Giáo trình Văn thư: Phần 1

Phần 1 giáo trình “Văn thư” cung cấp cho người học các kiến thức: Những vấn đề chung về công tác văn thư, tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo, bỗi dưỡng, chuyên môn nghiệp vụ văn thư; tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư,… Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI v ụ HÀ NỘIChủ biên: PGS.TS Triệu Văn Cường

GIÁO TRÌNHVĂN THƯ

B ộ NỘI VỤ

T R Ư Ờ N G Đ Ạ I H Ọ C N Ộ I vụ H À N Ộ I

C h ủ b iê n : P G S T S T riệ u V ăn C ư ờ n g

GIÁO TRÌNH VĂN THƯ

I KJOWC <AQ »ANG CỌt;G CONG

LAO CAI

T H Ư V I Ệ N

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG

HÀ N Ộ I -2016

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư có chức nâng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác này Đe thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏi phải có kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ cùa công tác văn thư.

Giáo trình văn thư được biên soạn với mục đích chính là làm giáo trình giảng dạy cho sinh viên đại học, cao đẳng các ngành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đòng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác vàn thư.

Đe đạt được mục đích trên, Giảo trình được các tác giả dày công nghiên cứu về lý luận và thực trạng công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã có sự tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung :ủa những cuốn giáo trình, sách hướng dẫn ve nghiệp vụ công tác vờỉ thư.

vể bố cục, Giáo trình được chia làm 2 phần, 8 chương Cuối moi ciưomg có câu hỏi ôn tập và danh mục tài liệu tham khảo:

fh ầ n ỉ: Tổ chức quản lý công tác văn thư, gồm 3 chương: Chưcmg 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư - Tác giả

P G S rs Triệu Văn Cường;

Chiỉơng 2: Tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo, bồi dteỡm' chuyên môn nghiệp vụ văn thư - Tác giả ThS Trần Việt Hà; Chương 3: Tiêu chuẩn hóa công tác vân thư - Tác giả ThS Trần Việttĩà.

Phần 2: Nội dung nghiệp vụ văn thư, gồm 5 chương:

Chương 4: Soạn thảo văn bản - Tác giả ThS Nguyễn Mạnh Cường; Chương 5: Quản lý và giải quyết văn bản - Tác giả ThS Trịnh Thị Năm;

Chương 6: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Tác giả TS Chu Thị Hậu;

Chương 7: Quản lý và sứ dụng con dấu - Tác giả ThS Trịnh Thị Năm;

Chương 8: Quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi triỉờng mạng - Tác giả ThS Dương Mạnh Hùng.

Thực tiễn công tác văn thư rất phong phú, đa dạng Đe đáp ứng được nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực văn thư và hoạt động quản lý cùa các cơ quan, tổ chức, cuốn giáo trình cung cấp những kiến thức

lý luận cơ bản và phương pháp thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư.

Hy vọng cuốn giáo trình sẽ là tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo bổ ích cho giáo viên, sinh viên cũng như cản bộ quản lý, cán

bộ công chức, nhân viên văn phòng của các cơ quan, tổ chức.

Mặc dù các tác giả đã có nhiều cổ gắng nhưng chắc chắn cuốn giảo trình còn có những hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý chân thành cùa các độc giả.

Xin chân thành cảm ơn.

CHỦ BIÊN PGS.TS Triệu Văn Cường

MỤC LỤC

PHẦN I

Chương 1: NHỬNG VẢN ĐỀ CHUNG VÈ CÔNG TÁC

VĂN THƯ

1.3 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn

1.3.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng

1.3.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức 19

C hương 2: TỎ CH Ứ C QUẢN LÝ CÔNG TÁC VẪN TH Ư

VÀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CHUYÊN MÔN

N G H IỆP VỤ VĂN TH Ư

2.1.2 Tổ chức quản lý công tác văn thư tại các cơ quan,

2.1.3 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng

2.1.4 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm văn thư cơ quan 292.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 33Chương 3: TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC

PHẦN II

Chương 4: SOẠN THẢO VĂN BẢN

4.1.1 Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước 46

4.2.2 Yêu cầu cụ thể về nội dung và thể thức văn bản 73

4.3 Quy trình soạn thảo văn bản hành chính 83

4.4 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính

Chương 5: QUẢN LÝ, GIẢI QUYÉT VẤN BẢN

5.1 Khái niệm, nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản 107

5.1.2 Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản 109

5.2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày,

5.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn 1205.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc

5.3.4 Đăng ký văn bản đến 136

5.3.6 Giải quyết và theo dỗi, đôn đốc việc giải quyết

Chương 6: LẶP HỒ s ơ VÀ N ộ p HỒ s ơ , TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ C ơ QUAN

6.1.1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của lập hồ sơ 152

6.2.1 Trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào luu trữ cơ quan 1726.2.2 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 174

Chương 7: QUẢN LÝ VÀ s ử DỤNG CON DÁU

7.1 Khái niệm và vai trò của con dấu trong hoạt động

7.3.2 Trách nhiệm cơ quan, tổ chức, cá nhân

7.3.4 Sử dụng các loại dấu trong cơ quan 195

7.3.7 Kiểm tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực quản lý

Chương 8: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐỂN VÀ LẶP HÒ

S ơ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG

8.2 Hình thức, giá trị pháp lý của văn bản trên môi

8.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến trong

8.3.2 Đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu

8.6.3 Sự khác biệt giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy 220

8.6.4 Xác định mã hồ sơ cho các văn bản điện từ 221

PHẦN I

TỎ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG -TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư

là thư từ, thư tín Thuật ngữ này đuợc sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam

từ thời Nguyễn

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phưcmg tiện quan ừọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan.Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chi đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

Khái niệm công tác văn thư được giải thích ừong nhiều tài liệu khác nhau Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982,

được giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản hóa (lập văn bản) ừong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản ừong các cơ quan đó

Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm 1988, “Records management” được dịch là công tác văn thư Records management được giải thích như sau: Quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến

sự đạt được tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản)

Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được

sử dụng và giải thích trong văn bản quy phạm pháp luật Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ ở nước ta được nêu trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đỉnh Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005 Theo đó, “công tác văn thư là khái niệm dùng để chi toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức” Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp

vụ văn thư lưu trữ của tác giả Ducmg Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011, công tác văn thư được định nghĩa là: “toàn

bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”

Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” được đề cập trong các tài liệu trong nước và ngoài nước Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu ừong cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

1.1.2 Nội dung

Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;

- Quản lý và giải quyết văn bản;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.3 Yêu cầu cùa công tác văn thư

1.1.3.1 Nhanh chóng

Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc xử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức

1.1.3.2 Chính xác

Là hoạt động đảm bản thông tin bằng văn bản vi vậy công tác văn thư phải đòi hỏi yêu cầu chính xác Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao và nguợc lại Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm:

- về mặt nội dung: Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành, không được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải.0.00 chuẩn xác, chứng cứ rõ ràng

- về mặt thể thức: Văn bản phải được trình bày theo đúng quy định cùa nhà nước

- về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: Việc đánh máy, in ấn các văn bản phải chính xác không được sai sót Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải chính xác tránh nhầm lẫn và phải tuân thủ đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy chế của cơ quan về công tác văn thư

phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ vàn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơ quan, tổ chức.

1.1.3.4 Hiện đại

Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi phải từng bước hiện đại hóa Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản đồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử đụng trong công tác văn thư Bên cạnh

đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại

1.2 Vị trí, ý nghĩa cùa công tác văn thư

1.2.1 VỊ trí cùa công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan ưọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thu gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

1.2.2 Ỷ nghĩa cùa công tác văn thư

1.2.2 Ị Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông tin Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là nguồn thông tin bằng văn bản Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá trình giải quyết các công việc

hàng ngày đều phải dựa ừên văn bản Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả.

