng Sơn trong thời gian vừa qua, để xác định những mặt hạn chế, tồn tại và các nguyên nhân,

từ đó có các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở Lạng Sơn trong thời gian tới

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở Lạng Sơn, đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở Lạng Sơn trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: là đánh giá thực trạng của việc ứng dụng VPĐT trong các

cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Lạng Sơn

Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Tại các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn

- Phạm vi thời gian: Thực trạng từ năm 2015 đến năm 2017

5 Phương pháp nghiên cứu:

Các phương pháp cụ thể sử dụng trong quá trình thực hiện luận văn gồm:

 Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu được thu thập và thực hiện khảo sát thăm dò là dữ liệu thứ cấp tại các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Lạng Sơn

 Phương pháp phân tích dữ liệu: Dữ liệu thu thập được phân tích, đánh giá

theo phương pháp quy nạp

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài các trang bìa, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục các sơ đồ- biểu đồ-hình vẽ, danh mục các từ viết tắt, các phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia làm 03 chương như sau

Chương 1 Cơ sở lý luận và thực tiễn về ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt đông của cơ quan nhà nước;

Chương 2 Thực trạng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động các cơ quan nhà nước ở Lạng Sơn giai đoạn 2015-2017;

Chương 3 Định hướng và giải pháp đẩy mạnh ứng dụng hệ thống Văn phòng điện

tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Lạng Sơn trong thời gian tới

CHƯƠNG 1

CƠ CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG

HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

1.1 Cơ sở lý luận về ứng dụng hệ văn phòng điện tử trong hoạt đông của cơ quan Nhà nước

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Văn phòng điện tử eOffice, hệ thống văn phòng điện tử, chức năng của văn phòng điện tử

 Văn phòng điện tử eOffice:

Văn phòng điện tử (VPĐT) là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên

mạng máy tính [dự án văn phòng điện tử trong các cơ quan nhà nước kèm theo

Quyết định số 2969/QĐ-UBND về việc Quyết định phê duyệt dự án văn phòng điện

tử các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Lạng Sơn, năm 2008]

Phần mềm được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt Tiêu chí của Phần mềm VPĐt (eOffice) là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn

Ngoài ra, hệ thống VPĐT hay hệ thống quản lý văn bản và điều hành là hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan nhà nước thực hiện theo Quyết định số 1605/2010/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015

Liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành là khả năng kết nối

và chuyển văn bản điện tử từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành này đến hệ

thống quản lý văn bản và điều hành khác [Công văn số: 2803/BTTTT-THH ngày

01/10/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông].

 Hệ thống văn phòng điện tử

Company Stream Office (CSOffice) bao gồm đầy đủ ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý công việc, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, quản lý công văn, tác nghiệp, trao đổi thông tin, báo cáo nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống, tạo dựng môi trường làm việc điện tử

hiện đại [dự án văn phòng điện tử trong các cơ quan nhà nước kèm theo Quyết định

số 2969/QĐ-UBND về việc Quyết định phê duyệt dự án văn phòng điện tử các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Lạng Sơn, năm 2008]

CSOffice có đầy đủ các tính năng ứng dụng, tiện ích cần thiết phục vụ nhu cầu

xử lý công việc tại doanh nghiệp, đồng thời các ứng dụng hoạt động có sự kết nối thông tin dữ liệu thông suốt giúp cho hệ thống thành một thể thống nhất trên nền tảng điện toán đám mây, điều này cho phép doanh nghiệp triển khai công việc từ bất cứ nơi đâu, bất kỳ lúc nào

CSOffice được áp dụng những chuẩn xử lý nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví như chuẩn xử lý quy trình theo WfMC http://www.wfmc.org) cho phép hiện đại hóa và điện tử hóa hệ thống quản lý văn phòng của tổ chức, doanh nghiệp

 Chức năng của Văn phòng điện tử:

Thứ nhất: Tiết kiệm thời gian và giấy mực trong việc in ấn, nhân bản tài liệu,

rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác

Thứ hai: Phát huy triệt để quy chế dân chủ cơ sở và thực hiện đầy đủ nguyên

tắc tập trung dân chủ cơ quan Trên thực tế, các thành viên ban lãnh đạo đều được nắm tất cả công việc cơ quan qua hệ thống công văn đến và công văn đi từ khi dự thảo đến khi phát hành CBCCVC đều được thông báo đầy đủ chủ trương, kết quả điều hành của thủ trưởng một cách nhanh chóng và triệt để Các thông báo cơ quan, đảng bộ (chi bộ), các đoàn thể, lịch công tác tuần không phải in và photocopy để phát cho mỗi người Tất cả đưa lên mạng, cấp quyền - tạo luồng xử lý đến cá nhân

bộ phận có liên quan

Thứ ba: Thống kê chính xác kết quả công tác tháng, quý, năm, làm căn cứ cho

việc bình xét thi đua khen thưởng từng cá nhân, bộ phận trong cơ quan Những CBCCVC có thành tích hoặc làm một công việc có chất lượng hiệu quả, đảm bảo tiến độ sẽ được biểu dương và thông báo đến toàn thể CBCCVC ngay mà không cần phải chờ đến các cuộc họp như trước đây Điều này thúc đẩy mỗi CBCCVC nâng cao tinh thần trách nhiệm, lòng tự trọng, tính kỷ luật và thi đua trong công tác

Thứ tư: Xây dựng một hệ thống lưu trữ công văn đi và đến theo từng bộ hồ sơ,

hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng công văn đi, đến một cách thông minh, khoa học Một công văn đến có yêu cầu giải quyết xong thì kết quả giải quyết ngoài việc lưu ở công văn đi còn tích hợp vào công văn đến để người đọc có thể xem biết cả nội dung yêu cầu của cơ quan ngoài và nội dung xử lý, giải quyết của cơ quan thuế Ngược lại, một công văn đi của cơ quan thuế có yêu cầu bên ngoài giải quyết khi có kết quả phúc đáp ngoài việc lưu vào công văn đến còn được tích hợp vào công văn

đi để người đọc có thể xem cả yêu cầu và kết quả phúc đáp từ bên ngoài

Tóm lại: VPĐT là một trong những giải pháp góp phần tích cực trong thực

hiện cải cách hành chính, hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý và điều hành của

cơ quan, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động hành chính bằng giao việc và kiểm soát tiến độ xử lý công việc qua mạng máy tính, tăng cường trách nhiệm cá nhân, tăng khả năng kiểm soát công việc, góp phần tăng cường sức mạnh của người quản lý

Mô hình mới sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình xử lý công việc, góp phần xóa bỏ giới hạn

về không gian và giảm thiểu thời gian trong quá trình xử lý văn bản Đây còn là cơ hội để CBCCVC có điều kiện nâng cao trình độ tin học; không bị lạc hậu, hiểu biết

và sử dụng thành thạo các thiết bị tin học; tạo dựng cho mình thói quen sử dụng thông tin, từ đó nâng cao kiến thức, văn hóa và lòng tự tin (dự án văn phòng điện tử trong các cơ quan nhà nước kèm theo Quyết định số 2969/QĐ-UBND về việc Quyết định phê duyệt dự án văn phòng điện tử các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Lạng Sơn năm 2008)

