Giao trinh hoc nhanh Microsoft Word hay

- Thao t¸c më File: KÝch chuét vµo menu File chän New, mµn h×nh xuÊt hiÖn: t¹i môc General chän tªn file mÉu cÇn më!. KÝch chuét vµo nót OK ®Ó më[r]

Soạn thảo văn bản Microsoft word

- Mục đích: Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản đợc sửdụng phổ biến nhất hiện nay

Phiên bản mới nhất của Word là Microsoft Word XP

Bài 1: Thao tác quản lý dữ liệu trong

Microsoft word

1/ Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word:

- Khởi động : Nháy đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word trên

cửa sổ Desktop

- Thoát khỏi : Chọn menu File chọn mục Exit.

2/ Thao tác mở File:

2.1/ Thao tác mở File mới:

- Lựa chọn menu File chọn New sau đó chọn OK (hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl+N)

2.2/ Thao tác mở File đã có tên:

- Kích chuột vào menu File chọn Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O)

màn hình xuất hiện:

+ Look in: Chọn ổ đĩa hoặc Folder chứa tên File

+ Màn hình hiển thị lựa chọn tên File cần mở

Chọn nút Open để mở File.

* Chú ý:

- Trong Microsoft Word cùng lúc có thể mở đợc nhiều File, do đó

để chuyển tới các File đang đợc mở ta lựa chọn menu Window và chọn

tên File cần chuyển tới

- Dữ liệu giữa các File có thể chuyển giao đợc cho nhau

3/ Thao tác ghi lại một File.

3.1/ Thao tác lu lại File mới:

- Lựa chọn menu File chọn Save As (F12) màn hình xuất hiện:

+ Save in: Chọn ổ đĩa hoặc Folder chứa tên File cần lu

+ File Name: Viết tên File cần lu

Chọn nút Save

* Chú ý: File đợc lu lại trong Winword có phần mở rộng *.Doc

3.2/ Thao tác lu thêm nội dung File đã có tên:

Lựa chọn menu File chọn Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S)

4/ Thao tác lựa chọn văn bản:

- Sử dụng chuột : Kích chuột chọn vị trí đầu cần lựa chọn, sau

đó nhấn giữ và kéo rê chuột tới vị trí cần thiết

- Sử dụng bàn phím : Nhấn và giữ phím Shift, sau đó chọn dùng

- Mục đích : Đặt lề trái, phải, trên đỉnh, dới đáy và chọn hớng in

dọc, in ngang cho trang giấy

- Thao tác : Kích chuột vào menu File chọn Page Setup màn hình

xuất hiện:

+ Tại phiếu chọn Margins:

Top : Chọn khoảng cách từ dòng đầu đến đỉnh của trang văn bản Bottom : Chọn khoảng cách từ dòng cuối đến đáy trang văn bản Left : Chọn khoảng cách lề trái cho trang văn bản

Right : Chọn khoảng cách lề phải cho trang văn bản

Gutter : Chọn khoảng cách của gáy sách

Header : Chọn khoảng cách từ tiêu đề trên đến đỉnh của trang văn bản Footer : Chọn khoảng cách từ tiêu đề dới đến đáy của trang văn bản

+ Tại phiếu chọn Paper Size:

Paper Size : Chọn khổ giấy cần sử dụng cho trang văn bản

Width : Độ rộng của trang giấy

Height : Chiều cao của trang giấy

Portrait : Chọn hớng in của trang giấy theo chiều thẳng đứng Landscape : Chọn hớng in của trang giấy theo chiều ngang

Kích chuột chọn OK.

*Chú ý: Nếu muốn đặt ngầm định cho các trang văn bản mới khi đợc mở

ra ta kích chuột chọn Default chọn mục Yes.

7/ Thao tác khôi phục và huỷ bỏ khôi phục:

- Mục đích: Khôi phục công việc vừa thực hiện hoặc huỷ bỏ côngviệc vừa khôi phục

- Thao t¸c huû bá c«ng viÖc võa thùc hiÖn: KÝch chuét vµo menu

Edit chän Redo (hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + Y).

