Bài giảng Tin học - Chương 4: Hàm trong Excel giới thiệu các hàm trong Excel giúp các bạn sử dụng Excel tốt hơn, ứng dụng thực tế vào excel để tính toán, học tập và làm việc hiệu quả hơn.
Trang 1Chương 4
HÀM
TRONG
EXCEL
Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, tài chính, logic,
xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng … Dạng thức tổng quát của hàm:
=<Tên hàm>(Danh sách đối số) Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm
Ví dụ: =SUM(D7; D13:D14; 10; 2+D16) Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp
dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau
Ví dụ:
=IF(AND(A2=10; A3>=8);“G”;IF(A2<7;“TB”;“K”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste
Function f x trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn từng bước
Chú ý: Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), tên hàm
không phân biệt chữ thường và chữ hoa Đối số phải đặt trong ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách
nhau bởi dấu chấm phẩy (hoặc dấu phẩy)
2.1 HÀM SỐ HỌC
1 Hàm ABS Công dụng: Lấy trị tuyệt đối của một số
Công thức:
number là số muốn lấy trị tuyệt đối
Ví dụ
2 Hàm SQRT Công dụng: Tính căn bậc 2 của một số
SQRT viết của từ SQUARE ROOT: Căn bậc 2
Công thức:
number số thực bất kỳ Nếu number là số âm,
hàm trả về lỗi #NUM!
Ví dụ
Công thức Kết quả =ABS(5-7) 2
Công thức Kết quả =SQRT(100) 10
3 Hàm INT Công dụng: Làm tròn một số xuống số nguyên gần
nhất
Công thức:
number là số muốn làm tròn
Ví dụ
4 Hàm PI Công dụng: Trả về số pi chính xác đến 15 số:
3.141592653589790
Công thức:
Sử dụng hàm PI() trong các công thức lượng giác
Công thức Kết quả =INT(1.5) =INT(-1.5)
1 -2
Trang 25 Hàm MOD Công dụng: Lấy phần dư sau khi chia một số cho
số chia
Công thức:
number số bị chia divisor số chia
Lưu ý!
Nếu divisor bằng zero, hàm trả về lỗi #DIV/0!
Hàm Mod có thể biểu diễn qua hàm Int theo công thức: MOD(n; d) = n - d*INT(n/d)
Ví dụ
Công thức Kết quả =MOD(10;3) 1 =MOD(8;2) 0
6 Hàm ROUND Công dụng: Làm tròn một số đến phần ký số do
bạn đưa ra
Công thức:
number: số muốn làm tròn
num_digits: số ký số muốn làm tròn
Ví dụ
Công thức Kết quả
=ROUND(2.15; 1)
=ROUND(2.149; 1)
=ROUND(21.5; -1)
num_digits Giải thích
> 0 làm tròn về bên phải cột thập phân = 0 làm tròn đến số nguyên gần nhất < 0 làm tròn về bên trái cột thập phân
2.2 2.1
20 (làm tròn đến hàng đơn vị)
7 Hàm SUM Công dụng: Tính tổng các đối số
Công thức:
argument1, argument2,… có thể là các hằng, địa
chỉ ô, miền
Ví dụ:
Công thức Kết quả
=SUM(3; 2)
=SUM("5“; 15; TRUE)
=SUM(A2:A5)
=SUM(A2:A4;15)
5
21 (Giá trị text được chuyển
sang số, giá trị logical TRUE được chuyển sang số 1)
40
55
8 Hàm SUMPRODUCT Công dụng: Nhân các phần tử tương ứng trong các
mảng với nhau và trả về tổng của chúng
Công thức:
array1, array2, có thể có từ 2 đến 30 mảng
cùng kích thước
Lưu ý!
Nếu các mảng giá trị không cùng kích thước hàm sẽ
trả về lỗi #VALUE!
Một phần tử bất kỳ trong mảng không phải là số thì coi là zero
Ví dụ:
sumproduct.xls
Trang 39 Hàm AVERAGE Công dụng: Tính trung bình cộng của các đối số
Công thức:
number1, number2 có thể có từ 1 đến 30 đối số
cần tính trung bình cộng
Lưu ý!
Các đối số có thể là số, tên, mảng hoặc vùng tham chiếu
Các thành phần của vùng tham chiếu, mảng giá trị nếu
là kiểu chuỗi thì chuyển thành 0
Nếu đối số là giá trị logic TRUE thì được hiểu là 1, FALSE hiểu là 0
Ví dụ: =AVERAGE(5;10;TRUE;FALSE) cho giá trị 4
10 Hàm MAX Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị kể
cả kiểu số, chữ, logic
Công thức:
value1,value2, có thể có từ 1 đến 30 giá trị muốn tìm giá trị lớn nhất
Lưu ý! Nếu các đối số là giá trị logic thì TRUE được
hiểu là 1, FALSE hiểu là 0
Ví dụ:
Công thức Kết quả =MAX(-2;-5;0;TRUE) 1 (TRUE chuyển thành 1)
11 Hàm MIN Công dụng: Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị kể
cả kiểu số, chữ, logic
Công thức:
value1,value2, có thể có từ 1 đến 30 giá trị muốn tìm giá trị lớn nhất
Lưu ý! Nếu các đối số là giá trị logic thì TRUE được
hiểu là 1, FALSE hiểu là 0
Ví dụ:
Công thức Kết quả
=MIN(21;5;0.5;TRUE;FALSE) 0 (FALSE, chuyển thành 0)
Ví dụ: Tính thuế thu nhập cá nhân thue-thu-nhap.xls
Ghi chú: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán
nhanh như sau:
Trước tiên đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click
vào thanh trạng thái của Excel sẽ hiện menu có các
mục chọn là các giá trị cần tính:
None: huỷ giá trị đã tính
Average: tính trị trung bình
Count: đếm số ô
Count Nums: chỉ đếm số ô chứa giá trị số
Max: tìm giá trị lớn nhất
Min: tìm giá trị nhỏ nhất
Sum: tính tổng các giá trị
Tiếp theo chỉ cần click một mục tương ứng thì kết
quả sẽ được hiển thị ngay trên thanh trạng thái
Trang 42.2 HÀM ĐIỀU KIỆN
1 Hàm AND Công dụng: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện đều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các điều kiện là FALSE
Công thức:
logical_1, logical_2 là các điều kiện cần kiểm
tra
Ví dụ:
Công thức Kết quả
=AND(TRUE; FALSE)
=AND(2+2=4;2+3=5)
=AND(1<A2;A2<100)
FALSE TRUE TRUE
2 Hàm OR Công dụng: Trả về TRUE nếu một trong các điều kiện là TRUE , trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện là
FALSE
Công thức:
logical_1, logical_2 là các điều kiện cần kiểm
tra
Ví dụ:
Công thức Kết quả
=OR(TRUE; FALSE; FALSE)
=OR(2+2=5; 2+3<5)
=OR(1>A2; A2<100)
TRUE FALSE TRUE
3 Hàm NOT Công dụng: Trả về phủ định của một biểu thức
Logic
Công thức:
logical là một biểu thức điều kiện kiểu logic
Ví dụ:
=NOT(FALSE) 1 (TRUE)
=NOT(1+1=2) 0 (FALSE)
4 Hàm IF Công dụng: Trả về một giá trị nếu điều kiện là
đúng, trả về một giá trị khác nếu điều kiện là sai
Công thức:
logical_test: điều kiện để xét
value_if_true: giá trị trả về nếu logical_test là
TRUE
value_if_false: giá trị trả về nếu logical_test là
FALSE
Lưu ý!
Có thể có 7 hàm IF được lồng vào nhau để tạo nên
công thức phức tạp hơn Các điều kiện phải có giá trị
là TRUE hoặc FALSE
Trang 5• IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)
• Ví d ụ :
•IF(A1>2,”A”,”B”)
• N u A1 l ớ n h ơ n 2, giá tr ị tr ả v ề là A
• N u A1 nh ỏ h ơ n hay b ằ ng 2, giá tr ị tr ả v ề là B
• Thành ti ề n=S ố l ượ ng x Đơ n giá
• N u MÃ HÀNG b ắ t đầ u b ằ ng B và S Ố L ƯỢ NG l ớ n h ơ n 20 thì gi ả m THÀNH TI Ề N 10%
• =IF(AND(LEFT(A2,1)="B",B2>20),B2*C2*90%,B2*C2)
5 Hàm SUMIF Công dụng: hàm tr ả v ề giá tr ị t ổ ng c ủ a nh ữ ng
ph ầ n t ử đượ c ch ọn trong vùng Sum_Range,
nh ữ ng ph ầ n t ử này đượ c ch ọ n t ươ ng ứ ng v ớ i
nh ữ ng dòng c ủa vùng Range có giá trị tho ả
mãn đ i ề u ki ệ n c ủa Criteria
Công thức:
range là dãy ô muốn tính toán Nó có thể là dãy ô chứa điều
kiện hoặc dãy ô vừa chứa điều kiện, vừa chứa các giá trị để tính tổng
criteria là điều kiện để tính tổng có thể là số, biểu thức,
hoặc kiểu văn bản ví dụ: 5,“<=25","CPU"
sum_range là dãy giá trị cần tính tổng Nếu không có sum_range thì range là dãy chứa giá trị để tính tổng
Ví d ụ SUMIF
◦ Các giá tr ị vùng A1:A4 bằng 100, 200, 300, 400
◦ Các giá tr ị vùng B1:B4 bằng 7, 4, 21, 28
◦ =SUMIF(A1:A4,">160",B1:B4) có kế t qu ả là 63
6 Hàm COUNTIF Công dụng: COUNTIF(Range, Criteria): hàm
tr ả v ề giá tr ị đế m nh ữ ng ph ầ n t ử c ủ a vùng
Công thức:
range là dãy ô muốn đếm
criteria là điều kiện: số, biểu thức logic, hay kiểu
chữ Ví dụ: 10, ">=10",“5"
Ví dụ:
Giá tr ị vùng A1:A4 bằng 100, 200, 300, 400
=COUNTIF(A1:A4,“>160”) sẽ cho giá tr ị 3
Trang 6
2.3 HÀM THỐNG KÊ
1 Hàm COUNT Công dụng: Đếm số ô dữ liệu kiểu số trong vùng
tham chiếu
Công thức:
value1,value2, có thể có từ 1 đến 30 vùng giá
trị mà bạn muốn đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số
Lưu ý: Các tham số có thể là số, ngày tháng, hoặc
chuỗi đại diện cho số đều được tính Giá trị lỗi, hoặc chuỗi không thể chuyển đổi sang số được bỏ qua
Ví dụ:
Công thức Kết quả
=COUNT(A2:A7)
=COUNT(A5:A7)
=COUNT(A2:A7,2)
3
2
4
2 Hàm COUNTA và COUNTIF a) COUNTA
Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu (không phải là ô rỗng) trong vùng tham
chiếu
Công thức:
value1,value2, có thể có từ 1 đến 30 vùng giá trị mà bạn muốn
đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số
Lưu ý:
Để đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số dùng hàm COUNT, để đếm ô rỗng dùng hàm COUNTBLANK
Ví dụ:
=COUNTA(-2;"VTD“;5;8) {kết quả 4}
B) COUNTIF COUNTIF (X1,X2,…, điều_kiện) hay COUNTIF(miền, điều_kiện)
Đếm số lượng giá trị thoả mãn điều kiện COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥5 trong C3:C11 COUNTIF(C3 C11,”5”): Số ô có giá trị = 5 trong C3 C11
3 Hàm RANK Công dụng: Tìm vị thứ của một số trong dãy số
Công thức:
number giá trị mà bạn cần tìm vị thứ
ref là mảng hoặc vùng tham chiếu đến một danh sách
giá trị kiểu số Những giá trị không phải là số được bỏ qua
order: phương thức sắp xếp
– order = 0, hoặc bỏ qua thì số lớn nhất có vị trí nhỏ nhất 1 – order = 1 thì số nhỏ nhất có vị trí nhỏ nhất 1
Lưu ý! Nếu 2 số cùng vị thứ thì vị thứ tiếp theo được
bỏ qua Ví dụ: Có 2 giá trị ở vị thứ số 1 thì sẽ không có
vị thứ số 2 mà chỉ có vị thứ số 3
Ví dụ: ham-rank.xls
2.4 HÀM CHUỖI
1 Hàm LEFT Công dụng: Trích bên trái một chuỗi một hoặc
nhiều ký tự dựa vào số ký tự được chỉ định
Công thức:
text là chuỗi cần trích ký tự num_chars là ký tự mà bạn cần trích bên trái
chuỗi text
Lưu ý:
num_chars nếu lớn hơn độ dài của chuỗi thì sẽ trả về toàn bộ chuỗi text
num_chars nếu bỏ qua thì mặc định là 1
Ví dụ 1:
=LEFT("ABCD“; 2) {kết quả : "AB"}
Trang 7
Ví dụ 2:
Dựa vào cột Mã hàng điền vào cột Tên hàng theo chữ đầu của Mã hàng: C → “Café, T → “Trà”, G → “Gạo”
Công thức ô C3:
=IF(LEFT(B3;1)=“C”;”Cafe”;IF(LEFT(B3;1)=“T”;”Trà”;”Gạo”))
Ví dụ 2:
2 Hàm RIGHT Công dụng: Trích bên phải một chuỗi một hoặc
nhiều ký tự dựa vào số ký tự được chỉ định
Công thức:
text là chuỗi cần trích ký tự num_chars là ký tự mà bạn cần trích bên trái
chuỗi text
Lưu ý:
num_chars nếu lớn hơn độ dài của chuỗi thì sẽ trả về toàn bộ chuỗi text
num_chars nếu bỏ qua thì mặc định là 1
Ví dụ:
=RIGHT("ABCD",2) {kết quả : "CD"}
3 Hàm MID Công dụng: Trích một chuỗi con từ một chuỗi text, bắt đầu từ vị trí start_num với số ký tự được chỉ định num_chars
Công thức:
text: chuỗi hoặc tham chiếu đến chuỗi
start_num: vị trí bắt đầu trích lọc chuỗi con trong text num_chars: số ký tự của chuỗi mới cần trích từ chuỗi text Lưu ý:
start_num > chiều dài chuỗi text thì hàm trả về chuỗi rỗng start_num < 1 hàm trả về lỗi #VALUE!
Ví dụ:
=MID(”mùa thu Hà Nội”; 5; 3) {kết quả : “thu”}
Trang 84 Hàm LEN
Công dụng: Tính độ dài (số ký tự) của một chuỗi
Công thức:
text: nội dung mà bạn cần xác định độ dài
Ví dụ: =LEN("ABCD") {kết quả là 4}
5 Hàm LOWER Công dụng: Đổi tất cả các ký tự trong chuỗi sang
chữ thường
Công thức:
text: chuỗi văn bản cần chuyển định dạng
Ví dụ: =LOWER("TRUNG Tam") {kết quả : “trung tam”}
6 Hàm UPPER Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi
thành ký tự hoa
Công thức:
text: chuỗi văn bản cần chuyển định dạng
Ví dụ:
=UPPER("Trung tam") {kết quả: "TRUNG TAM"}
7 Hàm PROPER Công dụng: Chuyển ký tự đầu tiên của mỗi từ
thành chữ hoa
Công thức:
text: chuỗi văn bản cần chuyển định dạng
Ví dụ:
=PROPER("trung tam”) {kết quả : “Trung Tam”}
8 Hàm TRIM Công dụng: Xóa tất cả các ký tự trắng của chuỗi
trừ những khoảng đơn dùng để làm khoảng cách bên trong chuỗi
Công thức:
text: chuỗi cần xóa các ký tự trắng
Ví dụ: =TRIM(" Thủ đô Hà Nội ") {kết quả: "Thủ đô Hà Nội"}
9 Hàm FIND
Công dụng: cho vị trí của chuỗi con find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu
bỏ qua start_num nó cho giá trị bằng 1 Hàm này phân
biệt chữ HOA và thường
Công thức:
Ví dụ:
=FIND("e","MS Excel 6.0") {kết quả : }
=FIND("E","MS Excel 6.0") {kết quả : }
=FIND("Excel","MS Excel 6.0") {kết quả : }
Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng”
=LEFT(A1;Find(" ";A1)-1) {kết quả: }
10 Hàm SEARCH Tương tự hàm FIND nhưng không phân biệt chữ HOA
và thường
8
5
5
“Lê”
Trang 911 Hàm SUBSTITUTE Công dụng: Thay thế một chuỗi cụ thể bên trong
chuỗi bằng chuỗi khác Dùng SUBSTITUTE khi muốn thay thế một chuỗi cụ thể
Công thức:
text: chuỗi văn bản cần thay thế nội dung
old_text: nội dung bên trong chuỗi text cần thay thế
new_text: chuỗi văn bản mới để thay chuỗi cũ instance_num:
chỉ định thay thế ở lần mà tìm thấy chuỗi old_text trong chuỗi
text Nếu bỏ qua thì sẽ thay thế tất cả các old_text được tìm
thấy trong chuỗi text
Ví dụ 1:
=SUBSTITUTE("CD001";"CD";"CDRW";1) {kết quả: CDRW001}
=SUBSTITUTE("DVD002";"0";"A") {kết quả: DVDAA2}
Ví dụ 2: Tách riêng tên và họ lót tach Ho va ten.xls
2.5 HÀM TÌM KiẾM
1 Hàm VLOOKUP
Công dụng: Dò tìm một giá trị ở cột đầu tiên bên trái
của 1 bảng dữ liệu Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị ở cùng trên dòng với giá trị tìm thấy trên cột mà bạn chỉ định
Công thức:
lookup_value: giá trị dùng để tìm kiếm, nó có thể là một giá
trị, một tham chiếu hay một chuỗi ký tự
table_array: vùng chứa dữ liệu cần tìm Đây là bảng dữ liệu
phụ có nội dung thường cố định để lấy dữ liệu
Các giá trị ở cột đầu tiên có thể là giá trị số, chuỗi ký tự, hoặc logic
Nếu range_lookup là TRUE (hay 1) thì giá trị ở cột đầu
tiên của bảng dữ liệu phụ này phải được sắp xếp tăng dần
row_index_num: số thứ tự cột trên bảng dữ liệu phụ mà dữ
liệu bạn cần lấy Giá trị trả về nằm trên cột bạn chỉ định này
và ở dòng mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm lookup_value
range_lookup: giá trị logic được chỉ định muốn VLOOKUP
tìm kiếm chính xác hay là tương đối Nếu range_lookup là
TRUE (hay 1) hàm sẽ trả về kết quả tìm kiếm tương đối; khi
đó nếu lookup_value lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh
sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng Nếu
range_lookup là FALSE (hay 0) hàm tìm kiếm chính xác,
nếu không có trả về lỗi #N/A! (Not Available: bất khả thi)
Lưu ý:
Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột
đầu tiên của bảng dữ liệu phụ, VLOOKUP trả về lỗi
#N/A!
VLOOKUP xuất phát từ vertical lookup: dò tìm theo
phương đứng, hay theo cột
Ví dụ:
ham-vlookup.xls
Ví dụ 1
◦=VLOOKUP(“N”,$B$10:$D$13, 2 ,FALSE)
◦=VLOOKUP(“P”,$B$10:$D$13, 2 ,FALSE)
◦=VLOOKUP(“N”,$B$10:$D$13,3,FALSE)
◦=VLOOKUP(“P”,$B$10:$D$13,3,FALSE)
14
9
9
2
P
13
7
1
7
O
12
2
7
5
N
11
5
3
2
M
10
F
E
D
C
B
Trang 10Ví d ụ 2
P Tài v ụ
C
12
P T ổ ch ứ c
B
11
Ban G Đ
A
10
TÊN ĐƠ N V Ị
DV
9
DANH M Ụ C ĐƠ N V Ị
8
Kim Liên
B
7
Lê S ơ n
A
6
Ng Thanh
C
5
Ng Bi ể u
C
4
Ph ạ m Thái
B
3
T Minh H ả i Ban G Đ
A
2
H Ọ TÊN TÊN DV
DV
1
D
C
B
A
=VLOOKUP(A2,$B$12:$C$14,2,FALSE)
2 Hàm HLOOKUP
Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP
(Horizontal Look Up) giống như hàm VLOOKUP
(Vertical Look Up), chỉ khác là hàm VLOOKUP dò
tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới
Ví dụ:
ham-Hlookup.xls
Ví dụ
=HLOOKUP(A2,$B$11:$D$12,2,FALSE)
14
13
P Tài v ụ
P T ổ ch ứ c Ban G Đ
TÊN Đ V
12
B
C
A
DV
11
DANH M Ụ C ĐƠ N V Ị
10
9
8
Kim Liên
7
Lê S ơ n
B
6
Ng Thanh
C
5
Ng, Bi ể u
C
4
Ph ạ m Thái
B
3
T Minh H ả i Ban G Đ
A
2
H Ọ TÊN TÊN DV
DV
1
D
C
B
A
2.6 HÀM NGÀY THÁNG
Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900
Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904 Tài liệu này
được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows
Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập
trong Regional Options của Control Panel Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy) Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy)
Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ
nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi