Huong dan su dung ThunderbirdFirefoxUniKeyV30

- Vào menu File\New\Subfolder hoặc chọn một thư mục nào đó trong mục Local Folders mà bạn muốn tạo thư mục con hòm thư, sau đó nhấn chuột phải chọn New Folder, xuất hiện hộp hội thoại[r]

GIỚI THIỆU 4 U

PHẦN 1 – MOZILLA THUNDERBIRD 6

CHƯƠNG 01: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN 6

1 Giới thiệu chương trình thư điện tử Mozilla Thunderbird 6

2 Cài đặt Mozila Thunderbird 7

3 Khởi động chương trình thư điện tử 9

4 Thoát khỏi Thunderbird 9

5 Thiết lập cấu hình gửi và nhận thư 9

6 Sử dụng phông chữ tiếng Việt 15

7 Soạn, gửi, nhận, chuyển tiếp và đọc thư 17

8 Sao chép văn bản vào nội dung thư 22

9 Gửi thư cho nhiều người cùng lúc 22

10 Gửi bản sao, gửi bản sao ẩn danh 23

11 Sắp xếp thư theo một số tiêu chí 24

12 Đính kèm tệp tin vào thư 25

13 Trả lời thư 26

14 Chuyển tiếp thư đã nhận cho người khác 27

15 Mở, lưu và xóa các tệp đính kèm 27

CHƯƠNG 02: HỆ THỐNG GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG 30

1 Đánh dấu mức độ ưu tiên của thư 30

2 Sao chép nội dung thư sang một ứng dụng khác và sao chép nội dung văn bản từ một ứng dụng khác vào nội dung thư 31

3 Thêm chữ ký vào thư 32

4 Tạo và xóa các thư mục hòm thư 34

5 Tìm kiếm một bức thư trong các hòm thư 36

6 Thiết lập các luật (rule) tự động phân loại thư 37

7 Bổ sung, thay đổi và xóa các địa chỉ trong sổ địa chỉ 43

8 Tạo các nhóm địa chỉ để có thể gửi cho nhiều người qua một địa chỉ duy nhất 45

2 Thiết lập trả lời (reply) email 49

3 Thiết lập thư mục lưu trữ email 50

PHẦN 2 – MOZILLA FIREFOX 52

CHƯƠNG 01: BẮT ĐẦU VỚI FIREFOX 52

1 Firefox là gì? 52

2 Tại sao nên dùng Firefox? 52

3 Cách tải và cài đặt Firefox 54

4 Khởi động Firefox 60

5 Giới thiệu giao diện Firefox 61

6 Kết thúc Firefox 61

CHƯƠNG 02: THAO TÁC VỚI FIREFOX 63

1 Điều hướng các trang web 63

2 Tìm kiếm 66

3 Sao chép, lưu và in ấn các trang web 69

4 Đánh dấu các trang ưa thích 74

5 Xem các trang đã truy cập 77

CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP TUỲ CHỌN CHO FIREFOX 79

1 Thiết lập tuỳ chọn chung 79

2 Thiết lập tuỳ chọn riêng 82

3 Xác định ngôn ngữ ưa thích để hiển thị các trang 88

4 Đặt proxy 90

5 Ngăn chặn các cửa sổ ngoài ý muốn 93

6 Các thành phần mở rộng 95

PHẦN 3 – UNIKEY 101

CHƯƠNG 01: CÀI ĐẶT UNIKEY 101

1 UniKey là gì? 101

2 Tải về và cài đặt UniKey 102

CHƯƠNG 02: HỆ THỐNG GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG 104

1 Bảng điều khiển chính 104

2 Menu và biểu tượng trạng thái 107

3 UniKey Toolkit – Công cụ chuyển mã tiếng Việt 107

4 Thiết lập gõ tắt 108

1 Khởi động và kết thúc UniKey 111

2 Bật – Tắt chế độ tiếng Việt 111

3 Tự động bật UniKey khi khởi động Windows 111

4 Chọn kiểu gõ tiếng Việt: Telex, VNI, VIQR 112

5 Chọn bảng mã tiếng Việt 112

6 Định nghĩa gõ tắt – Auto Text 112

7 Chuyển mã tiếng Việt 112

8 Tạm ngừng UniKey 115

PHỤ LỤC: NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG UNIKEY.116 1 Phải làm gì khi gặp khó khăn trong việc dùng UniKey? 116

