Giáo trình Văn thư: Phần 2

Phần 2 giáo trình “Văn thư” cung cấp cho người học các kiến thức: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Mời các bạn cùng tham khảo.

C hương 6LẬP HÒ S ơ VÀ NỘP LƯU HÒ s ơ , TÀI LIỆU

VÀO LƯU T R Ử C ơ QUAN

Lập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc làm đương nhiên của mọi cán bộ, công chức, viên chức, v ấ n đề này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền Ngay từ những năm 60 thế kỷ XX, tại Điều 21 của Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội

đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ghi rõ: “cản bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hò sơ về công việc mình đã làm”* Cho đến

nay nhiều văn bản quy phạm và văn bản hướng dẫn của các cơ quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền vẫn nhắc lại điều đó Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy

định rõ: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vé công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan".

6.1 Lập hồ sơ

6.1.1 Khái niệm, vị tri, tác dụng cùa lập hồ sơ

6.1 ỉ 1 Khái niệm

a Hồ sơ

Khái niệm “Hồ s ớ ' đã từng có nhiều văn bản quy phạm, văn

bản huớng dẫn, từ điển, giáo trình, đề cập đến như:

3 Những văn kiện chủ yéu của Đảng và Nhà nước về công tác công vftn, giắy tờ và công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội 1982, trang 50.

Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm

1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một van để, một sự việc, một đoi tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điếm ve thể loại hoặc vê tác giả , hình hành trong quả trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một

văn thư định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một so) đặc điếm chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cùa một cơ quan tỏ chức hoặc cùa một

cá nhàn

PGS Vương Đình Quyền, ừong cuốn Lý luận và phương pháp

công tác văn thư đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vẩn để, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn để, sự việc đỏ hoặc được kết hợp lại do cỏ nhũng điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bán, cùng tác giá, cùng thời gian ban hành"

Theo tác giả, khái niệm hồ sơ là một khái niệm phân loại, phân loại các văn bản hình thành ừong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo các vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản

Giáo tìn h Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội

vụ Hà Nội xuất bản năm 2009 khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồ

sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tiĩọng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức

ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức nâng, nhiệm vụ của một cơ quan to chức hoặc của một cá nhân

Luật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ được giải thích như

sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu cỏ liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cùa cơ quan, tồ chức, cá nhân

Như vậy các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhất

về nội hàm cũng như cách diễn đạt Vỉ vậy, để thống nhất ta sử dụng

hồ sơ theo khái niệm đã được nêu ừong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ

Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá ừình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ sau:

- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cùa một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một

cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh )

b Lập hồ sơ

Cùng với khái niệm “Hồ sct' là khái niệm “Lập hồ s ớ ' cũng có

nhiều định nghĩa như sau:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác

văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ như sau: “Là việc tập hợp,

sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hò sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định”.

Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước in năm

1992 lập hồ sơ được giải thích như sau: “ Là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp qui định".

Theo tác giả Vương Đình Quyền tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2007

định nghĩa lập hồ sơ như sau: “Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhãn theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”.

Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội

vụ Hà Nội năm 2009 định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quả trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định”.

Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau:

“Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tỏ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Như vậy các khái niệm về Lập hồ sơ nêu trên cũng chưa có sự

đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt Vì vậy, cũng như khái niệm hồ sơ, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ

6.1.1.2 Vị trí của việc lập hồ sơ

- Lập hồ sơ là khâu quan ữọng cuối cùng của công tác văn thư,

giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi nhu chưa hoàn thành công việc

- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác vàn thư vởi cống tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

6.1.1.3 Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trinh giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến

và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

- Đối với cơ quan, đom vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đom vị, quản lý chặt chỗ tài liệu, giữ gỉn

bí mật

- Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; ưánh được tình ưạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

6.1.2 Yêu cầu cùa hồ sơ được lộp

6.1.2.1 Hồ sơ được lập phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cả nhân chủ trì giải quyết

Văn bản, tài liệu hỉnh thành ưong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: Loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp ứên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: Loại để thi hành, giải quyết; có loại để chi đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo Vỉ vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đom vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau

Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ

6.1.2.2 Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chinh, có giá trị pháp lý, cỏ mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biển của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ

chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá tìn h phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.

Ví dụ:

- Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh

sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình

- Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chi đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động,

đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu

6.1.3 Phương pháp lập hồ sơ

6.1.3.1 Phương pháp lập danh mục hồ sơ

a Khái niệm danh mục hồ sơ

Định nghĩa 01: “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ

sơ dự kiến sẽ phải lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn

vị hoặc một ngành kèm theo số thứ tự và thời hạn bảo quản của moi

hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã qui định” (Cục Lưu trữ

nhà nước Từ điển “Lưu trữ Việt Nam Tr.25)

Định nghĩa 02: “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đcm vị sẽ lập trong năm cỏ ghi thời hạn bảo quản và tên người lặp” (Vương Đinh Quyền Lý luận và phương pháp công lác van

thư Nxb Chính trị Quốc gia HN 2007 Tr 369)

