Ở công ty tôi có các quy trình như: quy trình giao nhận, vận chuyển và xếp dỡ hàng, quy trình xây dựng, thực hiện tour du lịch, quy trình mua hàng, quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy trì
Trang 1QUY TRÌNH VĂN THƯ KIỂM SOÁT CÔNG VĂN ĐI VÀ ĐẾN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VT & TM ĐƯỜNG SẮT
Doanh nghiệp thực chất là một hệ thống hoạt động chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành đầu ra dưới dạng sản phẩm và dịch vụ Nhà quản trị nào thông hiểu được
hệ thống vận hành bên trong cũng như bên ngoài sẽ là nhà quản trị giỏi, có khả năng phối hợp những mối liên hệ giữa con người với tiềm năng vật chất, tài chính, thông tin ….sẽ giúp hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh với hiệu quả cao
Hiện nay tôi đang công tác tại Công ty cổ phần vận tải và thương mại Đường sắt Công ty tôi có các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực: Vận tải đường sắt, du lịch, khách sạn – nhà hàng , Quảng cáo – xuất nhập khẩu…mỗi một hoạt động kinh doanh có quy trình tác nghiệp riêng, SOP ( Standard of Product) luôn được thay đổi cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh và đây cũng là một trong những khó khăn khi lập và áp dụng quy trình Ở công ty tôi có các quy trình như: quy trình giao nhận, vận chuyển và xếp dỡ hàng, quy trình xây dựng, thực hiện tour du lịch, quy trình mua hàng, quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy trình kiểm soát công văn đi và đến…
Trong bài viết này tôi xin trình bày quy trình văn thư kiểm soát công văn đi và đến tại công ty cổ phần VT & TM Đường sắt
I , MỤC ĐÍCH :
- Nhằm quản lý tốt các loại công văn đi và đến trong Công ty, công văn được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan, quản lý và xử lý được sự mất mát, thất lạc các loại công văn
- Đảm bảo việc sử dụng và quản lý các loại con dấu đúng mục đích và an toàn theo quy định của Nhà nước
- Đảm bảo các loại công văn đi phải được soạn thảo theo mẫu thống nhất
- Lưu trữ công văn nhằm tra cứu khi cần thiết
* CÁC VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN
Trang 2- Quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001
- Quy trình Kiểm soát hồ sơ mã số: QT HC-02
- Văn bản 1145/VPCP - HC ngày 1/4/1998 của Văn phòng Chính phủ mẫu trình bày văn bản
II, NHIỆM VỤ CỦA MỖI BỘ PHẬN CÓ LIÊN QUAN :
1 Trưởng các bộ phận:
- Trưởng các bộ phận và nhân viên có liên quan phải đảm bảo việc soạn thảo các công văn đi theo đúng mẫu biểu có liên quan
- Trưởng Phòng và người được uỷ quyền phải đọc, kiểm tra công văn đi của đơn vị mình để ký tắt và trình ký theo quy định
2 Nhân viên văn thư của Công ty:
- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi công văn, kiểm soát công văn về cách trình bày trước khi đóng dấu đóng dấu công văn đến
- Nhân bản và chuyển công văn đi, công văn đến tới địa chỉ nhận theo yêu cầu
- Lưu và quản lý công văn lưu theo quy định hiện hành của Nhà nước
- Trực tiếp đóng dấu công văn và quản lý các loại con dấu theo quy định hiện hành của Nhà nước
- Kiểm tra theo dõi tình hình công văn đã chuyển đi
3 Giám đốc, các Phó Giám Đốc Công ty:
- Xem xét, phê duyệt, xử lý các công văn đi, đến theo thẩm quyền
- Phê chuyển công văn cho Trưởng các phòng, ban chức năng, Giám đốc các đơn vị trực thuộc xử lý, triển khai thực hiện
III, QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP:
Các loại công văn đến và đi trong văn phòng nếu không có cách quản lý khoa học thì chúng chẳng khác nào mớ hỗn loạn, không thể kiểm soát được
1 Công văn đi:
Trang 3- Khi soạn thảo các công văn, người soạn phải tuân thủ theo các biểu mẫu tương ứng
- Trưởng các bộ phận, người được uỷ quyền phải rà soát lại công văn đã soạn thảo trước khi ký, ký nháy để chuyển Ban giám đốc ký duyệt
1.2 Kiểm soát công văn đi:
- Nhân viên văn thư phải kiểm tra : hình thức văn bản, lỗi chính tả, văn phong phù hợp theo mẫu quy định , nếu có sai sót thì phải phản ánh kịp thời các sai sót cho Trưởng phòng hoặc người được uỷ quyền biết để xử lý, kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền phát hành, nhân bản và đóng dấu công văn, ghi số công văn váo sổ và chuyển công văn đi đến địa chỉ yêu cầu
- Việc chuyển công văn đi được thực hiện bằng cách gửi thư bưu chính, fax, hoặc trao trực tiếp theo yêu cầu của người phát hành công văn Sau khi gửi công văn phải có và lưu các bằng chứng đã gửi
2 Công văn đến:
Kiểm soát công văn :
- Nhân viên văn thư phải đóng dấu công văn đến khi nhận công văn và vào sổ công văn đến, sau đó chuyển công văn đến theo địa chỉ đích danh ghi trên công văn
- Nhân viên văn thư trực tiếp chuyển các công văn đến không ghi rõ địa chỉ nơi nhận cho trưởng phòng TC-HC hoặc người được uỷ quyền xem xét, phân loại để chuyển công văn
- Nhân viên văn thư nhận lại công văn đã ghi lệnh chuyển, nhân bản để lưu và chuyển theo lệnh Công văn lưu phải được lưu theo quy định trong quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng (QT HC-02)
- Các công văn chuyển đến các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc để giải quyết phải có xác nhận đã nhận của đơn vị đó
3 Kiểm soát con dấu:
Trang 4- Nhân viên văn thư phải quản lý và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn các loại con dấu được giao và chịu trách nhiệm đảm bảo việc đóng dấu vào công văn đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước
- Chỉ có Trưởng Phòng TC-HC và người được uỷ quyền mới được quản
lý và sử dụng con dấu khi nhân viên văn thư đi vắng.