1.1.1.2 Khái niệm về chính phủ điện tử

Chính phủ điện tử (CPĐT; tiếng Anh: e-Government) là tên gọi của một

Chính phủ mà mọi hoạt động của Nhà Nước được thay đổi theo một khái niệm hoàn toàn mới, Chính phủ đó gần và thuận lợi với công dân hơn, bằng các kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, hiện đại Mọi quan hệ giữa Chính phủ và công dân bảo đảm tính minh bạch, công khai, thuận tiện, bảo đảm sự kiểm soát và giám sát lẫn nhau giữa công dân với Chính phủ; một Chính phủ của dân, vì dân và vì sự phồn thịnh

của đất nước trong một môi trường toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế [Theo Bách

khoa toàn thư mở Wikipedia]

Chính phủ điện tử (CPĐT) là Chính phủ hiện đại, đổi mới, vì dân, hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn, cung cấp dịch vụ tốt hơn trên cơ sở ứng dụng CNTT-TT Theo định nghĩa của Bộ thông tin và Truyền thông (Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam ban hành kèm theo Văn bản số 1178/BTTTT-THH ngày

21/4/2015) thì "CPĐT là Chính phủ ứng dụng CNTT nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu

quả hoạt động của cơ quan nhà nước, tăng cường công khai minh bạch thông tin, cung cấp dịch vụ công tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp"

Cơ quan quản lý nhà nước: Quản lý nhà nước xét về mặt chức năng bao

gồm hoạt động lập pháp của cơ quan lập pháp, hoạt động hành chính (chấp hành và điều hành) của Chính phủ và hoạt động tư pháp của hệ thống tư pháp Như vậy,

"Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội được các cơ quan trong bộ máy nhà

nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người duy trì sự ổn định

và phát triển xã hội"(Tài liệu ôn thi công chức môn quan lý nhà nước của Sở Nội vụ-Lạng Sơn)

Cơ quan quản lý nhà nước là cơ quan trong bộ máy Nhà nước, thực hiện chức năng quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lý nhà nước, vấn đề kết hợp các yếu tố của hoạt động quản lý rất phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải có năng lực cao với sự hỗ trợ quan trọng của các phương tiện công nghệ hiện đại, trong thời đại ngày nay đó là ứng dụng Chính phủ điện tử, hệ thống văn phòng điện tử

Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của cơ quan nhà nước: là việc sử

dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính vào bảo đảm công khai, minh bạch

Ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử: là việc sử dụng phần mềm văn

phòng Eoffice trong cơ quan nhà nước giúp đẩy mạnh việc sử dụng thông tin điện

tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên tại các đơn vị Nâng cao hiệu quả về xử lý công việc, hiệu quả về cải cách hành chính, tiết kiệm giấy tờ, giảm chi phí từ các hoạt động thường xuyên;

Ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước: là việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử vào các hoạt động của cơ quan

nhà nước nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với

tổ chức và cá nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và đảm bảo công khai minh bạch

- Hạ tầng kỹ thuật: là tập hợp các thiết bị tính toán(máy chủ, máy trạm), thiết

bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện

rộng (Điểm 7, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP)

- Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu

(Điểm 6, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP)

- Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền

đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin

- Vi rút máy tính là chương trình máy tính có khả năng lây lan, gây ra hoạt

động không bình thường cho thiết bị số hoặc sao chép, sửa đổi, xóa bỏ thông

tin lưu trữ trong thiết bị số

1.1.2 Nội dung của ứng dụng Văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ, ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước trong đó có xây dựng hạ tầng CNTT; ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan nhà nước; ứng dụng phục vụ người dân và doanh nghiệp thông qua cổng/ trang thông tin điện tử, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, môi trường tổ chức và chính sách thúc đẩy ứng dụng CNTT, phát triển nguồn nhân lực và đầu tư cho ứng dụng CNTT, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử

 Xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT

Xây dựng nền tảng cho việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử Đó là xây dựng hạ tầng, phương tiện, nền tảng phục vụ cho người sử dụng và ứng dụng, bao gồm:

Trang thiết bị người dùng cuối: bao gồm máy tính cá nhân, máy tính xách tay, các thiết bị hỗ trợ cá nhân phục vụ công việc của cán bộ công chức, tổ chức cài đặt phần mềm VPĐT; máy scan tốc độ cao, có chức năng tự động nạp văn bản để scan văn bản đến, đi một cách hiệu quả

Nền tảng, máy chủ: là hệ điều hành để cài đặt hệ thống phần mềm eOffice và những phần mềm ứng dụng khác nếu có sau này

Hệ thống mạng: Thành phần then chốt nhằm đáp ứng yêu cầu hạ tầng kết nối các dịch vụ nền và các ứng dụng, dịch vụ, nhằm đáp ứng mục tiêu sẵn sàng phục vụ nhu cầu truyền nhận dữ liệu và khai thác thông tin của các cơ quan nhà nước Về hạ tầng mạng truyền thông và mạng máy tính nội bộ: hệ thống mạng nội bộ và Internet phải sẵn sàng cho việc triển khai ứng dụng các phần mềm phục vụ công tác quản lý

và điều hành của đơn vị

Về Phần mềm ứng dụng: Cần ứng dụng các phần mềm như Eoffice, thư điện

tử nội bộ để phát huy toàn bộ hiệu quả của hệ thống mạng máy tính

Hệ thống an ninh, bảo mật: Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người sử dụng và mức CSDL; Hệ thống phải đáp ứng khả năng bảo mật tại mức chứng thực của các máy chủ trong hệ thống; Toàn bộ các dữ liệu cần quản lý phải được lưu trong CSDL hoặc thư mục, được mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ Sẵn sàng cho việc ứng dụng chữ ký số

 Ứng dụng Hệ thống Văn phòng điện tử trong nội bộ cơ quan nhà nước

Nội dung này phản ánh việc triển khai ứng dụng hệ thống Văn phòng điện tử vào hoạt động của mỗi cơ quan nhà nước Cụ thể là ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử Phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin và xử lý công

việc tại mỗi cơ quan, thông qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử quản lý văn bản và điều hành, sử dụng quản lý, khai thác văn bản điện tử, thay thế văn bản giấy; ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử

Đây là nội dung có tác động quan trong đến việc thay đổi phương thức làm việc, là công cụ tăng năng suất lao động từ đó tăng hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước Để ứng dụng hệ thống phần mềm văn phòng điện tử có hiệu quả, cần phải gắn với việc thực hiện cải cách hành chính, chuẩn hóa các luồng văn bản trong hoạt động của cơ quan đó

 Nguồn nhân lực và đầu tư cho ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử

Đây là các nội dung có vai trò rất quan trọng, quyết định đến hiệu quả ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong cơ quan nhà nước

