Bài giảng tin 1 chương 4 đh kinh doanh và công nghệ hà nội

VD: Tab Home  C2: nhấp chuột phải lên thanh Menu ngang/ bỏ chọn ở mục Minimize the Ribbon..  Cột bên phải, phần Main Tabs , bạn chọn một Tab VD: Tab Home, sau đó chọn nhóm muốn thay đổ

Chương 4 Hệ soạn thảo văn bản Word.

4.1 Làm quen với Word.

4.1.1 Khởi động Word:

Cách 1: Nhắp nút Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Word 2010.

Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng lối tắt Shortcut trên Desktop

Cách 3: Vào Start/ Run sau đó gõ Winword.exe, nhấn Enter.

…

4.1 Làm quen với Word.

4.1.2 Làm việc với cửa sổ Word:

1 Maximize để phóng cửa sổ to bằng màn hình.

2 Maximize giờ đây chuyển thành nút Restore Nhắp lên nó nếu muốn

đưa về kích cỡ trước đó

3 Minimize để thu nhỏ cửa sổ thành một biểu tượng nằm trên TaskBar,

tạm thời che giấu cửa sổ word Khi cần nhấp vào nó để mở lại

4 Nút Close -Nút đóng cửa sổ

4.1 Làm quen với Word.

Menu ngang: gồm các Tab: File, Home, Insert, Page

Layout, References, Mailings, Review, View, Add-Ins,

Acrobat.

Customize Quick Access Toolbar:cho phép truy cập nhanh một số thao tác hữu dụng của Word.

Thước(Ruler):

thước kẻ. Thanh trượt

(Scroll bar): thanh trượt dọc, thanh trượt ngang.

Hộp thoại: nhấp chuột chọn mũi tên

để mở hộp thoại.

4.1 Làm quen với Word.

4.1.3 Thêm bớt biểu tượng trên thanh Customize Quick Access Toolbar:

 Nhấp chuột vào mũi tên ở góc trái thanh Toolbar.

 Chọn More Commands.

 Chọn biểu tượng bất kỳ, chọn Add/ Ok

Để gỡ bỏ một số biểu tượng ít dùng trên thanh Toolbar , kích chọn biểu

tượng và chọn Remove.

4.1 Làm quen với Word.

4.1.4 Thao tác với thanh Ribbon:

 Đóng mở thanh Ribbon:

 C1: Kích đúp vào một Tab bất kỳ (VD: Tab Home)

 C2: nhấp chuột phải lên thanh Menu ngang/ bỏ chọn ở mục

Minimize the Ribbon.

 Thay đổi vị trí của thanh Ribbon:

 Nhấp chuột phải lên thanh Ribbon

 Nhấp chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon: để đưa thanh Quick Access Toolbar xuống dưới thanh Ribbon

4.1 Làm quen với Word.

4.1.4 Thao tác với thanh Ribbon:

 Thêm, bớt các biểu tượng trên thanh Ribbon:

 Nhấp chuột phải lên thanh Ribbon

 Chọn Customize the Ribbon

 Cột bên phải, phần Main Tabs , bạn chọn một Tab (VD: Tab Home), sau đó chọn nhóm muốn thay đổi (VD: nhóm Clipboard)

Cột bên trái, bạn chọn biểu tượng muốn thêm Nhấn Add để thêm/ OK

 Khi muốn gỡ bỏ, bạn chọn biểu tượng nằm ở cột bên phải, và nhấn Remove

4.1 Làm quen với Word.

4.1.4 Thao tác với thanh Ribbon:

 Thêm một Tab mới trên Menu ngang:

 Nhấp chuột phải lên thanh Ribbon/ chọn Customize the Ribbon

 Nhấp chọn New Tab / chọn Rename để đổi tên

 Tạo thêm Group mới

 Đưa các công cụ vào các Group.

 Ok.

4.1 Làm quen với Word.

Thay đổi đơn vị đo (inches – centimeters)

 Nhấp chọn File/ Options/ Advanced/ Display/ Show measurement in units: chọn centimeters

4.1 Làm quen với Word.

4.1.6 Sử dụng Help:

 Nhấn F1 để mở Help.

 Menu File/ Help

Xem trợ giúp từ lệnh đơn Help: Nhắp tab Contents / chọn một chủ đề bất kỳ.

4.1 Làm quen với Word.

4.1.7 Thoát khỏi Word:

- Thoát khỏi cửa sổ làm việc hiền hành

 Vào File/ Close hoặc ( Ctrl + F4)

- Thoát khỏi chương trình Word 2010 ta có các cách sau:  Vào File/ Exit (Alt + F4) hoặc nhấn vào nút

Nếu bạn chưa lưu lại văn bản của mình, Word sẽ kiểm tra và hỏi lưu hay không?

