Bài giảng tin học chương 4 hàm trong excel

Chương 4 HÀM TRONG EXCEL Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, tài chính, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng … Dạng thức tổng quát của hàm: =Danh

Chương 4

HÀM

TRONG

EXCEL

Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, tài chính, logic,

xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng … Dạng thức tổng quát của hàm:

=<Tên hàm>(Danh sách ñối số) Danh sách ñối số: có thể là các trị số, dãy các ô, ñịa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm

Ví dụ: =SUM(D7; D13:D14; 10; 2+D16) Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải ñược bao trong cặp

dấu “ ”

Các hàm số có thể lồng nhau

Ví dụ:

=IF(AND(A2=10; A3>=8);“G”;IF(A2<7;“TB”;“K”))

Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste

Function f x trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn từng bước

Chú ý: Hàm phải bắt ñầu bởi dấu bằng (=), tên hàm

không phân biệt chữ thường và chữ hoa Đối số phải ñặt trong ngoặc ñơn ( ), giữa các ñối số phân cách

nhau bởi dấu chấm phẩy (hoặc dấu phẩy)

2.1 HÀM SỐ HỌC

1 Hàm ABS Công dụng: Lấy trị tuyệt ñối của một số

Công thức:

number là số muốn lấy trị tuyệt ñối

Ví dụ

2 Hàm SQRT Công dụng: Tính căn bậc 2 của một số

SQRT viết của từ SQUARE ROOT: Căn bậc 2

Công thức:

number số thực bất kỳ Nếu number là số âm,

hàm trả về lỗi #NUM!

Ví dụ

Công thức Kết quả =ABS(5-7) 2

Công thức Kết quả =SQRT(100) 10

3 Hàm INT Công dụng: Làm tròn một số xuống số nguyên gần

nhất

Công thức:

number là số muốn làm tròn

Ví dụ

4 Hàm PI Công dụng: Trả về số pi chính xác ñến 15 số:

3.141592653589790

Công thức:

Sử dụng hàm PI() trong các công thức lượng giác

Công thức Kết quả =INT(1.5) =INT(-1.5)

1 -2

5 Hàm MOD Công dụng: Lấy phần dư sau khi chia một số cho

số chia

Công thức:

number số bị chia divisor số chia

Lưu ý!

Nếu divisor bằng zero, hàm trả về lỗi #DIV/0!

Hàm Mod có thể biểu diễn qua hàm Int theo công thức: MOD(n; d) = n - d*INT(n/d)

Ví dụ

Công thức Kết quả =MOD(10;3) 1 =MOD(8;2) 0

6 Hàm ROUND Công dụng: Làm tròn một số ñến phần ký số do

bạn ñưa ra

Công thức:

number: số muốn làm tròn

num_digits: số ký số muốn làm tròn

Ví dụ

Công thức Kết quả

=ROUND(2.15; 1)

=ROUND(2.149; 1)

=ROUND(21.5; -1)

num_digits Giải thích

> 0 làm tròn về bên phải cột thập phân = 0 làm tròn ñến số nguyên gần nhất < 0 làm tròn về bên trái cột thập phân

2.2 2.1

20 (làm tròn ñến hàng ñơn vị)

7 Hàm SUM Công dụng: Tính tổng các ñối số

Công thức:

argument1, argument2,… có thể là các hằng, ñịa

chỉ ô, miền

Ví dụ:

Công thức Kết quả

=SUM(3; 2)

=SUM("5“; 15; TRUE)

=SUM(A2:A5)

=SUM(A2:A4;15)

5

21 (Giá trị text ñược chuyển

sang số, giá trị logical TRUE ñược chuyển sang số 1)

40

55

8 Hàm SUMPRODUCT Công dụng: Nhân các phần tử tương ứng trong các

mảng với nhau và trả về tổng của chúng

Công thức:

array1, array2, có thể có từ 2 ñến 30 mảng

cùng kích thước

Lưu ý!

Nếu các mảng giá trị không cùng kích thước hàm sẽ

trả về lỗi #VALUE!

Một phần tử bất kỳ trong mảng không phải là số thì coi là zero

Ví dụ:

sumproduct.xls

9 Hàm AVERAGE Công dụng: Tính trung bình cộng của các ñối số

Công thức:

number1, number2 có thể có từ 1 ñến 30 ñối số

cần tính trung bình cộng

Lưu ý!