Nguồn nhân lực là yếu tố trung tâm quyết định sự thành công của tất cả các hoạt động ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử của cơ quan nhà nước, trình độ và

kỹ năng ứng dụng CNTT của cán bộ công chức, viên chức của mỗi cơ quan

Về trình độ cán bộ : Các đồng chí lãnh đạo đơn vị và cán bộ chuyên viên phải

có khả năng sử dụng máy tính, soạn thảo và tra cứu thông tin trên mạng điều đó là điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng các hệ thống phần mềm khác Tuy nhiên, để thực hiện thành công việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và điều hành thì cần phải đào tạo bổ sung cho cán bộ công chức về trình độ ứng dụng CNTT

 Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin

Đây là nội dung đảm bảo cho hoạt động ứng dụng CNTT, VPĐT tử được thông suốt, ổn định và đặc biệt là bảo đảm an toàn, bí mật thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước thực hiện trên môi trường mạng Nội dung này bao gồm: Cơ chế, chính sách đảm bảo an toàn, an ninh cho hệ thống; các giải pháp, phương án bảo vệ, ngăn chặn và xử lý các sự cố an ninh mang;…

Bảng 1.1 Môi trường tổ chức và chính sách thúc đẩy ứng dụng hệ thống VPĐT

hiệu lực

Cơ quan ban hành

1 Quy chế quản lý sử dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt

động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn

Quyết định số 03/QĐ-UBND 04-01-13

UBND tỉnh Lạng Sơn

2 Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà

nước giai đoạn 2011-2015

Kế hoạch số 45/KH-UBND 18-05-10

UBND tỉnh Lạng Sơn

3

Kế hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong hoạt

động của các cơ quan nhà nước tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2016 -

2020

Kế hoạch số 102/KH-UBND 22/9/2016

UBND tỉnh Lạng Sơn

4 Kế hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong hoạt

động của các cơ quan nhà nước năm 2017 Kế hoạch số125 /KH-UBND 04-10-16

UBND tỉnh Lạng Sơn

5

Ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước trong đó có

Xây dựng hạ tầng CNTT, ; ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan

nhà nước; ứng dụng phục vụ người dân và doanh nghiệp thông qua

cổng/ trang thông tin điện tử, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin,

môi trường tổ chức và chính sách thúc đẩy ứng dụng CNTT, phát

triển nguồn nhân lực và đầu tư cho ứng dụng CNTT, Tăng cường

sử dụng văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử

Nghị định 64/2007/NĐ-CP 10-04-07 Chính phủ

6

Chính phủ điện tử trong đó mục tiêu là

Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu

quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và

doanh nghiệp ngày càng tốt hơn Nâng vị trí của Việt Nam về

Chính phủ điện tử theo xếp hạng của LHQ Công khai, minh bạch

hoạt động của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng.

Nghị quyết 36a/NQ- CP 14-10-15 Chính phủ

7 Hướng dẫn Mô hình thành phần chính quyền điện tử cấp tỉnh

Công văn số 270/BTTTT-ƯDCNTT

06-02-12

Bộ Thông tin

và Truyền thông

8 Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 1819/QĐ-TTg Quyết định 26-10-15 Thủ tướng Chính phủ

9 Phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

của cơ quan nhà nước năm 2008 43/2008/QĐ-TTg Quyết định số 24-03-08 Thủ tướng Chính phủ

10 Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 1605/QĐ-TTg Quyết định số 27-08-10 Thủ tướng Chính phủ

11 Ban hành Danh mục cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai

tạo nền tảng phát triển chính phủ điện tử Quyết định số 714/QĐ-TTg 22-05-15

Thủ tướng Chính phủ

12 Ban hành Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, Phiên bản

1.0

Văn bản số 1178/BTTTT-THH 21/4/2015

Bộ Thông tin

và Truyền thông

13 Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan

Thủ tướng Chính phủ

1.1.3 Vai trò của ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trong thời gian tới

Ứng dụng văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo ở các đơn vị Lãnh đạo theo dõi và nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan một cách chủ động, kịp thời, thực hiện công tác chỉ đạo thuận tiện tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng chỉ đạo điều hành Tạo nên một phong cách làm việc với tính chuyên nghiệp cao, thay đổi cách làm việc truyền thống Kết nối thông tin thông suốt giữa các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh

Hình thành các kho lưu trữ dữ liệu điện tử, phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của các nhà quản lý Các công cụ và tiện ích trong hệ thống hỗ trợ lãnh đạo, cán

bộ và chuyên viên sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong các đơn vị

 Về mặt nâng cao hiệu quả công việc

Xây dựng hệ thống các văn bản thông báo trong đơn vị, giúp lãnh đạo đơn vị

có thể gửi các thông báo cho toàn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời Lãnh đạo có thể nhanh chóng xem được báo cáo, tiến độ thực hiện các công việc trong cơ quan một cách nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo của phần mềm

Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động Đồng thời cũng qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, ban hành văn bản được thực hiện chủ yếu trên mạng máy tính làm giảm thời gian xử lý Các thao tác, thủ tục xử lý đơn giản và nhanh chóng hơn

 Giảm tải thủ tục giấy tờ

Công tác quản lý hành chính, tiếp nhận, giải quyết văn bản, xử lý công việc…được thực hiện theo quy trình thống nhất, hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phân loại văn bản, nhờ sự hỗ trợ của các công cụ tin học, giảm được các thủ tục và thao tác thủ công, nhờ đó giảm thời gian, công sức, tiết kiệm được nhân lực

 Rút ngắn thời gian tác nghiệp

Hệ thống tin học hóa quản lý hành chính là bước đi ban đầu và là môi trường nền cho việc hội nhập với mạng lưới tin học hóa quản lý hành chính toàn tỉnh, đồng

thời tạo đà cho việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động nghiệp vụ đặc thù của đơn vị tiếp theo qua đó rút ngắn được thời gian tác nghiệp của cán bộ công chức Công tác quản lý hành chính, tiếp nhận, giải quyết văn bản,

xử lý công việc…được thực hiện theo quy trình thống nhất, hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phân loại văn bản, nhờ sự hỗ trợ của các công cụ tin học, giảm được các thủ tục và thao tác thủ công, nhờ đó giảm thời gian, công sức, tiết kiệm được nhân lực

 Xử lý công việc mọi lúc mọi nơi

Văn phòng điện tử giúp lãnh đạo các đơn vị có thể xử lý công việc, cung cấp thông tin, cũng như giao dịch khác mọi lúc mọi nơi thông qua môi truường mạng khi cần thiết Qua đó, đáp ứng nhanh kịp thời các yêu cầu của đối tượng quản lý đối với công việc

 Hiện đại và chuyên nghiệp hoá nền hành chính

Nền hành chính của Việt Nam hiện nay vẫn đang trong giai đoạn hiện đại hóa, nhiều khâu xử lý vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công việc lưu trữ tài liệu, văn bản vẫn thực hiện theo cách truyền thống