2 UniKey và UniKey NT khác nhau thế nào? 116

3 Tại sao bảng gõ tắt lại hiển thị theo dạng VIQR? 116

4 Chú ý khi soạn bảng gõ tắt 117

5 Cách chọn nhanh một bảng mã 117

6 Nên dùng Unicode dựng sẵn hay Unicode tổ hợp? 118

7 Tại sao tiếng Việt trong Word bị thay đổi khi gõ? 118

8 Tại sao khi chuyển mã clipboard văn bản Word hay bị mất chữ? 118

9 Tại sao đôi khi gõ unicode thì chỉ hiện ra dấu hỏi? 118

10 Soạn tiếng Việt unicode trong emacs với UniKey 119

11 Dùng UniKey 4.0 gõ tiếng Việt trong Word 2003 thường bị lỗi dấu 119

12 Soạn tiếng Việt unicode trong gVim với UniKey 120

13 UniKey và Photoshop 120

14 Chat tiếng Việt trong Yahoo 120

15 Thông tin thêm về UniKey ở đâu? 122

GIỚI THIỆU

Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn

sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 kèm theo Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý thư điện tử Mozilla Thunderbird, trình duyệt Internet Mozilla Firefox và chương trình bàn phím tiếng Việt UniKey nhằm cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu

Năm 2009 cùng với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi tiếp tục cung cấp tới độc giả những bản nâng cấp của các phần mềm nói trên, đó là Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0 với mong muốn những cải tiến và tính năng cập nhật của các phiên bản mới sẽ giúp cho người dùng sử dụng dễ dàng hơn, thuận tiện hơn và hiệu quả hơn trong công việc

 Mozilla Thunderbird là chương trình gửi và nhận thư nguồn mở, có các tính năng của một trình email client tương tự như Microsoft Outlook Người dùng sẽ dễ dàng truy xuất tin RSS, newsgroup hay duyệt email nhanh chóng và an toàn hơn Phiên bản Thunderbird 2.0.x ngoài những cập nhật vá lỗi còn có cả các tính năng cao cấp như cải tiến bộ lọc nhận dạng thư rác Vào thời điểm hiện tại, Thunderbird vẫn là công cụ duyệt email (email client) nguồn mở hàng đầu, hỗ trợ nhiều môi trường hệ điều hành khác nhau

 Mozilla Firefox là trình duyệt web nguồn mở, có các tính năng tương

tự phần mềm Internet Explorer Phiên bản 3.0 với tiêu chí nhanh hơn, bảo mật tốt hơn, dễ sử dụng hơn và mới hơn, đề ra tiêu chuẩn mới cho sự cải tiến trình duyệt web, được viết bằng ngôn ngữ XUL và được thiết kế để tương thích với mọi nền tảng Nhỏ gọn, nhanh, dễ sử dụng và cung cấp nhiều lợi ích hơn các trình duyệt web khác như duyệt web theo từng tab và khả năng chặn windows pop-up

 UniKey là chương trình bàn phím tiếng Việt Unicode nguồn mở,

miễn phí, gọn nhẹ, dễ dùng và chạy trong tất cả các Windows 32 bit

và Linux Đặc điểm nổi bật của chương trình là chạy nhanh và có tính

ổn định cao Unikey tương thích với rất nhiều phần mềm hỗ trợ Unicode Phiên bản 4.0 này có rất nhiều cải tiến và tính năng mới ở

cả bộ xử lý gõ tiếng Việt và giao diện chương trình, kiểm tra chính tả khi gõ, ngừng xử lý khi gặp từ không phải tiếng Việt,