Định nghĩa 03: “Danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần lập trong một thcri gian nhất định (thường là một năm)" (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Nghiệp vụ công tác văn thư H.2009 Tr 116)

Như vậy các khái niệm về Danh mục hồ sơ nêu ừên cũng chưa

có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt Để có một khái

niệm về “Danh mục hồ s ứ ' diễn đạt ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu, dễ thực hiện, khái niệm đó được hiểu như sau: Danh mục hồ sơ là bảng

kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo sổ thứ tự, ký hiệu, đơn

vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của moi hồ sơ.

b Tác dụng của Danh mục hồ sơ

- Góp phần nâng cao ý thức và ừách nhiệm của mỗi cá nhân ứong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ

sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chỗ và khoa học;

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua

hệ thống hồ sơ;

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ

sử dụng

c Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, khoa học cần căn cứ vào các văn bản sau;

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên ừong cơ quan;

- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tồ chức;

- Chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị;

- Danh mục hồ sơ của năm trước (nếu có);

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan,

tổ chức (nếu có)

d Nội dung lập Danh mục hồ sơ

* Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt dộng của cơ quan, tổ chức Căn

cứ tình hỉnh thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức

ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đom vị trong cơ quan,

tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) cùa Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đom vị - đối với khung đề mục theo

cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

M ầu Danh m ục hồ sơ:

TÊN CQ, TC CẢP TRÊN CỘNG HOÀ XẪ HỘI CHỦ NGHI a v iệ t n a m TÊN C ơ QUAN, T ỏ CHỨC Đ ộc lập - T ự do - Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ s ơ CỦA (Tên cơ quan, tổ chức)

Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi chú

I.TÊN ĐỀ MỤC LƠN

1 Tên đề mục nhỏ

- Tiêu đề hồ sơ

Bản danh mục hồ sơ này c ó _ hồ sơ, bao gồm:

- hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

- hồ sở bảo quản có thời hạn

- số hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01; ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan,

tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ

* Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đom vị hoặc người lập

- Xác định những hồ sơ cần lập ừong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đom vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân ừong đơn vị

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sỗ hinh thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

Sau đây là một số mẫu tiêu đề hồ sơ tiêu biểu

Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: Áp dụng đối

với các hồ sơ là chương tìn h , kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức

Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm của Đài Truyền hình Việt Nam

Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình

Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: Áp dụng đối

với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề

Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ về thực hiện cải cách hành chính công năm

Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn V.V ) - thời gian - tác già' Áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.

Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm của Tổng cục Thuế

Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chúc hoặc cơ quan chủ trì) - địa điếm - thời gian: Áp dụng đối với hồ sơ

hội nghị, hội thảo

Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm của Tổng Công

ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian' Áp dụng đối với loại

hồ sơ việc

Ví dụ 1: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử dụng các dịch vụ viễn thông tin học năm

Ví dụ 2: Hồ sơ về việc nâng lương năm (nếu trong một năm

có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ)

HỒ sơ - tên người: Áp dụng đối với hồ sơ nhân sự

Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A /

* Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến ừong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời

hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

đ Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

* Phương pháp lập Danh mục hồ sơ (được lập theo hai cách):

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của

cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện đự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phồng Hành chính để tìn h người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

- Cách thử hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ cùa Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chinh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính

để trinh người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

Áp dụng cách làm nào là tùy thuộc vào tình hỉnh thực tế của cơ quan, đơn vị Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên

làm công tác vàn bản, giấy tờ thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.

- Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đem vị

6.1.3.2 Phương pháp lập hồ sơ

a Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bla hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

- Đối với cơ quan đã có danh mục hồ sơ: Vào đầu năm từng cán

hộ nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bỉa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề vào bìa Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì cũng lấy bia hồ sơ để

mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào bản danh mục hồ sơ.

- Trường hợp cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết

và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ.

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm

mở hồ sơ về công việc đỏ

b Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Mỗi cá nhân có ừách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ

sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

Ví dụ:

+ Cán bộ phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tát cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ

+ Cán bộ phụ trách công tác văn phòng phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một hội nghị để lập hồ sơ

+ Trong cơ quan có cán bộ vi phạm phải xử lý kỳ luật thỉ tất cả văn bản, tài liệu liên quan đến vụ kỷ luật đó phải được thu thập đầy

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu

đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng cỏ ghi ý kiến chi đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ

* sẳp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

Sắp xếp văn bản, tài liệu ừong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rỗ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện

Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm Nếu một hồ

sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ

có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản

Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đom vị bảo quản (đơn

vị bảo quản là đơn vị thống kê ừong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, ừa tìm tài liệu), tuy nhiên không nên tách dưới

01 cm Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu

tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình )

Tùy theo từng hồ sơ (đom vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp Thông thường có những cách sắp xếp sau:

Sắp xếp theo thứ tự thời gian

Thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu, sắp xếp theo thứ tự thời gian là văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm sớm thỉ sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào cỏ ngày tháng năm muộn thì xếp sau Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn

đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc

Sắp xếp theo số văn bản

Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp văn bản tài liộu,van bản có số nhỏ xép trước,sổ lứn xép sau Cách sáp xép này thường áp dụng để xếp các tập lưu văn bản theo tên loại ở Văn thư

cơ quan

Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc

Quá trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: sắp xếp một hồ sơ

về thành lập một cơ quan, một đơn vị )

sắp xếp theo vần chữ cái.