4 Lưu hồ sơ, công văn :
Sổ công văn:
Sổ đăng ký công văn đi, đến phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian để dễ kiểm soát và tra cứu, và được lưu giữ tại văn phòng để tra cứu khi cần trong khoảng thời gian tối thiểu là: 02 năm kể từ ngày kết thúc ghi sổ
Công văn lưu:
- Công văn lưu phải được lưu giữ tại văn phòng trong thời gian tối thiểu là: 02 năm kể từ ngày giao nhận công văn đó
- Công văn lưu phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự, theo thứ tự thời gian để dễ kiểm soát và tra cứu
5 Mẫu biểu công văn theo quy định của nhà nước :
Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đi: QT - HC – 03/BM01
Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đến: QT - HC – 03/BM02
Mẫu biểu soạn thảo công văn đi: QT - HC – 03/BM03
Mẫu biểu soạn thảo các Quyết định: QT - HC – 03/BM04
Mẫu biểu soạn thảo Tờ trình: BM HC-03/BM05
Đây là quy trình về công tác văn thư tại Công ty cổ phần vận tải và thương mại Đường sắt đang thực hiện Với quy trình tác nghiệp cho công tác văn thư này hiện còn cón tồn tại những bất cập sau:
- Mất nhiều thời gian cho việc cập nhật và phân phát công văn trong nội bộ công ty Bởi trong công ty có nhiều bộ phận nhưng không tập trung trong cùng một địa điểm
- Văn thư gặp nhiều khó khăn mỗi khi cần phải tra cứu lại công văn đi, công văn đến trong thời gian dài trước đó
Trang 5- Ứng dụng phần mềm trên máy tính quản lý hồ sơ Khi tiếp nhận công văn đến và chuyển công văn đi, nhân viên văn thư có thể scan được văn bản và đính kèm trên phần mềm Văn bản bằng giấy sau khi scan xong sẽ được lưu trữ để làm căn cứ Phần mềm sẽ giúp cho việc tìm kiếm những công văn đã nhận và đã được chuyển đi nhanh hơn
- Những công văn nội bộ trong công ty, sẽ gửi vào thư mục chung của toàn công ty, không phải tốn thời gian cho việc đi đến từng phòng ban phân phát, ký nhận
Câu 2:
Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị hoạt động này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và áp dụng như thế nào?
Bài làm:
Môn học Quản trị hoạt động với các kiến thức đã học như 5S, Just-In-Time, TPS, và Lean đã giúp cho tôi nhận thấy nhiều vấn đề còn bất cập đang tồn tại trong các quy trình tác nghiệp ở công ty tôi Có rất nhiều kiến thức có thể áp dụng, nhưng
tôi chọn một nội dung đó là nguyên tác 5S Nghĩa là: “ Sort – sàng lọc”, “Simplify-sắp xếp ”, “Shine – sạch sẽ”, “Standardize – sẵn sàng” , “Sustain – săn sóc”
Sàng lọc: Là phân loại và loại bỏ, hoặc chuyển nơi khác những gì không dùng
đến tại nơi làm việc, chỉ giữ những dụng cụ, phương tiện hỗ trợ cho công việc
Sắp xếp: Là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh
chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian
Sạch sẽ: Tất cả mọi thành viên trong đơn vị cần có ý thức và tham gia giữ gìn
vệ sinh môi trường làm việc Văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp nhân viên thêm cảm hứng trong công việc hơn so với sự lộn xộn, bừa bãi
Trang 6Sẵn sàng: Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh
dấu bằng màu sắc Tạo điều kiện dễ dàng trong việc tìm kiếm, duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ
Săn sóc: Tạo thói quen tự giác tuân thủ các quy định tại nơi làm việc Duy trì
kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong công ty
5S là một phương pháp rất hiệu quả để cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp Khi xây dựng 5S sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn
Khi thực hiện 5S thành công , những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc
5S được áp dụng ở nhiều công ty và ngày càng trở nên phổ biến vì:
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó
* Đơn cử việc áp dụng 5S vào hoạt động tác nghiệp của công ty CP vận tải và
TM Đường Sắt :
- Đưa thông báo quy định về 5S lên bản tin nội bộ trong công ty để mọi người cùng nhận thức và tự giác tuân theo, mang 5S vào cuộc họp để thảo luận, buộc tất cả các phòng ban cùng thực hiên 5S
Các bước áp dụng
1, Xem xét thực trạng, chuẩn bị thực hiện
Trang 73, Sàng lọc hồ sơ, công cụ lao động nếu không cần thiết thì loại bỏ hoặc thanh lý
4, Sắp xếp văn phòng, máy móc sản xuất theo phương pháp khoa học, thuận tiện với công việc của mỗi bộ phận
5, Mọi người tự giác làm sạch môi trường làm việc của mình ( dọn vệ sinh, không hút thuốc … )
6, Luôn sẵn sàng trong công việc, tập trung giải quyết công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất
7, Tổ chức đánh giá định kỳ
Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp
2 Bài giảng của TS Nguyễn Danh Nguyên
3 Tài liệu : Quản trị sản xuất và dịch vụ của tác giả GS.TS Đồng Thị Thanh Phương
4 http://www.slideshare.net/gaconnhome1988/20-ky-nang-xay-dung-va-thuc-hien-5-s