Lần đầu làm quen với các phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi phần Nếu có vấn đề khúc mắc bạn hãy tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn

PHẦN 1 – MOZILLA THUNDERBIRD

CHƯƠNG 01: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Giới thiệu chương trình thư điện tử Mozilla Thunderbird

 Cách cài đặt Mozilla Thunderbird

 Cách khởi động, thoát khỏi, thiết lập cấu hình gửi và nhận thư

 Cách soạn, gửi, nhận, chuyển tiếp và đọc thư

 Cách sao chép văn bản vào nội dung thư

 Cách gửi thư cho nhiều người cùng lúc

 Cách gửi bản sao, gửi bản sao ẩn danh

 Cách sắp xếp thư theo một số tiêu chí

 Cách đính kèm tệp tin vào thư

 Cách trả lời thư

 Cách chuyển tiếp thư

 Cách mở, lưu và xóa các tệp đính kèm

1 Giới thiệu chương trình thư điện tử Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird là phần mềm quản lý thư, cho phép bạn gửi và nhận thư một cách chuyên nghiệp tương tự các phần mềm quản lý thư khác như Outlook Express, Microsoft Outlook,

Thunderbird là một trong những chương trình có thể cạnh tranh được với Outlook Express, không chỉ vì nó có những chức năng tương tự với Outlook Express mà Mozilla Thunderbird là một phần mềm miễn phí và thân thiện, dễ dùng, dễ cài đặt với người dùng

Bạn có thể download và sử dụng miễn phí Thunderbird tại địa chỉ

http://www.mozilla.com/thunderbird/

2 Cài đặt Mozila Thunderbird

- Bấm đúp chuột vào tệp Thunderbird Setup.exe

Hình 1: Hộp hội thoại Mozilla Thunderbird Setup

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình:

- Chọn I accept the terms in the License Agreement, nhấn nút

<<Next>>, xuất hiện màn hình:

Hình 3: Hộp hội thoại Mozilla Thunderbird Setup - Chọn kiểu cài đặt

- Chọn Standard để mặc định chuẩn của Thunderbird Nếu bạn chọn Custom thì có thể lựa chọn thay đổi các thông số như lựa chọn cài

đặt phần mềm tại thư mục nào trong máy tính, có tạo biểu tượng phần

mềm trên Desktop, trên thanh Start, Quick Launch hay không,… Bạn nên ngầm định chọn chế độ Standard

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình thể hiện tiến trình cài đặt:

Hình 4: Hộp hội thoại Mozilla Thunderbird Setup - Tiến trình cài đặt

- Đến khi hoàn tất việc cài đặt thì nhấn nút <<Finish>>

3 Khởi động chương trình thư điện tử

 Cách 1: Vào Start\Programs\Mozilla Thunderbird

 Cách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng Thunderbird trên màn hình

Desktop

4 Thoát khỏi Thunderbird

 Cách 1: Vào menu File\Exit

 Cách 2: Nhấn nút tại góc trên bên phải màn hình

5 Thiết lập cấu hình gửi và nhận thư

Khi bạn mở Mozilla Thunderbird lần đầu tiên, bạn cần phải tạo một tài

khoản mới

- Trong phần Thunderbird Mail – Local Folders, nhấn chuột vào biểu tượng Create a new Account

Hình 5: Thunderbird Mail – Local Folders

- Xuất hiện hộp hội thoại Account Wizard

Hình 6: Hộp hội thoại Account Wizard – Thiết lập tài khoản mới

- Tích chọn Email account

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình Identity

Hình 7: Hộp hội thoại Account Wizard – Nhận dạng thông tin tài khoản mới

- Nhập tên vào ô Your Name và địa chỉ email vào ô Email Address

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình Server Information

Hình 8: Hộp hội thoại Account Wizard – Thông tin máy chủ

- Chọn loại máy chủ nhận thư (POP hoặc IMAP)