Trong một hồ sơ (đom vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thỉ xếp theo vần chữ cái A, B, c Ví dụ: Tinh: Bắc Cạn, Bắc Giang, Ninh Bình

Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tinh cho cá nhân thỉ xếp Nguyễn Văn A, Lê Văn c

Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập báo cáo của nhiều địa phương; các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật

* Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoặc báo cáo nói tới

Ví dụ:

Ke hoạch công tác năm 2014 được ký ban hành từ cuối năm

2013 nhưng phải sắp xếp vào năm 2014

Báo cáo tổng kết năm 2014 nhưng ban hành vào đầu năm 2015 phải sắp xếp vào năm 2014

Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào năm đầu

mà kế hoạch đó nói tới Các bản báo cáo nhiều năm thì xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới

Ví dụ:

Kế hoạch 2 năm 2015- 2016 sẳp xếp vào năm 2015

Dáo cáo 5 năm 2010 - 2015 thỉ săp xép vào năm 2015

Nếu hồ sơ cỏ phim ảnh di kèm thỉ cho phim, ảnh vào phong bỉ

và để vào cuối hồ sơ Nếu cỏ băng ghi âm, ghi hỉnh thì bảo quản riêng và ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm

* Biên mục hồ sơ:

Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm ư a lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thỉ thu thập, bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học

+Yêu cầu: Việc đánh sổ tờ phải rõ ràng, chính xác.

+ Phương pháp đánh số tờ: Mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B); không được đánh bằng bút mực, bút bi, có thể dùng máy dập số để đánh số tờ

Chú ỷ khi đánh số tòr.

+ Nếu một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thỉ coi như 2 tờ và đánh số 2 số Một tờ to thì gấp bàng khổ giấy bỉnh thường và đánh một sổ

+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bỉ

+ Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đan

vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và tra tim nghiên cứu.+ Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4

(210mm X 297mm), được xếp lên đầu hồ sơ.

Tác giả văn bản

Tên loại và ừích yếu nội dung văn bản

Tờsố

Ghichú

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản;

Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu;

Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản);

Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nếu không có thì đọc và tóm tát nội dung để ghi;

Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ số mấy);

Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự

thảo, có bút tích, mật

- Viết chứng từ kết thúc: + Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời

+ Chứng từ kết thúc được in sẵn vào tai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất: Đơn vị bảo quản này gồm có (1) tờ Viết bằng chữ:

Được đánh số từ s ố

Số trùng

Số k h u y ế t

Mục lục văn bản gồm ••••(3) .tờ (Viết bằng chữ )

Đặc điểm tài liệu ừong hồ sơ ••••(4)

Ngày th á n g n ă m (5)

Người lập hồ sơ

PHÀN BỎ SUNG (6)

Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc:

(1) Ghi số lượng tờ trong đơn vị bảo quản: Ghi bằng số Ả rập;(2) Ghi những số đánh trùng ừong hồ sơ/đcm vị bảo quản;(3) Ghi những số khuyết trong hồ sơ/ đơn vị bảo quản;

(4) Ghi các đặc điểm của tài liệu như tình trạng vật lý của tài liệu, mức độ mật, bút tích

(5) Ghi thời gian lập hồ sơ;

(6) Ghi thông tin bổ sung thêm văn bản (nếu có)

- Viết bìa hồ sơ:

+ Bìa hồ sơ được thiết kế và in mẫu thống nhất theo Tiêu chuẩn

Quốc gia TCVN 9251:2012 Bỉa hồ sơ lưu trữ

Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ:

(1) Ghi tên lưu trữ lịch sử mà tài liệu phải nộp vào;

(2) Ghi tên cơ quan, tổ chức;

(3) Tên đơn vị có hồ sơ;

(4) Mã hồ sơ : Ghi số, ký hiệu hồ sơ;

(5) Ghi tiêu đề hồ sơ;

(6) Ghi số lượng tờ: Ghi chính xác số lượng tờ văn bản, tài liệu

có trong hồ sơ/đcm vị bảo quản;

(7,9,10) Phông số; mục lục số; hồ sơ số: do cán bộ lưu trữ ghi;(11) Thời hạn bảo quản: ghi thời hạn bảo quản ưong hồ sơ.+ Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm.Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

6.1.3.3 To chức lập hồ sơ trong cơ quan

a Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục

Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ

sa theo danh mục hồ sa cần phải được chi đạo chặt chẽ, thường xuyên, về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, ti mi Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh công tác lập hồ sơ

do Nhà nước quy định Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau:

Danh mục hồ sơ sau khi đã được thù trưởng cơ quan ký duyệt thỉ sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thù trưởng cơ quan, Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người

giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ ừong cơ quan, đơn vị để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, cùa Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mỉnh để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc ứách nhiệm cùa đom vị

- Cán bộ, nhân viên làm công tác văn bản, giấy tờ trong cơ quan căn cử vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Cán bộ văn thư của cơ quan, đơn vị căn cứ vào danh mục hồ

sơ để đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc lập hồ sơ của đơn vị mỉnh.Cuối năm, cá nhân, đơn vị căn cú vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chinh lại và chuẩn bị nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết trong năm sau thì cần ghi chủ vào danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản dự kiến có thể chưa sát với thực tế Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chinh, bổ sung cho phù hợp với thực tế nếu có những công việc không thực hiện được thì

ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: “không hình thành hồ sớ”.

Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thi từng cán bộ, nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ Sơ, dần dần mọi người sỗ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan

b Kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan

Định kỳ hàng quý, cán bộ văn thư đến các đom vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan, xem việc mở hồ

sơ theo danh mục hồ sơ đâ đầy đủ chưa? Kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa? Nếu chưa biên mục hồ

sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ chính xác cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mi cho cán bộ thừa hành Cuối năm cán bộ văn thư cần kiểm tra

và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chinh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu

6.2 Nộp lưu hồ Sff, tài liệu vào L ưu tr ữ cơ quan

6.2.1 Trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

6.2.1.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tẻ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có ưách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan

6.2.1.2 Trách nhiệm cùa Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao ừách nhiệm

* Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào

lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình Cụ thể:

- Chi đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

* Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức ừong việc chi đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cáp dưới.

6.2.1.3 Trách nhiệm của người đứng đầu đom vị của cơ quan,

tổ chức

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan Cụ thể:

- Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ

về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

- Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thòri hạn quy định

6.2.1.4 Trách nhiệm cùa cả nhàn trong cơ quan, tổ chức

- Trong quá trinh theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn

cứ giải quyết công việc hằng ngày

- Trường hợp đom vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thi phải được người đứng đầu

cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

- Trường hợp nghi hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thỉ phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận

6.2.1.5 Trách nhiệm của Văn thư đơn vị

- Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng đẫn hoàn chỉnh hồ

sn để nộp liru

- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

- Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan

6.2.1.6 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan

- Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

- Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, CỐỈ1

bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ Trên cơ sở Danh mục

hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.

- Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ ữong cơ quan

6.2.1.7 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

* Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

* Tiếp nhận, hoàn chinh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thỉ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết

- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ:

+ Hoàn chinh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin ữên bìa hồ sơ nếu cần), đánh sổ tò trong hồ sơ Đối với hồ

sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ

+ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản

có thời hạn riêng.

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá

* Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc

Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

6.2.2 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thù tục nộp lưu

Mỗi cơ quan cần xây dựng chế độ nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và tổ chức thực hiện thành nề nếp, thường xuyên hàng năm

6.2.2.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Theo Điều 1, Luật Lưu trữ năm 2011 và tại Điều 17, Thông tư

sổ 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý

vàn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, thời hạn nộp lun được quy định như sau:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

6.2.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

Những hồ sơ, tài liệu phải nộp vào Lưu trữ cơ quan là những hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.Những loại hồ sơ không phải nộp vào Lưu trữ cơ quan là:

+ Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi hết hiệu lực thi hành

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (ữong trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì giải quyết)

+ Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, tham khảo

+ Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại

6.2.2.3 Thủ tục nộp lưu

- Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục

lục hồ sơ nộp lưu Cán bộ lưu trữ của cơ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ so nộp lưu, kiểm tra xcm xdt từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chinh

- Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập 2 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Đom vị hoặc cá nhân

nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

- Người giao và nhận cần ký nhận, ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu"

MẲU MỤC LỤC HỒ S ơ , TÀI LIỆU N ộ p LƯU

TÊN ĐƠN VI (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HÒ S ơ , TÀI LIỆU N ộ p LƯU

Thòi hạn

Ghi chú

Mục lục này gồm: hồ sơ (ĐVBQ)

Viết bằng c h ữ hồ sơ (ĐVBQ)

Trong đó có:

- hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn;

- hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản có thời hạn

ngày tháng năm 2 0

Người lập(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh 1

TỂN C ơ QUAN T Ò CH Ứ C Độc lập - T y do - H ậnh p h úc

ngày. • tháng năm 20

B IÊ N B Ả N

v è việc giao nhận tài liệu

- Cân cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bàn và lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.;

- Căn cứ: Danh mục hồ sơ n ă m Kế hoạch thu thập tài liệu Chúng tôi gồm:

BÊN G IAO : (Tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (b à ) : Chức vụ công tác/chức d an h : BÊN NHẶN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:

- Ông (b à ): Chức vụ công tác/chức d an h : Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệ u với những nội dung cụ thể như sau:

1 Tên khối tài liệu giao n ộ p :

2 Thời gian của tài liệ u :

3 Số lượng tái liệu:

- Tổng số hộp (c ặ p ):