1.2.2.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết chính xác có đầy đủ căn cứ nhầm rút ngăn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc

Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, ữái với quy định của pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản

để làm những việc sai ưái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan

1.2.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân

Nếu ừong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

1.2.2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đù hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chinh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ

tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không hoàn chinh Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

1.3 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tỗ chức

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau

Tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người ừong cơ quan được giao phụ ừách những công việc nhất định Để cho tất cả mọi công việc đều được thực hiện, cần phải có sự phân công ữách nhiệm rõ ràng

1.3.1 Trách nhiệm của Thù trưởng cơ quan

- Trách nhiệm chung:

Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư ừong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thir trong phạm vi trách nhiệm cùa m)nh

- Những nhiệm vụ cụ thế:

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời

và chính xác các văn bản đến cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thỉ mỉnh phải ký

và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ ưách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan ừọng.

Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: Xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc

1.3.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chi đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi;

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới cùa mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.

1.3.3 Trách nhiệm cùa thủ trưởng đom vị

Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thù trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức Ưong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể là:

- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;

- Tổ chức soạn thảo văn bản ừong phạm vi đom vị;

- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao

1.3.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức

Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:

- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị;

- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;

- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan;

- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;

- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan

1.3.5 Trách nhiệm cùa văn thư cơ quan

1.3.5.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến;

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;

- Trình văn bản đến;

- Đăng ký văn bản đến;

- Chuyển giao văn bản đến;

- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc giải quyết văn bản đến

1.3.5.2 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng ;

- Đóng dấu văn bản đi;

- Đăng ký văn bản đi;

- Chuyển giao văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;

- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản

đi, đến, sổ chuyển giao văn bản

1.3.5.3 Đổi với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào luv trữ

1.3.5.4 Đối với việc quản lý và sứ dụng con dấu của cơ quan

- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác;

- Trực tiếp đỏng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan

1.3.5.5 Đổi với những công việc khác có liên quan

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư

2 Phân tích vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

3 Phân tích trách nhiệm thực hiện công tác văn thư của cán bộ, công chức, viên chức ừong cơ quan, tổ chức

TÀI LIỆU THAM KHẢO

3 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác

văn thư, Nxb.Đại học Quốc gia Hà Nội.

Chương 2

TỎ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VẢN THƯ VÀ ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CHUYÊN MÔN NGHIỆP v ụ VẪN THƯ

2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư

2.1.1 Quản lý nhà nước về công tác văn thư

Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức vì vậy liên quan tới tất

cả các đơn vị, phòng, ban, cá nhân trong cơ quan Đây là công tác mang vừa mang tính chất chính trị, vừa mang chất nghiệp vụ nên ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước nói chung, tại cơ quan, tổ chức nói riêng vì vậy cần phải có sự quản lý thống nhất

2.1.1.1 Nội dung quản lý Nhà nước vê công tác văn thư

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác vãn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng ừong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lệnh về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế ừong lĩnh vực vàn thư

2.1.1.2 Cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư theo nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là một đom vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư như xây dựng các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư

Theo Nghị định 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008, Sở Nội vụ là

cơ quan chuyên môn thuộc ủ y ban nhân dân cấp tinh giúp ủ y ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho ủ y ban nhân dân tinh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý về công tác văn thư của tinh

Phòng Nội vụ các quận, huyện, thị xã bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ tham mưu cho ủ y ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về công tác văn thư của cấp huyện

2.1.2 Tồ chức quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức

Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ưcmg của tổ chức chính trị, tổ chức chính trj - xẫ hội, tổ chức

xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:

- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức chi đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

- Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, quản lý công tác thi đua, khen thưởng ừong công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác vàn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương

Trong phạm vi từng cơ quan, thù trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý, chi đạo, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định

2.1.3 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn

về công tác văn thư

Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư là nội dung quan trọng trong quản lý công tác văn thư tại một cơ quan, tổ chức Làm tốt nội dung này nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác văn thư và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ văn thư trong hoạt động hàng ngày phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng cẫn về công tác văn thư thông thường tuân thủ theo quy trình sau:

2.1.3.1 Nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác văn thư và khảo sát công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

a Nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác văn thư

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoại dộng quản lý cùa lất cả các cư quan, tỏ chức Iihàm đảin bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản

lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai ừò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Vì vậy, mỗi

cơ quan, tổ chức cần phải quan tâm đến việc ban hành các văn bản

để quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác này Để ban hành được các văn bản về công tác văn thư, cơ quan, tổ chức cần phải nghiên cứu

các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư để cụ thể hóa các văn bản đó áp dụng vào từng cơ quan, tổ chức.

Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, Nhà nước ta

đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư Tại Sắc lệnh số 49 ngày 12 tháng 10 năm 1945 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa đã quy định: “Các công văn, công điện, phiếu, trát, các đơn từ, các báo chí, chúc từ, điều văn, khấn vái, cúng lễ bẳt đầu tù ngày này đều phải ghi tiêu đề VIỆT NAM DÂN CHỦ CÔNG HÒA - NĂM THỨ NHẤT”1

Ngày 02 tháng 11 năm 1957, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 527-TTg về việc ban hành điều lệ chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan Đây là vàn bản đầu tiên của Nhà nước quy định tương đối đầy đủ về công tác văn thư Những vấn đề được quy định trong văn bản này được bao gồm: Phân loại các vàn bản sử dụng ừong quản lý nhà nước, thể thức văn bản, chế độ gửi công văn, trao đổi công văn

Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142-CP kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy

tờ Đây là bản Điều lệ được ban hành sau khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ thủ tướng được thành lập Chúng ta thấy rằng, đến thời điểm này Nhà nước đã nhận thức đầy đủ tầm quan ừọng của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan nhà nước Điều lệ đã quy định những vấn đề chủ yếu của công tác văn thư, bao gồm: Nội dung công tác văn thư, hình thức của công văn giấy tờ, việc soạn thảo vàn bản, tổ chức và quản lý văn bản Bản Điều lệ này là cơ sở pháp lý rất quan ừọng đối với công tác văn thư ừong thời gian hơn 40 năm (từ

1963 đen 2004)

Ngày 08 tháng 4 năm 2004 Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Nghị định này đã thay thế toàn bộ những quy định về công tác công văn, giấy tờ quy định tại Điều lệ về công văn, giấy tờ tại Nghị định số 142-CP Nội dung

1 PGS Vương Đinh Quyền, Lý luận và phương pháp câng tác văn thư, NXB.Đại học

Quốc gia Hà Nội, tr 27.

Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã quy định các vấn đề chủ yếu của công tác văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý nhà nước về công tác văn thư Để điều chinh và đáp ứng sự thay đổi trong việc quản lý, hoạt động của các cơ quan, tổ chức, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư Như vậy, hiện nay có hai văn bản là Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP là cơ sở pháp lý

mà các cơ quan, tổ chức làm căn cứ để thực hiện Bên cạnh đỏ, các cơ quan có thẩm quyền còn ban hành nhiều văn bản để quy định cụ thể nội dung cùa công tác văn thư và đến nay vẫn đang có hiệu lực mà các cơ quan, tổ chức phải nghiên cứu và tuân thủ khi thực hiện như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/06/2015; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/05/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

b Khảo sát công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Để ban hành văn bản quản lý, chi đạo, hướng dẫn công tác văn thư vừa đảm bảo với quy định của Nhà nước vừa sát với thực tế của

cơ quan, việc nghicn cứu, khảo sảt đẻ năm băt tinh hình thực tc và xác định vấn đề cần văn bản hóa là hết sức cần thiết, giúp cơ quan đánh giá đúng thực tiễn công tác văn thư của cơ quan Nếu nắm bắt tình hình một cách phiến diện, thiếu chính xác thì không thể ban hành được những văn bản tốt có tác dụng tích cực cho việc quản lý công tác văn thư của cơ quan

Việc xây dựng và ban hành về công tác văn thư do bộ phận văn phòng hoặc phòng hành chính thực hiện Chính vì vậy cán bộ được phân công soạn thảo phải khảo sát và đánh giá thực trạng công tác

soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu

2.1.3.2 Tỏ chức xây dựng và ban hành văn bản quy định vé công tác văn thư

a Lựa chọn hỉnh thúc văn bản cần ban hành

Việc lựa chọn hỉnh thức văn bản cần ban hành trước hết phải căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản và mục đích, tính chất của văn bản dự định ban hành, c ầ n phải xác định rõ văn bản cần ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì của công tác văn thư Để quy định chi tiết việc thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của ủ y ban thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước hay quy định các biện pháp cụ thể để thực hiện các vấn đề về công tác văn thư thuộc thẩm quyền, Chính phủ có thể ban hành Nghị định Ví dụ như Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư Nếu văn bản ban hành nhằm giải thích, hướng dẫn thi hành nghị quyết, chỉ thị và các văn bản khác của cấp trên thì các Bộ, cơ quan ngang Bộ có thể ban hành thông tư Từng cơ quan, tổ chức có thể ban hành quy chế công tác văn thư để quy định cụ thể các hoạt động của công tác văn thư Ngoài ra, trong quá trình quản lý, chi đạo, cơ quan ban hành các văn bản để triển khai thực hiện văn bản của cấp trên chi đạo về công tác văn thư hay ban hành các văn bản để chấn chinh, đôn đốc hoặc hướng dẫn cụ thể về việc tổ chức, thực hiện công tác văn thư ừong

cơ quan

b Thảo văn bản

Khi dã xác định hình thức văn bản cần ban hành, việc soạn thảo văn bản có thể bẳt đầu bằng việc xây dựng đề cương văn bản Đề cương văn bản thực chất là bản dàn ý khái quát các phần, các ý trong văn bản Đề cương văn bản phải thể hiện rõ bổ cục của văn bản và khái quát được ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương mục của văn bản Đề cương văn bản thường được xây dựng khi soạn thảo những văn bản quan trọng như nghị định, thông

tư, quy ch ế còn với việc soạn thảo các văn bản đơn giản thì không

cần thiết phải xây dựng đề cương Cán bộ soạn thảo cần tham khảo đề cương các văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền Ví dụ, khi xây dựng nghị định, thông tư cần tuân thủ quy định về mẫu tìn h bày văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định Khi xây dựng quy chế công tác văn thư, cần phải tham khảo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Cán bộ soạn thảo văn bản căn cú vào đề cương để viết bản thảo Khi viết bản thảo phải bám sát vào đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từng chương, mục từng đoạn cho hợp lý

c Tổ chức lấy ý kiến cùa các đơn vị

Bản thảo các văn bản chi đạo, đôn đốc, hướng dẫn công tác văn thư có thể được viết nhiều lần, đối với những vấn đề quan ưọng cần phải xin ý kiến các cá nhân, đơn vị có liên quan Ví dụ như khi thảo quy chế công tác văn thư cùa cơ quan, vỉ liên quan đến tất cả các đom vị trong cơ quan, cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo phải gửi bản thảo đến tất các các đơn vị trong cơ quan để xin ý kiến góp ý Neu cần thiết, cỏ thể tổ chức hội thảo để xin ý kiến

d Ký ban hành

Sau mỗi lần lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo phải sửa chữa, bổ sung bản thảo và xin trỉnh ký ban hành

2.1.4 Tồ chức bộ phận, bổ trí nhăn sự làm văn thư cơ quan

Trong cơ quan, bộ phận Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) thường là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này

VI vậy, Văn phòng (phòng Hành chính) là đom vị đầu mối của công tác văn thư, có nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử lý, chuyển giao văn bản đến tới các đcm vị và làm thù tục phát hành văn bản đi do cơ quan ban hành Bộ phận hay người làm văn thư cơ quan thường trực thuộc Văn phòng (phòng Hành chính)

Ở mỗi cơ quan khác nhau có hlnh thức tổ chức văn thư khác nhau Hình thức văn thư là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận hoặc cán bộ văn thư chuyên trách để thực hiện một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư Hiện nay, ở nước ta, cỏ hai hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức, đỏ là hình thức văn thư tập trung và hình thức văn thư hỗn hợp.

2 ỉ 4.1 Hình thức to chức văn thư

a Hình thức văn thư tập trung

Công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung là ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan Cơ quan chi có văn thư cơ quan, không bố trí văn thư ở các đơn vị

b Hình thức văn thư hỗn hợp

Tổ chức theo hình thức hỗn hợp thì một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng ký, nhân bản ) tại bộ phận văn thư cơ quan, một số công việc được thực hiện

ở các đơn vị Với hình thức này, cơ quan vừa bố trí văn thư cơ quan, vừa bố trí văn thư ở các đơn vị trong cơ quan Giữa văn thư cơ quan

và văn thư đơn vị phối hợp và phân công công tác để thực hiện công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Khi lựa chọn hỉnh thức tổ chức công tác văn thư cần phải chú

ý chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan; khối lượng văn bản đi, đến; số lượng các đơn vị trực thuộc, địa điểm làm việc của các đơn vị Thông thường, những cơ quan không lớn, đóng tập trung, có điều kiện ừang thiết bị kỹ thuật tốt, áp dụng hình thức văn thư tập trung Những cơ quan lớn như các bộ, ngành, ủ y ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các doanh nghiệp lớn do

cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều thường áp dụng hỉnh thức văn thư hỗn hợp

2.1.4.2 Biên chế và chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp

Vị, đối với người làm văn thư cơ quan.

a Biên chế văn thư cơ quan

Theo Điều 29, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan phải thành lập phòng, tổ văn

th j hoặc bố trí người làm văn thư Những cơ quan khối lượng công việc ít có thể bố trí một biên chế chuyên trách làm công tác văn thư

ở những cơ quan khối lượng công việc nhiều có thể bố trí từ hai bién chế văn thư chuyên ừách ừở lên số lượng biên chế cán bộ văn thư của cơ quan được xác định trước hết căn cứ vào khối lượng công viéc và chi tiêu biên chế chung của từng cơ quan, đơn vị và căn cứ vài chế độ, quy định của Nhà nước

b Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đối với người làm văn thư cơ quan

Việc sử dụng các chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư gắn liền với nhiệm vụ sáp xếp tổ chức, biên chế, định mức lao động, ché độ

đã ngộ và việc quy hoạch, đào tạo cán bộ trong cơ quan, về phạm vi

áp dụng trong thực tế từng cơ quan cần có cách tiếp cận linh hoạt, xuất phít tót chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu thực tế đặt ra

Theo quy định tại Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quỵ định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên men các ngạch công chức chuyên ngành văn thư, chức danh và mã

số ngạch công chức chuyên ngành văn thư bao gồm:

1 Ngạch Văn thư chính (Mã số ngạch 02.006) yêu cầu tiêu chiẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Có bằng tốt nghiệp đại học ừở lên chuyên ngành văn thư lưu trC, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thỉ phải có chứng chỉ

bồ dưỡng bổ sung kiến thức, nghiệp vụ văn thư;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văi thư chính;

- Có chứng chi ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDDT ngày 24/01/2014 của Bọ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc

có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

- Có chứng chi tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

2 Ngạch Văn thu (Mã số ngạch 02.007) yêu cầu tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lun trữ, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chi bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;

- Có chứng chì bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDDT ngay 24/01/2014 của Bọ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc

có chứng chì tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

- Có chứng chi tin học với ừình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

3 Ngạch Văn thư trung cấp (Mã số ngạch 02.008) yêu cầu tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chi bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư trung cấp;

- Có chứng chi ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số Ol/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bọ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung nàng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc

có chứng chi tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

- Có chứng chi tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 cua Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư

Theo Từ điển Tiếng Việt, năm 1992 của Viện Ngôn ngữ học giải thích: “ Đào tạo là làm cho trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định”, “Bồi dưỡng là làm cho tàng thêm năng lực hoặc phẩm chất”

Công tác văn thư có liên quan đến văn bản, giấy tờ, ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan vỉ vậy cần phải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư ở các trình độ khác nhau tùy theo yêu cầu cụ thể, phải được đào tạo ở những mức độ khác nhau Hệ thống đào tạo cán bộ nghiệp vụ ở nước ta hiện nay gồm có:

- Đào tạo đại học và sau đại học

Mục tiêu đào tạo đại học và sau đại học là đào tạo ra các cử nhân, thạc sỹ có trình độ khoa học cơ bản, hiểu biết về lý luận và thực tiễn, vừa có khả năng nghiên cứu, tham mưu, đề xuất ý kiến, vừa có khả năng thực hành nghiệp vụ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ừên cơ sở nâng cấp từ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (tiền thân là trường Trung học Văn thư

Lưu trữ) Đây là cơ sở đào tạo uy tín, có hom 40 năm kinh nghiệm đào tạo nguồn nhân lực văn thư cho các cơ quan, tổ chức Năm 2012

là năm trường đón khóa sinh viên đại học đầu tiên, đây chính là nguồn nhân lực văn thư có trình độ đại học do Trường đào tạo Trường có các khóa học chính quy và tại chức Hàng năm tuyển sinh theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước

Trong hệ thống các cơ sở đào tạo công lập về cán bộ văn thư ừình độ đại học và sau đại học còn có Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội và Khoa Lịch sử Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

- Đào tạo Cao đẳng và đào tạo trung cấp

Việc đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng và trung cấp về công tác văn thư chủ yéu do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo Bên cạnh đó, Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội

vụ cũng là cơ sở đào tạo cán bộ văn thư trình độ trung cấp Sinh viên

ở các cơ sở này được học cả hai nghiệp vụ chuyên môn văn thư và lưu trữ Sau khi tốt nghiệp, phần lớn được bố trí làm cán bộ văn thư hoặc lưu trữ chuyên ữách tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương

- Bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ trong cơ quan Để đáp ứng yêu cầu nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm công tác

có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn được mở Các lớp bồi dưỡng có thời gian học từ

1 đến 3 tháng, sau khi học xong các học viên được cấp chứng chỉ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

và một số cơ sở đào tạo công lập khác thường xuyên mở các lớp ngắn hạn bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư hay các lớp theo chuyên

đề nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng khác nhau đáp ứng nhu cầu của xã hội

CÂU HỎI ÔN TẶP

1 Phân tích nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

2 Phân tích nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức

3 Nêu hình thức tổ chức công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức

và cơ sở vận dụng

5 Phân tích hệ thống tổ chức và đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28

tháng 4 năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và to

chức của tỏ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phù và ủ y ban nhân dân các cấp công tác văn thư;

2 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chiỉyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư;

Chương 3 TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VÃN THƯ

3.1 Khái niệm, mục đích, đối tưựng tiêu chuẩn hổa trong công tác văn thư

3.1.1 Khái niệm

3.1.1.1 Tiêu chuẩn

Theo tiêu chuẩn ISO 6450:19982: Tiêu chuẩn là một tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và do một tổ chức được thừa nhận phê duyệt, nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc

tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và

lặp đi, lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định

Tiêu chuẩn quốc tế: Là tiêu chuẩn do mệt tổ chức tiêu chuẩn

quốc tế hoặc tổ chức quốc tế hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố

Tiêu chuẩn khu vực: Là tiêu chuẩn do tổ chức tiêu chuẩn khu

vực hoặc tổ chức khu vực có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố

Tiêu chuẩn nước ngoài: Là tiêu chuẩn do tổ chức tiêu chuẩn

quốc gia của nước ngoài hoặc tồ chức nước ngoài có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố

Ngày 29/6/2006, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 được thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/01/2007

Trong văn bản Luật đưa ra khái niệm: Tiêu chuẩn là quy định về đặc

tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh

giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối

2 Tài liệu do Tổ chức Tiêu chưẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành.

tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.

Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng Như vậy, nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn là tự nguyện, khuyến khích áp dụng Tuy nhiên theo Luật quy định tiêu chuẩn cũng bát buộc áp dụng một phần hay toàn bộ khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật.Theo quy định, hệ thống tiêu chuẩn cùa Việt Nam hiện nay gồm:

Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN): Là tiêu chuẩn do Bộ trưởng, Thù

trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ tổ chức xây dựng, Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định, công bố theo trình tự, thủ tục quy định

Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 - Bìa hồ sơ lưu trữ là tiêu chuẩn quốc gia do Bộ Nội vụ tổ chức xây dựng, Bộ Khoa học Công nghệ công bố bằng Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS'): Là tiêu chuẩn do tổ chức kinh tế, tổ

chức xã hội - nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để áp dụng trong các hoạt động của tổ chức đó

Ví dụ: Tiêu chuẩn TCCS 27:2008/DPĐA là tiêu chuẩn cơ sở do Công ty Dược phẩm Đông Á xây dựng và công bố để áp dụng trong hoạt động của Công ty

Như vậy, so với hệ thống tiêu chuẩn trước đây, hệ thống tiêu chuản của Viột Nam hiộn nay không có liêu chuản Iihà nước, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn vùng

3.1.1.2 Tiêu chuẩn hóa (standadization)

So với khái niệm tiêu chuẩn, khái niệm tiêu chuẩn hóa không khác nhau nhiều Theo Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sừ dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ ừật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định

Tiêu chuẩn hóa chính là quá trình xây dựng, công bổ và áp dụng tiêu chuẩn Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư là xây dựng các tiêu chuẩn về công tác văn thư, công bố và áp dụng các tiêu chuẩn vào công tác văn thư.

3.1.2 Mục đích tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

3.1.2.1 Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ

Hiện nay đã có nhiều văn bản của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền quy định, hướng dẫn về công tác văn thư Tuy nhiên, hệ thống văn bản này cũng chưa đầy đủ hoặc không thể quy định quá chi tiết nên để giảm tải các văn bản quy phạm pháp luật thỉ sự ra đời của các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật là cơ sở để các cơ quan, tổ chức quản lý và thực hiện thống nhất các hoạt động ưong công tác văn thư Ví dụ trước đây, khi soạn thảo và ban hành văn bản, các cơ quan, tổ chức đều lấy Thông tư số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trinh bày văn bản, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ huớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 25/11/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của các Bộ và Thủ tướng Chính phủ Tuy nhiên, trước năm 2005, tức là tnrớc khi có văn bản quy phạm pháp luật quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều thống nhất sử dụng tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 sau này sửa đồi, thay thế bằng TCVN 5700-2002

“mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước” do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành năm 1992 làm căn cứ để soạn thảo văn bản Cũng như vậy, tiêu chuẩn ngành TCN: 02-1992 sau này sửa đổi, thay thế bằng TCVN: 01-2002 “Mầu trình bày bìa

hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được thống nhất sử dụng để làm phương tiện bảo quản văn bản, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và các trung tâm lưu trữ