- Nhập tên máy chủ nhận thư tại ô Incoming Server, ví dụ:

Pop.misa.com.vn

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình User Names

Hình 9: Hộp hội thoại Account Wizard – Thông tin tên người sử dụng hòm thư

- Tại ô Incoming User Name, nhập tên người sử dụng hòm thư đến

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình Account Name

Hình 10: Hộp hội thoại Account Wizard – Tên người sử dụng

- Nhập tên tài khoản vào ô Account Name

- Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình liệt kê toàn bộ thông tin bạn

đã thiết lập cho hòm thư

Hình 11: Hộp hội thoại Account Wizard – Kiểm tra thông tin đã thiết lập

- Kiểm tra lại thông tin bạn đã thiết lập Nếu có sai sót, nhấn nút

<<Back>> để quay lại sửa Nếu toàn bộ thông tin đã chính xác, nhấn nút <<Finish>> để kết thúc việc tạo một tài khoản mới

6 Sử dụng phông chữ tiếng Việt

Giả sử có ai đó gửi cho bạn một email với nội dung được soạn thảo bằng tiếng Việt có dấu, nhưng bạn không đọc được email đó

- Vào menu Tools\Options

- Trên hộp hội thoại Options hiện ra, chọn trang Display, sau đó chọn thẻ Formatting

Hình 12: Hộp hội thoại Options\Display\Formatting

- Nhấn nút <<Fonts>>, xuất hiện hộp hội thoại Fonts and Encodings

Hình 13: Hộp hội thoại Fonts & Encodings

- Thiết lập thông tin về phông chữ

Hình 14: Cửa sổ soạn thư

- Nhập địa chỉ người nhận vào dòng “To:”, ví dụ:

vtxuyen@misa.com.vn

- Đặt tiêu đề thư tại ô Subject

- Soạn nội dung thư tại ô trắng bên dưới Bạn có thể căn chỉnh nội dung thư bằng các công cụ nằm phía trên của ô này Ví dụ: Chọn chữ đậm, nghiêng, chèn ảnh,

Hình 15: Ví dụ về thư sau khi soạn

7.2 Gửi thư

Sau khi hoàn thành nội dung thư, bạn thực hiện một trong những cách sau để tiến hành gửi thư:

 Cách 1: Vào menu File\Send Now

 Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Send trên thanh công cụ để gửi thư đến người nhận đã chọn

 Cách 3:

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter, xuất hiện thông báo sau:

- Nhấn nút <<Send>> để gửi thư

7.3 Nhận thư

Để kiểm tra và nhận những thư mới, thực hiện một trong các cách sau:

 Cách 1: Vào menu File\Get New Message for\Get All New Messages

 Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Get Mail trên thanh công cụ

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+T

7.4 Đọc thư

Sau khi nhấn chuột vào biểu tượng Get Mail, danh sách những thư được

lấy về sẽ hiển thị trong danh sách tại màn hình chính

Bạn có thể đọc nội dung thư bằng 2 cách:

 Cách 1: Nhấn chọn thư cần đọc và đọc nội dung thư tại ngăn xem trước

Hình 17: Cửa sổ giao diện hòm thư – Ngăn xem trước thư

 Cách 2: Bấm đúp vào thư cần đọc, nội dung thư sẽ hiển thị tại cửa sổ riêng

Hình 18: Cửa sổ giao diện màn hình thư chi tiết

7.5 In nội dung thư

Để in nội dung thư bạn có thể thực hiện một trong các cách sau:

- Vào menu Edit\Delete Message, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Delete trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím Delete

Thư sau khi xoá sẽ được chuyển vào trong thư mục Trash Nếu muốn xoá hẳn thư nào đó, bạn cần mở thư mục Trash và thực hiện chức năng xoá tương tự như trên; hoặc ở bước xoá thư bạn giữ phím Shift đồng thời trong khi nhấn phím Delete

8 Sao chép văn bản vào nội dung thư

Nếu bạn đã có sẵn nội dung thư tại một tệp tin nào đó, bạn có thể sao chép nội dung đó vào thư cần soạn theo các bước sau:

- Mở tệp tin chứa nội dung cần sao chép

- Bôi đen phần nội dung cần sao chép

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

- Mở màn hình soạn thảo thư, đưa con trỏ vào vị trí muốn chèn vào nội dung thư

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột phải và chọn chức năng Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

9 Gửi thư cho nhiều người cùng lúc

Nếu muốn gửi một thư cho nhiều người, khi soạn thư bạn nhập địa chỉ

email của những người nhận vào ô "To:", các địa chỉ email cách nhau

bởi dấu phẩy

Hình 19: Cửa sổ giao diện màn hình soạn thư gửi cho nhiều người

Bạn cũng có thể nhập địa chỉ email của từng người nhận trên từng dòng

“To:” bằng cách: Sau khi nhập địa chỉ email của một người nhận, nhấn

phím Enter để xuất hiện dòng “To:” tiếp theo Nhập địa chỉ email của

người nhận tiếp theo vào đây và lặp lại thao tác trên cho tới khi hết danh sách người nhận

10 Gửi bản sao, gửi bản sao ẩn danh

10.1 Gửi bản sao

Trong trường hợp bạn muốn gửi bản sao của thư cho ai đó, sau khi nhập

địa chỉ email người nhận vào ô "To:", bạn nhấn phím Enter để xuất hiện dòng “To:” tiếp theo Nhấn chuột vào mũi tên bên trái nút "To:" và chọn "Cc:", sau đó nhập địa chỉ email người nhận bản sao vào ô này

tương tự như trên

10.2 Gửi bản sao ẩn danh

 Khi gửi bản sao theo cách "Cc:", người nhận thư sẽ nhìn thấy danh

sách tất cả địa chỉ email bạn gửi tới Tuy nhiên, trên thực tế có những tình huống bạn cần gửi bản sao cho ai đó nhưng lại không muốn những người nhận khác biết, khi đó hãy nhập địa chỉ email của người

muốn ẩn đi vào phần "Bcc:"

 Thao tác chọn "Bcc:" tương tự như khi chọn "Cc:"

11 Sắp xếp thư theo một số tiêu chí

Bạn có thể sắp xếp các thư nhận được theo một số tiêu chí như thời gian nhận thư, người gửi thư, tiêu đề thư, dung lượng thư…

 Vào menu View\Sort by

Hình 20: Menu Pop-up các tùy chọn lọc thư Sort by

 Chọn tiêu chí để lọc thư trong danh sách sổ xuống:

- Date: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thời gian thư được gửi

- Priority: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự ưu tiên

- Sender: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự tăng hoặc giảm

tên của người gửi

- Recipient: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự tên hòm thư

nhận thư

- Size: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo thứ tự tăng hoặc giảm

kích thước của thư gửi đến

- Status: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tình trạng của thư gửi đến là mới (New), thư đã được đọc (Read), hoặc thư chuyển tiếp (Forwarded)

- Subject: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tiêu đề của thư gửi

đến

- Read: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tiêu chí thư đã đọc

- Tags: Nhấn chọn tiêu chí này để lọc thư theo tiêu chí thẻ đánh dấu

- …

12 Đính kèm tệp tin vào thư

Khi bạn muốn gửi một tệp tài liệu cho ai đó, bạn có thể đính kèm tệp tài liệu đó theo các bước sau:

 Tại màn hình soạn thư, bạn nhấn chuột vào biểu tượng Attach trên thanh công cụ Khi đó, cửa sổ Attach File(s) sẽ hiện ra cho phép

Hình 21: Hộp hội thoại Attach File(s)

 Sau khi chọn tệp tài liệu, nhấn nút <<Open>> để đính kèm tệp tài

liệu đó vào thư

Có thể đính kèm nhiều tệp tài liệu và những tệp tài liệu được đính kèm sẽ

hiển thị trong ô Attachments bên phải màn hình soạn thư

nguyên toàn bộ nội dung thư trước

- Soạn nội dung thư trả lời và nhấn chuột vào biểu tượng Send trên thanh công cụ

Với cách trả lời trên thì mặc định thư sẽ gửi đến một địa chỉ duy nhất đó

là địa chỉ đã gửi thư cho bạn Tuy nhiên, với những lá thư được gửi cho nhiều người, bạn có thể chọn trả lời tất cả mọi người bằng cách nhấn

chuột vào biểu tượng Reply All trên thanh công cụ

14 Chuyển tiếp thư đã nhận cho người khác

Nếu bạn muốn chuyển thư đã nhận từ người này cho người khác, hãy thực hiện theo các bước sau:

- Nhấn chọn thư cần chuyển tiếp

- Nhấn chuột vào biểu tượng Forward trên thanh công cụ xuất hiện màn hình soạn thảo sẽ hiện ra trong đó điền sẵn tiêu đề thư sẽ bắt đầu

bằng tiền tố "Fwd:" cùng với tiêu đề của thư trước và trích dẫn

nguyên toàn bộ nội dung thư trước, kể cả tệp tin đính kèm

- Nhập địa chỉ người nhận vào ô "To:" rồi nhấn chuột vào biểu tượng Send trên thanh công cụ

15 Mở, lưu và xóa các tệp đính kèm

Khi bạn nhận thư có tệp tin đính kèm, tệp đính kèm sẽ hiển thị ở bên dưới của màn hình nội dung thư Bạn có thể mở, lưu, xóa… các tệp tin đính kèm này

15.1 Mở tệp đính kèm

- Nhấn chọn tệp đính kèm cần mở

- Nhấn chuột phải, chọn chức năng Open Cửa sổ Opening sẽ hiện ra

cho phép bạn chọn ứng dụng để mở tệp tin

Hình 23: Hộp hội thoại Save Attachment – Lưu tệp đính kèm

- Nhấn nút <<Save>> để lưu tệp tin tại vị trí đã chọn

15.3 Xoá tệp đính kèm theo các bước sau

- Nhấn chọn tệp đính kèm cần xoá

- Nhấn chuột phải, chọn chức năng Delete

Tệp đính kèm sau khi xoá sẽ không thể khôi phục

CHƯƠNG 02: HỆ THỐNG GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Cách đánh dấu mức độ ưu tiên của thư

 Sao chép nội dung thư sang một ứng dụng khác và ngược lại

 Thêm chữ ký vào thư

 Tạo và xóa các thư mục hòm thư

 Tìm kiếm một bức thư trong các hòm thư

 Thiết lập các luật (rule) tự động phân loại

 Bổ sung, thay đổi và xóa các địa chỉ trong sổ địa chỉ

 Tạo các nhóm địa chỉ để có thể gửi cho nhiều người qua cùng một địa chỉ duy nhất

1 Đánh dấu mức độ ưu tiên của thư

- Chọn thư cần đánh dấu mức độ ưu tiên

- Vào menu Message\Tag, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Tag

trên thanh công cụ

- Chọn mức độ ưu tiên cho thư trong danh sách sổ xuống

Hình 24: Menu Pop-up Tags

2 Sao chép nội dung thư sang một ứng dụng khác và sao chép nội dung văn bản từ một ứng dụng khác vào nội dung thư

Bạn dễ dàng sao chép nội dung thư sang một ứng dụng khác như Microsoft Word, OpenOffice.org Writer,…

2.1 Sao chép nội dung của một bức thư sang các ứng dụng khác

- Mở bức thư có nội dung cần sao chép

- Chọn toàn bộ nội dung bức thư hoặc một phần nội dung thư muốn sao chép bằng cách đặt con trỏ chuột tại điểm đầu tiên của vùng nội

dung văn bản muốn sao chép, giữ phím Shift và nhấn chuột vào điểm

cuối cùng của vùng văn bản muốn sao chép

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột phải chọn Copy, hoặc nhấn

tổ hợp phím Ctrl+C

- Mở ứng dụng khác muốn sao chép nội dung thư vào, ví dụ: OpenOffice.org Writer

- Đặt con trỏ vào nơi muốn dán nội dung sao chép trong

OpenOffice.org Writer, vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột phải chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

2.2 Sao chép nội dung từ một ứng dụng khác vào một bức thư

Mở ứng dụng khác có nội dung cần sao chép vào thư ở Thunderbird hoặc soạn thảo một nội dung văn bản ở ứng dụng đó Ví dụ: Đã có sẵn một văn bản trong OpenOffice.org Writer

Mở bức thư trong Thunderbird muốn dán nội dung thư vào, đặt con

trỏ chuột ở vị trí muốn dán trong thư rồi vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột phải chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

-

3 Thêm chữ ký vào thư

3.1 Tạo chữ ký cho thư

Mở chương trình Notepad hay bất cứ một chương trình chỉnh sửa

- Vào menu File\Save hoặc Save As, hộp hội thoại Save As xuất hiện

- Chọn nơi chứa tệp chữ ký mới tạo

- Nhập tên cho tệp chữ ký đó trong phần File name

- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của mục Encoding và chọn Unicode

- Nhấn nút <<Save>> để lưu chữ ký vừa tạo

3.2 Đính kèm chữ ký vào trong Thunderbird

- Mở chương trình Thunderbird

- Vào menu Tools\Accounting Settings, xuất hiện hộp hội thoại Account Settings

Hình 26: Hộp hội thoại Account Settings – Thiết lập tài khoản

- Nhấn chuột vào mục tên địa chỉ email được tô đậm ở bên khung bên trái

- Tích chọn ô Attach this signature ở khung bên phải

Hình 27: Cửa sổ soạn thư mới đã có sẵn chữ ký

4 Tạo và xóa các thư mục hòm thư

4.1 Tạo thư mục cho hòm thư

Trong quá trình làm việc công ty của bạn có nhiều phòng ban khác nhau chưa kể những giao dịch bằng thư với các đối tượng khác như đối tác của công ty, bạn bè, khách hàng

Vậy làm thế nào để phân loại thư một cách khoa học để bạn dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa và biết được thư đó thuộc về đối tượng nào, phòng ban nào trong một khối lượng thư khổng lồ

- Nhấn chuột phải vào mục Local Folders

- Chọn New Folder, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 28: Hộp hội thoại New Folder – Tạo thư mục mới

- Nhập tên thư mục muốn tạo mới vào ô Name

- Chọn thư mục cha cho thư mục cần tạo

- Nhấn nút <<OK>>

4.2 Xóa một thư mục hòm thư

Nhấn chọn thư mục hòm thư cần xóa

-

Nhấn chuột phải chọn Delete hoặc nhấn chọn biểu tượng Delete

trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại cảnh báo có chắc chắn muốn xóa thư mục hòm thư hay không

-

Hình 29: Thông báo xác nhận xóa thư mục

- Nhấn nút <<OK>> để xóa thư mục

5 Tìm kiếm một bức thư trong các hòm thư

 Nhấn chọn thư mục hòm thư có chứa địa chỉ email mà bạn muốn tìm kiếm thư

 Có hai cách tìm kiếm thư trong thư mục hòm thư:

- Cách 1:

+ Nhấn chọn công cụ tìm kiếm trên thanh công cụ

+ Nhấn chuột vào mũi tên ở dưới bên phải hình kính lúp trong công

cụ đó để chọn tiêu chí lọc theo tiêu đề thư (Subject), theo người gửi thư (Sender), theo cả tiêu đề thư và người gửi thư…