Bài 2: Thao tác trình bày văn bản

1/ Chỉnh phông chữ văn bản:

- Mục đích: Chọn kiểu phông chữ, khoảng cách giữa các ký tự trong

đoạn văn bản

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh phông chữ, sau đó

kích chuột vào menu Format chọn Font màn hình xuất hiện:

+ Tại phiếu chọn Font:

Double strikethrough: Chữ bị gạch ngang đôi

Superscript : Chỉ số trên (x2) Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+” Subscript : Chỉ số dới (x2) Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + “+” Shadow : Chọn bóng cho chữ

Outline : Chữ chỉ có viền ngoài

Emboss : Chữ có bóng nổi

Engrave : Chữ có bóng chìm

Small caps : Đa các ký tự về chữ sử dụng phím Caps lock

All caps : Đa tất cả các ký tự lên chữ sử dụng phím Caps lock

Hiden : Ký tự bị ẩn

+ Tại phiếu chọn Character Spacing:

Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự

Expended : Ký tự đợc dãn ra tại mục ByCondensed : Ký tự đợc nén vào tại mục By

Position: Thay đổi khoảng cách giữa các dòng:

Raised : Nâng dòng văn bản lên

Lowered : Hạ các dòng văn bản xuống

Kích chuột vào OK.

2/ Chỉnh Paragraph cho văn bản:

- Mục đích: Định dạng khoảng cách giữa các hàng, các đoạn văn bản

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh Paragraph kích chuột vào menu Format chọn mục Paragraph màn hình xuất hiện:

+ Alignment: căn lề cho đoạn văn bản:

Left : Căn phẳng phía trái cho đoạn văn bản

Center : Căn vào giữa dòng cho đoạn văn bản

Right : Căn phẳng phía phải cho đoạn văn bản Justify : Căn phẳng hai lề cho đoạn văn bản

+ Indentation: Đặt lề cho đoạn văn bản

Left : Đặt lề trái cho đoạn văn bản

Right : Đặt lề phải cho đoạn văn bản

Special : chọn

First Line: Căn dòng đầu trong mỗi đoạnvăn bản đợc lùi vào so với các hàng khoảngcách xác định tại mục By

Hanging: Căn dòng đầu trong mỗi đoạn vănbản đợc lùi ra so với các hàng văn bảnkhoảng cách xác định tại mục By

None: Các dòng không đợc lui vào

+ Spacing: Căn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng:

Before : Khoảng cách phía trớc của mỗi đoạn văn bản After : Khoảng cách phía sau của mỗi đoạn văn bản Line spacing: Căn khoảng cách giữa các hàng vănbản, khoảng cách này đợc thay đổi tại mục At

Kích chuột vào OK.

4/ Thao tác cắt dán đoạn văn bản:

- Mục đích: Cắt đoạn văn bản từ vị trí này dán sang vị trí khác hoặcfile văn bản khác

- Thao tác cắt văn bản: Lựa chọn đoạn văn bản cần cắt Sau đó chọn

menu Edit chọn mục Cut (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X)

- Thao tác copy: Lựa chọn vùng văn bản cần sao chép Sau đó chọn

menu Edit chọn Copy (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)

- Thao tác dán: Lựa chọn vị trí cần dán Sau đó chọn menu Edit

chọn Paste (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V).

Bài 3: Thao tác chỉnh Tab

- Mục đích: Sử dụng các ký tự Tab để căn dòng cho từng cấp trongcác văn bản có sử dụng căn lề cho nhiều thành phần trong đoạn

Kích chuột chọn điểm dừng cho từng cấp Tab

Nhấn phím Tab ngầm định cho từng cấp Tab

2/ Thao tác sửa và xoá điểm dừng Tab trên thanh thớc:

- Mục đích: Di chuyển chọn điểm dừng Tab tại vị trí khác hoặc xoá

điểm dừng của cấp Tab

- Thao tác sửa điểm dừng Tab: Lựa chọn đoạn văn bản cần sửa điểmdừng Tab Sau đó lựa chọn điểm dừng Tab cần thay đổi, nhấn giữ và kéo

rê chuột

- Thao tác xoá điểm dừng Tab: Lựa chọn đoạn văn bản cần xoá điểmdừng Tab Sau đó chọn điểm dừng Tab trên thanh thớc cần xoá, nhấn giữ

và kéo rê chuột vào màn hình soạn thảo văn bản

3/ Thao tác chỉnh Tab bằng menu:

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh Tab Sau đó chọn

menu Format chọn Tab màn hình xuất hiện:

+ Tab stop Position: nhập điểm dừng cho từng cấp Tab

+ Alignment: Chọn kiểu căn lề cho từng cấp Tab:

Left : Căn phẳng đoạn Tab theo lề trái

Center : Căn giữa đoạn Tab

Right : Căn phẳng đoạn Tab theo lề phải

Decimal : Căn thẳng Tab theo dấu ngăn cách phần thập phân Bar : Căn Tab ngăn cách nhau bởi đờng thẳng.+ Leader: Chọn kiểu Tab đờng dẫn cần sử dụng (Loại Tab này cáccấp Tab đợc ngăn cách nhau bởi các đờng chấm)

Sau mỗi điểm dừng Tab chọn Set.

Kích chuột vào OK.

- Nhấn phím Tab cho từng cấp Tab

4/ Thao tác sửa hoặc xoá cấp Tab:

- Thao tác sửa cấp Tab: Lựa chọn đoạn cần sửa cấp Tab Sau đó chọn

menu Format chọn Tab màn hình xuất hiện:

Tại mục Tab stop Position: chọn điểm dừng Tab cần sửa, chọn kiểucăn lề Tab

Kích chuột vào Set cho từng điểm dừng của Tab.

- Thao tác xoá cấp Tab: La chọn đoạn văn bản cần xoá cấp Tab Sau

đó chọn menu Format chọn Tab màn hình xuất hiện.

Tại mục Tab stop Position: Chọn điểm dừng Tab cần xoá.

Clear : Xoá từng cấp Tab

Clear All : Xoá tất cả các điểm dừng của Tab

Chọn mục OK.

5/ Thao tác chọn chế độ hiển thị màn hình:

- Mục đích: Chọn chế độ hiển thị cho màn hình văn bản

- Thao tác: Lựa chọn menu View và chọn các chế độ hiển thị:

+ Nomal : Chế độ hiển thị ngầm định

+ Outline : Chế độ hiển thị chỉnh sửa đoạn văn bản

+ Page Layout : Chế độ hiển thị đầy đủ

+ Master Document: Chế độ hiển thị sửa theo cấp văn bản.+ Full Screen : Chế độ hiển thị văn bản đầy màn hình Thoátkhỏi nhấn phím ESC

+ Ruler : Chọn chế độ hiển thị thanh thớc

6/ Thao tác chọn thanh công cụ:

- Mục đích: Chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ trên màn hình hiển thị

- Thao tác: Chọn menu View chọn Toolbars chọn thanh công cụ

cần sử dụng

7/ Thao tác hiển thị chế độ nhìn màn hình soạn thảo:

- Mục đích: Hiển thị phần trăm chế độ nhìm trên màn hình soạnthảo văn bản

- Thao tác: Chọn menu View chọn Zoom màn hình xuất hiện:

+ Zoom to :Chọn chế độ hiển thị cho màn hình

+ Percent : Chọn phần trăm chế độ hiển thị màn hình

Chọn nút OK.

Bài 4: Thao tác tạo bảng

1/ Thao tác tạo bảng:

- Mục đích: Xác định số hàng và số cột trên bảng cần tạo

- Thao tác: Lựa chọn menu Table chọn mục Insert Table màn

hình xuất hiện:

+ Number of Columns : Nhập số cột cần tạo

+ Number of Rows : Nhập số hàng cần tạo

+ Column Width : Nhập độ rộng cho cột

Chọn nút OK.

2/ Thao tác lựa chọn hàng, cột hoặc bảng tính:

- Thao tác lựa chọn hàng: chọn hàng cần lựa chọn Sau đó chọn

menu Table chọn mục Select Row.

- Thao tác lựa chọn cột: chọn cột cần lựa chọn Sau đó chọn menu

Table chọn mục Select Column.

- Thao tác lựa chọn bảng: chọn vị trí trong bảng cần lựa chọn Sau

đó chọn menu Table chọn mục Select Table.

3/ Thao tác thay đổi đờng lới hiển thị trên bảng:

- Mục đích: Chọn đờng lới hiển thị trên bảng

- Thao tác: Lựa chọn bảng cần thay đổi đờng lới Sau đó chọn menu

Format chọn mục Borders and Shading màn hình xuất hiện:

+ Tại phiếu chọn Border:

None : Không chọn đờng lới cho bảng

Outline : Chọn đờng viền ngoài

Inside : Chọn đờng viền trong

Style : Chọn mẫu đờng viền

Color : Chọn màu đờng viền

+ Tại phiếu chọn Shading:

None : Không có bóng nền

Custom : Chọn phần trăm bóng nền màu tối

Foreground : Chọn màu đờng

Background : Chọn màu nền bóng mờ

Chọn nút OK.

4/ Thao tác xoá đờng cột hoặc hàng:

Lựa chọn hàng hoặc cột cần xoá Sau đó chọn menu Table chọn Delete Columns/(Rows).

5/ Thao tác xoá vùng bảng tính:

Lựa chọn vùng bảng tính cần xoá Sau đó vào menu Table chọn mục Delete Cell màn hình xuất hiện:

+ Shift Cell Left: Sau khi xoá vùng bảng tính, vùng bảng sau nó sẽ

đợc kéo về phía trái của bảng

+ Shift Cell Up: Sau khi xoá vùng bảng tính, vùng bảng sau nó sẽ

đ-ợc kéo lên phía trên của bảng

+ Delete Entire Rows: Xoá cả hàng mà vùng bảng tính chứa

+ Delete Entire Columns: Xoá cả cột mà vùng bảng tính chứa

6/ Thao tác thêm cột hoặc hàng:

Lựa chọn cột hoặc hàng cần thêm, sau đó chọn menu Table chọn mục Insert Column/(Row).

* Chú ý: Nếu thêm hàng phía cuối của bảng ta nhấn phím Tab

7/ Thao tác nối cột hoặc hàng:

- Lựa chọn hàng hoặc cột cần kết nối, sau đó chọn menu Table chọn mục Marge Cells.

8/ Thao tác tách hàng hoặc cột:

- Lựa chọn hàng hoặc cột cần tách, chọn menu Table chọn mục Split Cells màn hình xuất hiện.

+ Tại mục Number of Columns: Nhập số cột cần tách

+ Tại mục Number of Rows: Nhập số hàng cần tách

Lựa chọn nút OK.

9/ Thao tác thay đổi độ rộng của hàng hoặc cột:

- Kích chuột lựa chọn hàng hoặc cột cần thay đổi độ rộng Sau đó lựa

chọn menu Table chọn mục Cell Height and Width màn hình xuất hiện:

+ Tại phiếu chọn Column:

Width of Column : Nhập độ rộng cho cột

Space Between Column : Nhập khoảng cách giữa các cột.+ Tại phiếu chọn Row: Chọn mục Alignment căn lề cho bảng biểu Left : Căn bảng về phía trái lề

Kích chuột chọn ô dữ liệu cần căn dữ liệu vào giữa theo chiều đứng,sau đó kích chuột phải tại vị trí ô đó, chọn Alignment chọn CenterVertically.

Bài 5: Chỉnh văn bản bằng Style

- Khái niệm về Style: Style một mẫu định dạng của đoạn văn bản đã

đợc định dạng trớc Sau đó nó đợc áp dụng mẫu định dạng đó vào những

đoạn văn bản khác, khi đó đoạn văn bản đợc ứng dụng mang đầy đủthuộc tính của Style đợc tạo

1/ Thao tác tạo Style:

- Mục đích: Định dạng cho đoạn văn bản một kiểu mẫu, sau đó sửdụng định dạng này cho các đoạn văn bản khác tạo sự đồng nhất

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản tạo Style chọn menu Format chọn mục Style chọn nút New màn hình xuất hiện:

+ Name : gõ tên Style cần tạo mẫu

2/ Thao tác sử dụng Style:

- Mục đích: áp dụng Style đã tạo cho đoạn văn bản lựa chọn

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng Style, sau đó chọn

menu Format chọn mục Style màn hình xuất hiện:

+ Styles: chọn tên Style cần áp dụng cho đoạn văn bản

Kích chuột chọn Apply.

* Chú ý: Ta có thể sử dụng thanh công cụ để chọn tên Style cần áp

dụng cho đoạn văn bản

3/ Thao tác sửa Style:

- Mục đích: Thay đổi thuộc tính của Style đã tồn tại Khi này tất cảcác đoạn văn bản có sử dụng Style đều đợc thay đổi theo giúp cho các

đoạn văn bản có sử dụng Style có tính đồng nhất

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản chứa Style cần sửa Sau đó chọn

menu Format chọn mục Style Chọn nút Modify màn hình xuất hiện:

Format: Chọn mục định dạng cần sửa

Font : Định dạng phông chữ

Paragraph : Định dạng đoạn văn bản

Tab : Định dạng Tab

Numbering : Định dạng kiểu số.

Lựa chọn nút OK

Chọn nút Apply.

* Chú ý: Sau khi sửa xong style tất cả các đoạn văn bản có sử dụng

chung tên style đều đợc thay đổi theo kiểu định dạng của style đã sửa

4/ Thao tác xoá Style:

- Mục đích: Xoá đi tên style không cần sử dụng để đa đoạn văn bản

về kiểu định dạng ngầm định

- Thao tác: Lựa chọn đoạn văn bản chứa style cần xoá, sau đó chọn

menu Format chọn mục Style màn hình xuất hiện ta chọn nút Delete.

* Chú ý: Sau khi xoá Style tất cả các đoạn văn bản có sử dụng

chung kiểu style đó đều đợc biến đổi

5/ Thao tác tìm kiếm:

- Mục đích: Tìm kiếm từ hoặc đoạn văn bản

- Thao tác: Chọn menu Edit chọn mục Find màn hình xuất hiện:

+ Find What : Nhập từ cần tìm kiếm

+ Search : Chọn hớng tìm kiếm

Chọn nút Find Next máy tự động tìm kiếm

6/ Thao tác tìm kiếm và thay thế:

- Mục đích: Máy tự động tìm kiếm và thay thế một từ hoặc đoạn vănbản thành từ hoặc đoạn văn bản khác

- Thao tác: Chọn menu Edit chọn mục Replace màn hình xuất hiện:

+ Find What : Nhập từ cần tìm kiếm

+ Replace With : Nhập từ cần thay thế

+ Search : Chọn hớng tìm kiếm

Find Next : máy tự động tìm kiếm

Replace : máy tự động thay thế từng câu tìm đợc

Replace All : máy tự động thay thế tất cả các từ tìm kiếm thấy

7/ Thao tác đánh dấu vùng văn bản:

- Mục đích: Đánh dấu vùng văn bản cần chuyển nhanh tới khi cần thiết

- Thao tác tạo Bookmark: Lựa chọn đoạn văn bản cần đánh dấu Sau

đó vào menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất hiện:

+ Bookmark Name : Gõ tên vùng cần lu trữ

+ Add : Lu trữ lại vùng đã đánh dấu

- Thao tác chuyển nhanh tới vùng đã đánh dấu: Chọn menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất hiện:

Chọn tên Bookmark cần chuyển tới, chọn mục Goto.

- Thao tác xoá Bookmark: Chọn menu Edit chọn mục Bookmark màn hình xuất hiện ta chọn tên Bookmark cần xoá chọn mục Delete.

8/ Thao tác di chuyển nhanh:

- Mục đích: Chuyển nhanh tới vị trí dòng, trang hoặc Bookmark

-Thao tác: Lựa chọn menu Edit chọn Goto màn hình xuất hiện:

+ Goto What : Lựa chọn cách di chuyển

+ Enter Number : Nhập số thứ tự cần chuyển tới

Goto: Chuyển nhanh tới vùng lựa chọn

Close: thoát khỏi

- Mục đích: Chèn ngày giờ hệ thống tồn tại trên máy tính.

- Thao tác: Chọn menu Insert chọn mục chọn Date and Time

màn hình xuất hiện ta chọn kiểu ngày giờ cần chèn

Chọn nút OK.

3/ Thao tác chèn ảnh:

- Mục đích: Chèn ảnh vào File văn bản

- Thao tác: Chọn menu Insert chọn Picture chọn mục Clip Art

- Mục đích: Chèn kiểu chữ nghệ thuật dạng ảnh

- Thao tác: Chọn menu Insert chọn Picture chọn mục Word Art màn hình xuất hiện chọn kiểu chữ nghệ thuật Chọn nút OK, sau đó gõ

cần chèn, sau đó thoát khỏi bằng cách kích chuột ra nền văn bản

* Chú ý: Thao tác xoá công thức tơng tự thao tác xoá ảnh