Các ñối số có thể là số, tên, mảng hoặc vùng tham chiếu

Các thành phần của vùng tham chiếu, mảng giá trị nếu

là kiểu chuỗi thì chuyển thành 0

Nếu ñối số là giá trị logic TRUE thì ñược hiểu là 1, FALSE hiểu là 0

Ví dụ: =AVERAGE(5;10;TRUE;FALSE) cho giá trị 4

10 Hàm MAX Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị kể

cả kiểu số, chữ, logic

Công thức:

value1,value2, có thể có từ 1 ñến 30 giá trị muốn tìm giá trị lớn nhất

Lưu ý! Nếu các ñối số là giá trị logic thì TRUE ñược

hiểu là 1, FALSE hiểu là 0

Ví dụ:

Công thức Kết quả =MAX(-2;-5;0;TRUE) 1 (TRUE chuyển thành 1)

11 Hàm MIN Công dụng: Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị kể

cả kiểu số, chữ, logic

Công thức:

value1,value2, có thể có từ 1 ñến 30 giá trị muốn tìm giá trị lớn nhất

Lưu ý! Nếu các ñối số là giá trị logic thì TRUE ñược

hiểu là 1, FALSE hiểu là 0

Ví dụ:

Công thức Kết quả

=MIN(21;5;0.5;TRUE;FALSE) 0 (FALSE, chuyển thành 0)

Ví dụ: Tính thuế thu nhập cá nhân thue-thu-nhap.xls

Ghi chú: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán

nhanh như sau:

Trước tiên ñánh dấu vùng cần tính toán rồi right click

vào thanh trạng thái của Excel sẽ hiện menu có các

mục chọn là các giá trị cần tính:

None: huỷ giá trị ñã tính

Average: tính trị trung bình

Count: ñếm số ô

Count Nums: chỉ ñếm số ô chứa giá trị số

Max: tìm giá trị lớn nhất

Min: tìm giá trị nhỏ nhất

Sum: tính tổng các giá trị

Tiếp theo chỉ cần click một mục tương ứng thì kết

quả sẽ ñược hiển thị ngay trên thanh trạng thái

2.2 HÀM ĐIỀU KIỆN

1 Hàm AND Công dụng: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả ñiều kiện ñều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các ñiều kiện là FALSE

Công thức:

logical_1, logical_2 là các ñiều kiện cần kiểm

tra

Ví dụ:

Công thức Kết quả

=AND(TRUE; FALSE)

=AND(2+2=4;2+3=5)

=AND(1<A2;A2<100)

FALSE TRUE TRUE

2 Hàm OR Công dụng: Trả về TRUE nếu một trong các ñiều kiện là TRUE , trả về FALSE nếu tất cả các ñiều kiện là

FALSE

Công thức:

logical_1, logical_2 là các ñiều kiện cần kiểm

tra

Ví dụ:

Công thức Kết quả

=OR(TRUE; FALSE; FALSE)

=OR(2+2=5; 2+3<5)

=OR(1>A2; A2<100)

TRUE FALSE TRUE

3 Hàm NOT Công dụng: Trả về phủ ñịnh của một biểu thức

Logic

Công thức:

logical là một biểu thức ñiều kiện kiểu logic

Ví dụ:

=NOT(FALSE) 1 (TRUE)

=NOT(1+1=2) 0 (FALSE)

4 Hàm IF Công dụng: Trả về một giá trị nếu ñiều kiện là

ñúng, trả về một giá trị khác nếu ñiều kiện là sai

Công thức:

logical_test: ñiều kiện ñể xét

value_if_true: giá trị trả về nếu logical_test là

TRUE

value_if_false: giá trị trả về nếu logical_test là

FALSE

Lưu ý!

Có thể có 7 hàm IF ñược lồng vào nhau ñể tạo nên

công thức phức tạp hơn Các ñiều kiện phải có giá trị

là TRUE hoặc FALSE

• IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)

• Ví d ụ :

•IF(A1>2,”A”,”B”)

• N u A1 l ớ n h ơ n 2, giá tr ị tr ả v ề là A

• N u A1 nh ỏ h ơ n hay b ằ ng 2, giá tr ị tr ả v ề là B

• Thành ti ề n=S ố l ượ ng x Đơ n giá

• N u MÃ HÀNG b ắ t ñầ u b ằ ng B và S Ố L ƯỢ NG l ớ n h ơ n 20 thì gi ả m THÀNH TI Ề N 10%

• =IF(AND(LEFT(A2,1)="B",B2>20),B2*C2*90%,B2*C2)