- Tổng số hồ sơ (đom vị bảo quản): Quy ra mét g iá : mét

4 Tình trạng tải liệu giao nộp:

5 Mục lục hồ sơ tái liệu kèm theo:

Biên bản này được lập thành hai bản; Bên giao (Đơn vj, cá nhân) giữ một bản; BỄn nhân (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIA O ĐẠI DIỆN BÊN NHẶN

(Ký lẻn và ghi rõ họ lên) (Kỷ tên và ghi rõ họ lên)

CÂU H Ỏ I ÔN TẬP

1 Phân tích khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ Ví dụ minh họa

2 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ công việc Ai là người có trách nhiệm lập hồ sơ công việc? Ví dụ minh họa

3 Bằng kiến thức thực tiễn của một cơ quan, tổ chức cụ thể hãy trình bày các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

4 Tìm hiểu thực tiễn hãy xác lập các hồ sơ hỉnh thành trong quá trình hoạt động trong năm của một đem vị tổ chức thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TÀI LIỆU TH AM KHẢO

1 Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22

tháng 12 năm 2012 “Hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ và nộp lưu hò sơ vào lưu trữ cơ quan

2 Bộ Nội vụ (2014), Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày

25 tháng 02 năm 2014 "Nghị định về công tác văn thư".

3 Cục Lưu trữ nhà nước Từ điển “Lưu trữ Việt Nam ” H 1992.

4 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2015), Hướng dẫn số

822/ HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 “Hướng dẫn quản

lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

5 Dương Văn Khảm 2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng-Văn thư-Lưu trữ Việt Nam, Nxb Thông tin và Truyền

thông, H 2015

6 Vương Đình Quyền (2007), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc gia,H 2007.

7 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

8 Phạm Phú Tứ Tập bài giảng “ứ ng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ- Thư viện ” Trường Đại học Nội vụ Hà NỘL 2015.

Chương 7 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Con dấu xuất hiện khá sớm trong lịch sử của nhiều quốc gia trên thế giới Người La Mã cổ đại sử dụng con dấu riêng để xác thực các chúc thư và vàn bản cá nhân Trong đế chế La Mã, các công ty sử dụng con dấu để bảo đảm cho hàng hóa ừong giao dịch thương mại

Ở Pháp, con dấu được các công chứng viên sử dụng nhiều nhất để xác thực các văn bản pháp lý và giấy chúng nhận sở hữu đất Việc đóng dấu công chứng hoặc đóng tem hoàng gia vào giấy tờ để đảm bảo cho giá trị của giấy tờ đó Tại Anh, năm 1688, đạo luật Con Dấu lớn là đạo luật đầu tiên chính thức công bố việc sử dụng con dấu trong giao dịch của các cơ quan và công ty

Ở nước ta, con dấu xuất hiện gẳn liền với lịch sử hỉnh thành và phát triển của Nhà nước Theo nghiên cứu của nhiều học giả, con dấu ra đời cùng với việc sử dụng chữ Hán trong quá trình giao lưu vàn hóa giữa các dân tộc Việt Nam và giữa Nhà nước Việt Nam với các quốc gia lân cận nhất là các triều đại phong kiến ở Trung Quốc Những con dấu xuất hiện sớm nhất được các nhà khảo cổ phát hiện

là 6 con dấu ở vùng Thiệu Dương, tỉnh Thanh Hóa có niên đại từ

257 đến 147 trước Công Nguyên Như vậy, ở Việt Nam, con dấu xuất hiện từ rất sớm, có vai trò quan trọng trong lịch sử phát triển của công tác công văn giầy tờ, đóng g(Sp hiệu quả vào công việc quản lý điều hành của nhà nước qua các thời kỳ lịch sử

Con dấu được xác định là một phương tiện đặc biệt phục vụ cho việc quản lý nhà nước, quản lý xã hội Con dấu gắn liền với sự hình thành và phát triển của xã hội, phụ thuộc vào chế độ chính trị của Nhà nước, vỉ vậy ở mỗi giai đoạn lịch sử khác nhau thì hỉnh dáng, nội đung, kích thước, biểu tượng, chất liệu của con dấu không giống nhau Hiện nay, con dấu được sử dụng ở các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính t r ị - x ã hội, tổ chức xã hội - nghề

nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ

chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức đanh nhà nước Phần lớn con dấu ngày nay được làm bằng đồng, phía trên (cán) được làm bằng gỗ

7.1 K hái niệm và vai trò của con dấu trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức

7.1.1 Khái niệm

Mặc dù con dấu được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan, đơn vị nhưng khái niệm về con dấu lại chưa thật sự được các nhà nghiên cứu quan tâm và cho đến nay vẫn chưa có một khái niệm nào về con dấu có sức thuyết phục

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992 thì “con dấu bằng

kim loại hoặc bằng một chất liệu khác do Bộ Nội vụ quản lý, trên đó khắc tên cơ quan (tổ chức, xí nghiệp ) dùng để xác nhận tư cách pháp nhân của một cơ quan.” (Bộ Nội vụ ở đây là Bộ Công an).Theo Điều 1, Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 của Chính phủ “vê quản lý vò sử dụng con dấu" thì “con dấu

thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”