+ Nhập nội dung muốn tìm kiếm vào trong khung tìm kiếm, ví dụ:

Để tìm tất cả các thư của Hồ Kim Dung, bạn nhập tên của Sender

ở đây là ho kim dung, kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị ra trên màn

hình

Hình 30: Kết quả tìm kiếm thư

- Cách 2:

+ Nhấn chuột phải vào thư mục có chứa đối tượng cần tìm kiếm

+ Chọn Search, xuất hiện hộp hội thoại Search Messages

Hình 31: Hộp hội thoại Search Messages

+ Thiết lập các tiêu chí lọc và tìm kiếm Ví dụ để tìm kiếm thư của

Hồ Kim Dung, bạn thiết lập các tiêu chí lọc và tìm kiếm như hình trên

+ Để xem chi tiết một lá thư nào đó bạn nhấn chuột vào thư đó rồi

nhấn nút <<Open>> hoặc bấm đúp vào thư đó

6 Thiết lập các luật (rule) tự động phân loại thư

Thunderbird cho phép bạn thiết lập các luật lọc thư để tự động di chuyển/xóa hoặc ưu tiên các thư dựa trên các điều kiện lọc mà bạn cung cấp

Luật lọc thư là cách thức hiệu quả để tự động lọc thư Ví dụ, bạn có thể thiết lập một luật lọc thư để yêu cầu Thunderbird tự động chuyển tất cả thư của một địa chỉ thư X vào một thư mục hòm thư Y nào đó…

Để thiết lập các luật tự động phân loại thư, thao tác như sau:

- Vào menu Tools\Message Filters, hộp hội thoại Message Filters

xuất hiện

- Nhấn nút <<New>> trên hộp hội thoại Message Filters, khi đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Filter Rules

Hình 32: Hộp hội thoại Filter Rules – Thiết lập luật lọc thư

- Đặt tên cho luật lọc thư tự động trong mục Filter name Ví dụ: QA

dept, để dùng cho việc lọc tự động tất cả các thư đến từ danh sách của phòng QA sẽ đi vào một hòm thư

- Thiết lập các tùy chọn trong hộp hội thoại Filter Rules:

Có thể chọn những thư dựa trên một hay nhiều trường tiêu đề của thư như

+

Date, Senders, To, CC, Subject, Priority, …

:+ Nếu muốn chọn nhiều tiêu chí lọc, bạn nhấn chuột vào nút có hình dấu cộng sau khi thiết lập tiêu chí lọc đầu tiên

Sau khi chọn các tiêu chí lọc thư, ở phần Perform these actions bạn

có thể di chuyển, sao chép, thiết lập luật ưu tiên, cắm cờ hay xóa các thư… Bạn cũng có thể chọn nhiều hành động cùng lúc

-

Hình 33: Hộp hội thoại Filter Rules sau khi đã thiết lập các điều kiện lọc

- Nhấn nút <<OK>>, quay lại hộp hội thoại Message Filters

Hình 34: Hộp hội thoại Message Filters

+ New: Nhấn nút này để thêm mới một luật lọc thư tự động

+ Delete: Nhấn nút này để xóa luật lọc thư tự động đã chọn

+ Move Up: Nhấn nút này để di chuyển luật lọc thư đã chọn lên

6.1 Tạo luật lọc tự động từ một bức thư

- Thunderbird cho phép bạn xác định nhanh một luật lọc thư dựa trên tên người gửi email

- Nhấn chuột phải vào địa chỉ email của người gửi trong phần đầu của

lá thư, rồi chọn Create Filter from Message

Hình 35: Thiết lập chế độ lọc từ một bức thư

- Hộp hội thoại Filter Rules xuất hiện, thiết lập các điều kiện lọc thư

Ví dụ: Lọc tất cả các thư của chị Vân và lưu trữ trong thư mục hòm thư của phòng QA như hình sau: