Bài soạn công tác văn thư

LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng t

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản

có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ.Nó đóng vai trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan.Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với

cơ quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ quan dù lớn hay nhỏ

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà nước

và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó việc quản lý công tác văn thư lưu trữ

là hết sức cần thiết đòi hỏi phải có những cán bộ văn thư có được một trình độ, kiến thức nhất định ,kết hợp với phương châm “Học đi đôi với hành” phát huy tính sáng tạo ,bồi dưỡng tính chủ động ,xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề

Quá trình học tập tại trường cũng như thời gian thực tập cuối khóa để học viên được tiếp cận với thực tế, trực tiếp thực hiện công tác văn thư Làm cơ sở đánh giá khả năng hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức đã học để đối chiếu giữa

lý thuyết vào công việc thực tế

Qua đợt thực tập bộ môn Văn thư em đã gặp phải những thuân lợi và khó khăn sau:

* Thuận lợi:

Được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các Thầy, Cô khoa văn thư đặc biệt là Thầy Phạm Văn Năm Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình của cán bộ Văn thư Ban lãnh đạo trường tiểu học Phan Chu Trinh luôn quan tâm tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành nhiệm vụ của đợt thực tập

Thực tập tại cơ quan đang công tác nên mọi việc thuận lợi hơn

*Khó khăn :

Do thời gian thực tập có hạn, giáo viên giảng dạy và hướng dẫn thực tập ở vấn đề vấn đề thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo

+ Kết quả đạt được sau đợt thực tập

Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em

đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần Thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo

+ Kết quả đạt được sau đợt thực tập

Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần.

Phần 1: Nhận xét chung ( tình hình ,kết quả nghiên cứu khảo sát công tác văn thư lưu trữ )

Phần 2: Trình bày các phụ lục đi kèm ( công tác văn bản ,quản lý văn bản, lập hồ sơ ) Mặc dầu bản thân đã có nhiều cố gắng trong suốt thời gian tham gia thực tập tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót cơ bản Kính mong được sự đóng góp xây dựng cũng như bổ sung những kiến thức quý báu của quý Thầy, Cô nhằm tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt hơn nữa trong công tác Để có được điều đó em xin chân thành nói lời cảm ơn đến quý thầy, Cô giáo khoa Văn thư của Trường Trung học Văn Thư- Lưu trữ Trung ương II Ban lãnh đạo ,các anh chị làm công tác văn thư của trường tiểu học Phan Chu Trinh đã tạo điều kiện sắp xếp thời gian giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này

Cù Bị , ngày 30 tháng 3 năm 2009

Học viên

Lê Thị Hà Trinh

BÁO CÁO CHUNG

Phần I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH

I CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,TỔ CHỨC TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH

1.Quá trình hình thành và phát triển của trư ờng TH Phan Chu Trinh :

Để công tác phát triển giáo dục của các khu vực trên địa bàn xã Láng Lớn nay là

xã Cù Bị nói riêng và huyện Châu Đức ,tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung ngày một đồng bộ,đạt hiệu quả các chuẩn của công tác phổ cập giáo dục tiểu học Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho trẻ em 2 thôn Việt Cường và Hiệp Cường có điều kiện đến trường trên cơ sở phù hợp với việc phát triển tâm sinh lý của lứa tuổi học sinh tiểu học

Căn cứ chức năng ,quyền hạn của Sở Giáo dục – Đào tạo được quy định tại thông

tư số :41/TT-LB ngày 14/8/1991 của liên Bộ Giáo dục –Đào tạo và ban Tổ chức cán

bộ của Chính Phủ ;

Căn cứ vào quy định tạm thời về quản lý tổ chức ,biên chế công chức ,viên chức hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 315/ QĐ – UBT ngày 01/7/1994 của uỷ ban nhân dân Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ;

Căn cứ công văn số 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 của ban tổ chức chính quyền tỉnh Về việc tách và thành lập thêm một số trường phổ thông tại huyện Châu Đức ; Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức cán bộ tỉnh ;

Ngày 30/8/1997 Giám Đốc sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban hành quyết định số :03/QĐ-TC Về việc tách và thành lập trường tiểu học Phan Chu Trinh huyện Châu Đức

2 Chứ c năng c ủa trư ờng TH Phan Chu Trinh :

Tổ chức giảng dạy ,học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu,chương trình giáo dục tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

3 Nhiệm vụ của trư ờng TH Phan Chu Trinh :

Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi ,vận động trẻ em tàn tật ,khuyết tật ,trẻ em

đã bỏ học đến trường ,thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục và chống mù chữ trong cộng đồng Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của các cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của học sinh trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn quản lý của trường

Quản lý cán bộ ,giáo viên ,nhân viên và học sinh

Quản lý ,sử dụng đất đai ,cơ sở vật chất ,trang thiết bị và tài chính theo quy định của pháp luật

Phối hợp với gia đình ,các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện hoạt

động giáo dục

Tổ chức cho cán bộ quản lý ,giáo viên ,nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong cộng đồng

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

4 Tổ chức bộ máy củ a trư ờng TH Phan Chu Trinh :

- Có đủ cán bộ quản lý ,giáo viên và nhân viên cũng như tất cả các bộ phận chức năng như :

+Cán bộ quản lý gồm : Hiệu trưởng ,phó hiệu trưởng

+Về giáo viên : Có giáo viên chủ nhiệm trực tiếp đứng lớp và giaó viên bộ môn ,giáo viên làm công tác tổng phụ trách

+Về nhân viên : Văn thư ; Kế toán ; Thư viện thiết bị ; Phục vụ ; Bảo vệ ; Y tế học đường

+ Về các bộ phận chức năng :

Hội đồng trường

Hội đồng thi đua khen thưởng ,hội đồng tư vấn

Tổ chức đảng cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường

Tổ chuyên môn

Tổ văn phòng

Ban đại diện cha mẹ học sinh

- Có cơ sở vật chất ,trang thiết bị theo quy định của chương IV điều lệ trường tiểu học như :

Phòng học , thư viện ,phòng thiết bị và các phòng chức năng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH

II TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN

CHU TRINH

1/ Đ ặ c đi ểm tình hình công tác v ăn thư c ủ a cơ quan :

Trường tiểu học Phan Chu Trinh chưa có phòng văn thư riêng, chỉ có cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản ,báo cáo …phục vụ cho nhu cầu hoạt động của cơ quan Quản lý văn bản, thống nhất chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phát hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, sao in và lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung của cơ quan hàng ngày chính xác, kịp thời

Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản đi của cơ quan và các loại công văn, giấy tờ khác khi có chữ ký của người có thẫm quyền và tránh nhiệm

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan

Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình soạn thảo ,in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng ,đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc của cơ quan trong ngày

Biên chế chỉ có 01cán bộ làm công tác văn thư vừa kiêm công tác lưu trữ hồ sơ, còn đang trong giai đoạn học bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành ,nên khả năng đáp ứng nhu cấu công việc chưa cao

Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò không nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan Nhưng trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau :

2/Công tác chỉ đ ạo củ a cơ quan đ ối vớ i công tác văn thư :

- Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện về thời gian để nhân viên làm công tác văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn

- Ban hành văn bản quy định về chức năng và nhiệm vụ của văn thư trong cơ quan.Đồng thời thường xuyên đôn đốc nhắc nhỡ ,kiểm tra việc thực hiện các khâu nghiệp vụ ,đề ra phương hướng giải quyết hàng ngày kịp thời Trang bị tương đối đầy

đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại như : máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng theo thời gian yêu cầu

3/ Tình hình thực hiện những nội dung nghiệp vụ văn thư c ủa trư ờng tiểu học Phan Chu Trinh :

3.1 Tình hình ban hành và sử dụ ng văn b ản củ a cơ quan :

a) Các loại văn bản do cơ quan ban hành :

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường phổ thông ,thì trường

tiểu học Phan Chu Trinh không có thẩm quyền ban hành văn bản Quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường, cụ

thể như sau:

* Về văn bản cá biệt :

Trường tiểu học Phan Chu Trinh ban hành văn bản cá biệt để giải quyết những công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong khoảng thời gian một niên khóa

Các loại văn bản cá biệt do cơ quan ban hành thường có các loại sau:

+ Quyết định bổ nhiệm đối với giáo viên ,nhân viên

+ Quyết định thành lập các tổ chuyên môn

+ Quyết định thành lập hội đồng tư vấn ,thi đua khen thưởng

+ Quyết định điều động cán bộ ,giáo viên ,nhân viên

+ Quyết định khen thưởng cán bộ ,giáo viên ,nhân viên

+ Quyết định khen thưởng học sinh

+ Quyết định nâng bậc lương thường xuyên cho cán bộ ,giáo viên, nhân viên

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH

- Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại quyết định số

51/2007/QĐ –BGD& ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng bộ giáo dục & đào tạo

- Căn cứ………;

- Căn cứ………; Xét năng lực của giáo viên ………,

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1 ……… Điều 2 ……… Điều 3 ……… /

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG

- Các ông bà có tên tại điều 1 (t h ) ;

- Lưu :VT ,PCT(02b).

* Đối với văn bản hành chính thông thường :

Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan,thông tin, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên

hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương

Các loại văn bản hành chính thông thường cơ quan ban hành thường có các loại như sau:

+ Kế hoạch :

Cơ quan thường ban hành kế hoạch để đưa ra những chỉ tiêu và biện pháp để thực hiện trong tháng ,học kỳ ,năm

Ví dụ:

PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /KH-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 KẾ HOẠCH V/v Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực Chủ đề : “Môi trường –vòng tay xanh thân yêu” I/ Đặc điểm tình hình :………

II/ Nội dung kế hoạch :………

III/ Biện pháp thực hiện :………

IV/ Chỉ tiêu phấn đấu :………

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng giáo dục (B/c) ; - Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) + Báo cáo : Cơ quan ban hành báo cáo để phản ánh kết quả việc thực hiện kế hoạch như: Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm của cơ quan, báo cáo công tác vận động quỹ tình nghĩa tình thương ,báo cáo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc

Số : /BC-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009

BÁO CÁO Tổng kết 5 năm ứng dụng công nghệ thông tin

Giai đoạn ( 2004 – 2009 )

Kính gởi :Phòng giáo dục

I/ Thực trạng đơn vị :………II/ Nội dung thực hiện được

* Ưu điểm :………

* Tồn tại :……… III/ Kết quả :………

đối với ông : Nguyễn Văn A Kính gởi : Phòng nội vụ Huyện Châu đức

BIÊN BẢN V/v xét nâng lương trước thời hạn cho cán bộ giáo viên ,nhân viên năm 2009

Thời gian :……… I/ Thành phần tham dự :

1.Ông (bà): ……….(chủ tọa)

2 Ông (bà):……… (thư ký)

3 Ông(bà):………(thành viên)II/ Nội dung:………

Biên bản kết thúc vào lúc ………cùng ngàyThư ký Đại diện các thành viên Chủ tọa

+ Thông báo :

Cơ quan ban hành thông báo để thông tin cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh trong đơn vị về việc vận động ủng hộ thiên tai lũ lụt ,nghĩa tình biên giới hải đảo ,

Căn cứ :……… Nội dung thông báo :………

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG

- Cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh (t/h) ;

- Lưu :VT ,PCT ( 02b).

* Ngoài ra, cơ quan còn ban hành một số văn bản khác như: công văn hành chính, thư mời, giấy giới thiệu

b) Các thành phần thể thức văn bản do trường tiểu học Phan Chu Trinh trình

bày, so sánh với lý thuyết đã học:

Tất cả các thành phần của văn bản đều được trình bày bằng Font chữ Time New Roman.

Quốc hiệu được trình bày thành hai dòng :

Dòng trên : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm

Dòng dưới : Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, cân đối với dòng trên

Dưới cùng có đường gạch ngang, nét liền có độ dài bằng dòng chữ Độc lập –

Tự do – Hạnh phúc.Chữ cái đầu của các cụm từ này được viết hoa, giữa các cụm từ

b.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên tác giả của văn bản

Tên cơ quan tổ chức ban hàn văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ vào văn bản thành lập, qui định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tác giả của văn bản được trình bày ở góc trên, bên trái, trang đầu của văn bản

Phần tên cơ quan chủ quản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12-13 kiểu chữ đứng,

ở trên

Phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày cân đối ở dưới tên cơ quan chủ quản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm; dưới cùng có gạch ngang ngắn bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và đặt cân đối so với dòng chữ.

Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định thông tư VPCP ngày 06/5/2005:cụ thể như sau:

55/2005/TTLT-BNV-PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC

TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH

b.3 Số và ký hiệu của văn bản:

- Số của văn bản: là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư,

bắt đầu từ số 01 cho văn bản được ban hành đầu tiên.Chữ “số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số” có dấu (:)

Các số thự của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập

- Ký hiệu văn bản: là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị)

làm ra văn bản đó

Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn

và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo ra công văn đó

Chữ “số“ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ

“số“ có dấu (:)

Ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng

Giữa số và ký hiệu văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch nối (-)không cách chữ

Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định

Ví dụ:

Số: 01/QĐ-PCT

Cách ghi số, ký hiệu cho văn bản quản lý Nhà nước :

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật :

Số: _/năm ban hành/tên loại văn bản-tên cơ quan ban hành văn bản

VD : Số: 145/2006/QĐ-UBND

+ Đối với văn bản cá biệt :

Số: /tên loại văn bản-tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành

VD: Số: 19/QĐ-PCT

+ Đối với văn bản hành chính thông thường :

Những văn bản có tên loại thì cách ghi giống như văn bản cá biệt

VD: Số 04/BC-PCT

Những văn bản không có tên loại (công văn hành chính)

Số: /tên cơ quan ban hành-tên đơn vị soạn thảo văn bản

VD: Số: 12/PCT

+ Đối với văn bản liên tịch

Số _/năm ban hành/tên loại văn bản- tên các cơ quan phối hợp ban hànVD: Số 147/2005/TTLT-SGD

+ Cách lấy số cho cơ quan

Cơ quan lấy số cho từng loại văn bản riêng biệt

b.4 Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản:

- Địa danh ghi trên văn bản: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (nơi cơ

quan, tổ chức đóng trụ sở)

-Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành

và đóng dấu.Hay nói cách khác là ngày tháng năm văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày dưới quốc hiệu sát

lề phải, bằng chữ in thường, cở chữ 13, kiểu chữ nghiêng

Sau địa danh có dấu phẩy (,) ngăn cách với ngày tháng năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày tháng năm Các số chỉ ngày, tháng,năm viết bằng chữ Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 khi viết thêm số “ 0” ở phía trước Khi trình bày nên ghi đầy đủ chữ ngày, tháng, năm không nên dùng các dấu gạch chéo, gạch nối để thay thế (chữ ngày, tháng, năm viết thường, không được viết hoa )

Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau:

Ví dụ 1: Cù Bị , ngày 08 tháng 5 năm 2009

Ví dụ 2: Cù Bị ,ngày 12 tháng 02 năm 2009

b.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản :

- Tên loại văn bản: là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành.

- Trích yếu nội dung của văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ nhưng phản

ánh được nội dung chủ yếu của văn bản

Trích yếu nội dung văn bản giúp cho người đọc, người giải quyết văn bản được nhanh chóng, chính xác, nắm bắt được nội dung của văn bản một cách khái quát tạo thuận lợi cho việc giải quyết, đăng ký và tra tìm

Tên loại của văn bản được trình bày ở giữa trang văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm

Trích yếu nội dung văn bản được trình bày cân đối dưới tên loại văn bản (đối với

văn bản có tên loại) và được trình bày dưới số và ký hiệu của công văn (đối với công văn hành chính ).

Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang nét liền, dài bằng 1/3, đến ½ độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ

Trích yếu nội dung của công văn được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ V/v (viết tắt về việc)

Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định,cụ thể như sau :

V/v nâng bậc lương cho đồng chí Nguyễn Văn A

b.6 Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản: Là toàn bộ các thông tin mà văn bản cần đề cập đến.

Nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Toàn bộ nội dung văn bản được trình bày căn thẳng lề trái và phải, chính xác, rõ ràng, bằng chữ in thường, không tẩy xóa cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng Khi xuống dòng chữ đầu dòng có thể lùi vào 1cm – 1,27 cm và viết hoa chữ cái đầu; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu

từ 15pt trở lên,

Đối với văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi phần căn cứ phải xuống dòng, cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng phần căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,)

Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định cụ thể như sau :

Ví dụ: ( Thực hiện tại quyết định điều động giáo viên làm giám khảo hội giảng)

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH

- Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại điều 17,mục 3 điều

lệ trường tiểu học số 51/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo ;

- Căn cứ vào chỉ thị số 47/2008/QĐ-BGD&ĐT về việc thực hiện nhiệm vụ trọng tâm năm học 2008-2009 ngày 13/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo ;

- Căn cứ quyết định số 2572/2008/QĐ-UBND ngày 01/8/2008 Về việc quy định thời gian năm học 2008-2009 của tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ;

- Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm học 2008-2009 của Phòng

giáo dục huyện Châu Đức ban hành ngày 14/8/2008 ;

- Xét năng lực của cán bộ giáo viên trong hội đồng sư phạm nhà trường ,

Chữ “Nơi nhận” cuối văn bản được trình bày sát lề trái bằng chữ in thường cỡ chữ

12, kiểu chữ nghiêng, đậm, sau chữ “Nơi nhận” có dấu (:).

Tên cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày ngay dưới chữ

“Nơi nhận” bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

Tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày thành dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu (;) dòng cuối cùng ghi “ Lưu”: VT (văn thư) và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản, kết thúc bằng dấu (.)

Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau:

Nơi nhận : Đối với công văn hành chính ngoài nơi nhận được trình bày như văn

bản có tên loại thì nơi nhận công văn còn được trình bày bằng chữ “Kính gửi” sau chữ kính gửi có dấu hai chấm (:) phần này được ghỉ ơ trên nội dung công văn,dưới địa danh, ngày, tháng, năm ban hành công văn

Nếu công văn gửi cho 01 cơ quan hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn được gửi cho

02 đơn vị, cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đấu dòng có gạch ngang, dòng cuối cùng có dấu chấm(.)

Chữ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng

Ngoài ra, đối với công văn hành chính thì ở thành phần “ Nơi nhận” phía dưới là

từ “Như trên”, tiếp đến là tên các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan nhận công văn

Chữ ký :Là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản, là thành phần thể

hiện hiệu lực thi hành của văn bản và thể hiện trách nhiệm của người ký văn bản

Thể thức để ký: Là quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản

Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.”

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan phải ghi chữ viết tắt “KT.”

Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm ở góc phải, bên dưới, trang cuối cùng của văn bản, cách dòng cuối của nội dung văn bản từ 1 – 2 dòng

Họ tên người ký được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm

Nhà trường là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng nên quyền hạn của người

ký được thực hiện như sau:

Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định:

Nguyễn Đặng Tiến

b.9 Dấu cơ quan :

Dấu cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong giao dịch với các cơ quan khác và trước pháp luật của nhà nước

Dấu cơ quan có xác nhận tính hợp pháp của văn bản và chữ ký trên văn bản (thể hiện giá trị pháp lý của văn bản)

Dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

Thực tế thành phần này trường tiểu học Phan Chu Trinh bày đúng theo Nghị định

số : 58/2001/NĐ/CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Theo điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

Đóng dấu lên văn bản đi kèm như danh sách, biên bản, phiếu thu… đóng dấu cơ quan lên tên loại văn bản hoặc lên tên cơ quan ban hành văn bản (đóng dấu treo) Qua lý thuyết đã học và áp dụng vào thực tế công việc trong quá trình thực tập công tác văn thư tại cơ quan em nhận thấy thể thức văn bản của trường tiểu học Phan Chu Trinh đã được thực hiện đúng quy định của Nhà nước

c) Quy trình soạn thảo văn bản của trường tiểu học Phan Chu Trinh (từ việc hình thành bản thảo đến bản chính)

Trường tiểu học Phan Chu Trinh chỉ có một cán bộ làm công tác văn thư , đảm nhiệm