Từ điển "Bách khoa Công an nhân dân ", Nhà xuất bản Công an

nhân dân năm 2005 cho rằng: “con dấu vật làm bằng gỗ, kim loại, cao su, mặt dưới hình tròn hoặc hỉnh vuông, hoặc hình chữ nhật, theo những kích cõ nhất định, có khãc chữ hoặc hlnh, được dùng in trên giấy tờ để làm bằng, làm tin ừong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị vũ ưang và tổ chức kinh tế,

tổ chức xã hội Con dấu được quản lý chặt chẽ từ việc khắc đến việc

sử dụng”

Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định: “Con dấu

là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tồ chức, chức danh nhà nước” Con dấu bao gồm: Dấu cổ hỉnh quốc

huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hỉnh biểu tượng được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.Như vậy, theo các khái niệm đã trình bày, con dấu có thể bằng kim loại, bằng gỗ, bằng cao su; loại có hình quốc huy, loại có hình biểu tượng, loại không có hình biểu tượng Dấu đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khẳng định giá trị pháp lý của văn bản giấy tờ Việc khắc và quản lý con dấu thuộc trách nhiệm của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được quản

lý chặt chẽ Quản lý tốt con dấu giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả

và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh được việc sử dụng dấu vào các mục đích phi pháp

7.1.2 Vai trò của con dấu trong hoạt động cùa cơ quan, lổ chức

Đối với các cơ quan, tổ chức, con dấu đóng vai ưò hết sức quan

trọng "Con dấu thế hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tồ chức và các chức

danh nhà nước” Con dấu chứng thực tư cách pháp lý, đảm bảo giá trị cho các văn bản, giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức trong mối quan hệ giao dịch với các cơ quan, tổ chức khác

7.1.2.1 Con dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản

Khi văn bản đã đóng dấu thì các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

có liên quan chịu sự chi phối của văn bản đó phải chịu ưách nhiệm thi hành nghiêm túc Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân mà không đóng dấu thì văn bàn chưa đú giá trị pháp lý và người nhận văn bản có quyền không thực hiện

7.1.2.2 Con dấu là thành phần biểu hiện quyển lực của Nhà nước và cùa cơ quart trong văn bản

Từ thời phong kiến cho đến nay, con dấu của các cơ quan khác nhau có hình dạng và kích thước khác nhau Nhìn vào con dấu có thể phân biệt được quyền lực của cơ quan, Thời Nguyễn dấu của các nha môn và quan lại các cấp cũng gồm nhiều loại, chất liệu và kích

thước được quy định khá cụ thể và có sự phân biệt nhất định Ví dụ: Dấu của vua làm bằng vàng hoặc ngọc, trên tay cầm là hỉnh con rồng đang cuốn hoặc đang đi, kích thước mỗi cạnh lên đến 17,3cm, nặng tới 9 kg vàng; Dấu của Phủ Tôn nhân làm bằng bạc, núm được chạm vào kỳ lân, gồm 2 tầng, vuông 2 tấc 1 phân; dấu của các doanh, trấn, phủ, huyện đều bằng đồng, núm chạm hỉnh con hổ; đồ

ký, kiềm ký của các quan lại nhỏ, triện của Chánh tổng và lý trưởng đều làm bằng gỗ Cách sử dụng của các loại dấu này cũng khác nhau: Dấu đóng vào văn bản truyền ngôi, dấu đóng lên các văn bản liên quan đến đánh dẹp, dấu đóng trên các văn bản về bổ nhiệm, khen thưởng, xử phạt

Ngày nay, theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu là công cụ để cơ quan làm văn bản giao dịch Cơ quan

có văn bản thành lập nếu chưa có con dấu thì chưa hoạt động được Trái lại những cơ quan, tổ chức hoạt động không đúng luật pháp bị thu hồi con dấu thỉ cơ quan, tổ chức đó phải ngừng hoạt động Việc bàn giao chức năng quản lý của cơ quan này cho cơ quan khác hoặc việc bàn giao công việc giữa thủ trưởng cũ và thủ trưởng mới của cơ quan bao giờ cũng phải bàn giao con dấu cơ quan

Việc được sử dụng con dấu có hình Quốc huy và con dấu không

có hình Quốc huy cũng thể hiện quyền lực của cơ quan ban hành văn bản Chi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như cơ quan lập pháp,

cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp, các cơ quan ngoại giao mới được sử dụng dấu có hình Quốc huy Vì the, nhỉn vào con dấu đóng ưên văn bản, chúng ta cũng có thể phân biệt được quyền lực và hiệu lực ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức

7.1.2.3 Con dấu là tài sàn của cơ quan, tổ chức.

Trong các cơ quan, dấu được coi là tài sản quan ữọng Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý con dấu và giao cho một người đủ tin cậy sử dụng và bảo quản Con dấu thường được để ữong hòm, tủ có khóa hoặc két sắt