4.2 Nhập văn bản.

4.2.1 Gõ tiếng Việt:

 Sử dụng bộ gõ như Vietkey, Unikey …và đặt kiểu gõ Telex.

 Dựa vào Font chữ để chọn bảng mã cho phù hợp

Bỏ dấu gõ chữ Z

4.2 Nhập văn bản.

4.2.2 Di chuyển dấu chèn bằng chuột:

 Nhấp phím phải chuột vào nơi cần đưa dấu chèn đến

 Nhắp mũi tên cuộn xuống hoặc lên, trái hoặc phải của thanh cuộn (Scrollbar) để đưa phần tư liệu khuất vào tầm nhìn

 Rê hộp chạy (Sroll box) lên hay xuống (con trượt dọc), trái hay phải

(con trượt ngang) trên thanh cuộn để nhanh chóng dời qua một tư liệu

 Sau khi cuộn qua tư liệu, hãy nhắp chuột để dời dấu chèn đến đúng vị trí muốn đến

4.2 Nhập văn bản.

4.2.3 Di chuyển dấu chèn bằng bàn phím:

 Phím : Di chuyển con trỏ sang trái.

 Phím : Di chuyển con trỏ sang phải.

 Phím  : Di chuyển con trỏ lên một dòng.

 Phím  : Di chuyển con trỏ xuống một dòng.

 Phím Home: Về đầu dòng văn bản.

 Phím End: Về cuối dòng văn bản.

 Phím PgUp: Lên một trang màn hình.

 Phím PgDn: Xuống một trang màn hình.

 Phím Ctrl+Home: Về đầu văn bản.

 Phím Ctrl+End: Về cuối văn bản.

4.2 Nhập văn bản.

4.2.4 Dời đến một trang cụ thể:

 Chọn Home/ Find/ Go to để mở tab Go to (Ctrl + G).

 Trong mục Go to What, chọn Page

 Gõ số trang cần xem vào hộp văn bản Enter Page Number / nhắp nút

Go to.

 Close.

4.2 Nhập văn bản.

4.2.5 Chế độ chèn và đè văn bản:

 Chế độ chèn ( Insert mode ): khi gõ thêm ký tự mới sẽ đẩy ký tự cũ

sang bên phải hoặc nếu bấm phím cách (Spacebar) thì sẽ chèn thêm

ký tự trống vào bên phải

 Chế độ đè ( Overtype mode ): Khi đó nếu gõ thêm ký tự mới thì ký tự

đó sẽ đè lên ký tự cũ, hoặc nếu bấm Spacebar sẽ xoá ký tự ở bên phải

Thay đổi chế độ chèn và đè: sử dụng phím Insert để thay đổi qua lại hai chế độ

4.3 Chỉnh sửa văn bản.

4.3.1 Lựa văn bản bằng chuột:

Một từ Kích đúp lên từ đó

Một câu Ấn phím Ctrl và kích vào vị trí bất kỳ trong câu.

Một dòng Đưa trỏ chuột về đầu dòng khi xuất hiện hình mũi tên,

Từ dấu chèn lên một dòng Shift + Mũi tên lên

Từ dấu chèn xuống một dòng Shift + Mũi tên xuống

Một từ ở bên phải dấu chèn Shift + Ctrl + Mũi tên phải Một từ ở bên trái dấu chèn Shift + Ctrl +Mũi tên trái

Từ dấu chèn đến đầu một đoạn hiện thời Shift + Ctrl +Mũi tên lên

Từ dấu chèn đến cuối một đoạn hiện thời Shift + Ctrl + Mũi tên xuống

Từ dấu chèn đến cuối/ đầu dòng Shift + End/ Home

Từ dấu chèn đến cuối tài liệu/đầu tài liệu Shift + Ctrl + End/Home Toàn bộ tài liệu Ctrl + A

4.3 Chỉnh sửa văn bản.

4.3.3 Xóa văn bản:

 Nhấn phím Delete để xoá ký tự nằm bên phải dấu chèn.

 Nhấn phím Backspace để xóa ký tự nằm bên trái dấu chèn.

 Nhấn Ctrl + Delete để xoá từ nằm bên phải dấu chèn.

 Nhấn Ctrl + Backspace để xoá từ nằm bên trái dấu chèn.

 Để xoá một khối văn bản, trước hết lựa khối đó Sau đó nhấn phím Delete.

4.3 Chỉnh sửa văn bản.

4.3.3 Sử dụng lệnh Undo và Redo:

 Sau khi thực hiện một thao tác nào đó trong Word, trên thanh Customize Quick Access Toolbar sẽ xuất hiện Undo + tùy biến.

 Muốn hủy thao tác vừa thực hiện:

 Ấn Ctrl + Z

 Kích biểu tượng Undo trên thanh Customize …

 Muốn phục hồi: Ấn Ctrl + Y hoặc kích vào biểu tượng

4.3 Chỉnh sửa văn bản.

4.3.4 Sao chép và di chuyển văn bản:

Sao chép:

 Chọn văn bản muốn sao chép.

 Kích chuột phải\ Copy hoặc kích biểu tượng ( Ctrl + C ).

 Đưa tới vị trí muốn dán\ chuột phải\ Paste hoặc kích vào biểu tượng ( Ctrl + V. )

Di chuyển:

 Chọn văn bản muốn sao chép.

 Kích chuột phải\ Cut hoặc kích biểu tượng ( Ctrl + X )

 Tương tự như Copy.

4.3 Chỉnh sửa văn bản.

4.3.5 Di chuyển và chép nhiều mục văn bản:

 Lựa mục đầu tiên, chọn Copy (hoặc Cut).

 Mở hộp thoại Clipboard Sau đó lựa mục thứ hai (Copy hoặc Cut …

Tối đa 24 mục)

 Để chèn, định vị dấu chèn, nhắp mục muốn chèn trong Office

Clipboard Để dán tất cả các mục nhấp Paste All

 Để xoá Office Clipboard, nhắp nút Clear All

 Để đóng thanh công cụ Clipboard, nhắp nút Close.

4.3 Chỉnh sửa văn bản.

4.3.6 Chèn một Tab:

 Đưa điểm chèn đến đầu văn bản muốn di chuyển

 Nhấn phím Tab Word sẽ đẩy văn bản đến điểm dừng tab mới.

 Muốn dịch văn bản sang trái từng tab một hãy để văn bản bên phải dấu chèn, rồi nhấn phím Backspace

Dấu Tab

 Muốn chèn Tab một cách

chính xác tại vị trí nào mở

hộp thoại Paragraph trong

Tab Home , chọn Tab, tùy

chọn:

4.4 Quản lý các dữ liệu Word.

4.4.1 Lưu văn bản:

 Nhắp File/ Save hoặc nhấn Ctrl + S.

 Nhắp File/ Save As: lưu văn bản ở vị trí hoặc với tên mới

4.4.2 Mở văn bản:

 Nhắp File/ Open hoặc nhấn Ctrl + O.

 Nhắp biểu tượng Open trên thanh công cụ Customize …

4.4 Quản lý các dữ liệu Word.

4.4 Quản lý các dữ liệu Word.

4.4.4 Tìm tư liệu:

 Vào File chọn Open hoặc Save

As, gõ nội dung cần tìm trong

4.5 Xem và in tư liệu.

4.5.1 Thay đổi kiểu xem:

 Chọn Tab View , tùy chọn.

4.5.2 Phóng to hoặc thu nhỏ tư liệu:

 Chọn Tab View / chọn

Zoom

 Nhắp số phần trăm bạn

muốn dùng

4.5 Xem và in tư liệu.

4.5.3 Xem trước khi in:

 Nhắp nút Print Preview trên thanh công cụ Customize Quick Access Toolbar (Ctrl + F2) hoặc chọn File/ Print Sau đó xem các trang sẽ in như sau:

4.5 Xem và in tư liệu.

4.5.4 In tư liệu:

 Để in luôn:

File/Print/Print hoặc

(Ctrl + P)/Print.

 Thiết lập trước khi

in: File/ Print/

Settings.

4.5 Xem và in tư liệu.

4.5.5 In địa chỉ lên bìa thư:

 Chọn Tab Mailings/ chọn Envelopes trong nhóm Create

 Chọn Options

 Chọn Font cho địa chỉ ng ười nhận (Delivery Address) và ng ười gửi

(Return Address).

 Chọn kích cỡ bì thư ở hộp Envelope size.

 Chọn tab Printing Options để chọn các thông số in

4.5 Xem và in tư liệu.

4.5.6 In nhãn:

 Chọn Tab Mailings/ chọn Lables trong nhóm Create

 Gõ địa chỉ trong hộp Address.

 Nhắp Options để mở hộp thoại Lable Options

 Lựa số hiệu (kích cỡ) trong danh sách Product number/ Details/ Ok.

 Nhắp Full page of the same label nếu muốn các nhãn có cùng địa chỉ

 Nếu muốn in độc nhãn, đánh dấu nút tuỳ chọn Single Label.

 Đ ưa tờ nhãn vào máy in, rồi nhắp nút Print.

4.6 Định dạng ký tự và đoạn.

4.6.2 Thay đổi font và kích thước chữ:

 Lựa văn bản muốn thay đổi

 Vào Tab Home , chọn một kiểu font trong danh sách Font và kích thước trong Font Size.

4.6 Định dạng ký tự và đoạn.

4.6.3 Bổ sung màu nền và màu chữ:

 Lựa văn bản muốn thay đổi

 Chọn Text Highlight Color trong tab Home để đặt màu nền

 Chọn Font Color trong tab Home để đặt màu chữ.

4.6 Định dạng ký tự và đoạn.

4.6.4 Căn thẳng hàng văn bản:

 Căn trái văn bản: Nhấn nút số 1 hoặc Ctrl + L

 Căn giữa văn bản: Nhấn nút số 2 hoặc Ctrl + E

 Căn phải văn bản: Nhấn nút số 3 hoặc Ctrl + R

 Căn đều hai bên văn bản: Nhấn nút số 4 hoặc Ctrl + J

Vào Tab Home, tùy chọn:

 Giãn dòng với khoảng bất kỳ:

 Tab Home mở hộp thoại Paragraph

 Mục Line Spacing , gõ khoảng vào At

4.6 Định dạng ký tự và đoạn.

4.6.7 Bổ sung viền và đoạn:

 Lựa các đoạn muốn tạo viền

 Tab Home, mở hộp thoại Borders and Shading.

 Tùy chọn

 Borders: Tạo viền

cho đoạn.

 Page Border: Tạo

viền cho trang.

 Shading: Đổ bóng.

4.6 Định dạng ký tự và đoạn.

4.6.8 Copy kiểu định dạng font chữ:

 Chọn văn bản có phông chữ muốn copy đến nơi khác

 Nhắp nút Format Painter trong tab Home Sau đó trỏ chuột biến thành một chổi sơn có kèm sọc I

 Kéo lên trên văn bản mà bạn muốn có kiểu định dạng này

 Nhả nút chuột và định dạng mới đ ược tạo thành

4.7 Định dạng trang.

4.7.1 Xác lập lề trái – phải, trên – dưới:

 Vào Tab Page Layout/ chọn mục

Margins trong nhóm Page Setup,

chọn một thông số phù hợp

 Hoặc chọn Custom Margins.

4.7 Định dạng trang.

4.7.2 Đưa văn bản vào giữa trang theo chiều dọc:

 Nhấn phím Backspace hay Delete

để xoá các dòng trắng

 Chọn Tab Page Layout/ trong nhóm

Page Setup mở hộp thoại Page

Setup

 Chọn tab Layout

 Nhắp mũi tên xuống bên phải danh

sách Vertical Alignment, rồi nhắp

Center/ OK

4.7 Định dạng trang.

4.7.4 Tạo tiêu đề (Đầu – Header) và (Cuối – Footer):

 Chọn Tab Insert, tại nhóm Header and Footer ta chọn Header (Nếu muốn tạo tiêu đề đầu) hoặc Footer (Nếu muốn tạo tiêu đề cuối)

 Kích chọn kiểu phù hợp, sau đó nhập nội dung muốn tạo Header

(Footer)

4.7 Định dạng trang.

1: Chèn ngày tháng, giờ.

2: Chèn nhanh các khối văn bản.

3: Chèn ảnh lấy từ ngoài vào.

4: Chèn ảnh có sẵn trong word.

5: Cho phép (không cho chép) hiển thị Header và Footer lên trang bìa.

6: Cho phép (không cho chép) hiển thị Header và Footer của trang chẵn và trang

lẻ khác nhau.

7: Hiện (ẩn) toàn bộ văn bản trong khi tạo Header và Footer.

8: Khoảng cách từ Header đến mép lề trên.

9: Khoảng cách từ Footer đến mép lề dưới.

10: Chèn Tab trong Header và Footer.

11: Thoát khỏi chế độ tạo Header và Footer.

4.8 Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản

4.8.1 Tìm kiếm văn bản:

 Chọn Home/ Find (Ctrl + F) để hiện thị hộp thoại Navigation

 Gõ văn bản muốn tìm vào hộp Search Document

 Gõ Enter Word sẽ nêu bật các văn bản xuất hiện của từ đó.

 Nhắp hai nút mũi tên lên xuống để di chuyển giữa các kết quả

4.8 Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản

4.8.2 Tìm kiếm và thay thế văn bản:

 Chọn Home/ Replace để hiển thị Tab Replace

 Gõ văn bản bạn muốn tìm kiếm vào hộp văn bản Find what

 Gõ văn bản cần thay thế vào hộp Replace with

 Nhắp Replace để thay thế

 Muốn thay tất cả mà không cần xác nhận, nhắp nút Replace All.

 Nhắp OK rồi nhắp Close trong hộp thoại Find and Replace để kết thúc

4.8 Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản

4.8.3 Tính năng kiểm tra chính tả:

 Chỉ áp dụng cho tiếng Anh

 Thao tác:

 Nhắp phải chuột vào từ đó.

 Menu tắt xuất hiện cùng với danh sách các từ khả dĩ có thể dùng được

 Chọn một từ cần thay thế và Word sẽ tự động chỉnh lại.

4.8 Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản

4.8.4 Bộ kiểm tra lỗi chính tả:

 Nhắp nút Spelling and Grammar trong Tab Review hoặc ấn F7

 Tùy chọn

4.8 Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản

4.8.5 Sử dụng từ điển đồng nghĩa:

 Chọn từ muốn tra cứu, nhấn Shift+F7 hoặc chọn

Tab Review/ Thesaurus.

 Từ đã lựa hiện trong hộp liệt kê Search for và từ

đồng nghĩa hiện trong hộp Thesaurus, nếu đồng

ý thay thế, kích chọn mũi tên trỏ xuống/ Insert.

 Nếu nghĩa của từ trong danh sách Meanings

không phải là từ cần tìm, hãy chọn Look Up.

 Nếu muốn quay về một định nghĩa trước đó,

nhắp nút Previous.

4.8 Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản

4.8.8 Sử dụng AutoText:

 Gõ văn bản cần đưa vào AutoText

 Chọn Tab Insert / Quick Parts/ AutoText / Save Selection to Autotext Gallery (hoặc nhấn Alt + F3 ).

 Gõ một tên trong hộp thoại Name (ít nhất 4 kí tự)/ OK.

 Nhắp nơi muốn chèn văn bản trong AutoText

 Gõ một số ký tự đầu của tên Khi thấy hiển thị hộp thoại chứa văn bản ứng với tên đó, hãy nhấn phím Enter , Word sẽ tự động chèn

vào tư liệu

4.9 Cột và Bảng

4.9.1 Tạo cột văn bản:

 Chuyển về chế độ Print Layout (chọn Tab View / Print Layout) rồi

chuyển dấu chèn đến nơi muốn bắt đầu tạo cột

 Chọn Tab Page Layout, nhắp lệnh Breaks trong nhóm Page

Setup

 Để các cột bắt đầu tại đầu một trang mới, chọn Next page.

 Để giữ các cột nằm trong cùng một trang với văn bản phía trên

chúng, chọn Continuous

 Nhắp nút Columns

 Chọn số lượng cột muốn chia

4.9 Cột và Bảng

4.9.3 Tạo một bảng mới:

 Dời dấu chèn đến nơi muốn chèn bảng

 Chọn Tab Insert/ nhắp nút Insert Table

 Chọn số lượng hàng và cột

4.9 Cột và Bảng

4.9.4 Nhập văn bản vào bảng:

 Để dời đến một ô cụ thể, chỉ cần nhắp vào trong ô đó

 Để dời đến hàng trên hay dưới, dùng phím mũi tên lên  hay xuống



 Để dời đến ô bên trái hay phải, dùng phím mũi tên trái  hay phải

. Cũng có thể nhấn phím Tab để dời vào ô nằm bên phải hay

Shift + Tab để dời sang trái

 Nhấn phím Enter trong ô sẽ bổ sung một dòng trắng vào hàng đó

 Muốn gỡ bỏ dòng trắng, nhấn phím Backspace.

Hoặc vào Table Tools/ Layout/ Cell size

thay đổi kích thước

4.9 Cột và Bảng

4.9.6 Định dạng một bảng:

 Lựa các ô (hoặc một phần văn bản trong ô) rồi thay đổi Font và kích

cỡ Font.

 Để điều chỉnh viền bao quanh

phía ngoài bảng, lựa nguyên bảng

bằng cách chọn Tab Table Tools/

Layout/ Select/ Select Table

Sau đó chọn Design/Borders/

Borders and Shading.