Outlook 2010 CHƯƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ Phân loại thư Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khác
Trang 1Outlook 2010
CHƯƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN
VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ
Phân loại thư
Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm
email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty Do đó, việc phân loại tự động email
sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều Công việc trước tiên bạn cần làm là tạo các
thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý
Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK Cứ tiếp tục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân
loại người dùng
Bước tiếp theo, bạn chọn :
1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email
2 Chọn Rules
Trang 2Outlook 2010
2
Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầu công
việc
Ở đây ta chọn Select Folder
Trang 3Outlook 2010
Chọn thư mục đã được tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thư mục khác, rồi nhấn
OK
Trong mục "Move the item to folder" sẽ giúp tự động đưa tất cả email từ một địa
chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn
Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã
có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên khi nhấn vào nút Advanced Options
Trang 4Outlook 2010
4
Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email
Trang 5Outlook 2010
Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thư
Trang 6Outlook 2010
6
Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thư
Trang 7Outlook 2010
Đặt tên và nhấn Finish để hoàn thành Bây giờ, thư của các bạn sẽ được tự động
chuyển vào từng thư mục nhất định
Các thao tác khác:
Trang 8Outlook 2010
8
- Change Rule: chỉnh sửa điều kiện
- Copy Rule: sao chép điều kiện
- Delete: xóa điều kiện
- Run Rules Now: thực hiện ngay một điều kiện nào đó