5 Hàm SUMIF Công dụng: hàm tr ả v ề giá tr ị t ổ ng c ủ a nh ữ ng

ph ầ n t ử ñượ c ch ọn trong vùng Sum_Range,

nh ữ ng ph ầ n t ử này ñượ c ch ọ n t ươ ng ứ ng v ớ i

nh ữ ng dòng c ủa vùng Range có giá trị tho ả

mãn ñ i ề u ki ệ n c ủa Criteria

Công thức:

range là dãy ô muốn tính toán Nó có thể là dãy ô chứa ñiều

kiện hoặc dãy ô vừa chứa ñiều kiện, vừa chứa các giá trị ñể tính tổng

criteria là ñiều kiện ñể tính tổng có thể là số, biểu thức,

hoặc kiểu văn bản ví dụ: 5,“<=25","CPU"

sum_range là dãy giá trị cần tính tổng Nếu không có sum_range thì range là dãy chứa giá trị ñể tính tổng

— Ví d ụ SUMIF

◦ Các giá tr ị vùng A1:A4 bằng 100, 200, 300, 400

◦ Các giá tr ị vùng B1:B4 bằng 7, 4, 21, 28

◦ =SUMIF(A1:A4,">160",B1:B4) có kế t qu ả là 63

6 Hàm COUNTIF Công dụng: COUNTIF(Range, Criteria): hàm

tr ả v ề giá tr ị ñế m nh ữ ng ph ầ n t ử c ủ a vùng

Range thoả mãn ñ i ề u ki ệ n c ủa Criteria

Công thức:

range là dãy ô muốn ñếm

criteria là ñiều kiện: số, biểu thức logic, hay kiểu

chữ Ví dụ: 10, ">=10",“5"

Ví dụ:

Giá tr ị vùng A1:A4 bằng 100, 200, 300, 400

=COUNTIF(A1:A4,“>160”) sẽ cho giá tr ị 3

2.3 HÀM THỐNG KÊ

1 Hàm COUNT Công dụng: Đếm số ô dữ liệu kiểu số trong vùng

tham chiếu

Công thức:

value1,value2, có thể có từ 1 ñến 30 vùng giá

trị mà bạn muốn ñếm số ô chứa dữ liệu kiểu số

Lưu ý: Các tham số có thể là số, ngày tháng, hoặc

chuỗi ñại diện cho số ñều ñược tính Giá trị lỗi, hoặc chuỗi không thể chuyển ñổi sang số ñược bỏ qua

Ví dụ:

Công thức Kết quả

=COUNT(A2:A7)

=COUNT(A5:A7)

=COUNT(A2:A7,2)

3

2

4

2 Hàm COUNTA và COUNTIF a) COUNTA

Công dụng: Đếm số ô có dữ liệu (không phải là ô rỗng) trong vùng tham

chiếu

Công thức:

value1,value2, có thể có từ 1 ñến 30 vùng giá trị mà bạn muốn

ñếm số ô chứa dữ liệu kiểu số

Lưu ý:

Để ñếm số ô chứa dữ liệu kiểu số dùng hàm COUNT, ñể ñếm ô rỗng dùng hàm COUNTBLANK

Ví dụ:

=COUNTA(-2;"VTD“;5;8) {kết quả 4}

B) COUNTIF COUNTIF (X1,X2,…, ñiều_kiện) hay COUNTIF(miền, ñiều_kiện)

Đếm số lượng giá trị thoả mãn ñiều kiện COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥5 trong C3:C11 COUNTIF(C3 C11,”5”): Số ô có giá trị = 5 trong C3 C11

3 Hàm RANK Công dụng: Tìm vị thứ của một số trong dãy số

Công thức:

number giá trị mà bạn cần tìm vị thứ

ref là mảng hoặc vùng tham chiếu ñến một danh sách

giá trị kiểu số Những giá trị không phải là số ñược bỏ qua

order: phương thức sắp xếp

– order = 0, hoặc bỏ qua thì số lớn nhất có vị trí nhỏ nhất 1 – order = 1 thì số nhỏ nhất có vị trí nhỏ nhất 1

Lưu ý! Nếu 2 số cùng vị thứ thì vị thứ tiếp theo ñược

bỏ qua Ví dụ: Có 2 giá trị ở vị thứ số 1 thì sẽ không có

vị thứ số 2 mà chỉ có vị thứ số 3

Ví dụ: ham-rank.xls

2.4 HÀM CHUỖI

1 Hàm LEFT Công dụng: Trích bên trái một chuỗi một hoặc

nhiều ký tự dựa vào số ký tự ñược chỉ ñịnh

Công thức:

text là chuỗi cần trích ký tự num_chars là ký tự mà bạn cần trích bên trái

chuỗi text

Lưu ý:

num_chars nếu lớn hơn ñộ dài của chuỗi thì sẽ trả về toàn bộ chuỗi text

num_chars nếu bỏ qua thì mặc ñịnh là 1

Ví dụ 1:

=LEFT("ABCD“; 2) {kết quả : "AB"}

Ví dụ 2:

Dựa vào cột Mã hàng ñiền vào cột Tên hàng theo chữ ñầu của Mã hàng: C → “Café, T → “Trà”, G → “Gạo”

Công thức ô C3:

=IF(LEFT(B3;1)=“C”;”Cafe”;IF(LEFT(B3;1)=“T”;”Trà”;”Gạo”))

Ví dụ 2:

2 Hàm RIGHT Công dụng: Trích bên phải một chuỗi một hoặc

nhiều ký tự dựa vào số ký tự ñược chỉ ñịnh

Công thức:

text là chuỗi cần trích ký tự num_chars là ký tự mà bạn cần trích bên trái

chuỗi text

Lưu ý:

num_chars nếu lớn hơn ñộ dài của chuỗi thì sẽ trả về toàn bộ chuỗi text

num_chars nếu bỏ qua thì mặc ñịnh là 1

Ví dụ:

=RIGHT("ABCD",2) {kết quả : "CD"}

3 Hàm MID Công dụng: Trích một chuỗi con từ một chuỗi text, bắt ñầu từ vị trí start_num với số ký tự ñược chỉ ñịnh num_chars

Công thức:

text: chuỗi hoặc tham chiếu ñến chuỗi

start_num: vị trí bắt ñầu trích lọc chuỗi con trong text num_chars: số ký tự của chuỗi mới cần trích từ chuỗi text Lưu ý:

start_num > chiều dài chuỗi text thì hàm trả về chuỗi rỗng start_num < 1 hàm trả về lỗi #VALUE!

Ví dụ:

=MID(”mùa thu Hà Nội”; 5; 3) {kết quả : “thu”}

4 Hàm LEN

Công dụng: Tính ñộ dài (số ký tự) của một chuỗi

Công thức:

text: nội dung mà bạn cần xác ñịnh ñộ dài

Ví dụ: =LEN("ABCD") {kết quả là 4}

5 Hàm LOWER Công dụng: Đổi tất cả các ký tự trong chuỗi sang

chữ thường

Công thức:

text: chuỗi văn bản cần chuyển ñịnh dạng

Ví dụ: =LOWER("TRUNG Tam") {kết quả : “trung tam”}

6 Hàm UPPER Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi

thành ký tự hoa

Công thức:

text: chuỗi văn bản cần chuyển ñịnh dạng

Ví dụ:

=UPPER("Trung tam") {kết quả: "TRUNG TAM"}

7 Hàm PROPER Công dụng: Chuyển ký tự ñầu tiên của mỗi từ

thành chữ hoa

Công thức:

text: chuỗi văn bản cần chuyển ñịnh dạng

Ví dụ:

=PROPER("trung tam”) {kết quả : “Trung Tam”}

8 Hàm TRIM Công dụng: Xóa tất cả các ký tự trắng của chuỗi

trừ những khoảng ñơn dùng ñể làm khoảng cách bên trong chuỗi

Công thức:

text: chuỗi cần xóa các ký tự trắng

Ví dụ: =TRIM(" Thủ ñô Hà Nội ") {kết quả: "Thủ ñô Hà Nội"}

9 Hàm FIND

Công dụng: cho vị trí của chuỗi con find_text trong chuỗi text bắt ñầu tìm từ vị trí start_num, nếu

bỏ qua start_num nó cho giá trị bằng 1 Hàm này phân

biệt chữ HOA và thường

Công thức:

Ví dụ:

=FIND("e","MS Excel 6.0") {kết quả : }

=FIND("E","MS Excel 6.0") {kết quả : }

=FIND("Excel","MS Excel 6.0") {kết quả : }

Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng”

=LEFT(A1;Find(" ";A1)-1) {kết quả: }

10 Hàm SEARCH Tương tự hàm FIND nhưng không phân biệt chữ HOA

và thường

8

5

5

“Lê”

11 Hàm SUBSTITUTE Công dụng: Thay thế một chuỗi cụ thể bên trong

chuỗi bằng chuỗi khác Dùng SUBSTITUTE khi muốn thay thế một chuỗi cụ thể

Công thức:

text: chuỗi văn bản cần thay thế nội dung

old_text: nội dung bên trong chuỗi text cần thay thế

new_text: chuỗi văn bản mới ñể thay chuỗi cũ instance_num:

chỉ ñịnh thay thế ở lần mà tìm thấy chuỗi old_text trong chuỗi

text Nếu bỏ qua thì sẽ thay thế tất cả các old_text ñược tìm

thấy trong chuỗi text

Ví dụ 1:

=SUBSTITUTE("CD001";"CD";"CDRW";1) {kết quả: CDRW001}

=SUBSTITUTE("DVD002";"0";"A") {kết quả: DVDAA2}

Ví dụ 2: Tách riêng tên và họ lót tach Ho va ten.xls

2.5 HÀM TÌM KiẾM

1 Hàm VLOOKUP

Công dụng: Dò tìm một giá trị ở cột ñầu tiên bên trái

của 1 bảng dữ liệu Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị ở cùng trên dòng với giá trị tìm thấy trên cột mà bạn chỉ ñịnh

Công thức:

lookup_value: giá trị dùng ñể tìm kiếm, nó có thể là một giá

trị, một tham chiếu hay một chuỗi ký tự

table_array: vùng chứa dữ liệu cần tìm Đây là bảng dữ liệu

phụ có nội dung thường cố ñịnh ñể lấy dữ liệu

Các giá trị ở cột ñầu tiên có thể là giá trị số, chuỗi ký tự, hoặc logic

Nếu range_lookup là TRUE (hay 1) thì giá trị ở cột ñầu

tiên của bảng dữ liệu phụ này phải ñược sắp xếp tăng dần

row_index_num: số thứ tự cột trên bảng dữ liệu phụ mà dữ

liệu bạn cần lấy Giá trị trả về nằm trên cột bạn chỉ ñịnh này

và ở dòng mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm lookup_value

range_lookup: giá trị logic ñược chỉ ñịnh muốn VLOOKUP

tìm kiếm chính xác hay là tương ñối Nếu range_lookup là

TRUE (hay 1) hàm sẽ trả về kết quả tìm kiếm tương ñối; khi

ñó nếu lookup_value lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh

sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng Nếu

range_lookup là FALSE (hay 0) hàm tìm kiếm chính xác,

nếu không có trả về lỗi #N/A! (Not Available: bất khả thi)

Lưu ý:

Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột

ñầu tiên của bảng dữ liệu phụ, VLOOKUP trả về lỗi

#N/A!

VLOOKUP xuất phát từ vertical lookup: dò tìm theo

phương ñứng, hay theo cột

Ví dụ:

ham-vlookup.xls

◦=VLOOKUP(“N”,$B$10:$D$13, 2 ,FALSE)

◦=VLOOKUP(“P”,$B$10:$D$13, 2 ,FALSE)

◦=VLOOKUP(“N”,$B$10:$D$13,3,FALSE)

◦=VLOOKUP(“P”,$B$10:$D$13,3,FALSE)

14

9

9

2

P

13

7

1

7

O

12

2

7

5

N

11

5

3

2

M

10

F

E

D

C

B

— Ví d ụ 2

P Tài v ụ

C

12

P T ổ ch ứ c

B

11

Ban G Đ

A

10

TÊN ĐƠ N V Ị

DV

9

DANH M Ụ C ĐƠ N V Ị

8

Kim Liên

B

7

Lê S ơ n

A

6

Ng Thanh

C

5

Ng Bi ể u

C

4

Ph ạ m Thái

B

3

T Minh H ả i Ban G Đ

A

2

H Ọ TÊN TÊN DV

DV

1

D

C

B

A

=VLOOKUP(A2,$B$12:$C$14,2,FALSE)

2 Hàm HLOOKUP

(Horizontal Look Up) giống như hàm VLOOKUP

(Vertical Look Up), chỉ khác là hàm VLOOKUP dò

tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới

Ví dụ:

ham-Hlookup.xls

=HLOOKUP(A2,$B$11:$D$12,2,FALSE)

14

13

P Tài v ụ

P T ổ ch ứ c Ban G Đ

TÊN Đ V

12

B

C

A

DV

11

DANH M Ụ C ĐƠ N V Ị

10

9

8

Kim Liên

7

Lê S ơ n

B

6

Ng Thanh

C

5

Ng, Bi ể u

C

4

Ph ạ m Thái

B

3

T Minh H ả i Ban G Đ

A

2

H Ọ TÊN TÊN DV

DV

1

D

C

B

A

2.6 HÀM NGÀY THÁNG

Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh Windows dùng hệ ngày bắt ñầu từ 1900

Macitosh dùng hệ ngày bắt ñầu từ 1904 Tài liệu này

ñược diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows

Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập

trong Regional Options của Control Panel Mặc ñịnh là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy) Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy)

Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ

nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản Công thức tham chiếu tới giá trị ñó sẽ trả về lỗi