Việc triển khai văn phòng điện tử sẽ làm cho nề nếp hoạt động của cơ quan thêm chuyên nghiệp và quy củ hơn Còn nhiều những lợi ích khác khi ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước Có thể nói rằng, ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động quản lý nhà nước sẽ tạo nên nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp

1.1.4 Tiêu chí đánh giá ứng dụng văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Trên cơ sở các nội dung về ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, việc đánh giá kết quả ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử dựa theo các tiêu chí cơ bản sau:

 Cơ chế, chính sách ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử

- Chính sách về phát triển hạ tầng;

- Chính sách về ứng dụng;

- Chính sách về nguồn nhân lực và đầu tư

Tiêu chí cụ thể về chính sách cho bởi bảng 1.2 dưới đây:

Bảng 1.2 Tiêu chí định lượng cho cơ chế, chính sách ứng dụng VPĐT

tối đa

Điểm tự đánh giá

- Không khai báo: 0 điểm

toàn, an ninh thông tin của

cơ quan đơn vị

- Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử eOffice

Bảng 1.3 Một số tiêu chí được lượng hóa đối với hạ tầng CNTT cho VPĐT

tối đa

Điểm tự đánh giá

diện rộng (WAN) tại cơ quan,

đơn vị trực thuộc Điểm = Tỷ lệ x Điểm tối đa

5.4 Có thiết bị máy chủ quản trị Có: Điểm tối đa, Không: 0 điểm 2

mạng LAN

6.1 Có thiết bị tường lửa (Firewall)

6.2

Tỷ lệ máy tính được cài đặt

phần mềm virus có bản quyền

tại cơ quan, đơn vị trực thuộc

 Nguồn nhân lực và đầu tư

- Số lượng CCVC chuyên trách CNTT và ATTT;

- Tỷ lệ CCVC sử dụng máy tính để giải quyết công việc;

- Mức đầu tư cho nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử hàng năm;

- Mức đầu tư cho đào tạo, bồi dưỡng về Văn phòng điện tử

Ngoài các tiêu chí đo lường định lượng như trên thì cần xem xét một số tiêu chí khác dưới đây

Bảng 1.4 Tiêu chí đánh giá điểm cho nhân lực trong hệ thống VPĐT

đa

Điểm tự đánh giá

- Có trình độ cao đẳng về CNTT: 10

- Có chứng chỉ quản trị mạng CCN A hoặc chứng chỉ tin học văn phòng B: 5

- Không phù hợp: 0 điểm

2

Tỷ lệ cán bộ, công chức

thường xuyên sử dụng máy

tính để xử lý công việc tại

các cơ quan, đơn vị

- Tỷ lệ cán bộ công chức viên chức được cấp tài khoản và sử dụng thường xuyên hệ thống VPĐT;

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng (hoàn toàn không dùng văn bản giấy) trên tổng số văn bản đi/đến trong nội bộ UBND tỉnh, thành phố (%);

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng (hoàn toàn không dùng văn bản giấy) trên tổng số văn bản đi/đến giữa các cơ quan trong tỉnh, thành phố (tính trung bình trên toàn địa phương) (%);

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng (hoàn toàn không dùng văn bản giấy) trên tổng số văn bản đi/đến giữa UBND tỉnh, thành phố với cơ quan bên ngoài địa phương (%);

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển song song trên môi trường mạng và qua đường công văn trực tiếp trên tổng số văn bản đi/đến trong nội bộ mỗi cơ quan (tính trung bình trên toàn tỉnh, thành phố) (%);

- Tỉ lệ văn bản đi/đến được chuyển song song trên môi trường mạng và qua đường công văn trực tiếp trên tổng số văn bản đi/đến với các cơ quan bên ngoài tỉnh, thành phố (tính trung bình trên toàn địa phương) (%)

Ngoài ra, khi xem xét cụ thể các tiêu chí thì có thể định lượng một cách cụ thể các nội dung như bảng 1.5 sau đây:

Bảng 1.5 Bảng tiêu chí định lượng việc ứng dụng VPĐT tại các

cơ quan nhà nước

tối đa

Điểm tự đánh giá

1 Quản lý văn bản và điều hành

1.1 - Tỷ lệ phòng ban, đơn vị đã triển

1.2 - Tỷ lệ phòng ban, đơn vị thường xuyên sử dụng Điểm = Tỷ lệ x Điểm tối đa 7

2 Sử dụng chứng thư số do Ban Cơ

2.1 - Tỷ lệ phòng ban, đơn vị đã triển

2.2 - Tỷ lệ phòng ban, đơn vị thường

2.3 - Tỷ lệ phòng ban, đơn vị đã triển

khai để kê khai BHXH điện tử Điểm = Tỷ lệ x Điểm tối đa 4

2.4 - Tỷ lệ phòng ban, đơn vị đã triển khai để kê khai Thuế điện tử Điểm = Tỷ lệ x Điểm tối đa 4 2.5 - Có ban hành văn bản quy định về việc sử dụng ký số Có: Điểm tối đa, Không: 0 điểm 5

2.6

- Tỷ lệ văn bản điện tử được ký số

của cá nhân theo quy trình ký số

của tỉnh

Điểm = Tỷ lệ x Điểm tối đa 10

2.7

- Tỷ lệ văn bản điện tử được ký số

và hoàn toàn không gửi văn bản

giấy

- Tỷ lệ cán bộ, công chức thường

xuyên sử dụng thư điện tử nội bộ

(trao đổi thông tin qua Mạng văn

phòng điện tử liên thông)

Điểm = Tỷ lệ x Điểm tối đa 10

Bao gồm: Các phần mềm, CSDL

chuyên ngành và các phần mềm

khác phục vụ cho công tác quản lý,

điều hành của cơ quan

- 1 ứng dụng triển khai cho toàn ngành được 10 điểm

- 1 ứng dụng triển khai cho toàn ngành và có khả năng kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu với các hệ thống khác:

15 điểm

- Tổng điểm tối đa không quá 30 điểm

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng hệ thống VPĐT trong hoạt động của cơ quan nhà nước

1.1.5.1 Các yếu tố bên trong

Hiện nay, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ

hồ sơ tài liệu Tuy nhiên, để có thể triển khai ứng dụng thì việc quan tâm đến mức

độ ảnh hưởng của các yếu tố bên trong là điều rất cần thiết Trong đó, phải kể đến các chính sách định hướng ứng dụng VPĐT; hiện trạng hạ tầng CNTT và chất lượng nguồn nhân lực trong ngành Cụ thể dưới đây, tác giả có trình bày cụ thể tầm quan trọng của các nhân tố này

 Chiến lược và chính sách ứng dụng VPĐT

Đây được coi là nhân tố có tính định hướng, là khung pháp lý đảm bảo cho triển khai ứng dụng CNTT, hệ thống VPĐT đúng định hướng, chủ trương đường lối

của Đảng và pháp luật nhà nước, phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, phù hợp với phát triển CNTT của thế giới; đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ thống cơ quan nhà nước ở các Bộ ngành, địa phương Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của CNTT, chính sách ứng dụng CNTT, VPĐT vừa đảm bảo tính thống nhất, vừa phải đảm bảo tính cập nhật, đón đầu công nghệ Nhờ có sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, các chỉ đạo, quy định của UBND tỉnh đã tạo hành lang pháp lý thuận lợi để triển khai đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo mật trong công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng của các cơ quan, đơn vị, góp phần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cấp, các ngành trong triển khai ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành

 Hạ tầng kỹ thuật CNTT

Đây là yếu tố nền tảng kỹ thuật để triển khai ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử Một hạ tầng đầy đủ, công nghệ hiện đại là cơ sở thuận lợi cho phát triển ứng dụng VPĐT trong cơ quan nhà nước Ngược lại, hạ tầng không đồng bộ, công nghệ kém ảnh hướng lớn đến phát triển ứng dụng dẫn đến yếu kém, lạc hậu

Số máy tính trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn là trên 3.600 máy, trong đó có 150 máy chủ Số máy tính có kết nối Internet băng thông rộng chiếm 75% tổng số máy tính 100% sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố có mạng LAN, trong đó 6 đơn vị có mạng WAN 100% sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố có trang thông tin điện tử tích hợp trên cổng thông tin điện tử của tỉnh Đường cáp quang đã được Chính phủ triển khai đến 11/11 huyện, thành phố và 216/226 xã, phường, thị trấn

Tỷ lệ cán bộ được cấp hộp thư điện tử đạt 80% trong đó có khoảng 60% thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến được triển khai tới 11/11 UBND huyện, thành phố với

02 điểm cầu trung tâm tại văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông Các hệ thống Cổng/Trang thông tin điện tử, Thư điện tử, Hội nghị truyền hình trực tuyến, Văn phòng điện tử được duy trì hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả thiết thực Các đơn vị đã được cấp hộp thư điện tử công vụ để tiếp nhận tài liệu, chuyển hồ sơ, tài liệu trình các phiên họp UBND tỉnh, họp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh UBND tỉnh đã giao nhiệm vụ cho cơ quan chuyên môn nghiên cứu phương án sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng vào phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị nhằm đảm bảo tính tức thời, thông suốt, an toàn,

an ninh thông tin trong hoạt động lưu thông văn bản trên môi trường mạng

 Chất lượng nhân lực

Bao gồm tất cả CBCCVC trong cơ quan góp phần quan trọng quyết định sự thành bại của ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong cơ quan Một cơ quan nhà nước có đội ngũ cán bộ CCVC có trình độ nhận thức cao về CNTT và có đội ngũ chuyên trách về CNTT và an toàn thông tin sẽ giúp triến khai ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử thuận lợi và an toàn hơn và ngược lại

Ngoài ra, nhận thức của người đứng đầu cơ quan đơn vị về ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử trong cơ quan có ý nghĩa quan trọng, tác động đến hiệu quả ứng dụng VPĐT tại đơn vị đó Có thể nói rằng người đứng đầu cơ quan có nhận thức đúng đắn và quyết tâm trong hành động thì cơ quan đó sẽ áp dụng hiệu quả tất cả công việc nói chung và triển khai hệ thống văn phòng điện tử nói riêng

Một đội ngũ nhân sự cần đảm bảo yếu tố đủ về lượng, đủ về chất Đối với một

hệ thống văn phòng điện tử yêu cầu không quá nhiều nhân sư để quản lý nhưng cần phải có chuyên môn vững vàng, nhất là kiến thức chuyên ngành CNTT Người có tầm bao quát hệ thống, điều khiển và giám sát quá trình thực hiện Đồng thời, luôn cập nhật và thực hiện sửa đổi những yếu tố không phù hợp và thực hiện điều phối nhanh chóng, kịp thời cấp dưới theo những yêu cầu của cấp trên

Tựu chung lại, để có một hệ thống VPĐT vận hành tốt thì từng khối nhân sự đều có vai trò quan trọng Vì vậy, đòi hỏi khâu tuyển dụng, đào tạo, phát triển có vai trò hết sức quan trọng trong việc trang trị nghiệp vụ

1.1.5.2 Các yếu tố bên ngoài

Bên cạnh những yếu tố ảnh hưởng từ bên trong thì một số yếu tố bên ngoài có tác động không nhỏ đến việc hình thành, ứng dụng văn phòng điện tử Các yếu tố

đó gồm: xu hướng áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong cơ quan, doanh nghiệp; sự phát triển của công nghệ thông tin nhất là ngành sản xuất phần mềm ứng dụng

 Xu hướng phát triển khoa học ứng dụng

Trải qua các cuộc cách mạng khoa học công nghệ, những công nghệ mới, những mô hình làm việc hiện đại không chỉ tạo ra các phương thức kinh doanh mới

mẻ trong kỷ nguyên số mà còn thay đổi thói quen làm việc của nhân viên Hiện nay,

có rất nhiều mô hình làm việc mới được các công ty, doanh nghiệp triển khai áp dụng Trong đó phải kể đến những mô hình làm việc thông qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, làm việc nhóm thông qua ứng dụng quản lý công việc…Trong nhiều năm trở lại đây mô hình làm việc thông qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử được xem là mô hình làm việc mang lại hiệu quả cao cho các cơ quan, doanh nghiệp và chắc chắn trong tương lai mô hình làm việc này sẽ trở thành xu hướng được ứng dụng rộng rãi Trước những yêu cầu cao về khối lượng công việc,

tính chất và mức độ phức tạp trong các vị trí công việc nên việc cho ra đời những phần mềm hay hệ thống ảo hóa hỗ trợ công việc là điều cần thiết

Với hàng loạt hệ thống tiện ích được tích hợp như quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp, phần mềm văn phòng điện tử đã thúc đẩy, tăng năng suất làm việc cho các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp

Xu hướng phát triển khoa học ứng dụng, phát triển phần mềm phát triển mạnh ở các nước Châu Âu rồi nhanh chóng lan rộng sang Châu Á Sự phát triển đi từ các doanh nghiệp ngoài nhà nước tác động không nhỏ đến các cơ quan nhà nước

 Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là một ngành khoa học, ngành công nghệ mũi nhọn có khả năng số hóa thông tin, tổ chức và lưu trữ thông tin trên diện tích nhỏ, Chẳng những vậy, nó còn có khả năng truy xuất và xử lý thông tin một cách nhanh chóng

và chính xác Công nghệ thông tin có thể ứng dụng được trong mọi lĩnh vực không những góp phần thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng và chuyển dịch cơ cấu kinh tế

mà còn làm thay đổi cơ cấu xã hội, phong cách sống, học tập và làm việc của con người

Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin đã mang lại nhiều thành tựu to lớn cho các hoạt động của con người Nắm rõ được tầm quan trọng và những lợi ích mà công nghệ thông tin phục vụ cho con người, trong những năm qua, có không ít các đơn vị nghiên cứu phát minh ra những mô hình làm việc hiện đại nhằm cải thiện cách làm việc cũ, truyền thống mang lại hiệu quả công việc cao, năng suất lao động tăng lên gấp bội phần

Thực tế cho thấy, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và các

mô hình làm việc mới ra đời, việc ứng dụng thành công các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động công tác điều hành, quản lý, chỉ đạo tại các đơn vị doanh nghiệp đã có được không ít hiệu quả

Các mô hình làm việc hiện đại đã dần thay thế, tự động hóa, vi tính hóa các thủ tục giấy tờ văn bản, từ đó sẽ tạo ta phong cách làm việc mới, cách thức mới trong việc đưa ra những quyết định mang tính chiến lược Đồng thời, mô hình làm việc hiện đại cũng sẽ hỗ trợ các cán bộ, lãnh đạo, nhân viên trong các đơn vị, doanh nghiệp… hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình

Sự ra đời của các mô hình làm việc mới, hiện đại không chỉ mang lại hiệu quả cho công việc mà còn nâng tầm giá trị vị thế, tính chuyên nghiệp của các đơn vị doanh nghiệp, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước ngày một văn minh hơn, hiện đại hơn

Tóm lại, với các yếu tố tác động bên ngoài, yếu tố bên trong thì tác giả nhận

thấy mức độ ảnh hưởng của các yếu tố ít nhiều khác nhau Tuy nhiên, để xem xét đánh giá yếu tố gây ra tác động nhiều thì cần kể đến đầu tiên là sự tác động của xu hướng toàn cầu hóa với những bước phát triển vượt bậc của xu hướng nghiên cứu ứng dụng khoa học bên cạnh sự vươn lên mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin Tại các địa phương thì hạ tầng CNTT được quan tâm đầu tư cùng sự chăm lo đến công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là hai yếu tố bên trong có tác động lớn tới việc từng bước xây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại các cơ quan nhà nước

1.2 Kinh nghiệm ứng dụng VPĐT trong hoạt động cơ quan nhà nước của một số tỉnh

1.2.1 Kinh nghiệm của một số tỉnh

 Tại Thành phố Hà Nội

Ngay từ sớm, Thành phố Hà Nội đã có những quy định chính sách mãnh mẽ nhằm khai thác lợi thế về công nghệ thông tin để tăng hiệu quả của hệ thống văn phòng điện tử Văn phòng UBND TP Hà Nội đã ban hành Công văn số 1719/VP-THCB về việc triển khai ứng dụng gửi và nhận văn bản, tài liệu điện tử với Văn phòng UBND thành phố trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố đã diễn ra khá nhịp nhàng Từ giấy mời đến tài liệu điện tử…

Năm 2016, Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội; năm 2016 được ban hành nhằm Đẩy mạnh xây dựng chính quyền điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các sở, ban, ngành, quận, huyện, thị xã; xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp công lập để phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp đảm bảo việc triển khai ứng dụng CNTT theo hướng tổng thể, đồng bộ và sử dụng chung thống nhất trên một hệ thống

Năm 2016, các chỉ tiêu đạt được trong chương trình công nghệ thông tin (CNTT) của Hà Nội đều vượt chỉ tiêu so với yêu cầu của Nghị quyết 36a/NQ-CP của Chính phủ về Chính phủ điện tử và Quyết định số 1819/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 Trong đó, thành phố đã hoàn thành liên thông phần mềm quản lý văn bản, cho phép gửi, nhận văn bản điện tử giữa Văn phòng Chính phủ với UBND TP Hà Nội

Tiếp nối thành công đó, TP Hà Nội xác định, năm 2017 là năm đột phá căn bản về CNTT Một số chỉ tiêu cho thấy quyết tâm này như 100% lãnh đạo các đơn

vị sử dụng một số ứng dụng dùng chung của thành phố trên thiết bị máy tính bảng

để xử lý, điều hành công việc, giảm sổ sách giấy tờ; 100% cán bộ, công chức trong

các cơ quan nhà nước của thành phố khai thác, sử dụng hộp thư điện tử trao đổi thông tin công việc

Thành phố yêu cầu 112 cơ quan, đơn vị đều phải sử dụng hòm thư điện tử công vụ đã được cấp cho bộ phận văn thư để thực hiện việc gửi và nhận giấy mời

Giải pháp Thành phố Hà Nội đưa ra:

Hiện nay, các sở, ngành, quận, huyện, thị xã đang hoàn thiện các điều kiện cần thiết về nhân sự, máy móc để đáp ứng yêu cầu tiếp theo là không sử dụng tài liệu giấy tại các cuộc họp Trong việc tổ chức gửi và nhận tài liệu điện tử, thành phố nêu

rõ các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp UBND thành phố phải gửi tài liệu điện tử về Văn phòng UBND thành phố qua hòm thư điện tử để cập nhật lên hệ thống tin học UBND thành phố Tài liệu điện tử được cập nhật sẽ phục vụ các đại biểu truy cập, khai thác bằng thiết bị máy tính bảng được UBND thành phố cấp

Thành phố Hà Nội nhận thức sâu sắc về vai trò quan trọng của Chính phủ điện

tử và chính quyền điện tử, trong những năm qua, thành phố Hà Nội luôn quan tâm ứng dụng CNTT để làm thay đổi phương thức điều hành, quản lý, thúc đẩy cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thành phố Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử không chỉ là trang bị máy tính, mạng Internet, hay ứng dụng công nghệ thông tin đơn thuần, mà phải là sự chuyển biến căn bản trong phương thức điều hành, quản lý xã hội, là chất lượng phục vụ người dân ngày càng nâng cao

UBND Thành phố Hà Nội đã dần hoàn thiện các thành phần cơ bản của Chính quyền điện tử Thủ đô gồm: Trung tâm dữ liệu Nhà nước, Mạng diện rộng (WAN), Cổng Giao tiếp điện tử Thành phố, Cổng dịch vụ công; Hệ thống và giải pháp an toàn, an ninh thông tin được bước đầu triển khai; Hạ tầng kỹ thuật tại các đơn vị cũng từng bước hoàn thiện đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng CNTT của đơn vị Với những hoạt động triển khai tích cực nói trên, hiện tại, Hà Nội xếp thứ 3 về mức độ sẵn sàng ứng dụng và phát triển CNTT và xếp thứ 2 tổng thể về ứng dụng

CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước (Nguồn: Kế hoạch ứng dụng công nghệ

thông tin trong các cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội năm 2016; Công văn số 1719/VP-THCB về việc triển khai ứng dụng gửi và nhận văn bản, tài liệu điện tử )

 Tỉnh Quảng Ninh

Quảng ninh nằm trong nhóm các tỉnh, thành phố có hạ tầng thông tin và truyền thông, VPĐT, Chính phủ điện tử hiện đại nhất Việt Nam Đề án xây dựng chính quyền điện tử được bắt đầu vào ngày 28/9/2012, UBND tỉnh ra Quyết định số 2459 phê duyệt Đề án xây dựng CQĐT tỉnh giai đoạn 2012-2014 với mục tiêu xây dựng,

hoàn thiện hạ tầng, ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong hoạt động của các đơn vị; cung cấp dịch vụ hành chính công và dịch vụ công trực tuyến mức độ cao; đào tạo, tập huấn cho CBCC và hướng dẫn cho người dân khai thác tiện ích của CQĐT; xây dựng CQĐT tỉnh gắn với xây dựng các trung tâm hành chính công và cải cách thủ tục hành chính (TTHC)

Năm 2016, Quảng Ninh hợp tác với công ty Linagora và công ty Hanel DTT

về phát triển chính quyền điện tử và đào tạo nguồn nhân lực về phần mềm nguồn

mở tại tỉnh Quảng Ninh Xây dựng được mô hình kiến trúc Chính quyền điện tử của tỉnh phù hợp với hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông Mô hình kiến trúc theo hướng mở, thuận lợi cho phát triển trong giai đoạn tới, dễ dàng kết nối, chia sẻ

dữ liệu giữa các cơ quan từ cấp tỉnh tới cấp xã và với các cơ quan Trung ương, các địa phương khác Quảng Ninh nằm trong số ít các địa phương đã triển khai được liên thông quản lý văn bản tới cấp xã và đứng top đầu trong việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính và luân chuyển văn bản điện tử trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ

Hạ tầng cốt lõi của Chính quyền điện tử cơ bản đã hoàn thành theo mô hình tập trung, thuận lợi trong quản lý, vận hành: Trung tâm tích hợp dữ liệu Tỉnh, Trung tâm dữ liệu khối Đảng, Mạng diện rộng WAN kết nối thống nhất các sở ngành, địa phương, 15 Trung tâm hành chính công; Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến làm nền tảng cho ứng dụng công nghệ thông tin

Các hệ thống dùng chung thuộc Chính quyền điện tử được triển khai trong toàn tỉnh bước đầu tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, liên thông, hiện đại

và hiệu quả cho cán bộ công chức Các hệ thống ứng dụng được xây dựng phân cấp, phân biệt riêng, phù hợp với yêu cầu, nhu cầu sử dụng của từng nhóm người dùng (Lãnh đạo Tỉnh, CBCCVC, người dân, doanh nghiệp…) Hiện nay, Quảng Ninh đi đầu trong cả nước về việc cấp phát và sử dụng chứng thư số trong trao đổi văn bản điện tử và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

100% các địa phương đã thành lập Trung tâm hành chính công 119/186 xã, phường, thị trấn được đầu tư bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Các Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định đã tạo ra sự thay đổi tích cực trong công tác giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, quyết tâm tách việc giải quyết thủ tục hành chính công ra khỏi cơ quan quản lý nhà nước, củng cố lòng tin của người dân, doanh nghiệp với chính quyền, được nhân dân ghi nhận, ủng hộ, đánh giá cao Việc xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Quảng Ninh phục vụ cải cách hành chính đã góp phần đưa chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng CNTT-TT (ICT Index) của tỉnh Quảng Ninh liên tiếp tăng hạng trong những năm gần đây Năm

2015, Quảng Ninh thuộc nhóm 10 tỉnh dẫn đầu trên bảng xếp hạng chung (2015:

08/63; 2014: 10/63; 2013: 13/63) (Nguồn: Quyết định số 2459 phê duyệt Đề án xây

dựng CQĐT tỉnh giai đoạn 2012-2014, Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin năm 2016;Báo cáo mức độ sẵn sàng ứng dụng công nghệ thông tin ICT INDEX của

Bộ Thông tin và Truyền thông; giai-phap/item/30606002-quang-ninh-phat-trien-chinh-quyen-dien-tu-tu-phan- mem-nguon-mo-cua-phap.html )

http://www.nhandan.com.vn/congnghe/phan-mem-1.2.2 Bài học rút ra cho tỉnh Lạng Sơn

Qua tìm hiểu tình hình phát triển VPĐT, Chính phủ điện tử của một số tỉnh bạn, có thể thấy một số kinh nghiệm tổng quan có thể học tập để thúc đẩy ứng dụng

Hệ thống VPĐT trong hoạt động của các cơ quan Nhà Nước tại Lạng Sơn trong giai

đoạn tới

1.2.2.1 Về Hạ tầng kỹ thuật CNTT

- Từng bước xây dựng hạ tầng truyền dẫn tốc độ cao, kết nối diện rộng (có thể

sử dụng kết nối cáp quang, không dây) tới tất cả các cơ quan Nhà Nước các cấp Nâng cấp hoàn thiện Chương trình Văn phòng điện tử eOffice thành Chương trình Chính phủ điện tử eGov;

- Trước hết, cần xây dựng các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chuyên ngành quan trọng phục vụ cho nội bộ cơ quan nhà nước cũng như phục vụ người dân, doanh nghiệp như: dân cư, đất đai, thuế, xe cộ…

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật an toàn, bảo mật, đặc biệt phải xây dựng được hạ tầng khóa công khai, sự dụng rộng rãi chữ ký số trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà Nước;

- Xây dựng và áp dụng trên diện rộng các mô hình Phần mềm VPĐT, Chính phủ điện tử được đồng bộ, tránh đầu tư dàn trải, trùng lặp

1.2.2.2 Ứng dụng Hệ thống VPĐT trong cơ quan Nhà Nước

- Trước hết cần cần ứng dụng hiệu quả, trên diện rộng các hệ thống VPĐT trao đổi tài liệu, văn bản điện tử, thay thế tối đa việc lưu trữ, xử lý, truyền đưa văn bản giấy theo cách truyền thống ;

- Tăng cường khả năng chí sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các thông tin chuyên ngành, liên ngành trên diện rộng hướng tới giảm thiểu giấy tờ trao đổi giữa các cơ quan Nhà Nước, đặc biệt hơn giản hóa thủ tục hành chính đối với người dân và doanh nghiệp;

- Xây dựng và triển hệ thống VPĐT và Chính phủ điện tử hiệu quả trên diện rộng các hệ thống thông tin phục vụ quản lý nội bộ trong các cơ quan Nhà Nước;

- Từng bước chuyển Hệ thồng VPĐT eOffice sang phần mềm nguồn mở egov;

- Thực hiện mở rộng ứng dụng chữ ký số trong xác thực điện tử để tăng cường

sử dụng văn bản điện tử, giảm lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu bằng giấy, tiết kiệm chi phí hành chính các cấp;

- Thực hiện đề án Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin sử dụng mạng truyền

số liệu chuyên dùng kết nối liên thông 4 cấp giai đoạn 2016-2020 Xây dựng hoàn thiện khung kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Lạng Sơn trong năm 2017;

- Tạo thuận lợi cho Lãnh đạo và các cán bộ công chức viên chức Phân phối văn bản đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần; Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin; Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng; Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời; Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; Nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao; Báo cáo công việc kịp thời; Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc; Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân ;

- Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi; Quản lý các công việc rõ ràng, minh bạch; Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác; Tạo môi trường làm việc dân chủ, trao đổi công khai; Tra cứu, điều hành văn bản trên Smartphone, Tablet; Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả; Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng; Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, đi lại gửi văn bản thủ công; Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận

- Việc chỉ đạo triển khai, ứng dụng hệ thống VPĐT và Chính phủ điện tử được

tổ chức thành hệ thống chặt chẽ, hiệu quả, rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân;

- Việc chỉ đạo, tổ chức triên khai ứng dụng hệ thống VPĐT trong công việc phải được coi là việc quan trọng trong chiến lược phát triển của cơ quan, người lãnh đạo cao nhất các cấp phải tham gia vào công tác này

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 của luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản sau:

 Tổng quan về hệ thống VPĐT

 Quản lý nhà nước về Hệ thống VPĐT

 Ứng dụng hệ thống VPĐT trong cơ quan hành chính nhà nước

Việc đề cập đến những vấn đề trên là cơ sở để nghiên cứu và đánh giá thực

trạng ứng dụng Hệ thống VPĐT tại tỉnh Lạng Sơn trong Chương 2

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THÔNG VĂN PHÒNG ĐIỆN

TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC Ở

LẠNG SƠN GIAI ĐOẠN 2015-2017

2.1 Những đặc điểm về tự nhiên và kinh tế - xã hội của tỉnh Lạng Sơn

2.1.1 Điều kiện tự nhiên

Lạng Sơn nằm ở tọa độ 20°27'-22°19' vĩ Bắc và 106°06'-107°21' kinh Đông

- Phía Bắc giáp tỉnh Cao Bằng

- Phía Nam giáp tỉnh Bắc Giang

- Phía Đông Nam giáp tỉnh Quảng Ninh

- Phía Tây giáp tỉnh Bắc Cạn

- Phía Tây Nam giáp tỉnh Thái Nguyên

- Phía Đông Bắc giáp Khu tự trị dân tộc Choang, Quảng Tây, Trung Quốc

Vị trí địa lý là một thế mạnh nổi bật của tỉnh Lạng Sơn, tuy là tỉnh miền núi biên giới nhưng độ cao trung bình so với mặt nước biển chỉ là 251 m, nằm trọn trong lòng máng trũng nối Cộng hoà nhân dân Trung Hoa với Việt Nam và các nước ASEAN, từ trung tâm tỉnh Lạng Sơn đến Thủ đô Hà Nội chỉ có trên 150 km (khoảng 2,5 giờ đi ô tô) và đến thành phố Nam Ninh, thủ phủ của Khu tự trị dân tộc Choang, Quảng Tây - Trung Quốc trên 200 km (khoảng 3 giờ đi ô tô)

Tất cả 11 huyện, thành phố của tỉnh đều có các tuyến Quốc lộ quan trọng đi qua, đó

là các Quốc lộ 1A (Lạng Sơn - Mũi Cà Mau), 1B (Lạng Sơn - Thái Nguyên), 4A (Lạng Sơn - Cao Bằng), 4B (Lạng Sơn - Quảng Ninh) Trong quy hoạch phát triển tuyến hành lang kinh tế Việt - Trung thì Lạng Sơn là một điểm quan trọng nằm trên tuyến hành lang kinh tế Nam Ninh - Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh và trong Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội vùng Trung du miền núi Bắc bộ đến năm 2020 cũng xác định trước mắt Lạng Sơn là vùng đệm của tam giác kinh tế phát triển vùng đồng bằng Sông Hồng là Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh và trong tương lai không xa Lạng Sơn sẽ trở thành 01 cực của tứ giác phát triển: Lạng Sơn -

Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh Lạng Sơn còn nằm trong tiểu hành lang Bắc - Nam của Chương trình hợp tác tiểu vùng sông Mê Kông mở rộng, đây là một Chương trình có nhiều nghiên cứu khoa học quan trọng và cũng có nhiều dự án đầu

tư lớn

2.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội

Trong 15 năm qua, phát huy những thành tựu và những bài học kinh nghiệm trong phát triển kinh tế - xã hội, tỉnh Lạng Sơn đã tập trung khai thác những mặt thuận lợi, tiềm năng, lợi thế, huy động các nguồn lực cho đầu tư phát triển, do vậy kinh tế

- xã hội của tỉnh đã có nhiều bước phát triển quan trọng Tổng sản phẩm nội tỉnh (GDP) Lạng Sơn bình quân hàng năm thời kỳ 2001 - 2010 có tốc độ tăng trưởng khá cao, đạt 10,19% (cao hơn mức bình quân cả nước: 2,93%), trong đó, tốc độ tăng bình quân của ngành nông, lâm nghiệp và thuỷ sản là 4,56%, công nghiệp - xây dựng là 17,33%, dịch vụ là 13,08% Cụ thể từng giai đoạn như sau:

 Giai đoạn 2001 - 2005: Tốc độ tăng trưởng GDP bình quân giai đoạn

2001-2005 đạt 10,04% (cả nước tăng 7,51%), trong đó, nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng bình quân 4,46%, công nghiệp và xây dựng tăng 19,74%, dịch vụ tăng 13,21%

 Giai đoạn 2006 - 2010: Tốc độ tăng trưởng GDP bình quân giai đoạn 2006 -

2010 đạt 10,35% (cả nước tăng 7,01%), trong đó nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng bình quân 4,67%, công nghiệp và xây dựng tăng 14,96%, dịch vụ tăng 12,94%

GDP bình quân đầu người tính theo USD năm 2000 đạt 218 USD (bằng 54,5% mức trung bình của cả nước), năm 2005 đạt 385 USD (bằng 60,1% cả nước) và năm

2010 đạt 820 USD (bằng 70,2% cả nước), gấp 3,76 lần so với năm 2000

Tốc độ tăng trưởng tổng sản phẩm trên địa bàn bình quân hằng năm giai đoạn

2011 - 2015 đạt 8,65%, trong đó ngành nông lâm nghiệp tăng 3,62%, công nghiệp - xây dựng tăng 9,86% (công nghiệp tăng 8,84%, xây dựng tăng 11,47%), dịch vụ tăng 10,76%

Năm 2015, tỷ trọng các ngành trong cơ cấu kinh tế là: Nông lâm nghiệp chiếm 26,12%, công nghiệp - xây dựng 19,51%, dịch vụ 54,37% Tổng sản phẩm trên địa bàn bình quân đầu người đạt 34,76 triệu đồng (gấp 2,1 lần so với năm 2010), tương đương 1.620 USD

Bảng 2.1 Tăng trưởng kinh tế 2001-2015 (%/năm)

Tăng trưởng toàn nền kinh tế 10,04 10,35 8,65

1 Nông, lâm nghiệp và thủy sản 4,46 4,67 3,62

2 Công nghiệp và xây dựng 19,74 14,96 9,86