Pháp luật hiện hành có các quy định cụ thể về việc quản lý tài sản có giá trị này Khoản 4, Điều 6, Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24/8/2001 “về quản lý và sử dụng con dấu” quy

định: "Người đứng đầu các cơ quan, to chức có trách nhiệm quản

lý, sử dụng con dấu cùa cơ quan, to chức mình Con dấu phải được

để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thù trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan

7.1.2.4 Con dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản

Là công cụ quan ừọng để phân biệt tài liệu thật, giả; đấu ưanh chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu để thực hiện các hành vi phi pháp, gian lận

Với kỹ thuật hiện đại ngày nay đặc biệt là sự phát triển của công nghệ máy tính thì việc làm giả văn bản hết sức đơn giản, tuy nhiên hai yếu tố thể thức ưên văn bản do được thực hiện thủ công là chữ

ký và con dấu tương đối khó làm giả

Đặc biệt, do quy định về thủ tục khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu khá chặt chẽ nên đã hạn chế tối đa tỉnh trạng giả mạo chữ

ký, con dấu nhằm phục vụ cho các hành vi phi pháp Hiện nay, theo quy định hiện hành mỗi con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu dấu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu Chi sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng mẫu dấu mới Khi thấy có vấn đề nghi vấn, cơ quan điều tra sẽ đối chiếu giữa mẫu dấu trên văn bản với mẫu lưu chiểu để phát hiện ra việc giả mạo văn bản giấy tờ

7.1.2.5 Con dấu là nguồn sử liệu quan trọng

Cả con dấu và hình dấu đóng lên văn bản là nguồn sử liệu đáng tin cậy, phục vụ cho các nhà sử học vồ là nguồn tư liệu chính xác cho các nhà nghiên cứu sử dụng vào các mục đích khoa học của mình

Ví dụ: Thông qua nghiên cứu con dấu chúng ta biết được một phần cơ cấu tổ chức hành chính của nước ta dưới các triều đại phong kiến, thấy được sự thay đổi về cơ cấu hành chính qua các triều đại phong kiến Nghiên cứu về con dấu cũng giúp các nhà sử học, văn bản học, lưu trữ học có căn cứ chính xác xác định niên đại của những văn bản sản sinh dưới các triều đại đó Ngoài ra, con dấu đóng trên văn bản còn có giá trị đối với việc khẳng định chủ quyền lãnh thổ của Việt Nam.

7.2 Các loại dấu

Theo quy định hiện hành, trong các cơ quan, tổ chức sử dụng dấu cơ quan và các loại dấu khác (dấu chỉ mức độ mật, dấu chi mức

độ khẩn, dấu đến, dấu chức danh, dấu họ tên )

7.2.1 Dấu cơ quan: Gồm dấu có hinh Quốc huy, dấu có hỉnh

biểu tượng và dấu không có hình biểu tượng Con dấu được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi

Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin ừên bề mặt con dấu.Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu

Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn

Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong

sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu

7.2.1.1 Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu

có hình Quốc huy

Con dấu có hinh Quốc huy là con dấu ừên bề mặt cổ hỉnh Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Theo Điều 7, Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày

01/7/2016 về “quản lý và sứ dụng con dấu", các cơ quan, tổ chức

sau đây được sử dụng con dấu có hình Quốc huy:

- Chủ tịch nước, Chù tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội

- Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, cơ quan của ủ y ban thường vụ quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Đoàn đại hội Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Học viện chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Tổng cục hoặc đơn

vị thuộc Tổng cục

- Vàn phòng Chủ tịch nước

- Tòa án nhân dân tối cao, tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tinh, thành phố trực thuộc trung uơng, tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tinh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, tòa án quân

sự khu vực

- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tinh, thành phố trực thuộc trung ương, viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tinh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, các Viện Kiểm sát quân sự khu vực

- Hội đồng nhân dân và Uỳ ban nhân dân các cấp

- Cơ quan thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, cơ quan quản

lý thi hành án thuộc Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự cấp tinh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện, cơ quan thi hành án quân khu và tương đương

- Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái

đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên, thường trực

và cơ quan có tên gọi khác thực hiện chức năng đại diện nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thồ nước ngoài

- Uỷ ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, ủ y ban biên giới quốc gia, Cục Lãnh sự, Cục Lễ tân Nhà nước, Sở Ngoại vụ thành phổ Hồ Chí Minh

- V iệc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại Luật, Pháp lệnh, Nghị định hoặc Quyết định của Thủ tuớng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

7.2.1.2 Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biếu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng

Con dấu có hình biểu tượng là con dấu ữên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định ưong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không

có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng của cơ quan,

tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định Ưong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

Theo Điều 8, Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày

01/7/2016 về “Quản lý và sứ dụng con dấu”, các cơ quan, tổ chức

sau đây được sử dụng con dấu có hình hiểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng

- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủ y ban thường vụ Quốc hội (trừ các

cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được sử dụng con dấu có hình Quốc huy), Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh

- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương

- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức cùa Tòa án nhân dân tối cao, tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tinh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân

sự quân khu và tương đương, tòa án quân sự khu vực

- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân

dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tinh, thành phố trực thuộc trung ương, viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, các Viện Kiểm sát quân sự khu vực

- Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều ữa của Viện kiểm sát nhân dân tối cao

- Cơ quan quản lý thi hành án hỉnh sự thuộc Bộ Công an, cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng; ưại giam, trại tạm giam thuộc Bộ công an; ữại giam, ữại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; ừại giam thuộc quân khu; ừại tạm giam cấp quân khu; trại tạm giam thuộc công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự công an cấp tinh; cơ quan thi hành án hình sự công an cấp huyện; cơ quan thi hành án hỉnh sự quân khu và tương đương

- Ban chi huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự cơ sở

- Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tinh

- Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc ủ y ban nhân dân cấp tỉnh, ủ y ban nhân dân cấp huyện

- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính t r ị - x ã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,

tổ chức tôn giáo., quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phù được

cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động

- Tổ chức nước ngoài không có chức nàng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

- Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã

- Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác

xã, được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật

- ủ y ban bầu cử cấp tinh, ủ y ban bầu cử cấp huyện, ủ y ban bầu

cử cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử Hội đồng nhân dân cấp tinh, cấp huyện, cấp xã và tổ bầu cử

- Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu

7.2.2 Các loại dẩu khác

7.2.2.1 Dấu chi mức độ mật: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000

Khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; nguời duyệt ký tài

liệu có ưách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước.

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chi được phát ra ừong một thời hạn nhất định, người

sử dụng chi được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.Dấu “Chi người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ

người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

Mực dùng để đóng các loại con dấu ừên là mực màu đỏ tươi

Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước cùa cơ quan, đom vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chi đạo của thù trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định

7.2.2.2 Dấu chi mức độ khẩn

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: KHẨN, THƯỢNG KHAN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi

7.2.2.3 Dấu chi phạm vi lưu hành

Sử dụng dấu chi dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” với những vàn bản có phạm vi, đối tượng được sù dụng hạn chế

Ngoài ra ừong các cơ quan, tổ chức còn sử dụng một số loại dấu khác như dấu chức danh, dấu họ tên, dấu đến

7.3 Q uản lý và sử dụng con dấu

7.3.1 Điều kiện sử dụng con dấu

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu ữong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước chi được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định Trong trường hợp cần có thêm con dấu ướt cùng nội dung như

con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản cùa cơ quan

có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất Cụ thể là trong trường hợp cơ quan, tổ chức có địa bàn hoạt động ữên phạm vi rộng, có trụ sở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đóng trụ sở chính, do tính chất công việc và

sự cần thiết để điều hành công việc hoặc cấp phép hoạt động cho phép

sử dụng thêm một con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chi và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thl được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an

và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng

ký mẫu dấu Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơ quan Công an nơi đã cấp cấp lại Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đàng ký

Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới

Đối với doanh nghiệp: Theo Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 quy định: từ ngày 01/7/2015, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp Trước khi sử dụng, doanh nghiệp

có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu vói cơ quan đăng ký kinh doanh

để đăng tải công khai ừên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu Đó là sự cởi trói cho doanh nghiệp nhưng cũng mang lại những khó khăn ữong quản lý điều hành khi một doanh nghiệp cùng một lúc có thể sử dụng nhiều con dấu

7.3.2 Trách nhiệm cơ quan, tồ chức, cả nhân trong việc quản

lỷ và s ử dụng con dấu

7.3.2.1 Trách nhiệm của Bộ Công an

- Giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về con dấu Ưong phạm vi cả nước; trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản Quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành hoặc quy định về quản lý và sử dụng con dấu

- Thống nhất quy định về mẫu con dấu của các cơ quan, tổ chức

và chức danh nhà nước; biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý con dấu; quản lý, hướng dẫn hoạt động sản xuất con dấu

- Hướng dẫn tuyên truyền các quy định của pháp luật về quản lý

và sử dụng con dấu

- Hướng dẫn kiểm ừa, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử

lý vi phạm về quản lý và sử dụng con dấu

- Phòng ngừa, phát hiện, ngàn chặn, đấu ừanh đối với các hành

vi vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

- Phối hợp với Ban tổ chức Trung ương Đảng hướng dẫn việc đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam

- Phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tài chính, Bộ

Ke hoạch và Đầu tư nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, xâydựng cơ sở dữ liệu về quản lý con dấu, bố trí kinh phí để tổ chứctriển khai thực hiện dự án cơp sở dữ liệu về quản lý con dấu

- Tổng hợp, báo cáo tình hỉnh, kết quả thực hiện công tác đăng

ký, quản lý con dấu

73.2.2 Trách nhiệm của cơ quan đăng kỷ mẫu con dấu

- Tiếp nhận hồ sơ, đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại con dấu, đăng ký thêm con dấu; đăng ký dấu nổi, dáu thu nhỏ* dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu